Servicii de arhivare digitală şi crearea unui soft propriu în vederea digitalizării documentelor emise

Scurtă descriere

Având în vedere obiectivul general al proiectului privind dezvoltarea și implementarea de măsuri de simplificare privind serviciile furnizate către cetățenii municipiului Satu Mare în scopul reducerii birocrației, acesta fiind în concordanță cu planul integrat de simplificare a procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, se impune achiziționarea unor servicii de arhivare digitală și crearea unui soft propriu în vederea digitizării documentelor emise de Serviciul Proiecte si Serviciul Resurse Umane. Prin realizarea obiectivului general vor fi îmbunatățite procedurile adminsitrative, respectiv se va facilita accesul la serviciile publice al cetățenilor, iar prin activitățile propuse proiectul acționează în scopul utilizarii celor mai eficiente instrumente de lucru. Modul de lucru al institutiei a dus la crearea unor volume considerabile de documente care în acest moment nu sunt constituite ca și unități arhivistice, în excepția prevederilor legale […] detalii pe www.e-licitatie.ro

Descrierea achiziției publice

Având în vedere obiectivul general al proiectului privind dezvoltarea și implementarea de măsuri de simplificare privind serviciile furnizate către cetățenii municipiului Satu Mare în scopul reducerii birocrației, acesta fiind în concordanță cu planul integrat de simplificare a procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, se impune achiziționarea unor servicii de arhivare digitală și crearea unui soft propriu în vederea digitizării documentelor emise de Serviciul Proiecte si Serviciul Resurse Umane. Prin realizarea obiectivului general vor fi îmbunatățite procedurile adminsitrative, respectiv se va facilita accesul la serviciile publice al cetățenilor, iar prin activitățile propuse proiectul acționează în scopul utilizarii celor mai eficiente instrumente de lucru.
Modul de lucru al institutiei a dus la crearea unor volume considerabile de documente care în acest moment nu sunt constituite ca și unități arhivistice, în excepția prevederilor legale. Consultarea și accesul la aceste documente se face fizic, manual, pe suport hartie. În urma acestor operațiuni rezultă o activitate consumatoare de timp și cu un impact major asupra calității documentelor utilizate. Valoarea totală estimată fără TVA a serviciilor în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (1) din Legea 98/2016, privind achiziţii publice, este de 1 092 475,84 RON fără TVA.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

— Neîncadrarea în prevederile art. 164 din Legea 98/2016, prezentata pentru ofertant/ofertant asociat/subcontractant/tert sustinator. Încadrarea într-una din situatiile prevazute la art. 164 din Legea 98/2016 duce la excluderea ofertantului din prezenta procedura,
— Neîncadrarea în prevederile art. 165 din Legea 98/2016, pentru ofertant/ofertant asociat/subcontractant/tert sustinator. Încadrarea într-una din situatiile prevazute la art. 165 din Legea 98/2016 duce la excluderea ofertantului din prezenta procedura,
— Neîncadrarea în prevederile art. 167 din Legea 98/2016, pentru ofertant/ofertant asociat/subcontractant/tert sustinator. Încadrarea într-una din situatiile prevazute la art. 167 din Legea 98/2016, duce la excluderea ofertantului din prezenta procedura,
— Neîncadrarea în prevederile art. 59 din Legea 98/2016 (evitarea conflictului de interese), pentru ofertant/ofertant asociat/subcontractant/tert sustinator.
Persoanele din cadrul autorităţii contractante ce deţin funcţii de decizie în ceea ce priveste organizarea, derularea şi finalizarea procedurii de atribuire sunt:
— primar, Kereskényi Gábor,
— viceprimar, Albu Adrian,
— consilieri locali Ardelean Octavian Iulian, Bertici Ștefan, Bologa Andrea-Maria, Craciun Ciprian Dumitru, Fanea Dumitru, Gáti Ştefan, Hornar Vasile, Günthner Tiberiu, Kerekes Rodica, Kiss Iosif, Maurer Róbert Csaba, Micle Adrian, Pop Romeo Liviu, Ratiu Cosmin Constantin, Ressler Stefan, Rogoz Manuela Bianca, Sălăgean Mariana Geta, Szejke Ottilia, Szocs Peter Levente, Zsok Janos Csaba, Zazula Bela,
— administrator public, Masculic Csaba,
— secretar, Racolta Mihaela,
— dir. executiv, Ursu Lucica,
— șef Serviciul Juridic, Contencios, Arhiva (exercitare cu caracter temporar), Bianca Mustea,
— consilier juridic Serviciul Juridic, Contencios, Arhiva, Mihali Monika,
— C.F.P., Rus Liana Loredana,
— șef Serviciul Achiziții Publice, Szilagyi Andrea,
— șef Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Sveda Andrea,
— șef Birou G.I.S., Florian Mirela Lucia,
— șef Serviciul de Comunicare şi Coordonare Instituţii Subordinate, Covaci Natalia.
Comisia de evaluare (inclusiv membrii de rezerva):
— șef Birou G.I.S., Florian Mirela Lucia,
— referent de specialitate, Serviciul Agricol şi Fond Funciar, Redica Marius Petru,
— inspector Compartiment Tehnologia Informatiilor, Secan Dan Ioan,
— inspector Compartiment Tehnologia Informatiilor, Oprea Marin,
— inspector Compartiment Tehnologia Informatiilor, Marinescu Doru,
— consilier Serviciul Achizitii Publice, Caras Antonela Ioana,
— consilier Serviciul Achiziții Publice, Mare Daniela Claudia,
— sef Serviciul Achiziții Publice, Szilagyi Andrea,
— consilier Serviciul Achiziții Publice, Şut Ioana Cezara,
— consilier Serviciul Achiziții Publice, Mureșan Timea,
— consilier Serviciul Achiziții Publice, Ţurcanu Alexandru,
— consilier Serviciul Achiziții Publice, Gati Ionela,
— șef Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Sveda Andrea,
— consilier Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Szűcs Susana,
— consilier Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Luca Crina,
— consilier Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Sântoma Valentin,
— consilier Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Varga Angela,
— consilier Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Lenghel Adriana Elena,
— consilier Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Cozma Luminita,
— consilier Serviciul Scriere, Implementare și Monitorizare Proiecte, Pinte Mirela.
Potrivit prevederilor art. 193 din Legea 98/2016, autoritatea contractanta va accepta la momentul depunerii ofertelor, DUAE (Documentul Unic de Achizitie European) in vederea demonstrarii cerintelor de calificare, inclusiv a capacitatii de exercitare, ca dovada preliminara.
Autoritatea contractanta, are obligatia de a accepta ca fiind suficient si relevant pentru demonstra […] detalii pe www.e-licitatie.ro

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat. Ofertantul trebuie să facă dovada că a prestat în ultimii 3 ani împliniţi la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor, servicii similare în valoare cumulată de minim 800 000,00 RON fără TVA. Ofertantul va demonstra că a prestat servicii similare de tipul/natura si complexitatea, cat si din punct de vedere al rezultatului sau functionalitatii urmarite prin scopul contractului, cu cele supuse obiectului achizitiei, ai caror beneficiari sunt autoritati contractante sau clienti privati. Prin servicii similare se înţeleg: servicii de arhivare computerizată/servicii de dezvoltare de software pentru gestionarea proiectelor/pachetelor software de contabilizare a timpului sau pentru resurse umane.
Proportia de subcontractare. Ofertantul are obligația de a preciza partea/părțile si procentul din contract pe care urmează să le subcontracteze și datele de recunoaștere ale subcontractanților propuși, dacă aceștia sunt cunoscuți, la momentul depunerii ofertei.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Pot. prev. art. 182 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 cu modif. și completările ulterioare, ofertantul are dreptul să invoce susţinerea unui/unor terţ/terţi în ceea ce priveşte îndeplinirea criteriilor referitoare la capacitatea tehnică şi profesională, indiferent de natura relaţiilor juridice existente între operatorul economic şi terţul/terţii respectiv/respectivi. Pot. alin. (2) al aceluiași art. 182, în ceea ce priveşte îndeplinirea criteriilor ref. la capacitatea tehnică şi profesională, ofertantul poate să se bazeze pe capacitatea terţului susţinător doar atunci când acesta va desfăşura efectiv serviciile în legătură cu care sunt necesare respectivele calificări. In acest sens, terţii sustinători vor depune informaţiile de interes, completând DUAE.
În cazul asocierii, ofertantul are posibilitatea de a indeplini cerinţa privind experienţa similară prin cumularea experienţei individuale sau comune, prezentată de toţi membrii grupului. În acest sens, toţi membrii grupului vor depune informatiile de interes, completând un DUAE. Pot. Not. privind utilizarea DUAE din 8.4.2019 emisa de ANAP: „Pentru cazurile în care ofertantul este o asociere de operatori economici sau pentru cazurile în care ofertantul are subcontractanți sau terți susținători, fiecare operator economic se va autentifica în sistem și va accesa procedura de atribuire de interes în vederea completării DUAE în calitatea în care a fost inclus în respectiva procedură (asociat, subcontractant, terț susținător). Este necesar ca toți cei care trebuie să răspundă la DUAE să fie înregistrați ca utilizatori ai sistemului. La fel ca în prezent, la procedura de atribuire se înscrie și depune ofertă unul dintre membrii asocierii sau operatorul economic care participă cu ofertă individuală iar ceilalți participanți completează direct în sistem doar DUAE și nu pot modifica oferta.”
În DUAE se va menţiona numărul şi data contractului de prestări servicii, obiectul şi denumirea serviciilor, beneficiarul public sau privat, valoarea totală a contractului sau valoarea aferentă procentului de servicii prestate, fără TVA, data începerii şi data finalizării contractului. Contr. comune prezentate individual de fiecare dintre membrii unei asocieri se iau în considerare o singură dată. Pot. prev. art. 193 din Legea 98/2016, autoritatea contractantă va accepta la momentul depunerii ofertelor DUAE (Documentul Unic de Achizitie European) în vederea demonstrării cerinţelor de calificare, inclusiv a capacităţii de exercitare, ca dovadă preliminară.
Ofertantii odata cu depunerea DUAE, potrivit art. 182 alin. (3) şi alin. (4) din Legea nr. 98/2016 cu modificările și completările ulterioare, vor prezenta angajamentul tertului sustinator, impreuna cu doc. transmise acestuia de către terţul/terţii susţinător/susţinători, din care să rezulte modul efectiv prin care terţul/terţii susţinător/susţinători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susţinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. Înainte de atribuirea contractului, aut. contractantă va solicita ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire, să prezinte doc. justificative: copii ale unor părţi relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit/certificate de predare-primire/recomandări/procese-verbale de recepţie/certificări de bună execuţie/certificate constatatoare şi altele, prin care să demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare, în conf. cu informatiile cuprinse în DUAE.
Pot. Hot. 395/2016 toate doc. solicitate de autoritatea contractantă vor fi semnate cu semnatura electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în conditiile legii şi încărcate în SEAP în secţiunile specifice disponibile în sistemul informatic şi numai de către operatorii economici înregistraţi. Pt. echivalenta leu/moneda straină se va lua în considerare cursul mediu anual comunicat de BNR pentru fiecare an în parte.
Potrivit prevederilor art. 193 din Legea 98/2016, autoritatea contractantă va accepta la momentul depunerii ofertelor din partea ofertantului DUAE completat care va include și informații privind partea din contract care urmează a fi subcontractată și va avea anexat acordul de subcontractare. Subcontractanții pe a căror capacități se bazează ofertantul vor completa la rândul lor un DUAE separat, incluzând informațiile referitoare la situațiile de excludere, asa cum acestea sunt menționate la art. 164, 165 și 167 din Legea nr. 98/2016, precum și cele care prezintă relevanță din perspectiva capacităților pe care se bazează ofertantul. Dacă prin subcontractant nu se îndeplinește o cerință de calificare, atunci acesta va completa DUAE doar în scopul demonstrării neîncadrării în motivele de excludere.
Potrivit Notificării privind utilizarea DUAE din 8.4.2019 emisa de ANAP: „Pentru cazurile în care ofertantul este o asociere de operatori economici sau pentru cazurile în care ofertantul are subcontractanți sau terți susținători, fiecare operator economic se va autentifica în sistem și va accesa procedura de atribuire de interes în vederea completării DUAE în calitatea în care a fost inclus în respectiva procedură (asociat, subcontractant, terț susținător). Este necesar ca toți cei care trebuie să răspundă la DUAE să fie înregistrați ca utilizatori ai sistemului. La fel ca în prezent, la procedura de atribuire se înscrie și depune ofertă unul dintre membrii asocierii sau operatorul economic care participă cu ofertă individuală iar ceilalți participanți completează direct în sistem doar DUAE și nu pot modifica oferta.”
Operatorul economic clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va face dovada îndeplinirii cerințelor de calificare prin subcontractanți prin prezentarea de documente justificative ale acestora, la solicitarea autoritatii contractante. Autoritatea contractantă poate respinge subcontractantul propus dacă acesta nu îndeplinește cerințele de calificare privind capacitatea sau se încadrează printre motivele de excludere și solicită candidatului/ofertantului, o singură dată, înlocuirea acestuia și prezentarea unui alt subcontractant. Înainte de atribuirea contractului, autoritatea contractanta, pentru demonstrarea îndeplinirii tuturor criteriilor de calificare, în conformitate cu informatiile cuprinse în DUAE, va solicita ofertantului clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor să prezinte pentru subcontractantul nominalizat documentele:
(a) certificate constatatoare privind lipsa datoriilor cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuţiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) la momentul prezentării,
(b) cazierul judiciar al operatorului economic şi al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, aşa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv,
(c) după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice,
(d) alte documente edificatoare, după caz.
Potrivit Hot. 395/2016 toate documentele solicitate de autoritatea contractantă vor fi semnate cu semnatura electronica extinsă, bazată pe un certificat calificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în conditiile legii şi încarcate în SICAP în secţiunile specifice disponibile în sistemul informatic şi numai de către operatorii economici înregistraţi.

Nota 1: nedepunerea DUAE odata cu oferta (inclusiv pentru asociat/tert sustinator/subcontractant) atrage respingerea acesteia ca inacceptabila. Se vor depune, odata cu DUAE, urmatoarele documente: angajamentul ferm al tertului sustinator din care rezulta modul efectiv in care se materializeaza sustinerea acestuia, a acordului de subcontractare si/sau a acordului de asociere, dupa caz. Nedepunerea acestora odata cu DUAE constituie temei pentru solicitarea de clarificari pentru eventualele inadvertente de forma ale informatiilor cuprinse in sectiunile DUAE, atat ale ofertantului/candidatului, cat si ale subcontractantului/tertului sustinator, acest lucru fiind necesar pentru a asigura desfasurarea corespunzatoare a procedurii de atribuire.
Nota 2: in cazul in care se constata ca 2 sau mai multe oferte se situeaza pe primul loc ca urmare a pretului egal ofertat, pentru departajare ofertelor, autoritatea contractanta va solicita prin intermediul SICAP, reofertarea de la ofertantii clasati pe primul loc. In acest sens la solicitarea comisiei de evaluare, ofertantii vor prezenta in SICAP in termenul acordat propunerea financiara cu un nou pret.
Nota 3: in cazul in care ofertantii intampina dificultati de natura tehnica in ceea ce priveste transmiterea ofertei in SICAP (documentele justificative ca dovada a informatiilor cuprinse in DUAE, documentele propunerii tehnice si ale propunerii financiare, cat si pretul ofertei in spatiul din SICAP dedicat), rugam ca acestia sa contacteze operatorul serviciului SICAP.
Nota 4: în cazul în care garantia de participare se va constitui prin instrument de garantare emis de o societate de asigurari, se va prezenta pe lânga scrisoarea de garantie si polita de asigurare/clauze de garantare/conditii generale, conditii specifice de asigurare, semnata de catre asigurator si asigurat.
Nota 5: procedura se va desfasura integral prin mijloace electronice, trasabilitatea actiunilor aferente atribuirii contractelor de achizitie publica este asigurata implicit de SICAP, astfel toate solicitarile de clarificari, totodata si solicitarile de clarificari privind documentatia de atribuire se vor solicita in SICAP, iar raspunsurile se vor transmite tot prin SICAP.
Nota 6: mai multi operatori economici au dreptul de a se asocia cu scopul de a depune oferta comuna, fara a fi obligati sa îsi legalizaze din punct de vedere formal asocierea. În cadrul acordului de asociere trebuie mentionate cel putin urmatoarele: ca toti asociatii isi asuma raspunderea colectiva si solidara pentru indeplinirea contractului; ca liderul asociatiei este imputernicit sa se oblige si sa primeasca instructiuni in numele tuturor asociatilor; atat pe parcursul derularii procedurii, cat si in cazul desemnarii ca si castigator pe parcursul executiei contractului, liderul este responsabil în nume propriu si în numele asocierii pentru indeplinirea contractului; se vor indica obligatoriu partile, respectiv categoriile de lucrari/servicii care urmeaza a fi executate de fiecare dintre asociati in parte.
Nota 7: DUAE-urile se vor completa in SICAP de catre ofertantul/ofertantul asociat/subcontractantul/tertul sustinator.
Nota 8: ofertantul in cadrul fisei de informatii va specifica pentru el/asociat/subcontractant/tert sustinator urmatoarele: denumirea, sediul, CUI, ONRC.
Nota 9: in cadrul DUAE-ului ofertantii la „Criteriile de selecție” vor specifica toate cerintele solicitate prin FDA.