Servicii de realizare arhivă electronică în cadrul proiectului „Planificare strategică și simplificare administrativă pentru o dezvoltare sustenabilă a județului Călăr [...] detalii pe www.e-licitatie.ro

Titlu

Servicii de realizare arhivă electronică în cadrul proiectului „Planificare strategică și simplificare administrativă pentru o dezvoltare sustenabilă a județului Călăr [...] detalii pe www.e-licitatie.ro
4294030/2/2019

Scurtă descriere

Se va incheia un contract de servicii avand ca obiect servicii de realizare arhivă electronică în cadrul proiectului „Planificare strategică și simplificare administrativă pentru o dezvoltare sustenabilă a județului Călărași”, SIPOCA 569/MySMIS nr. 126537.
Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 15.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificari in a 10-a zi inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Serviciul de arhivare electronică implică efectuarea următoarelor activităţi principale:
— arhivarea electronică se va realiza cu personalul specializat al prestatorului, precum și cu echipamente specializate, de producţie ale prestatorului, automat sau manual, în funcţie de starea fizică a documentelor,
— indexarea/asocierea unor informaţii/metadate copiilor electronice ale documentelor, în scopul regăsirii, se va realiza prin extragerea de către prestator a elementelor de indexare necesare regăsirii arhivei digitale și ataşarea acestora la imaginile rezultate în urma procesului de arhivare,
— Identificarea metadatelor se va face, ulterior, printr-un proces de analiză a arhivei ce implică definirea tuturor elementelor de catalogare, relaţiile logice dintre ele, modalitatea de grupare a informaţiilor, scheme de indexare şi validare a datelor. Procesul de analiză va fi efectuat de către prestator, asistat de un responsabil al autoritatii contractante. Facem menţiunea că la selectarea celor 415 ml de arhivă vor fi respectate condiţiile prevăzute de Ghidul Solicitantului pentru Programul Operaţional Capacitate Administrativă, referitoare la retro-digitalizarea arhivei, din punct de vedere al faptului că se va ţine cont de următoarele aspecte:
— să se creeze o arhivă de copii digitale ale documentelor tradiţionale existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent,
— nu vor fi supuse procesului de digitalizare documente ce fac parte din categorii cu termen de păstrare expirat sau cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice,
— digitalizarea documentelor mai vechi de 10 ani va fi justificată prin argumentarea nevoii operaţionale actuale,
— copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conţinutului şi a identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Serviciul de arhivare electronică a documentelor se va desfășura în locaţia autorităţii contractante.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice.
Modalitatea de indeplinire: se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terti si subcontractanti), cu informatiile aferente situatiei lor.
Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. Aceste documente sunt:
— certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidate (buget local, buget de stat) la momentul prezentarii,
— cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv,
— după caz, documente prin care se demonstrează faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice,
— alte documente edificatoare, după caz.
Persoanele juridice straine pot prezenta o declaratie pe propria raspundere sau daca in tara respectiva nu exista prevederi legale referitoare la declaratia pe propria raspundere, o declaratie autentica data in fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare sau a unei asociatii profesionale care are competente in acest sens, pentru situatiile descrise in art. 164, 165 si 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice.
Nota: cerinta trebuie indeplinita si de asociati, terti sustinatori si subcontractanti, in situatia in care acestia exista.
In vederea completarii DUAE se va accesa linkul https://ec.europa.eu/tools/espd
Persoanele ce detin functii de decizie din cadrul autoritatii contractante, a celor cu putere de reprezentare din partea furnizorului de servicii auxiliare, precum si a celor implicati in procedura din partea acestuia din urma sunt:
— Iliuta Vasile – presedinte,
— Barbu Valentin – vicepresedinte,
— Dinulescu Marian – vicepresedinte,
— Muresanu Paraschiva – director Executiv Directia Economica,
— Geana Cosmin – director Executiv Directia Tehnica,
— Grama Eduard – director Executiv Directia Dezvoltare Regionala si Relatii Externe.
Ofertantul nu trebuie sa se incadreze in situatiile prevazute la art. 59 si art. 60 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice (evitarea conflictului de interese).
Modalitatea de indeplinire: Formularul 1 – declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 59 si art. 60 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice (evitarea conflictului de interese) – se va prezenta odata cu DUAE de catre toti participantii la procedura de atribuire (ofertant, asociat, subcontractant si tert sustinator).
Operatorii economici care depun oferta trebuie sa faca dovada unei forme de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta. Din documentul respectiv trebuie sa reiasa faptul ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului.
Modalitatea de indeplinire: se va completa DUAE de catre ofertant si separat de subcontractant/tert sustinator.
La solicitarea autoritatii contractante, se vor prezenta ca documente justificative, doar de catre ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, urmatoarele:
(a) Persoanele juridice romane:
A1) certificatul constatator em [...] detalii pe www.e-licitatie.ro

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Specificati cifra de afaceri medie anuala. Ofertantii trebuie sa fi avut media cifrei de afaceri anuala in ultimii 3 ani (2016, 2017, 2018) de minim: 2 000 000 RON. Pentru conversia lei/alta moneda, ofertantii vor utiliza cursul mediu de schimb anual al BNR corespunzator anilor pentru care face dovada îndeplinirii acestei cerinte de calificare, respectiv 2016, 2017, 2018. Pentru calculul cifrelor de afaceri exprimate în alta moneda decât lei se va folosi cursul mediu comunicat de catre Banca Nationala a României.

Completare cerintei corespunzatoare in formularul DUAE. La solicitarea autoritatii contractante, ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, va prezenta situatii financiare sau extrase din situatiile financiare prin care face dovada îndeplinirii cerintei privind situatia economica si financiara. În cazul în care, din motive obiective si justificate, operatorul economic nu este în masura sa prezinte aceste documente, acesta va face dovada situatiei sale economice si financiare prin orice alt document pe care autoritatea contractanta îl considera adecvat.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat. Prezentarea unei liste a serviciilor realizate în cursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 3 ani, similare cu cele care fac obiectul contractului (servicii de scanare și/sau indexare documente), la nivelul unui contract sau maxim 3 contracte, in valoare cumulată de minimum 1 000 000 RON fără TVA.
Diplome de studii si calificari profesionale. Operatorul economic va prezenta o lista cu personalul propus pentru executarea contractului. Echipa de implementare trebuie să conţină minim 5 persoane care sa indeplineasca conditiile prevazute in cadrul sectiunii din fisa de date „Modul de prezentare a propunerii tehnice”.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile ce descriu nivelul lor de experienta, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzator cerintelor autoritatii contractante. La solicitarea autoritatii contractante, se vor prezenta certificari de buna executie/contracte/procese-verbale/alte documente, doar de catre ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. În cazul depunerii unei oferte comune, DUAE va fi completat de catre fiecare operator economic în parte. Acordul de asociere se va prezenta odata cu DUAE, documentele justificative vor fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de ofertantul clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire. Capacitatea tehnica si/sau profesionala a operatorului economic poate fi sustinuta în conformitate cu art. 182 din Legea nr. 98/2016. Modalitate de îndeplinire: în DUAE completat de ofertant se vor include si informatiile cu privire la existenta unei sustineri de terta parte, precum si celelalte aspecte solicitate prin formatul standard al DUAE. Tertul/tertii sustinatori vor completa DUAE cu informatii privind nivelul lor de experienta, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzator sustinerii acordate. Odata cu depunerea DUAE se va depune si angajamentul ferm al tertului sustinator/angajamentele ferme ale tertilor sustinatori prin care se dovedeste ca ofertantul va avea acces în orice moment la sustinerea tertului. Toti ofertantii vor prezenta, daca este cazul, angajament ferm al tertului/tertilor sustinator/sustinatori odata cu DUAE. Prin angajamentul ferm, tertul/tertii confirma, prezentând documente justificative, dupa caz, faptul ca va/vor sprijini ofertantul în vederea îndeplinirii obligatiilor contractuale, fie prin precizarea modului în care va interveni concret, pentru a duce la îndeplinire respectivele activitati pentru care a acordat sustinerea, fie prin identificarea resurselor tehnice si profesionale pe care le va pune la dispozitie ofertantului (descriind modul concret în care va realiza acest lucru). Totodata, prin angajamentul ferm, tertul/tertii se va/vor angaja ca va/vor raspunde în mod solidar cu ofertantul pentru executarea contractului de achizitie publica. Raspunderea solidara a tertului/tertilor sustinator/sustinatori se va angaja sub conditia neîndeplinirii de catre acesta/acestia a obligatiilor de sustinere asumate prin angajament.
Pentru fiecare membru al echipei de proiect se vor ataşa: CV-uri şi copii conform cu originalul ale diplomelor/atestatelor/autorizaţiilor/certificatelor profesionale ale persoanelor propuse pentru îndeplinirea contractului. Ofertanţii trebuie să facă dovada modului în care au acces la personalul specializat: extrase REVISAL sau copii conform cu originalul ale contractelor de muncă, iar dacă nu sunt angajaţii ofertantului declaraţie de disponibilitate sau alte acte doveditoare relevante. Toate referirile la diplome/atestate, legitimaţii etc. se vor citi cu menţiunea „sau echivalent”.