Achiziționare pachete sistem informatic integrat, inclusiv implementarea fluxurilor de lucru, pentru proiectul „Optimizarea proceselor în concordanță cu Strategia pentru consolidarea administrației publice la nivelul municipiului Deva”, cod SMIS 126422

Titlu

Achiziționare pachete sistem informatic integrat, inclusiv implementarea fluxurilor de lucru, pentru proiectul „Optimizarea proceselor în concordanță cu Strategia pentru consolidarea administrației publice la nivelul municipiului Deva”, cod SMIS 126422
437439320217

Scurtă descriere

Avand in vedere obiectul contractului, respectiv achizitionarea de pachete sistem informatic integrat, inclusiv implementarea fluxurilor de lucru, pentru proiectul „Optimizarea proceselor in concordanta cu Strategia pentru consolidarea administratiei publice la nivelul municipiului Deva”, cod SMIS 126422, scopul, respectiv obiectivul general al proiectului consta in consolidarea capacitatii institutionale si eficientizarea activitatii la nivelul municipiului Deva, prin fundamentarea strategica, simplificarea procedurilor administrative si reducerea birocratiei pentru cetateni, implementand masuri din perspectiva back-office (adaptarea procedurilor/fluxurilor interne de lucru) si front-office pentru serviciile publice furnizate.
In cadrul proiectulului este prevazuta achizitionarea unor pachete sistem informatic integrat, inclusiv implementarea fluxurilor de lucru precum și a unui server pentru stocarea informației din cadrul programului integrat.
Contractul la care face referire prezentul caiet de sarcini presupune furnizarea și implementarea unui sistem informatic „la cheie", urmând ca, la finalul proiectului, Primăria Deva să beneficieze de un sistem informatic complet funcțional, configurat în baza specificului său, iar utilizatorii interni să fie instruiți pentru utilizarea eficientă a acestuia.
Obiectul contractului este urmatorul: sistemul informatic integrat va asigura (722) furnizarea și implementarea următoarelor subsisteme informatice (inclusiv dotarea hardware):
1. platformă integrată pentru servicii electronice, conținând:
(a) portal web internet de furnizare a serviciilor electronice pentru cetățeni;
(b) componenta de management a fluxurilor de lucru și activităților aferente serviciilor electronice;
(c) portal web – componentă de bugetare participativă;
(d) soluție de notificări termene de plată, mecanisme urmărire grad de colectare;
(e) aplicație mobilă pentru servicii electronice;
(f) soluție de semnătură electronică;
(g) soluție de plată electronică;
(h) soluții de securitate și asigurarea compleanței cu GDPR.
Această platformă va conține atât componentă front-end cât și componentă back-end.
2. site web pentru instituție;
3. soluție raportare indicatori servicii electronice;
4. sistem de tip terminal self-service pentru servicii electronice;
5. server + Windows Server + CAL-uri necesare soluției pt. minimum 100 de utilizatori (sau Linux, RedHat Enterprise) și licență SQL Server (sau alt software de baze de date similar);
6. instruirea grupului țintă (min. 50 de persoane, utilizatori și administratori).
Numarul de zile pana la care operatorii economici pot adresa intrebari/clarificari inainte de data-limita de depunere a ofertelor este de 20 de zile. Autoritatea contractanta va raspunde tuturor solicitarilor de clarificari/informatii suplimentare in a 11-a zi inainte de data-limita de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Valoarea estimata fara TVA a contractului este de 1.964.000 RON, defalcata astfel:
• - pachete sistem informatic integrat, inclusiv implementarea fluxurilor de lucru – 1.888.370 RON fără TVA
• - server pentru stocarea informației din cadrul programului integrat – 75.630 RON fără TVA
Total estimat fara TVA: 1.964.000 lei

Criteriul de calitate (denumire)

Se acordă punctaj pentru perioada de garanție pentru întreg sistemul informatic integrat (pachete sistem informatic integrat, inclusiv implementarea fluxurilor de lucru și server pentru stocarea informației din cadrul programului integrat) care depășeste perioada minimă solicitată prin caietul de sarcini (3 ani pentru echipamente – server și terminal self-service și 1 an sistemul software integrat).

Criteriul de calitate (denumire)

Cuprinde: - Prezentarea activitățiilor de identificare a riscurilor ce pot apărea pe parcursul derulării contractului și măsuri de prevenire/eliminare a acestora în raport cu prevederile caietului de sarcini. - Prezentarea modului de abordare și gestionare a relației cu subcontractorii/asociații, în raport cu activitățile subcontractate (dacă este cazul).

Criteriul de calitate (denumire)

Cuprinde: - Identificarea și explicitarea aspectelor-cheie privind îndeplinirea obiectivelor contractului și atingerea rezultatelor așteptate - Prezentarea graficului de activități, denumire și durată

Criteriul de calitate (denumire)

Cuprinde: - Modificare date utilizator - Interogare stadiu cerere - Consultare informații de interes public – parcări publice/transport public - Efectuare plată electronică

Criteriul de calitate (denumire)

Expertul propus de către ofertant trebuie să fie licențiat cu studii superioare și să aibă experiență de minim 3 ani în domeniul implementării proiectelor de sisteme informatice integrate. (va prezenta documente doveditoare pentru cel puțin un proiect de sisteme informatice integrate)

Criteriul de calitate (denumire)

cuprinde: - Consultarea listei de servicii electronice din portal - Adăugare solicitare în mod neautentificat în portal - Solicitare cont de utilizator și activarea contului - Adăugare solicitare în mod autentificat în portal - Încărcarea de documente scanate în spațiul privat al utilizatorului - Verificare semnatură electronică a documentelor scanate/incărcate în portal - Efectuarea unei plăți electronice în procesul de adăugare formular în portal - Consultare listă solicitări și răspuns la solicitări (back-office) - Transmitere în spațiul privat al utilizatorului a unui document/răspuns semnat electronic de către funcționari/factori de decizie - Configurare formular serviciu electronic (back-office) - Adaugare proiect în componenta de Bugetare participativă - Solicitare transmitere notificări de plată pentru termene scadente

Criteriul de calitate (denumire)

Expertul propus de către ofertant trebuie să fie licențiat cu studii superioare și să aibă experiență în implementarea a cel puțin unui proiect care a inclus implementarea unor soluții similare cu cea ofertată.

Criteriul de calitate (denumire)

Expertul propus de către ofertant trebuie să fie licențiat cu studii superioare. Expertul propus trebuie să aibă experiență de derulare a activităților de configurare și de implementare pentru soluții informatice similare cu sistemul ofertat.

Criteriul de calitate (denumire)

Experții propuși de către ofertant trebuie să fie licențiați cu studii superioare. Fiecare dintre experții propuși trebuie să aibă experiență în cadrul a cel puțin unui proiect care a inclus implementarea de soluții informatice similare cu sistemul ofertat.

Criteriul de calitate (denumire)

Experții propuși de către ofertant trebuie să fie licențiați cu studii superioare. Expertul propus trebuie să aibă experiență în cadrul a cel puțin unui proiect care a inclus implementarea de soluții informatice similare cu sistemul ofertat.

Informații suplimentare

Proiectul este finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Axa prioritară 2 “Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente”, Obiectivul specific 2.1. “Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP”.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art. 164, 165, 167 din Legea 98/2016.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintei: se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante doar de catre ofertantul clasat pe locul 1 in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. Aceste documente pot fi:
1. certificate constatatoare privind plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat, etc) valabile la momentul prezentarii;
2. cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau al celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv;
3. dupa caz, documente prin care se demostreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art.171 din Legea 98/2016 privind achizitiile publice;
4. alte documente edificatoare dupa caz;
5. declaratie privind neincadrarea in situatiile privind conflictul de interese, prevazute la art. 59-60 din Legea 98/2016.
Potrivit prevederilor art.193 din Legea 98/2016, autoritatea contractanta va accepta, in cadrul ofertelor, DUAE (Documentul Unic de Achizitie European) in locul documentelor solicitate in vederea demonstrarii cerintelor de calificare, inclusiv a capacitatii de exercitare, ca dovada preliminara. Instructiuni privind completarea DUAE sunt disponibile la adresa www.e-licitatie.ro.
Înainte de atribuirea contractului, autoritatea contractanta va solicita ofertantului clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire, sa prezinte documentele justificative actualizate prin care sa demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare, în conformitate cu informatiile cuprinse în DUAE.
DUAE se va depune, dupa caz, de catre tertul sustinator si subcontractant.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a accepta ca fiind suficient şi relevant pentru demonstrarea faptului că ofertantul/candidatul nu se încadrează în una dintre situaţiile prevăzute la art. 164, 165 şi 167, orice document considerat edificator, din acest punct de vedere, în ţara de origine sau în ţara în care ofertantul/candidatul este stabilit, cum ar fi certificate, caziere judiciare sau alte documente echivalente emise de autorităţi competente din ţara respectivă.
În cazul în care există incertitudini în ceea ce priveşte existenţa sau inexistenţa unei situaţii de excludere, autoritatea contractantă are dreptul de a solicita în mod direct informaţii de la autorităţile competente străine.
În cazul în care în ţara de origine sau în ţara în care este stabilit ofertantul/candidatul nu se emit documente de natura celor prevăzute sau respectivele documente nu vizează toate situaţiile prevăzute la art. 164, 165 şi 167, autoritatea contractantă are obligaţia de a accepta o declaraţie pe propria răspundere sau, dacă în ţara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declaraţia pe propria răspundere, o declaraţie autentică dată în faţa unui notar, a unei autorităţi administrative sau judiciare sau a unei asociaţii profesionale care are competenţe în acest sens.
Persoanele cu functie de decizie din cadrul autoritatii contractante(formular anexat) in ceea ce priveste organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire sunt:
Nicolae –Florin Oancea – Primar, Laura Sarbu – Secretar, Stoica Claudia Maria - Sef Serviciu Financiar Contabilitate, Davidescu Mircea– Director executiv adj- Directia Deva 2020; Ciobanu Andreea – Sef serviciu achizitii; Membri comisie de evaluare: Kiss Laura Bianca, Suciu Andreea, Negrut Diana, Top Ramona, Herban Cristina Anisca. Membrii de rezerva comisia de evaluare: Bungardean Lidia, Radu Luminita, Dud Isabela, Popovici Marineta. Consilieri locali: Barstan Tiberiu Claudiu, Blendea Marius Vasile, Bobora Mircea Flavius, Crainic Ioan, Dronca Robert Adrian, Enescu Paul Alexandru, Gavrila Anamaria, Iacob Petru Florin, Ilies Florin Marin, Ilies Gabriel Nelu, Lăsconi Aurica, Ludosean Gheorghe, Mara Lucian Marius, Moraru Catalin Constantin, Mos Ovidiu, Petrui Ioan Dorin, Pogocsan Ferdinand Zoltan, Sav Nicu, Salcucean Roxana Ioana
Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita oricărui operator economic să prezinte documente relevante care să dovedească forma de înregistrare și, după caz, de atestare ori apartenență din punct de vedere profesional, în conformitate cu cerințele legale din țara în care este stabilit operatorul economic.
Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de origine, din care sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintei: se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor.
1)-Persoane juridice /fizice române: Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului, în original/copie legalizata/copie lizibila cu mentiunea "conform cu originalul”. Informatiile cuprinse în certificatul constatator trebuie sa fie reale/valide la data prezentarii acestuia. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC/ORC.
În cazul operatorilor economici ce participa în comun la procedura de atribuire, fiecare membru al asocierii trebuie sa faca dovada ca, pentru partea din contract pe care o realizeaza, are corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC/ORC.
— Persoane juridice/fizice straine: vor prezenta documente care dovedesc o forma de înregistrare / atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional în conformitate cu prevederile legale din tara în care ofertantul este rezident.
Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constator emis de ONRC, sau in cazul ofertantilor straini, documente echivalente emise in tara de rezidenta, urmeaza sa fie prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor.
Potrivit prevederilor art.193 din Legea 98/2016, autoritatea contractanta va accepta in cadrul ofertelor DUAE (Documentul Unic de Achizitie European) in locul documentelor solicitate in vederea demonstrarii cerintelor de calificare, privind capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, ca dovada preliminara. Instructiuni privind completarea DUAE sunt disponibile la adresa www.e-licitatie.ro.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat Ofertantul trebuie sa faca dovada ca in ultimii 3 ani, calculati de la data limita de depunere a ofertelor, a prestat servicii similare celor ce fac obiectul procedurii, in valoare cumulata de minim 1.900.000 RON fara TVA, la nivelul unuia sau maxim 3 contracte. Prin “servicii similare” se intelege activitati/servicii duse la bun sfarsit, care au presupus realizarea unui sistem informatic integrat similar sau superior ca si complexitate, ce presupune: -servicii de dezvoltare si implementare sistem informatic -implementare de infrastructura software si hardware.
Proportia de subcontractare Informatii privind subcontractantii/asociatii Ofertantul va completa lista cuprinzand subcontractantii, cu precizarea exacta a partilor din contract care urmeaza a fi indeplinite de acestia si exprimarea procentuala a acestor parti. Ofertantul a carei oferta a fost declarata castigatoare are obligatia de a prezenta contractul incheiat cu subcontractantul nominalizat in oferta, inaintea semnarii contractului cu achizitorul, cu specificarea concreta a serviciilor in exprimare fizica-valorica. Pe parcursul derularii contractului, contractantul nu are dreptul de a inlocui subcontractantii nominalizati in oferta fara acceptul AC, iar eventuala inlocuire a acestora nu trebuie sa reprezinte o modificare substantiala a contractului. In cazul unei asocieri, operatorul economic are obligatia de a prezenta acordul de asociere. In cazul asocierii, operatorul economic va prezenta angajamentul cu toti asociatii prin care isi asuma raspunderea colectiva si solidara pentru indeplinirea contractului. Daca un subcontractant se incadreaza in unul dintre motivele de excludere prevazute la art.164, 165 si 167 din Legea 98/2016, Autoritatea Contractanta solicita, o singura data, ca operatorul economic sa inlocuiasca subcontractantul fara ca acest aspect sa aduca atingere principiului tratamentului egal. Informatii privind tertul/tertii sustinatori In cazul in care operatorul economic isi demonstreaza situatia economica si financiara si/sau capacitatea tehnica si/sau profesionala invocand si sustinerea acordata de catre unul sau mai multi terti, atunci operatorul economic are obligatia de a dovedi autoritatii contractante ca a luat toate masurile necesare pentru a avea acces in orice moment la resursele necesare, prezentand un angajament in acest sens din partea tertului/tertilor. Daca tertul/tertii nu indeplineste/indeplinesc criteriile relevante privind capacitatea tehnica si/sau profesionala sau se incadreaza in unul dintre motivele de excludere prevazute la art.164,165 si 167 din Legea 98/2016, autoritatea contractanta solicita, o singura data, ca operatorul economic sa inlocuiasca tertul/tertii sustinator/sustinatori fara ca aceasta sa aduca atingere principiului tratamentului egal.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Completarea DUAE in conformitate cu prev. art. 193 alin. 1 din Legea 98/2016. Documentele justificative care probeaza indeplinirea cerintei vor fi prezentate la solicitarea autoritatii contractante doar de catre ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. Documentele prin care operatorii economici pot indeplini cerinta privind experienta similara sunt urmatoarele, (in conformitate cu cele precizate in Instructiunea ANAP nr. 2/2017, art. 9. alin. 3), enumerarea nefiind cumulativa: - Servicii recepţionate parţial, cu condiţia ca specificul contractului/activităţilor ce reprezintă experienţă similară să permită elaborarea unui livrabil care să poată fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent; - Servicii recepţionate la sfârşitul prestării; sfârşitul prestării nu presupune expirarea perioadei de garanţie, respectiv a perioadei de notificare a defectelor în cadrul contractelor de tip FIDIC. - Orice alte documente relevante care sa dovedeasca indeplinirea cerintei solicitate, emise sau contrasemnate de o autoritate ori de catre clientul privat beneficiar. Numarul de ani aferenti experientei similare se calculeaza prin raportare la data-limita de depunere a ofertelor, stabilita de autoritatea contractanta in anuntul de participare simplificat. NOTA:La nivelul DUAE trebuie precizate de către candidaţi/ofertanţi informaţii cum ar fi: numărul şi data contractului invocat drept experienţă similară, beneficiarul acestuia şi datele sale de contact, data şi numărul documentului de recepţie, precum şi ponderea şi/sau activităţile pentru care a fost responsabil, împreună cu valoarea acestora, fără TVA.
În cazul în care ofertantul utilizează capacitățile subcontractantului/ subcontractanților pentru a îndeplini criteriile de calificare, se va prezenta câte un formular DUAE separat pentru fiecare dintre respectivii subcontractanți, completat și semnat în mod corespunzător de către fiecare dintre aceștia. Subcontractanții precizează în DUAE informațiile aferente criteriilor de calificare pe care le îndeplinește menționând numărul și data contractului/acordului de subcontractare pentru partea propusă pentru subcontractare. Dacă prin subcontractant nu se îndeplinește o cerință de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrării neîncadrării în motivele de excludere. Operatorul economic clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va face dovada îndeplinirii cerințelor de calificare prin subcontractanți prin prezentarea de documente justificative ale acestora, la solicitarea AC. În cazul depunerii unei oferte comune, fiecare operator economic membru al asocierii va prezenta DUAE în care vor include informațiile cu privire la modul de îndeplinire a cerințelor de capacitate tehnică și profesională proporțional cu cota de implicare în executarea viitorului contract. Instructiuni privind completarea DUAE sunt disponibile la adresa www.e-licitatie.ro. Modalitate de indeplinire: DUAE completat de ofertant în care se vor include informațiile cu privire la existența unei susțineri de terță parte, inclusiv măsurile avute în vedere de acesta pentru a accesa în orice moment resursele necesare, la care se atașează DUAE și angajamentul ferm ale terțului susținător/angajamentele ferme ale terților susținători din care trebuie să rezulte modul efectiv în care terțul/terții susținători vor asigura îndeplinirea angajamentului. Terțul/terții susținători vor completa DUAE cu informații privind nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător susținerii acordate. Prin angajamentul ferm, terțul/terții confirmă faptul că va/vor sprijini ofertantul în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale, fie prin precizarea modului în care va interveni concret, pentru a duce la îndeplinire respectivele activități pentru care a acordat susținerea, fie prin indicarea resurselor tehnice și profesionale pe care le va pune la dispoziție ofertantului (descriind modul concret în care va realiza acest lucru). Conform prevederilor art.184 din Legea nr.98/2016, prin angajamentul ferm, terțul/terții se va/vor angaja că va/vor răspunde în mod solidar cu ofertantul pentru executarea contractului de achiziţie publică. Răspunderea solidară a terțului/terților susținător/susținători se va angaja sub condiția neîndeplinirii de către acesta/aceștia a obligațiilor de susținere asumate prin angajament. Operatorul economic clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va face dovada îndeplinirii cerințelor de calificare prin terti sustinatori, prin prezentarea de documente justificative ale acestora, la solicitarea AC. Instructiuni privind completarea DUAE sunt disponibile la adresa www.e-licitatie.ro.

— Ofertantii vor prezenta „Declaratia de consimtamant” (formular anexat) privind procesarea datelor cu caracter personal,
— Departajarea ofertelor: În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, şi oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.
Ofertantilor care au omis sa prezinte oricare document solicitat prin fisa de date si caietul de sarcini se vor solicita clarificari pentru eventualele inadvertente de forma ale informatiilor cuprinse in DUAE, atat ale ofertantului/candidat cat si ale subcontractantului/tertului sustinator.
— Daca in documentatia tehnica, respectiv Caietele de sarcini, apar specificatii tehnice care indica o anume origine, furnizor, producator, procedeu special, marca de fabrica, brevet de inventie, licenta de fabricatie sau alte asemenea, se va adauga sintagma SAU ECHIVALENT.
NOTA: Daca un operator economic considera ca anumite clauze contractuale obligatorii ii sunt in defavoare, va solicita autoritatii contractante clarificari, inclusiv modificarea lor, cu cel putin 8 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor, astfel incat daca aceste clauze vor fi amendate/ modificate ele sa fie aduse la cunostinta tuturor operatorilor economici interesati, inainte de data limita de depunere a ofertelor.
Ofertantul isi asuma raspunderea exclusiva pentru legalitatea si autenticitatea tuturor documentelor prezentate in original si/sau copie in vederea participarii la procedura.
Avand in vedere prevederile art.123, alin (1), din HG 395/2016, in cadrul ofertei sa se mentioneze documentele considerate confidentiale, clasificate sau protejate de un drept de proprietate intelectuala. In conformitate cu art.57, alin. (4) din Legea 98/2016 documentele care sunt considerate confidentiale trebuie sa fie insotite de dovada care le confera caracterul de confidentialitate. In caz contrar, declaratia privind confidentialitatea nu va fi luata in considerare.