Implementarea unui sistem informatic destinat gestiunii informațiilor și fluxurilor de lucru din cadrul Fondului de garantare a asiguraților

Scurtă descriere

Transmiterea dreptului asupra aplicației informatice, mai puțin asupra produselor de tip COTS, precum și în implementarea unui sistem informatic care să asigure gestiunea proceselor/fluxurilor de lucru, a bazelor de date, a informațiilor și dosarelor electronice din cadrul FGA în vederea respectării cadrului legal și normativ specific, a îmbunătățirii relației cu petenții, automatizarea proceselor/fluxurilor de lucru, păstrarea și regăsirea electronică a documentelor și a informațiilor, procesarea rapidă a dosarelor, într-un mediu securizat al informațiilor. Sistemul va asigura analiza de date și un sistem de raportări specifice.
Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 20 (douăzeci) zile.
Autoritatea contractantă va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificări cu cel puțin 10 zile înainte de data limită stabilită pentru depunerea ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Achiziția constă în implementarea unui sistem informatic pentru gestionarea informațiilor și fluxurilor de lucru finalizată printr-un contract care include servicii având ca obiect prestații intelectuale care presupun activități cu nivel de complexitate ridicat.
Gradul de complexitate ridicat este determinat pe de o parte de necesitatea prestării activităților intelectuale particularizate și adaptate la necesitățile FGA, iar pe de altă parte de constrângerile de ordin tehnic generate de necesitatea adaptării sistemului informatic la cerințele normei ASF 4/2018 privind disponibilitatea, scalabilitatea și redundanța acestuia atât pe echipamentele existente în FGA dar și prin extinderea în cloud.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerința 1: Neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 164 , 165 și 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Ofertantul/membrii asocierii/terții susținători/subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016.
Modalitatea de îndeplinire:
- prin completare DUAE de către operatorul economic / membrii asocierii/terții susținători /subcontractanții participanți la procedură, cu informațiile aferente situației lor.
- înainte de atribuirea contractului, documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE vor fi prezentate la solicitarea autorității contractante de către ofertantul situat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire. Documentele justificative valabile la momentul prezentării sunt:
a) Certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (bugetul local , buget de stat) la momentul prezentări;
b) După caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 165 alin. (2), art. 166, art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
c) Alte documente edificatoare după caz, conform prevederilor art. 168 alin. (1) din Legea 98/2016 privind achizițiile publice. Potrivit prevederilor art. 168 alin. (3) din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, în cazul în care în țara de origine sau în țara în care este stabilit operatorul economic nu se emit documente de natura celor de mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art. 164, 165 și 167 din Legea nr. 98/2016, se va accepta o declarație pe propria răspundere sau, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe proprie răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități adminstrative sau judiciare profesionale care are competențe în acest sens. Documentele se vor prezenta însoțite de traducerea în limba română.
Cerința 2: Neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 59-60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Ofertantul/membrii asocierii/terții susținători/subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 59-60 din Legea nr. 98/2016.
Modalitatea de îndeplinire:
- prezentarea Declarației pe proprie răspundere privind inexistența conflictului de interese (Formularul 3 din secțiunea Formulare) se va depune de către ofertanți odată cu DUAE. Persoanele cu funcție de decizie în organizarea, derularea și finalizarea procedurii de atribuire sunt: Mona Lucia Cucu –Director General, Cornel Coca Constantinescu - Director General Adjunct, Anca Verescu - Director Juridic, Corina Niculescu - Director Economic, Călin Rangu – Director Direcția de Rezoluție, Marian Ivanciu – Șef serviciu IT, Eugen Lenghel – responsabil securitate aplicații IT, Geluța Tache – responsabil contencios, Cristina Vrânceanu – responsabil achiziții publice, Cătălin Teodoru- responsabil sistem IT, Ciprian Nutu - responsabil avizare și litigii, Adela Ciobîcă – responsabil financiar contabil.
Note:
În cazul în care oferta este depusă de o asociere, fiecare asociat va prezenta declarația privind conflictul de interese. În cazul în care vor exista subcontractanți /terții susținători, declarația privind conflictul de interese va fi prezentată de către fiecare subcontractant/terț susținător participanți la procedură, cu informațiile aferente situației lor. Dacă este cazul, se vor depune, odată cu DUAE următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa suținerea, acordul de subcontractare și/sau acordul de asociere, după caz (Formularele 5 – 7 din secțiunea Formulare).
Cerința: operatorul trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență din care să reiasă că sunt legal constituiți.
Modalitatea de îndeplinire:
- prin completare DUAE de către operatorul economic participant (ofertant/ofertant asociat/ subcontractant) la procedură cu informațiile aferente situației lor;
- documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE vor fi prezentate la solicitarea autorității contractante de către ofertantul situat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire. Documentele justificative solicitate sunt:
a) Pentru persoanele juridice române, Certificatul constatator emis de Ministerul Justiției – Oficiul Registrului Comerțului, din care să rezulte denumirea completă, sediul social, punctul/punctele de lucru, persoanele autorizate (administrator/persoane împuternicite), domeniul de activitate principal/domeniile de activitate secundare și codurile CAEN aferente acestora: obiectul prezentei proceduri trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din Certificatul constatator, iar activitatea de prestare a serviciilor care face obiectul prezentei proceduri, să fie autorizată. Informațiile cuprinse în certificatul constatator trebuie să fie reale/actuale la data prezentării.
b) În cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, însoțite de traducerea autorizată a acestora în limba română.
Note:
În cazul în care oferta este depusă de o asociere, fiecare asociat va prezenta aceste documente pentru partea de contract pe care o va realiza.
Cerinţa se aplică și pentru subcontractanți care completează informațiile aferente situației lor la nivelul DUAE distinct.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatCerința 1: experiența similară Operatorul economic trebuie să facă dovada că a prestat (prestează) în ultimii 3 ani raportați la data-limită de depunere a ofertelor, servicii similare cu cele care constituie obiectul contractului și a căror valoare cumulată să fie cel puțin egală cu suma de 500.000 euro, fără TVA, la nivelul a minimum un contract – maximum 3 contracte.Prin servicii similare se înțeleg servicii de dezvoltare și implementare sistem informatic pentru care s-au parcurs minim următoarele etape: analiză și proiectare, personalizare/ configurare/ instalare pe platforma clientului și/sau pe platforma de tip cloud și servicii de testare.În cazul în care autoritatea contractantă trebuie să decaleze termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor, publicând în acest sens o erată, limita inferioară a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi îndeplinită cerința pentru toți operatorii economici care au prezentat dovada finalizării contractului de experiență similară în intervalul de timp nou rezultat. Decalarea termenului limită stabilit pentru depunerea ofertelor și stabilirea astfel a unei noi date nu pot conduce în mod automat la respingerea unui ofertant pe motiv că experiența lui similară este situată în afara perioadei de 3 ani raportate la noua dată limită de depunere a ofertelor, atât timp cât acesta, la data inițial stabilită în anunțul de participare, îndeplinea cerința astfel cum a fost aceasta solicitată.Pentru o evaluare unitară, ofertanții care trebuie să efectueze conversia altor monede decât euro vor utiliza ratele de schimb medii anuale stabilite de către BNR. Pentru anul în curs: transformarea în euro, se va face la cursul BNR din ziua publicarii anunțului de participare a prezentei proceduri.
Proportia de subcontractareCerința 2: Precizarea categoriilor de servicii din contract pe care operatorul economic intenţionează să le subcontracteze.În cazul în care ofertantul are subcontractanți, ofertantul trebuie să precizeze în oferta sa denumirea subcontractanților și datele de contact ale acestora, părțile din contract care urmează a fi îndeplinite de către aceștia, procentul sau valoarea la care se ridică părțile respective, precum și acordul subcontractanților cu privire la aceste aspecte. Răspunderea contractantului în ceea ce privește modul de îndeplinire a contractului nu este diminuată în cazul în care părți din contract sunt îndeplinite de subcontractanți.
Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calitatiiCerința 1: Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calității 1. Certificate emise de organisme independente cu privire la sistemele sau standardele de management al securității informației în conformitate cu ISO 27001 sau echivalent. Ofertantul va prezenta dovada implementării sistemului de management al securității informației pentru activitatea principală, conform ISO 27001 sau echivalent, prin prezentarea unor certificate valabile emise de organisme de certificare independente sau alte probe/dovezi care confirmă asigurarea unui nivel corespunzător al managementului securității informației și să permită, la cerere, auditarea IT conform Norma ASF nr. 4/2018.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

- prin completare DUAE de către toți operatorii economici participanți la procedură; la nivelul DUAE trebuie precizate următoarele informații: numărul și data contractului invocat ca experiență similară, valoarea contractului (exprimată în euro fără TVA), beneficiarul, obiectul contractului detaliat, perioada de livrare, data și numărul documentului de recepție, modul de îndeplinire a obligațiilor contractuale și dacă este cazul eventuale prejudicii.- documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE vor fi prezentate la solicitarea autorității contractante de către ofertantul situat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire. Documentele justificative solicitate sunt: certificate/ documente emise sau contrasemnate de autorități contractante sau clienți privați, beneficiari ai serviciilor, cum ar fi procese verbale de recepție cantitativă și calitativă, recomandări sau orice alte documente echivalente care să ateste prestarea efectivă a serviciilor din DUAE. Pentru a demonstra capacitatea de a furniza aplicații software, operatorul trebuie să facă dovada faptului că aplicațiile dezvoltate și implementate au fost recepționate, respectiv au fost /sunt funcționale. Documentele prezentate trebuie să fie valabile (actuale/reale) la data prezentării. Documentele emise într-o altă limbă decât limba română vor fi însoțite de traduceri autorizate în limba română.Note:În cazul unei oferte comune (asociații) cerințele de calificare cu privire la experiența relevantă se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului (prin cumul).În cazul în care cerința de calificare privind experiența relevantă este demonstrată prin invocarea susținerii unei/unor terțe persoane, odată cu DUAE trebuie prezentat/e angajamentul/ele ferm/e din partea terțului/terților conform prevederilor art. 48 din Normele metodologice aprobate prin H.G. nr. 395/2016 și ale art. 182 și art.193 alin.(2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
În cazul în care ofertantul utilizează capacitățile subcontractanților, subcontractantul/ subcontractanții vor completa în mod corespunzător direct în SEAP, în secțiunea dedicată a procedurii de achiziție publică, DUAE deja configurat de autoritatea contractantă. Subcontractanții pe ale căror capacități se bazează ofertantul pentru demonstrarea îndeplinirii anumitor criterii de calificare și selecție sunt considerați și terți susținători, caz în care acordul de subcontractare reprezintă, în același timp și angajament ferm. Subcontractantul precizează în DUAE toate informațiile care prezintă relevanță din perspectiva capacităților subcontractaților pe care se bazează ofertantul în cadrul procedurii de atribuire. În cazul subcontractanților pe ale căror capacități ofertantul nu se bazează, vor prezenta DUAE doar în scopul demonstrării neîncadrării în motivele de excludere. Ofertantul va prezenta acordul de subcontractare (Formularul 6 - modelul orientativ din secțiunea Formulare) și DUAE incluzând informațiile cu privire la existența subcontractării, precum și celelalte aspecte solicitate prin formularul standard al DUAE. Este necesar ca toți cei care trebuie să răspundă la DUAE să fie înregistrați ca utilizatori ai sistemului SEAP. Documentele justificative care probează cele asumate în acordul de subcontractare vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc în clasamentul rezultat la finalizarea evaluării ofertelor.Autoritatea contractantă are dreptul de a solicita ofertantului să transmită informații și documente relevante referitoare la capacitatea tehnică și profesională a subcontractanților propuși, cu privire la părțile din contract pe care aceștia urmează să le îndeplinească efectiv. În cazul în care din aceste informații și documente prezentate nu rezultă că subcontractantul propus are capacitate tehnică și profesională necesară, autoritatea contractantă respinge subcontractantul propus și propune o singură dată ofertantului înlocuirea acestuia și prezentarea unui alt subcontractant care să aibă capacitatea tehnică și profesională necesară îndeplinirii părții din contract.Note:Înainte de semnarea contractului, ofertantul câștigător va prezenta contractul de subcontractare încheiat între ofertant și subcontractant, în original sau în copie legalizată. Acesta trebuie să fie în concordanță cu oferta și se va constitui ca anexă la contractul de achiziție publică.
Modalitatea de îndeplinire:- în vederea îndeplinirii cerinței pentru ISO 27001, sau echivalent, ofertantul/membrii asocierii/terții susținători/subcontractanții vor completa DUAE - Partea IV "Criteriile de selecție" - Sectiunea D "Sisteme de asigurare a calității și standarde de management de mediu". Ofertantul clasat pe primul loc, înainte de semnarea contractului va prezenta dovada implementării sistemului de management al securității informației pentru activitatea principală, prin prezentarea unor certificate valabile emise de organisme de certificare independente sau alte probe/dovezi care confirmă asigurarea unui nivel corespunzător al managementului informațiilor pentru fiecare asociat în parte, dacă este cazul și prezentarea unei declarații din care rezultă permisiunea, la cerere, a auditării IT conform Norma ASF nr. 4/2018.Note:1. Dacă un grup de operatori economici depune o ofertă comună, cerința se demonstrează individual de către fiecare membru în parte, pentru partea de contract pe care o realizează. În această situație, și ofertantul asociat va completa DUAE - Partea IV "Criteriile de selecție" - Sectiunea D "Sisteme de asigurare a calitații și standarde de management de mediu". În acest caz, împreună cu DUAE și cu oferta, este obligatorie încărcarea în SEAP a Acordului de Asociere, semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în condițiile legii.2. Cerința privind certificarea ISO 27001 sau echivalent nu poate fi îndeplinită prin intermediul unei alte persoane (terț sustinător).3. În cazul în care operatorul economic demonstrează că nu are acces la un certificat de calitate, la un certificat cu privire la sistemele sau standardele de management al securității informației, ori nu a avut posibilitatea de a le obține până la momentul depunerii ofertelor, din motive care nu îi sunt imputabile, ofertantul poate prezenta orice alte probe sau dovezi, în măsura în care probele/dovezile prezentate confirmă asigurarea unui nivel corespunzător al calității, respectiv sistemul de management al securității informației, echivalent cu cel solicitat prin documentația de atribuire.

În situația în care garanția de bună excuție se constituie prin scrisoare de garanție bancară emisă de o instituție de credit din România sau alt stat, în favoarea FGA, va fi utilizat Formularul 11. Instrumentul de garantare trebuie să prevadă că plata garanției de bună execuție se va executa oricând pe parcursul derulării contractului, în limita prejudiciului creat, orice sume, până la concurența sumei reprezentând 10% din valoarea contractului fără TVA, pe baza notificării atât a contractantului, cât și a emitentului instrumentului de garantare, precizând obligațiile care nu au fost executate, precum și modul de calcul al prejudiciului. În situația executării garanției de bună execuție, parțial sau total, prestatorul are obligația de a reîntregi garanția în cauză raportat la restul rămas de executat.
Beneficiarul se obligă să restituie garanţia de bună execuţie la solicitarea prestatorului, în termen de 14 zile de la data îndeplinirii de către prestator a obligaţiilor asumate prin contract dacă nu a emis pretenţii asupra ei până la acea dată.
Ca si recomandare din partea autoritatii contractante, in estimarea valorii contractului se poate merge pe 70% valoarea aplicatiei (dezvoltare, implementare, instruire, testate, etc) si 30% servicii de cloud, suport și mentenanta 3 ani (din valoarea totala a contractului).