Achiziție implementare sistem informatic pentru digitizarea proceselor de administrare a documentelor și retro-digitalizarea arhivei

Scurtă descriere

Achiziția include totalitatea echipamentelor, licențelor software şi a serviciilor de implementare (analiză, instalare şi configurare echipamente şi aplicații) necesare pentru operaționalizarea unui sistem informatic integrat care să respecte totalitatea cerințelor funcționale și tehnice solicitate în caietul de sarcini precum și a serviciilor de retro-digitalizare a arhivei Consiliului Judeţean Teleorman. Sistemul integrat va include atât soluții front-office (portal web pentru servicii electronice), cât și back-office (soluții care facilitează exercitarea ariilor de competenţe vizate de prezentul proiect).
Numărul de zile înainte de termenul-limită pentru primirea Ofertelor până când Ofertanții pot solicita clarificări: 19.
Numărul de zile calendaristice înaintea termenului limită de primire a Ofertelor la care Autoritatea contractantă va răspunde în mod clar și complet la toate solicitările de clarificări și/sau informații suplimentare primite de la operatorii economici interesați: 11.
Orice solicitare de clarificări trebuie transmisă în SEAP (https://www.e-licitatie.ro/pub).

Descrierea achiziției publice

Contractul de achiziție publică „Achizitie implementare sistem informatic pentru digitizarea proceselor de administrare a documentelor si retro-digitalizarea arhivei” are ca scop implementarea unui sistem informatic personalizat pentru optimizarea serviciilor administratiei locale si servicii de retrodigitalizare.
Serviciile incluse în obiectul achiziţiei sunt:
- furnizarea echipamentelor aferente sistemului informatic integrat;
- instalarea, configurarea și testarea infrastructurii hardware;
- instalarea și configurarea soluțiilor software de bază ale sistemului informatic integrat;
- implementarea sistemului informatic integrat;
- instalarea și configurarea sistemului informatic integrat;
- realizarea testelor functionale si de acceptanță;
- retro-digitalizarea arhivei Consiliului Județean Teleorman;
- migrarea datelor.

Criteriul de calitate (denumire)

Identificarea și încadrarea în timp a jaloanelor semnificative în execuția contractului, inclusiv descrierea modului în care acestea vor fi reflectate în raportări

Informații despre fondurile Uniunii Europene

Proiectul „Capacitate administrativa moderna si inovativa” finantat prin Programul Operational Capacitate Administrativa 2014 -2020, Axa prioritara Administratie Publica si sistem judiciar accesibile si transparente. Obiectivul specifiv 2.1. Introducerea de sisteme si standarde comune in administratia publica locala ce optimizeaza procesele orientate catre beneficiari in concordanta cu SCAP.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

a) Orice operator economic care depune oferta in mod individual sau in asociere, subcontractant sau tert sustinator, nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art.164, 165, 167 din Legea nr.98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare. Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintei: se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc, dupa aplicarea criteriului de atribuire.
Aceste documente pot fi:
1. Certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante, cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) valabile la momentul prezentării; pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declaraţie pe propria răspundere privind îndeplinirea obligaţiilor;
2. Cazierul judiciar al respectivului operator economic și a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/ actul constitutiv, in valabilitate la momentul prezentării;
3. dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute la art. 166 alin.(2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea nr.98/2016 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare;
4. alte documente edificatoare, dupa caz.
In cazul în care oferta clasata pe primul loc este depusa de o asociere, fiecare asociat (inclusiv liderul) va prezenta documentele mentionate mai sus.
În cazul în care în tara de origine sau în tara în care este stabilit ofertantul nu se emit documente de natura celor prevazute mai sus sau respectivele documente nu vizeaza toate situatiile prevazute la art. 164, 165 si 167 din Legea nr.98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare, autoritatea contractanta are obligatia de a accepta o declaratie pe propria raspundere sau, daca în tara respectiva nu exista prevederi legale referitoare la declaratia pe propria raspundere, o declaratie autentica data în fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare sau a unei asociatii profesionale care are competente în acest sens.
b) Orice operator economic care depune oferta in mod individual sau in asociere, subcontractant sau tert sustinator, nu trebuie sa se afle in niciuna dintre situatiile prevazute la art. 59- 60 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.
Operatorul economic (ofertant/ofertant asociat/subcontractor/tert sustinator) va completa cerinta corespunzatoare in formularul DUAE din documentatia de atribuire.
Declaratia privind neîncadrarea în situatiile prevazute la art. 59-60 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare (Formular 1), se va prezenta odata cu DUAE, de catre participantii la procedura de atribuire (ofertant, asociat, subcontractant si tert
sustinator).
Persoanele care detin functii de decizie din cadrul autoritatii contractante sunt:
Adrian Ionuț Gâdea (Președinte), Oana-Raluca Fedeleș (Vicepreședinte), Adrian Florescu (Vicepreședinte), Mircea Dumitrescu (Administrator public al județului), Silvia Oprescu (Secretar general al judeţului), Florentina Eliza Putineanu (Director executiv), Mariana Bojă (Șef birou), Iuliana Ionescu (Director executiv), Claudia Pană (Director executiv), Gabriela Radu (Șef Serviciu), Lucreția Țoneff (Șef serviciu), Bogdan Andrei Potbăniceanu (Consilier achiziții publice), Rozalia Daniela Miloş (Consilier achiziții publice), Elena Pena (Consilier achiziții publice), Aurelia Magdalena Popescu (Consilier achiziții publice), Giuliana Isaura Vasile (Consilier achiziții publice), George Condeescu (Consilier), Diana Silvia Stănescu (Inspector), Dănuț Dragodan (Referent), Marius Dicu (Consilier juridic), Mihai Robert Belu (Inspector Specialitate), Dana Irina Buzică (Referent), Nela Dorica Iordan (Inspector), Virginia Oancea (Consilier juridic), Florin Burcea (Consilier), Marius Cătălin Coman (Șef serviciu), Brumaru Alexandru-Gabriel – expert extern cooptat (expert tehnic).
Documentele prezentate în alta limba decât româna vor fi însotite de traducerea autorizata în limba româna.
Operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condiţiile legii din ţara rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situaţiile de anulare a constituirii, precum şi faptul
că are capacitatea profesională de a realiza activităţile ce fac obiectul contractului. În cazul ofertanţilor nerezidenţi, aceştia vor prezenta orice documente edificatoare din care să rezulte forma de înregistrare sau apartenenţa din punct de vedere profesional în ţara de origine, iar documentele vor fi însoţite de traducerea autorizată în limba română. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.
Modalitate de îndeplinire: completare DUAE in conformitate cu Notificarea privind utilizarea DUAE în procedurile desfășurate exclusiv prin mijloace electronice, publicata pe site-ul ANAP in data de 08/04/2019, urmând ca documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertantilor straini, documente echivalente emise în tara de rezidenta, urmeaza sa fie prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc, dupa aplicarea criteriului de atribuire. Cerinţa se aplică inclusiv pentru subcontractanţi şi/sau terţi susţinători care completează informaţiile aferente situaţiei lor la nivelul unui DUAE distinct şi asociaţii.
Documentele prezentate în alta limba decât româna vor fi însotite de traducerea autorizata în limba româna.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cifra de afaceri medie specificaOfertantul (Operator Economic individual sau Asociere de Operatori Economici) trebuie sa dovedească o medie a cifrei de afaceri anuală în domeniul obiectului Contractului, în ultimele 3 (trei) exerciții financiare încheiate (2019, 2020, 2021) de cel puțin: 1.885.000 RON.

Se va completa DUAE de către operatorii economici (ofertanți/ofertanți asociați/terți susținători) participanți la procedura de atribuire a contractului de achiziție publică cu informațiile solicitate de către autoritatea contractantă. Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței vor fi prezentate doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor: bilanțuri contabile sau extrase de bilanț, rapoarte de audit financiar sau alte documente emise de organisme specializate care confirmă nivelul cifrei de afaceri înscris în DUAE.Pentru operatorii economici nerezidenți în România, în cazul în care emiterea și/ sau publicarea situațiilor financiare nu este prevăzută de legislația țării de origine sau a țării în care este stabilit operatorul economic, atunci acesta va prezenta orice alte documente edificatoare care să reflecte o imagine fidelă a situației sale economice și financiare.Persoanele juridice străine vor prezenta certificatele/ documentele edificatoare în original sau în copie legalizată sau în copie lizibilă cu mențiunea „conform cu originalul”, însoțite de traducerea autorizată în limba romană.Note:1. În cazul unei oferte comune (asociere), cerința se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului (prin cumul). Odată cu DUAE, trebuie prezentat Acordul de asociere.2. În cazul în care cerința este demonstrată prin invocarea susținerii unei/unor terțe persoane, odată cu DUAE trebuie prezentat/e Angajamentul/ele ferm/e de susținere din partea terțului/terților, din care sa rezulte inclusiv modul efectiv prin care terțul/terții susținător/i va/vor asigura îndeplinirea angajamentului de susținere.3. Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/ subcontractant/ terț susținător) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă. 4. Se vor depune, odată cu DUAE, următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, a acordului de subcontractare și/sau a acordului de asociere, după caz. Nedepunerea acestora odată cu DUAE, constituie temei pentru solicitarea de clarificări pentru eventualele inadvertențe de formă ale informațiilor cuprinse în secțiunile DUAE, atât ale ofertantului, cât și ale subcontractantului/terțului susținător, acest lucru fiind necesar pentru a asigura desfășurarea corespunzătoare a procedurii de atribuire.Concret, în cazul în care operatorul economic își demonstrează situația economică și financiară invocând și susținerea acordată de către unul sau mai mulți terți, atunci operatorul economic are obligația de a dovedi autorității contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terțului/terților. Odată cu angajamentul de susținere, ofertantul are obligația să prezinte documente transmise acestuia de către terțul/ terții susținător/susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/ terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. În cazul în care ofertantul demonstrează îndeplinirea criteriilor referitoare la situația economică și financiară bazându-se pe capacitățile altor entități, invocând, după caz, susținerea unui terț, DUAE, împreună cu angajamentul de susținere, trebuie să fie completat separat și de către terțul/terții susținător(i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul. DUAE prezentat de terțul/terții susținător(i) va include toate informațiile din care să reiasă că terțul nu se află în niciuna din situațiile de excludere menționate la art. 164, 165 și 167, precum și informațiile din care să reiasă că îndeplinește criteriile privind capacitatea, astfel cum au fost solicitate de autoritatea contractantă.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertantul (Operator Economic individual sau Asociere de Operatori Economici) va prezenta lista principalelor prestari de servicii din ultimii 3 ani, cu indicarea valorilor, datelor și a beneficiarilor publici sau privați, prin care va demonstra, la nivelul a minimum un contract, maximum 3 (trei) contracte, că a prestat servicii similare (prin "servicii similare" se intelege: servicii de dezvoltare de software IT si/sau servicii de retro-digitizare si/sau servicii implementare sistem informatic), având o valoare cumulată de cel puțin 1.505.000 lei (fără TVA).Referința la ultimii 3 ani trebuie să fie întotdeauna calculată în sens invers plecând de la termenul-limită de depunere a Ofertei, așa cum este indicat în Anunțul de participare sau orice eventuală erată publicată de către Autoritatea Contractantă.Prestarile de servicii se confirma prin prezentarea unor certificate/documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori de clientul beneficiar.În cazul în care beneficiarul este un client privat si, din motive obiective, operatorul economic nu are posibilitatea obtinerii unei certificari/ confirmari din partea acestuia, demonstrarea prestarilor de servicii se realizeaza printr-o declaratie a operatorului economic.
Proportia de subcontractareÎn cazul în care Ofertantul (operator economic individual sau asociere de operatori economici, după caz) intenționează să subcontracteze o parte din obiectul Contractului, acesta trebuie să prezinte informații despre categoriile de servicii din Contract pe care intenționeze să le subcontracteze, precum și procentul aferent activităților indicate în ofertă ca fiind realizate de subcontractanți.
Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calitatiiOfertantul (Operatorul Economic individual sau fiecare membru al unei Asocieri) trebuie să demonstreze că deține certificări specifice care atestă respectarea de către acesta a standardelor de asigurare a calității ISO 9000-1 sau echivalent, prin prezentarea unor certificate acreditate sau alte probe/dovezi.În cazul în care Ofertantul este o Asociere de Operatori Economici, fiecare membru al Asocierii trebuie să prezinte individual informațiile pentru partea din Contract/Acordul-cadru pe care o va realiza, demonstrând că deține certificări specifice care atestă respectarea de către acesta a standardelor de asigurare a calității ISO 9000-1 sau echivalent.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile ce descriu nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător cerințelor autorității/entității contractante. Asociatul/asociații nominalizați va/vor prezenta distinct DUAE în care se vor cuprinde informațiile solicitate.La nivelul DUAE trebuie precizate informații cum ar fi: - numărul și data contractului invocat drept experiență similară; - tipul/categoriile de servicii; - valoarea în lei, fără TVA a serviciilor prestate în cursul unei perioade care acopera cel mult ultimii 3 ani, calculati pana la data limită de depunere a ofertelor;- beneficiarul;- data și numărul documentului de recepție, precum și ponderea și/ sau activitățile pentru care a fost responsabil (in cazul unei asocieri sau subcontractari).Aceste informatii se vor completa la rubrica „Descriere” din cadrul DUAE.La solicitarea autoritătii contractante, doar ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va prezenta documente justificative care probează îndeplinirea cerintei privind capacitatea tehnică si profesională, astfel:- procesul-verbal de recepție sau alte documente din care să reiasă următoarele informații: beneficiarul, cantitatea/valoarea, perioada și locul livrării;- recomandări;- copii ale unor părți relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit;- certificate constatatoare;- alte documente echivalente.În cazul unei oferte comune (asociere), cerința se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului (prin cumul). Odată cu DUAE, trebuie prezentat acordul de asociere.În cazul în care contractul/contractele prezentate ca experientă similară au fost prestate în asociere, valoarea ce va fi luată în considerare pentru îndeplinirea cerinței minime se va calcula în conformitate cu procentul prevăzut în Acordul de asociere, care seva prezenta împreună cu celelalte documente doveditoare pentru îndeplinirea cerinței.În cazul în care contractul/contractele prezentate ca experiență similară au fost prestate în calitate de subcontractant, valoarea ce va fi luată în considerare pentru îndeplinirea cerinței minime se va calcula în conformitate cu valoarea contractului de subcontractare. În această situație se va prezenta, conform Instructiunii ANAP nr.2/2017 (art.14, alin. 3), un document de la beneficiarul final care să atestate faptul că respectivul operator economic a avut calitatea de subcontractor.Note:În cazul în care operatorul economic își demonstrează capacitatea tehnică și/sau profesională invocând și susținerea acordată de către unul sau mai mulți terți, atunci operatorul economic are obligația de a dovedi autorității contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terțului/terților. Odată cu angajamentul de susținere, ofertantul are obligația să prezinte documente transmise acestuia de către terțul/terții susținător/susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/ terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. În cazul în care ofertantul demonstrează îndeplinirea criteriilor referitoare la capacitatea tehnică și profesională bazându-se pe capacitățile altor entități, invocând, după caz, susținerea unui terț, DUAE, împreună cu angajamentul de susținere, trebuie să fie completat separat și de către terțul/terții susținător(i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul. DUAE prezentat de terțul/ terții susținător(i) va include toate informațiile din care să reiasă că terțul nu se află în niciuna din situațiile de excludere menționate la art. 164, 165 și 167, precum și informațiile din care să reiasă că îndeplinește criteriile privind capacitatea, astfel cum au fost solicitate de autoritatea contractantă.În cazul în care ofertantul intenționează să subcontracteze o parte/părți din contract, DUAE include și informații privind partea din contract care urmează a fi eventual subcontractată și va avea anexat acordul de subcontractare. Subcontractanții pe a căror capacități se bazează ofertantul trebuie să completeze, la rândul lor, DUAE separat, incluzând toate informațiile din care să reiasă că subcontractantul/subcontractanții nu se află în niciuna din situațiile de excludere menționate la art. 164, 165 și 167, precum și precum și informațiile din care să reiasă că îndeplinește criteriile privind capacitatea, astfel cum au fost solicitate de autoritatea contractantă.Documentele justificative urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor sau de oricare ofertant, oricând pe parcursul procesului de evaluare, dacă autoritatea contractantă va considera acest lucru ca fiind necesar.
In cazul in care ofertantul va subcontracta o parte din contract, ofertantul are obligatia de a completa in DUAE procentul de subcontractare aferent fiecarui subcontractant declarat si informaţii privind partea din contract care urmează a fi subcontractată.De asemenea, fiecare subcontractant va completa un formular DUAE separat care sa cuprinda informatiile solicitate. Ofertantii vor incarca in mod obligatoriu in SEAP, impreuna cu DUAE si cu oferta, acordul/acordurile de subcontractare incheiate intre contractant si subcontractantul/subcontractantii nominalizat/ nominalizati in oferta. Acordul/acordurile de subcontractare va/vor fi semnat/e cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in conditiile legii si trebuie sa fie in concordanta cu oferta. Acestea trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente: numele, datele de contact, reprezentantii legali ai subcontractantului; activitatile ce urmeaza a fi subcontractate; procentul de subcontractate; optiunea privind realizarea platilor direct catre subcontractant.Autoritatea Contractanta are dreptul de a solicita ofertantului clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire sa transmita informatii si documente relevante referitoare la capacitatea tehnica si profesionala a subcontractantilor propusi, cu privire la partea/partile din contract pe care acestia urmeaza sa o/le indeplineasca efectiv.
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire.Documente justificative care probează îndeplinirea cerinței vor fi prezentate doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor pot fi: certificat valabil la momentul prezentării, emis de un organism de certificare acreditat care să ateste respectarea de către operatorul economic a standardului ISO 9000-1, sau echivalent, sau alte probe ori dovezi care confirmă asigurarea unui nivel corespunzător al calității (pentru cazurile specifice prevăzute de lege). Persoanele juridice străine vor prezenta certificatele/documentele edificatoare, în copie lizibilă, însotite de traducere autorizata în limba română.

1) Modalitatea de departajare a ofertelor cu preturi egale: In cazul in care doua sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face avand in vedere punctajul obtinut la factorii de evaluare in ordinea descrescatoare a ponderilor acestora. In situatia in care egalitatea se mentine, autoritatea contractanta va solicita noi propuneri financiare in SEAP si oferta castigatoare va fi desemnata cea cu propunerea financiara cea mai mica.
2) Eventuale propuneri de modificare a clauzelor contractuale specifice ca urmare a solicitarilor de clarificari vor fi acceptate numai în măsura în care acestea nu vor fi în mod evident, dezavantajoase pentru autoritatea contractantă.
3) Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent.