Implementarea unui sistem informatic pentru optimizarea procedurilor si fluxurilor de lucru” în cadrul proiectului cu titlul „Digital. IAȘI”

Scurtă descriere

Scopul contractului vizează servicii de implementare a unei infrastructuri digitale, produs de tip comercial disponibil Ofertantului la momentul depunerii ofertei, de analiză, configurare, personalizare și punere în producție a unei soluții informatice prin care se va realiza digitalizarea competențelor exclusive ale instituțiilor publice subordonate UAT Municipiului Iași, se va asigura componenta de interconectivitate și interoperabilitate, și se vor presta servicii de instruire și dezvoltare a competențelor digitale în cadrul Proiectului.
Ofertanții vor avea în vedere încadrarea soluției informatice în condițiile de eligibilitate prevăzute în GHIDUL SOLICITANTULUI - Cererea de proiecte CP16/2021 less Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate.
Prestatorul are obligația să-și însușească prevederile Manualului de Identitate Vizuală pentru PROGRAMUL OPERAŢIONAL CAPACITATE ADMINISTRATIVĂ 2014-2020, manual care va sta la baza tuturor materialelor care se vor realiza în cadrul acestui proiect, cu precădere în etapa de instruire a personalului.
Obiectivul general al Proiectului, la care serviciile solicitate contribuie în format standardizat, vizează consolidarea capacității administrative a Municipiului Iași - instituții subordonate în ceea ce privește implementarea măsurilor de simplificare administrativă de tip front-office/front-end și back-office/back-end în baza competențelor sale, corelată cu introducerea de metode electronice de gestionare a atribuțiilor curente de serviciu, având ca rezultat creșterea calității actului administrativ pe termen lung.
Serviciile solicitate prin Proiect contribuie la realizarea OS2.1 al POCA, prin:
• optimizarea colaborării dintre instituțiile/serviciile/birourile/compartimentele din cadrul instituțiilor subordonate, în problema managementului documentelor emise în baza competentelor exclusive ale instituției;
• crearea și punerea la dispoziția beneficiarilor a serviciilor furnizate, a unui sistem de informare și comunicare integrat, în domenii de interes;
• reducerea birocrației din administrație și creșterea operativității interfeței cetățean-administrație;
• apropierea și implicarea cetățeanului în procesul de planificare strategică;
• creșterea capacității administrației publice de a elabora, asigura implementarea și monitorizarea documentelor strategice care vizează soluții inteligente de dezvoltare urbană sustenabilă.
Rezultatele specifice ale Proiectului la care serviciile solicitate contribuie sunt:
• Rezultat program 3: Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate;
• Rezultat proiect: Implementare Ecosistem digital interinstituțional interconectat si interoperabil (platforma pentru modelarea fluxurilor interne, platformă de comunicare interinstituțională, platforma de lucru colaborativ pentru exercitarea competențelor exclusive, platforma de management al identităților, platforma de semnare electronică, baze de date), inclusiv dezvoltarea abilităților personalului în vederea utilizării si administrării soluțiilor informatice implementate.
Termenul limita in care Autoritatea Contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificări: 11 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor in anunțul de participare. Numărul de zile pana la care se pot solicita clarificări înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor este de 18 zile.

Descrierea achiziției publice

Scopul contractului vizează servicii de implementare a unei infrastructuri digitale, produs de tip comercial disponibil Ofertantului la momentul depunerii ofertei, de analiză, configurare, personalizare și punere în producție a unei soluții informatice prin care se va realiza digitalizarea competențelor exclusive ale instituțiilor publice subordonate UAT Municipiului Iași, se va asigura componenta de interconectivitate și interoperabilitate, și se vor presta servicii de instruire și dezvoltare a competențelor digitale în cadrul Proiectului.
Ofertanții vor avea în vedere încadrarea soluției informatice în condițiile de eligibilitate prevăzute în GHIDUL SOLICITANTULUI - Cererea de proiecte CP16/2021 less Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate.
Prestatorul are obligația să-și însușească prevederile Manualului de Identitate Vizuală pentru PROGRAMUL OPERAŢIONAL CAPACITATE ADMINISTRATIVĂ 2014-2020, manual care va sta la baza tuturor materialelor care se vor realiza în cadrul acestui proiect, cu precădere în etapa de instruire a personalului.
Obiectivul general al Proiectului, la care serviciile solicitate contribuie în format standardizat, vizează consolidarea capacității administrative a Municipiului Iași - instituții subordonate în ceea ce privește implementarea măsurilor de simplificare administrativă de tip front-office/front-end și back-office/back-end în baza competențelor sale, corelată cu introducerea de metode electronice de gestionare a atribuțiilor curente de serviciu, având ca rezultat creșterea calității actului administrativ pe termen lung.
Serviciile solicitate prin Proiect contribuie la realizarea OS2.1 al POCA, prin:
• optimizarea colaborării dintre instituțiile/serviciile/birourile/compartimentele din cadrul instituțiilor subordonate, în problema managementului documentelor emise în baza competentelor exclusive ale instituției;
• crearea și punerea la dispoziția beneficiarilor a serviciilor furnizate, a unui sistem de informare și comunicare integrat, în domenii de interes;
• reducerea birocrației din administrație și creșterea operativității interfeței cetățean-administrație;
• apropierea și implicarea cetățeanului în procesul de planificare strategică;
• creșterea capacității administrației publice de a elabora, asigura implementarea și monitorizarea documentelor strategice care vizează soluții inteligente de dezvoltare urbană sustenabilă.
Rezultatele specifice ale Proiectului la care serviciile solicitate contribuie sunt:
• Rezultat program 3: Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni la nivel local corelate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor administrative pentru cetățeni implementate;
• Rezultat proiect: Implementare Ecosistem digital interinstituțional interconectat si interoperabil (platforma pentru modelarea fluxurilor interne, platformă de comunicare interinstituțională, platforma de lucru colaborativ pentru exercitarea competențelor exclusive, platforma de management al identităților, platforma de semnare electronică, baze de date), inclusiv dezvoltarea abilităților personalului în vederea utilizării si administrării soluțiilor informatice implementate.
Termenul limita in care Autoritatea Contractanta va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificări: 11 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor in anunțul de participare. Numărul de zile pana la care se pot solicita clarificări înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor este de 18 zile.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 59-60, 164, 165, 167 din Legea nr.98/2016
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor anterior menționate:
Se va completa DUAE în SEAP de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți și subcontractanți) cu informațiile aferente situației lor,.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Aceste documente pot fi:
• certificate constatatoare privind plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) valabile la momentul prezentării pentru sediul principal iar pentru sediile secundare/puncte de lucru o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate
• cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv;
• după caz, documente prin care se demonstrează faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
• alte documente edificatoare, după caz.
Se va prezenta declarația de neîncadrare în prevederile art. 60 odată cu DUAE de către toți participanții la procedura de atribuire (ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător) -Formular (Secțiunea Formulare).
Declarația se va depune odată cu DUAE de către toți participanții la procedura de atribuire(ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător).
- se vor depune, odată cu DUAE, următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezulta modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, a acordului de subcontractare si/sau a acordului de asociere, după caz.
Nedepunerea odată cu DUAE a angajamentului ferm/acordului de subcontractare conduce la declararea ofertei ca inadmisibilă, în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificări și completări.
Persoanele juridice străine vor prezenta orice documente edificatoare privind dovedirea eligibilității. Pentru ofertanții nerezidenți se vor aplica prevederile art. 168 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.
Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a solicita în mod direct informații de la autoritățile competente străine, în cazul în care are incertitudini în ceea ce privește existenta sau inexistenta unei situații de excludere dintre cele descrise.
Persoanele care dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante sunt următoarele: MIHAI CHIRICA- primar, DANIEL JURAVLE - Viceprimar, CEZAR ALEXANDRU BACIU - Viceprimar, DENISA LILIANA IONASCU - Secretar, APETROAEI MARIA - Director General DGEFPL, CAZUC CARMEN - Director Executiv DGEFPL, OTELEANU CRISTINA DANIELA - Director Direcția Juridica , VIORICA BOSTAN - Director Executiv Direcția Tehnica si Servicii Comunitare, CATALIN BOGHIU - Director Executiv DTDISC, ANCUTA GHIURCO - Control Financiar Preventiv.
Comisia de evaluare: Gabriel Ștefan Chirilă, Anca Elena Lungu, Andrei Arsene, Dan Ignat, Mădălina Spînu Siriteanu
Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în nici una dintre situațiile de anulare a constituirii precum și că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței:
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează să fie prezentate la solicitarea autorității contractante doar de către ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Atât subcontractantul cât și terțul susținător completează câte un DUAE distinct conform prevederilor art. 170 alin.(3) si art.183 din Legea nr 98/2016.
Certificat constatator emis de ONRC din care să rezulte obiectul de activitate al respectivului operator economic. Ofertanții vor avea în vedere faptul că informațiile cuprinse în Certificatul ONRC să fie reale, valabile la data prezentării acestui document.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor anterior menționate:
- se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți și subcontractanți) cu informațiile aferente situației lor.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
În cazul în care țara de origine sau în țara în care este stabilit ofertantul este alta decât Romania, apartenența din punct de vedere profesional va fi dovedita cu documente din tara de origine, echivalente cu cele solicitate. Aceste documente se vor depune în limba romana, traduse de traducător autorizat.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertantul trebuie sa demonstreze ca a dus la bun sfârșit* în ultimii 3 ani** servicii similare în valoare cumulată de minim: 1.000.000,00***Lei.*) Prin servicii duse la bun sfârșit se înțelege: - servicii recepționate parțial, cu condiția ca acestea să fi putut fi utilizate de Beneficiar ca rezultat independent;- servicii recepționate la sfârșitul prestării. **) ultimii 3 ani se raportează la termenul limită de depunere a ofertelor, cu aplicarea corespunzătoare a Instrucțiunii ANAP nr. 2/2017 (art. 13). ***) Prin servicii similare se înțelege servicii de dezvoltare software și/sau implementare a unei soluții și/sau sistem informatic integrat.
Proportia de subcontractareInformații privind partea din contract pe care operatorul economic are, eventual, intenția să o subcontractezeOfertantul are obligația de a preciza partea/părțile din contract pe care urmează să le subcontracteze și datele de recunoaștere ale subcontractanților propuși

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Modalitatea prin care poate fi demonstrata îndeplinirea cerinței: In vederea îndeplinirii cerinței, ofertantul/ ofertantul asociat/ terțul susținător va completa DUAE în SEAP - Secțiunea "Capacitatea tehnica și profesională", indicând în mod explicit, pentru fiecare contract prezentat, cel puțin următoarele informații necesare pentru a verifica modul de îndeplinire a criteriului: denumirea contractului, Beneficiarul, tipul serviciilor duse la bun sfârșit, perioada de prestare a serviciilor și documentele care atestă recepția serviciilor.Ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire va prezenta, anterior atribuirii contractului, la solicitarea Autorității Contractante, certificate/ documente care atestă îndeplinirea cerinței, și anume: certificate/ documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori de către clientul beneficiar și/sau procese verbale de recepție și/sau Documente constatatoare emise de autoritățile contractate și/sau Certificări de bună execuție, din care sa reiasă toate elementele necesare pentru confirmarea îndeplinirii cerinței de capacitate tehnică. Aceste documente vor fi prezentate și de către ofertantul asociat, în situația în care resursele acestuia au fost luate în considerare pentru îndeplinirea cerinței. Nota 1: Dacă un grup de operatori economici depune o ofertă comună, cerința se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. În această situație, și ofertantul asociat va completa DUAE - - Secțiunea "Capacitatea tehnică și profesională". De asemenea, împreuna cu DUAE și cu oferta, se va încarcă în SEAP și Acordul de Asociere, semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în condițiile legii. Nota 2: În vederea îndeplinirii cerinței, ofertantul poate beneficia de susținerea unui/unor terț/terți. În acest sens vor fi respectate prevederile art. 182 din Legea nr. 98/2016 si ale art. 48 din HG nr. 395/2016.Nota 3: În cazul în care ofertantul beneficiază de susținere din partea unui terț, terțul susținător va completa DUAE - Secțiunea "Capacitatea tehnică și profesională". Nota 4: În cazul în care beneficiază de susținere din partea unui terț, ofertantul va prezenta:a) Angajamentul ferm privind susținerea capacitații tehnice acordată de terțul susținător,. Angajamentul ferm va fi încărcat în SEAP împreuna cu DUAE și cu oferta și va fi semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în condițiile legii.b) documentele transmise ofertantului de către terțul/terții susținător/susținători, din care rezultă modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, care se constituie în anexe la angajamentul ferm. Aceste documente vor fi încărcate în SEAP împreună cu Angajamentul ferm, cu DUAE și cu oferta, și vor fi semnate cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în condițiile legii.c) certificate/ documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori de către clientul beneficiar și/sau procese verbale de recepție și/sau Documente constatatoare emise de autoritățile contractate și/sau Certificări de bună execuție, din care să reiasă toate elementele necesare pentru confirmarea îndeplinirii cerinței de capacitate tehnică. Documentele menționate la pct. c) vor fi prezentate de ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire, anterior atribuirii contractului, la solicitarea Autorității Contractante, cu respectarea cerințelor privind semnarea electronică a documentelor.
Modalitate de îndeplinire: în DUAE completat de ofertant se vor include și informațiile solicitate cu privire la subcontractanți.Conf. notificării ANAP nr 256/2016 se solicită tuturor ofertanților, să prezinte acordul de subcontractare odată cu oferta și DUAE până la data limită a depunerii ofertelor. Documentele justificative care probează cele asumate în acordul de subcontractare vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc la solicitarea autorității contractante.

Toate certificatele și documentele emise în altă limbă decât româna vor fi însoțite de traducerea autorizată a acestora în limba română. Toate răspunsurile la solicitările de clarificări aferente documentației de atribuire vor fi publicate într-un fișier electronic în SEAP atașat Anunțului de licitație deschisă.
În cazul unei asocieri, persoana care a semnat oferta, autorizată să angajeze ofertantul lider, trebuie confirmată prin depunerea în SEAP a împuternicirilor semnate de toți reprezentanții cu drept de semnătură ai partenerilor.
Criteriul de atribuire se va aplica numai ofertelor admisibile.
Operatorul economic va preciza în oferta depusă care din informațiile cuprinse în Propunerea Tehnică și în propunerea financiară, cu excepția prețului, sunt considerate a fi confidențiale, clasificate, protejate de un drept de proprietate intelectuală, în baza legislației aplicabile, în măsura în care, în mod obiectiv, dezvăluirea acestor informații ar prejudicia interesele legitime ale operatorului economic, în special în ceea ce privește secretul comercial și proprietatea intelectuală.
Ofertanții din cadrul acestei proceduri înțeleg că Autoritatea Contractantă nu poate fi considerată răspunzătoare pentru vreun prejudiciu în cazul anulării procedurii de atribuire indiferent de natura acestuia și indiferent dacă Autoritatea Contractantă a fost notificată asupra existenței unui asemenea prejudiciu. Ofertanții din cadrul acestei proceduri acceptă utilizarea condițiilor speciale de mai sus, asumându-și întreaga răspundere în raport cu eventualele prejudicii pe care le-ar putea suferi în situația descrisă.
Pentru vizualizarea documentației de atribuire încărcate în SEAP, operatorii economici trebuie să aibă un program necesar vizualizării fișierelor semnate electronic (site-urile furnizorilor de semnătură electronică).
Reguli de comunicare și transmitere a datelor:
­ Solicitările de clarificări referitoare la prezenta documentație de atribuire, se vor adresa în mod exclusiv în SEAP la Secțiunea Întrebări din cadrul procedurii de atribuire derulate prin mijloace electronice, iar răspunsurile la acestea vor fi publicate în SEAP la Secțiunea „Documentație, clarificări și decizii” din cadrul anunțului de participare, cât și în Secțiunea Întrebări, Autoritatea Contractantă urmând să nu dea curs solicitărilor adresate prin altă modalitate de comunicare.
­ Autoritatea Contractantă va răspunde în mod clar și complet la orice solicitare de clarificări sau informații suplimentare,
­ Pentru comunicările ulterioare depunerii ofertelor: comisia de evaluare va transmite solicitările de clarificare în legătură cu oferta prin utilizarea facilitaților tehnice disponibile în SEAP (Secțiunea “Întrebări”).
­ Operatorii economici vor transmite răspunsurile la clarificări și eventualele documente solicitate pe parcursul evaluării ofertelor prin intermediul SEAP (Secțiunea “Întrebări”), în format electronic, semnate cu semnătură electronică.
Cerințele tehnice definite la nivelul anunțului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producător, la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producție/metoda specifica de fabricație/prestare/execuție, vor fi înțelese ca fiind însoțite de mențiunea ”sau echivalent”