Achiziție hardware de prelucrare audio necesar derulării acțiunii de pilotare în 6 săli de judecată în cadrul proiectului „Dezvoltarea de sisteme integrate de înregistrare audio în sălile de judecată și a componentelor de transcriere automată (speech2text)”.

Scurtă descriere

Conform Hotărârii Guvernului (H.G.) nr. 592/2024 privind organizarea și funcționarea Ministerului Justiției, cu modificările și completările ulterioare, MJ elaborează politicile publice, strategiile și planurile de acțiune în domeniul justiției, al prevenirii și combaterii corupției și formelor grave de criminalitate, inclusiv în concordanță cu obiectivele programului de guvernare și negociază, implementează, monitorizează și evaluează programele internaționale de asistență tehnică și financiară pentru prevenirea criminalității și a corupției, indiferent de instituția beneficiară sau care le implementează.
Prin această achiziție se dorește implementarea în 2 instanțe pilot, respectiv în 6 săli de judecată sau de consiliu aflate în două regiuni geografice diferite, a aplicației de înregistrare și redarea a ședințelor de judecată, precum și testarea mai multor variante de echipamente pentru înregistrare și soluții tehnice pentru transcrierea sedințelor înregistrate.
Un element fundamental în cadrul programului pilot îl va reprezenta feedback-ul oferit atât de către utilizatorii finali din cadrul instanțelor pilot, precum și de către specialiștii IT din cadrul instanțelor implicate, fapt care va conduce la alegerea acelor echipamente hardware ce vor oferi cel mai bun raport calitate – preț, și pe cale de consecință la achiziționarea de echipamente hardware performante necesare desfășurării în cele mai bune condiții a înregistrărilor audio a ședințelor de judecată și a transcrierii audio în text a acestora.
În acest context Ministerul Justiției, demarează investițiile prevăzute în Planul Național de Redresare și Reziliență, investiția I.4 „Digitalizarea sistemului judiciar” aferente componentei 7 „Transformarea digitală” pentru dotarea instanțelor de judecată.

Calendarul clarificărilor:
Solicitările de clarificări se vor transmite prin intermediul portalului SEAP, la adresa www.e-licitatie.ro, semnate cu semnătura electronică.
Data limită de primire a solicitărilor de clarificări: 21 zile înainte de data limită pentru depunerea ofertelor în SEAP.
Potrivit art. 161 din Legea nr.98/2016 cu modificările şi completările ulterioare, în măsura în care clarificările sunt solicitate în timp util, răspunsul autorităţii contractante la aceste solicitări se va publica în S.E.A.P în a 11 zi înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor candidaturilor/ofertelor.
Răspunsurile la solicitările de clarificări vor fi publicate în S.E.A.P. de autoritatea contractantă, fără a dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările într-o singură etapă.

Descrierea achiziției publice

Obiectul achiziției îl reprezintă achiziția de hardware de prelucrare audio necesar derulării acțiunii de pilotare în 6 săli de judecată în cadrul proiectului „Dezvoltarea de sisteme integrate de înregistrare audio în sălile de judecată și a componentelor de transcriere automată (speech2text)”.
Ministerul Justiției, în calitate de autoritate contractantă, prin această achiziție dorește modernizarea sistemului judiciar prin înlocuirea echipamentelor de înregistrare a ședințelor de judecată , asigurarea infrastructurii hardware de salvare și transcriere a ședințelor de judecată.
Prin această achiziție, se dorește implementarea în 2 instanțe pilot, respectiv în 6 săli de judecată sau de consiliu aflate în două regiuni geografice diferite, a aplicației de înregistrare și redarea a ședințelor de judecată, precum și testarea mai multor variante de echipamente pentru înregistrare și soluții tehnice pentru transcrierea sedințelor înregistrate.
Autoritate contractantă intenționează să achiziționeze 6 tipuri de configurații de produse, numite în Caietul de sarcini drept Soluția 1 (S1), Soluția 2 (S2), Soluția 3 (S3), Soluția 4 (S4), Soluția 5 (S5), Soluția 6 (S6), pentru a fi testate în cadrul proiectului pilot.
Cerințele tehnice se regăsesc in Sectiunea II -Caietul de sarcini, parte a documentației de atribuire din SEAP.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cerință:
Media cifrei de afaceri anuală generală minimă impusă operatorului economic (operator economic sau membrii grupului de operatori economici împreună) pe ultimele trei exerciții financiare anterioare finalizate ( 2021, 2022 și 2023) trebuie să fie de cel puţin 150.000 lei.: În cazul organizațiilor non-profit (ex. universități, institute de cercetare, ONG-uri etc.), prin cifră de afaceri se înțeleg veniturile totale.
Modalitatea de îndeplinire preliminară
Ca dovadă preliminară pentru demonstrarea îndeplinirii cerinței minime, operatorul economic trebuie să completeze secțiunea dedicată din DUAE.
Modalitate de demonstrare în etapa finală a evaluării – documente suport solicitate pentru verificarea informațiilor din DUAE
După aplicarea criteriului de atribuire, ofertantul a cărei ofertă a fost clasată pe primul loc in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, la solicitarea autorității contractante va prezenta documente justificative care să ateste îndeplinirea cerinței.
Aceste documente pot fi:
- situaţii financiare sau a extrase din situaţiile financiare aferente ultimilor trei ani încheiați, respectiv, 2021, 2022 și 2023 ( ex: bilanț contabil,rapoarte de audit,orice alte documente edificatoare în susținerea cifrei de afaceri).
În cazul în care situația operatorul economic invocă susținerea acordată de unul sau mai mulți terți pentru demonstrarea situației economică și financiară, va prezenta un angajament ferm prin care se confirmă faptul că terţul/terții va pune/vor pune la dispoziţia ofertantului/asocierii resursele invocate.
NOTĂ: Se vor prezenta documente justificative actualizate, pentru terții susținători (dacă este cazul) ai ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cerință:
Operatorul ec. trebuie să fi dus la bun sfârşit în ultimii 3 ani calculați retroactiv datei limită stabilită în anunțul de participare publicat în SEAP pentru depunerea ofertelor, contracte de produse similare, la nivelul a maximum trei contracte de furnizare /contracte subsecvente atribuite în baza unui acord cadru/note de comandă, având o valoare cumulată de minim 150.000 lei făra TVA: Referința la ultimii 3 ani trebuie să fie întotdeauna calculată în sens invers plecând de la termenul limită pentru depunerea ofertelor în SEAP din anunțul de participare sau orice eventuală erată publicată ulterior de autoritatea contractantă prin care aceasta extinde perioada pentru depunerea ofertelor.
În cazul în care oferta depusă a fost alta decât oferta individuală, valoarea minimă solicitată se referă numai la partea executată efectiv de către operatorul ec.
Prin sintagma „livrări de produse similare” se înțelege furnizarea de echipamente care transformă vibrațiile sonore în oscilații electrice folosite în radioteleviziune și în telecomunicații precum și sisteme electronice programabile pentru prelucrarea sunetului cum ar fi: microfoane, monitoare, televizoare, stații de lucru, mixere audio etc.
Experiența similară solicitată nu reprezintă experiență similară identică cu ceea ce urmează a se achiziționa ci se referă la categorii/tipuri de produse de complexitate comparabilă cu a celor care fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit, fiind utilizată o descriere generală raportată la domeniul în care se încadrează, care să garanteze că ofertantul are capacitate de a înțelege cerințele autorității contractante.
Notă: Daca un grup de operatori economici depune o oferta comună, atunci cerința privind experiența similara va fi îndeplinită prin cumul de către operatorii participanți. În cazul în care există unul sau mai mulți susținători, cerința privind experiența similară va fi îndeplinită prin cumul, după caz, cu cea a ofertantului.
Modalitatea de îndeplinire preliminară:
Ca dovadă preliminară pentru demonstrarea îndeplinirii cerinței minime, operatorul ec. trebuie să bifeze secțiunea dedicată din DUAE.
Modalitate de demonstrare în etapa finală a evaluării – documente suport solicitate pentru verificarea informațiilor din DUAE
După aplicarea criteriului de atribuire, Ofertantul a cărei ofertă a fost clasată pe primul loc in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, la solicitarea autorității contractante demonstrează inexistența situațiilor de excludere prin prezentarea documentelor justificative actualizate, indicate în DUAE de către operatorul economic la rubricile aferente.
În cazul în care oferta este susţinută tehnico-profesional se va prezenta un angajament ferm prin care se confirmă faptul că terţul va pune la dispoziţia ofertantului/asocierii resursele invocate.
Se solicită: Formularul 2 – Lista principalelor livrări de produse efectuate în cel mult ultimii 3 ani raportați la data depunerii ofertelor în SEAP , cu indicarea valorilor, datelor şi a beneficiarilor publici sau privaţi ( document completat conform formularului din Secțiunea IV -Formulare).
-Documente suport care probeazã îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE (copie contracte/ certificate/ procese verbale de recepţie/ documente constatatoare/ recomandãri emise sau contrasemnate de beneficiari etc.) .
Prin contracte de furnizare/contracte subsecvente duse la bun sfârșit se înțelege:
a) produse recepționate parțial, cu condiția ca specificul contractului/ activităților ce reprezintă experiență similară să permită elaborarea unui livrabil care să poată fi utilizat de achizitor ca rezultat independent;
b) produse recepționate la finalul implementării contractului (sfârșitul implementării nu presupune expirarea perioadei de garanție a produselor livrate).
În situaţia în care ofertantul a fost înfiinţat sau şi-a început activitatea economică de mai puţin de 3 ani, se va lua în considerare prezentarea informaţiilor corespunzătoare perioadei efective de activitate.
Pentru o evaluare unitară a modului de îndeplinire a cerinţei, eventuala conversie leu-altă valută se face prin raportare la cursul mediu anual comunicat de Banca Naţională a României.
Cursul leu/altă valută ce va fi luat în calcul este cursul BNR valabil la data la data publicării anunţului.
Cerințe aplicabile în cazul subcontractării unei părți din contract:
În cazul în care ofertantul intenţionează să subcontracteze o parte/părţi din contract, DUAE include şi informaţii privind partea dincontract care urmează a fi eventual subcontractată. Subcontractanţii pe a căror capacităţi se bazează ofertantul trebuie să
completeze, la rândul lor, un DUAE separat.
Document justificativ: Acordul de subcontractare (după caz) ;Angajamentul ofertantului de a nu subcontracta părți din contract
ulterior semnării contractului subsecvent fără acceptul autorității contractante, către operatori ec. care nu au fost nominalizați ca fiind subcontractanți de specialitate în cadrul ofertei în alte condiții decât cele prevăzute la art. 219 din Legea nr. 98/2016,
coroborate cu cele ale art. 151 din H.G. nr. 395/2016, document care va constitui anexă la contract (după caz).
Cerințe aplicabile terțului susținător :
În cazul în care ofertantul invocă susţinerea unui terţ/terți, DUAE, împreună cu angajamentul de susţinere, trebuie să fie completat separat şi de către terţul/terţii susţinător(i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul.
Document justificativ solicitat: Acordul de asociere încheiat între op. ec. ofertant (angajamentul de susținere). Odată cu angajamentul de susţinere, ofertantul/candidatul are obligaţia să prezinte documente transmise acestuia de către
terţul/terţii susţinător/susţinători, din care să rezulte modul efectiv prin care terţul/terţii susţinător/susţinători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susţinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament.

Informații suplimentare

a) Instrucțiuni privind completarea DUAE:
Formularul DUAE constă într-o declaraţie pe propria răspundere, ca dovadă preliminară care confirmă că op. ec. nu se află în situațiile prevazute la art.164, art.165 si art.167 din Legea 98/2016, îndeplineşte cerințele autorității contractante din documentație.
Ofertanții vor prezenta DUAE, după cum urmează:
-Op. ec. care participă individual și care nu se bazează pe capacitățile altor entități pentru a îndeplini criteriile de calificare - Se va elabora un singur DUAE cu toate informațiile necesare;
-Op. ec. care invocă susținerea unui terț -În cazul în care ofertantul demonstrează îndeplinirea criteriilor referitoare la capacitatea tehnică şi profesională bazându-se pe capacităţile altor entităţi, invocând, după caz, susţinerea unui terţ, DUAE, împreună cu angajamentul de susţinere, trebuie să fie completat separat şi de către terţul/terţii susţinător (i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul.
DUAE prezentat de terţul/terţii susţinători va include toate informaţiile menţionate la art 193 alin. (1) lit. a), precum şi informaţiile de la art 193 alin. (1) lit. b) din Legea 98/2016 care prezintă relevanţă pentru susţinerea acordată în cadrul procedurii de atribuire respective.
Op. ec. va bifa „Da” în propriul DUAE (răspuns) care însoțește Oferta, Partea a II-a: Informații referitoare la operatorul economic, Secțiunea C: Informații privind utilizarea capacității altor entități.
Op. ec. care subcontractează o parte din contract -În cazul în care ofertantul intenţionează să subcontracteze o parte/părţi din contract, DUAE include şi informaţii privind partea din contract care urmează a fi eventual subcontractată şi va avea anexat acordul de subcontractare. Subcontractanţii pe a căror capacităţi se bazează ofertantul trebuie să completeze, la rândul lor, DUAE separat, incluzând toate informaţiile menţionate la art. 193 alin. (1) lit. a), precum şi cele de la art 193 alin. (1) lit. b) din Legea 98/2016 care prezintă relevanţă din perspectiva capacităţilor subcontractanţilor pe care se bazează ofertantul în cadrul procedurii de atribuire respective.
-În cazul subcontractanţilor pe a căror capacităţi ofertantul nu se bazează, DUAE va conţine numai informaţiile menţionate la alin. (1) lit. a) din Legea 98/2016.
Notă: Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/terţ susţinător/subcontractant ) atrage respingerea acesteia (ofertă inacceptabilă).
ATENȚIE:
Administratorul SEAP a notificat autoritatile contractante asupra pasilor pe care ii pot efectua in sistem privind aplicarea obligatiei de a selecta in DUAE indicatia globala pentru toate criteriile de selectie in cadrul procedurii simplificate și al procedurii aplicate pentru atribuirea unui contract de furnizare/acord-cadru finantat din Planul National de Redresare și Rezilienta, astfel:
Pas 1.La definirea unei documentații de atribuire in sistem, autoritatile contractante trebuie sa selecteze mai intai optiunea ”DA” din subsectiunea ”Criterii de selectie” din formularul electronic DUAE (pe timpul stabilirii criteriilor DUAE). In acest fel, vor putea completa si salva informatiile necesare pentru criteriile relevante in sectiunile referitoare la capacitatea de a corespunde cerintelor, capacitatea economica si financiara, capacitatea tehnica si profesionala sau sisteme de asigurarea a calitatii si standard de management de mediu, dupa caz.
Pas 2. Ulterior, selecteaza optiunea ”Nu” din aceeasi subsectiune ”Criterii de selectie” din formularul electronic DUAE, prin care este afisata solicitarea autoritatii contractante pentru operatorii economici: "Indicatie globala pentru toate criteriile de selectie", prevazuta de lege. In cadrul DUAE aferent procedurii/lotului pe care il vor completa operatorii economici, in sectiunea ”Criterii de selectie”, acestia vor avea disponibil ”pct. A: Indicatie globala pentru toate criteriile de selectie”, unde va fi afisat textul: ”In ceea ce priveste criteriile de selectie, autoritatea contractanta cere operatorului economic sa declare ca ACESTA INDEPLINESTE TOATE CRITERIILE DE SELECTIE IMPUSE INDICATE IN ANUNTUL RELEVANT SAU IN DOCUMENTELE ACHIZITIEI MENTIONATE IN ANUNT.” In aceasta situatie, operatorul economic are posibilitatea de a raspunde prin selectarea uneia din optiunile DA sau NU.

b) Informațiile privind beneficiarii reali ai fondurilor:
Cerința privind beneficiarii reali se solicită în conformitate cu prevederile art. 53 și art. 167 alin. (1^1) din Legea 98/2016 și în conformitate cu prevederile legislației europene și naționale incidente, respectiv Directiva (UE) 2015/849 a Parlamentului European și a Consiliului din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanțării terorismului, de modificare a Regulamentului (UE) nr. 648/2012 a Parlamentului European și al Consiliului și de abrogare a Directivei 2005/60/CE a Parlamentului European și a Consiliului și a Directivei 2006/70/CE a Comisiei și Legea nr.129/11 iulie 2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, cu modificările și completările ulterioare (în special prevederile art. 56 și 57).
Documentele justificative solicitate:
-declarație pe propria răspundere în conformitate cu prevederile art. 326 din Codul Penal privind falsul în declarații cu privire la beneficiarii reali însoțită de dovada furnizării informațiilor la ONRC/autoritățile competente din țara de origine.
Declarația pe propria răspundere cu privire la beneficiarii reali trebuie să conțină datele acelor persoane fizice (cel puțin numele, prenumele și data nașterii), în conformitate cu prevederile Legii nr. 129/11 iulie 2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului cu modificările și completările ulterioare și se depune de reprezentantul legal al operatorului economic sub sancțiunile prevăzute de art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările și completările ulterioare.
-în cazul în care ofertantul declarat câștigător are în structura acționariatului entități juridice străine, declarația privind beneficiarii reali trebuie să conțină datele persoanelor fizice participante în acționariatul acestora (cel puțin numele, prenumele și data nașterii);
-operatorul ec. va comunica și datele de identificare a deținătorilor/beneficiarilor reali ai acțiunilor la purtător, în situația în care forma de organizare a operatorului ec. ofertant/ terț susținător sau subcontractant la procedură este de societate pe acțiuni, cu capital social reprezentat prin acțiuni la purtător;
-dacă în țara de origine sau în țara în care este stabilit ofertantul unic/ ofertantul asociat/ subcontractantului/ terțul susținător, nu există obligativitatea furnizării informațiilor privind beneficiarii reali către autoritățile competente, ofertantul unic/ ofertantul asociat/ subcontractantului/ terțul susținător, va prezenta fie o declarație pe propria răspundere în conformitate cu prevederile art. 326 din Codul Penal privind falsul în declarații care să conțină datele acelor persoane fizice (cel puțin numele, prenumele și data nașterii), fie, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens;
Se va completa DUAE de către operatorii ec. participanți la procedura de atribuire (se va bifa DA/NU ”Indicatie globală pentru toate criteriile de selectie” (”Acesta îndeplinește toate criteriile de selecție impuse indicate în anunțul relevant sau în documentele achiziției indicate în anunț”).
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv declarațiile privind beneficiarii reali, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit după aplicarea criteriului de atribuire.

c) Instrucțiuni privind semnarea contractului de achiziție:
Ofertantul desemnat câștigător are obligația de a se prezenta la sediul Achizitorului pentru semnarea contractului de furnizare în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la data transmiterii invitatiei prin e-mail.
Dacă la data la care trebuia sa se prezinte in vederea semnării contractului, reprezentantul ofertantului desemnat câștigător nu s-a prezentat pentru semnarea acestuia, situația va fi asimilată refuzului de a semna contractul, iar MJ va reține garanția de participare.
d) Instrucțiuni privind notificarea rezultatului procedurii : Informarea se va face online cu respectarea art. 215 din L 98/2016.
e) Anularea procedurii: Conf. art. 211-213 din L98/2016.
Notă: -Potențiali Ofertanți, rezidenți în țările CE și țările Spațiului Economic European (EEA), pot consulta site-ul web al Comisiei Europene - DG Creștere economică disponibile la următoarea adresă: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/searchDocument.do pentru a identifica și compara documentele echivalente (dacă sunt disponibile) solicitate de către MJ în documentație.
-Cerințele tehnice definite la nivelul anuntului, caietului de sarcini sau altor doc. complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.