Implementarea unui sistem informatic tip ERP la CNPR

Scurtă descriere

Prin acest proiect, Beneficiarul urmărește să gestioneze procesele operaționale, de aprovizionare, producție, calitate și vânzare continuând cu înregistrarea acestora în financiar - contabilitate și în sistemul intern de contabilitate managerială.
Scopul prezentului caiet de sarcini este achiziția de către Beneficiar a unor licențe de utilizare pentru un sistem informatic integrat de tip ERP (software as a service - SaaS). Pentru implementarea acestui proiect este nevoie de următoarele componente:
- project management;
- serviciile de implementare și customizare (analiza, configurare, testare, migrare de date, pregătire și intrare în producție și stablilizare după intrarea în producție);
- licențele ERP și mentenanță aferentă, inclusiv sistemul de bază de date necesar pentru implementare;
- infrastructură cloud necesară;
- servicii de asistență tehnică și support;
Acest lucru este necesar pentru ca Beneficiarul să poată estima costurile ulterioare cu întreținerea sistemului implementat după intrarea în producție, acestea fiind subiectul unui contract separat după perioada contractuala a prezenței achiziții.
Sistemul informatic propus în cadrul proiectului va fi proiectat, fabricat, livrat, instalat, testat și pus în funcțiune ca un sistem la cheie, complet integrat, scalabil, deschis, extensibil, flexibil, cu atribute înalte de securitate și disponibilitate, interoperabil cu alte sisteme informaționale, prin interfețe care vor fi descrise în specificațiile tehnice de mai jos. Sistemul informatic integrat va fi implementat într-o arhitectură de înaltă disponibilitate și care să asigure protecția în timp a investiției.
În derularea contractului, activitatea Furnizorului va fi condusă de următoarele principii:
- Furnizorul acţionează în interesul Achizitorului pe durata furnizării produselor, în condiţiile şi cu limitele descrise în documentaţia aferentă prezentei proceduri de atribuire;
- Furnizorul acţionează în sensul realizării obiectivelor prezentate pentru contract în ceea ce priveşte optimizarea folosirii resurselor necesare îndeplinirii obiectivelor contractului.
Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor este de 18 zile. Entitatea
contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificari sau informatiilor suplimentare in a 11-a zi inainte
de data limita de depunere a ofertelor. Entitatea contractantă va răspunde la solicitările de clarificări adresate de operatorii
economici până la termenul-limită stabilit. (cu respectarea art.173, alin.2 din Legea nr.99/2016)

Descrierea achiziției publice

lmplementatorul va furniza cel putin urmatoarele livrabile:
Analiza si identificarea cerintelor
● Documentatie de proiectare solutie implementata (specificatie tehnica - blueprint) Scenarii de test unitare
● Scenarii de testare integrata
● Documentatie pentru eventualele dezvoltari
● Plan de migrare
● Plan de cut-over
● Documentatia de administrare sistem
● Livrarea tuturor mediilor. Acesta include instalarea sistemului pe toate mediile (productie, dezvoltare si testare etc.).
● lnstalarea si configurarea initiala a mediilor sistemului. Aceasta include configurarea initiala a tuturor mediilor, inclusiv a aplicatiilor de monitorizare si control. De asemenea, va fi dezvoltata si documentatia aferenta.
● lntegrarea dintre solutia implementata si sistemele conexe. Aceasta presupune configurarea pentru interfatarea cu celelalte sisteme, pentru toate mediile. De asemenea, va fi dezvoltata si documentatia aferenta.
● Documentele de interfata. Acestea trebuie sa descrie, in detaliu, schimbul de informatii intre solutia implementata si sistemele cu care acesta va interactiona. Aceasta descriere include structura mesajelor, securitatea acestora, protocoalele de comunicatii.
● Master Project Plan. Acesta descrie in ansamblu echipa de proiect, planificarea proiectului, planul de livrare, planul de testare, metodologia abordata si toate procedurile auxiliare care vor fi urmate de-a lungul intregului proiect.
● Suport acordat solutiei implementate, atat inainte, cat si dupa intrarea in productie.
● Metodologie pentru managementul schimbarii. Ofertantul trebuie sa propuna pașii necesari, prin care sa se descrie intreaga procedura de urmat, in caz de schimbari survenite in proiect. Acesta trebuie integrat in cadrul mai general al metodologiei de abordare a proiectului.
● Plan de asigurare a calitatii. Acesta trebuie sa asigure si sa documenteze abordarea aspectelor calitative de-a lungul intregului ciclu de viata al proiectului. Ofertantul trebuie sa mentina un astfel de plan in cursul proiectului si sa se asigure ca toate activitatile propuse in plan sunt executate.
● Plan de management al riscului. Acesta trebuie sa identifice (folosind standarde in vigoare) toate riscurile cunoscute, sa descrie probabilitatea de aparitie a lor si modalitatea de tratare.
● Livrabilele pentru testare: Planul principal de testare, Planurile de testare si specificatiile de testare pentru toate testele
● lnstruire (inclusiv documentatia de instruire) pentru echipa de proiect, administratori, utilizatori finali, echipa de raportare (reporting)
● Planul de implementare
● Raport Initial. Acesta va contine un raport de incepere si un plan detaliat al derularii activitatilor, pentru toate componentele si fazele proiectului. Termenul de predare va fi de maximum 4 saptamani de la inceperea proiectului, in vederea revizuirii. Cele doua rapoarte vor cuprinde in mod obligatoriu urmatoarele componente:
o Aprecierea privind situatia existenta, cu principalele probleme identificate;
o Definirea si programarea activitatilor din proiect;
o Organizarea echipei sale;
o Un plan de pregatire;
o planificare detaliata a activitatilor proiectului si contributiile pentru intreaga perioada de implementare a proiectului;
o Propuneri si recomandari;
Pentru elaborarea raportului de incepere in termenul stabilit, beneficiarul va asigura toate informatiile Furnizorului.
Rapoarte de progres. Aceste rapoarte vor fi elaborate lunar, informand Managerul de Proiect al beneficiarului asupra evolutiei si stadiului activitatilor prestate. Rapoartele vor sublinia activitatile contractorului si vor descrie stadiul lucrarilor in perioada raportata. Vor fi identificate problemele, punctele de referinta si realizarile semnificative. Rapoartele vor cuprinde urmatoarele:
o Activitati desfasurate in timpul perioadei raportate, precum si progresul inregistrat, prin comparatie cu planificarea initiala a proiectului (project plan);
o Dificultatile intampinate in cursul implementarii proiectului si solutiile propuse pentru a depa si respectivele dificultati;
o Rezultatele realizate in cursul perioadei de raportare, resursele utilizate, precum si recomandarile sau solicitarile aferente si planificarea activitatilor proiectului pentru perioada urmatoare;
o Activitati planificate pentru perioada urmatoare de raportare;
o Sumarul controlului schimbarilor proiectului;
o Probleme, riscuri si recomandari;
o Alte aspecte relevante.
Beneficiarul poate sa solicite Ofertantului sa transmita rapoarte de progres intermediare ori de cate ori reprezentantii sai identifica, in desfasurarea activitatii de implementare, anumite aspecte specifice.
Rapoarte intermediare. lntrucat sarcinile Contractantului vor fi etapizate, rapoartele intermediare sunt solicitate pentru informarea beneficiarului despre rezultatele fiecarei etape (de exemplu - finalizarea etapei de microdesign), solutiile date si deciziile majore ce trebuie luate. Structura acestor rapoarte intermediare va fi stabilita impreuna cu reprezentantii beneficiarului si ai contractantului, cu luarea in considerare a aspectelor concrete ale activitatii, in prima sedinta de proiect.
Raport final. Acesta trebuie sa fie redactat la sfarsitul perioadei de executie. Proiectul acestuia trebuie transmis cu eel putin doua saptamani inainte de sfarsitul perioadei de executie a contractului. El trebuie sa descrie intreg procesul de implementare a programului si care va inlesni evaluarea rezultatelor obtinute in termeni atat calitativi, cat si cantitativi. Raportul va include, de asemenea, o evaluare a succesului proiectului. Raportul trebuie sa cuprinda:
o Evaluarea succesului si constrangerilor majore pentru fiecare activitate si sarcina;
o Realizarile generale ale programului;
o Activitati in derulare cu data estimativa a finalizarii acestora si cu rezultatele anticipate;
o Recomandari pentru actiuni viitoare cu scopul îmbunătățirii activitatilor programului, rezultatele asteptate de la acest proiect dupa finalizarea lui.

Informații suplimentare

(1)In cadrul criteriului de atribuire cel mai bun raport calitate-pret, evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării
algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire. (2) În cazul prevăzut la pct.(1) se stabileşte clasamentul ofertelor prin ordonarea descrescătoare a punctajelor respective, oferta câştigătoare fiind cea de pe primul loc. (3) In cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe acelasi loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare, în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situaţia în care egalitatea se menţine, entitatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cifra de afaceri anuală generală: Se va prezenta media cifrei de afaceri globale din ultimii 3 (trei) ani (2021 , 2022, 2023). Pentru calculul echivalentei se va aplica cursul mediu anual leu/alta valuta, comunicat de BNR pentru fiecare an in parte.
Operatorii economici vor face dovada ca media cifrei de afaceri globale pe ultimii 3 ani este cel putin egala cu valoarea de 17.000.000 ron.
În cazul în care operatorul economic îsi demonstreaza situatia economica si financiara invocând sustinerea acordata, de catre unul sau mai multi terti, atunci acesta are obligatia de a dovedi sustinerea de care beneficiaza. Astfel avand in vedere notificarea nr.256/08.12.2016, se va solicita tuturor ofertantilor sa prezinte angajamentul tertului sustinator (impreuna cu documente anexe la angajament, transmise acestora de catre tert/tertii sustinatori, din care rezulta modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia/acestora) si acordul de asociere. În măsura în care se invocă susținerea mai multor terți pentru îndeplinirea criteriilor privind situația economică și financiară, fiecare dintre terții susținători va răspunde solidar cu ofertantul pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică/sectorial. Acest lucru înseamnă că autoritatea/entitatea contractantă are posibilitatea de a solicita oricăruia dintre ei execuția contractului de achiziție publică/sectorial ori daune-interese, după caz. În formularul de angajament ferm de susținere, precum și în actul juridic încheiat de fiecare terț cu ofertantul, terțul va menționa că renunță la beneficiile de diviziune și de discuțiune.
Împreună cu Angajamentul ferm vor fi anexate documentele transmise candidatului/ofertantului de către terțul susținător din care rezultă: - faptul că terțul dispune de resursele financiare pe care își asumă prin angajament că le va mobiliza - modul efectiv prin care terțul susținător va asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere Din documentele prezentate de terț trebuie să reiasă cum se va face transferul acestor resurse către contractant (inclusiv termenele în care resursele vor fi puse la dispoziția contractantului), respectiv să rezulte că transferul se va face cu respectarea prevederilor legale din domeniul financiar-bancar și contabil. Transferul resurselor financiare invocate trebuie să fie posibil în orice moment începând cu data semnării contractului de achiziție publică/sectorial. Acestea se vor constitui în anexe la prezentul angajament ferm.
Modalitate de indeplinire:
Se va completa DUAE de catre ofertant/tert/terti participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Documentele prin care operatorii economici pot îndeplini cerinţa privind media cifrei de afaceri globale sunt următoarele, fără a se limita la, enumerarea nefiind cumulativă, –bilant, balanta- ,care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmeaza a fi prezentate la solicitarea autoritatii contractante, de catre ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor.
În cazul în care operatorul economic îşi demonstrează situaţia economică şi financiară şi/sau capacitatea tehnică şi/sau profesională invocând şi susţinerea acordată, în conformitate cu prevederile alin. (1) şi (2) art.196 legea 99/2016, de către unul sau mai mulţi terţi, atunci operatorul economic are obligaţia de a dovedi entităţii contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terţului/terţilor. Odată cu angajamentul de susţinere, ofertantul/ candidatul are obligaţia să prezinte documente transmise acestuia de către terţ/terţii susţinători, din care să rezulte modul efectiv prin care terţul/terţii susţinător va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susţinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament.
Prin angajamentul ferm, tertul/tertii confirma faptul ca va/vor sprijini ofertantul în vederea îndeplinirii obligatiilor contractuale, fie prin precizarea modului în care va/vor interveni concret pentru a duce la îndeplinire respectivele obligatii pentru care a acordat sustinerea, fie prin indicarea resurselor financiare pe care le va pune la dispozitie ofertantului. (descriind modul concret în care va realiza acest lucru).
Prin angajamentul ferm, tertul/tertii se va/vor angaja ca va/vor raspunde în mod solidar cu ofertantul pentru executarea contractului de achizitie publica. Raspunderea solidara a tertului/tertilor sustinator/sustinatori se va angaja sub conditia neîndeplinirii de catre acesta/acestia a obligatiilor de sustinere asumate prin angajament.
Pentru echivalenta leu – valuta (daca este cazul) se va folosi cursul mediu anual comunicat de BNR pentru fiecare an in parte.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea în registrul comerțului: Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de înregistrare în conditiile legii din tara de rezidenta, sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla în niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului.
Modalitatea de indeplinire:
Se va completa DUAE
Documentele justificative (certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului, din care sa reiasa ca obiectul contractului are corespondent in codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC- informatiile cuprinse in certificatul constatator trebuie sa fie reale/actuale la momentul depunerii) care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, de catre ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor.
Persoanele juridice straine vor prezenta orice documente edificatoare eliberate de autoritatile competente din tara in care acestia sunt rezidenti (Certificate, alte documente elocvente) prin care sa dovedeasca indeplinirea cerintei, in conformitate cu legislatia din tara de rezidenta, insotite de traducerea autorizata in limba romana.
În cazul în care exista incertitudini în ceea ce priveste situatia personala a respectivilor candidati/ofertanti, autoritatea contractanta are dreptul de a solicita în mod direct informatii de la autoritatile competente care emit documente de natura celor prevazute.

Principalele condiții de finanțare și modalități de plată și/sau trimitere la dispozițiile relevante care le reglementează

Va rugam sa aveti in vedere prevederile art. 41, art.42,art.43 si art.44 din H.G.394/2016.
Garanţia de bună execuţie se constituie conform art.164 , alin (4) din Legea 99/2016 coroborat cu art.46 din H.G.394/2016, si se elibereaza conform art.48 din
H.G.394/2016.Va rugam sa aveti in vedere prevederile art.45, art.46, art.47 si art.48 din H.G.394/2016

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Persoana care se consideră vătămată de un act al autorităţii contractante poate sesiza Consiliul în vederea anulării actului autorităţii contractante, obligării acesteia la emiterea unui act sau la
adoptarea de măsuri de remediere, precum şi pentru recunoaşterea dreptului pretins sau a interesului legitim, în termen de: 10 zile, începând cu ziua următoare luării la cunoştinţă despre actul autorităţii contractante considerat nelegal.