Servicii de suport, asistență tehnică și mentenanță preventivă, corectivă și evolutivă pentru Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP)

Scurtă descriere

Pentru menținerea la parametrii optimi și în condițiile de performanță și disponibilitate în care au fost implementate componentele soluției informatice, care stau la baza SEAP, serviciile de suport, asistență tehnică și mentenanță preventivă, corectivă și evolutivă pentru Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) ce urmează a fi achiziționate, trebuie să acopere cel puțin următoarele arii:
• Asigurarea de servicii lunare de suport pentru exploatarea sistemului informatic, incluzând asigurarea de servicii de suport, asistență tehnică și servicii de mentenanță preventivă și corectivă pentru funcționalitățile sistemului informatic SEAP.
• Asigurarea la cererea autorității contractante, a serviciilor de mentenanță evolutivă și dezvoltare de noi funcționalități.
Serviciile de mentenanță se vor asigura astfel încât în cazul unei defecțiuni software, se va păstra/repune sistemul în funcțiune la parametrii normali de funcționare (se vor realiza toate operațiunile necesare pentru ca sistemul să funcționeze la parametrii normali, respectiv menținerea acestuia la valorile agreate).

Valoarea maximă estimată a acordului cadru pentru 4 ani: 20.773.104,00 lei fără TVA.
Valoarea minimă estimată a acordului cadru este de 333.773,00 lei fără TVA.
Valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent este de 5.940.000,00 lei fără TVA.
Cantitățile minime si maxime ale acordului cadru si a contractelor subsecvente sunt conform capitolului 11 al Caietul de sarcini. Se vor încheia minim 2 și maxim 6 contracte subsecvente pe an.

Descrierea achiziției publice

Autoritatea contractantă intenționează să achiziționeze Servicii lunare de suport, asistență tehnică și mentenanță preventivă și corectivă software SEAP pentru o perioadă de 48 luni și Servicii de mentenanță evolutivă software SEAP (servicii de dezvoltare software SEAP) în cuantum de 80.000 ore-om pe durata de 48 de luni a acordului cadru.
Pe durata de 48 de luni a acordului-cadru se estimează încheierea a minim 10 de contracte subsecvente și a maxim 24 de contracte subsecvente.
Pe durata acordului cadru se estimează încheierea de contracte subsecvente având ca obiect, astfel:
1. Servicii de suport, asistență tehnică, mentenanță preventivă și corectivă SEAP, sub formă de abonament lunar, prestate pe luni calendaristice ce pot fi prestate astfel:
PE DURATA ÎNTREGULUI ACORD CADRU se estimează
- cantitate minimă – servicii prestate minim 1 lună calendaristică, pe bază de abonament lunar;
- cantitate maximă – servicii prestate maxim 48 de luni calendaristice, pe bază de abonament lunar.
PE DURATA UNUI CONTRACT SUBSECVENT se estimează realizarea de servicii lunare de mentenanță preventivă și corectivă, sub formă de abonament lunar echivalent unei luni calendaristice
- cantitate minimă – servicii de suport, asistență tehnică, mentenanță preventivă și corectivă SEAP prestate în cadrul unui contract subsecvent pentru minim 1 lună calendaristică, pe bază de abonament lunar;
- cantitate maximă – servicii de suport, asistență tehnică, mentenanță preventivă și corectivă SEAP prestate în cadrul unui contract subsecvent pentru maxim 12 luni calendaristice, pe bază de abonament lunar.

2. Servicii de mentenanță evolutivă, la cerere, ce pot fi prestate astfel:
PE DURATA ÎNTREGULUI ACORD CADRU se estimează încheierea de contracte subsecvente având ca obiect Servicii de mentenanță evolutivă, la cerere pentru dezvoltări software ce necesită:
- efort tehnic de specialitate de minim 1.000 ore-om;
- efort tehnic de specialitate de maxim 80.000 ore-om.
PE DURATA UNUI CONTRACT SUBSECVENT se estimează realizarea de Servicii de mentenanță evolutivă, la cerere, pentru dezvoltări software ce necesită:
- efort tehnic de specialitate de minim 1.000 ore-om la nivelul unui contract subsecvent;
- efort tehnic de specialitate de maxim 40.000 ore-om la nivelul unui contract subsecvent;

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cifra de afaceri anuală generală: Ofertanților li se solicită să prezinte cifra de afaceri minimă anuală pentru ultimele trei exerciții financiare disponibile,
respectiv pentru anii 2021, 2022, 2023. Plafonul valoric minim impus cifrei de afaceri pentru fiecare an din cei 3 solicitați, se va raporta la nivelul celui mai mare contract subsecvent și va fi de 5.940.000,00 lei/an. Operatorii economici participanți la procedură (Ofertanți individuali, ofertanți asociați, subcontractanții), vor completa DUAE cu informațiile solicitate de către autoritatea contractantă, informații necesare pentru demonstrarea capacității economice și financiare.
Operatorii economici care participă pe cont propriu vor depune un singur DUAE. Operatorii economici care se bazează pe capacitățile altor entități (terți susținători/ subcontractanți) vor depune un DUAE propriu și câte un DUAE separat pentru fiecare dintre entitățile pe care se bazează. Operatorii economici care depun ofertă în asociere / grup vor depune câte un DUAE pentru fiecare dintre membri asocierii/ grupului.
Documentele justificative prin care ofertantul aflat pe primul loc poate demonstra îndeplinirea cerinței sunt, enumerarea nefiind cumulativă:
- bilanțurile contabile pe ultimii 3 ani (2021, 2022, 2023), vizate și înregistrate de organele competente, din care rezultă valoarea minimă a cifrei de afaceri pentru fiecare exercițiu financiar;
- rapoarte de audit financiar întocmite de entități specializate;
- declarații sau extrase bancare corespunzătoare;
- situații financiare sau extrase din situații financiare, în cazul în care publicarea situațiilor financiare este prevăzută de legislația țării în care este stabilit operatorul economic.
În cazul în care, din motive obiective și justificate, operatorul economic nu este în măsură să prezinte unul dintre documentele precizate anterior, operatorul economic poate să facă dovada situației sale economice și financiare prin orice alt document pe care autoritatea contractantă îl poate considera adecvat.
În cazul în care ofertantul demonstrează îndeplinirea cerinţei minime privind situaţia economică şi financiară invocând susţinerea acordată de către o altă persoană, conform prevederilor art. 182 din Legea nr. 98/2016, cu modificările şi completările ulterioare, acesta se consideră a fi calificat dacă terţul susţinător demonstrează îndeplinirea cerinţei minime solicitate prin prezentarea documentelor relevante. Totodată, în acest caz, este obligatorie prezentarea angajamentului ferm al persoanei susţinătoare, precum și documentele transmise ofertantului de către terţul susţinător, din care să rezulte modul efectiv prin care acesta va asigura îndeplinirea angajamentului, documente care se vor constitui anexe la
respectivul angajament.

În cazul în care ofertantul este un grup de operatori economici (ofertanți asociați), cerinţa minimă privind situaţia economică şi financiară poate fi îndeplinită prin cumul. Dacă grupul de operatori economici demonstrează îndeplinirea cerinţei minime privind situaţia economică şi financiară invocând susţinerea acordată de către un terţ, modalitatea de îndeplinire a cerinţei este similară celei aferente ofertei individuale menţionată mai sus, cu precizarea că susţinerea va fi acordată asocierii şi nu unuia dintre asociaţi.
Pentru o evaluare unitară a modului de îndeplinire a cerinței, pentru calculul echivalenței se va aplica cursul mediu anual lei/valută comunicat de Banca Națională a României pentru fiecare an în parte, disponibil la adresa https://www.bnr.ro/Cursul-de-schimb-3544.aspx.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea într-un registru profesional relevant: Operatorul economic trebuie să dețină o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, dovedind astfel că
este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul acordului-cadru. Operatorii economici participanți la procedură (Ofertanți individuali, ofertanții asociați, subcontractanții), vor completa DUAE cu informațiile solicitate de către autoritatea contractantă, informații necesare pentru demonstrarea capacității de exercitare a activității profesionale.
Documentele justificative ce vor fi solicitate de autoritatea contractantă conform prevederilor art.132 alin.(2) din HG
nr. 395/2016 și care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE sunt:
- Certificatul constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului, din care să rezulte datele de identificare ale operatorului economic, acționarii/asociații, organele de conducere, administratorii, membrii Consiliului de Administrație,
membrii Consiliului de Supraveghere, cotele de participare, domeniul de activitate principal/secundar, codurile CAEN aferente acestora. Codul CAEN al activității ofertantului trebuie să fie corespunzător obiectului contractului.
În cazul acțiunilor la purtător, conform art.53 alin.(2) și (3) din Legea nr. 98/2016, „În vederea respectării principiilor
transparenței și tratamentului egal, autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, iar operatorul economic are obligația de a comunica datele de identificare a deținătorilor/beneficiarilor reali ai acțiunilor la purtător, în situația în care forma de organizare a operatorului economic ofertant/candidat, terț susținător sau subcontractant la procedură este de
societate pe acțiuni, cu capital social reprezentat prin acțiuni la purtător.”
Certificatul constatator va trebui prezentat de fiecare operator economic participant la procedura de atribuire (ofertant individual sau asociat, terț(i) susținător(i), subcontractant/subcontractanți). În cazul unei asocieri, se vor prezenta documente care atestă forma de înregistrare pentru fiecare dintre membrii asocierii. Pentru îndeplinirea cerinței este suficient ca obiectul de activitate al fiecărui membru să fie în concordanță cu partea din acordul cadru/contract subsecvent pe care o va realiza.

Principalele condiții de finanțare și modalități de plată și/sau trimitere la dispozițiile relevante care le reglementează

- Sursa de finanțare: Bugetul de stat
- Fonduri alocate: 20.773.104,00 Lei fără TVA.
Autoritatea contractantă, după recepția serviciilor, efectuează plăți cu ordin de plată, în baza facturilor fiscale, însoțite de procesele-verbale de recepție cantitativă și calitativă, semnate de către ambele părți, în contul de trezorerie al prestatorului, sau către subcontractanți acolo unde este cazul, în termen de maxim 30 de zile calendaristice de la data primirii facturii fiscale de către Autoritatea contractantă în conformitate cu prevederile art.6 alin.(1) lit.a) din Legea nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligațiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesioniști şi între aceștia şi autorități contractante.

Informații suplimentare

1. Cerinţele tehnice definite la nivelul anunțului de participare, a caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea la standarde, la un anumit producător, la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producție/metodă specifică de fabricație/prestare/execuţie, vor fi înțelese ca fiind însoţite de mențiunea ”sau echivalent.
2. Informațiile indicate de ofertanți în propunerea tehnică/ elemente din propunerea financiară şi/sau fundamentări/justificări de preț/cost ca fiind confidențiale trebuie să fie însoţite de dovada care le conferă caracterul de confidențialitate, dovadă ce devine anexă la ofertă, în caz contrar AC nefiind obligată de a nu dezvălui aceste informații. Caracterul confidențial se aplică doar asupra datelor /informațiilor indicate şi dovedite ca fiind date cu caracter personal, secrete tehnice sau comerciale sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuală.
3. În urma procesului de evaluare a ofertelor, se va întocmi un clasament, în ordinea descrescătoare a punctajului total, calculat conform algoritmului descris la pct.II.2.5.
Oferta care obține cel mai mare punctaj este considerată oferta cea mai avantajoasă desemnată prin aplicarea criteriului de atribuire şi a factorilor de evaluare menționați în documentația de atribuire și va fi declarată oferta câștigătoare.
În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situaţia în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare şi oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică. Noile propuneri financiare vor fi solicitate prin intermediul SEAP, la secţiunea Întrebări/clarificări.
4. AC are dreptul să solicite în original orice document cu regim special a cărui valabilitate este condiționată de prezentarea în această formă.
5. Documentelor transmise prin mijloace electronice le sunt aplicabile prevederile legale referitoare la semnătura electronică (Lg.nr. 455/2001, actualizată). Astfel, acestea se transmit conf. solicitării autorității contractante, prin intermediul SEAP, în mod obligatoriu semnate cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, fiind considerate documente originale.
6. Constituirea garanției de participare (GP):
Ofertantul va constitui garanția de participare, în conformitate cu prevederile art. 154 alin (4) din Legea 98/2016. GP trebuie să fie irevocabilă, necondiționată şi se constituie prin:
a) virament bancar;
b) instrumente de garantare emise în condiţiile legii astfel:
(i) scrisori de garanție emise de instituții de credit bancare sau de instituții financiare nebancare din România sau din alt stat;
(ii) asigurări de garanții emise: – fie de societăți de asigurare care deţin autorizații de funcționare emise în România sau într-un alt stat membru al Uniunii Europene şi/sau care sunt înscrise în registrele publicate pe site-ul Autorităţii de Supraveghere Financiară, după caz; – fie de societăți de asigurare din state terțe prin sucursale autorizate în România de către Autoritatea de Supraveghere Financiară;
c) prin depunerea la casierie a unor sume în numerar dacă valoarea este mai mică de 5.000 lei;
În cazul constituirii prin virament bancar, Operatorul Economic va vira echivalentul în lei al GP în contul nr. RO07TREZ7055005XXX011659 deschis la Trezoreria Sectorului 5, codul fiscal al ADR 42283735.
Perioada de valabilitate a GP va fi cel puțin egală cu perioada minimă de valabilitate a ofertei (6 luni de la data limită de depunere a ofertei).
Dovada constituirii GP va fi prezentată în SEAP, scanată, semnată cu semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, până cel mai târziu la data şi ora limită stabilită pentru depunerea ofertelor.
În cazul unei asocieri, GP va fi constituită în numele asocierii şi va acoperi în mod solidar pe toți membrii acesteia. GP emisă în altă limbă decât română va fi însoțită în mod obligatoriu de traducerea autorizată în limba română.
Garanției de Participare se restituie astfel:
- în cel mult 3 zile lucrătoare de la data constituirii GBE in cazul ofertantului a cărui oferta a fost stabilită câștigătoare;
- în cazul ofertanților ale căror oferte nu au fost stabilite câștigătoare, în maxim 3 zile lucrătoare de la data semnării contractului cu ofertantul declarat câștigător;
- în cazul in care AC se afla in situația de a anula procedura de atribuire, Garanția de Participare se restituie după data expirării termenului de depunere a unei contestații cu privire la aceasta decizie, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la aceasta data.
7. Garanția de bună execuție a contractului subsecvent (GBE).
În cazul în care garanția de bună execuție se constituie printr-un instrument de garantare emis în condițiile legii de o societate bancară, fie o instituție financiară nebancară, sau de o societate de asigurări, Achizitorul are obligația de a elibera scrisoarea de garanție de bună execuție a contractului în termen de 14 zile de la data îndeplinirii de către Contractant a obligațiilor asumate prin contractul subsecvent, dacă nu a ridicat până la acea dată pretenții asupra documentului aferent.
În cazul în care garanția de bună execuție se constituie printr-un instrument de garantare emis în condițiile legii de o societate de asigurări, Contractantul are obligația de a prezenta polița de asigurare, contractul de asigurare și dovada plății primei de asigurare.
În situația în care garanția de bună execuție a contractului subsecvent având ca obiect Serviciile de suport, asistență tehnică și mentenanță preventivă și corectivă pentru Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) se va realiza sub forma reținerilor succesive din fiecare factură emisă, Contractantul are obligația de a deschide un cont la dispoziția Achizitorului la unitatea Trezoreriei Statului din cadrul organului fiscal competent în administrarea acestuia. Suma inițială care se depune de către Contractant în contul de disponibil astfel deschis nu trebuie să fie mai mică de 0,5% din prețul fiecărui contract subsecvent, fără TVA.
OFERTANȚII VOR SPECIFICA ÎN PROPUNEREA FINANCIARĂ CE VARIANTĂ ALEG PENTRU CONSTITUIREA GARANȚIEI DE BUNĂ EXECUȚIE PENTRU CONTRACTELE SUBSECVENTE CE AU CA OBIECT SERVICIILE DE SUPORT, ASISTENȚĂ TEHNICĂ ȘI MENTENANȚĂ PREVENTIVĂ ȘI CORECTIVĂ.
În cazul unei asocieri, GBE va fi constituită în numele asocierii și va acoperi în mod solidar pe toți membrii acesteia. Autoritatea Contractantă va elibera/restitui GBE în cel mult 14 zile de la data finalizării fiecărui contract subsecvent, daca AC nu a ridicat până la acea dată pretenții.
8. Instrucțiuni privind semnarea contractului de achiziție.
Autoritatea contractantă va încheia acordul cadru cu ofertantul desemnat câștigător, în perioada de valabilitate a ofertelor, dar nu mai devreme de 12 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire pentru a acorda termenul legal de 11 zile pentru formularea eventualelor contestații administrative.
În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit acordul cadru este un consorțiu, acesta are obligația de a prezenta la semnarea acestuia următoarele documente:
- documente prin care se autorizează persoana care urmează să semneze contractul;
- acordul de asociere din care să rezulte cota de participare a fiecărui membru al asocierii, reprezentantul legal al asocierii, liderul desemnat (informații care nu trebuie să fie diferite față de cele precizate în documentele care au însoțit oferta);
În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit acordul cadru a nominalizat in cadrul ofertei subcontractanți, acesta are obligația de a prezenta la semnarea acordului cadru, contractul/contractele încheiate cu subcontractanții nominalizați in oferta.
În cazul în care autoritatea contractantă nu poate încheia acordul cadru cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind câștigătoare, din cauza faptului că ofertantul se află într-o situație de forță majoră sau în imposibilitatea fortuită de a executa acordul cadru, atunci aceasta are dreptul să declare câștigătoare oferta clasată pe locul următor, în condițiile în care aceasta există și este admisibilă. În caz contrar, procedura de atribuire se anulează.
9. Datele cu caracter personal solicitate în prezenta procedură, sunt prelucrate în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 679/2016. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal este cel stabilit de îndeplinirea obligațiilor instituite de legea privind achizițiile publice, iar durata de prelucrare a acestora este perioada derulării procedurii, cât și cea ulterioară acesteia, în conform. cu actele normative in vigoare.
10. A). În conformitate cu prevederile art. 160 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 cu modificările și completările ulterioare, termenul limită până la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentația de atribuire este de maxim 21 zile înainte de data limita de depunere a ofertelor.
B). În conformitate cu prevederile art. 161 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 cu modificările și completările ulterioare, termenul limită până la care autoritatea contractantă va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare este în a 11 a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor.
*Orice solicitare de clarificare transmisă după data menţionată la punctul A), va pune autoritatea contractantă în imposibilitatea de a oferi un răspuns în termenul menţionat la punctul B) și drept urmare, orice solicitare de clarificare în termenele menţionate se va considera tardivă.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Conf. prev. Legii 101/2016, orice persoană care consideră că a fost vătămată de o eroare sau de o neregulă printr-un act al A.C., care încalcă legile privind achizițiile publice, poate depune o plângere în termen de 10 zile începând cu ziua următoare luării la cunoștință despre actul autorității contractante considerat nelegal: i. fie pe cale administrativ-jurisdicțională la CNSC; ii. fie pe cale judiciară la instanța de judecată. Indiferent de procedura aleasă, contestația va fi transmisă si AC