Achiziție sisteme de înregistrare a ședințelor de judecată și integrarea cu speech2text la nivel național.

Scurtă descriere

Conform Hotărârii Guvernului (H.G.) nr. 592/2024 privind organizarea și funcționarea Ministerului Justiției, cu modificările și completările ulterioare, Ministerul Justiției elaborează politicile publice, strategiile și planurile de acțiune în domeniul justiției, al prevenirii și combaterii corupției și formelor grave de criminalitate, inclusiv în concordanță cu obiectivele programului de guvernare și negociază, implementează, monitorizează și evaluează programele internaționale de asistență tehnică și financiară pentru prevenirea criminalității și a corupției, indiferent de instituția beneficiară sau care le implementează.
Având în vedere importanța tehnologiei informației în susținerea dezvoltării durabile în orice domeniu de activitate, inclusiv în sectorul justiției, atât în contextul e-justiției europene, cât si la nivel național, informatizarea sistemului judiciar reprezintă o componenta strategică în cadrul reformei sistemului judiciar, un pas necesar către un sistem mai transparent, mai accesibil și mai eficient, pavând drumul către o nouă etapă – digitalizarea sistemului judiciar, privită ca fiind procesul de transformare a proceselor si fluxurilor de lucru prin utilizarea instrumentelor digitale în vederea eficientizării acestora.
Sub aspect tehnic, mare parte din activitatea instanțelor, subordonatelor Ministerului Justiției, dar și a aparatului propriu se bazează pe utilizarea serviciilor IT gestionate centralizat și furnizate în întreg sistemul judiciar.
În acest context, Ministerul Justiției, derulează investițiile prevăzute în Planul Național de Redresare și Reziliență, investiția I.4 „Digitalizarea sistemului judiciar” aferente componentei 7 „Transformarea digitală”.
Obiectivul general urmărit prin prezentul proiect de achiziție echipamente hardware și software, inclusiv servicii accesorii (de ex., instalare, configurare, instruire a personalului etc.), îl reprezintă eficientizarea sistemului judiciar prin punerea la dispoziția acestuia a unor sisteme IT moderne și adaptate nevoilor actuale, deplin operaționale și care să susțină activitatea specifică a sistemului judiciar.
Calendarul clarificărilor:
Solicitările de clarificări se vor transmite prin intermediul portalului SEAP, la adresa www.e-licitatie.ro.
Data limită de primire a solicitărilor de clarificări: 21 zile înainte de data limită pentru depunerea ofertelor în SEAP.
Potrivit art. 161 din Legea nr.98/2016 cu modificările şi completările ulterioare, în măsura în care clarificările sunt solicitate în timp util, răspunsul autorităţii contractante la aceste solicitări se va publica în S.E.A.P în a 11 zi înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor candidaturilor/ofertelor.
Răspunsurile la solicitările de clarificări vor fi publicate în SEAP de autoritatea contractantă, fără a dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările.

Descrierea achiziției publice

Obiectul achiziției îl reprezintă achiziția de sisteme de înregistrare a ședințelor de judecată și integrarea cu speech2text la nivel național.
Ministerul Justiției, în calitate de autoritate contractantă, prin această achiziție dorește modernizarea sistemului judiciar prin înlocuirea echipamentelor de înregistrare a ședințelor de judecată, asigurarea infrastructurii hardware de salvare și transcriere a ședințelor de judecată.
Obiectivele specifice la care contribuie furnizarea produselor sunt următoarele:
• înlocuirea vechiului sistem SIIIJ existent în 1023 săli de judecată cu un ansamblu de echipamente noi care să permită o înregistrare a dialogului ce se desfășoară în timpul ședințelor de judecată;
• asigurarea resurselor hardware necesare stocării și transcrierii automate a informațiilor înregistrate în sălile de judecată;
• îmbunătățirea aplicațiilor de înregistrare/redare a ședințelor precum – Optimus Recorder și a modului Optimus ASR ca urmare a utilizării pe o scară mai largă a acestora.
• asigurarea resurselor hardware necesare pentru implementare modelului Optimus ASR și pentru antrenarea modelului într-un interval de timp rezonabil pe înregistrările ce vor fi realizate.
• depășirea barierelor hardware pentru transcriere înregistrărilor existente în acest moment (există situații în care cererea serviciilor de transcriere este mai mare decât capacitatea de prelucrare a hardware-ului existent).
Prin această achiziție, se dorește implementarea la nivel național a soluției tehnice de captare audio în medii acustice dificile testată anterior lansării procedurii de achiziție în cadrul proiectului pilot speech2text.
Ministerul Justiției, în calitate de autoritate contractantă intenționează să achiziționeze sisteme complete de înregistrare a ședințelor de judecată în format audio pe care să le integreze cu sistemul de management al dosarelor de judecată (ECRIS V), precum și cu sistemul de recunoaștere automată a vorbirii (Automatic Speech Recognition - ASR), bazat pe tehnici de machine learning.
Tipurile de produse solicitate, caracteristicile tehnice ale acestora (specificații tehnice/ cerințe funcționale), serviciile asociate/ accesorii ce se doresc a fi achiziționate și locațiile de livrare sunt descrise în Secțiunea II-Caietul de sarcini, parte a documentației de atribuire.
Cerințele tehnice se regăsesc in Sectiunea II -Caietul de sarcini, parte a documentației de atribuire din SEAP.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cerință:
Operatorul economic trebuie să dovedească forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, care să confirme că ofertantul nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii sale precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul achizitiei. În situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.
Modalitatea de indeplinire preliminară
Se va completa DUAE în conformitate cu art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 și instrucțiunilor cu privire la completarea acestuia care se regăsesc la pct. VI.3- Informatii suplimentare. lit. a. ((se va bifa DA/NU ”Indicatie globală pentru toate criteriile de selectie”).
Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți pentru partea din contract pe care aceștia urmează să o realizeze, care vor completa informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.
Modalitate de demonstrare în etapa finală a evaluării – documente suport solicitate pentru verificarea informațiilor din DUAE (documente actualizate)
Autoritatea contractantă solicită ofertantului clasat pe primul loc , după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte documente justificative actualizate la data solicitării acestora, documente care demonstrează îndeplinirea informațiilor din DUAE cu privire la capacitatea de exercitare a activității profesionale.
Se solicită:
a. Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerțului din raza căruia își are sediul op. ec. sau alte documente edificatoare care să dovedească o formă de înregistrare ca persoană juridică sau de înregistrare/atestare ori apartenență din punct de vedere profesional din care să rezulte că ofertantul este legal constituit și nu se află în niciuna din situațiile de de anulare a constituirii sale precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac acordului cadru.
În situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, se vor prezenta documente edificatoare din care să rezulte dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției, pentru partea din acordul cadru pe care o vor realiza.
c) Ofertanții vor prezenta documente actualizate din care să reiasă informații cu privire la beneficiarii reali ai fondurilor ( extras din ONRC cu privire la beneficiarii reali ai fondurilor, Declarație pe propria răspundere).
Op. economic are obligația actualizării informațiilor cu privire la beneficiarul real al fondurilor pe toată perioada de implementare a contractului.
Pentru persoane juridice /fizice străine:
Se solicită documente edificatoare care să dovedească o formă de înregistrare ca persoană juridică sau de înregistrare/atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional, în conformitate cu prevederile legale din tara în care /ofertantul este legal constituit și nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii sale precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Documentele se vor prezenta însoțite de traducerea autorizată în limba română.
Potențialii ofertanți, rezidenți în țările Comunității Europene și țările Spațiului Economic European (EEA), pot consulta site-ul web al Comisiei Europene – DG Creștere economică disponibil la adresa : https://ec.europa.eu/markt/ecertis/searchDocument.ro pentru a identifica și compara documentele echivalente (dacă sunt disponibile) solicitate de către Autoritatea Contractantă în documentație.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

În cazul în care autoritatea contractantă va decala termenul limită pentru depunerea ofertelor în SEAP, limita inferioară a perioadei de trei ani se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerința pentru toți operatorii care au prezentat dovada finalizării contractului de experiență similară în intervalul de timp nou rezultat.
În cazul în care oferta depusă a fost alta decât oferta individuală, valoarea minimă solicitată se referă numai la partea executată efectiv de către operatorul economic.
Prin sintagma de „produse similare” se înțelege: furnizarea de sisteme de voce-date, sisteme de supraveghere, furnizarea de produse ce intră în componența unor soluții de înregistrare cum ar fi dispozitivele concepute pentru captarea sunetului cu accent pe direcționalitate și reducerea zgomotului de fundal, servicii de consultanță/ expertiză IT pentru dezvoltarea, testarea și punerea în funcțiune a unor sisteme similare/ echivalente din punct de vedere al funcționalităților sistemului IT care face obiectul prezentei achiziții.
Experiența similară solicitată nu reprezintă experiență similară identică cu ceea ce urmează a se achiziționa, ci se referă la categorii/ tipuri de produse de complexitate comparabilă cu a celor care fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit, fiind utilizată o descriere generală raportată la domeniul în care se încadrează, care să garanteze că ofertantul are capacitate de a înțelege cerințele autorității contractante (a se vedea nota justificativă anexată referatului de necesitate nr. 269/34822/2025).
Experiența similară solicitată nu reprezintă experiență similară identică cu ceea ce urmează a se achiziționa ci se referă la categorii/tipuri de produse de complexitate comparabilă cu a celor care fac obiectul contractului ce urmează a fi atribuit, fiind utilizată o descriere generală raportată la domeniul în care se încadrează, care să garanteze că ofertantul are capacitate de a înțelege cerințele autorității contractante.
Notă: Daca un grup de operatori economici depune o oferta comună, atunci cerința privind experiența similara va fi îndeplinită prin cumul de către operatorii participanți. În cazul în care există unul sau mai mulți susținători, cerința privind experiența similară va fi îndeplinită prin cumul, după caz, cu cea a ofertantului.
Modalitatea de îndeplinire preliminară
Ca dovadă preliminară pentru demonstrarea îndeplinirii cerinței minime, operatorul economic trebuie să completeze secțiunea dedicată din DUAE .
Având în vedere prevederile art. 193 alin. (6) din Legea 98/2016 prin care autoritatea contractantă are obligația să selecteze în DUAE „α: indicația globală pentru toate criteriile de selecție”, bifa va fi acționată și de operatorii economici la completarea DUAE.
Modalitate de demonstrare în etapa finală a evaluării – documente suport solicitate pentru verificarea informațiilor din DUAE
După aplicarea criteriului de atribuire, Ofertantul a cărei ofertă a fost clasată pe primul loc in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, la solicitarea autorității contractante demonstrează inexistența situațiilor de excludere prin prezentarea documentelor justificative actualizate, indicate în DUAE de către operatorul economic la rubricile aferente.
În cazul în care oferta este susţinută tehnico-profesional se va prezenta un angajament ferm prin care se confirmă faptul că terţul va pune la dispoziţia ofertantului/asocierii resursele invocate.
Se solicită: Documente suport care probeazã îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE (copie contracte/ certificate/ procese verbale de recepţie/ documente constatatoare/ recomandãri emise sau contrasemnate de beneficiari etc.) .
Prin contracte de furnizare/contracte subsecvente duse la bun sfârșit se înțelege:
a) produse recepționate parțial, cu condiția ca specificul contractului/ activităților ce reprezintă experiență similară să permită elaborarea unui livrabil care să poată fi utilizat de achizitor ca rezultat independent;
b) produse recepționate la finalul implementării contractului (sfârșitul implementării nu presupune expirarea perioadei de garanție a produselor livrate).
În situaţia în care ofertantul a fost înfiinţat sau şi-a început activitatea economică de mai puţin de 3 ani, se va lua în considerare prezentarea informaţiilor corespunzătoare perioadei efective de activitate.
Pentru o evaluare unitară a modului de îndeplinire a cerinţei, eventuala conversie leu-altă valută se face prin raportare la cursul mediu anual comunicat de Banca Naţională a României.
Cursul leu/altă valută ce va fi luat în calcul este cursul BNR valabil la data la data publicării anunţului de participare în SEAP pentru prezenta procedură.

a) Instrucțiuni privind completarea DUAE:
Formularul DUAE constă într-o declaraţie pe propria răspundere, ca dovadă preliminară care confirmă că operatorul ec. nu se află în situațiile prevazute la art.164, art.165 si art.167 din Legea 98/2016, îndeplineşte cerințele autorității contractante din documentație.
Ofertanții vor prezenta DUAE, după cum urmează:
-Operatorul economic care participă individual și care nu se bazează pe capacitățile altor entități pentru a îndeplini criteriile de calificare - Se va elabora un singur DUAE cu toate informațiile necesare;
-Operatorul economic care invocă susținerea unui terț -În cazul în care ofertantul demonstrează îndeplinirea criteriilor referitoare la capacitatea tehnică şi profesională bazându-se pe capacităţile altor entităţi, invocând, după caz, susţinerea unui terţ, DUAE, împreună cu angajamentul de susţinere, trebuie să fie completat separat şi de către terţul/terţii susţinător (i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul.
DUAE prezentat de terţul/terţii susţinători va include toate informaţiile menţionate la art 193 alin. (1) lit. a), precum şi informaţiile de la art 193 alin. (1) lit. b) din Legea 98/2016 care prezintă relevanţă pentru susţinerea acordată în cadrul procedurii de atribuire respective.
Operatorul economic va bifa „Da” în propriul DUAE (răspuns) care însoțește Oferta, Partea a II-a: Informații referitoare la operatorul economic, Secțiunea C: Informații privind utilizarea capacității altor entități.
Operatorul economic care subcontractează o parte din contract -În cazul în care ofertantul intenţionează să subcontracteze o parte/părţi din contract, DUAE include şi informaţii privind partea din contract care urmează a fi eventual subcontractată şi va avea anexat acordul de subcontractare. Subcontractanţii pe a căror capacităţi se bazează ofertantul trebuie să completeze, la rândul lor, DUAE separat, incluzând toate informaţiile menţionate la art. 193 alin. (1) lit. a), precum şi cele de la art 193 alin. (1) lit. b) din Legea 98/2016 care prezintă relevanţă din perspectiva capacităţilor subcontractanţilor pe care se bazează ofertantul în cadrul procedurii de atribuire respective.
-În cazul subcontractanţilor pe a căror capacităţi ofertantul nu se bazează, DUAE va conţine numai informaţiile menţionate la alin. (1) lit. a) din Legea 98/2016.
Notă: Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/terţ susţinător/subcontractant ) atrage respingerea acesteia (ofertă inacceptabilă).
ATENȚIE:
Administratorul SEAP a notificat autoritatile contractante asupra pasilor pe care ii pot efectua in sistem privind aplicarea obligatiei de a selecta in DUAE indicatia globala pentru toate criteriile de selectie in cadrul procedurii simplificate și al procedurii aplicate pentru atribuirea unui contract de furnizare/acord-cadru finantat din Planul National de Redresare și Rezilienta, astfel:
Pas 1.La definirea unei documentații de atribuire in sistem, autoritatile contractante trebuie sa selecteze mai intai optiunea ”DA” din subsectiunea ”Criterii de selectie” din formularul electronic DUAE (pe timpul stabilirii criteriilor DUAE). In acest fel, vor putea completa si salva informatiile necesare pentru criteriile relevante in sectiunile referitoare la capacitatea de a corespunde cerintelor, capacitatea economica si financiara, capacitatea tehnica si profesionala sau sisteme de asigurarea a calitatii si standard de management de mediu, dupa caz.
Pas 2. Ulterior, selecteaza optiunea ”Nu” din aceeasi subsectiune ”Criterii de selectie” din formularul electronic DUAE, prin care este afisata solicitarea autoritatii contractante pentru operatorii economici: "Indicatie globala pentru toate criteriile de selectie", prevazuta de lege. In cadrul DUAE aferent procedurii/lotului pe care il vor completa operatorii economici, in sectiunea ”Criterii de selectie”, acestia vor avea disponibil ”pct. A: Indicatie globala pentru toate criteriile de selectie”, unde va fi afisat textul: ”In ceea ce priveste criteriile de selectie, autoritatea contractanta cere operatorului economic sa declare ca ACESTA INDEPLINESTE TOATE CRITERIILE DE SELECTIE IMPUSE INDICATE IN ANUNTUL RELEVANT SAU IN DOCUMENTELE ACHIZITIEI MENTIONATE IN ANUNT.” In aceasta situatie, operatorul economic are posibilitatea de a raspunde prin selectarea uneia din optiunile DA sau NU.

b) Informațiile privind beneficiarii reali ai fondurilor:
Cerința privind beneficiarii reali se solicită în conformitate cu prevederile art. 53 și art. 167 alin. (1^1) din Legea 98/2016 și în conformitate cu prevederile legislației europene și naționale incidente, respectiv Directiva (UE) 2015/849 a Parlamentului European și a Consiliului din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanțării terorismului, de modificare a Regulamentului (UE) nr. 648/2012 a Parlamentului European și al Consiliului și de abrogare a Directivei 2005/60/CE a Parlamentului European și a Consiliului și a Directivei 2006/70/CE a Comisiei și Legea nr.129/11 iulie 2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, cu modificările și completările ulterioare (în special prevederile art. 56 și 57).
Documentele justificative solicitate:
-declarație pe propria răspundere în conformitate cu prevederile art. 326 din Codul Penal privind falsul în declarații cu privire la beneficiarii reali însoțită de dovada furnizării informațiilor la ONRC/autoritățile competente din țara de origine.
Declarația pe propria răspundere cu privire la beneficiarii reali trebuie să conțină datele acelor persoane fizice (cel puțin numele, prenumele și data nașterii), în conformitate cu prevederile Legii nr. 129/11 iulie 2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului cu modificările și completările ulterioare și se depune de reprezentantul legal al operatorului economic sub sancțiunile prevăzute de art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările și completările ulterioare.
-în cazul în care ofertantul declarat câștigător are în structura acționariatului entități juridice străine, declarația privind beneficiarii reali trebuie să conțină datele persoanelor fizice participante în acționariatul acestora (cel puțin numele, prenumele și data nașterii);
-operatorul ec. va comunica și datele de identificare a deținătorilor/beneficiarilor reali ai acțiunilor la purtător, în situația în care forma de organizare a operatorului ec. ofertant/ terț susținător sau subcontractant la procedură este de societate pe acțiuni, cu capital social reprezentat prin acțiuni la purtător;
-dacă în țara de origine sau în țara în care este stabilit ofertantul unic/ ofertantul asociat/ subcontractantului/ terțul susținător, nu există obligativitatea furnizării informațiilor privind beneficiarii reali către autoritățile competente, ofertantul unic/ ofertantul asociat/ subcontractantului/ terțul susținător, va prezenta fie o declarație pe propria răspundere în conformitate cu prevederile art. 326 din Codul Penal privind falsul în declarații care să conțină datele acelor persoane fizice (cel puțin numele, prenumele și data nașterii), fie, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens;
Se va completa DUAE de către operatorii ec. participanți la procedura de atribuire (se va bifa DA/NU ”Indicatie globală pentru toate criteriile de selectie” (”Acesta îndeplinește toate criteriile de selecție impuse indicate în anunțul relevant sau în documentele achiziției indicate în anunț”).
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv declarațiile privind beneficiarii reali, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit după aplicarea criteriului de atribuire.

c) Instrucțiuni privind semnarea contractului de achiziție:
Ofertantul desemnat câștigător are obligația de a se prezenta la sediul Achizitorului pentru semnarea contractului de furnizare în termen de maxim 3 zile lucrătoare de la data transmiterii invitatiei prin e-mail.
Dacă la data la care trebuia sa se prezinte in vederea semnării contractului, reprezentantul ofertantului desemnat câștigător nu s-a prezentat pentru semnarea acestuia, situația va fi asimilată refuzului de a semna contractul, iar MJ va reține garanția de participare.
d) Instrucțiuni privind notificarea rezultatului procedurii : Informarea se va face online cu respectarea art. 215 din L 98/2016.
e) Anularea procedurii: Conf. art. 211-213 din L98/2016.
Notă: -Potențiali Ofertanți, rezidenți în țările CE și țările Spațiului Economic European (EEA), pot consulta site-ul web al Comisiei Europene - DG Creștere economică disponibile la următoarea adresă: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/searchDocument.do pentru a identifica și compara documentele echivalente (dacă sunt disponibile) solicitate de către MJ în documentație.
-Cerințele tehnice definite la nivelul anuntului, caietului de sarcini sau altor doc. complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.