Cartușe de toner și consumabile pentru fotocopiatoare, imprimante și faxuri

Scurtă descriere

Autoritatea contractantă va recurge la atribuirea pe loturi a acordurilor-cadru, având ca obiect achiziţia de cartușe de toner și consumabile pentru fotocopiatoare, imprimante și faxuri, cu valabilitate de 18 de luni, de la data semnării acestora de către ambele părți contractante.
Acord cadru: LOT 1 – cartușe de toner și consumabile pentru fotocopiatoare, imprimante și faxuri colaboratori C.N.I.N. S.A, în valoare totală estimată de 3,844,800.00 lei, exclusiv T.V.A.;
Cantitate estimată minimă: 17 buc. - Cantitate estimată maximă - 3,414.00
LOT 2 – cartușe de toner și consumabile pentru fotocopiatoare, imprimante și faxuri din locațiile Companiei Naționale ”Imprimeria Națională” – S.A. (CNIN-SA), în valoare totală estimată 2,042,060.00 lei, exclusiv T.V.A.
Cantitate estimată minimă: 118 buc. - Cantitate estimată maximă - 2,728.00
Calendarul estimativ de încheiere al contractelor subsecvente pentru ambele loturi privind achiziția de cartușe de toner și consumabile pentru fotocopiatoare, imprimante și faxuri este următorul:
- Contract subsecvent 1: interval între 01.07.2025 – 31.12.2025
- Contract subsecvent 2: interval între 01.01.2026 – 30.06.2026
- Contract subsecvent 3: interval între 01.07.2026 – 31.12.2026
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare cu 11 zile inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor. Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor : 18. Orice solicitare de clarificari trebuie transmisa in SEAP: http://sicap-prod.e-licitatie.ro
Specificatiile tehnice, si alte informatii se regasesc in caietul de sarcini aferent prezentei proceduri de achizitie.
Justificare achizitie consumabile OEM:( * a se vedea si cap. VI.3 Informatii suplimentare )
Pentru desfășurarea în condiții optime a activității de printare a documentelor și fotocopierii este necesară achiziția de consumabile pentru echipamentele de birou (imprimante, fotocopiatoare, faxuri). Înaintea demarării procesului de achiziție publică au fost solicitate tuturor structurilor companiei necesitățile privind achiziția acestor consumabile pentru perioada următoare.
În cazul achizițiilor publice, cererea autorității contractante întâlnește oferta operatorilor economici cu încadrarea în anumite criterii și condiții stabilite. În acest sens, este necesar ca autoritățile contractante să asigure manifestarea unei concurențe reale, astfel încât orice operator economic să poată participa la procedura de achiziție publică și să poată deveni ulterior contractant.
Criterile de calificare și selecție stabilite în caietele de sarcini au asigurat atingerea obiectivului urmărit prin achiziția publică fără a crea premisele restrângerii, împiedicării sau denaturării concurenței participanților, fiind propuse achiziții atât de consumabile OEM, cât și de consumabile non – OEM. A fost apreciat faptul că trebuie să permitem o participare cât mai numeroasă a ofertanților pentru care puteam obține calitate la preț minim.
Cu toate acestea însă, există situații în care deși costurile de achiziție sunt mai scăzute la consumabilele non – OEM, durata de viață a acestora este mai scurtă, numărul de copii/toner este mai mic, reparațiile la echipamente sunt mai dese, iar lipsa posibilității de urmărire a numărului de copii poate duce într-un final la costuri superioare față de o achiziție de consumabile OEM.

Locul principal sau locul de desfășurare

Livrarea produselor se va face în funcţie de necesităţile Achizitorului, în termen de 7 zile lucrătoare, după încheierea contractului subsecvent.
Produsele vor fi livrate la sediile Achizitorului, cu mijloace de transport acoperite, pentru a evita deteriorarea produselor şi vor fi insoţite de certificatul de garanţie şi de calitate, respectiv de aviziul de insotire a marfii.
Descărcarea produselor din mijlocul de transport la sediul Companiei Nationale Imprimeria Nationala S.A. situat in Bd. Iuliu Maniu nr. 224 sector 6, va fi efectuată cu personalul Furnizorului.

Locul principal sau locul de desfășurare

Livrarea produselor se va face în funcţie de necesităţile Achizitorului, în termen de 7 zile lucrătoare, după încheierea contractului subsecvent.
Produsele vor fi livrate la sediile Achizitorului, cu mijloace de transport acoperite, pentru a evita deteriorarea produselor şi vor fi insoţite de certificatul de garanţie şi de calitate, respectiv de aviziul de insotire a marfii.
Descărcarea produselor din mijlocul de transport la sediul Companiei Nationale Imprimeria Nationala S.A. situat in Bd. Iuliu Maniu nr. 224 sector 6, va fi efectuată cu personalul Furnizorului.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achiziție de bunuri: executarea de livrări de tipul specificat: Pentru protejarea autorităţii contractante în sensul evitării atribuirii contractelor unor operatori economici care nu posedă experienţă şi mijloacele tehnice pentru îndeplinirea cu succes a contractului supus ofertării, operatorii economici ofertanți trebuie să demonstreze că în cursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 3 ani (calculați până la data limită de depunere a ofertelor) au furnizat produse de tipul celor care fac obiectul achiziției/similare, cu indicarea valorilor, datelor şi a beneficiarilor publici sau privaţi, a căror valoare cumulată să reprezinte cel puţin:
- 963.450,00 lei, exclusiv T.V.A. pentru lot 1 – cartușe de toner și consumabile pentru fotocopiatoare, imprimante și faxuri colaboratori C.N.I.N. S.A; reprezentând jumătate din valoarea maximă estimată a celui mai mare contract subsecvent.
- 518.515,00 lei, exclusiv T.V.A. pentru lot 2 – cartușe de toner și consumabile pentru fotocopiatoare, imprimante și faxuri din locațiile Companiei Naționale ”Imprimeria Națională” – S.A. (CNIN-SA). reprezentând jumătate din valoarea maximă estimată a celui mai mare contract subsecvent.
Prin produse similare se înțelege furnizarea de cartușe de toner și consumabile pentru fotocopiatoare, imprimante și faxuri.
Pentru conversia lei/altă valută se va utiliza cursul mediu anual comunicat de Banca Centrală Europeană pentru anul/anii respectiv/respectivi.

Modalitatea de îndeplinire:
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile ce descriu nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător cerințelor autorității contractante.
Asociatul/asociații nominalizați va/vor prezenta distinct DUAE în care se vor cuprinde informațiile solicitate.
La nivelul DUAE trebuie precizate următoarele informații: numărul și data contractului invocat drept experiență similară, tipul/categoriile de produse livrate, valoarea, beneficiarul, data și numărul documentului de recepție, precum și ponderea şi/sau activităţile pentru care au fost responsabili, în cadrul contractelor menționate, împreună cu valoarea acestora, fără TVA.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea în registrul comerțului: În scopul dovedirii capacităţii de exercitare a activităţii profesionale (înregistrare)
Operatorii economici (ofertant, ofertant asociat) care depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului de achiziție publică/sectorială. Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți, care vor completa informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.
Modalitatea de îndeplinire:
Operatorii economici participanți la procedura de atribuire vor completa DUAE, în conformitate cu art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu informațiile solicitate de către autoritatea/entitatea contractantă, aferente situației lor.
Documentele justificative care dovedesc informaţiile cuprinse în DUAE, respectiv certificatul constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertanților persoane juridice/fizice străine, documentele echivalente emise în țara de rezidență, traduse în limba română, urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc după întocmirea clasamentului. Documentele justificative trebuie să fie valabile la data prezentării acestora.
În situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.
Pentru persoanele juridice/fizice străine se vor prezenta orice documente edificatoare, echivalentul documentelor solicitate, eliberate de autorități competente din țara în care aceștia sunt rezidenți, în conformitate cu legislația din țara de rezidență, în copie lizibilă, semnată, cu mențiunea conform cu originalul și traducere autorizată.

Informații suplimentare

*INFORMATII DIN SECTIUNEA III.1.1.b), Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale:
În conformitate cu art. 193, alin. (2) și (3) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, menționăm următoarele:
(2) În cazul în care ofertantul/candidatul demonstrează îndeplinirea criteriilor referitoare la situaţia economică şi financiară ori privind capacitatea tehnică şi profesională bazându-se pe capacităţile altor entităţi, invocând, după caz, susţinerea unui terţ, DUAE, împreună cu angajamentul de susţinere, trebuie să fie completat separat şi de către terţul/terţii susţinător (i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul/candidatul. DUAE prezentat de terţul/terţii susţinător (i) va include toate informaţiile menţionate la alin. (1) lit. a), precum şi informaţiile de la alin. (1) lit. b) şi c) care prezintă relevanţă pentru susţinerea acordată în cadrul procedurii de atribuire respective.
(3) În cazul în care ofertantul/candidatul intenţionează să subcontracteze o parte/părţi din contract, DUAE include şi informaţii privind partea din contract care urmează a fi eventual subcontractată şi va avea anexat acordul de subcontractare. Subcontractanţii pe a căror capacităţi se bazează ofertantul/candidatul trebuie să completeze, la rândul lor, DUAE separat, incluzând toate informaţiile menţionate la alin. (1) lit. a), precum şi cele de la alin. (1) lit.b) şi c) care prezintă relevanţă din perspectiva capacităţilor subcontractanţilor pe care se bazează ofertantul/candidatul în cadrul procedurii de atribuire respective. În cazul subcontractanţilor pe a căror capacităţi ofertantul/candidatul nu se bazează, DUAE va conţine numai informaţiile menţionate la alin. (1) lit. a).
În conformitate cu art. 53 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare:
(1) Au dreptul de a participa la procedurile de atribuire prevăzute la art. 68, în calitate de ofertant individual/ofertant asociat/candidat/terţ susţinător/subcontractant, operatorii economici definiţi la art. 3 alin. (1) lit. jj).
(1^1) Autoritatea contractantă exclude din procedura de atribuire orice persoană fizică sau juridică, având calitatea de ofertant individual/ofertant asociat/candidat/terţ susţinător/subcontractant, care nu se încadrează în definiţia de la art. 3 alin. (1) lit. jj), fără a mai fi necesară verificarea încadrării în prevederile art. 164, 165 şi 167.
(2) În vederea respectării principiilor transparenţei şi tratamentului egal, autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, iar operatorul economic are obligaţia de a comunica datele de identificare a deţinătorilor/beneficiarilor reali ai acţiunilor la purtător, în situaţia în care forma de organizare a operatorului economic ofertant/candidat, terţ susţinător sau subcontractant la procedură este de societate pe acţiuni, cu capital social reprezentat prin acţiuni la purtător.
(3) Reprezentantul legal al operatorului economic depune o declaraţie pe propria răspundere cu privire la deţinătorii/beneficiarii reali ai acţiunilor la purtător, sub sancţiunile prevăzute de art. 326 din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările şi completările ulterioare.
NOTĂ:
1. Operatorii economici participanți la procedura de atribuire (ofertant, ofertant asociat, subcontractant, terț susținător, după caz) au obligativitatea depunerii în SEAP, odată cu oferta, a DUAE completat cu informațiile aferente situației lor, sub sancțiunea respingerii ofertei ca fiind inacceptabilă conform art. 137 alin. (2) lit. b) din H.G. nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice.
2. Pentru persoanele juridice/fizice străine se vor prezenta orice documente edificatoare, echivalentul documentelor solicitate, eliberate de autorități competente din țara în care aceștia sunt rezidenți, în conformitate cu legislația din țara de rezidență, în copie lizibilă, cu mențiunea „conform cu originalul” și traducere autorizată.
3. În cazul în care la procedură se prezintă un mandatar al ofertantului, acesta va prezenta un mandat de la societatea în cauză, care să dovedească faptul că acesta este mandatat să reprezinte ofertantul la procedura.
4. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea Documentului Unic de Achiziții European (DUAE) urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, într-un termen de până la 7 zile lucrătoare, care poate fi prelungit la solicitarea justificată a ofertantului, cu cel mult 3 zile lucrătoare, potrivit prevederilor art. 196, alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Documentele justificative trebuie să fie valabile la data prezentării acestora.
5. Potrivit art. 196, alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, autoritatea contractantă poate solicita candidaţilor/ofertanţilor să depună toate sau o parte dintre documentele justificative ca dovadă a informaţiilor cuprinse în DUAE, în orice moment pe durata desfăşurării unei proceduri de atribuire, dacă acest lucru este necesar pentru a asigura desfăşurarea corespunzătoare a procedurii. Documentele solicitate vor trebui depuse de către candidaţi/ofertanţi, sub sancţiunea excluderii, în termen de cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea solicitării din partea autorităţii contractante, cu posibilitatea de prelungire cu maximum 5 zile lucrătoare, la solicitarea motivată a candidatului/ofertantului respectiv.
6. Ofertantul clasat pe locul I, la momentul depunerii documentelor justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, are obligația depunerii unei declarații pe propria răspundere a reprezentantului legal, cu privire la deținătorii/beneficiarii reali ai acțiunilor la purtător, sub sancțiunile prevăzute de art. 326, din Legea nr. 286/2009 privind Codul penal, cu modificările și completările ulterioare, privind încadrarea/neîncadrarea în prevederile Legii nr. 148/2020 pentru completarea Legii nr. 98/2016 privind achizițiile publice, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr. 658 din 24 iulie 2020.
▪ În situația în care forma de organizare a operatorului economic ofertant/candidat, terț susținător sau subcontractant la procedură este de societate pe acțiuni, cu capital social reprezentat prin acțiuni la purtător, acesta are obligația de a comunica datele de identificare a deținătorilor/beneficiarilor reali ai acțiunilor la purtător.
▪ Autoritatea contractantă va exclude din procedura de atribuire orice operator economic, organizat ca societate pe acțiuni, al cărui capital social este reprezentat prin acțiuni la purtător și care nu face dovada identității deținătorilor/beneficiarilor reali ai acțiunilor la purtător.
”Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent
* Justificare achizitie consumabile OEM: (continuare de la cap. II.1.4)
În schimb, în cazul consumabilelor OEM, numărul de copii și calitatea acestora sunt superioare, sunt ambalate, marcate și sigilate cu hologramă de către firma producătoare, iar dacă echipamentul este prevăzut cu această caracteristică, oferă capacitatea de a genera rapoarte privind starea acestuia și a consumabilului prin identificarea procentului de toner rămas în cartuș, mesaj de sfârșit de toner sau în curs de epuizare.
Deasemenea trebuie menționat și raportul generat de imprimantă privind numărul de pagini printate, raport care poate da informațiile necesare privind numărul de pagini garantate de producător față de cel efectuat.
Facem mențiunea faptului că Ministerul Afacerilor Interne, Direcția Generală a Pașapoartelor, prin adresa sa nr. 3372940/27.05.2025, înregistrată în cadrul companiei sub nr. 605/28.05.2025 solicită achiziția unor produse OEM, întrucât tonerele compatibile /reutilizate/after market se consumă foarte repede.
Deasemenea, Expert Copy Service S.R.L. societate care prestează serviciile de service pentru echipamente de copiere în cadrul companiei, comunică prin adresa sa nr. 2338/27.05.2025, înregistrată în cadrul companiei sub nr. F/1889/27.05.2025 faptul că tehnicienii de service au constatat următoarele probleme datorate folosirii cartușelor toner compatibile:
- scurgeri de toner în aparat;
- cartușe ce produc defecte pe pagini (dungi pe copie, puncte negre, etc.);
- calitatea slabă a tonerului duce la scurtarea vieții unităților de imagine și a cuptoarelor (faptul că nu se usucă repede pe pagină, lipindu-se de rola caldă duce la încărcarea acesteia cu surplusul de toner și la defectarea cuptorului și a altor angrenaje);
- scurgerile de toner în echipament pot ajunge în plăcile electrice, în pinioane, ceea ce poate duce la zgomot în funcționarea și la încălzirea excesivă a echipamentelor și recomandă folosirea de cartușe toner originale.