Implementarea serviciilor publice electronice la Primăria Orașului Călimănești

Scurtă descriere

Implementarea serviciilor publice electronice la Primăria Orașului Călimănești, în cadrul proiectului ”DIGITALIZARE ÎN BENEFICIUL CETĂŢENILOR ȘI AL FIRMELOR”, finanțat prin contractul de finanțare nr. 60/12.07.2024, semnat între Agentia pentru Dezvoltare Regionala Sud-Vest Oltenia, în calitate de Autoritate de management pentru Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021-2027(AM PR SV Oltenia) și UAT Oras Calimanesti.
Prevederile prezentei sectiuni se completeaza cu prevederile Caietului de sarcini.
Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor este de 20 zile.
Autoritatea contractantă va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificări în a 11-a zi înainte de data limită de
depunere a ofertelor.
Valoarea totala estimată: 2.217.410,08 lei, fara TVA
Durata contractului: 6 luni
Perioada de garantie: 36 luni.

Descrierea achiziției publice

Implementarea serviciilor publice electronice la Primăria Orașului Călimănești, în cadrul proiectului ”DIGITALIZARE ÎN BENEFICIUL CETĂŢENILOR ȘI AL FIRMELOR”, finanțat prin contractul de finanțare nr. 60/12.07.2024, semnat între Agentia pentru Dezvoltare Regionala Sud-Vest Oltenia, în calitate de Autoritate de management pentru Programul Regional Sud-Vest Oltenia 2021-2027(AM PR SV Oltenia) și UAT Oras Calimanesti.
Conform Caietului de sarcini atasat.
Componentele de infrastructură ale sistemului informatic din prezenta procedura se referă la următoarele:
1. Modulul de Registratura şi Document management
Realizarea unui sistem de management al documentelor (DMS) care gestionează documentele într-un mod centralizat şi organizat pentru o eficienţă mai bună şi control în cadrul administraţiei locale. Acest sistem va fi utilizat pentru a monitoriza fluxul de documente, crearea şi editarea de documente, stocarea, arhivarea, indexarea şi căutarea documentelor, semnătură electronică.
2. Sistem informatic GIS –
Realizarea unei Portal GIS care va avea responsabilitatea de a asigura:
§ disponibilitatea resurselor geospațiale; facilitarea descoperirii și utilizării acestora; crearea unui mediu de colaborare între toate departamentele din interiorul unei primarii;
§ facilitarea activităților analitice și de luare a deciziilor, pe baza informațiilor geospațiale.
Portalul geospatial va realiza implementarea de procese de lucru digitale specifice şi a unei platforme de tip date deschise.
În acest sens, este avută în vedere achiziţia şi implementarea unui sistem informatic integrat geospatial care va acoperi toate necesităţile instituţiei respectiv: urbanism, cadastru, nomenclatura stradală, registrul spaţiilor verzi. Componenta informatică care va fi achiziţionata vizează atât zona de front-office, cât şi de back-office; se va asigura interoperabilitatea cu celelalte sisteme informatice ale UAT-ului.
Funcţiuni:
- Va permite crearea harţilor web interactive de cartografiere.
- Va pemite obţinerea unor perspective noi şi detalii îmbunătăţite pe măsură ce se interacţionează cu datele.
- Va permite utilizarea stilurilor de cartografiere inteligente, bazate pe date şi instrumente intuitive de analiza pentru a obţine informaţii despre locaţie.
- Va permite partajarea harţilor GIS cu publicul său utilizarea harţilor în colaborare.
- Va permite crearea harţilor interactive care cartografiază bazele de date GIS de la nivel local şi încurajează publicul să exploreze.
- Va pemite partajarea hartillor bazate pe datele GIS cu anumite grupuri sau cu toată lumea.
- Publicul va beneficia de acces sigur şi simplu la datele, hărţile si aplicaţiile de care au nevoie
3. Platforma Publică WEB pentru Cetăţeni (Modulul cetăţean)
Platforma trebuie să asigure integrarea cu restul componentelor solicitate în prezenţa procedura, astfel încât să ofere o experienţă integrată pentru utilizatorul final. Portalul va permite cetăţenilor să urmărească şi să monitorizeze starea solicitărilor lor şi să ofere feedback, precum şi să ofere acces la servicii online.
Platforma va fi concepută pentru a facilita interacţiunea Administraţiei publice cu cetăţenii. Este un modul care permite cetăţeanului să interacţioneze cu primăria sub forma digitală, şi care va asigura în timp real unele răspunsuri la întrebări, se pot iniţia diferite procese gestionate de platforma sau se pot ataşa/importa informaţii asociate obiectelor geospaţiale.
Platforma va permite:
- Crearea de conturi speciale prin intermediul cărora se pot vizualiza seturi de date specifice, se pot iniţia diferite procese gestionate de platforma sau se pot ataşa/importa informaţii asociate obiectelor geospaţiale.
- Comunicarea între cetăţean şi reprezentanţii Autorităţii
- Permite crearea de conturi pentru cetăţeni sau alţi terţi şi iniţierea diferitelor procese
- Aplicaţia permite realizarea unui program vizibil pentru cetăţean cu disponibilităţile orare pentru audienţele.
- Anunţuri locale cu privire la anumite lucrări edilitare, închideri de străzi, etc
- Programele de dezvoltare a administraţiei locale, starea acestora şi perspectiva de finalizare
- Posibilitatea de a accesa alte servicii publice (ex. Colectare deşeuri, informaţii unităţi de învăţământ, informaţii privind serviciile medicale locale, informaţii privind fondurile Europene existente, informaţii APIA, etc)
- Depunerea de cereri şi sesizări
- Aplicaţia permite realizarea unui program vizibil pentru cetăţean cu disponibilităţile orare pentru audientele cu primarul/vice-primar/secretar
- Planificarea online a cetăţenilor în audienţe la primar/viceprimar/secretar
- Sistem de planificare online – site web care permite programarea online a cetățenilor la diverse ghișee APL;
- Să dispună de un API prin care să se asigure interoperabilitatea cu aplicaţia de impozite şi taxe locale astfel încât să permită efectuare plăti, taxe şi impozite prin intermediul sistemului ghişeul.ro în contul primăriei.
4. Modul Administrare
Modulul va cuprinde conținut, structura platformei website backend pentru administrator:
§ Administrare grupuri, roluri și utilizatori
§ Gestionare atracții turistice, calendar evenimente, anunțuri, comunicate.
§ Administrare şi generare liste şi rapoarte
5. Servicii „Cloud” – servicii cloud dedicate pentru utilizare de către administrația publică (configurare si testare pe server):
• Acces securizat şi infrastructura back-up automată;
• O rată de disponibilitate de 99% a sistemului;
• Spaţiu de stocare nelimitat ce poate fi extins fără a necesita downtime pentru sistem;
6. Dezvoltarea cunoştinţelor şi abilitaţilor personalului din cadrul UAT-ului, în vederea sprijinirii măsurilor vizate de proiect. Este avută în vedere formarea/instruirea, evaluarea/testarea şi certificarea competentelor/cunoştinţelor dobandile pentru 20 de persoane în ceea ce priveşte ulilizarea soluţiilor informatice şi a echipamentelor furnizate şi implementate în cadrul prezentului proiect.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea în registrul comerțului: Cerinta 1. Operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului de achiziție publică. Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți pentru partea din contract pe care aceștia urmează să o realizeze, care vor completa informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.
Modalitatea de îndeplinire:
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire a contractului de achiziție publică cu informațiile solicitate de către autoritatea contractantă – informații referitoare la îndeplinirea cerințelor privind capacitatea de exercitare a activității profesionale, (inclusiv asociatul/subcontractantul/tertul sustinator).
Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificatul constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertanților persoane juridice/fizice străine, documentele echivalente emise în țara de rezidență, traduse autorizat în limba română, urmează să fie prezentate, la solicitarea Autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit după aplicarea criteriului de atribuire/ de către ofertanții selectați să semneze contractul.
In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.

Informații suplimentare

”Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.
Ofertele care nu sunt insotite de dovada constituirii garantiei de participare vor fi considerate inadmisibile.
În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere
punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora.
In cazul factorilor de evaluare pentru care se acorda acelasi numar de puncte, departajarea se va face in urmatoarea ordine:
- Experienta detinuta de Arhitect soluţie IT, Experienta detinuta de Specialist dezvoltare web GIS, Experienta detinuta de Expert baze de date, Experienta detinuta de Expert BPM (business model processing) sau expert îmbunătăţirea proceselor,
- Perioada de garanţie extinsă pentru echipamente, Perioada de suport tehnic extinsă pentru funcționarea sistemului, Perioada de suport tehnic extinsă pentru produsele software.
În situaţia în care egalitatea se menţine, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.
Pentru indeplinirea obligatiei referitoare la modul de transmitere a DUAE de catre operatorii economici participanti la procedurile de
atribuire, prevazuta la art. 60 alin. (1) si (4), art. 69 alin. (1) si (3), art. 123 alin. (2) si (3) din H.G. nr. 395/2016, cu modificarile si completarile
ulterioare, acestia vor completa direct in SEAP, in sectiunea dedicata a procedurii, DUAE-ul deja configurat de autoritatea contractanta.
DUAE, astfel completat, va putea fi vizualizat si analizat de catre autoritatea contractanta in sectiunea dedicata acestuia.
De asemenea, raspunsurile la DUAE ale operatorilor economici care participa la procedura vor fi completate in SEAP in mod direct, dupa
autentificare, de catre fiecare participant. Pentru cazurile in care ofertantul este o asociere de operatori economici sau pentru cazurile in
care ofertantul are subcontractanti sau terti sustinatori, fiecare operator economic se va autentifica in sistem si va accesa procedura de
atribuire in vederea completarii DUAE in calitatea in care a fost inclus in respectiva procedura (asociat, subcontractant, tert sustinator).
Este necesar ca toti cei care trebuie sa raspunda la DUAE sa fie inregistrati ca utilizatori ai sistemului.
Detalii cu privire la intocmirea DUAE veti regasi, dupa autentificarea in sistem, in sectiunea „Informatii DUAE” – Ghid de completare DUAE.
Informatii privind asocierea:
In cazul depunerii unei oferte comune, fiecare operator membru al asocierii va prezenta DUAE în care vor include informațiile cu privire la
modul de îndeplinire a cerințelor de capacitate tehnică și profesională.
Odată cu depunerea DUAE se va prezenta în mod obligatoriu și acordul de asociere, iar documentele justificative care probează cele
asumate în aceasta vor fi solicitate ulterior, doar ofertantului clasat pe primul loc, după evaluarea ofertelor.
Informații privind sustinerea tehnico profesioală:
Capacitatea tehnicăsi/sau profesională a operatorului economic poate fi susținută in conformitate cu art 182 din L.98/2016.
Instrucțiuni privind notificarea rezultatului procedurii
Autoritatea contractantă va informa operatorii economici implicați în procedura de atribuire despre deciziile referitoare, la rezultatul procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică, ori după caz, la anularea procedurii de atribuire și eventuala inițiere ulterioară a unei noi proceduri, în scris și cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la emiterea acestora. În cadrul comunicării, entitatea contractantă va informa ofertantul câștigător cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Autoritatea contractantă va informa ofertanții care au fost respinși sau a căror ofertă nu a fost declarată câștigătoare asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează:
i. pentru fiecare ofertă respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere, detaliindu-se argumentele în temeiul cărora oferta a fost considerată inacceptabilă, neadecvată și/sau neconformă, îndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerințelor de funcționare și performanță prevăzute în caietul de sarcini;
ii. fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă și conformă, prin urmare admisibilă, dar care nu a fost declarată câștigătoare, caracteristicile și avantajele relative ale ofertei câștigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziție publică/sectorială
iii. fiecărui operator economic dintre cei prevăzuți la pct. i) - ii), data-limită până la care au dreptul de a depune contestație.
Entitatea contractantă are dreptul de a nu comunica anumite informații numai în situația în care divulgarea acestora:
- ar conduce la neaplicarea unei prevederi legale, ar constitui un obstacol în aplicarea unei prevederi legale sau ar fi contrară interesului public
- ar prejudicia interesele comerciale legitime ale operatorilor economici, publici sau privați, sau ar prejudicia concurență loială dintre aceștia.
Instrucțiuni privind anularea procedurii de atribuire
Autoritatea contractantă are obligația de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziție publică, dacă ia această decizie, de regulă, înainte de data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire și, oricum, înainte de data încheierii contractului, numai în următoarele cazuri:
- au fost depuse numai oferte inacceptabile, inadmisibile și/sau neconforme;
- nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse oferte care, deși pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a solu
Instrucţiuni privind semnarea contractului de achiziţie
Autoritatea contractantă va încheia contractul de achiziţie cu ofertantul desemnat câştigător, în perioada de valabilitate a ofertelor, dar nu mai devreme de 11 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire pentru a acorda termenul legal de 10 zile pentru formularea eventualelor contestații administrative.
Ofertantul desemnat câștigător are obligația de a se prezenta în termenul precizat in comunicarea pentru semnarea contractului, transmisă de Autoritatea contractantă.
Dacă termenul a expirat iar ofertantul desemnat câştigător nu s-a prezentat pentru semnarea contractului, situaţia va fi asimilată refuzului de a semna contractul, iar entitatea contractantă va reţine în favoarea sa garanţia de participare. În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit contractul este un consorţiu, acesta are obligaţia de a prezenta la semnarea contractului următoarele documente:
- documente prin care se autorizează persoana care urmează să semneze contractul;
- acordul de asociere din care să rezulte cota de participare a fiecărui membru al asocierii, reprezentantul legal al asocierii, liderul desemnat (informaţii care nu trebuie să fie diferite faţă de cele precizate în documentele care au însoţit oferta); În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit contractul a nominalizat in cadrul ofertei subcontractanți, acesta are obligația de a prezenta la semnarea contractului contractul/contractele încheiate cu subcontractanții nominalizați in oferta.
In cazul în care entitatea contractantă nu poate încheia contractul cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind câștigătoare, din cauza faptului că ofertantul se află într-o situaţie de forţă majoră sau în imposibilitatea fortuită de a executa contractul, atunci aceasta are dreptul să declare câştigătoare oferta clasată pe locul următor, în condiţiile în care aceasta există şi este admisibilă.
În caz contrar, procedura de atribuire se anulează.