Servicii Integrate de Business Travel, Evenimente si raportare

Scurtă descriere

Furnizarea de Servicii Integrate de Business Travel:
1. Servicii cazare hoteliera pe teritoriul Romaniei si in strainatate.
2. Servicii de ticketing – achizitionare bilete de avion si bilete de tren si maşini închiriate (rent-a-car/shuttle) pentru deplasari pe teritoriul Romaniei si in strainatate
3. Servicii de tip MICE (meetings, incentives, conferences, events) pe teritoriul Romaniei.
4. Servicii complementare pentru Managementul Situatiilor Exceptionale in vederea gestionarii în condiții de siguranță și rapiditate situațiile de urgenta/evenimente neprevăzute/situațiile excepționale intervenite în cadrul Entitatii Contractante
5. Raportare personalizata pentru toate serviciile solicitate si prestate.

Descrierea achiziției publice

Furnizarea de Servicii Integrate de Business Travel:
1. Servicii cazare hoteliera pe teritoriul Romaniei si in strainatate.
2. Servicii de ticketing – achizitionare bilete de avion si bilete de tren si maşini închiriate (rent-a-car/shuttle) pentru deplasari pe teritoriul Romaniei si in strainatate
3. Servicii de tip MICE (meetings, incentives, conferences, events) pe teritoriul Romaniei.
4. Servicii complementare pentru Managementul Situatiilor Exceptionale in vederea gestionarii în condiții de siguranță și rapiditate situațiile de urgenta/evenimente neprevăzute/situațiile excepționale intervenite în cadrul Entitatii Contractante
5. Raportare personalizata pentru toate serviciile solicitate si prestate.

Cantitatile minime si maxime ale acordului cadru, respectiv ale contractului subsecvent se gasesc in fisierul denumit " Cantitati minime si maxime "
Contractele subsecvente se vor atribui o data la 2 ani in functie de necesitatiile Entitatii Contractante


Număr zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor 18. Entitatea contractantă va răspunde în mod clar şi complet tuturor solicitărilor de clarificare/ informaţiilor suplimentare în a 11-a zi înainte de termenul limită de depunere a ofertelor”

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cifra de afaceri anuală generală: Ofertantul (Operator Economic individual sau oricare membru al asocierii) trebuie să dovedească o medie a cifrei de afaceri generale, pentru ultimele 2 exerciții financiare încheiate, respectiv 2023-2024 de cel puțin:
Cifra de afaceri 2023 – 2024 exprimata prin raportare la total facturi emise: 6.000.000 €/ an

Modalitatea de indeplinire:
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Indicator financiar: Ofertantul trebuie să demonstreze că are o situație financiară stabilă, prin îndeplinirea următorului indicator financiar:

- Lichiditate generală = Active curente / Datorii curente ≥ 1
Acest indicator reflectă capacitatea ofertantului de a-și acoperi obligațiile curente din activele curente, fiind relevant pentru asigurarea unei bune execuții a contractului.

Documente justificative solicitate:
- Bilanțurile contabile sau extrase relevante pentru ultimele 3 exerciții financiare încheiate.
- Declarație pe propria răspundere privind calculul și valoarea indicatorului.
- Alte documente relevante (ex. rapoarte financiare auditate, dacă este cazul).

Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea în registrul comerțului: Operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului /acordului-cadru de achiziție publică/sectorială.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificatul constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertanților persoane juridice/fizice străine, documentele echivalente emise în țara de rezidență, traduse în limba română, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.

Principalele condiții de finanțare și modalități de plată și/sau trimitere la dispozițiile relevante care le reglementează

Sursa de finantare: 100% fonduri proprii Delgaz Grid.
Modalitatea de plata si penalitatile sunt prevazute in clauzele din modelul de contract, pus la dispozitia operatorilor economici de catre entitatea contractanta, prin intermediul platformei SEAP.

Informații suplimentare

Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent

STABILIREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE
Acordul cadru se atribuie ofertantului care îndeplinește criteriile de calificare impuse și a cărui ofertă a fost stabilită câștigătoare de către comisia de evaluare pe baza criteriului de atribuire precizat în anunțul de participare și în documentația de atribuire. Atribuirea se face pe baza criteriului „cel mai bun raport calitate-preț”, oferta câștigătoare este cea care a întrunit cel mai mare punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentația de atribuire.
În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare, în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situaţia în care egalitatea se menţine, entitatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică. – conf. art 145 alin. (3) din HG 394/2016.

Instrucțiuni privind notificarea rezultatului procedurii
Entitatea contractantă va informa operatorii economici implicați în procedura de atribuire despre deciziile referitoare la rezultatul procedurii de atribuire a Acordului cadru de achiziție sectorială, ori după caz, la anularea procedurii de atribuire și eventuala inițiere ulterioară a unei noi proceduri, în scris și cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la emiterea acestora.

În cadrul comunicării, Entitatea contractantă va informa ofertantul/ofertanții câștigător/câștigători cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Entitatea contractantă va informa ofertanții care au fost respinși sau a căror ofertă nu a fost declarată câștigătoare asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează:
i. pentru fiecare ofertă respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere, detaliindu-se argumentele în temeiul cărora oferta a fost considerată inacceptabilă, neadecvată şi/sau neconformă, îndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerințelor de funcționare și performanță prevăzute în caietul de sarcini;
ii. fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă și conformă, prin urmare admisibilă, dar care nu a fost declarată câștigătoare, caracteristicile și avantajele relative ale ofertei/ofertelor câștigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziție publică/sectorială sau, după caz, ale ofertanților cu care urmează să se încheie un acord-cadru;
iii. fiecărui operator economic dintre cei prevăzuți la pct. i) - iii), data-limită până la care au dreptul de a depune contestație.
Entitatea contractantă are dreptul de a nu comunica anumite informații numai în situația în care divulgarea acestora:
- ar conduce la neaplicarea unei prevederi legale, ar constitui un obstacol în aplicarea unei prevederi legale sau ar fi contrară interesului public;
- ar prejudicia interesele comerciale legitime ale operatorilor economici, publici sau privați, sau ar prejudicia concurență loială dintre aceștia.

Instrucțiuni privind anularea procedurii de atribuire
Entitatea contractantă are obligația de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea Acordului cadru de achiziție sectorială, dacă ia această decizie, de regulă, înainte de data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire și, oricum, înainte de data încheierii Acordului cadru, numai în următoarele cazuri:
- au fost depuse numai oferte inacceptabile, inadmisibile și/sau neconforme;
- nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse oferte care, deși pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluțiilor tehnice și/sau financiare;
- abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului.
În sensul prevederilor de mai sus, prin abateri grave de la prevederile legislative se înțelege:
- criteriile de calificare și selecție, precum și criteriul de atribuire sau factorii de evaluare prevăzuți în cadrul anunțului de participare, precum și în documentația de atribuire au fost modificați având ca efect restrângerea participării;
- pe parcursul analizei, evaluării și/sau finalizării procedurii de atribuire se constată erori sau omisiuni, iar entitatea contractantă se află în imposibilitatea de a adopta măsuri corective fără ca acestea să conducă, la încălcarea principiilor.
Prin excepție, entitatea contractantă are dreptul de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea Acordului cadru de achiziție sectorială, dacă ia această decizie, de regulă, înainte de data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire și, oricum, înainte de data încheierii contractului, numai în următoarele cazuri:
- ca urmare a deciziei pronunțate de Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor prin care dispune eliminarea oricăror specificații tehnice, economice sau financiare din anunțul de participare, din documentația de atribuire ori din alte documente emise în legătură cu procedura de atribuire;
- entitatea contractantă nu mai are asigurate fondurile necesare realizării achiziției sau nu mai există necesitatea ce urma a fi acoperită; cele două situații nedatorându-se unei acțiuni sau inacțiuni a entității contractante.
Entitatea contractantă are obligația de a comunica în scris tuturor participanților la procedura de atribuire, în cel mult 3 zile lucrătoare de la data anulării, atât încetarea obligațiilor pe care aceștia și le-au creat prin depunerea de oferte, cât și motivul concret care a determinat decizia de anulare.

Instrucțiuni privind semnarea Acordului cadru:
Entitatea contractantă va încheia acordul-cadru cu ofertantul desemnat câștigător, în perioada de valabilitate a ofertelor, dar nu mai devreme de 10 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire pentru a acorda termenul legal de 10 zile pentru formularea eventualelor contestații administrative.
Ofertantul desemnat câștigător are obligația de a prezenta Acordul cadru semnat în termen de 3 zile lucratoare de la primirea invitației pentru semnarea Acordului cadru, transmisă de entitatea contractantă.
Dacă termenului de 3 zile lucratoare a expirat iar ofertantul desemnat câștigător nu a prezentat Acordul cadru semnat, situația va fi asimilată refuzului de a semna Acordul cadru, iar entitatea contractantă va reține în favoarea sa garanția de participare.
În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit Acordul cadru este un consorțiu, acesta are obligația de a prezenta la semnarea Acordului cadru următoarele documente:
- documente prin care se autorizează persoana care urmează să semneze Acordul cadru;
- acordul de asociere din care să rezulte cota de participare a fiecărui membru al asocierii, reprezentantul legal al asocierii, liderul desemnat (informații care nu trebuie să fie diferite față de cele precizate în documentele care au însoțit oferta);
În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit Acordul cadru a nominalizat in cadrul ofertei subcontractanți, acesta are obligația de a prezenta la semnarea Acordului cadru contractul/contractele încheiate cu subcontractanții nominalizați in oferta.
In cazul în care entitatea contractantă nu poate încheia Acordul cadru cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind câștigătoare, din cauza faptului că ofertantul se află într-o situație de forță majoră sau în imposibilitatea fortuită de a executa Acordul cadru, atunci aceasta are dreptul să declare câștigătoare oferta clasată pe locul următor, în condițiile în care aceasta există și este admisibilă. În caz contrar, procedura de atribuire se anulează.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Ofertantul (Operator Economic individual sau oricare membru al asocierii) trebuie să dovedească o medie a cifrei de afaceri generale, pentru ultimele 2 exerciții financiare încheiate, respectiv 2023-2024 de cel puțin: 2.000.000 €/ an

Modalitatea de indeplinire:
Se vor transmite: Bilantul, Balanta contabile, orice alt document necesar pentru indeplinirea ceritnei.
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.