Sistem Informatic ERP

Scurtă descriere

În prezent, Autoritatea contractantă utilizează un sistem ERP pe platforma Oracle, achiziționat în anul 2017, care prezintă deficiențe semnificative, afectând eficiența și eficacitatea proceselor organizaționale. Principalele probleme identificate includ:
1. Lipsa Automatizărilor:
o Sistemul ERP actual nu oferă funcționalități de automatizare adecvate pentru a simplifica și accelera procesele operaționale. Acest lucru duce la necesitatea efectuării manuale a unor sarcini repetitive, ceea ce consumă timp și resurse.
2. Absența Mesajelor de Avertizare și Cheilor de Control:
o Sistemul nu furnizează mesaje de avertizare sau chei de control pentru a preveni introducerea datelor incorecte sau inconsistente. Aceasta poate conduce la erori și la riscul unei calități scăzute a datelor, afectând deciziile bazate pe informații eronate.
3. Redundanța în Introducerea Datelor:
o Procesul de introducere a datelor este inconfortabil, deoarece același set de informații trebuie introdus în mai multe locuri. Această redundanță poate duce la erori umane și crește timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor.
4. Pasivitatea Proceselor:
o Procesele existente în cadrul sistemului sunt percepute ca greoaie și puțin intuitive. Utilizatorii întâmpină dificultăți în navigarea și în desfășurarea activităților operaționale fără efort considerabil, ceea ce reduce productivitatea și moralul angajaților.
5. Lipsa Intuitivității:
o Interfața utilizator nu oferă un grad adecvat de intuitivitate, ceea ce determină nevoia de a acorda un timp semnificativ pentru a înțelege și a utiliza eficient sistemul. Aceasta reduce eficiența operațională și crește costurile de instruire.

Problemele identificate la nivelul instituției sunt legate de fluxul informațional intern, care este îngreunat. Unele informații ajung cu dificultate la destinatarul final, afectând negativ serviciile oferite cetățenilor și relația cu aceștia. De multe ori, sistemul actual necesită deplasarea angajaților în diverse compartimente pentru a obține răspunsuri conexe, generând pierdere de timp și ineficiență în cadrul instituției. Activitatea angajaților este îngreunată de faptul că instituția operează în mai multe puncte de lucru, fără un flux clar și eficient oferit de furnizorul actual de servicii.
În contextul acestor deficiențe, s-a identificat necesitatea automatizării unor activități prin susținerea lor cu o aplicație informatică și folosirea unei baze de date unice comune, astfel încât compartimentele să poată folosi informațiile existente în sistem în mod unitar și consistent, în timp real. Prin urmare, este necesară implementarea unui sistem informatic inovativ și unitar, care să contribuie la modernizarea și eficientizarea instituției noastre, aducând beneficii pe termen lung. Ne dorim să rezolvăm această problemă prin intermediul unei soluții informatice unitare, consolidând astfel capacitatea administrativă a instituției noastre în vederea furnizării de servicii publice performante și reduse din perspectiva birocrației asociate în relația noastră cu cetățenii.

Descrierea achiziției publice

Obiectivul general la care va contribui achiziția are ca scop principal îmbunătățirea eficienței, eficacității și agilității operaționale ale Autorității contractante. Se urmărește automatizarea și optimizarea proceselor, eficientizarea fluxurilor de lucru și reducerea sarcinilor manuale repetitive, asigurarea calității datelor, creșterea intuitivitații și ușurinței în utilizare.
Sistemul integrat va fi adaptat pentru front-office si back-office in vederea unificării datelor despre persoane, adrese, unificarea nomenclatoarelor si interacțiunea unitara cu cetățenii, prin aplicarea principiului înregistrării "o singura data" a informațiilor.
Implementarea proiectului va presupune livrarea de produse software si servicii aferente implementării:
• Licențe sistem integrat
• Servicii de instalare si configurare si testare
• Servicii de migrare a datelor existente, prelucrare si import in noul sistem, acestea fiind puse la dispoziția Contractantului intr-un format solicitat de acesta.
• Posibilitatea de integrare cu alte aplicații
• Servicii de instruire a personalului ANR, inclusiv furnizarea documentației de utilizare specifica.
• Management de contract
• Servicii de mentenanța si suport tehnic post-implementare pentru a garanta funcționarea optimă a noilor module si a sistemului.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea în registrul comerțului: Cerinţa: Certificat Constatator emis de către Oficiul Naţional al Registrului Comerţului. Operatorul economic trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condiţiile legii din ţara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului, respectiv că desfășoară autorizat activitatea/activitățile supusă/supuse prezentei proceduri.

Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței : se va completa DUAE de către ofertanții (inclusiv pentru asociați/subcontractanți) participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificatul constatator emis de ONRC sau în cazul ofertanților străini documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează să fie prezentate la solicitarea autorității contractante doar de către ofertantul clasat pe primul loc al clasamentului intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire.
Obiectul principal al contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN autorizat din Certificatul Constatator, potrivit dispozițiilor din Legea nr. 265/2022 privind simplificarea formalităților la înregistrarea în Registrul Comerțului a persoanelor fizice, asociațiilor familiale şi persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum şi la autorizarea funcționării persoanelor juridice, cu modificările şi completările ulterioare.
Solicitarea acestui document devine fundamentală în contextul în care un operator economic ce nu are în obiectul de activitate autorizat, principal sau secundar, corespondent al obiectului contractului nu se poate angaja din punct de vedere legal în derularea şi gestionarea acestuia.

Precizări:
- în cazul unei oferte depuse în asociere, fiecare membru al asocierii trebuie să depună documentele necesare pentru demonstrarea faptului că este autorizat să desfășoare partea sa din contract în vederea participării la procedura de atribuire a contractului; cerința se aplică şi pentru subcontractanți şi/sau terți susținători care completează informațiile aferente situației lor la nivelul DUAE distinct;
- informațiile cuprinse în certificatul constatator trebuie să fie reale/actuale la momentul prezentării lor.
- în cazul persoanelor juridice străine se solicită documente echivalente emise în conformitate cu legislația țării de rezidență a operatorului economic, însoțite de traducerea acestora în limba română.

Informații suplimentare

1. Informatii suplimentare privind GP:
Instrumentele de garantare prevăzute la art.154 alin (4) lit.b) din Lege se transmit în SEAP împreună cu oferta și celelalte documente ale acesteia, cel mai târziu la data și ora-limită de depunere a ofertelor, semnată cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, și trebuie să prevadă că plata garanției de participare se va executa necondiționat, respectiv la prima cerere a beneficiarului, pe baza declarației acestuia cu privire la culpa persoanei garantate.
După această dată, autoritatea contractantă solicită ofertanților clarificări în scopul prezentării în original a documentului privind garanția de participare, în cazul în care acesta face parte din categoria documentelor cu regim special a căror valabilitate este condiționată de prezentarea în formă originală.
Garanţia de participare poate fi constituită şi în altă monedă decât lei, la un curs de reconversie afişat de BNR, la data publicării anunțului de participare simplificat.
În cazul depunerii de oferte în asociere, garanţia de participare trebuie constituită în numele asocierii şi să menţioneze că acoperă în mod solidar toţi membrii grupului de operatori economici.
În cazul unei garanții de participare emise de către o societate de asigurări se va prezenta și POLIȚA DE ASIGURARE/CONTRACTUL DE ASIGURARE însoțită de DOVADA PLĂȚII INTEGRALE a primei de asigurare. Polița de asigurare/contractul de asigurare precum și dovada plății integrale a primei de asigurare emise în altă limbă decât română vor fi însoțite de traducerea autorizată în limba română.
Garanția de participare emisă în altă limbă se va încărca în SEAP, însoțită de traducerea autorizată în limba română, urmând ca ulterior, la solicitarea autorității contractante să fie prezentată în forma originală emisă în statul de reședință. Data echivalenței Lei/altă valută va fi cursul BNR din data de publicare a anunțului de participare simplificat.
Garanţia de participare se returnează de către autoritatea contractantă în cel mult 3 zile lucrătoare de la data constituirii garanţiei de bună execuţie. Garanţia de participare, constituită de ofertanţii a căror ofertă nu a fost stabilită câştigătoare, se restituie, conform art.154 1 alin.(3) din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările ulterioare, de către autoritatea contractantă după semnarea contractului de achiziţie publică cu ofertantul/ofertanţii ale cărui/căror oferte au fost desemnate câştigătoare, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la data semnării contractului de achiziţie publică cu ofertantul declarat câştigător.
În cazul în care autoritatea contractantă se află, în situaţia de a anula procedura de atribuire, garanţia de participare se restituie după data expirării termenului de depunere a unei contestaţii cu privire la această decizie, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la această dată.
După primirea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire, ofertanţii ale căror oferte au fost declarate necâştigătoare au dreptul de a obţine eliberarea garanţiei de participare înainte de expirarea termenului de depunere a unei contestaţii dacă transmit autorităţii contractante o solicitare în acest sens. Autoritatea contractantă va restitui garanţia de participare în cel mult 3 zile lucrătoare de la primirea unei solicitări în acest sens.

2. Informatii suplimentare privind GBE:
- modalitatea de constituire: se poate constitui în oricare din formele prevăzute la art. 154 alin (4) din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, respectiv:
a) virament bancar;
b) instrumente de garantare emise în condiţiile legii astfel:
(i) scrisori de garanţie emise de instituţii de credit bancare din România sau din alt stat;
(ii) scrisori de garanţie emise de instituţii financiare nebancare din România sau din alt stat pentru achiziţiile de lucrări a căror valoare estimată este mai mică sau egală cu 40.000.000 lei fără TVA şi respectiv pentru achiziţiile de produse sau servicii a căror valoare estimată este mai mică sau egală cu 7.000.000 lei fără TVA;
(iii) asigurări de garanţii emise:
- fie de societăţi de asigurare care deţin autorizaţii de funcţionare emise în România sau într-un alt stat membru al Uniunii Europene şi/sau care sunt înscrise în registrele publicate pe site-ul Autorităţii de Supraveghere Financiară, după caz;
- fie de societăţi de asigurare din state terţe prin sucursale autorizate în România de către Autoritatea de Supraveghere Financiară;
c) depunerea la casierie a unor sume în numerar dacă valoarea este mai mică de 5.000 lei;
d) reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi parţiale, în cazul garanţiei de bună execuţie;
e) combinarea a două sau mai multe dintre modalităţile de constituire prevăzute la lit. a) - c), în cazul garanţiei de bună execuţie.
şi devine anexă la contract, prevederile art. 36 alin. (3) şi (5) din Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice aprobate prin H.G. 395/2016, cu modificările şi completările ulterioare, aplicându-se în mod corespunzător. Dacă garanţia de bună execuţie se constituie prin poliţă de asigurare, se va depune şi dovada plăţii primei de asigurare.
- prin reţineri succesive din sumele datorate pentru facturi parțiale, cu resp. prev. art. 40 alin. (4) ÷ (9) din Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice aprobate prin H.G. 395/2016, cu modificările şi completările ulterioare.
Precizăm că Autoritatea contractantă având calitatea de autoritate publică, contractantul are obligația de a deschide contul la la unitatea Trezoreriei Statului din cadrul organului fiscal competent în administrarea acestuia, un cont de disponibil distinct la dispoziția Autorității contractante.
Garanția de buna execuție se constituie de către ofertantul declarat câștigător, în termen de 5 zile lucrătoare de la data semnării contractului de achiziție publică. Acest termen poate fi prelungit la solicitarea justificată a contractantului, fără a depăşi 15 zile de la data semnării contractului de achiziţie publică.
Autoritatea va reține/restitui garanția de bună execuție în condițiile art. 1542 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice cu modificările și completările ulterioare coroborat cu art. 41 din H.G. nr. 395/2016.

3. Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.

4. Documentul Unic de Achiziție European (DUAE) se generează direct în SEAP.

5. Documentația de atribuire este atașata în integralitatea sa la prezenta Fișă de date.

6. În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, iar oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu ponderea financiară cea mai mică.

7. Solicitările de clarificări referitoare la conținutul documentaţiei de atribuire se vor adresa cf. art. 160 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice cu modificările și completările ulterioare și vor fi postate in mod exclusiv in SEAP la Sectiunea „ Intrebari” din cadrul procedurii, iar raspunsurile la acestea vor fi publicate in SEAP de catre Autoritatea contractanta. Autoritatea contractanta nu va da curs solicitarilor adresate prin alta modalitate de comunicare decat cea stabilita in prezenta documentatie de atribuire.
Termenul limită până la care se pot solicita clarificări referitoare la conținutul documentaţiei de atribuire de către operatorii economiciinteresați de accesul la procedura de atribuire – în a 19–a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor. Autoritatea contractantă va raspunde în mod clar şi complet tuturor solicitărilor de clarificări/informaţiilor suplimentare - în a 11-a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor. Aceste răspunsuri vor face parte din documentația de atribuire și este obligatoriu ca la elaborarea ofertei să fie avute în vedere.

8. Pe perioada de evaluare a ofertelor, comisia de evaluare va transmite solicitările de clarificari, in SEAP la Secțiunea “Întrebări”. Ofertanții vor transmite răspunsurile la clarificări si eventualele documente solicitate pe parcursul evaluării ofertelor prin intermediul SEAP (Secțiunea “Întrebări”), integral în secțiunea corespunzătoare respectivei solicitări, semnate cu semnătură electronică. Ofertanții au obligația de urmări permanent anunțul de participare pe toata perioada de evaluare a ofertelor depuse.

9. Pentru încărcarea documentelor în SEAP, recomandăm operatorilor economici ca acestea să fie arhivate în arhive de maxim 50 MB semnate cu semnătură electronică extinsă, pentru a înlesni procesul de evaluare a ofertelor. Nu se vor depune alte documente decât cele
solicitate prin documentația de atribuire.