Achiziția de APLICATII SOFTWARE pentru obiectivul “DEZVOLTAREA INFRASTRUCTURII ITS/TIC A COMUNEI GRATIA” (furnizare, instalare, punere în funcțiune și instruire pentru operare)”, finanțat prin PNRR/2022/C10 – COMPONENTA C10 – FONDUL LOCAL”– Ministerul Dezvoltării, Lucrări Publice si Administrației și cofinanțat de la bugetul local al comunei Gratia.

Scurtă descriere

Pezenta achiziție este inițiată în cadrul proiectului „Dezvoltarea infrastructurii ITS/TIC a Comunei Gratia”, finanțat prin PNRR, și are ca obiect implementarea componentelor software necesare operaționalizării complete a ecosistemului digital al instituției. Scopul proiectului nu este limitat la realizarea unei infrastructuri tehnice, ci vizează furnizarea efectivă de servicii publice digitale și digitalizarea fluxurilor interne de lucru, obiective care nu pot fi atinse fără existența și funcționarea integrată a aplicațiilor informatice descrise în Memoriul Tehnic IT. Aplicațiile care fac obiectul prezentei achiziții sunt componente esențiale ale arhitecturii funcționale a sistemului informatic al UAT și sunt necesare pentru asigurarea unui circuit digital complet al documentelor și solicitărilor, de la interacțiunea cu cetățeanul până la procesarea internă și soluționarea acestora. Prin implementarea acestor module se asigură atingerea integrală a obiectivelor de digitalizare asumate prin cererea de finanțare și prin contractul de finanțare.
Memoriu tehnic IT este elaborat în scopul alinierii documentației de achiziție aferente proiectului „Dezvoltarea infrastructurii ITS/TIC a Comunei Gratia” la Nota de fundamentare aprobată, precum și la obiectivele și indicatorii asumați prin cererea de finanțare și prin Contractul de finanțare nr. 1035/05.01.2023.
În urma analizării documentației existente – respectiv Studiul de Fezabilitate, Proiectul Tehnic și Memoriul Tehnic IT inițial – au fost identificate neconcordanțe și omisiuni privind includerea și detalierea unor componente software esențiale, necesare pentru atingerea integrală a obiectivelor proiectului și a indicatorilor aprobați prin finanțare.
Aceste necorelări nu reprezintă o modificare a scopului sau a naturii investiției aprobate, ci rezultă dintr-o detaliere incompletă, la momentul elaborării documentației inițiale, a tuturor componentelor digitale necesare pentru funcționarea completă și coerentă a ecosistemului IT al UAT Comuna Gratia. În lipsa includerii acestor aplicații software, proiectul ar risca să nu poată asigura funcționalitățile asumate prin Nota de fundamentare și prin contractul de finanțare și să nu atingă integral rezultatele și indicatorii prevăzuți.
Prin urmare, prezenta achiziție are rolul de a completa soluția digitală aprobată, fără a extinde sau modifica investiția, ci asigurând implementarea acesteia în forma sa completă, funcțională și conformă cu obiectivele inițiale.
Integrarea soluției software în ecosistemul digital al UAT
Soluția IT a proiectului este concepută ca un ecosistem digital unitar, format din aplicațiile și platformele deja existente la nivelul UAT, completate prin noile aplicații software care fac obiectul prezentei achiziții, astfel încât să rezulte un sistem coerent, integrat și funcțional din punct de vedere operațional și administrativ.
Obiectivul nu este dezvoltarea unor aplicații independente, ci realizarea unui ansamblu de sisteme software interoperabile, care să colaboreze între ele și să susțină fluxurile reale de lucru din cadrul instituției, precum și relația acesteia cu cetățenii.
În forma finală, ecosistemul digital va acoperi:
• interacțiunea cu publicul, prin portal web, formulare electronice, programări, plăți online, sesizări și mecanisme de urmărire a solicitărilor;
• activitatea internă a instituției, prin registratură electronică, managementul documentelor, sisteme de ticketing, poștă electronică și publicarea informațiilor în Monitorul Oficial Local.
Toate aceste componente vor funcționa pe baza unor mecanisme comune de schimb de date, identificatori unici și fluxuri standardizate, astfel încât să se evite dublarea informațiilor și reintroducerea manuală a datelor.
Noile aplicații software sunt concepute explicit pentru a se integra cu sistemele existente sau prevăzute în proiect, atât la nivel de interfață pentru utilizatori, cât și la nivel de date și procese

Descrierea achiziției publice

În cadrul prezentului proiect, se dorește achiziționarea de software necesar pentru implementarea și completarea infrastructurii IST/TIC a comunei Gratia.
Aplicațiile/serviciile propuse se organizează într-un ecosistem unitar de servicii digitale, cu două
componente majore: (1) interfața publică pentru cetățeni (portal/website, cont cetățean, programări, formulare, plăți, sesizări), și (2) componenta internă de back-office (registratură electronică, managementul documentelor, ticketing, e-mail, Monitorul Oficial Local). Toate modulele trebuie să respecte principiile de interoperabilitate, securitate, trasabilitate și reutilizare a datelor, astfel încât să se evite duplicarea înregistrărilor și să se reducă timpul de procesare.
• Front-office: website/portal + cont cetățean + programări + formulare + plăți + sesizări +
• verificare stare solicitări.
• Back-office: registratură + DMS + ticketing (inclusiv e-mail partajat) + MOL.
• Servicii suport: servere mail, notificări, logare, backup, MDM (management dispozitive), smart metering (contoare inteligente).
Se achiziționează software pentru următoarele aplicații/servicii IT:
CONTOARE INTELIGENTE
PAGINĂ DE INTERNET / WEBSITE
PROGRAMĂRI ONLINE
MONITORUL OFICIAL LOCAL
SERVERE MAIL
FORMULARE ELECTRONICE
REGISTRATURĂ ELECTRONICA
MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR
VERIFICARE STARE SOLICITĂRI
SESIZĂRI ONLINE (pentru orice fel de problemă)
PLĂȚI ONLINE
ADRESE E-MAIL PARTAJATE + SISTEM DE TICKETING
SISTEM MANAGEMENT DISPOZITIVE
Produsele software livrate vor fi însoțite de toate componentele necesare funcționării complete, incluzând modulele aferente, licențele de utilizare, drepturile de utilizare, codurile de activare, precum și documentațiile tehnice necesare pentru instalarea, configurarea și exploatarea acestora în conformitate cu parametrii cerinți prin specificațiile tehnice. Fac excepție situațiile în care, prin prezentul caiet de sarcini, se solicită în mod expres servicii suplimentare, precum instalarea, configurarea, mentenanța sau instruirea personalului, chiar dacă acestea nu sunt menționate explicit de beneficiar.
Produsele software ofertate trebuie să fie originale, în versiuni noi, neutilizate anterior și să provină direct de la producător sau de la distribuitori autorizați ai acestuia. Pentru fiecare produs software ofertat, ofertantul va atașa documente emise de producător, cum ar fi specificații tehnice, fișe de produs, certificate de conformitate sau licențe, din care să rezulte în mod clar îndeplinirea și conformitatea cu cerințele minime prevăzute în prezentul caiet de sarcini.
Loc de livrare: comuna Gratia, str.Libertății nr.1, județ Teleorman
Data de livrare solicitată-Ofertantul are obligația de a depune, anexă la oferta tehnică, graficul de livrare

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Persoane juridice/fizice române:
Certificat constatator eliberat de Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul Teritorial, copie legalizată sau copie cu menţiunea “Conform cu originalul” din care să rezulte:
- datele de identificare ale operatorului economic
- obiectul de activitate al societăţii
- actionarii/ asociatii, organele de conducere, administratorii, membrii Consiliului de Administratie, membrii Consiliului de Supraveghere, cotele de participare.
Informaţiile cuprinse în Certificatul constatator trebuie să fie reale la momentul prezentării.
Persoane juridice/fizice străine:
Documente care dovedesc o formă de înregistrare/atestare ori apartenenţă din punct de vedere profesional (documentele vor fi prezentate în copie certificată "Conform cu originalul", semnate şi ştampilate de reprezentantul legal şi traducere autorizată în limba română), în conformitate cu prevederile legale din ţara în care ofertantul este rezident.
Operatorul economic (lider, asociat, subcontractant) va completa cerinţa corespunzătoare în formularul DUAE din documentaţia de atribuire.
Acest certificat trebuie prezentat numai de ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire (inclusiv de ofertantul asociat sau subcontractant, după caz) până la data încheierii raportului procedurii de atribuire, conform art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice.
În cazul depunerii unei oferte în asociere, fiecare asociat are obligaţia de a demonstra îndeplinirea cerinţei pentru partea din contract pe care o realizează. Documentele emise în altă limbă decât româna trebuie să fie însoţite de traducere autorizată în limba română. Înainte de transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire, autoritatea contractantă are dreptul să solicite ofertantului clasat pe primul loc să transmită documentul prin intermediul SEAP pentru conformitate

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Având în vedere că procedura de atribuire pentru care a optat autoritatea contractantă este licitația deschisă, au fost stabilite cerințe privind capacitatea tehnică și/sau profesională în conformitate cu art. 113, alin. (11) din Legea nr. 98/2016, precum și în acord cu tipologia procedurii de achiziție, respectiv proiectare, furnizare și montaj echipamente, după cum urmează:
Experiența similara:
- o listă a contractelor de furnizare aplicații software, realizate în cursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 5 ani, însoţită de certificate de bună execuţie;
În ceea ce privește experiența similară în furnizarea și implementarea de aplicații software, operatorii economici trebuie să facă dovada capacității de a gestiona contracte similare sau superioare din punct de vedere al complexității funcționale și/sau al scopului, pentru care au fost responsabili de îndeplinirea cerințelor de performanță, calitate și funcționalitate ale soluțiilor informatice livrate.
Experiența se consideră probată prin prezentarea unor contracte de furnizare, implementare, instalare și punere în funcțiune de aplicații software similare, din punct de vedere al complexității și tipologiei, celor care fac obiectul prezentei proceduri de achiziție, executate în ultimii 5 ani, în baza unui contract sau a maximum 3 contracte, cu o valoare cumulată de minimum 230.000 lei fără TVA.
Această cerință conferă autorității contractante garanția că operatorul economic declarat câștigător deține experiența și expertiza necesare pentru furnizarea și implementarea unor soluții software de o complexitate cel puțin egală cu cea a aplicațiilor supuse prezentei proceduri de achiziție publică.
Prin furnizări similare se înțeleg contracte care au avut ca obiect dezvoltarea, furnizarea, instalarea, configurarea, integrarea și/sau punerea în funcțiune de aplicații software, platforme informatice, sisteme informatice integrate sau soluții IT pentru instituții publice sau entități similare, inclusiv aplicații de tip portal web, formulare electronice, registratură electronică, management al documentelor, sisteme de ticketing, plăți online, soluții back-office sau alte aplicații software comparabile din punct de vedere funcțional.
Dovada experienței similare se va realiza prin prezentarea de documente relevante, precum:
• procese-verbale de recepție la finalizarea furnizării/implementării;
• procese-verbale de recepție finală;
• certificate de bună execuție;
• recomandări sau alte documente emise de beneficiari;
din care să rezulte cel puțin următoarele informații: beneficiarul, obiectul/denumirea contractului, descrierea aplicațiilor software furnizate, perioada de derulare (inclusiv data încheierii contractului), valoarea contractului și faptul că serviciile/produsele au fost furnizate și implementate cu respectarea cerințelor contractuale și a legislației în vigoare.
Cerința ce vizează prezentarea a maxim 3 contracte care să includă lucrari/furnizări și montări/instalări similare celor ce fac obiectul prezentei proceduri este justificată de importanţa proiectului de investiţie ce urmează a fi realizat. Având în vedere că legiuitorul oferă dreptul autorităţii contractante de a solicita dovada unei experienţe similare care să nu depăşească valoarea estimată a contractului, cerinţa respectă recomandările formulate în modelul de fisă de date publicat de ANAP în data de 08.12.2016, pe site-ul www.anap.gov.ro, secțiunea ”Documente utile” conform căruia ”Nivelul cerinței privind experiența similară solicitată, nu va depăși, ca regulă generală, valoarea estimată/cantitatea aferentă contractului ce urmează a fi atribuit”, oferindu-i în acelaşi timp autorităţii contractante garanţia că respectivul ofertant va dispune de cunoştinţele şi resursele necesare gestionării şi executării lucrărilor supuse licitaţiei la parametrii calitativi solicitaţi în caietul de sarcini, proiect tehnic şi celelalte documente conexe.
Furnizarea, instalarea, configurarea și punerea în funcțiune a aplicațiilor software, în conformitate cu specificațiile prevăzute în caietul de sarcini și cu respectarea prevederilor legale aplicabile în domeniul IT și achizițiilor publice, în termenul solicitat de maximum 30 de zile de la data semnării contractului, elimină riscul ca autoritatea contractantă să nu poată deconta cheltuielile aferente sau ca soluțiile software livrate să nu fie funcționale și operaționale în perioada de implementare a proiectului.
Se reiterează faptul că solicitarea de prezentare a maximum 3 contracte pentru îndeplinirea cerinței privind experiența similară este conformă cu legislația în vigoare, proporțională și nediscriminatorie, întrucât executarea unui număr mare de contracte cu valori individuale reduse nu oferă, în mod obiectiv, garanția că operatorul economic deține capacitatea tehnică și profesională necesară pentru furnizarea și implementarea, în termenul de maximum 30 de zile solicitat, a unui pachet integrat de aplicații software de complexitatea celor care fac obiectul prezentei proceduri.
Daca operatorul economic invoca sustinerea unui/unor terti, odata cu DUAE se va prezenta si angajamentul de sustinere privind experienta similara (formular-tert sustinator al capacitatii tehnice si/sau profesionale din sectiunea formulare), astfel sustinatorii vor completa DUAE cu informatii privind nivelul lor de experienta prin raportarea la contractele executate in trecut corespunzator sustinerii acordate.

Principalele condiții de finanțare și modalități de plată și/sau trimitere la dispozițiile relevante care le reglementează

Pentru furnizarea, configurarea, integrarea, punerea în funcțiune și asigurarea suportului tehnic pentru aplicațiile software care fac obiectul contractului, Achizitorul are obligația de a efectua plata către Contractant în termenul convenit, după emiterea facturii fiscale de către acesta, cu respectarea condițiilor contractuale.
Achizitorul va efectua plata facturilor în funcție de alocațiile bugetare și/sau de decontările efectuate de către finanțator, în conformitate cu prevederile contractului de finanțare.
Achizitorul va deconta exclusiv serviciile și livrabilele software efectiv furnizate și acceptate, necesare realizării integrale a obiectivelor proiectului, pe baza prețului total ofertat.

Informații suplimentare

Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Precizari privind termenul (termenele) pentru procedurile de contestare:
Conform art.8 lit b) din Legea nr. 101 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor.