Achiziție servicii privind licențe, instalare, configurare și punere în funcțiune, pregătirea personalului, inclusiv pentru securitate cibernetică

Scurtă descriere

Achiziția este realizată în contextul implementării infrastructurii de digitalizare la Consiliul Județean Mehedinți prin proiectul cu titlul „Digitalizarea proceselor la nivelul regiunii Sud-Vest Oltenia - Județul Mehedinți”, cod SMIS 327303, finanțat în cadrul apelului de proiecte PRSVO/224/PRSVO_P2/OP1/RSO1.2/PRSVO_A9, Prioritatea 2 - „Digitalizare în beneficiul cetățenilor și al firmelor”, a Programului Regional Sud-Vest Oltenia 2021-2027.
Prin achiziționarea și implementarea serviciilor de digitalizare, Autoritatea Contractantă anticipează o transformare profundă a activității sale, vizând creșterea semnificativă a calității actului administrativ și eficientizarea operațională. Rezultatele serviciilor vor influența activitatea instituțională prin standardizarea proceselor, asigurarea conformității legale și îmbunătățirea radicală a interacțiunii cu beneficiarii serviciilor publice.
Obiectivul general al proiectului vizează realizarea digitalizării în beneficiul cetățenilor și al firmelor, prin punerea la dispoziția locuitorilor Județului Mehedinți a unui punct de acces centralizat la toate serviciile aflate în competența instituției.
În acest scop, se urmărește implementarea unei soluții informatice mature și realizarea unui sistem de guvernanță digitală pentru colectarea structurată, standardizarea și gestionarea eficientă a datelor la nivelul Județului Mehedinți, prin transfer bidirecțional securizat atât intern cât și în relația cu terți și alte instituții, parametrizarea (personalizarea) digitalizării proceselor, crearea de funcționalități noi pentru serviciile publice electronice, și instruirea personalului.
Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor/candidaturilor este de 18 zile. Autoritatea Contractantă va răspunde o singură dată solicitărilor de clarificări în a 11-a zi înainte de data limita de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

În vederea eficientizării activității Județului Mehedinți va fi implementată o soluție informatică interinstituțională, interconectată și interoperabilă, produs de tip comercial disponibil prestatorului la momentul depunerii ofertei, înțelegând prin aceasta o arhitectură distribuită de instanțe diferite având la bază un nucleu comun, fiecare instanță fiind capabilă să asigure guvernanța specifică contextului funcțional particular și să acționeze interconectată și în mod interoperabil cu toate celelalte, beneficiind de propriile instrumente și interfețe de lucru.
Se solicită implementarea unei soluții informatice tip ERDP (Electronic Registered Delivery Platform) ce cuprinde (1) componentă de subscripție/servicii licențiere acces la soluție cloud SAAS pentru digitalizarea proceselor și a relației cu terții, produs de tip comercial disponibil prestatorului la momentul depunerii ofertei care include în mod nativ infrastructura de găzduire, actualizările de securitate și funcționale, precum și suportul tehnic standard; (2) componentă de servicii de parametrizare (personalizare) a soluției SAAS la nevoile Județului Mehedinți și subordonatelor raportat la procesele administrative și serviciile electronice specifice (inclusiv instalare și punere în funcțiune); (3) componentă de servicii de pregătire a personalului, inclusiv pentru securitate cibernetică, inclusiv pentru securitate cibernetică.
Soluția va include un mediu de lucru colaborativ sigur care va permite și va facilita:
• digitalizarea fluxurilor interne specifice și instituționale (suport) / digitalizarea proceselor;
• digitalizarea interacțiunii cu terți (prin terț se înțeleg diferite entități cu care Județului Mehedinți intră în contact: cetățeni, societăți comerciale, instituții etc);
• pregătirea sistemului pentru interoperabilitate cu alte instituții/unități (integrare/consolidare și replicare date).
Durata contractului este de 9 luni, reprezentând durata de realizare de către contractant a tuturor activităților din obiectul contractului, astfel cum sunt acestea sintetizate în Caietul de sarcini, la capitolul „Rezultatele care trebuie obținute în urma prestării serviciilor”.

Descriere

Aderența soluției și a modelului de livrare la principiul „a nu prejudicia în mod semnificativ” mediul. Aceasta implică, dar nu se limitează la:
• Eficiența energetică: Utilizarea unei infrastructuri care operează în centre de date moderne, cu un management avansat al consumului de energie și un indicator PUE (Power Usage Effectiveness) cât mai redus.
• Dezvoltare software sustenabilă: Soluția software va fi optimizată pentru a minimiza consumul de resurse computaționale (CPU, memorie), contribuind astfel la reducerea amprentei de carbon.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorul economic care depune ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă că este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului de achiziție publică. Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct. Astfel, ofertantul (asociații in cazul ofertelor comune) trebuie sa facă dovada faptului ca obiectul contractului are corespondent in obiectul sau de activitate (in cazul asociaților doar pentru partea din contract pe care o vor realiza). Nu se solicita ca obiectul contractului sa aibă echivalent in obiectul principal de activitate al ofertantului, ci poate sa se regăsească si in activitățile secundare.
Documente de confirmare DUAE in care se vor completa informații cu privire la forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidentă și din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului. Conform prevederilor art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 , înainte de atribuirea contractului, achizitorul va solicita ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire, să prezinte documente justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare și selecție, în conformitate cu informațiile cuprinse în DUAE. Astfel, se vor depune documente justificative actualizate precum:
-Certificatul constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului/Actul constitutiv emis de Registrul Asociațiilor și
Fundațiilor;
- Orice alte documente echivalente edificatoare în acest sens.

Prin sintagma „operatori economici care depun oferta” se va înțelege în continuare ofertantul, asociații în cazul ofertelor comune, și subcontractanții în cazul subcontractării.

Operatorii economici care depun oferta trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, din care sa reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului de achiziție publică pentru partea de contract pe care o va executa (astfel cum este descris în anexa XI la Directiva 2014/24/UE).

Modalitatea de demonstrare preliminară prin DUAE: Operatorii economici care depun oferta vor completa DUAE referitor la îndeplinirea criteriilor de selecție Partea IV, cu DA sau NU, la întrebarea globală privind îndeplinirea criteriilor de selecție, fără să fie necesară completarea unei alte secțiuni din partea IV, secțiunile A, B, C sau D.
Odată cu DUAE, operatorii economici participanți la procedură vor prezenta:
1. FORMULARUL 7 – „DECLARATIE privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 5k din Regulamentul (UE) 2022/576” completat.
2. FORMULARUL 6 – „Declarație pe proprie răspundere privind beneficiarul real” completat.

Documentele justificative actualizate care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi solicitate spre prezentare, înainte de semnarea contractului, doar ofertantului aflat pe primul loc în clasamentul intermediar realizat după evaluarea tuturor ofertelor depuse, conform criteriului de atribuire precizat în anunțul de participare (în conformitate cu prevederile art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016).
Documentele justificative sunt:
• Certificat constatator emis de către O.N.R.C./ Actul constitutiv emis de Registrul Asociațiilor și Fundațiilor, valabil la momentul prezentării, sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, valabil la data prezentării și însoțit de traducere în limba română.
• Orice alte documente echivalente edificatoare în acest sens.

Informațiile din certificatul constatator / documentele echivalente trebuie să fie reale/valide la data prezentării și din acestea trebuie să rezulte:
i) competența operatorilor economici de a realiza activitățile care fac obiectul prezentului contract, respectiv că obiectul contractului are corespondent la momentul ofertei în codul CAEN prezentat în documentele justificative raportat la partea de contract pe care o va realiza fiecare operator economic participant la procedură.
ii) informații cu privire la sediul social al ofertantului, sediile/punctele de lucru secundare, persoane împuternicite, structura acționarilor, obiectul de activitate, modul de organizare și funcționare al operatorului economic în vederea asigurării îndeplinirii cerințelor documentației de atribuire.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Ofertantul trebuie să facă dovada că a desfășurat în ultimii 3 ani, raportați la termenul limită de depunere al ofertelor, prestări de servicii similare cu cele care fac obiectul contractului ce urmează să fie atribuit, reprezentând activități efectiv realizate și a căror valoare cumulată fără TVA a fost de minimum 2090000,00 lei, la nivelul a minim unul și până la maximum 3 contracte.
În cazul în care autoritatea contractantă este nevoită, indiferent de motive, să procedeze la decalarea termenului-limită stabilit pentru depunerea ofertelor, limita inferioară a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerința pentru toți operatorii care au prezentat dovada finalizării contractului de experiență similară în intervalul de timp nou rezultat.

Contractele similare prezentate ca experiență similară trebuie să fi inclus servicii de dezvoltare, implementare sau extindere a unor sisteme informatice integrate sau soluții software de nivel „enterprise”. Acestea trebuie să fi vizat gestionarea fluxurilor de lucru digitale organizaționale (workflow) ȘI interacțiunea cu utilizatori externi/interni, având o complexitate comparabilă cu cea a contractului ce urmează a fi atribuit.
Pentru îndeplinirea cerinței privind nivelul minim al experienței similare se acceptă:
- fie prezentarea unui singur contract care să acopere prin obiectul său, cumulativ, tipurile de servicii solicitate (atât workflow, cât și interacțiune);
- fie prezentarea unui număr de maximum 3 contracte distincte care, prin cumulare, să acopere integral tipurile de servicii solicitate (demonstrând experiența pe ambele componente definitorii ale similarității).

Modalitate de demonstrare preliminară prin DUAE: Operatorii economici participanți la procedură vor completa în DUAE referitor la
îndeplinirea criteriilor de selecție Partea IV, cu DA sau NU la întrebarea globală privind îndeplinirea criteriilor de selecție, fără să fie
necesară completarea unei alte secțiuni din partea IV, secțiunile A, B, C sau D.
Documentele justificative actualizate care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi solicitate spre prezentare, înainte de atribuirea contractului de achiziție publică, doar ofertantului aflat pe primul loc în clasamentul intermediar realizat după evaluarea tuturor ofertelor depuse, conform criteriului de atribuire precizat în anunțul de participare (în conformitate cu prevederile art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016).
Documentele justificative sunt:
1. „Declarația privind lista principalelor prestări de servicii / livrări de bunuri” (formularul 12), completată cu informații relevante pentru analiza modului de îndeplinire a cerinței, precizând pentru fiecare contract similar:
• obiectul, datele de identificare ale contractului, caracteristicile serviciilor relevante, prețul total al contractului și moneda;
• denumirea beneficiarului, numele contactului și datele de contact ale beneficiarului;
• rolul ofertantului (individual, subcontractant, membru asociere), procentul îndeplinit de prestator, prețul îndeplinit de prestator și moneda;
• perioada de derulare, respectiv data de început și data acceptării finale a serviciului similar;
• nominalizarea documentelor justificative disponibile sub formă de dovezi ce vor putea fi prezentate (conform Legii 98/2016, art. 196 alin. 1 și 2), prin care confirmă îndeplinirea criteriului de calificare.
2. Documentele justificative prin care poate îndeplini cerința privind experiența similară, vor fi datate, semnate și parafate de către beneficiar și pot fi următoarele, fără a se limita la acestea și enumerarea nefiind cumulativă:
• copii ale unor părți relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit;
• certificate de predare-primire;
• recomandări;
• procese-verbale de recepție;
• certificări de bună execuție;
• certificate constatatoare.
Din conținutul acestora trebuie să rezulte cel puțin informații referitoare la: tipul (ex. contract/PV/etc), numărul, data, beneficiarul și coordonatele de contact, natura activităților realizate și/sau a rezultatului și prețul, calitatea prestatorului, procentul realizat și prețul acestuia, perioada în care au fost realizate activitățile, modul de îndeplinire a obligațiilor contractuale, alte informații relevante pentru analiza modului de îndeplinire a cerinței de calificare.
După caz, autoritatea contractantă, prin comisia de evaluare nominalizată își rezervă dreptul de a solicita referințe oficiale cu privire la respectivele activități de la beneficiar și/sau autoritățile competente.

NOTĂ: Pentru demonstrarea cerinței, operatorul economic are dreptul să invoce susținerea unui/unor terț/terți susținători. În conformitate cu prevederile art. 182 din Legea nr. 98/2016 și ale documentului „Îndrumare ANAP privind instituția terțului susținător”, documente care se vor depune de acesta odată cu oferta fiind cumulativ:
1. DUAE
2. Formulare/declarații solicitate prin documentația de atribuire
3. Angajament ferm de susținere - FORMULARUL 3A – Angajament ferm privind susținerea tehnică și profesională a ofertantului
4. FORMULARUL 3B – Declarație terț susținător tehnic și profesional
4. Documente din care reiese că terțul dispune de resursele tehnice și profesionale pe care le va mobiliza în derularea contractului
5. Documente din care reiese modul efectiv prin care va transfera resursele invocate către contractant.

Justificare: Cerință stabilită în conformitate cu prevederile art. 179 lit. b) din Legea nr. 98/2016, în scopul verificării capacității tehnice a ofertanților de realizare a obiectului contractului de achiziție publică urmărind demonstrarea ca potențialul tehnic al operatorilor economici participanți la procedură să reflecte posibilitatea concretă a acestora de a îndeplini obiectul contractului și de a rezolva eventuale dificultăți legate de îndeplinirea acestuia.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Se consideră subcontractare orice tip de raport juridic între ofertant și un alt operator economic (sau profesionist conform Codului Civil), prin care acesta din urmă realizează pentru ofertant orice activitate legată de îndeplinirea contractului de servicii.

În cazul în care ofertantul intenționează să subcontracteze o parte/părți din contract, acesta are obligația de a cuprinde în oferta sa:
• denumirea subcontractanților;
• datele de contact ale acestora;
• partea/părțile din contract care urmează a fi îndeplinite de către subcontractanți;
• procentul sau valoarea aferentă activităților indicate în ofertă ca fiind realizate de către subcontractanți;
• acordul acestora cu privire la toate aceste aspecte (Acordul de subcontractare).

Se va susține prin completarea DUAE de către fiecare subcontractant cunoscut la momentul depunerii ofertei și prin prezentarea acordului de subcontractare (FORMULARUL 2) completat cu informațiile aferente situației lor relevante pentru partea de contract pe care o vor realiza.
Scenarii de completare a DUAE de către subcontractanți:
1. Subcontractanți pe ale căror capacități ofertantul NU se bazează: aceștia vor prezenta DUAE incluzând informațiile care demonstrează neîncadrarea în motivele de excludere (menționate la art. 193 lit. a) din Legea nr. 98/2016).
2. Subcontractanți pe ale căror capacități ofertantul SE BAZEAZĂ (pentru a demonstra îndeplinirea criteriilor de calificare): Aceștia vor prezenta DUAE incluzând informațiile care demonstrează atât neîncadrarea în motivele de excludere, precum și, suplimentar, informațiile care prezintă relevanță din perspectiva capacităților (menționate la art. 193 alin. (1) lit. b) și c) din Legea nr. 98/2016). În acest caz, subcontractanții sunt considerați și terți susținători, iar Acordul de subcontractare reprezintă, în același timp, și angajament ferm din partea acestora.

Operatorul economic clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire va face dovada îndeplinirii cerințelor de calificare (inclusiv a celor susținute de subcontractanți), prin prezentarea de documente justificative ale acestora, la solicitarea autorității contractante.

Notă: Răspunderea contractantului în ceea ce privește modul de îndeplinire a contractului de achiziție publică nu este diminuată în cazul în care o parte/părți din contract este/sunt îndeplinite de subcontractanți.

Justificare: Conform art. 55 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, Autoritatea Contractantă va solicita ofertanților să precizeze, după caz, categoriile de servicii/lucrări din contract pe care intenționează să le subcontracteze, precum și procentul sau valoarea aferentă activităților indicate în ofertă ca fiind realizate de către subcontractanți și datele de identificare ale subcontractanților propuși.

Informații suplimentare

Informații și formalități necesare pentru evaluarea respectării cerințelor menționate:

Prin sintagma „operatori economici participanți la procedură” se va înțelege în continuare ofertantul, membru al asocierii, subcontractantul cunoscut la momentul depunerii ofertei sau terțul susținător.

Autoritatea Contractantă solicită obligatoriu în cadrul ofertelor completarea DUAE (Documentul Unic de Achiziție European, constând într-o declarație pe propria răspundere actualizată completată în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016) de către toți operatorii economici participanți la procedură, cuprinzând după caz informații privind asociații, subcontractanți și terți susținători.
Se vor încărca în SEAP la depunerea ofertei și următoarele documente, dacă este cazul:
• Acord de asociere;
• Acordul de subcontractare;
• Angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia.
Nedepunerea DUAE sau a documentelor însoțitoare solicitate odată cu oferta atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă.

Operatorii economici participanți la procedură trebuie să demonstreze că nu se încadrează în prevederile art. 164, 165 și 167 din Legea nr. 98/2016.
Modalitatea de îndeplinire: Se va susține de către operatorii economici participanți la procedură prin completarea DUAE la „Motive de excludere”, secțiunile A „Motive referitoare la condamnările penale”, B „Motive legate de plata impozitelor sau a contribuțiilor la asigurările sociale” și C „Motive legate de insolvență, conflicte de interese sau abateri profesionale”, ca dovadă inițială a îndeplinirii cerințelor de calificare (conform art. 193 din Legea 98/2016).
Documentele justificative actualizate care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi solicitate spre prezentare, înainte de semnarea contractului, doar ofertantului aflat pe primul loc în clasamentul intermediar realizat după evaluarea tuturor ofertelor depuse, conform criteriului de atribuire precizat în anunțul de participare (în conformitate cu prevederile art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016).
Documentele justificative sunt:
• Certificatul constatator emis de O.N.R.C./ Actul constitutiv emis de Registrul Asociațiilor și Fundațiilor din care rezultă persoanele menționate la art. 164 alin. (2) din Legea nr. 98/2016;
• Cazierul judiciar pentru operatorul economic și cazierele judiciare ale membrilor organului de administrare, conducere sau supraveghere și pentru persoanele cu putere de reprezentare, decizie sau control (în conformitate cu art. 164 alin. (2) din Legea nr. 98/2016);
• Certificate privind plata impozitelor, taxelor și a contribuțiilor la bugetul general consolidat și la bugetul local, pentru sediul principal;
pentru sediile secundare/punctele de lucru se prezintă doar o declarație pe proprie răspundere privind îndeplinirea acestor obligații;
• Dacă este cazul, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 165 alin.(2), art. 166 alin. 2, art. 167 alin. 2, art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
• Alte documente edificatoare, după caz.
Persoanele juridice străine vor prezenta documente echivalente actualizate, emise în conformitate cu legislația aplicabila în țara de rezidență, traduse în limba română. În cazul în care, în țara de origine sau țara în care este stabilit operatorul economic nu se emit documente de natura celor prevăzute mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art. 164, 165 și 167, autoritatea contractantă are obligația de a accepta o declarație pe proprie răspundere sau, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens.

Operatorii economici participanți la procedură nu trebuie se afle în situațiile prevederilor art. 5k din Regulamentul (UE) 2022/576.
Modalitatea de îndeplinire: Se va susține de către operatorii economici participanți la procedură prin includerea în documentele de calificare a formularului „DECLARATIE privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 5k din Regulamentul (UE) 2022/576” completat.

Alte informații suplimentare.
1. Potrivit prevederilor art. 53 alin (1 indice 1) din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă exclude din procedura de atribuire orice persoană fizică sau juridică, având calitatea de ofertant individual/ofertant asociat/candidat/terț susținător/subcontractant, care nu se încadrează în definiția de la art. 3 alin. (1) lit. jj), fără a mai fi necesară verificarea încadrării în prevederile art. 164, 165 și 167.
Potrivit prevederilor art. 3 alin. (1) lit. jj), operatorul economic este orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, inclusiv orice asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități, care oferă în mod licit pe piață executarea de lucrări, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, și care este/sunt stabilită/stabilite în:
(i) Un stat membru al Uniunii Europene;
(ii) Un stat membru al Spațiului Economic European (SEE);
(iii) Țări terțe care au ratificat Acordul privind Achizițiile Publice al Organizației Mondiale a Comerțului (AAP), în măsura în care contractul de achiziție publică atribuit intră sub incidența anexelor 1, 2, 4 și 5, 6 și 7 la Apendicele al Uniunii Europene la acordul respectiv;
(iv) Țări terțe care se află în proces de aderare la Uniunea Europeană;
(v) Țări terțe care nu intră sub incidența pct. (iii), dar care sunt semnatare ale altor acorduri internaționale prin care Uniunea Europeană este obligată să acorde accesul liber la piața în domeniul achizițiilor publice;
2. Specificațiile tehnice care indică o anumită origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un brevet de invenție, o licență de fabricație, sunt menționate doar pentru identificarea cu ușurința a tipului de produs și nu au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. Aceste specificații vor fi considerate ca fiind însoțite de mențiunea „sau echivalent”.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Termenele de formulare a contestației și de exercitare a căii de atac sunt cele prevăzute în Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii cu modificările și completările ulterioare precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor cu modificările și completările ulterioare.