Servicii postale de distribuire a corespondentei

Scurtă descriere

Obiectul acordului-cadru constă în prestarea serviciilor poștale necesare autorității contractante pentru expedierea corespondenței curente pe parcursul anilor 2027-2028.

Operatorul economic va asigura servicii poştale de distribuire a corespondenţei curente, respectiv corespondenţă internă/internațională cu confirmare de primire reprezentând diverse tipuri de documente transmise de către autoritatea contractantă altor instituții, terțe persoane, contribuabili, etc.

Descrierea achiziției publice

Autoritatea contractantă își propune să încheie un acord-cadru cu un singur operator economic pentru o perioadă de 2 (doi) ani, respectiv pentru perioada 01.01.2027-31.12.2028.
După atribuirea acordului-cadru, vor fi atribuite contracte subsecvente în funcție de numărul
documentelor care trebuie distribuite.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cerința 2: Certificat-tip de atestare a dreptului de a presta servicii poştale pe baza regimului de autorizare generală, eliberat in temeiul prevederilor OUG nr. 13/2013, art. 7, alin (6) privind serviciile poştale.

În cazul participării în asociere, asociatul va demonstra deținerea dreptului legal de a presta servicii poștale.
În cazul subcontractării, subcontractantul care urmează să presteze efectiv aceste servicii trebuie să dețină dreptul legal de a presta servicii poștale.
În cazul terțului susținător, cerința nu se aplică în mod automat, ci numai în măsura în care terțul pune la dispoziție capacitatea relevantă pentru prestarea serviciilor poștale și urmează să participe efectiv la executarea părții de acord-cadru pentru care este utilizată capacitatea sa, în condițiile legii.

Modalitate de îndeplinire: Se va completa DUAE cu informațiile necesare pentru demonstrarea capacității de exercitare a activității profesionale corespunzător, de către Ofertant / Membrii asocierii / Terțul susținător / Subcontractant.

Documente justificative:
Documentele care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi prezentate de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul ofertelor, după finalizarea evaluării ofertelor, în urma aplicării criteriilor de atribuire, la solicitarea autorității contractante. Aceste documente sunt:
Certificatul-tip de atestare a dreptului de a presta servicii poştale pe baza regimului de autorizare generală, eliberat in temeiul prevederilor OUG nr. 13/2013 privind serviciile poştale.

Note:
Documentele emise de către ofertanți (formularele) şi certificatele/documentele emise de autorități/terți vor fi depuse:
-pentru persoanele juridice române documentele se prezintă în copie conformă cu originalul,
-pentru persoanele juridice străine în copie conformă cu originalul însoţite de traducere autorizată.
Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți și/sau terți susținători.

Justificarea criteriului de calificare: Solicitarea Codului CAEN autorizat și a Certificatului-tip de atestare eliberat de ANCOM în temeiul OUG nr. 13/2013 sunt stricte necesare, deoarece obiectul acordului-cadru constă în prestarea serviciilor poștale de distribuire a unor informații/documente, multe dintre acestea cu caracter fiscal. Întrucât unele dintre acestea conțin date cu caracter personal și informații fiscale, trebuie comunicate obligatoriu prin corespondență cu confirmare de primire pentru a-și produce efectele conform Codului de procedură fiscală. Pe cale de consecință, este esențial ca ofertantul să dețină autorizațiile legale, relevante care să dovedească capacitatea de exercitare a activităţii profesionale în conformitate cu cerinţele legale din ţara în care este stabilit operatorul economic.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cerința 1: Corespondența Codului CAEN cu obiectul acordului-cadru
Este obligatoriu ca operatorul economic ofertant să dovedească capacitatea de exercitare a activității profesionale (forma de înregistrare și obiectul de activitate) în conformitate cu cerințele legale din țara în care este stabilit, astfel încât să reiasă că acesta este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul acordului-cadru. Codul CAEN din certificatul constatator emis de O.N.R.C. sau de instituțiile abilitate (în cazul ofertanților străini) trebuie să aibă corespondent în obiectul acordului-cadru.

În cazul asocierii, fiecare asociat va demonstra capacitatea de exercitare a activității profesionale în raport cu partea de servicii din obiectul acordului-cadru pe care urmează să o execute.

În cazul subcontractanților, cerința se verifică în raport cu activitățile/serviciile care fac obiectul subcontractării.

În cazul terților susținători, cerința privind capacitatea de exercitare a activității profesionale se verifică în măsura în care este relevantă pentru capacitatea pusă la dispoziția ofertantului și pentru modul de îndeplinire a angajamentului de susținere.

Modalitate de îndeplinire: Se va completa DUAE cu informațiile necesare pentru demonstrarea capacității de exercitare a activității profesionale corespunzător, de către Ofertant / Membrii asocierii / Terțul susținător / Subcontractant.


Documente justificative:
Documentele care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi prezentate de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul ofertelor, după finalizarea evaluării ofertelor, în urma aplicării criteriilor de atribuire, la solicitarea autorității contractante. Aceste documente pot fi:
a) Certificat constatator emis de O.N.R.C. sau, pentru ofertanții străini, document echivalent emis în țara de rezidență, însoțit de traducerea autorizată în limba română, din care să reiasă:
- starea firmei;
- codul CAEN care definește categoria de servicii care fac obiectul prezentei proceduri. Informațiile cuprinse în acesta trebuie să fie reale/actuale la data limită de depunere a ofertelor.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cerinţa 1: Nivelul minim al cifrei de afaceri anuale
Se va prezenta media cifrei de afaceri globale pe ultimii trei ani, respectiv 2023, 2024 și 2025.
Media cifrei de afaceri globale pe ultimii trei ani trebuie să fie de minimum dublului valorii maxime estimate a celui mai mare contract subsecvent, respectiv: 100.000,00 lei fără TVA, unde:
- Valoarea celui mai mare contract subsecvent = 50.000,00 lei fără TVA;
- dublului valorii maxime estimate a celui mai mare contract subsecvent = 50.000,00 lei fără TVA x 2 = 100.000,00 lei fără TVA.

Valorile vor fi exprimate în LEI.
Ofertanții care trebuie să efectueze conversia altor monede față de moneda națională (lei) vor utiliza cursurile de schimb medii anuale stabilite de către BNR (pentru anii 2023, 2024 și 2025).
Raportarea se face la valoarea estimată maximă a celui mai mare contract subsecvent, în conformitate cu art. 175 alin. (2) lit. a) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.

Modalitatea de îndeplinire: Se va completa DUAE cu informațiile necesare pentru demonstrarea capacității economice și financiare corespunzător, de către Ofertant / Membrii asocierii / Terțul susținător / Subcontractant.

La nivelul DUAE trebuie precizate informații cum ar fi: media cifrei de afaceri pe fiecare an solicitat.

Documente justificative:
Documentele care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi prezentate de către ofertantul clasat pe primul loc în clasament după finalizarea evaluării ofertelor, în urma aplicării criteriului de atribuire, la solicitarea autorității contractante, respectiv:
Declarație pe propria răspundere privind media cifrei de afaceri globale pe ultimii 3 ani, respectiv 2023, 2024, 2025 (secțiunea Formulare), însoțită de minimum unul dintre urmatoarele documente:
a) bilanțul contabil sau extrase de bilanț înregistrat la organele competente pentru anii 2023, 2024 și 2025;
b) rapoarte de audit fianciar întocmite de entități specializate sau balanțe de verificare asumate de operatorul economic în cazul în care situatiile aferente anului financiar încheiat nu au fost înca definitivate conform prevederilor legislatiei incidente în domeniu, sau orice alte documente echivalente, pentru anii 2023, 2024 și 2025;
c) declarații sau extrase bancare corespunzătoare pentru anii 2023, 2024 și 2025;
d) prezentarea situațiilor financiare sau a extraselor din situațiile financiare, în cazul în care publicarea situațiilor financiare este prevăzută de legislația țării în care este stabilit operatorul economic pentru anii 2023, 2024 și 2025.

NOTE:
În cazul în care, din motive obiective și justificate, operatorul economic nu este în măsură să prezinte una sau mai multe dintre informațiile și documentele solicitate, operatorul economic este autorizat să facă dovada situației sale economice și financiare prin orice alt document pe care autoritatea contractantă îl poate considera adecvat.

În situatia în care ofertantul a fost înființat sau și-a început activitatea economică de mai puțin de 3 ani se va lua în considerare prezentarea informațiilor corespunzătoare perioadei efective de activitate.

În cazul în care mai mulți operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea criteriilor privind situația economică și financiară, se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului, în condițiile legii. În cazul asocierii, membrii acesteia răspund solidar pentru executarea acordului-cadru.

Justificarea criteriului de calificare: Autoritatea Contractantă trebuie să se asigure că ofertantul dispune de stabilitatea financiară și de lichiditățile necesare pentru a susține executarea acordului-cadru, în vederea protejării față de un eventual risc de neîndeplinire sau îndeplinire necorespunzătoare a acestuia.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cerinta 1: Experiența similară
Având în vedere obiectul acordului-cadru, operatorii economici vor face dovada prestării serviciilor poştale de distribuire a corespondenţei efectuate în cursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 3 ani, calculați retroactiv de la termenul limită de depunere a ofertelor, din care să rezulte că ofertantul a prestat servicii similare celor care fac obiectul prezentei achiziții a căror valoare cumulată la nivelul a minimum un contract - maximum 3 contracte este cel puțin egală cu valoarea estimată de 50.000,00 lei fără TVA reprezentând valoarea estimată maximă a celui mai mare contract subsecvent.

În cazul participării în asociere, cerința se poate îndeplini prin cumul de către membrii asocierii.
În cazul în care ofertantul beneficiază de susținerea unui terț pentru demonstrarea experienței similare, terțul susținător are obligația legală de a executa direct și efectiv activitățile contractuale pentru care a acordat susținerea, angajamentul ferm de susținere specificând în mod clar activitățile concrete pe care terțul le va executa în cadrul acordului-cadru.
În cazul în care ofertantul se bazează pe capacitatea unui subcontractant, experiența similară a acestuia va fi luată în considerare strict pentru partea/volumul de servicii pe care le va subcontracta și executa efectiv.

Această cerință este necesară pentru a demonstra experiența ofertantului în prestarea de servicii similare și de a reduce riscul autorității contractante de a atribui acordul-cadru unui ofertant care nu are capacitatea tehnică de a realiza serviciile ce fac obiectul acestei achiziții. Îndeplinirea acestei cerințe permite selectarea unui operator economic care deține suficientă experiență specifică în domeniu, reducându-se astfel riscul de neîndeplinire sau îndeplinire defectuoasă a acordului-cadru.
Modalitate de îndeplinire: Se va completa DUAE cu informațiile necesare pentru demonstrarea experienței similare corespunzător, de către Ofertant / Membrii asocierii / Terțul susținător / Subcontractant.

La nivelul DUAE trebuie precizate informații cum ar fi: obiectul, nr și data contractului invocat drept experiență similară, valoarea, beneficiarul, data și nr documentului de recepție, precum și ponderea și/sau activitățile pentru care a fost responsabil.
Documente justificative:
Documentele care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi prezentate de către ofertantul clasat pe primul loc în clasament după finalizarea evaluării ofertelor, în urma aplicării criteriului de atribuire, la solicitarea autorității contractante.
Aceste documente vor fi:
- “Lista privind principalele servicii prestate în ultimii 3 ani” - secțiunea Formulare (calculați anterior termen. limită de depunere a ofertelor) conţinând valori, perioade de prestare, beneficiari, indiferent dacă aceştia din urmă sunt autorităţi contractante sau clienţi privaţi. Prin lista principalelor prestări de servicii similare, ofertantul trebuie să facă dovada că, în ultimii 3 ani, a prestat servicii similare atât ca tip şi complexitate, cât şi din punctul de vedere al rezultatului/funcţionalităţii urmărite prin scopul acordului-cadru ce se atribuie prin prezenta procedură, a căror valoare cumulată la nivelul a minimum un contract - maximum 3 contracte este cel puțin egală cu valoarea estimată de 50.000,00 lei fără TVA reprezentând valoarea estimată maximă a celui mai mare contract subsecvent (secţiunea Formulare).
Lista va fi însoțită de următoarele documente relevante în copie:
Contracte şi certificate constatatoare și/sau documente emise sau contrasemnate de autorități contractante sau clienți beneficiari din care să rezulte tipul serviciilor prestate, valoarea acestora, perioada în care s-au prestat, precum și faptul că serviciile au fost recepționate.
Ultimii 3 ani se calculează prin raportare la termenul limită de depunere a ofertelor.
În situația în care ofertantul a fost înființat sau și-a început activ. econ. de mai puțin de 3 ani, se va lua în considerare prezentarea informaț. corespunzătoare perioadei efective de activitate.
Pentru contractele reprezentând experiența similară în ultimii 3 ani echivalența leu/valută se face la cursul mediu anual comunicat de BNR pt anul respectiv.
Documentele încheiate în alte limbi decât lb română se vor prezenta în copie, însoțite de traduceri autorizate în lb română.
În cazul în care există incertitudini sau neclarități în ceea ce privește anumite documente prezentate, autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a solicita detalii, precizări sau confirmări suplimentare atât de la ofertantul în cauză, cât și de la autoritățile competente care pot furniza informații în acest sens.


Cerința 2: Efectivul mediu anual al personalului angajat şi al cadrelor de conducere în ultimii 3 ani.
Operatorii econ. trebuie să facă dovada efectivului mediu anual al personalului angajat şi al cadrelor de conducere în ultimii 3 ani.

Modalitatea de îndeplinire:Se va completa DUAE cu informațiile aferente ce descriu efectivele medii anuale de personal ale oper. economic și nr. membrilor personalului de conducere din ultimii trei ani.

La nivelul DUAE trebuie precizate informații cum ar fi: anul și efectivele medii anuale de personal, respectiv anul și nr. membrilor personalului de conducere.

Documente justificative:Documentele care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi prezentate de către ofertantul clasat pe primul loc după finalizarea evaluării ofertelor, în urma aplicării criteriului de atribuire, la solicitarea autorității contractante.
Aceste documente sunt:Declaraţie privind efectivul mediu anual al personalului angajat şi al cadrelor de conducere în ultimii 3 ani (calculați anterior termenului limită de depunere a ofertelor) (secțiunea Formulare).
În situația în care ofertantul a fost înființat sau și-a început activ. econ. de mai puțin de 3 ani, se va lua în considerare prezentarea informaț. corespunzătoare per. efective de activit

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cerința 1: SR EN ISO 9001 SAU ECHIVALENT – Sistem de management al calității
Implementarea şi menţinerea standardului solicitat în conformitate cu SR EN ISO 9001 sau echivalent, pentru activităţile aferente obiectului acordului-cadru.

Modalitatea de îndeplinire

Se va completa DUAE de către ofertanții participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.

Documente justificative:
Documentele care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi prezentate de către ofertantul clasat pe primul loc în clasament după finalizarea evaluării ofertelor, în urma aplicării criteriului de atribuire, la solicitarea autorității contractante.
Aceste documente sunt:
- certificate emise de organisme independente care atestă ca acesta are implementat şi menţine, conform standardelor solicitate un sistem de management al calităţii adecvat pentru activitățile aferente obiectului acordului-cadru, valabile la data prezentării;
- orice alte probe prin care să confirme asigurarea unui nivel corespunzător al calităţii serviciilor şi probează în mod concludent îndeplinirea cerinței.

Documentele se depun în copie lizibilă cu mențiunea „conform cu originalul” certificată cu numele în clar și semnătura reprezentantului legal sau împuternicit al ofertantului.
Imposibilitatea demonstrării implementării standardului (sau echivalent) solicitat atrage excluderea ofertantului de la procedura de atribuire. Ofertanții străini care nu au sediul în România trebuie să dețină o certificare sau o acreditare, în conformitate cu standardele solicitate sau echivalent, în termen de valabilitate, acordate de organisme naționale ori internaționale.

În cazul depunerii unei oferte comune, fiecare asociat trebuie să dețină un astfel de certificat, pentru partea de contract pe care o realizează.

Justificarea criteriului de calificare: Se solicită prezentarea de documente care să confirme deținerea și implementarea unui sistem de asigurare a calității serviciilor (managementul calității), care să confirme posibilitatea menținerii standardului la un nivel corespunzător al calității prestării serviciilor, prin asigurarea unui cadru administrativ și organizatoric inclusiv al resurselor umane, materiale și financiare.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cerinta 2: SR EN ISO 27001 SAU ECHIVALENT- Sistem de Management al Securităţii Informaţiei
Implementarea şi menţinerea standardului solicitat în conformitate cu SR EN ISO 27001 sau echivalent, pentru activităţile aferente obiectului acordului-cadru.

Modalitatea de îndeplinire
Se va completa DUAE de către ofertanții participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.

Documente justificative:
Documentele care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE vor fi prezentate de către ofertantul clasat pe primul loc în clasament după finalizarea evaluării ofertelor, în urma aplicării criteriului de atribuire, la solicitarea autorității contractante.

Aceste documente pot fi:
- certificate emise de organisme independente care atestă ca acesta are implementat şi menţine, conform standardului solicitat un sistem de management al securităţii informaţiei adecvat pentru activitatile aferente obiectului acordului-cadru, valabile la data prezentării;
- orice alte probe prin care să confirme asigurarea unui nivel corespunzător al securităţii serviciilor.

Documentele se depun în copie lizibilă cu menţiunea „conform cu originalul” certificată cu numele în clar şi semnatura reprezentantului legal sau împuternicit al ofertantului.

Imposibilitatea demonstrarii implementarii standardului (sau echivalent) solicitate atrage excluderea ofertantului de la procedura pentru atribuirea contractului. Ofertantii straini care nu au sediul în România trebuie sa detina o certificare sau o acreditare, în conformitate cu standardele solicitate sau echivalent, în termen de valabilitate, acordate de organisme nationale ori internationale. În cazul depunerii unei oferte comune, fiecare asociat trebuie sa detina un astfel de certificat, pentru partea de contract pe care o realizeaza.

Informații suplimentare

Plățile prețului contractelor subsecvente se vor face de către autoritatea contractantă în termen de 30 zile de la primirea facturilor fiscale prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, în contul operatorului economic semnatar al contractelor subsecvente, deschis la Trezorerie, prin ordin de plată, în conformitate cu prevederile art 2, alin (1) din Ordonanţă de Urgenţă nr. 146 din 31/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului coroborat cu art. 6 din Legea nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia şi autorităţi contractante, cu modificările și completările ulterioare, în baza facturii şi a documentelor justificative, semnate de către ambele părţi prin reprezentanţii săi.



Instrucțiuni privind semnarea acordului-cadru
Acordul-cadru se va încheia cu ofertantul desemnat câștigător, în perioada de valabilitate a ofertei, dar nu mai devreme de 11 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire pentru a acorda termenul legal de 10 zile pentru formularea eventualelor contestații administrative.
Ofertantul desemnat câștigător are obligația de a se prezenta pentru semnarea acordului-cadru în termenul prevăzut în adresa privind comunicarea rezultatului. Dacă termenul prevăzut în adresă a expirat iar ofertantul desemnat câștigător nu s-a prezentat pentru semnarea acordului-cadru, situația va fi asimilată refuzului de a semna acordul, iar Autoritatea contractantă va reține în favoarea sa garanția de participare.
În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit acordul-cadru a nominalizat in cadrul ofertei subcontractanți, acesta are obligația de a prezenta cel mai târziu la semnarea acordului-cadru, contractul/contractele încheiate cu subcontractanții nominalizați în ofertă.
În cazul în care Autoritatea contractantă nu poate încheia acordul-cadru cu ofertantul desemnat câștigător din cauza faptului că acesta se află într-o situație de forță majoră sau în imposibilitatea fortuită de a executa acordul-cadru atunci autoritatea contractantă are dreptul să îl declare câștigător, în locul acestuia, pe ofertantul clasat pe locul următor, în condițiile în care oferta acestuia este admisibilă.

Interacțiunea cu ofertanții, respectiv procesul de evaluare a ofertelor se va desfășura după următoarele reguli:

Pentru transmiterea solicitărilor de clarificări, respectiv răspunsurile la solicitările de clarificări privind documentația de atribuire, operatorii economici se vor înregistra în SEAP (www.e-licitatie.ro) ca operator economic conform prevederilor art. 5 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016 și vor transmite solicitările având în vedere termenele de răspuns ale autorității contractante prevăzute la art. 160-161 din Legea nr. 98/2016.

Prețurile vor fi calculate cu două zecimale.

Oferta are caracter obligatoriu, din punctul de vedere al conținutului, pe toată perioada de valabilitate stabilită de către autoritatea contractantă și asumată de fiecare ofertant.
Documentele emise în altă limbă decât română trebuie să fie însoțite de traducerea autorizată în limba română. Atenție, nu se folosesc prescurtari!
Operatorii economici nerezidenți în România vor prezenta o declarație pe propria răspundere semnată de reprezentantul împuternicit să semneze oferta în care vor fi menționate perioadele de valabilitate pentru documentele/certificatele emise de autoritățile competente.
Autoritatea contractantă acceptă numai ofertele depuse online în SEAP.
Adresa la care se depune oferta este: www.e-licitatie.ro.
Cerințele tehnice definite la nivelul anunțului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producător, la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producție/metodă specifică de fabricație/prestare/execuție, vor fi înțelese ca fiind însoțite de mențiunea ”sau echivalent”.