Achiziția serviciilor de realizare a soluției informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite în CJ Giurgiu, în cadrul proiectului A.P.I – Administrație Publică Inovativă” Cod SMIS 154992, Cod SIPOCA 1202

Titlu

Achiziția serviciilor de realizare a soluției informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite în CJ Giurgiu, în cadrul proiectului A.P.I – Administrație Publică Inovativă” Cod SMIS 154992, Cod SIPOCA 1202
4938042_2023_PAAPD1409126

Scurtă descriere

Achiziția serviciilor de realizare a soluției informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite în CJ Giurgiu, în cadrul proiectului A.P.I – Administrație Publică Inovativă” Cod SMIS 154992, Cod SIPOCA 1202.
Prestarea serviciilor și furnizarea produselor solicitate se urmărește implementarea unei Soluții Informatice de Arhivare Electronică și Managementul Documentelor în cadrul UAT Județul Giurgiu, prin care să se asigure optimizarea proceselor de lucru în scopul simplificării procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, din perspectiva back-office.
In conformitate cu prevederile art. 160 alin. (1) din Legea 98/2016, cu modificările si completările ulterioare, termenul limita pana la care orice operator economic interesat de participarea la procedura de achiziție publica are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare in legătura cu documentația de atribuire. este de 18 zile înainte de termenul limita de depunere a ofertelor.
In conformitate cu art.161 alineatul (2) din Legea 98/2016, cu modificările si completările ulterioare, răspunsul autorității contractante la aceste solicitări trebuie să fie transmis in ziua a 11-a înainte de termenul limita de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

În cadrul contractului care va fi atribuit în cadrul procedurii de achiziție se va realiza implementarea ”la cheie” a unei Soluții Informatice de Arhivare Electronică și Managementul Documentelor în cadrul UAT Județul Giurgiu, prin:
- Prestarea de Servicii IT, constând în totalitatea serviciilor pentru operaționalizarea Soluției Informatice de Arhivare Electronică și Managementul Documentelor în cadrul UAT Județul Giurgiu, în conformitate cu cerințele din prezentul caiet de sarcini;
- Furnizarea de Licențe software, în conformitate cu cerințele din prezentul caiet de sarcini. Autoritatea contractantă va putea beneficia de acestea imediat după finalizarea serviciilor de instalare și configurare preliminară;
- Furnizare de Echipamente necesare soluției, în conformitate cu cerințele din prezentul caiet de sarcini.
- Prestarea de Servicii de instruire a personalului UAT Județul Giurgiu.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerința nr. 1: Ofertantul unic/ Ofertantul asociat/ Subcontractantul/ Terțul susținător trebuie sa demonstreze ca nu se încadrează in prevederile art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/ 2016.
Modalitatea de îndeplinire: Ofertantul unic/ Ofertantul asociat/ Subcontractantul/ Terțul susținător va completa DUAE integrat în SEAP -"Motive de excludere" - Secțiunea A "Motive referitoare la condamnările penale". De asemenea, Ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire, anterior atribuirii contractului, va prezenta, la solicitarea Autorității Contractante, următoarele documente edificatoare care probează/ confirma neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 de mai sus, atât pentru Ofertantul unic/ Ofertantul asociat cat și pentru Subcontractantul/ Terțul susținător declarați în oferta:
- cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC/ actul constitutiv;
- alte documente edificatoare, după caz.
Cerința nr. 2: Ofertantul unic/ Ofertantul asociat/ Subcontractantul/ Terțul susținător nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 59 si art. 60 din Legea nr.98/2016.
Modalitatea de îndeplinire și aplicabilitatea în cadrul procedurii: Ofertantul unic/ Ofertantul asociat/ Subcontractantul/ Terțul susținător va completa DUAE integrat in SEAP - "Motive de excludere" - Secțiunea C "Motive legate de insolventa, conflicte de interese sau abateri profesionale". De asemenea, Ofertantul unic/ Ofertantul asociat/ Subcontractantul/ Terțul susținător trebuie să prezinte Formularul nr. 3 - DECLARAŢIE PRIVIND EVITAREA CONFLICTULUI DE INTERESE POTRIVIT ART. 59 - 60 DIN LEGEA 98/2016, în conformitate cu modelul prezentat în secțiunea Formulare. Formularul nr. 3 va fi transmis în mod obligatoriu împreuna cu DUAE integrat, prin intermediul SEAP și va fi semnat cu semnătura electronică extinsă, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in condițiile legii.
Persoane cu funcții de decizie din cadrul Autorității Contractante, precum si persoanele din cadrul Autorității Contractante ce pot influenta conținutul documentației de atribuire și/ sau desfășurarea procedurii de atribuire sunt:
I. Persoane cu funcții de decizie:
- Dumitru Beianu - Presedinte Consiliul Judetean Giurgiu
- Silviu Cristian Anculescu - Vicepresedinte Consiliul Judetean Giurgiu
- Elisabeta Mihalcea - Vicepresedinte Consiliul Judetean Giurgiu
- Aurelia Brebenel - Secretar General al Judeţului,
- Grătianu Cristian – Administrator al Județului
- Lidia Pană - Director executiv
- Daniela Ionela Pătru - Sef serviciu
- Constantin Andrei Gabriel- Sef serviciu
- Vlad Cosmin Ciobanu - Sef serviciu
- Daniela Artemiza Burcea - Director executiv
- Alin Mihailă - Sef serviciu
Experți cooptați
Nica Laurențiu George - Expert cooptat 1
Cioca George Panaite - Expert cooptat 2
Informatii si formalitati necesare pentru evaluarea respectarii cerintelor mentionate
Inscrierea in registrul comertului:
Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta, din care sa reiasa ca operatorul economic (ofertant/ofertant asociat), este legal constituit, ca nu se afla in niciuna din situatiile de anulare a constituirii precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului.
Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul CAEN din Certificatul constatator.
Cerinta se aplica inclusiv pentru subcontractanti si/sau terti sustinatori care completeaza informatiile aferente situatiei lor la nivelul unui DUAE distinct.
Modalitate de îndeplinire:
Se va completa DUAE in format electronic, odata cu oferta, de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire, completat cu informatiile aferente situatiei lor.
Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Certificatul constatator emis de ONRC, sau in cazul ofertantilor straini documente echivalente emise in tara de rezidenta, urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de ofertantul clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, pana la incheierea raportului procedurii de atribuire, conform prevederilor art.196 alin (2) din Legea nr.98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.
Informatiile cuprinse in certificat/documentul echivalent, trebuie sa fie reale, valabile la data prezentarii acestuia.
Nota 1:
Pentru persoanele juridice străine, se vor prezenta documente echivalente, emise de autoritatile competente din tara in care isi are sediul operatorul economic, care sa dovedesca o forma de inregistrare, si, dupa caz, de atestare ori de apartenenta din punct de vedere professional, in conformitate cu cerintele legale din tara in care ste stabilit operatorul economic, in original/copie legalizata/copie lizibila cu mentiunea conform cu originalul, insotiet de o traducere autorizata a acestora in limba roamana.
Nota 2:
În cazul unei asocieri, se vor prezenta documente pentru fiecare dintre membrii asocierii. Pentru îndeplinirea cerinței este suficient ca obiectul de activitate al fiecărui membru sa fie în concordanță cu partea din contract pe care o va realiza.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cifra de afaceri anuala generalaOperatorul economic trebuie sa prezinte media cifrei de afaceri globale pe ultimii 3 ani, financiari încheiați, respectiv 2021, 2020, 2019 de minim: 1.000.000 lei

Pentru echivalență se va avea în vedere cursul mediu anual lei/valută comunicat de BNR pentru fiecare an în parte.Se va completa DUAE, de către ofertanți, asociați si terți susținători urmând ca entitatea contractantă să solicite, doar ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, prezentarea situațiilor financiare anuale pentru anii 2019, 2020, 2021, întocmite potrivit reglementarilor contabile aplicabile in baza legii contabilității nr. 82/1991 sau alte documente.În cazul în care mai mulți operatori economici depun o ofertă comună, pentru demonstrarea capacității economice și financiare se vor lua în considerare resursele tuturor membrilor grupului. Pentru ofertanții nerezidenți, se vor prezenta situațiile financiare anuale (pentru anii 2019, 2020, 2021) întocmite potrivit reglementărilor contabile din tara de rezidenta, însoțite de raportul auditorului financiar. Documentele vor fi însoțite de traducerea autorizată în limba română.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatCerința nr. 1: Ofertanților li se solicită să demonstreze prestări de servicii similare efectuate în ultimii 3 ani, calculați până la data limită de depunere a ofertei, în valoare cumulată de cel puțin 1.000.000,00 lei fără TVA, la nivelul cumulat a maximum 2 contracte.Prin „servicii similare” se înțelege servicii de implementare de soluție software de managementul documentelor.Cerința nr. 2: Ofertantul are obligația de a preciza partea/părțile din contract pe care urmează sa le subcontracteze (daca este cazul), precum și de a preciza informații privind asocierea și terții susținători (dacă este cazul).
Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calitatiiOfertantul/asociații vor prezenta dovada implementării unui sistem de management al calității în conformitate cu SR EN ISO 9001 sau echivalent

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Cerinta nr. 1 - Completare DUAE in SEAP, în conformitate cu prevederile art.193, alin.(1) din Lg.98/2016, ca dovadă preliminară de către ofertant/candidat/asociat, terț susținător si subcontractant, după caz, cu informațiile relevante care sa demonstreze îndeplinirea cerinței. La nivelul DUAE candidații/ofertanții vor prezenta informații din care sa reiasă numărul si data contractelor invocate drept experiență similară, beneficiarul acestora si datele sale de contact, data si numărul documentului de recepție, precum si ponderea si/sau activitățile pentru care a fost responsabil, împreuna cu valoarea acestora, fără T.V.A.Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate în DUAE urmează a fi prezentate la solicitarea Autorității Contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire. Operatorul economic clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile face dovada îndeplinirii cerințelor privind experiența similară, prin:- Prezentarea de documente emise sau contrasemnate de beneficiar (autoritate publică sau client privat) și/sau de terți (instituții bancare/ trezorerie, spre ex., în cazul în care este necesara prezentarea unor extrase de cont) din care sa rezulte valoarea livrărilor similare, natura acestora și perioada în care au fost executate. - Pentru contractele care fac dovada experienței similare se vor prezenta, în scopul dovedirii conformității acestora cu normele profesionale în domeniu, certificate de buna execuție/procese verbale de recepție sau documente constatatoare eliberate de beneficiarul/clientul respectiv. Din documentele menționate trebuie să reiasă:- beneficiarul, indiferent daca aceștia sunt Autorități Contractante sau clienți privați; - data încheierii contractului; - obiectul contractului, astfel încât să fie furnizate toate informațiile solicitate si necesare pentru a se verifica îndeplinirea cerinței privind experiența similara; - valoarea contractului, în lei fără TVA, valoarea serviciilor prestate de către ofertant; - perioada de executare a contractului, mai exact intervalul periodic (data de început si data de final.) în care s-au prestat serviciile; - locul prestării serviciilor;- sa precizeze daca au fost executate in conformitate cu normele profesionale din domeniu si daca au fost duse la bun sfârșit.Dovada îndeplinirii cerințelor solicitate se poate realiza prin prezentarea unuia sau mai multor documente din care sa rezulte toate informațiile solicitate.În cazul în care un contract de achiziție publică/sectorială încheiat de o autoritate/entitate contractantă a fost subcontractat, beneficiarul la care fac referire cerințele de mai sus, este autoritate/entitate contractantă si nu operator economic care având calitatea de furnizor în contractul de achiziție publică a subcontractat executarea unei parți din acesta. Astfel, documentele reprezentând certificatele de buna execuție vor fi emise sau contrasemnate de autoritatea contractantă, aceasta fiind beneficiarul serviciilor. Nu vor fi acceptate documente emise/contrasemnate doar de furnizorul inițial. Rațiunea acestei mențiuni are la baza prevederile art. 218 alin.(4) din Legea 98/2016. Documentele edificatoare vor fi prezentate în copie lizibila cu mențiunea „conform cu originalul”. Persoanele juridice străine vor prezenta certificate/documente edificatoare în copie lizibilă cu mențiunea „conform cu originalul” însoțite de traducere autorizată în limba română.Pentru calculul prețului contractelor exprimate in alta moneda de cat Lei se va folosi cursul stabilit de către parți in respectivele contracte (daca este cazul) sau, in absenta acestuia, cursul mediu comunicat de BNR pentru anii in care au fost derulate contractele in cauza. Cerinta nr. 2 - Ofertanții vor declara subcontractanții la momentul depunerii ofertei si vor completa un DUAE distinct in acest sens (cerința valabila si pentru terțul susținător, daca exista). Ofertanții vor prezenta odată cu depunerea DUAE angajamentului terțului susținător (împreuna cu documente anexe la angajament, transmise acestora de către terț/terții susținători, din care rezulta modul efectiv in care se va materializa susținerea acestuia/acestora), acordul de asociere si acordul de subcontractare (acolo unde este cazul).Documentele justificative care probează cele asumate in angajamente/acorduri vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc la solicitarea autorității contractante.Note:1. În cazul unei oferte comune (asociere), cerința se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului (prin cumul). Odată cu DUAE, trebuie prezentat Acordul de asociere.2. În cazul în care cerința este demonstrată prin invocarea susținerii unei/unor terțe persoane, odată cu DUAE trebuie prezentat/e angajamentul/ele ferm/e de susținere din partea terțului/terților, din care sa rezulte inclusiv modul efectiv prin care terțul/terții susținător/i va/vor asigura îndeplinirea angajamentului de susținere.Concret, în cazul în care operatorul economic își demonstrează situația economică și financiară invocând și susținerea acordată de către unul sau mai mulți terți, atunci operatorul economic are obligația de a dovedi autorității contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terțului/terților. Odată cu angajamentul de susținere, ofertantul are obligația să prezinte documente transmise acestuia de către terțul/terții susținător/susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. În cazul în care ofertantul demonstrează îndeplinirea criteriilor referitoare la situația economică și financiară bazându-se pe capacitățile altor entități, invocând, după caz, susținerea unui terț, DUAE, împreună cu angajamentul de susținere, trebuie să fie completat separat și de către terțul/terții susținător(i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul. DUAE prezentat de terțul/terții susținător(i) va include toate informațiile din care să reiasă că terțul nu se află în niciuna din situațiile de excludere menționate la art. 60, 164, 165 și 167,precum și informațiile din care să reiasă că îndeplinește criteriile privind capacitatea, astfel cum au fost solicitate de autoritatea contractantă.
Se va completa cerința corespunzătoare în formularul DUAE.Autoritatea contractanta va solicita doar ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile sa prezinte documentele justificative (prezentarea unor certificate valabile la momentul prezentării emise de organisme de certificare acreditare sau alte probe/dovezi care confirma asigurarea unui nivel corespunzător al calității precum si prezentarea unor certificate valabile la momentul prezentării emise de organisme de certificare acreditare sau alte probe/dovezi care confirma asigurarea unui nivel corespunzător al securității informațiilor) care probează îndeplinirea cerinței.

5) Garanția de participare trebuie sa prevadă explicit ca plata se va executa necondiționat, respectiv la prima cerere a beneficiarului, pe baza declarației acestuia cu privire la culpa persoanei garantate, si se prezinta in SEAP scanata, pana la data limita de depunere a ofertelor, semnata cu semnătura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
Data echivalentei leu/alta valuta (curs BNR) este data de publicare a anunțului de participare. Autoritatea va retine/restitui garanția de participare in condițiile art. 37-38 din H.G. nr. 395/2016. Informații suplimentare privind Garanția de participare se regăsesc la Secțiunea IV.4.3 Modul de prezentare al ofertei..
Garanția de buna execuție se constituie prin virament bancar sau printr-un instrument de garantare emis în condițiile legii, astfel: a) scrisoare de garanție emisă de o instituție de credit* din România sau din alt stat; b) asigurare de garanții emisă: – fie de o societate de asigurări care deține autorizație de funcționare emisă în România sau într-un alt stat membru al Uniunii Europene şi/sau care este înscrisă în registrele publicate pe site-ul Autorității de Supraveghere Financiară, după caz;– fie de o societate de asigurări dintr-un stat terț printr-o sucursală autorizată în România de către Autoritatea de Supraveghere Financiară. Garanția constituită conform prevederilor de mai sus, devine anexă la contract, prevederile art. 36 alin. (3) și (5) aplicându-se în mod corespunzător. AC are dreptul de a emite pretenții asupra garanției de buna execuție, oricând pe parcursul îndeplinirii contractului de achiziție publica, în limita prejudiciului creat, în cazul în care contractantul nu își îndeplinește din culpa sa obligațiile asumate prin contract. Anterior emiterii unei pretenții asupra garanției de buna execuție, autoritatea contractanta are obligația de a notifica pretenția atât contractantului, cât si emitentului instrumentului de garantare, precizând obligațiile care nu au fost respectate, precum si modul de calcul al prejudiciului. În situația executării garanției de buna execuție, parțial sau total, contractantul are obligația de a reîntregi garanția în cauza raportat la restul rămas de executat, conform art. 41 din HG nr. 395/2016. Garanția de buna execuție trebuie prezentata in conformitate cu Formularul nr.2 din Secțiunea "Formulare" a Documentației de Atribuire. Autoritatea va retine/restitui garanția de buna execuție in condițiile art. 41-42 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016.
*Instituțiile de credit din România vor fi interpretate, „in stricto sensu”, conform prevederilor art.3 din OUG nr. 99/2006 privind instituțiile de credit și adecvarea capitalului, cu modificările și completările ulterioare.
1.Durata contractului –maxim 6 luni;
2.Documentul Unic de Achiziție European (DUAE) se generează direct in SEAP.
3.Documentația de atribuire este atașata in integralitatea sa la prezenta Fisa de date.
4. În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, și oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.
5.Solicitarile de clarificări eventuale contestații ale potențialilor ofertanți privind documentația de atribuire se vor adresa in mod exclusiv in SEAP la Secțiunea ”Întrebări” iar răspunsurile la acestea vor fi publicate in SEAP, la Secțiunea ”Întrebări” si "Clarificări, notificări si decizii" din cadrul anunțului de participare. Aceste răspunsuri vor face parte din documentația de atribuire si este obligatoriu ca la elaborarea ofertei sa fie avute in vedere. Comisia de evaluare va transmite solicitările de clarificare, in SEAP la Secțiunea “Întrebări”. Comunicările vor fi transmise prin SEAP/fax/email. Operatorii economici vor transmite răspunsurile la clarificări si eventualele documente solicitate pe parcursul evaluării ofertelor prin intermediul SEAP (Secțiunea “Întrebări”), integral in secțiunea corespunzătoare respectivei solicitări, semnate cu semnătura electronica. Ofertanții au obligația de urmări permanent anunțul de participare pe toata perioada de evaluare a ofertelor depuse.
6. Pentru încărcarea documentelor in SEAP, recomandam operatorilor economici ca acestea sa fie arhivate in arhive de maxim 50 MB semnate cu semnătura electronica extinsa , pentru a înlesni procesul de evaluare a ofertelor. Nu se vor depune alte documente decât cele solicitate prin documentația de atribuire.
7.SEMNAREA CONTRACTULUI Înainte de încheierea contractului, ofertantul declarat câștigător va prezenta: contractele încheiate cu subcontractanții. Contractele de subcontractare vor cuprinde cel puțin informațiile minim solicitate de Autoritatea Contractanta prin Fisa de Date a Achiziției. Înainte de încheierea contractului, ofertantului declarat câștigător, in condițiile in care acesta este o asociere, i se va solicita sa prezinte Acordul de asociere.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Conform prevederilor Legii101/2016 privind remediile si căile de atac in materie de atribuire a contractelor de achiziție publica, a contractelor sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrări si concesiune de servicii.

Titlu

Achiziția serviciilor de realizare a soluției informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite în CJ Giurgiu, în cadrul proiectului A.P.I – Administrație Publică Inovativă, Cod SMIS 154992, Cod SIPOCA 1202