Achiziționarea serviciilor de mentenanță preventivă, corectivă și evolutivă pentru Sistemul Național de Informații privind vizele (SNIV) și a subsistemelor aferente acestuia (NVIS, VIS Mail, etc)

Titlu

Achiziționarea serviciilor de mentenanță preventivă, corectivă și evolutivă pentru Sistemul Național de Informații privind vizele (SNIV) și a subsistemelor aferente acestuia (NVIS, VIS Mail, etc)
1/2023/IMFV

Scurtă descriere

Asigurare serviciilor de mentenanță preventivă, corectivă și evolutivă a sistemului SNIV/E-Viza.
Serviciile de mentenanță preventivă, se referă la întreținerea, configurarea și suportul, care să asigure funcționarea zilnică a sistemelor informatice în parametri optimi, monitorizarea conexiunilor și a schimbului de date, fiind necesară prestarea acestora lunar.
Serviciile de mentenanță corectivă, reprezintă servicii de modificare a sistemelor informatice cu scopul de a repara şi înlătura eventualele defecte sau erori de proiectare, programare sau implementare, care nu au mai apărut de-a lungul exploatării sistemului informatic și nici au nu putut fi identificate până la data curentă, fiind necesară prestarea acestora, lunar.
Serviciile de mentenanță evolutivă se vor presta numai în funcție de necesitățile apărute, și se referă la îmbunătățirea aplicației, prin implementarea modificărilor datorate schimbărilor legislative cu impact asupra activității consulare, adaptării acesteia la echipamentele electronice de generație nouă, instalarea de noi versiuni, etc. Prin prestarea serviciilor de mentenanță evolutivă se vor implementa funcționalități noi ale sistemului SNIV, impuse de evoluții hardware și/sau software, cum ar fi, upgrade-ul sistemelor de operare, de gestiune a bazelor de date, modificări datorate schimbărilor legislative, optimizări și/sau reconfigurări de infrastructură hardware.
Termenul limită până la care se pot solicita clarificări la documentaţia de atribuire: cu 20 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor. În conformitate cu prevederile art. 161 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificările și completările ulterioare, autoritatea contractanta va raspunde în mod clar și complet solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în legătura cu documentația de atribuire, în a 11-a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Valoarea minimă estimată a acordului-cadru este de 11.352.384,00 lei fără TVA, și reprezintă 24 luni mentenanță lunară, respectiv mentenanță preventivă și mentenanță corectivă precum și 100 pachete mentenanță evolutivă.
Valoarea maximă estimată a acordului-cadru este de 22.704.768,00 lei fără TVA, și reprezintă 48 luni mentenanță lunară, respectiv mentenanță preventivă și mentenanță corectivă precum și 200 pachete mentenanță evolutivă.
Cantitatea maximă a acordului cadru este de 48 luni mentenanță preventivă si corectivă + 200 pachete mentenanță evolutivă.
Cantitatea minima a acordului cadru este de 24 luni mentenanță preventivă și corectivă + respectiv 100 pachete de mentenanță evolutivă.
Valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent este de 2.778.984,00 lei fără TVA, și reprezintă cantitatea maximă a celui mai mare contract subsecvent, respectiv 24 luni de mentenanță preventivă + corectivă.
Precizăm că pe parcursul derulării acordului-cadru, se vor încheia contracte subsecvente distincte, astfel:
- pentru serviciile de mentenanță preventivă + mentenanță corectivă (acestea se vor presta lunar);
- pentru serviciile de mentenanță evolutivă, care se vor încheia la cererea direcțiilor de specialitate din cadrul MAE care administrează sistemul SNIV/e-Viza, în funcție de necesități, estimând-se că se vor încheia două contracte subsecvente/an.
Serviciile de mentenanță preventivă și corectivă sunt necesare autorității contractante lunar, în timp ce serviciile de mentenanță evolutivă, vor fi prestate atunci când situația o va impune.
Prin urmare, pentru asigurarea continuității serviciilor de mentenanță preventivă și corectivă, autoritatea contractantă va încheia în baza acordului-cadru, două contracte subsecvente, fiecare cu o durată de 24 luni.
Tot în baza aceluiași acord-cadru, se vor încheia (distinct) contracte subsecvente pe număr de pachete mentenanță evolutivă necesare, acestea reprezentând rezultatul evaluării de către prestator a setului de cerințe de îmbunătățire a sistemului SNIV/E-Viza solicitate de beneficiar. Pentru acestea, autoritatea contractantă estimează două contracte subsecvente pe an.
Cerințele de îmbunătățire/schimbare pentru compatibilizarea sistemelor informatice consulare cu cele similare europene, pentru optimizarea funcționării, precum și adaptarea sistemelor la modificările legislative cu impact asupra activității consulare și a eficientizării utilizării acestora, atât pentru solicitanții de servicii consulare, cât și pentru utilizatorii sistemului, sunt analizate, după caz, din punct de vedere al impactului și al oportunității, de către direcțiile din MAE care utilizează/administrează sistemul SNIV/eVIZA. Astfel, cele 100 de pachete de mentenanță evolutivă prevăzute pentru o perioadă de 24 luni, vor fi contractate în funcție de situațiile care apar și care impun modificări evolutive.
Serviciile de mentenanță preventivă, se referă la întreținerea, configurarea și suportul, care asigură funcționarea zilnică a sistemelor informatice în parametri optimi, monitorizarea conexiunilor și a schimbului de date, fiind necesară prestarea acestora lunar.
Serviciile de mentenanță corectivă, reprezintă servicii de modificare a sistemelor informatice cu scopul de a repara şi înlătura eventualele defecte sau erori de proiectare, programare sau implementare, care nu au mai apărut de-a lungul exploatării sistemului informatic și nici au nu putut fi identificate până la data curentă, fiind necesară prestarea acestora, lunar.
Serviciile de mentenanță evolutivă se vor presta numai în funcție de necesitățile apărute, și se referă la îmbunătățirea aplicației, prin implementarea modificărilor datorate schimbărilor legislative cu impact asupra activității consulare, adaptării acesteia la echipamentele electronice de generație nouă, instalarea de noi versiuni, etc. Prin prestarea serviciilor de mentenanță evolutivă se vor implementa funcționalități noi ale sistemului SNIV, impuse de evoluțiile hardware și/sau software, cum ar fi, upgrade al sistemelor de operare, de gestiune a bazelor de date, modificări datorate schimbărilor legislative, optimizări și/sau reconfigurări de infrastructură hardware.

Informații suplimentare

Clauză suspensivă
Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică este inițiată sub incidența prezentei clauze suspensive. Astfel, semnarea contractelor subsecvente în cadrul acordului-cadru, este condiționată de aprobarea cererii de finanțare, semnarea contractului de finanțare și alocarea creditelor bugetare cu această destinaţie. Semnarea contractului de achiziție publică se va face cu respectarea dispozițiilor referitoare la angajarea cheltuielilor din bugetele care intră sub incidența legislației privind finanțele publice.
Având în vedere prevederile Legii 98/2016 privind achiziţiile publice şi HG 395/2016, autoritatea contractantă precizează că va încheia contractele subsecvente cu ofertantul căștigător numai în măsura în care fondurile necesare achiziţiei vor fi asigurate prin alocarea creditelor bugetare cu această destinaţie. În cazul în care indiferent de motive creditele bugetare nu vor fi alocate, autoritatea contractantă, după primirea notificării cu privire la neacordarea finanţării, îşi rezervă dreptul de a anula procedura de atribuire, în condiţiile în care nu există o altă sursă de finanţare, în conformitate cu prevederile art. 212, alin. 1, lit. c, teza 2 din Legea 98/2016, fiind imposibilă încheierea contractului de achiziţie publică.
Ofertanții din cadrul acestei proceduri de atribuire înteleg faptul că Autoritatea Contractantă nu poate fi considerată răspunzătoare pentru vreun prejudiciu în cazul anulării procedurii de atribuire, indiferent de natura acestuia şi indiferent dacă Autoritatea Contractantă a fost notificată asupra existenței unui asemenea prejudiciu. Ofertanții din cadrul acestei proceduri acceptă utilizarea condițiilor speciale de mai sus/clauzei suspensive, asumându-şi întreaga răspundere în raport cu eventualele prejudicii pe care le-ar putea suferi în situația descrisă.
Precizăm de asemenea că, termenul pentru implementarea proiectelor, respectiv perioada de eligibilitate, este de maximum 24 de luni de la semnarea contractului de finanțare, conform Programului Național IMFV. Având în vedere acest aspect, precum și pentru faptul că, Ministerul Afacerilor Externe administrează și asigură funcționalitatea sistemelor informatice, adaptarea acestora la modificările legislative precum și la evoluțiile tehnologice ce au impact asupra SNIV, autoritatea contractantă va întreprinde toate diligențele în sensul identificării unor noi surse de finanțare, pentru asigurarea celor 48 luni de mentenanță.
În acest sens, menționăm faptul că, raportul juridic creat între autoritatea contractantă și operatorul economic, prin încheierea acordului-cadru, nu obligă autoritatea contractantă să achiziționeze efectiv serviciile ce fac obiectul acestuia, ci îi conferă doar dreptul de a încheia, – în viitor, unul sau mai multe contracte subsecvente, fără a mai organiza altă procedură de atribuire (sau modalitate de achiziție).
Așadar, ținând cont de aceste aspecte, precizăm că acordul-cadru nu reprezintă un „angajament legal” în înțelesul Legii nr. 500/2002, astfel că încheierea acestuia nu este condiționată de existența certă a fondurilor.
Prin urmare, în cazul atribuirii unui acord-cadru, angajarea cheltuielilor se realizează progresiv, respectiv la semnarea fiecărui contract subsecvent.
Împrejurările derulării acestei proceduri de atribuire sunt determinate de Calendarul lansării apelurilor de proiecte Programul Național 2021-2027 – Managementul frontierelor și politica de vize aprobat prin Nota CD nr. 472388 din 29.05.2023, care este documentul potrivit căruia sunt planificate lansările apelurilor de proiecte, pentru punerea în aplicare a art. 49 (2) din Regulamentul UE 1060/2021. Documentul a fost aprobat de Comitetul Director, conform art. 5 (1) lit. c) din Ordinul Ministrului Afacerilor Interne nr. 120/2022. Acesta este elaborat pe baza alocărilor aprobate prin Programul Naţional v1.2 de Comisia Europeană, conform prevederilor Regulamentului specific RIMFV și publicat pe site-ul www.fed.mai.gov.ro. În prezent, potrivit Calendarului de apeluri de pe site-ul www.fed.mai.gov.ro, în luna septembrie 2023 se vor deschide apelurile restrânse de proiecte, data de încheiere a apelurilor, respectiv termenul limită de depunere al cererilor de finanțare, fiind de 2 luni de la data de lansare a apelului (depunere la termen) sau până la epuizarea bugetului alocat, dar nu mai mult de 12 luni de la data lansării apelului (depunere continuă). De regulă, termenul limită pentru implementarea proiectelor, respectiv perioada de eligibilitate, este de maximum 24 de luni de la semnarea contractului de finanțare. În cazuri temeinic justificate, perioada de eligibilitate se poate prelungi cu maximum 50% din perioada de eligibilitate inițială.
Având în vedere cele de mai-sus, se preconizează că Ministerul Afacerilor Externe va semna contractul de finanțare în cursul lunii decembrie 2023, continuând cu demersuri în sensul obținerii finanțării externe nerambursabile, pentru o perioadă de 48 luni.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

I.1.Ofertanții, eventualii subcontractanți/terți susținători nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, art.165 și art.167 din Legea nr.98/2016
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea preliminară a cerinței: se va completa DUAE de către fiecare participant la procedură (ofertant/ subcontractant/ terț susținător), cu informațiile aferente situației lor.
În cazul în care ofertantul are subcontractanți, ori beneficiază de susținerea unui terț, anexat la DUAE, se va prezenta acordul de subcontractare, respectiv acordul de susținere, în care se vor menționa activitățile concrete pe care le vor desfășura subcontractanții, ori modul efectiv prin care se va materializa susținerea terțului. De asemenea, anexat DUAE se va prezenta și acordul de asociere (daca este cazul).
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează a fi prezentate la solicitarea autorităţii contractante, doar ofertantului clasat pe primul loc în clasamentul intermediar (inclusiv pentru eventualii asociați/ subcontractanți/ terți susținători), la finalizarea evaluării ofertelor.
Aceste documente pot fi :
• certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) actualizate la momentul prezentării;
• cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv, aflate in valabilitate la momentul prezentării;
• după caz, documente prin care se demonstrează faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
• alte documente edificatoare, după caz.
În situația în care documentele menționate mai sus nu se emit in țara de origine sau în țara în care este stabilit ofertantulunic/asociat/ subcontractantului/ tertul sustinator, sau aceste documente nu vizează toate situațiile prevazute la art. 164, 165 și 167 din Legea 98/2016, ofertantul unic/ asociat/ subcontractantului/ tertul sustinator, va prezenta fie o declarație pe propria raspundere, fie, dacă in țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria raspundere, o declarație autentică dată in fața
unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens. Documentele emise în altă limbă decât română vor fi însoțite de traducerea autorizată în limba română.
Operatorii economici vor prezenta pentru sediul principal documente din care sa reiasă neîncadrarea in prevederile art. 165 alin. (1), iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plata a impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate.
I.2. Ofertantii, eventualii subcontractanți/ terți susținători nu trebuie să se regasească în situațiile prevăzute la art. 58-63 din Legea nr. 98/2016.Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea preliminară a cerinței: ofertanții (inclusiv eventualii asociați/ subcontractanți/terț susținător) vor completa la nivelul DUAE, informaţiile aferente situaţiei lor precum și Formularul pus la dispoziție de autoritatea contractantă în Sectiunea ”Formulare”. Formularul se va prezenta odată cu DUAE
Persoanele din cadrul autorităţii contractante cu funcţie de decizie referitoare la organizarea, derularea şi finalizarea prezentei proceduri de atribuire, conform prevederilor art. 58-63, din Legea nr. 98/2016:
1) Marian Mihail Tache - Director general Departamentul Fonduri Externe Nerambursabile, Ordonator principal de credite delegat pentru fonduri externe nerambursabile;
2) Daniel Moisă - Director, Directia Planificare Bugetara, Contabilitate și Salarizare;
3) Andreea Dobre- responsabil procedura.
Ofertanții, eventualii subcontractanți, trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență. Operatorul economic trebuie să dovedească faptul că este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea preliminară a cerinței: ofertanții (inclusiv eventualii asociați/ subcontractanți) vor completa la nivelul DUAE, informațiile aferente situației lor.
Documentele justificative urmează a fi prezentate la solicitarea autorităţii contractante, doar ofertantului clasat pe primul loc în clasamentul intermediar (inclusiv pentru eventualii asociați/ subcontractanți), la finalizarea evaluării ofertelor. Aceste documente pot fi, după caz: certificat constatator emis de ONRC sau in cazul ofertanților străini, documente echivalente emise in țara de rezidență. Informațiile cuprinse in Certificatul constatator să fie reale/actuale la data prezentării.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Specificati cifra de afaceri medie anualaCifra de afaceri a ofertantului (operator economic sau membrii grupului de operatori economici împreună) pentru ultimele 3 exerciții financiare încheiate, respectiv pentru anii 2020,2021,2022, trebuie sa fie de cel puțin 5.557.968,00 lei. Pentru calculul echivalenței din alte monede, se va aplica cursul mediu anual comunicat de BNR, pentru anii 2020,2021,2022.În cazul organizațiilor non-profit (ex. universități, institute de cercetare, ONG-uri etc.) prin cifră de afaceri se înțeleg veniturile totale.

Se va completa DUAE de catre operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Operatorul economic face dovada îndeplinirii cerințelor privind situația economică şi financiară, de regulă, prin prezentarea, după caz, a unora sau mai multora dintre următoarele documente: - prezentarea situaţiilor financiare sau a extraselor din situațiile financiare (bilanț/extrase din bilanț/rapoarte de audit), în cazul în care publicarea situaţiilor financiare este prevăzută de legislaţia ţării în care este stabilit operatorul economic;- declarație privind cifra totală de afaceri a operatorului economic, pentru cel mult ultimele trei exerciţii financiare disponibile, în funcție de data înfiinţării sau începerii activității operatorului economic, în măsura în care informațiile privind cifrele de afaceri sunt disponibile.Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorităţii contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertanții trebuie să facă dovada că au prestat, în decursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 3 ani, în cadrul a minim un contract/proiect si maxim 3 contracte/proiecte, servicii de natura și complexitate similară celor care fac obiectul prezentului contract, a căror valoare cumulată sa fie cel puțin egală cu suma de 2.778.984,00 lei. Cerința privind experiența similară va fi demonstrată de ofertanți prin prezentarea de contracte/proiecte similare care să acopere activitățile solicitate.Prin servicii similare se înțeleg servicii de mentenanță a echipamentelor de rețea, servere (fizice si virtuale), arii de memorie, sisteme de operare, aplicații de baze de date, sisteme si soluții virtualizare, soluții replicare si back-up, mentenanță si dezvoltare evolutiva personalizata pentru soluții/sisteme/aplicații/software.
Proportia de subcontractareIn cazul in care ofertantul nu intentioneaza sa subcontracteze trestarea serviciilor viitorului contract, acesta va mentiona in DUAE: Nu este cazul

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa DUAE de catre operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. În susținerea celor declarate în cuprinsul DUAE, doar ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, la cererea autorității contractante va prezenta documente /contracte /proiecte/ procese verbale de recepție) din care să rezulte că ofertantul a prestat servicii similare cu cele ce fac obiectul prezentului contract. În cazul unor oferte comune, cerința cu privire la experiența similară se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului.Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează a fi prezentate la solicitarea autorităţii contractante, doar ofertantului clasat pe primul loc în clasamentul intermediar (inclusiv pentru eventualii asociați/ subcontractanți/ terți susținători), la finalizarea evaluării ofertelor.
Dacă este aplicabil, ofertanții vor include în DUAE, informațiile cu privire la subcontractantul/ subcontractanții propuși și numărul și data contractului de subcontractare pentru partea propusă pentru subcontractare. În cazul în care operatorii economici decid să subcontracteze o parte din contract și se bazează pe capacitățile subcontractantului pentru executarea părții respective, trebuie completat un DUAE separat pentru astfel de subcontractanți. Documentele justificative care probează cele asumate in angajamente/acorduri vor fi prezentate anexă la angajamente/ acorduri, impreuna cu DUAE.În cazul în care operatorul economic își demonstrează capacitatea tehnică şi/sau profesională invocând şi susținerea acordată, în conformitate cu prevederile Legii nr. 98/2016 de către unul sau mai mulţi terți, atunci operatorul economic are obligaţia de a dovedi autorităţii contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terțului/ terţilor.Odată cu angajamentul de susţinere, ofertantul/candidatul are obligaţia să prezinte documente transmise acestuia de către terţul/ terţii susținător/ susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terţul/terţii susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susţinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. Toate documentele privind susținerea acordată de terț/ terți vor fi depuse odată cu DUAE, la termenul limită de depunere a ofertelor.

Potrivit dispozitiilor art.139 alin.3 din Anexa la HG nr.395/2016: ,,În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora.
În situaţia în care egalitatea se menţine, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.