Furnizare produs software standard de tip COTS, în model SaaS, și servicii conexe de implementare, configurare, parametrizare, integrare, instruire și adaptări funcționale limitate

Scurtă descriere

Achiziția este realizată în cadrul proiectului „Digitalizarea proceselor la nivelul regiunii Sud-Vest Oltenia Orașul Bechet”, cod SMIS 328268, finanțat în cadrul Programului Regional Sud-Vest Oltenia 2021–2027, Prioritatea 2 – Digitalizare în beneficiul cetățenilor și al firmelor, Obiectivul specific RSO1.2 – Valorificarea avantajelor digitalizării în beneficiul cetățenilor, al companiilor, al organizațiilor de cercetare și al autorităților publice, apelul PRSVO/224/PRSVO_P2/OP1/RSO1.2/PRSVO_A9.
Obiectul principal al contractului îl reprezintă furnizarea dreptului de utilizare și acces, pentru o perioadă de 60 de luni de la data recepției finale și punerii în funcțiune, la un produs software standard de tip COTS – Commercial Off-The-Shelf, disponibil comercial la data-limită de depunere a ofertelor și furnizat în model SaaS – Software as a Service. Contractul include serviciile conexe necesare utilizării efective a produsului software, respectiv analiza inițială, activarea și instalarea, configurarea, parametrizarea, integrarea, importul sau migrarea datelor, testarea, instruirea, punerea în funcțiune, găzduirea, administrarea, mentenanța, actualizările funcționale, legislative și de securitate, suportul tehnic, backupul, restaurarea, continuitatea operațională și exportul datelor la încetarea contractului. În etapa de implementare pot fi realizate adaptări funcționale limitate, prin utilizarea mecanismelor standard ale produsului ofertat, fără modificarea nucleului aplicației, a arhitecturii de bază sau a codului-sursă principal și fără transformarea produsului standard într-o aplicație dezvoltată la comandă. Produsul va asigura configurarea celor 31 de servicii publice electronice prevăzute în Caietul de sarcini, minimum 18 conturi nominale pentru utilizatorii interni desemnați, acces pentru utilizatorii externi fără limitarea la un număr prestabilit de conturi și aplicarea sigiliului electronic pentru maximum 15.000 de documente pe an, respectiv maximum 75.000 de documente în perioada de 60 de luni. Durata maximă a etapei de implementare este de 7 luni de la data ordinului de începere. Perioada de 60 de luni aferentă dreptului de utilizare și serviciilor SaaS începe la data recepției finale a implementării și punerii în funcțiune. Toate costurile necesare furnizării produsului și executării serviciilor conexe sunt incluse în propunerea financiară și în prețul contractului. Costurile operaționale aferente găzduirii, administrării SaaS, mentenanței, suportului, actualizărilor, backupului, restaurării și continuității operaționale vor fi evidențiate distinct în propunerea financiară. Operatorii economici interesați pot solicita clarificări cu cel târziu 18 zile înainte de data-limită de depunere a ofertelor. Autoritatea Contractantă va răspunde tuturor solicitărilor de clarificări adresate în termen în a 11-a zi înainte de data-limită de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Autoritatea Contractantă urmărește achiziționarea unui produs software standard, matur și disponibil comercial, de tip COTS, furnizat în model SaaS, destinat digitalizării proceselor administrative interne și a relației Orașului Bechet cu cetățenii, mediul de afaceri și alte entități. Achiziția include:
1. un produs software standard integrat de tip COTS/SaaS;
2. dreptul de utilizare și acces la produs pentru o perioadă de 60 de luni de la data recepției finale și punerii în funcțiune;
3. minimum 18 conturi nominale pentru utilizatorii interni desemnați;
4. acces pentru cetățeni și reprezentanții persoanelor juridice, fără limitarea la un număr prestabilit de conturi;
5. configurarea și operaționalizarea celor 31 de servicii publice electronice enumerate în Caietul de sarcini;
6. servicii de analiză, activare, instalare, configurare, parametrizare, integrare, import sau migrare a datelor, testare și punere în funcțiune;
7. adaptări funcționale limitate realizate prin mecanismele standard ale produsului ofertat, fără modificarea nucleului, arhitecturii de bază sau codului-sursă principal;
8. servicii de instruire pentru minimum 18 persoane, inclusiv instruire privind securitatea cibernetică și protecția datelor;
9. găzduire, administrare SaaS, mentenanță, suport tehnic, actualizări funcționale, legislative și de securitate, backup, restaurare, monitorizare și continuitate operațională pentru perioada de 60 de luni;
10. aplicarea sigiliului electronic pentru maximum 15.000 de documente pe an și maximum 75.000 de documente pe întreaga perioadă contractuală;
11. documentație tehnică, de utilizare și administrare;
12. exportul și predarea datelor, documentelor, metadatelor și configurațiilor exportabile la încetarea contractului.
Produsul trebuie să asigure, în mod integrat, cel puțin următoarele categorii funcționale:
a) managementul identităților electronice, autentificarea și autorizarea;
b) registratură electronică, managementul documentelor, lucrărilor, registrelor și fluxurilor administrative;
c) furnizarea serviciilor publice prin intermediul componentei de front-office;
d) interconectarea, interoperabilitatea și comunicarea intra- și interinstituțională;
e) arhivarea și îndosarierea electronică;
f) semnarea și sigilarea electronică;
g) securitatea, jurnalizarea, trasabilitatea și auditarea operațiunilor.
Nu se solicită dezvoltarea de la zero a unei aplicații software noi. Produsul ofertat trebuie să existe și să fie disponibil comercial la data-limită de depunere a ofertelor și să fie identificat prin denumire comercială, producător sau titular al drepturilor, versiune ori ediție și model de licențiere sau furnizare.
Durata maximă a implementării este de 7 luni de la data ordinului de începere.
Perioada de 60 de luni aferentă dreptului de utilizare și serviciilor SaaS începe la data recepției finale și punerii în funcțiune. Toate modulele, componentele, licențele, subscripțiile, serviciile cloud, conectorii, interfețele și resursele necesare îndeplinirii cerințelor vor fi incluse în oferta tehnică și financiară.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Prin operatori economici care depun ofertă se înțelege ofertantul individual, membrii unei asocieri și subcontractanții declarați, exclusiv pentru partea din contract pe care aceștia urmează să o execute. În cazul unei asocieri, fiecare membru trebuie să demonstreze capacitatea profesională pentru partea din contract pe care o execută. Subcontractanții trebuie să demonstreze capacitatea profesională numai pentru activitățile pe care le vor executa efectiv. Terțul susținător care nu execută activități din contract nu trebuie să demonstreze autorizarea pentru obiectul contractului numai în considerarea calității de terț susținător. Modalitatea de demonstrare preliminară: operatorii economici vor completa DUAE, Partea IV, secțiunea „α – indicația globală pentru toate criteriile de selecție”. În DUAE și, după caz, în acordurile de asociere și subcontractare vor fi indicate părțile din contract executate de fiecare entitate. Documentele justificative vor fi solicitate numai ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Documentele justificative sunt: a) certificat constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului, actual la data prezentării; b) pentru operatorii economici străini, documente echivalente emise de autoritățile competente din statul de stabilire; c) documente din care să rezulte autorizarea activităților corespunzătoare părții din contract executate, în măsura în care legislația aplicabilă impune o asemenea autorizare. Informațiile din documentele prezentate trebuie să fie reale și actuale la data prezentării. Nu este suficientă simpla includere a unei activități în actul constitutiv, dacă legislația aplicabilă impune autorizarea efectivă a acesteia. Documentele emise în altă limbă decât limba română vor fi însoțite de traducere în limba română.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Pentru operatorii economici înființați ulterior datei de 1 ianuarie 2023, cifra de afaceri medie anuală se calculează pentru exercițiile financiare disponibile de la data înființării. În cazul unei asocieri, cerința poate fi îndeplinită prin cumularea cifrelor de afaceri ale membrilor asocierii. Pentru conversia altor monede se va utiliza cursul mediu anual comunicat de Banca Centrală Europeană pentru anul corespunzător. Modalitatea de demonstrare preliminară: operatorii economici vor completa DUAE, Partea IV, secțiunea „α – indicația globală pentru toate criteriile de selecție”. În cazul invocării susținerii unui terț, se vor prezenta odată cu oferta:
a) DUAE distinct al terțului susținător; b) angajamentul ferm privind susținerea economică și financiară; c) documentele transmise de terț din care rezultă modul efectiv în care acesta va asigura susținerea, documente care constituie anexe la angajament. Documentele justificative vor fi solicitate numai ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Documentele justificative pot consta în: a) situații financiare; b) extrase din situațiile financiare; c) bilanțuri contabile; d) rapoarte de audit; e) orice alte documente echivalente din care rezultă cifra de afaceri. În cazul susținerii acordate de un terț, se vor prezenta și documentele justificative aferente terțului susținător. Ofertantul și terțul susținător răspund solidar pentru executarea contractului, în condițiile art. 184 din Legea nr. 98/2016.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Prin produse software și/sau servicii conexe comparabile se înțeleg produse software, sisteme informatice, platforme informatice, soluții software sau componente software furnizate, implementate, configurate, integrate, puse în funcțiune, administrate ori operate pentru beneficiari publici sau privați, care sunt comparabile ca natură și complexitate cu obiectul contractului. Experiența similară poate include, fără ca enumerarea să fie limitativă: a) furnizarea dreptului de utilizare sau licențierea unui produs software; b) furnizarea ori implementarea unei platforme informatice; c) configurarea sau parametrizarea unei soluții software; d) integrarea unui produs software cu alte sisteme sau componente; e) migrarea sau importul datelor; f) implementarea unui sistem de management documente, registratură electronică, workflow, servicii electronice, portal, platformă de interacțiune cu utilizatori, sistem de management operațional sau alt sistem software comparabil; g) instruirea utilizatorilor și punerea în funcțiune a produsului software; h) operarea, mentenanța, suportul sau administrarea unui produs software furnizat în model local, cloud sau SaaS. Nu se solicită ca experiența prezentată să fi avut același beneficiar, același domeniu de activitate, aceeași denumire comercială a produsului, aceeași arhitectură tehnică, același model de licențiere, același mod de găzduire ori să fi fost executată exclusiv pentru o autoritate sau instituție publică. Nu se solicită ca același contract să includă cumulativ toate componentele obiectului contractului care urmează să fie atribuit. Se vor lua în considerare numai produsele furnizate și recepționate și/sau serviciile conexe duse la bun sfârșit în perioada de referință. În cazul contractelor multianuale sau aflate încă în derulare, se va lua în considerare numai partea executată, recepționată și confirmată până la data-limită de depunere a ofertelor, dacă aceasta poate fi individualizată ca obiect și valoare. În cazul în care Autoritatea Contractantă decalează termenul-limită de depunere a ofertelor, limita inferioară a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerința pentru operatorii economici care prezintă dovada furnizării produselor sau prestării serviciilor în intervalul astfel rezultat. În cazul unei asocieri, cerința poate fi îndeplinită prin cumularea experienței membrilor asocierii, cu luarea în considerare a părților din contract pe care aceștia urmează să le execute. Modalitatea de demonstrare preliminară: operatorii economici vor completa DUAE, Partea IV, secțiunea „α – indicația globală pentru toate criteriile de selecție”. Documentele justificative vor fi solicitate numai ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Documentele justificative pot include, fără a se limita la: a) contracte sau părți relevante din contracte; b) procese-verbale de recepție, acceptanță sau punere în funcțiune; c) certificate constatatoare; d) recomandări; e) certificate de bună execuție; f) documente de predare-primire; g) documente emise sau confirmate de beneficiari; h) alte documente echivalente din care rezultă informațiile necesare verificării cerinței. Din documentele prezentate trebuie să rezulte cel puțin: a) beneficiarul; b) obiectul contractului sau al părții executate; c) natura produselor software furnizate sau a serviciilor conexe prestate; d) valoarea fără TVA aferentă produselor sau serviciilor relevante; e) perioada de furnizare sau prestare; f) data recepției, acceptanței, punerii în funcțiune sau confirmării executării; g) calitatea operatorului economic: contractant individual, membru al unei asocieri, subcontractant sau altă calitate relevantă; h) partea executată efectiv de operatorul economic, dacă a participat în asociere sau ca subcontractant. Pentru contractele exprimate în altă monedă decât leul, conversia se va realiza la cursul mediu anual comunicat de Banca Centrală Europeană pentru anul în care produsele sau serviciile au fost recepționate ori confirmate. În cazul invocării susținerii unui terț pentru îndeplinirea cerinței privind capacitatea tehnică și/sau profesională, se vor prezenta odată cu oferta: a) DUAE distinct al terțului susținător; b) angajamentul ferm privind susținerea tehnică și profesională; c) documentele-anexă la angajament, din care rezultă resursele tehnice și profesionale puse la dispoziție și modul efectiv în care acestea vor fi mobilizate pentru executarea contractului; d) documente din care rezultă experiența invocată, în măsura solicitată de Autoritatea Contractantă în etapa finală a evaluării. Dacă susținerea acordată privește experiența relevantă necesară executării unor activități din contract, terțul susținător va executa efectiv activitățile pentru care este invocată capacitatea sa, în condițiile legii și ale documentației de atribuire.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Pot fi subcontractate numai serviciile conexe și, după caz, activitățile accesorii furnizării produsului software, precum configurarea, parametrizarea, integrarea, migrarea sau importul datelor, instruirea, suportul tehnic, mentenanța, găzduirea, administrarea infrastructurii cloud, testarea, securitatea sau alte activități conexe. Furnizarea propriu-zisă a dreptului de utilizare și acces la produsul software COTS/SaaS nu se tratează ca subcontractare în sensul prezentei cerințe, atunci când operatorul economic ofertant are dreptul de a comercializa, licenția, pune la dispoziție sau furniza produsul ofertat în baza relației sale cu producătorul, titularul drepturilor ori distribuitorul autorizat. Dacă o entitate terță execută efectiv activități sau servicii conexe din obiectul contractului, aceasta va fi declarată potrivit regulilor privind subcontractarea. În cazul în care ofertantul intenționează să subcontracteze o parte din contract, acesta va indica în ofertă: a) denumirea subcontractantului; b) datele de identificare și contact ale subcontractantului; c) partea sau părțile din contract care urmează să fie executate de subcontractant; d) valoarea sau procentul aferent activităților subcontractate; e) acordul de subcontractare; f) opțiunea privind plata directă către subcontractant, dacă este cazul. Fiecare subcontractant declarat va completa DUAE, în condițiile documentației de atribuire. Subcontractanții pe ale căror capacități ofertantul nu se bazează pentru îndeplinirea criteriilor de calificare vor completa DUAE cu informațiile privind neîncadrarea în motivele de excludere. Dacă ofertantul se bazează pe capacitățile unui subcontractant pentru îndeplinirea unui criteriu de calificare, acesta va prezenta distinct: a) DUAE al subcontractantului; b) acordul de subcontractare; c) angajamentul ferm de susținere, dacă este cazul; d) documentele-anexă din care rezultă modul efectiv de materializare a susținerii. Acordul de subcontractare nu ține loc, prin el însuși, de angajament ferm de susținere. Dacă subcontractantul este utilizat și ca terț susținător, angajamentul ferm și documentele-anexă vor fi prezentate distinct. Resursele tehnice și profesionale ale subcontractanților declarați vor fi luate în considerare pentru partea lor de implicare în contract, în măsura în care sunt prezentate documente relevante în acest sens. Contractantul răspunde integral față de Autoritatea Contractantă pentru executarea contractului. Subcontractarea unei părți din contract nu diminuează răspunderea Contractantului. Modificarea subcontractanților după atribuirea contractului se va realiza numai în condițiile prevăzute de legislația achizițiilor publice și de contract.

Informații suplimentare

1. Stabilirea ofertei câștigătoare
Autoritatea Contractantă va stabili oferta câștigătoare pe baza criteriului de atribuire „cel mai bun raport calitate-preț”. Punctajul total al fiecărei oferte admisibile se calculează conform formulei: P = P1 + P2 + P3 unde:
− P1 reprezintă punctajul pentru prețul ofertei, maximum 60 de puncte;
− P2 reprezintă punctajul pentru timpul maxim de restabilire în cazul incidentelor critice, maximum 30 de puncte;
− P3 reprezintă punctajul pentru experiența coordonatorului de implementare, maximum 10 puncte.
Clasamentul ofertelor se stabilește prin ordonarea descrescătoare a punctajelor totale obținute. În cazul în care două sau mai multe oferte admisibile obțin același punctaj total și sunt clasate pe primul loc, departajarea se va realiza succesiv astfel:
a. se clasează pe primul loc oferta care a obținut punctajul mai mare pentru factorul P2 – Timpul maxim de restabilire în cazul incidentelor critice;
b. dacă egalitatea se menține, se clasează pe primul loc oferta care a obținut punctajul mai mare pentru factorul P3 – Experiența coordonatorului de implementare;
c. dacă egalitatea se menține în continuare, Autoritatea Contractantă va solicita ofertanților aflați la egalitate transmiterea unor noi propuneri financiare, prin intermediul SEAP, fără modificarea propunerilor tehnice și a celorlalte elemente ale ofertelor;
d. oferta câștigătoare va fi oferta cu cel mai scăzut preț rezultat în urma reofertării.
Noile propuneri financiare nu pot conduce la creșterea prețurilor ofertate inițial.

2. Documente justificative privind DUAE
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin DUAE vor fi solicitate numai ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, anterior atribuirii contractului, potrivit art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016. Documentele justificative trebuie să fie valabile la momentul prezentării și pot include, după caz:
a) certificatul constatator emis de ONRC sau documente echivalente;
b) cazierul judiciar al operatorului economic;
c) cazierul judiciar al membrilor organului de administrare, conducere sau supraveghere ori al persoanelor care au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul operatorului economic;
d) certificate privind plata impozitelor, taxelor și contribuțiilor la bugetul general consolidat, valabile la momentul prezentării;
e) certificate privind plata impozitelor și taxelor locale pentru sediul principal, valabile la momentul prezentării;
f) pentru sediile secundare sau punctele de lucru, declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor și taxelor locale, dacă documentele emise de autorități nu acoperă expres aceste sedii sau puncte de lucru;
g) documente privind măsurile de autocorectare, dacă este cazul;
h) documente prin care se demonstrează aplicarea derogărilor permise de lege, dacă este cazul;
i) documente privind beneficiarul real, dacă acestea sunt solicitate de Autoritatea Contractantă; j) alte documente edificatoare, în condițiile legii.
Operatorii economici străini vor prezenta documente echivalente emise de autoritățile competente din statul de stabilire, însoțite de traducere în limba română. Dacă în statul de stabilire nu se emit documente de natura celor solicitate sau acestea nu acoperă toate situațiile prevăzute de art. 164, art. 165 și art. 167 din Legea nr. 98/2016, Autoritatea Contractantă va accepta o declarație pe propria răspundere sau, dacă legislația statului respectiv nu permite o asemenea declarație, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare ori a unei asociații profesionale competente.

3. Garanția de participare și garanția de bună execuție
Garanția de participare și garanția de bună execuție trebuie să fie irevocabile și necondiționate. Acestea se pot constitui prin modalitățile permise de legislația achizițiilor publice, inclusiv:
a) virament bancar;
b) instrumente de garantare emise în condițiile legii;
c) scrisori de garanție emise de instituții de credit bancare din România sau din alt stat;
d) scrisori de garanție emise de instituții financiare nebancare, în condițiile și limitele prevăzute de lege;
e) asigurări de garanții emise de societăți de asigurare autorizate în condițiile legii;
f) rețineri succesive din sumele datorate pentru facturi parțiale, în cazul garanției de bună execuție, dacă această modalitate este acceptată prin contract;
g) combinarea modalităților permise de lege, în cazul garanției de bună execuție.
În cazul garanției de participare constituite prin virament bancar, contul Autorității Contractante este: [se va completa contul IBAN al Autorității Contractante], deschis la Trezoreria Bechet, CIF 4941390.
În cazul unei asocieri, garanția de participare trebuie să acopere în mod solidar toți membrii asocierii.

4. Accesul operatorilor economici la procedură
Potrivit art. 53 alin. (1^1) din Legea nr. 98/2016, Autoritatea Contractantă exclude din procedura de atribuire orice persoană fizică sau juridică, având calitatea de ofertant individual, ofertant asociat, terț susținător sau subcontractant, care nu se încadrează în definiția operatorului economic prevăzută la art. 3 alin. (1) lit. jj) din Legea nr. 98/2016. În sensul Legii nr. 98/2016, operatorul economic este orice persoană fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat, sau grup ori asociere de astfel de persoane, inclusiv orice asociere temporară formată între două ori mai multe dintre aceste entități, care oferă în mod licit pe piață furnizarea de produse, prestarea de servicii ori executarea de lucrări și care este stabilită în una dintre categoriile de state prevăzute de lege.

5. Echivalența specificațiilor tehnice
Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”. Ofertantul care propune o soluție echivalentă are obligația de a demonstra echivalența prin documente și informații tehnice relevante, din care să rezulte îndeplinirea unui nivel cel puțin echivalent de funcționalitate, performanță, interoperabilitate, securitate și calitate.

6. Corelarea documentelor procedurii
În cazul în care apar necorelări între documentele procedurii, ofertanții au obligația de a solicita clarificări în termenul prevăzut. Clarificările și răspunsurile publicate în SEAP fac parte integrantă din documentația de atribuire. Cerințele din Caietul de sarcini sunt minime și obligatorii, iar factorii de evaluare sunt cei prevăzuți în Fișa de date a achiziției. Nu se acordă punctaj pentru elemente care nu sunt prevăzute expres ca factori de evaluare.

7. Protecția datelor și confidențialitatea
Operatorii economici vor trata informațiile puse la dispoziție în cadrul procedurii cu respectarea cerințelor privind confidențialitatea, protecția datelor cu caracter personal și securitatea informațiilor. Operatorul economic desemnat câștigător va încheia, anterior accesului la date reale, documentele contractuale privind confidențialitatea și prelucrarea datelor cu caracter personal, în condițiile Caietului de sarcini și ale modelului de contract.

8. Costurile elaborării ofertei
Costurile aferente pregătirii, elaborării și depunerii ofertei sunt suportate exclusiv de ofertant. Autoritatea Contractantă nu va rambursa aceste costuri, indiferent de rezultatul procedurii.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Termenele de formulare a contestației și de exercitare a căilor de atac sunt cele prevăzute de Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, cu modificările și completările ulterioare.