Implementarea unui sistem informatic pentru optimizarea procedurilor si fluxurilor de lucru- in cadrul UAT Municipiul Câmpulung

Scurtă descriere

Scopul achiziției vizează creșterea performanței administrației publice la nivelul UAT Câmpulung și instituțiilor subordonate, în domeniul asigurării serviciilor sociale și medicale, prin implementarea de măsuri de simplificare a procedurilor administrative cu caracter general de tip front-office și back-office, respectiv eficientizarea fluxurilor de comunicare intra și interinstituționale.
 Obiectivul general al proiectului este reprezentat de consolidarea capacitatii institutionale si eficientizarea activitatii la nivelul UAT Municipiul Câmpulung în ceea ce priveste exercitarea atributiilor prevazute de OUG 57/2019 privind Codul Administrativ, prin implementarea de masuri pentru îmbunatatirea procesului decizional si a planificarii strategice si de digitalizare menite sa ajute la standardizarea modului de lucru si a activitatilor specifice, la cresterea gradului de interoperabilitate a sistemelor informatice si interconectarea cu ceilalti actori care opereaza sisteme informatice compatibile, atât din perspectiva back-office, cât si din perspectiva front office.
Activitățile propuse în cadrul prezentului proiect conduc la îndeplinirea Obiectivului specific 2.1. - Introducerea de sisteme si standarde comune în administrația publica locala ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanța cu SCAP a Axei Prioritare 2. Administrație publica si sistem judiciar accesibile si transparente din cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativa.
Prin derularea acestei proceduri vor fi contractate servicii de implementare a unui sistem informatic pentru optimizarea procedurilor si fluxurilor de lucru.
 Obiectivele specifice sunt următoarele:
Astfel obiectivele specifice care vor fi atinse in cadrul contractului de servicii sunt:
• Crearea de mecanisme, instrumente si proceduri standard pentru fundamentarea deciziilor, planificarea strategica pe termen mediu si lung în Municipiul Câmpulung, prin elaborarea Planului Strategic Institutional si a Strategiei de Transformare Digitala a Municipiului Câmpulung si proiectarea unui proces de management eficient, care sa corespunda nevoilor institutiei ;
• Optimizarea procedurilor administrative interne în raport cu beneficiarii serviciilor publice, în scopul reducerii birocratiei, prin implementarea unui ecosistem digital integrat si dezvoltarea abilitatilor personalului prin participarea la programe de instruire în vederea utilizarii si administrarii solutiilor informatice implementate;
 Descrierea activităților:
Pentru realizarea contractului având ca obiect “Implementarea unui sistem informatic pentru optimizarea procedurilor si fluxurilor de lucru” care face obiectul achiziției sunt necesare prestarea următoarelor activități:
• Etapa 1 - Implementarea unui ecosistem digital interinstituțional interconectat și inter-operabil de lucru
• Etapa 2 - Îmbunătățirea nivelului de cunoștințe și abilități ale personalului din instituții
 Durata de implementare va fi de maxim 2 luni.

Descrierea achiziției publice

În cadrul proiectului se intenţionează implementarea unui sistem informatic integrat ce va fi utilizat pentru optimizarea procedurilor și fluxurilor de lucru în domeniul administrării serviciilor sociale și medicale, concret, fiind vizate următoarele rezultate:
a) administrarea electronică a documentelor, pentru uz intern, întocmite și/sau primite, respectiv introducerea și utilizarea semnăturii electronice calificate, în scopul fluidizării, eficientizării, activităților administrative desfășurate în cadrul UAT Municipiul Câmpulung (servicii back-office / front office);
b) implementarea de servicii destinate realizării de activități în mod colaborativ, respectiv facilitării transferului de date intra și interinstituțional.
Sistemul informatic integrat ce se dorește a fi achiziționat va avea în componență următoarele:
Modul/platformă de management și configurare identități digitale;
Modul/platformă de management documente;
Modul/platformă de semnare electronică;
Modul/platformă de arhivare electronică;
Modul/platformă de lucru colaborativ;
Modul/platfomă de integrare cu aplicații externe destinate facilitării transferului de date intern și extern (intrainstituțional și interinstituțional).
Derularea activitatii presupune modelarea de fluxuri de lucru incluse în sfera de cuprindere a proiectului conform capabilităților platformei de workflow și document management, în special în vederea executiei proceselor de lucru în mediul electronic cu ajutorul documentelor semnate electronic.

Informații despre fondurile Uniunii Europene

Programul Operational Capacitate Administrativă – POCA, Proiectul " Ecosistem digital interconectat și GIS integrat in cadrul UAT Municipiul Câmpulung ", cod SMIS 154877, cod SIPOCA 1241

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

1. Op ec (ofertant individual/ofertant asociat/terț susținător/subcontr) participanți la proc de atribuire nu trebuie să se regăsească în sit prev la art.164, 165 si 167 din Legea nr. 98/2016. Prev art.164 se aplică și pentru orice persoană care este membru al organului de administrare, de cond sau de suprav al respectivului op ec sau care are putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia. Ca primă dovadă a neîncadrării în sit de excludere prev la art.164, 165, 167 din Legea nr.98/2016, împreună cu oferta se va prezenta de către fiecare op ec participant la proc, DUAE completat cu inform aferente situației lor, potrivit prev art.193 din L. nr.98/2016.
Numai of clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va prezenta la solicitarea aut contr pentru fiecare op ec participant la proc doc justif care probează neîncadrarea în sit de excludere prev la art.164,165,167 din Legea nr. 98/2016 respectiv:
1)Pers jur/fizice române a) Cazierul judiciar al op ec și al membrilor organului de adm, de cond sau de suprav al respectivului op ec și a celor care au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, aşa cum rezulta din certif const emis de ONRC/actul constitutiv, valabil/e la momentul depunerii acestuia/acestora;
b) Certif de atestare fiscală, din care să reiasă lipsa datoriilor cu privire la plata imp, taxelor sau a contribuțiilor la bug gen consolidat - buget local, buget de stat - la momentul prezentării acestora. Se vor prezenta certif de atestare fiscală privind îndeplinirea obligațiilor de plata a impozitelor, taxelor și contrib de asig sociale pentru sediul social, iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, in conformitate cu informatiile inscrise in Cert Const emis de ONRC, se va prezenta o declaraţie pe propria răsp privind îndeplinirea oblig de plată a impozitelor, taxelor sau contribuţiilor la bug gen consolidat datorate (Informațiile cuprinse în Certif Const emis de ONRC trebuie să fie reale/actuale la data prezentării.) c) după caz, doc prin care se demonstrează faptul că op ec poate beneficia de derogările prevăzute la art.166 alin. (2), art.167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
d)alte documente edificatoare, după caz; e) Declaratie pe propria raspundere privind neincadrarea in situatiile de excludere prevazute la art.164, 165 si 167 din Legea nr.98/2016
2)Persoanele juridice/fizice străine
Pers jur/fizice străine vor prezenta doc edificatoare în țara de origine sau în țara în care sunt stabilite,cum ar fi certificate, caziere judiciare sau alte documente echivalente emise de autoritățile competente din tara respectivă. În cazul în care în tara respectivă nu se emit documente de natura celor menţionate sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016, se va prezenta o declaraţie pe propria răspundere sau, dacă în tara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declaraţie autentică dată în fata unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competente în acest sens. Documentele vor fi prezentate în copie lizibilă însoțite de traducere autorizată în limba romană.
Nota:1.Formularul DUAE este pus la disp ofertanţilor în SEAP/SICAP
2 Prin op econ se intelege ofertant unic/asociat/tert sustinator/subcontractant
2. Op econ - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, tert sustinator- trebuie să respecte prevederile legale privind conflictul de interese, respectiv nu trebuie să se regăsească în sit prev la art.59-60 din Legea nr. 98/2016 Modalitatea de îndeplinire: Ca primă dovadă a neîncadrării în situațiile prevăzute la art.60 din Legea nr.98/2016, împreună cu oferta se va prezenta de către fiecare op ec participant la procedură - DUAE completat cu inform aferente situației lor, potrivit prev art.193 din Legea nr.98/2016, precum și Formularul 7- Declaraţie privind neîncadrarea în sit prev la art. 60 din Legea nr. 98/2016 .
Persoanele care dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante în ceea ce privește organizarea, derularea și finalizarea procedurii de atribuire, în sensul articolului menționat, sunt:
 Lasconi Elena Valerica – primar, Turtulea Constantin – viceprimar, Marcu Ioana – administrator public, consilieri locali: Ionescu Andeea, Zaharia Nicolae, Hagi Alexandru Nicolae, Zanvetor Iulian-Sachelarie, Vladau Adrian, Neacsu Gheorghe Gabriel, Ivan Constantin, Manea Mirabela Mihaela, Stanciu Marin, Cicu Sergiu Valeriu, State Ionel, Mirea Dorin, Sain Dumitru Danut, Ciobanica Silviu, Bilea Iuliana, Belu Daniel Marius, Dumitrescu Anca Florentina, Cretu Constantin Cristinel.
Functionari publici din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Câmpulung:
 Simion Ramona-secretar municipiu, Iarca Violeta – director executiv, Serviciu dezvoltare urbana Buzescu Daniela – sef serviciu, Popa Rozalia – consilier, Hudici Iuliana – consilier, Serviciul Buget Contabilitate: Constantinescu Vasilica – şef serviciu, Rădescu Mihaela – inspector, Popa Tania – inspector, Caplan Roxana – inspector, Husea Iuliana – inspector, Crîngus Nicolae – jurist, Ionita Alexandra Carmen – jurist, Resurse Umane: Țuțea Ionuț – consilier.
Stamate Corina – expert cooptat din partea SC ATHOS TOTAL CONSULTING SRL
Se vor depune, odata cu DUAE, urmat doc : angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, a acordului de subcontractare
și/sau a acordului de asociere, după caz.
Persoane juridice/fizice române:
Op ec care depun ofertă - ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant- trebuie să facă dovada unei forme de înreg în conformitate cu legislația aplicabilă în tara de rezidență. Din documentul respectiv trebuie să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se afla în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea de îndeplinire: Ca primă dovadă a deținerii unei forme de înreg în conf cu legislația aplicabilă în tara de rezidență, împreună cu oferta se va prezenta de către fiecare op ec participant la procedura - DUAE completat cu inform referitoare la îndeplinirea cerințelor privind cap de exercitare a activ prof, potrivit prev art.193 din Legea nr.98/2016.Numai ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va prezenta la solicitarea autorităţii contractante, pentru fiecare operator economic participant la procedură - ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, tert susținător - următoarele documente edificatoare care probează îndeplinirea criteriului cu privire la capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, respectiv :
a) Persoanele fizice/ juridice romane 1) Cert const emis de ORC in raza căruia este situat sediul operatorului economic din care să rezulte: a) obiectul de activitate; obiectul contractului trebuie sa aibă corespondent în CAEN din certificatul constatator emis de ONRC; b) starea operatorului economic; c) persoanele care reprezintă operatorul economic în relația cu terțiid) ofertantul trebuie să fie autorizat să desfăsoare activitătile aferente contractului, conform art. 15 din Legea nr. 359/2004
Informaţiile cuprinse în acest document, trebuie să fie reale/actuale la data prezentării.
Se permite dovedirea cap de exercitare a activ prof si prin prezentarea cert const emis de către ONRC în forma electronică, prin intermediul serviciului online InfoCert, având incorporata, atașata sau logic asociata semnătura electronică extinsă.
b)Pers fizice/ juridice străine Se vor prezenta doc edificatoare echivalente emise in conform cu legislația aplicabilă în țara de rezidență, reale/actuale la data prezentării și în care să se menționeze pers care reprezintă entitatea in relațiile cu terții. De asemenea, doc prezentate trebuie sa dovedească faptul ca obiectul sau de activitate include activități de tipul celor care fac obiectul achiziţiei publice și să conțină informații cu privire la starea op ec.
În cazul persoanelor fizice autorizate se va prezenta autorizatia de functionare sau alte documente echivalente din care să rezulte competenta acestora de a realiza activitătile care fac obiectul prezentului contract
Nota:1) Doc emise în altă limbă decât limba română vor fi prezentate însoțite de traducere autorizată în limba română.2) În cazul unei asocieri, fiecare asociat trebuie să prezinte documentele justificative solicitate din care să rezulte îndeplinirea criteriului privind capacitatea de exercitare a activităţii profesionale pentru partea din contract pe care o realizează.3)În situaţia în care vor fi executate părţi din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării si corespondenta activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziţiei se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.4) In cazul in care in cadrul contractului este necesara prestarea de servicii conexe, în cazul în care este necesar ca operatorii economici să dețină o autorizație specială, sau să fie membri ai unei anumite organizații pentru a putea presta serviciile în cauză în statul de origine, sau să fie înscriși în registre profesionale, autoritatea contractantă are dreptul de a solicita acestora să demonstreze că dețin o astfel de autorizație/că sunt membri ai unei astfel de organizații/sunt înscriși în registre profesionale. Dacă se impune avizarea/atestarea/autorizarea operatorului economic, aceasta trebuie să fie în relație directă cu obiectul principal al contractului/relevantă scopului urmărit prin încheierea contractului de achiziție publică.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Proportia de subcontractareDacă este aplicabil, ofertantul are obligația de a preciza partea /părțile din contract pe care intenționează să o/să le subcontracteze și datele de identificare ale subcontractanților propuși. Subcontractantul nu trebuie să se afle în situația care determină excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art.164, art.165, art.167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice.
Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat1.1. Cerințe cloud

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va prezenta de către ofertant DUAE în care va include si informațiile solicitate cu privire la subcontractanți. Subcontractanții pe a căror capacități se bazează ofertantul vor completa la rândul lor un DUAE separat, incluzând informațiile referitoare la situațiile de excludere astfel cum acestea sunt menționate la art.164, 165 și 167 din Legea nr.98/2016 precum și cele care prezinta relevantă din perspectiva capacităților pe care se bazează ofertantul. Dacă prin subcontractant nu se îndeplinește o cerință de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrării neîncadrării în motivele de excludere. Împreună cu DUAE se va prezenta de către fiecare subcontractant și Formularul 2 - Acord de subcontractare. Numai ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va prezenta la solicitarea autorității contractante documentele justificative care probează cele asumate de subcontractant/ subcontractanți.
• Autorizare MCSI pentru administrator de arhiva electronica (OMCSI 489 din 2009 sau similar pentru ofertanții străini)

1. În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, au punctaje egale, departajerea se va face avand în vedere puntajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, și oferta caștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiare cea mai mică.
2. Pentru vizualizarea documentației de atribuire încarcate în SEAP, operatorii economici trebuie să aibă un program necesar vizualizarii fisierelor semnate electronic (acest program fiind disponibil gratuit pe site-urile furnizorilor de semnatură electronică).
3. Potrivit prevederilor art.193 din Legea 98/2016, este OBLIGATORIE completarea DUAE pentru toti participantii la procedura (ofertanti, ofertanti asociati, terti sustinatori, subcontractanti), urmand ca documentele de confirmare sa fie prezentate numai de ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. In procesul de evaluare a ofertelor se va avea în vedere respingerea unei oferte în situatia în care ofertantul nu depune DUAE - art.104, alin 3 coroborat cu art.60/HG 395/2016 si art.137 alin.2 litera b/HG 395/2016. Pentru indeplinirea obligatiei referitoare la modul de transmitere DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire, acestia vor completa direct in SEAP, în sectiunea dedicata a procedurii, DUAE-ul deja configurat de autoritatea contractanta. Detalii cu privire la intocmirea si prezentarea documentului DUAE la prezenta procedura, se regasesc, dupa autentificarea in SEAP, in sectiunea "Informatii DUAE" - Ghid de completare DUAE, precum si pe pagina de internet a Agentiei Nationale pentru Achizitii Publice accesand link-ul: http://anap.gov.ro/web/notificare-privindutilizarea- duae-in-procedurile-desfasurate-exclusiv-prin-mijloace-electronice/ .
4. Dacă semnatura electronică extinsă nu apartine reprezentantului legal al ofertantului, acesta are obligatia de a transmite odata cu oferta si imputernicirea persoanei care a semnat documentele ofertei cu semnatura electronica extinsa. In acest sens, informatiile legate de aceasta persoana vor fi precizate la nivelul DUAE la partea a II-a, litera B “Informații privind reprezentanții operatorului economic”.
III.1.3.a) Capacitatea tehnica si/sau profesionala 1.1. Cerințe cloud
• Autorizare MCSI pentru administrator de arhiva electronica (OMCSI 489 din 2009 sau similar pentru ofertanții străini)
Nota;
Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 18 zile.
Autoritatea contractanta va răspunde solicitarilor de clarificari in a 11-a zi inainte de data limita de depunere a ofertelor

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Termenul de exercitare a caii de atac este cel prevazut la art. 8 alin (1) lit. b din Legea nr.101/ 2016 privind remediile si caile de atac in materie de atribuire a contractelor de achizitie publica, cu modificarile si completarile ulterioare.