Servicii de conversie digitală și implementare fluxuri electronice existente la nivelul Clubului Sportiv Rapid București

Scurtă descriere

Obiectul prezentului contract constă în prestarea de servicii de conversie de date și furnizarea produselor accesorii, organizate într-un sistem integrat, la nivelul Clubului Sportiv Rapid București.
Conform cerințelor detaliate în Caietul de Sarcini, obiectul contractului este compus din următoarele elemente principale, care formează un tot unitar:
• Servicii IT (Intelectuale), în conformitate cu cerințele din Caietul de sarcini.
• Produse Software, în conformitate cu cerințele din Caietul de sarcini.
• Echipamente, în conformitate cu cerințele din Caietul de sarcini.
În conformitate cu prevederile art. 160 alin. (1) din Legea 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, termenul limită până la care orice operator economic interesat de participarea la procedura de achiziție publică are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentația de atribuire. este de 18 zile înainte de termenul limită de depunere a ofertelor.
În conformitate cu art.161 alineatul (2) din Legea 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, răspunsul autorității contractante la aceste solicitări trebuie să fie transmis în ziua a 11-a înainte de termenul limita de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Obiectul prezentului contract constă în prestarea de servicii de conversie de date și furnizarea produselor accesorii, organizate într-un sistem integrat, la nivelul Clubului Sportiv Rapid București.
Conform cerințelor detaliate în Caietul de sarcini, obiectul contractului este compus din următoarele componente, care formează un tot unitar:
Componenta 1 – Conversie digitală: servicii de conversie digitală pentru un volum de 650.000 pagini (scanare, OCR, indexare, livrare și încărcare în platformele furnizate);
Componenta 2 – Prelucrări suplimentare: indexări avansate, clasificare automată, îmbunătățirea calității OCR asupra fondului de 1.450.000 pagini deja scanat;
Componenta 3 – Registratura electronică și management documente: implementarea registraturii electronice și a arhivei electronice operative;
Componenta 4 – Management contracte CIM/CAS: implementarea managementului digital al contractelor de activitate sportivă și al contractelor individuale de muncă;
Componenta 5 – Modul Audit Intern: implementarea soluției software dedicate Departamentului de Audit Intern;
Componenta 6 – Modul Control Intern Managerial (SCIM): implementarea soluției software pentru Sistemul de Control Intern Managerial;
Componenta 7 – Upgrade infrastructură hardware: 1 sistem de scanare profesional de producție, 1 scaner de registratură, sistem de monitorizare a infrastructurii;
Componenta 8 – Modul de management al arhivei fizice: implementarea soluției software pentru gestiunea arhivei fizice (cartografiere spații de depozitare, localizare dosare, inventariere, opisuri, procese-verbale de predare-primire și casare), integrată nativ cu echipamentele de scanare ofertate și cu platforma de management al documentelor existentă;
Servicii transversale: analiză și proiectare, testare integrată, instruirea utilizatorilor, punere în producție, suport post-implementare.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se afla în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitate profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea de îndeplinire: În vederea demonstrării îndeplinirii criteriului de capacitate de exercitare a activității profesionale, Ofertantul unic/ Ofertantul asociat/ Subcontractantul va completa DUAE integrat - "Criteriile de selecție" - Secțiunea A "Capacitatea de a corespunde cerințelor". DUAE se completează în SEAP . Nedepunerea DUAE integrat în SEAP odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/ subcontractant) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă. Ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire va prezenta, anterior atribuirii contractului, la solicitarea Autorității Contractante, Certificatul Constatator emis de Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Teritorial în integralitate,doc. echival. emise în țara de rezidență, traduse în limba română (pt pers. juridice/fizice străine) , din care să rezulte că activ. princip. / secundară pe care o desfășoară conf. cod. CAEN corespunde ob. contractului. De asemenea, în Certificatul Constatator emis de Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Teritorial trebuie să se regăsească și următoarele informații: datele de identificare ale operatorului economic, acționarii/ asociații, organele de conducere, administratorii, membrii Consiliului de Admin., membrii Consiliului de Supraveghere, cotele de participare.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorii economici vor prezenta situațiile financiare anuale pe ultimii 3 ani financiari încheiați (2023, 2024, 2025).
Pentru echivalență se va avea în vedere cursul mediu anual lei/valută comunicat de BNR pentru fiecare an în parte.
Modalitatea de îndeplinire: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile ce descriu medie a cifrei de afaceri globală pe ultimii 3 ani financiari disponibili (2023, 2024, 2025) pentru care există exercițiu financiar încheiat, cel puțin egală cu , fără TVA.
Pentru echivalență se va avea în vedere cursul mediu anual lei/valută comunicat de BNR pentru fiecare an în parte.
Se va completa DUAE, de către ofertanți, asociați și terți susținători urmând ca autoritatea contractantă să solicite, doar ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, prezentarea situațiilor financiare anuale pe ultimii 3 ani financiari disponibili pentru care există exercițiu financiar încheiat, întocmite potrivit reglementarilor contabile aplicabile în baza legii contabilității nr. 82/1991 sau alte documente.
În cazul în care mai mulți operatori economici depun o ofertă comună, pentru demonstrarea capacității economice și financiare se vor lua în considerare resursele tuturor membrilor grupului. Pentru ofertanții nerezidenți, se vor prezenta situațiile financiare anuale întocmite potrivit reglementărilor contabile din țara de rezidență, însoțite de raportul auditorului financiar. Documentele vor fi însoțite de traducerea autorizată în limba română.
Concret, în cazul în care operatorul economic își demonstrează situația economică și financiară invocând și susținerea acordată de către unul sau mai mulți terți, atunci operatorul economic are obligația de a dovedi autorității contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terțului/terților. Odată cu angajamentul de susținere, ofertantul are obligația să prezinte documente transmise acestuia de către terțul/terții susținător/susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. În cazul în care ofertantul demonstrează îndeplinirea criteriilor referitoare la situația economică și financiară bazându-se pe capacitățile altor entități, invocând, după caz, susținerea unui terț, DUAE, împreună cu angajamentul de susținere, trebuie să fie completat separat și de către terțul/terții susținător(i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul. DUAE prezentat de terțul/terții susținător(i) va include toate informațiile din care să reiasă că terțul nu se află în niciuna din situațiile de excludere, precum și informațiile din care să reiasă că îndeplinește criteriile privind capacitatea, astfel cum au fost solicitate de autoritatea contractantă.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Lista principalelor prestari de servicii similare din ultimii 3 ani, cu indicarea valorilor, datelor şi a beneficiarilor publici sau privaţi;
Ofertanților li se solicită să demonstreze că au prestat servicii similare în ultimii 3 ani, calculați anterior termenului limită de depunere a ofertelor, fără impunerea unui nivel valoric minim, prin care să demonstreze prestarea de servicii similare duse la bun sfârșit la nivelul a cel puțin un contract. Cerința poate fi demonstrată la nivelul unuia sau mai multor contracte.
Prin servicii similare se înțelege: servicii de conversie digitală și furnizare de echipamente de scanare profesională (echipamente de scanare de tip planetar/overhead, fără contact, destinate digitizării cărților, registrelor și documentelor legate).
Perioada de 3 ani se calculează conform art. 13 din INSTRUCŢIUNEA ANAP, Nr. 2/2017 din 19 aprilie 2017 emisă în aplicarea prevederilor art. 178 și art. 179 lit. a) și b) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu completările ulterioare prin raportare la data anunțului de participare
- Pentru servicii duse la bun sfârșit în cadrul perioadei de 3 ani calculată conform art. 13, se înțelege:
a) servicii recepționate parțial, cu condiția ca specificul contractului/ activităților ce reprezintă experiență similară să permită elaborarea unui livrabil care să poată fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent;
b) servicii recepționate la sfârșitul prestării; sfârșitul prestării nu presupune expirarea perioadei de garanție, respectiv a perioadei de notificare a defectelor în cadrul contractelor de tip FIDIC.

Modalitatea de îndeplinire: Completare DUAE în SEAP, în conformitate cu prevederile art.193, alin.(1) din Legea 98/2016, ca dovadă preliminară de către ofertant/candidat/asociat, terț susținător și subcontractant, după caz, cu informațiile relevante care să demonstreze îndeplinirea cerinței. La nivelul DUAE candidații/ofertanții vor prezenta informații din care să reiasă numărul și data contractelor invocate drept experiență similară, beneficiarul acestora și datele sale de contact, data și numărul documentului de recepție, precum și ponderea și/sau activitățile pentru care a fost responsabil, împreuna cu valoarea acestora, fără T.V.A.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate în DUAE urmează a fi prezentate la solicitarea Autorității Contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire. Operatorul economic clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile face dovada îndeplinirii cerințelor privind experiența similară, prin:
- Prezentarea de documente emise sau contrasemnate de beneficiar (autoritate publică sau client privat) și/sau de terți (instituții bancare/ trezorerie, spre ex., în cazul în care este necesară prezentarea unor extrase de cont) din care să rezulte valoarea livrărilor similare, natura acestora și perioada în care au fost executate.
- Pentru contractele care fac dovada experienței similare se vor prezenta, în scopul dovedirii conformității acestora cu normele profesionale în domeniu, certificate de buna execuție/procese verbale de recepție sau documente constatatoare eliberate de beneficiarul/clientul respectiv.
Din documentele menționate trebuie să reiasă:
- beneficiarul, indiferent dacă aceștia sunt Autorități Contractante sau clienți privați;
- data încheierii contractului;
- obiectul contractului, astfel încât să fie furnizate toate informațiile solicitate și necesare pentru a se verifica îndeplinirea cerinței privind experiența similară;
- valoarea contractului, în lei fără TVA, valoarea produselor furnizate de către ofertant;
- perioada de executare a contractului, mai exact intervalul periodic (data de început si data de final.) în care s-au furnizat produsele;
- locul furnizării produselor;
- să precizeze dacă au fost executate în conformitate cu normele profesionale din domeniu și dacă au fost duse la bun sfârșit.
Dovada îndeplinirii cerințelor solicitate se poate realiza prin prezentarea unuia sau mai multor documente din care să rezulte toate informațiile solicitate.
În cazul în care un contract de achiziție publică încheiat de o autoritate contractantă a fost subcontractat, beneficiarul la care fac referire cerințele de mai sus, este autoritate contractantă si nu operator economic care având calitatea de furnizor în contractul de achiziție publică a subcontractat executarea unei parți din acesta. Astfel, documentele reprezentând certificatele de buna execuție vor fi emise sau contrasemnate de autoritatea contractantă, aceasta fiind beneficiarul serviciilor. Nu vor fi acceptate documente emise/contrasemnate doar de furnizorul inițial. Rațiunea acestei mențiuni are la baza prevederile art. 218 alin.(4) din Legea 98/2016. Documentele edificatoare vor fi prezentate în copie lizibila cu mențiunea „conform cu originalul”. Persoanele juridice straine vor prezenta certificate/documente edificatoare în copie lizibilă cu mențiunea „conform cu originalul” însoțite de traducere autorizată în limba română.
Pentru calculul pretului contractelor exprimate in alta moneda decat în Lei se va folosi cursul stabilit de către parti în respectivele contracte (daca este cazul) sau, în absenta acestuia, cursul mediu comunicat de BNR pentru anii în care au fost derulate contractele în cauză.
In cazul in care mai multi operatori economici depun o ofertă comuna, pentru demonstrarea capacitatii tehnica si/sau profesională se vor lua in considerare resursele tuturor membrilor grupului. Pentru ofertantii nerezidenti, documentele vor fi insotite de traducerea autorizata în limba romana.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Ofertantul/asociații vor prezenta dovada implementării unui sistem de management al calității în conformitate cu SR EN ISO 9001: 2015 sau echivalent.
Modalitatea de îndeplinire: Se va completa cerința corespunzătoare în formularul DUAE.
Autoritatea contractanta va solicita doar ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile să prezinte documentele justificative (prezentarea unor certificate valabile la momentul prezentării emise de organisme de certificare acreditare sau alte probe/dovezi care confirmă asigurarea unui nivel corespunzător al calității precum și prezentarea unor certificate valabile la momentul prezentării emise de organisme de certificare acreditare sau alte probe/dovezi care confirma asigurarea unui nivel corespunzător al securității informațiilor) care probează îndeplinirea cerinței.

Informații suplimentare

1. Durata contractului – maxim 3 luni, astfel încât aceasta să acopere toate activitățile care se vor desfășura în legătură cu achiziția, inclusiv recepția
2. Documentul Unic de Achiziție European (DUAE) se generează direct în SEAP.
3. Solicitările de clarificări eventuale contestații ale potențialilor ofertanți privind documentația de atribuire se vor adresa în mod exclusive în SEAP la Secțiunea ”Întrebări” iar răspunsurile la acestea vor fi publicate în SEAP, la Secțiunea ”Întrebări” și "Clarificări, notificări și decizii" din cadrul anunțului de participare. Aceste răspunsuri vor face parte din documentația de atribuire și este obligatoriu ca la elaborarea ofertei să fie avute în vedere. Comisia de evaluare va transmite solicitările de clarificare, în SEAP la Secțiunea “Întrebări”. Comunicările vor fi transmise prin SEAP/fax/email. Operatorii economici vor transmite răspunsurile la clarificări și eventualele documente solicitate pe parcursul evaluării ofertelor prin intermediul SEAP (Secțiunea “Întrebări”), integral în secțiunea corespunzătoare respectivei solicitări, semnate cu semnătura electronică. Ofertanții au obligația de urmări permanent anunțul de participare pe toata perioada de evaluare a ofertelor depuse.
4. Pentru încărcarea documentelor în SEAP, recomandam operatorilor economici ca acestea să fie arhivate în arhive de maxim 50 MB semnate cu semnătură electronică extinsă , pentru a înlesni procesul de evaluare a ofertelor. Nu se vor depune alte documente decât cele solicitate prin documentația de atribuire.
5. SEMNAREA CONTRACTULUI - Înainte de încheierea contractului, ofertantul declarat câștigător va prezenta: contractele încheiate cu subcontractanții. Contractele de subcontractare vor cuprinde cel puțin informațiile minim solicitate de Autoritatea Contractanta prin Fișa de Date a Achiziției

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Conform prevederilor Legii 101/2016 privind remediile si căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publica, a contractelor sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrări si concesiune de servicii art.4 alin. 1 si art. 8 din Legea nr.101 din 19 mai 2016.