”Servicii de mentenanţă, printare şi management al flotei de imprimante”

Scurtă descriere

Entitatea contractantă achiziţionează servicii integrate de mentenanţă, printare şi management al flotei de echipamente de imprimare, copiere şi scanare aflate în dotarea sediilor din incinta portuară, în sistem „cost per pagină”, conform Caietului de sarcini nr. 23581/17.06.2026. Flota activă vizată este de aproximativ 220 de echipamente (dintr-un parc total de cca. 270), cu tendinţă de diminuare pe durata contractului.
Contractul acoperă serviciile integrate de mentenanţă, printare şi management al flotei de echipamente de imprimare, copiere şi scanare, în sistem „cost per pagină”, incluzând:
• mentenanţă preventivă periodică (trimestrială) şi intervenţii corective;
• suport şi asistenţă tehnică la cerere, revizii tehnice periodice, reparaţii şi manoperă;
• asigurarea şi înlocuirea consumabilelor (tonere/cartuşe) şi a pieselor de schimb originale (OEM) sau echivalente;
• monitorizarea contoarelor şi raportarea lunară, prin platformă online de ticketing; introducerea/eliminarea echipamentelor pe bază de comandă individuală.

Descrierea achiziției publice

Conform Caietului de sarcini nr. 23581/17.06.2026– „Servicii de mentenanţă, printare şi management al flotei de imprimante”. Serviciile sunt cele descrise în Caietul de sarcini. Cerințele tehnice sunt obligatorii; orice trimitere la marcă, origine, tip sau producător se va citi împreună cu mențiunea „sau echivalent”, acolo unde este aplicabil.
Solicitările de clarificări privind documentația de atribuire se transmit exclusiv prin SEAP, cu cel târziu 18 zile înainte de data-limită de depunere a ofertelor.
Entitatea contractantă va răspunde în mod clar şi complet tuturor solicitărilor de clarificări cu cel puţin 11 zile înainte de termenul-limită stabilit pentru depunerea ofertelor, conform art. 173 alin. (2) din Legea nr. 99/2016. Solicitările transmise după termen nu vor primi răspuns.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorii economici participanți la procedura trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se afla în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți pentru partea din contract pe care aceștia urmează să o realizeze, care vor completa informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.

Modalitatea de îndeplinire a cerinţei:
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor (inclusiv asociatul/subcontractantul/tertel susținător).
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea entității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Ofertanții romani vor prezenta: Certificatul constatator emis de către ONRC, in integralitate, din care sa rezulte că activitatea principala/secundara pe care o desfășoară conform codificării CAEN corespunde obiectului contractului; informațiile cuprinse în certificatul constatator trebuie să fie reale/actuale la momentul prezentării; în cazul depunerii unei oferte comune, fiecare asociat este obligat să prezinte acest document pentru partea din contract pe care o execută.
Ofertanții străini vor prezenta: Documente echivalente care dovedesc o formă de înregistrare/atestare ori apartenența din punct de vedere profesional, conform legii tării de rezidență a ofertantului. Documentele vor conține cel puțin următoarele informații: denumire completă, durata de funcționare, sediul social, asociați/acționari, persoane împuternicite/ administratori, domenii de activitate, activități autorizate. In cazul ofertanților persoane juridice/fizice străine, documentele vor fi transmise în limba în care au fost emise, însoțite de o traducere autorizată a acestora în limba română.

Notă:
1) Informatiile cuprinse în aceste documente trebuie să conțină date reale/actuale la data prezentării.
2) In cazul unei asocieri, se vor prezenta documente pentru fiecare dintre membrii asocierii.
3) In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Ofertantul trebuie să demonstreze că, în ultimii 3 ani calculați prin raportare la termenul-limită de depunere a ofertelor, a prestat și dus la bun sfârșit servicii similare sau comparabile cu cele care fac obiectul contractului, la nivelul unuia sau mai multor contracte, în valoare cumulată de minimum 2.000.000,00 lei fără TVA.

Prin servicii similare sau comparabile se înțeleg servicii de mentenanță, întreținere, reparații, suport tehnic, furnizare și/sau înlocuire consumabile și piese de schimb, servicii de imprimare în sistem cost per pagină sau sistem echivalent, contorizare/raportare consum și/sau management operațional al unei flote de echipamente de imprimare, copiere și/sau scanare, comparabile din punctul de vedere al naturii și complexității cu serviciile descrise în Caietul de sarcini.
Informații privind experiența similară
Ofertantul trebuie să demonstreze că, în ultimii 3 ani calculați prin raportare la termenul-limită de depunere a ofertelor, a prestat și dus la bun sfârșit servicii similare sau comparabile cu cele care fac obiectul contractului, la nivelul unuia sau mai multor contracte, în valoare cumulată de minimum 2.000.000,00 lei fără TVA.
Prin servicii similare sau comparabile se înțeleg servicii de mentenanță, întreținere, reparații, suport tehnic, furnizare și/sau înlocuire consumabile și piese de schimb, servicii de imprimare în sistem cost per pagină sau sistem echivalent, contorizare/raportare consum și/sau management operațional al unei flote de echipamente de imprimare, copiere și/sau scanare, comparabile din punctul de vedere al naturii și complexității cu serviciile descrise în Caietul de sarcini
Notă:
1) Cerința poate fi indeplinită și prin prezentarea de contracte care să conțină cel puțin o specialitate din cele solicitate drept experiență similara, astfel încat prin cumularea contractelor să poată fi dovedită îndeplinirea cerintei privind specialitățile solicitate (nu este obligatoriu ca fiecare contract prezentat să conțina toate specialitațile solicitate în cadrul cerintei).
2) Aceste valori trebuie să reprezinte numai partea prestată de operatorul economic ofertant, în cazul în care a participat într-o asociere.
3) În cazul unei oferte depuse în asociere, cerința privind experiența similară poate fi îndeplinită prin cumul de către asociați.
4) Se vor lua în considerare și contracte având ca obiect servicii similare, semnate/ încheiate/ începute chiar și înainte de perioada specificată, dar derulate în această perioadă, din care să reiasă că respectivele servicii au fost prestate. In situația în care Entitatea contractantă decalează data limită de depunere a ofertelor cu un nou termen limită, publicând astfel un anunț de tip erată, limita inferioară a perioadei de 3 ani, se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerința pentru toți operatorii economici care au prezentat dovada finalizării contractului de experiența similară in intervalul de timp nou rezultat.
5)Nu se iau în considerare contractele aflate în derulare și nerecepționate deloc la data limită de depunere a ofertelor, în schimb se acceptă servicii prestate parțial la această dată, cu condiția ca specificul contractului prezentat, să permită elaborarea unui livrabil care să poată fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent.
6) Dacă se vor prezenta ca experiență similară contracte care au ca obiect prestarea mai multor tipuri de servicii, atunci ofertantul are obligația să evidențieze și să dovedească în mod clar în documentele depuse, care sunt serviciile de natură a îndeplini solicitările entitatii contractante.
7) Se mentionează faptul că în cazul în care un contract de achiziție publică/sectoriala încheiat de o autoritate/entitate contractantă-instituție publică a fost subcontractat, beneficiarul la care fac referire cerințele de mai sus este entitate/autoritatea contractantă-instituție publică și nu operatorul economic care, având calitatea de prestator în contractul de achiziție publică, a subcontractat executarea unei părți din acesta. Astfel, documentele reprezentând procese verbale de receptie calitativa vor fi emise sau contrasemnate de entitatea/autoritatea contractantă-instituție publică. Nu vor fi acceptate documente emise/contrasemnate doar de prestatorul inițial. Rațiunea acestei mențiuni are la bază prevederile art. 232 alin. (4) din Legea 99/2016.
8) Entitatea contractantă are dreptul de a se adresa inclusiv beneficiarului final al serviciilor care fac obiectul contractului prezentat drept experiența similară pentru confirmarea celor prezentate de operatorul economic (ofertant unic/ofertant asociat/terț).

Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței:

Pentru furnizarea informațiilor aferente fiecărui contract prezentat ca experiență similară, Operatorul Economic ofertant completează în DUAE (răspuns) astfel:
• în câmpul "DESCRIERE" va introduce cel putin următoarele informații:
- obiectul contractului cu Beneficiarul serviciilor,
- datele de identificare ale contractului (nr, data),
- domeniul in care au fost prestate serviciile.
- rolul Operatorului economic - Ofertant în relația cu Beneficiarul nominalizat la ru-brica” BENEFICIARI” (contractant individual, subcontractant sau membru al unei asocieri de Operatori Economici care au prestat servicii în cadrul contractului și proporția din contract (în procente si valoric) realizată de acesta în cazul în care Operatorul economic - Ofertant a activat ca subcontractant sau membru în aso-ciere
- documentul/documentele așa cum există acesta/acestea sub formă de dovezi în evidențele sale pentru demonstrarea realizării în mod corespunzător a serviciilor prestate pe care Operatorul economic - Ofertant le poate prezenta Entitatii contractante la solicitarea expresă a acesteia (data si numarul documentului de receptie, proces verbal pe obiect, recomandări, documente constatatoare etc.);
• în câmpul „VALOARE” – va introduce valoarea fără TVA a serviciilor duse la

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

VII. Subcontractare
Operatorul economic participant la procedură are obligația de a preciza informații privind subcontractanții propuși.
In cazul in care operatorul economic se bazeaza pe capacitatile subcontractantului pentru a îndeplini criteriile de calificare, trebuie completat un DUAE de către fiecare subcontractant, în conformitate cu Notificarea ANAP.
• Subcontractanții precizează în DUAE informațiile aferente criteriilor de calificare pe care le îndeplinesc menționând numărul și data contractului/acordului de subcontractare pentru partea propusă pentru subcontractare.
• Operatorul economic participant la procedură va depune odata cu DUAE Acordul/acordurile de subcontractare conform Formular nr. 3 din Secțiunea „Formulare" din Documentația de atribuire, ștampilat și semnat de către reprezentantul legal/ împuternicit al operatorului economic/ asocierii.
• Documentele justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare şi selecţie, în conformitate cu informaţiile cuprinse în DUAE, vor fi prezentate doar de catre operatorul economic clasat pe locul I dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile la solicitarea Entității contractante.

Notă:
1. In cazul în care este identificată o situație de excludere, Entitatea contractantă solicită operatorului economic participant la procedură o singură dată sa înlocuiască un subcontractant în legatură cu care a rezultat, în urma verificării, că se află in această situație.
2. Entitatea contractantă va efectua plăți directe corespunzătoare părții/părților din contract îndeplinite de către subcontractanții propuși în ofertă pentru prestarea serviciilor contractului potrivit contractulului dintre contractant si subcontractant in conformitate cu dispozitiile legale aplicabile, doar daca subcontractantii solicita acest lucru si isi exprima optiunea in acest sens la momentul semnarii contractului.
3. Entitatea contractantă are obligatia de a solicita, ulterior atribuirii contractului, la încheierea acestuia, prezentarea contractului/ contractelor încheiate între contractant și subcontractantul/ subcontractanții nominalizat/nominalizați în ofertă, astfel încât activitățile ce revin acestuia/acestora, precum si sumele aferente serviciilor, să fie cuprinse în contract. Răspunderea Contractantului în ceea ce privește modul de îndeplinire a contractului nu este diminuată în cazul în care o parte/părți din acesta sunt îndeplinite de subcontractanți.
4. Subcontractanții pe a căror capacități operatorul economic participant la procedură se bazează pentru demonstrarea îndeplinirii anumitor criterii de calificare sunt considerați și terți sustinători, caz în care Acordul de Subcontractare reprezintă, în același timp, și Angajamentul Ferm, în condițiile prevazute la art.55 alin. (2) din HG nr. 394/ 2016.

Depozite și garanții solicitate

1. Cuantum: 25.000 lei, reprezentând 1% din valoarea estimată a contractului.
2. Valabilitate: 6 luni de la termenul-limită de primire a ofertelor.
3. Constituirea garanției se face conform art. 164 din Legea nr. 99/2016, prin instrument de garantare sau virament bancar, după caz.
Instrumentul de garantare trebuie să fie irevocabil și să prevadă plata necondiționată, la prima cerere a entității contractante, pe baza declarației acesteia privind culpa persoanei garantate.
În cazul ofertelor depuse în asociere, garanția se constituie în numele asocierii și acoperă solidar toți membrii asocierii.
Conturi pentru virament bancar: IBAN RO83BRDE140SV06373001400, deschis la B.R.D.; IBAN RO26BTRL01401202693122XX, deschis la Banca Transilvania.
Dovada constituirii garanției se încarcă în SEAP, semnată cu semnătură electronică extinsă, cel târziu la data și ora-limită de depunere a ofertelor. Documentele emise în altă limbă vor fi însoțite de traducere autorizată în limba română.
Situațiile de reținere a garanției de participare sunt cele prevăzute de art. 43 din H.G. nr. 394/2016.
Neprezentarea garanției de participare odată cu oferta atrage respingerea ofertei ca inacceptabilă, în temeiul art. 143 alin. (2) lit. k) din H.G. nr. 394/2016, cu modificările și completările ulterioare.
Entitatea contractantă poate solicita extinderea perioadei de valabilitate a ofertei; în cazul în care ofertantul extinde perioada de valabilitate a ofertei, perioada de valabilitate a garanției de participare va fi prelungită în mod corespunzător. Echivalența pentru o garanție depusă în altă monedă decât în lei se va face la cursul mediu anual în lei/valută comunicat de B.N.R. Garanția de participare se restituie în condițiile art. 164¹ din Legea nr. 99/2016, cu modificările și completările ulterioare.
1. Cuantum: 5% din valoarea contractului fără TVA.
2. Modul de constituire a garanției de bună execuție este precizat la art.9 din modelul de contract atașat documentației.

Informații suplimentare

Cerințele tehnice definite la nivelul anunțului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producător, la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metodă specifică de fabricație/prestare/execuție, vor fi întelese ca fiind insoțite de mențiunea ”sau echivalent”.
1. Cerințele tehnice care fac trimitere la standarde, mărci, brevete, tipuri, origine, producător sau metodă specifică se interpretează ca fiind însoțite de mențiunea „sau echivalent”, dacă natura cerinței permite echivalența.
2. Operatorii economici interesați trebuie să urmărească în SEAP documentele, clarificările, notificările și deciziile publicate în legătură cu procedura.
3. Comunicările, solicitările de clarificări și răspunsurile la solicitările entității contractante se transmit exclusiv prin SEAP, în secțiunile dedicate procedurii.
4. Documentele încărcate în SEAP vor fi semnate cu semnătură electronică extinsă de reprezentantul legal sau de persoana împuternicită.
5. Documentele emise în altă limbă decât limba română vor fi însoțite de traducere autorizată în limba română.
6. Înainte de atribuirea contractului, entitatea contractantă va solicita ofertantului clasat pe locul I documentele justificative care probează informațiile declarate în DUAE. Dacă acesta nu demonstrează îndeplinirea cerințelor, solicitarea se va adresa ofertantului clasat pe locul următor, cu respectarea legislației aplicabile.
7. Entitatea contractanta are obligatia de a stabili oferta câstigatoare pe baza criteriului de atribuire precizat in Documentatia de Atribuire. Evaluarea ofertelor se realizeaza prin acordarea, pentru fiecare oferta in parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicarii algoritmului de calcul stabilit in documentatia de atribuire. Clasamentul ofertelor se stabileste prin ordonarea descrescatoare a punctajelor respective, oferta castigatoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare punctaj.În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situaţia în care egalitatea se menţine, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.
8. Asocierea, susținerea de către terți și subcontractarea sunt permise în condițiile Legii nr. 99/2016 și ale H.G. nr. 394/2016, cu depunerea documentelor/formularelor solicitate prin documentația de atribuire..

Informatii privind Oferta comuna (asocierea, dacă există) In cazul depunerii unei oferte comune, fiecare operator economic membru al asocierii va prezenta DUAE în care vor include informatiile cu privire la modul de îndeplinire a cerințelor de capacitate economică și financiară și/sau capacitatea tehnică și profesională, precum și Acordul de asociere, conform Formular nr. 2, semnat de către toți membrii asocierii, însoțit de informații despre asociere conform Anexa la Formularul nr. 2 semnată de cătrte liderul împuternicit al asocierii, din Sectiunea „Formulare" din Documentația de atribuire.Documentele justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare şi selecţie, în conformitate cu informaţiile cuprinse în DUAE, vor fi prezentate doar de catre ofertantul clasat pe locul I, după aplicarea criteriului de atribuire.Asociații vor fi solidar și individual responsabili pentru execuția acordului-cadru/contractului subsecvent în conformitate cu termenii acestuia. Liderul asocierii este răspunzător în nume propriu și în numele asocierii pentru îndeplinirea contractului. Contractele încheiate între liderul asocierii și asociați vor deveni anexe la contractul încheiat între Entitatea contractantă și acesta.

Informatii privind tertul/tertii sustinator/sustinatori (dacă există). Ofertantul va completa DUAE cu informațiile cu privire la existența unei susțineri de terță parte, inclusiv măsurile avute în vedere de acesta pentru a accesa în orice moment resursele necesare, la care se atasează DUAE și Angajamentul ferm ale terțului susținător, însoțit de documente relevante, din care trebuie să rezulte modul efectiv în care terțul sustinător/ terții sustinători vor asigura îndeplinirea angajamentului, conform Formular nr. 4, din Sectiunea „Formulare" din Documentația de atribuire, semnat de către reprezentantul legal/imputernicit al ofertantului/ de reprezentanții legali ai tuturor membrilor asocierii și terțul susținător, însotit de documentele solicitate prin Angajament, anexe la Formular. Ofertantul va prezenta odată cu DUAE Angajamentul de susținere însoțit de documente, care se vor constitui ca anexe la respectivul angajament, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul sustinător va asigura îndeplinirea propriului angajament.
Notă:
In scopul verificării îndeplinirii cerințelor de calificare, entitatea contractantă poate solicita terțului sustinător, oricând pe parcursul procesului de evaluare, documente și informații suplimentare în legatură cu angajamentul dat sau cu documentele prezentate (art.56 din HG 394/2016).
Daca tertul/terții nu îndeplinește/îndeplinesc criteriile relevante privind capacitatea sau se încadrează în unul dintre motivele de excludere prevazute la art. 177,178, 180 entitatea contractantă va solicita, o singură dată, ca operatorul economic să înlocuiască terțul/terții sustinător/sustinători fără ca acest aspect să aducă atingere principiului tratamentului egal prevazut la art. 2 alin. (2) lit.b din Legea nr. 99/2016.
Reguli de comunicare şi transmitere a datelor:
a) Solicitările de clarificări ale potenţialilor ofertanţi se adresează exclusiv în SEAP, prin acţionarea butonului „Adaugă solicitare” din Secţiunea „Solicitări de clarificare/Întrebări” a procedurii, iar răspunsurile vor fi publicate în SEAP la Secţiunea „Lista clarificări, notificări şi decizii” din cadrul anunţului de participare, entitatea contractantă neurmând să dea curs solicitărilor adresate prin altă modalitate de comunicare, în conformitate cu prevederile art. 78 alin. (1) din Legea nr. 99/2016.
b) Pentru comunicările ulterioare depunerii ofertelor, comisia de evaluare va transmite solicitările de clarificare privind ofertele depuse numai în SEAP, la Secţiunea „Solicitări de clarificări/Întrebări”, iar operatorii economici vor transmite răspunsurile şi documentele solicitate tot prin SEAP, semnate cu semnătură electronică extinsă.
Instrucţiuni privind notificarea rezultatului procedurii:
Entitatea contractantă va informa operatorii economici implicaţi în procedura de atribuire despre deciziile referitoare la rezultatul procedurii de atribuire, ori, după caz, la anularea procedurii şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi proceduri, în scris şi cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la emiterea acestora. În cadrul comunicării, entitatea contractantă va informa ofertantul câştigător cu privire la acceptarea ofertei, iar ofertanţii respinşi sau ale căror oferte nu au fost declarate câştigătoare asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, precum şi asupra datei-limită până la care au dreptul de a depune contestaţie.
Instrucţiuni privind semnarea contractului de achiziţie:
Entitatea contractantă va încheia contractul de achiziţie cu ofertantul desemnat câştigător, în perioada de valabilitate a ofertelor, dar nu mai devreme de 10 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire, pentru a acorda termenul legal de 10 zile pentru formularea eventualelor contestaţii. Ofertantul desemnat câştigător are obligaţia de a se prezenta în termen de 15 zile de la comunicarea invitaţiei pentru semnarea contractului; dacă termenul de 15 zile a expirat iar ofertantul desemnat câştigător nu s-a prezentat, situaţia va fi asimilată refuzului de a semna contractul, iar entitatea contractantă va reţine în favoarea sa garanţia de participare.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

In conf.cu Legea nr.101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea CNSC publicat în MO al României nr. 393 din 23 mai 2016, cu modificările și completările ulterioare. Conform prev.Legii 101/2016 Precizari privind termenul (termenele) de exercitare a cailor de atac.