SISTEM ERP, GESTIUNE ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ DOCUMENTE

Scurtă descriere

Obiectul contractului îl reprezintă achiziționarea unui SISTEM ERP, GESTIUNE ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ DOCUMENTE necesar pentru dezvoltarea infrastructurii digitale a instituției, prin încheierea unui contract de furnizare, cu un singur operator economic astfel:
a) Furnizarea/ livrarea unui SISTEM ERP, GESTIUNE ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ DOCUMENTE în conformitate cu prevederile din contract și prevederile caietului de sarcini;
b) Prestarea SERVICIILOR DE MENTENANȚĂ, BACKUP ȘI RESTAURARE ÎN CAZ DE DEZASTRU PENTRU SISTEM în conformitate cu prevederile din contract și prevederile caietului de sarcini.
Termenul limită până la care operatorii economici pot solicita clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentația de atribuire este: 18 zile înainte de data limita de depunere a ofertelor.
Răspunsul consolidat la solicitările de clarificări va fi publicat în a 11 -a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Furnizarea unui SISTEM ERP, GESTIUNE ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ DOCUMENTE necesar pentru dezvoltarea infrastructurii digitale a instituției, prin încheierea unui contract de furnizare, cu un singur operator economic, în condițiile și cu specificațiile din caietul de sarcini, care contribuie la managementul integrat al bugetului, contabilității, gestiunii mijloacelor fixe, materiale și obiecte de inventar, resurselor umane, salarizării și managementul documentelor și al fluxurilor de lucru.
Furnizarea sistemului ERP se va finaliza prin încheierea unui contract de furnizare, cu un operator economic după cum urmează:
a) În ceea ce privește Furnizarea Sistemului ERP, Gestiune și Arhivare Electronică Documente perioada de implementare este de 9 luni după semnarea contractului de ambele părți și constituirea granției de bună execuție;
b) În ceea ce privește Serviciile de Mentenanță, backup și restaurare în caz de dezastru pentru sistem, perioada este de 60 luni.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii. Având în vedere dispozițiile art. 172, alin. (5) din Legea nr. 98 / 2016 privind achizițiile publice, cu modificări și completări, operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească faptul că au capacitatea de exercitare a activității profesionale în ceea ce privește realizarea activităților economice care fac obiectul contractului. Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerințelor: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Deoarece în DUAE autoritatea contractanta a bifat α (alfa) INDICAȚIE GLOBALĂ PENTRU TOATE CRITERIILE DE SELECTIE, operatorul economic se va limita la a bifa da sau nu după caz, fără să trebuiască să completeze nicio alta secțiune din partea IV. DUAE va fi completat în mod distinct și furnizat exclusiv în format electronic, de către operatorul economic(ofertant unic) / fiecare membru al asocierii / subcontractanți (dacă este cazul). Odată cu depunerea DUAE, dacĂ este cazul, se vor prezenta în mod obligatoriu, acordul de asociere și acordurile de subcontractare. Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/ subcontractant) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă. Notă: Dacă există incertitudini referitoare la situația a unui operator economic, autoritatea contractantă poate solicita informații direct de la autoritățile competente. Documentele justificative, care probează îndeplinirea cerințelor asumate de ofertant prin completarea inițială a formularului DUAE, vor fi depuse, la solicitarea autorității contractante doar de ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar, întocmit după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile și se vor prezenta în formă actualizata. Documentele justificative: 1. pentru persoanele juridice române: se va solicita certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comerțului de pe lângă tribunalul teritorial din care să rezulte: denumirea completă, sediul social ți punctul/punctele de lucru, persoanele autorizate (administratori/persoane împuternicite), domeniul de activitate principal/domeniile de activitate secundare autorizat(e) al(e) ofertantului și corespondența acestora cu obiectul contractului. Obiectul contractului prezentei proceduri de achiziție publică trebuie să aibă corespondență în codul/ codurile CAEN autorizate din certificatul constatator prezentat de ofertant. Informațiile cuprinse în Certificatul constatator trebuie să fie reale / actuale / valide la data prezentării acestuia. 2. pentru persoanele juridice străine: se vor solicita documente edificatoare care să dovedească o formă de înregistrare/atestare ori apartenența din punct de vedere profesional, în conformitate cu legislația din țara de rezidență a operatorului economic și se vor prezenta în original/ copie legalizată, însoțite de o traducere legal autorizată în limba română; și în cazul persoanelor fizice / juridice străine, obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în domeniul / domeniile de activitate înscrise în documentele prezentate, iar informațiile conținute în acestea trebuie să fie reale/ actuale/ valide, la data prezentării lor. Precizare: În cazul operatorilor economici ce participă în comun la procedura de atribuire, fiecare membru al asocierii trebuie să dovedească, pentru partea din contract pe care o realizează, că are corespondent în domeniul / domeniile de activitate/codurile CAEN autorizate înscrise în documentele prezentate pentru demonstrarea capacitații de exercitare a activității profesionale. Având în vedere dispozițiile Art. 172, alin. (5) din Legea nr.98/2016 privind achizițiile publice, conform cărora „toate cerințele privind capacitatea solicitate de autoritatea contractantă trebuie să aibă legătură cu obiectul contractului de achiziție publică”, operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească că au capacitatea de exercitare a activității profesionale în ceea ce privește furnizarea produselor care fac obiectul contractului. Îndeplinirea cerințelor privind capacitatea de exercitare a activității profesionale nu pot fi îndeplinite prin intermediul terțului susținător.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Of. trebuie să demonstreze că a implementat, în ultimii 3 ani, calculați până la dată limită de depunere a ofertelor, la nivelul unuia sau a mai multor ctr., un sistem integrat asemănător celui ce face obiectul prezentei proceduri de atribuire, care se completează obligatoriu și cu ctr din care să reiasă experiența prestării serviciilor de mentenanță, în valoare cumulată de cel puțin 800.000,00 lei fără TVA. Demonstrarea cerinței este necesară, luând în considerare complexitatea și natura obiectulului prezentei proceduri de atribuire. Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: În conf. cu art. 193 din Lg. 98/2016, se va completa DUAE de către op ec participanți la procedura de atribuire cu informațiile ce descriu nivelul lor de experiență, prin raportare la valorile produselor livrate, corespunzător cerințelor AC. Referitor la completarea DUAE: AC a activat opțiunea α (alfa) din secțiunea Partea IV: criteriile de selecție. Op ec se va limita la completarea în DUAE a câmpului α (alfa) – indicație globală pentru toate criteriile de selecție. Op ec se va limita la a bifa da sau nu, după caz, fără să trebuiască să completeze nicio altă secțiune din partea IV. DUAE va fi completat în mod distinct și furnizat exclusiv în format electronic, de către op ec(ofertant unic) / fiecare membru al asocierii / subcontractanți / terț susținător (dacă este cazul). Odată cu depunerea DUAE, dacă este cazul, se va prezenta în mod obligatoriu angajamentul terțului susținător (împreună cu documente anexe la angajament, transmise acestora de către terț/terții susținători, din care să rezulte modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia/acestora), acord de asociere și acorduri de subcontractare. Doc just care probează cele asumate în angajamente/acorduri vor fi solicitate doar of declarați câștigători în cadrul clasamentului intermediar în urma aplicării criteriului de atribuire ofertelor admisibile, la solicitarea comisiei de evaluare. Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/subcontractant/terț susținător) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă. Notă: Dacă există incertitudini referitoare la situația unui op ec, AC poate solicita informații direct de la autoritățile competente. Doc just, care probează îndeplinirea cerințelor asumate de ofertant prin completarea inițială a formularului DUAE, vor fi depuse, la solicitarea AC doar de ofertanții declarați câștigători în clasamentul intermediar (întocmit la finalizarea evaluării ofertelor) după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile și se vor prezenta în forma actualizată, conform prev. art. 196, alin (2) din Legea nr. 98/2016. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE sunt: doc constatator, pv de recepție și/sau alte doc contrasemnate de beneficiar din care să reiasă următoarele informaţii: beneficiarul, prod similare livrate/cant corespunzătoare a prod similare livrate în perioada de referinţă (ultimii 3 ani); calitatea în care ofertantul a îndeplinit contractul, informaţii relevante din care să reiasă îndeplinirea cerinţei; alte documente relevante emise sau contrasemnate de o autoritate ori de către beneficiar care atestă livrarea efectivă a prod. În cazul în care AC este nevoită, indiferent de motive, să procedeze la decalarea termenului-limită stabilit pentru depunerea ofertelor, publicând în acest sens o erată, limita inferioară a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerința pentru toți operatorii care au prezentat dovada experienței în intervalul de timp nou-rezultat. Decalarea termenului-limită stabilit pentru depunerea ofertelor și stabilirea astfel a unei noi date nu pot conduce în mod automat la respingerea unui ofertant pe motiv că experiența este situată în afara perioadei de 3 ani raportate la noua dată-limită de depunere a ofertelor, atâta timp cât acesta, la data inițială stabilită în anunțul de participare, îndeplinea cerința astfel cum a fost aceasta solicitată. În situația în care ofertantul a fost înființat sau și-a început activitatea economică de mai puțin de 3 ani, se va lua în considerare prezentarea informațiilor corespunzătoare perioadei efective de activitate. Pentru o evaluare unitară a modului de îndeplinire a cerinței, eventuala conversie leu altă valută se face prin raportare la cursul mediu anual comunicat de BNR. Precizare: Capac tehnică și/sau prof poate fi dovedită prin susținere, în conformitate cu prevederile art. 182 alin. (1) din Lg98/2016. În cazul în care ofertantul își demonstrează capac tehnică și prof invocând și susținerea acordată de către o altă persoană, atunci acesta are obligația de a dovedi susținerea de care beneficiază prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective. Angajamentul trebuie să fie explicit, scris și necondiționat, precizând fără echivoc cerința pentru care terțul înțelege să acorde susținerea, precum și modalitatea concretă de acordare a susținerii, în cond legii. Odată cu angajamentul de susținere, ofertantul are obligația să prezinte doc transmise acestuia de către terțul/terții susținător/susținători, din care să rezulte modul efectiv prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, doc care se vor constitui ca anexe la respectivul angajament. Angajamentul ferm prezentat de ofertant trebuie să prevadă care sunt resursele care sunt aduse în susținere și să evidențieze faptul că disponibilizarea acestora se va realiza necondiționat în funcție de necesitățile care apar pe parcursul îndeplinirii ctr în cauză, în cond și în termenele acestuia. Atunci când ofertantul demonstrează îndeplinirea cerinței de calificare legată de capac tehnică și /sau profesională prin invocarea susținerii acordate de unul sau mai multi terți, capac acestuia/acestora se va cumula cu cea a ofertantului în ceea ce privește respectiva/respectivele cerinte.

Informații suplimentare

Justificarea cerinței privind capacitatea tehnică și/sau profesională prin prezentarea documentelor principalelor furnizări de produse similare
Obiectul contractului este reprezentat de: a) furnizarea/ livrarea unui SISTEM ERP, GESTIUNE ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ DOCUMENTE în conf cu prev din ctr și prev caietului de sarcini;
b) Prestarea SERVICIILOR DE MENTENANȚĂ, BACKUP ȘI RESTAURARE ÎN CAZ DE DEZASTRU PENTRU SISTEM în conf cu prevedin ctr și prev caietului de sarcini.
În acest sens în raport cu natura și complexitatea contractului este necesar ca ofertanții să își demonstreze cap tehnică și prof de îndeplinire a ctr.
De aceea ofertanții trebuie să demonstreze capacitatea tehnică și profesională de realizare a obiectului contractului, astfel încât stabilirea unei cerințe privind prezentarea unor contracte de furnizare de produse similare și de prestare a serviciilor de mentenanță realizate în ultimii 3 ani în raport de valorile indicate la nivelul unuia sau a mai multor contracte, reprezintă o cerință justificată și aplicabilă în vederea minimalizării riscurilor de neexecutare a contractului, pentru Autoritate. Dovada îndeplinirii cerinței de către ofertanți poate fi realizată prin orice documente care confirmă furnizarea produselor/ prestarea serviciilor, astfel cum a fost menționat în cadrul documentației de atribuire.
Implicarea unor operatori economici care nu dețin capacitatea tehnică și profesională specifică domeniului solicitat ar putea avea urmări negative grave, prin neimplementarea sistemului informatic, cu consecințe grave asupra pregătirii studenților/ profesorilor și îndeplinirii obiectivelor autorității.
Garantia de buna executie- În cazul asocierii, GBE va fi const în numele asocierii și va acoperi în mod solidar pe toți membrii acesteia; dacă acest lucru nu este posibil, fiecare asociat va prez o decl prin care va confirma răsp sa solidară cu ofertantul, pt. cazul prev la Art 41 din HG 395/2016. GBE va putea fi reținută în cond art 41 din HG 395/2016.Restituirea GBE se va realiza conf art 42 alin (1) din același act normativ. GBE emisă în altă lb decât RO va fi prez in orig si va fi tradusa in lb RO.
1. Solicit de clarificări referitoare la prezenta documentație de atribuire se vor adresa în mod exclusiv în SEAP la secțiunea "Solicitări de clarificare/Întrebări/Comunicări" din cadrul procedurii de atribuire derulate prin mijloace electronice, iar răspunsurile la acestea vor fi publicate în SEAP la secțiunea "Clarificări" din cadrul anunțului de participare, autoritatea contractantă urmând să nu dea curs solicitărilor adresate prin alta modalitate de comunicare decât cea stabilita. OE au dreptul de a transmite oferta numai în format electronic și numai până la data-limită stabilită pentru depunerea ofertelor.
2. Eventualele răspunsuri la clarificări se vor atașa la anunțul de participare. Aceste răspunsuri vor face parte din documentația de atribuire și este obligatoriu ca la elaborarea ofertei sa fie avute în vedere.
3. DUAE este pus la dispoziția operatorilor economici interesați, atașat anunțului de participare la secțiunea “Documentația de atribuire”.
Operatorii economici participanți vor completa informațiile/ răspunsurile aferente încadrării/ neîncadrării în motivele de excludere, respectiv îndeplinirii criteriilor de calificare solicitate de către autoritatea contractantă care au corespondent la nivelul fișei de date a achiziției și nu vor avea dreptul să intervină asupra formatului DUAE, respectiv asupra cerințelor bifate de autoritatea contractantă.
4. În ceea ce privește modificarea contractului de achiziție publică, AC își rezervă dreptul de a aplica prevederile art. 221 din LG98/2016. Modificarea contractului în cursul perioadei sale de valabilitate, altfel decât în cazurile și condițiile prevăzute la art. 221 din Legea nr. 98/2016, se realizează prin organizarea unei noi proceduri de atribuire, în conformitate cu dispozițiile legii.
5. Comunicarea privind rezultatul procedurii va fi transmis prin intermediul SEAP.
6. AC solicită ofertantului să precizeze în oferta în conformitate cu art. 150 alin. 2 din HG395/2016 și ale art. 219 coroborat cu art. 220 din L98/2016, numele, datele de contact și reprezentanții legali pentru:
– subcontractanții săi implicați șn prestarea contractului de achiziție publică,
- subcontractanții subcontractanților contractantului sau subcontractanții aflați pe niveluri subsecvente ale lanțului de subcontractare.
Activitatea de furnizare nu poate fi subcontractată, potrivit art. 3 alin. (1) lit. yy) din L98/2016. Pot fi subcontractate doar prestarea de servicii și/sau execuția de lucrări, conexe furnizării, după caz.
În cazul în care ofertantul are subco, ofertantul are obligația de a cuprinde în oferta sa denumirea subco și datele de contact ale acestora, daca aceștia din urmă sunt cunoscuți la momentul depunerii ofertei și info privind partea/ părțile din ctr care urmează a fi îndeplinite de către aceștia, valoarea la care se ridică partea/părțile respective, precum și acordul subco cu privire la aceste aspecte, conf art 55 din L98/2016. AC nu a stabilit cerințe de participare pentru subco propuși de ofertant, dar ia în considerare capacit tehnică și profesională a subco propuși pentru partea lor de implicare în ctr, dacă doc prezentate sunt relevante în acest sens. In cond art174, alin(1) din L98/2016, AC își rezervă dreptul de a solicita ofertantului să transmită info și doc relevante ref la capacit tehnică și profesională subco propuși, cu privire la partea/părțile din ctr pe care aceștia urmează să o/le îndeplinească. În cazul în care din info și doc prezentate nu rezultă că subco propus are capacit tehnică și profesională necesară pentru partea/părțile din ctr pe care acesta urmează să o/le îndeplinească, AC va respinge subco propus și va solicita of o singură dată înlocuirea acestuia și prezentarea unui alt subco care să aibă capacit tehnică și profesională necesară pentru partea/părțile din ctr pe care acesta urmează să o/le îndeplinească efectiv.
Mod de îndeplinire:
Conf art 193 din L98/2016, se va completa și prezenta DUAE pentru fiecare OE participant la procedură (nominalizat la nivelul unei oferte) cu info specifice situației sale. Se va completa și prezenta DUAE separat pentru fiecare subco nominalizat la nivelul ofertei. Doc just urmează a fi prezentate, la solicitarea AC, doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar în urma aplicării criteriului de atribuire ofertelor declarate admisibile.
Info privind partea din ctr pe care OE are, eventual, intenția sa o subcontracteze.
1.AC solicita ofertantului să precizeze în ofertă partea/părțile din contract pe care urmează să le subcontracteze și datele de identificare ale subco propuși (daca sunt cunoscuți la data depunerii ofertei) precum și valoarea la care se ridică părțile respective și acordul subcontractanților cu privire la aceste aspecte, în condițiile art 55 din L98/2016.
2.AC va verifica inexistenta unei situații de excludere prev la art 164, 165 si 167 în leg cu subco propuși.
3.În cazul în care este identif o situație de excludere, cu aplicarea în mod corespunzător a dispozițiilor art. 171 din L98/2016, AC va solicita ofertantului o singură dată să înlocuiască un subco în legătură cu care a rezultat, în urma verificării, că se află în aceasta situație.
4.În cazul subco, AC va aplica prev art 51 HG 395/2016.
Conf art 218 din L98/2016 subco își vor exprima la data depunerii ofertei/momentul introducerii acestora în contract, opțiunea de a fi sau nu plătiți direct de către AC.
5. Furnizorul are obligația de a notifica AC orice modificări ale subco pe durata ctr
6. Furnizorul are dreptul de a implica noi subco, pe durata ctr, cu condiția ca nominalizarea acestora să nu reprezinte o modif substanțială a ctr, conf art 221 din L98/2016. În situația modif subco, contractantul va transmite AC info ref la numele, datele de contact și reprez legali ai noilor subco și va obține acordul AC privind noi subco implicați.
Mod de îndeplinire:
Conf art193 din L98/2016, se va completa DUAE pentru fiecare OE participant la procedura cu info specifice situației sale. Se va completa și prezenta DUAE separat pentru fiecare subco nominalizat la nivelul ofertei. Subco va/ vor completa DUAE cu info aferente situației lor, în cond art193, alin (3) din L98/2016. Odată cu depunerea DUAE, dacă este cazul, se va prez în mod obligatoriu acordul de subco-Formularul nr 6 din Modele de formulare.
Doc just, valabile la data prezentării, care probează îndeplinirea celor asumate în DUAE, urmează a fi prezentate, la solicitarea AC, în conf cu art 196 alin (2) din L98/2016, de către ofertanții declarați câștigători în clasamentul intermediar în urma aplicării criteriului de atribuire ofertelor declarate admisibile.
ASOCIEREA
Mai mulți OE au dreptul de a se asocia cu scopul de a depune ofertă comună, fără a fi obligați să adopte sau sa constituie o anumită formă juridică pentru depunerea ofertei. Toți membrii asocierii au obligația de a completa DUAE cu toate info solicitate de AC în Documentația de atribuire.
Mod de îndeplinire:
Conf art. 193 din Lg 98/2016, se va completa și prezenta DUAE pentru fiecare OE participant la procedura (nominalizat la nivelul unei oferte) cu info specifice situației sale. Odată cu depunerea DUAE, dacă este cazul, se va prezenta în mod obligatoriu Acordul de asociere - Formularul nr. 5 din Modele de formulare. Acordul de asociere va fi prezentat într-un singur exemplar și va fi semnat și ștampilat, în cazul unei asocieri, de reprezentantul legal al fiecărui OE membru al asocierii (în conf cu modelul pus la dispoziție).
Doc justificative, valabile la data prezentării, care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează a fi prezentate, la solicitarea AC, în conformitate cu art 196 alin (2) din Legea 98/2016, de către ofertantul declarat câștigător în clasamentul intermediar în urma aplicării criteriului de atribuire ofertelor declarate admisibile.