Servicii de arhivare, depozitarea, pastrarea fondului arhivistic al ASF si consultare documente

Autoritatea de Supraveghere Financiara

Serviciile solicitate cuprind:
— acordarea de asistenta pentru elaborarea Nomenclatorului arhivistic al Autoritatii de Supraveghere Financiara, în vederea autorizarii lui de catre Arhivele Nationale;
— servicii de arhivare fizica, inclusiv selectionarea documentelor cu perioada de pastrare expirata si distrugerea lor;
— servicii de relocare a arhivei din depozitul actual situat în Prologis Park Bucharest A1/km 22;
— servicii de depozitare a fondului arhivistic si de consultare documente.

Termen limită

Termenul de primire a ofertelor a fost de 2015-10-13. Achiziția publică a fost publicată pe 2015-08-28.

Furnizori

Următorii furnizori sunt menționați în deciziile de atribuire sau în alte documente de achiziții publice:

• Certsign SA

Cine?

• Autoritatea de Supraveghere Financiara

Ce?

Unde?

• Bucureşti-Ilfov › Bucureşti

Istoricul achizițiilor

Data	Document
2015-08-28	Anunţ de participare
2015-09-10	Informaţii suplimentare
2015-09-16	Informaţii suplimentare
2015-09-18	Informaţii suplimentare
2015-09-30	Informaţii suplimentare
2015-12-30	Anunt de atribuire

Anunţ de participare (2015-08-28)
Obiect
Domeniul de aplicare al achiziției
Titlu: Servicii de arhivare
Cantitate sau domeniu:

Cantitatea minima a acordului-cadru:— Servicii de arhivare fizica – 375 ml;— Servicii de relocare arhiva – 990 ml;— Servicii de depozitare arhiva – 990 ml;— Servicii de consultare documente la cerere – vizita (tur-retur)/livrare si recuperare – 200 vizite.Cantitatea maxima a acordului-cadru:— Servicii de arhivare fizica – 2 400 ml;— Servicii de relocare arhiva – 990 ml;— Servicii de depozitare arhiva – 3 390 ml;— Servicii de consultare documente la cerere – vizita (tur-retur)/livrare si recuperare – 800 vizite.259 500

Valoarea totală a achiziției: 259 500 💰
Metadate ale anunțului
Limba originală: română 🗣️
Tip de document: Anunţ de participare
Natura contractului: Servicii
Reglementare: Uniunea Europeană, cu participarea ţărilor membre ACAP
Vocabular comun privind achizițiile publice (CPV)
Cod: Servicii de arhivare 📦

Procedura
Tip de procedură: licitaţie deschisă
Tip de ofertă: Prezentare ofertă pentru toate loturile
Criterii de atribuire
Cel mai mic preţ

Autoritatea contractantă
Identitate
Țara: România 🇷🇴
Tip de autoritate contractantă: Altele
Numele autorității contractante: Autoritatea de Supraveghere Financiara
Adresa poștală: Splaiul Independentei nr. 15, sector 5
Cod poștal: 050092
Orașul poștal: Bucuresti
Contact
Adresă internet: http://www.asfromania.ro 🌏
E-mail: elena.bordeanu@asfromania.ro 📧
Telefon: +40 216596485 📞
Fax: +40 216596051 📠

Referință
Date
Data trimiterii: 2015-08-28 📅
Termen-limită de depunere: 2015-10-13 📅
Data publicării: 2015-09-02 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2015/S 169-308520
Număr JO-S: 169
Informații suplimentare

Modalitatea de departajare a ofertelor clasate pe primul loc cu preturi egale: daca ofertele clasate pe primul loc au preturi egale, autoritatea contractanta va solicita clarificari prin intermediul SEAP, in vederea incarcarii electronice de documente care contin noi valori pentru serviciile ce urmeaza a fi prestate.

Obiect
Domeniul de aplicare al achiziției
Frecvența atribuirii contractelor:

Numarul contractelor subsecvente este de 4 cu perioada de derulare de un an pentru fiecare contract subsecvent. Valoarea estimata a celui mai mic contract subsecvent este de 34 660 EUR. Valoarea estimata a celui mai mare contract subsecvent este de 73 330 EUR.

Scurtă descriere:

Serviciile solicitate cuprind:

— acordarea de asistenta pentru elaborarea Nomenclatorului arhivistic al Autoritatii de Supraveghere Financiara, în vederea autorizarii lui de catre Arhivele Nationale;

— servicii de arhivare fizica, inclusiv selectionarea documentelor cu perioada de pastrare expirata si distrugerea lor;

— servicii de relocare a arhivei din depozitul actual situat în Prologis Park Bucharest A1/km 22;

— servicii de depozitare a fondului arhivistic si de consultare documente.

Cantitate sau domeniu:

Cantitatea minima a acordului-cadru:

— Servicii de arhivare fizica – 375 ml;

— Servicii de relocare arhiva – 990 ml;

— Servicii de depozitare arhiva – 990 ml;

— Servicii de consultare documente la cerere – vizita (tur-retur)/livrare si recuperare – 200 vizite.

Cantitatea maxima a acordului-cadru:

— Servicii de arhivare fizica – 2 400 ml;

— Servicii de depozitare arhiva – 3 390 ml;

— Servicii de consultare documente la cerere – vizita (tur-retur)/livrare si recuperare – 800 vizite.

Durata: 48 luni
Locul de desfășurare
Locul principal sau locul de desfășurare: Bucuresti.

Informații juridice, economice, financiare și tehnice
Condiții de participare
Capacitatea de exercitare a activității profesionale:

1. Certificat de participare la procedura cu oferta independenta – Formularul 1.

2. Declaratie privind eligibilitatea din care sa rezulte ca ofertantul nu se afla in situatiile prevazute la art. 180 din OUG 34/2006 – Formularul 2.

3. Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 181 din OUG 34/2006 – Formularul 3.

4. Declaratie privind neincadrarea in situatiile prevazute la art. 69 1 din OUG 34/2006 – Formularul 4.

Persoanele cu functie de decizie implicate in procedura de achizitie:

Misu Negritoiu – presedinte

Raducu Petrescu – director Directia Juridica

Claudiu Emanuil Stanescu – director Directia Financiar-Administrativa

Carmen Florentina Olteanu – sef Serv. Achizitii Publice, Gestiuni si Arhiva

Ionela Ditescu – sef Serv. Financiar-Contabilitate

Marinela Prada – expert conformitate

Andra Ghibutiu – responsabil Reglementare Asigurari si Pensii Private

Adrian Corneliu Hura – expert achizitii publice

Elena Bordeanu – expert achizitii publice

Geta Tudor- expert achizitii publice Adrian Corneliu Hura – expert achizitii publice

Luminita Constanta Nita – responsabil patrimoniu

Aurica Gulii – economist

Emilia Cristina Bodnaras – consilier juridic

Nota: incadrarea in una sau mai multe dintre situatiile prevazute la art. 180, art. 181 si la art. 69 1 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, atrage excluderea ofertantului din procedura finalizata cu incheierea unui acord cadru de prestari servicii. 1. Certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comertului din care sa rezulte obiectul de activitate al respectivului operator economic. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC. Informatiile cuprinse in certificatul constatator trebuie sa fie reale/actuale la data limita de depunere a ofertelor. Ofertantul clasat pe primul loc va avea obligatia de a prezenta, la solicitarea autoritatii contractante, certificatul constatator in original/copie legalizata pentru verificarea conformitatii acestuia cu cel depus in oferta.

2. Autorizatie de functionare pentru prestarea serviciului arhivistic de prelucrare arhivistica conform art. 19 alin. (1) si (2) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 republicata.

3. Autorizatie de functionare pentru prestarea serviciului arhivistic de utilizare a documentelor detinute conform art. 19 alin. (1) si (2) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 republicata.

4. Autorizatie de functionare pentru prestarea serviciului arhivistic de legatorie conform art. 19 alin. (1) si (2) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 republicata.

5. Autorizatie de functionare pentru prestarea serviciului arhivistic de pastrare si conservare a documentelor conform art. 19 alin. (1) si (2) din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 republicata.

6. Autorizatie de operator de date cu caracter personal emisa în conformitate cu Legea nr. 677/2001 privind protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date sau certificate echivalente emise de catre autoritatile competente din tara de origine ale operatorului economic nerezident.

Situația economică și financiară:

Informatii privind situatia economica si financiara pe ultimii 3 ani (2012-2014) din care sa reiasa o medie a cifrei de afaceri globale de cel putin 650 000 RON.

Nivel(uri) minim(e) al(e) standardelor:

Se prezinta Formularul 5 – Fisa de informatii generale care cuprinde datele de identificare ale societatii, inclusiv cifra globala de afaceri pe ultimii 3 ani. Pentru calculul echivalentei cifrelor de afaceri in alta moneda decat RON se va folosi cursul mediu anual RON/alta valuta comunicat de BNR pentru anii indicati (2012, 2013, 2014).

Bilanturile contabile (sau extrasele din bilanturile contabile) aferente exercitiilor financiare 2012, 2013 si 2014, vizate si înregistrate la autoritatile competente.

Capacitatea tehnică și profesională:

Informatii privind asigurarea cu personal de specialitate, numarul si pregatirea persoanelor responsabile direct de îndeplinirea contractului. Operatorul economic trebuie sa faca dovada existentei în echipa sa a cel putin unei persoane cu studii universitare în arhivistica, în calitate de coordonator de echipa (în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 – art. 19 pct. (2), lit. (a) coroborat cu art. 32)

Detinerea sub orice forma a unui spatiu de depozit cu destinatia de arhiva pe teritoriul Municipiului Bucuresti si/sau judetul Ilfov care întruneste conditiile de pastrare si conservare a documentelor în conformitate cu prevederile art. 12 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de Arhivele Nationale prin prezentarea Autorizatiei de functionare emisa de catre Arhivele Nationale din Bucuresti în care sa fie mentionata adresa de functionare a depozitului. Spatiul trebuie sa permita depozitarea a cca. 2 500 ml de documente, iar pe parcursul derularii acordului-cadru se poate asigura/disponibiliza spatiu pentru 3 400 ml documente, reprezentând cantitatea maxima estimata de documente ale autoritatii contractante ce se poate înregistra pe perioada derularii celui mai mare contract subsecvent.

Experienta similara:

Lista principalelor prestari de servicii din ultimii 3 ani, continand valoari, perioade de prestare a serviciilor, beneficiari, indiferent daca acestia din urma sunt autoritati contractante sau clienti privati. Confirmarea îndeplinirii cerintei privind încheierea contractelor similare cu obiectul prezentei proceduri se realizeaza prin prezentarea de certificate/documente conform prevederilor art. 188 alin. (2) lit. a din OUG nr. 34/2006 emise de beneficiar; în cazul în care din motive obiective ofertantul nu are posibilitatea de a obtine certificarea/confirmarea prestarii serviciilor din partea beneficiarului, se accepta prezentarea unei declaratii a operatorului economic din care sa rezulte modalitatea de desfasurare a contractului si îndeplinirea obligatiilor contractuale.

Certificat ISO 9001 sau echivalent, orice alte probe/dovezi prin care se confirma un nivel corespunzator pentru managementul calitatii.

Nivel(uri) minim(e) al(e) standardelor:

Se prezinta Formularul nr. 9 completat corespunzator care reprezinta declaratia pe proprie raspundere, document ce contine informatii privind asigurarea cu personal pentru prestarea serviciilor, referitoare la studiile, pregatirea profesionala si calificarea persoanelor responsabile pentru îndeplinirea contractului de servicii. Se prezinta de asemenea diploma de absolvire a studiilor în domeniul arhivistic pentru coordonatorul echipei, sau un alt document echivalent.

1. Se prezinta Autorizarea de functionare si un alt document din care sa reiasa ca ofertantul dispune de un spatiu de depozit cu capacitatea de 2 500 ml de documente si operatorul economic poate disponibiliza spatiu pentru cca. 3 400 ml de arhiva pe perioada derularii acordului cadru, cantitatea maxima de depozitare estimata pentru cel mai mare contract subsecvent.

2. Se prezinta autorizatia de securitate la incendiu pentru spatiul de depozitare a documentelor emisa de catre Inspectoratul pentru Situatii de Urgenta teritorial.

3. Pentru verificarea capacitatii tehnice a operatorului de îndeplinire a contractului, autoritatea contractanta îsi rezerva dreptul de a viziona spatiile de depozitare ofertate, în urma unei solicitari adresate în scris.

Se prezinta Formularul 6 completat corespunzator si certificate/ documente conform prevederilor art.188, alin. 2, lit. a din OUG 34/2006.

Prezentarea de certificate sau documente emise de organisme acreditate in conformitate cu standardele europene sau nationale care sa ateste faptul ca ofertantul are implementat un sistem de asigurare a managementului calitatii in domeniul care constituie obiectul prezentei proceduri. In cazul depunerii unei oferte comune, fiecare asociat trebuie sa prezinte documentul pentru partea din cantract pe care o realizaeza.

Executarea contractului
Depozite și garanții solicitate:

Cuantumul garantiei de participare este de 23 350 RON. Perioada de valabilitate a garantiei de participare trebuie sa acopere perioada de valabilitate a ofertei, respectiv 90 de zile de la data limita de depunere a ofertei.

Modalitatea de constituire a garantiei de participare este in conformitate cu prevederile art. 86 din HG nr. 925/2006. In cazul depunerii garantiei prin virament bancar in contul ASF: RO60TREZ70020F365000XXXX deschis la ATCPMB, documentul se incarca in SEAP, iar viramentul trebuie confirmat obligatoriu de banca, pana la data limita de depunere a ofertelor.

In cazul prezentarii garantiei sub forma de scrisoare de garantie bancara, se va utiliza Formularul nr. 8.

In cazul constituirii garantiei printr-un instrument de garantare (emis in conditiile legii de o societate bancara sau de asigurari), acesta se va incarca pe SEAP, iar documentul original se va transmite la Registratura ASF din Splaiul Independentei nr. 15, sector 5, Bucuresti, pana la data si ora limita de depunere a ofertelor.

Pentru operatorii care constituie garantia de participare in EUR/alta valuta, data echivalentei RON/alta valuta este data publicarii anuntului de participare, la cursul de schimb al BNR.

Conform prevederilor Legii nr. 346/2004, IMM-urile pot solicita reducerea cu 50 % a garantiei de participare insotita de declaratia pe propria raspundere privind incadrarea in categoria IMM – conform modelului prevazut in Legea 346/2004.

În cazul depunerii de oferte în asociere, garantia de participare trebuie constituita în numele asocierii si se mentioneaza ca aceasta acopera în mod solidar toti membrii grupului de operatori economici.

Avand in vedere modificarile aduse OUG 34/ 2006 prin OUG 51/ 2014, in cazul unei eventuale contestatii, contestatorul are obligatia de a constitui garantia de buna conduita in conformitate cu prevederile art. 2711 si 2712. Cuantumul garantiei de buna executie este de 10 % din valoarea contractelor subsecvente, fara TVA. Modalitatea de constituire a garantiei este in conformitate cu prevederile art. 90 alin. (1) din HG 925/2006. Ofertantul castigator care se regaseste in categoria IMM-urilor, conform Legii nr. 346/2004 cu modificarile si completarile ulterioare, va avea dreptul de a constitui garantia de buna executie in procent de 50 % din cuantumul mai sus precizat.

Principalele condiții de finanțare și modalități de plată și/sau trimitere la dispozițiile relevante care le reglementează:

Sursa de finantare: buget propriu. Modalitatea de plata: OP in conformitate cu OUG nr. 34/2009, privind rectificarea bugetara pe anul 2009 si reglementarea unor masuri financiar-bancare.

Forma juridică pe care trebuie să o adopte grupul de operatori economici căruia urmează să i se atribuie contractul:

Asociere conform art. 44 din OUG nr. 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare.

Procedura
Durata acordului-cadru în ani: 4
Perioadă de valabilitate a ofertei: 90 zile
Data deschiderii ofertelor: 2015-11-06 📅
Locul deschiderii: In SEAP
Locul: In SEAP
Limbi
Limbă: română 🗣️

Autoritatea contractantă
Identitate
Alt tip de autoritate contractantă: Other
Contact
Punct de contact: Elena Bordeanu
Adresă internet: www.asfromania.ro 🌏
Adresa profilului de cumpărător: www.e-licitatie.ro 🌏

Informații complementare
Revizuirea organismului
Nume: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor
Adresa poștală: Str. Stavropoleos nr. 6
Orașul poștal: Bucuresti
Cod poștal: 030084
Țara: România 🇷🇴
E-mail: office@cnsc.ro 📧
Telefon: +40 213104641 📞
Adresă internet: http://www.cnsc.ro 🌏
Fax: +40 213104642 / 218900745 📠
Informații privind termenele de introducere a căilor de atac:

Conform prevederilor art. 256^2 din OUG nr. 34/2006, in termen de 10 zile incepand cu ziua urmatoare luarii la cunostinta de catre contestatar, despre un act al autoritatii contractante, pe care acesta il considera nelegal.

Serviciul de la care se pot obține informații privind procedura de reexaminare
Nume: Autoritatea de Supraveghere Financiara
Adresa poștală: Splaiul Independentei nr. 15, sector 5
Cod poștal: 050092
Telefon: +40 216596485 📞
Adresă internet: www.asfromania.ro 🌏
Fax: +40 216596051 📠
Sursa: OJS 2015/S 169-308520 (2015-08-28)

Informaţii suplimentare (2015-09-10)
Obiect
Metadate ale anunțului
Tip de document: Informaţii suplimentare

Referință
Date
Data trimiterii: 2015-09-10 📅
Data publicării: 2015-09-15 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2015/S 178-323553
Se referă la anunț: 2015/S 169-308520
Număr JO-S: 178
Sursa: OJS 2015/S 178-323553 (2015-09-10)

Informaţii suplimentare (2015-09-16)
Referință
Date
Data trimiterii: 2015-09-16 📅
Data publicării: 2015-09-18 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2015/S 181-327948
Număr JO-S: 181
Sursa: OJS 2015/S 181-327948 (2015-09-16)

Informaţii suplimentare (2015-09-18)
Referință
Date
Data trimiterii: 2015-09-18 📅
Data publicării: 2015-09-23 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2015/S 184-334240
Număr JO-S: 184
Sursa: OJS 2015/S 184-334240 (2015-09-18)

Informaţii suplimentare (2015-09-30)
Referință
Date
Data trimiterii: 2015-09-30 📅
Data publicării: 2015-10-02 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2015/S 191-345767
Număr JO-S: 191
Sursa: OJS 2015/S 191-345767 (2015-09-30)

Anunt de atribuire (2015-12-30)
Obiect
Domeniul de aplicare al achiziției
Valoarea totală a achiziției: 207 627,40 💰
Metadate ale anunțului
Tip de document: Anunt de atribuire

Procedura
Tip de ofertă: Nu se aplică

Autoritatea contractantă
Contact
E-mail: geta.tudor@asfromania.ro 📧
Telefon: +40 216596109 📞

Referință
Date
Data trimiterii: 2015-12-30 📅
Data publicării: 2016-01-02 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2016/S 001-000883
Număr JO-S: 1

Atribuirea contractului
Data încheierii contractului: 2015-11-04 📅
Nume: Certsign SA
Adresa poștală: Str. Oltenitei nr. 107A, corp C1, etaj P, camera 6, 7, 8, 9
Orașul poștal: Bucuresti
Cod poștal: 040205
Țara: România 🇷🇴
E-mail: office@certsign.ro 📧
: adrian.floarea@uti.ro 📧
: veronica.visan@uti.ro 📧
: alexandru.hustiu@certsign.ro 📧
Adresă internet: www.certsign.ro 🌏
Informații despre licitații
Numărul de oferte primite: 3

Autoritatea contractantă
Contact
Punct de contact: Geta Tudor

Informații complementare
Revizuirea organismului
Adresa poștală: Str. Stavropoleos nr. 6, sector 3
Serviciul de la care se pot obține informații privind procedura de reexaminare
Str. Splaiul Independentei nr. 15, sector 5
Sursa: OJS 2016/S 001-000883 (2015-12-30)

Achiziții noi în categorii conexe 🆕

Servicii pentru întreprinderi: drept, marketing, consultanţă, recrutare, tipărire şi securitate (>20 noi achiziții publice)

Diverse servicii comerciale şi servicii conexe (10)

Diverse servicii comerciale (1)

Servicii de gestionare a bibliotecilor (1)