Achiziția serviciilor de realizare arhivă digitală aferentă proiectului Smart CT cod SIPOCA 551/cod SMIS 126409

Scurtă descriere

Obiectivul general al proiectului constă în consolidarea capacităţii administrative a Unităţii Administrativ Teritoriale Municipiul Constanţa prin dezvoltarea capacităţii de planificare strategică şi prin simplificarea procedurilor administrative, corelată cu introducerea de metode electronice de gestionare şi management a documentelor administrative, fapt ce va determina creşterea calităţii actului administrativ pe termen lung.
Unul dintre obiectivele specifice ale proiectului îl reprezintă eficientizarea şi simplificarea serviciilor furnizate cetăţenilor prin implementarea unei soluţii de portal cu servicii digitale pentru cetăţeni, managementul documentelor, ERP si digitalizarea parţială a arhivei, având ca rezultat transformarea a minim 1 600 metri liniari de arhivă fizică în arhivă electronică.
In conformitate cu prev. art. I pct. 20 alin. (2) si pct. 21 din OUG nr. 107/2017, autoritatea contractanta stabileste prin anuntul de participare/simplificat/de [...] detalii pe www.e-licitatie.ro

Descrierea achiziției publice

În cadrul proiectului Smart CT se doreşte realizarea arhivei digitale. Această activitate presupune achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă. Se estimează transferarea a minim 1 600 metri liniari de arhivă fizică în arhivă electronică.
Numărul de documente a fost estimat volumetric la aproximativ 1 600 metri liniari.
Nu se cunosc cu exactitate numărul de file inscripţionate față verso sau numărul de file diferite de A4, dar s-a estimat că un procent de 20-25 %, sunt file mai mari de A4, inclusiv până la A0+ (planșe și hărţi).
Din totalul de aproximativ 1 600 metri liniari de documente, aproximativ 50 % sunt legate şi arhivate şi 50 % se află în dosare neprelucrate/nearhivate, iar 10 % din totalitatea documentelor prezintă un grad ridicat de deteriorare și necesită operațiuni de restaurare.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată:
(a) pregătirea unităţilor arhivistice/arhivei, recepţia unităţilor arhivistice/arhivei şi transportul către sistemul de arhivare,
(b) arhivarea fizică a documentelor,
(c) arhivarea electronică a documentelor;

Criteriul de calitate (denumire)

Componentă tehnică 2 – experiența specifică a responsabilului tehnic prelucrare arhivistică şi digitizare/indexare – ponderea criteriului este de 15 % – punctaj maxim acordat 15 puncte

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerința 1: neîncadrarea ofertanților, terților susținători și subcontractanților în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.
Modalitatea de îndeplinire: obligația completării și prezentării inițiale a DUAE de către ofertanți (inclusiv pentru asociați/subcontractanți/terți susținători) în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, ca primă dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere și a îndeplinirii cerințelor de capacitate. În DUAE se vor cuprinde, după caz, informații privind: terții susținători, asociații și subcontractanții, conform prev. art. 183, 170 alin. (3) si 193-195 din Legea 98/2016.
Ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va face dovada neîncadrării în situațiile de excludere, prin prezentarea, la solicitarea autorității contractante, a următoarelor informații și documente:
(a) certificatele fiscale prin care operatorul economic își îndeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) cerința se consideră îndeplinită dacă operatorul economic își îndeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate ori prin alte modalități de stingere a acestora sau beneficiază, în condițiile legii, de eșalonarea acestora ori de alte facilități în cedarea plății acestora, inclusiv, a eventualelor dobânzi acumulate sau a amenzilor. Din certificatul/certificatele prezentat/e trebuie sa reiasă că ofertantul nu are datorii restante la momentul prezentării lor,
(b) cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau al celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv,
(c) documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare,
(d) alte documente edificatoare, după caz.
În cazul în care mai mulți operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea cerinței se demonstrează de fiecare operator economic în parte.
Cerința 2: neîncadrarea în dispozițiile art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Modalitate de îndeplinire: se va completa și prezenta Declarația privind neîncadrarea în dispozițiile art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante sunt: Decebal Făgădău, Babu Dumitru, Răsăuțeanu Costin Ioan, Enache Marcela, Dinescu Fulvia, Liuta Mihaela, Voicu Iuliana, Nica Viorel Mircea, Lățea Fabiola Iuliana, Bobeş Laura, Merlă Viorica Ani, Stan Mihaela Popescu Carmina Ionela, Niculae-Stanga Noni Adrian, Florescu Nicoleta Gherasim Sorina, Balaban Mihai, Simion Georgiana, Georgescu Raluca-Florența, Bică Alexandru Stefan, Pătruţoiu Mihaela, Paiu Elena, Bela Inna Mihaela, Zană Irina, Itoafă Cristina Laurenția, Văduva Ionuţ, Morcov Manolache Dragoș, Vânturache Radu Mihai, Constantin Nicoleta, Giman Iuliu Valeriu, Niță Mihaela, Nanu Daniela, Stan Andreea, Filip Marian, Căruntu Eugen, Dragomir Mariana Cristina, Pînzariu Irina Roxana, Mocanu Florin, Frigioiu Marcela, Gheorghe Georgeta, Dobre Oana, Petcu Lenuta, Dudaş Camelia, Hagi Monica, Stanisor Carmen, Popescu Mihaela, Vârlan Dorel, Szekely George, Encica Drăguț, Bratu Daniel, Baltag Dan, Dumitru Ionuţ, Petcu Mugurel Leonard, Untaru Adrian Constantin, Tudose Florin, Toader Șerban, Todireanu Catalin Demetriad, Tofan Dumitru, Zelca Hristian Ionut, Dancu Antuanela, Toma Cristina, G [...] detalii pe www.e-licitatie.ro

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat.
1) Experienta similara. Ofertantul trebuie să facă dovada că a realizat în ultimii 3 ani (împliniți la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor), la nivelul unuia sau mai multor contracte, servicii similare cu obiectul contractului, respectiv servicii de realizare arhivă, a căror valoare cumulată este de minimum 1 000 000 RON fără TVA.
Proportia de subcontractare:
1) informații privind subcontractanții (dacă este cazul). Ofertantul are obligația de a preciza partea/părțile din contract pe care urmează să le subcontracteze și datele de recunoaștere ale subcontractanților propuși, dacă se cunosc subcontractanții la momentul depunerii ofertei;
2) informații privind terții susținători (dacă este cazul). În cazul în care operatorul economic își demonstrează capacitatea tehnică și/sau profesională invocând susținerea acordată în conformitate cu prevederile art. 182 alin. (1) și (2) din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, de către unul sau mai multi terți, atunci operatorul economic are obligația de a dovedi autorității contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament de susținere în acest sens din partea terțului/terților. Terțul/terții susținător/susținători răspund împreună cu operatorul economic, în mod solidar, pentru executarea contractului;
3) informații privind asocierea (daca este cazul). În cazul în care mai mulți operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnică și/sau profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului, iar autoritatea contractantă solicită ca aceștia să răspundă în mod solidar pentru executarea contractului de achiziție publică.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

1) Pentru îndeplinirea cerinței, ofertantul va prezenta, ca dovadă preliminară, DUAE completat în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. La nivelul DUAE, trebuie precizate de ofertant informații, cum ar fi: numărul și data contractelor invocate, beneficiarul acestuia și datele sale de contact, data și numărul documentului de recepție, precum și ponderea și/sau activitățile pentru care a fost responsabil, împreună cu valoarea acestora, fără TVA. Doar ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile, va face dovada îndeplinirii cerinței, la solicitarea autorității contractante, prin prezentarea următoarelor documente justificative: copii ale unor părți relevante ale contractelor pe care le-au îndeplinit/certificate de predare-primire/recomandări sau procese-verbale de recepție/certificări de bună-execuție/certificate constatatoare/orice tip de document emis sau contrasemnat de o autoritate sau de clientul beneficiar privat.
1) modalitatea de îndeplinire: ofertantul va completa DUAE în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Odată cu DUAE se va prezenta și acordul/acordurile de subcontractare. Documentele justificative care probează cele asumate în acord vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile;
2) modalitatea de îndeplinire: terțul/terții va/vor completa DUAE în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, la care se atașează și angajamentul de susținere ferm al terțului susținător/angajamente ferme ale terților susținători din care trebuie să rezulte modul efectiv în care terțul/terții susținători vor asigura îndeplinirea angajamentului. Prin semnarea angajamentului de susținere terțul/terții susținător/susținători răspunde/răspund pentru prejudiciile cauzate autorității contractante ca urmare a nerespectării obligațiilor prevăzute în angajament, autoritatea contractantă având posibilitatea de acțiune directă împotriva terțului/terților susținător/susținători. Documentele justificative care probează cele asumate prin angajament vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile;
3) modalitatea de îndeplinire: în cazul depunerii unei oferte comune, se va completa și prezenta DUAE inclusiv de către asociați, în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Odată cu DUAE se va depune și acordul de asociere. Pentru demonstrarea îndeplinirii cerinței, doar ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire, va prezenta propriile documente de calificare, deorece criteriile de calificare referitoare la situația personală a ofertantului, trebuie respectate de fiecare asociat în parte, iar criteriile de calificare referitoare la capacitatea de exercitate a activității profesionale trebuie respectate de fiecare asociat în parte pentru partea din contract pe care o realizează. Documentele justificative care probează cele asumate prin acord vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile. Capacitatea tehnică și/sau profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor asocierii.

1) Garantia de participare emisa in alta limba decat lb. romana va fi insotita de traducerea autorizata;
2) Vizualizare documente semnate electronic: pentru deschiderea fisierelor semnate electronic puteti utiliza gratuit aplicatia EasySign pusa la dispozitie de Trans Sped. Puteti descarca aceasta aplicatie de la urmatoarea adresa: http://www.easysign.ro/files/applications/easysign_2_setup.zip
Urmati apoi instructiunile: instalarea aplicatiei software:
(a) se dezarhiveaza si se instaleaza aplicatia EasySign,
(b) este necesar ca actiunea sa fie realizata de un administrator al sistemului,
(c) pentru instalarea si functionarea corecta este necesar a se fi instalat anterior pe sistemul informatic in cauza pachetul .NET Framework versiune 2.0.II.
Verificarea validitatii semnaturii electronice si deschiderea/salvarea documentului original:
(d) se apasa „Enter” sau se da „dublu click” pe fisierul semnat electronic, pentru a-l deschide cu aplicatia EasySign sau
(e) se deschide aplicatia EasySign, se alege din rubrica „Semnare & Criptare” optiunea „Verifica semnatura” si se selecteaza documentul care se doreste a fi deschis/verificat la rubrica „D. semnat” din fereastra care se va deschide,
(f) in fereastra aparuta se poate verifica validitatea semnaturii electronice si se poate apasa butonul „Salveaza” pentru a salva local documentul original,
(g) dupa salvarea documentului original, acesta se poate vizualiza pe statia de lucru. Daca nu doriti sa mai realizati alta activitate privind fisierul deschis, se poate inchide aplicatia EasySign;
3) Intreaga documentatie de atribuire este disponibila in SEAP (www.e-licitatie.ro). Pentru a putea participa la prezenta procedura, operatorii economici interesati vor fi inregistrati in SEAP si vor achita, dupa caz, taxele necesare stipulate pe www.elicitatie.ro
Operatorii economici care descarca prezenta documentatie de atribuire direct din atasamentul la anuntul de participare publicat in SEAP au obligatia de a urmari, in SEAP, răspunsul consolidat publicat de autoritatea contractantă ca urmare a unor solicitari de clarificari cerute de operatorii economici interesați de anunțul de participare. Ofertantii nerezidenti vor prezenta traduceri autorizate in limba romana ale tuturor documentelor solicitate in prezenta documentatie de atribuire. Fisierele care vor fi incarcate in SEAP de catre ofertanti vor fi semnate cu semnatura electronica extinsa a reprezentantului legal/imputernicit (se va prezenta imputernicirea) al operatorului economic, in functie de calitatea acestuia asociat/tert/subcontractant. Nedepunerea DUAE odata cu oferta (inclusiv pentru asociat/tert sustinator) atrage respingerea acesteia ca inacceptabila, conform art. 137 alin. (2) lit. b) din HG nr. 395/2016. Odata cu oferta, se va depune DUAE, angajamentul ferm al tertului sustinator din care rezulta modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia sau, dupa caz, acordul de subcontractare si/sau acordul de asociere.
Autoritatea contractanta are dreptul de a se adresa inclusiv beneficiarului final al serviciilor care fac obiectul contractului prezentat drept experienta similara, pentru confirmarea celor prezentate de ofertant. Riscul elaborarii si depunerii ofertelor in SEAP apartine ofertantilor.