„Retrodigitalizarea documentelor din arhivă” în cadrul proiectului „eCetatean@Sighisoara2021” cod Sipoca 513/cod MySmis 126286/cod proiect 126286

Scurtă descriere

Retrodigitalizarea docmentelor din arhivă – achiziție servicii de digitalizare pentru crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției – in cadrul proiectului „eCetatean@Sighisoara2021”, cod Sipoca 513/cod MySmis 126286, conform caietului de sarcini.
Serviciile de retrodigitalizare a documentelor presupun desfășurarea următoarelor activități:
— pregătirea documentelor în vederea digitizării,
— digitizarea (scanarea),
— indexarea informațiilor din documente,
— recondiționarea/refacerea documentelor în forma inițială (dupa retrodigitalizare/scanare).

Descrierea achiziției publice

Autoritatea contractanta doreste sa achizitioneze servicii de retro-digitalizare a documentelor denumit „Retrodigitalizarea documentelor din arhivă” in cadrul proiectului „eCetatean@Sighisoara2021” cod Sipoca 513/cod MySmis 126286/cod proiect 126286 – pentru crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției. Conform caietului de sarcini.
Serviciile de retrodigitalizare a documentelor presupun desfășurarea următoarelor activități:
— pregătirea documentelor în vederea digitizării,
— digitizarea (scanarea),
— indexarea informațiilor din documente,
— recondiționarea/refacerea documentelor în forma inițială (dupa retrodigitalizare/scanare).
Conform caietului de sarcini numărul de pagini estimat pentru scanare și prelucrare electronică a fost aproximat la 1 600 000 pagini format până la A3 inclusiv si 100 000 de imagini/pagini format mai mare de A3, până la formate A0+ (planșe și hărți).
S-a făcut o estimare volumetrică și nu se știe cu exactitate numărul de file imprimate față-verso sau numărul de file diferite de formatul A4. Având în vedere că o filă are 2 pagini (față-verso), unitatea de măsură folosită pentru ofertare și decontare va fi pagina sau imaginea (o pagina = o imagine).
Din totalul de 1 700 000 de pagini estimate, o mică parte sunt documente vechi cu un grad mare de uzură, iar restul sunt documente în stare bună. Numărul de pagini este estimativ.
Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor: 20 Autoritatea contractanta va raspunde tuturor clarificarilor in a 11-a zi inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerința nr. 1: ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016. Modalitatea de îndeplinire: se va completa DUAE în conformitate cu art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității/entității contractante doar ofertantului clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor sunt:
— certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante, cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) la momentul prezentării,
— cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv,
— după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice,
— alte documente edificatoare, după caz.
În cazul în care în țara de origine sau țara în care este stabilit ofertantul/terțul susținător/subcontractantul nu se emit documente de natura celor prevăzute mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art. 164, 165 și 167, autoritatea/entitatea contractantă are obligația de a accepta o declarație pe proprie răspundere sau, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens.
Cerința nr. 2: ofertantul unic/ofertantul asociat/subcontractantul/terțul susținător, va prezenta o declarație cu privire la conflictul de interese în conformitate cu prevederile art. 60 alin. (1) lit. a) lit. d) si lit. e) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante cu privire la organizarea, derularea și finalizarea procedurii de atribuire sunt:
— Mălăncrăvean Ovidiu Dumitru – primar,
— Matei Ovidiu Daniel – consilier local,
— Grabcev Adrian – consilier local,
— Todoran Geta-Mariana – consilier local,
— Lazăr Dumitru-Florin – consilier local,
— Minerva Elisabeta Cioanta – consilier local,
— Şoneriu Mihai Marcel – consilier local,
— Marcu Gheorghe – consilier local,
— Sîrbu Ioan-Iulian – consilier local,
— Pop Claudiu – consilier local,
— Burghelea Bogdan-Ioan – consilier local,
— Ciotloș Ioan – consilier local,
— Duma Felix-Lucian – consilier local,
— Stoica Dorina – consilier local,
— Coman Meluș Florian – consilier local,
— Ștefănescu Constantin – consilier local,
— Colceriu Iosif-Dan – consilier local,
— Toth Tivadar – viceprimar,
— Gall Erno – consilier local,
— Buzogany Erzsebet – consilier local,
— Marian Paula Adriana – sef birou,
— Cristea Andra Bianca – consilier juridic,
— Furnică Alexandra Ionela – consilier juridic,
— Molnar Orsolya – consilier juridic,
— Radu Alina Maria – consilier achizitii publice – membru in comisia de evaluare,
— Şandru Ioana Maria – consilier achizitii publice,
— Savu Adriana Dana – consilier achizitii publice,
— Radut Anca – sef serviciu – membru in comisia de evaluare,
— Ambrus Rodica – manager proiect – presedintele comisiei de evaluare,
— Bucur Romana – consilier superior – membru de rezerva,
— Sitea Oana – director – membru de rezerva.
Cerința nr. 1. Operatorii economici care depun oferte trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, din care să reiasă că este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obie [...] detalii pe www.e-licitatie.ro

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Specificati cifra de afaceri medie anuala. Media cifrei anuale globale de afaceri pentru ultimele 3 exercitii financiare disponibile, respectiv 2016, 2017 i 2018, trebuie sa fie minim egal cu 800 000 RON (fara TVA).

Se va completa DUAE. Ofertantii straini vor utiliza cursul mediu anual de schimb „RON”/„moneda X” al BNR pentru anii corespunzatori ultimelor 3 exercitii financiare disponibile (2016, 2017, 2018), indiferent de moneda in care sunt tinute evidentele fiscal-contabile. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. Documentele justificative sunt bilanturile inregistrate la autoritatile competente, declaratii sau extrase bancare, situatii financiare, alte documente edificatoare.
— In cazul in care un grup de operatori economici depune oferta comuna, atunci indeplinirea indicatorului „cifra de afaceri” se demonstreaza prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului,
— In cazul in care ofertantii isi demonstreaza situatia economica si financiara invocand si sustinerea acordata de catre o alta entitate, acestia vor completa DUAE, iar angajamentul ferm – conform formularului pus la dispozitie de AC – prin care tertul confirma faptul ca va pune la dispozitie resursele financiare invocate, va fi prezentat doar la solicitarea autoritatii contractante dupa evaluarea tuturor ofertelor depuse. Operatorii economici sunt obligați să prezinte documentele doar la solicitarea autorității contractante la finalizarea evaluării.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat. Ofertantul va demonstra ca, in ultimele 36 de luni, calculate de la data limita de depunere a ofertei, a mai prestat servicii similare pentru beneficiari publici sau privati, in valoarea cumulata mai mare sau egala cu 400 000,00 RON fara TVA, in cadrul a unuia sau mai multor contracte, prag minim determinat pe baza valorii estimate fara TVA a contractului de servicii ce urmeaza a fi incheiat, vizand in special existenta unui nivel corespunzator de experienta. Prin servicii similare se intelege: activitati/servicii duse la bun sfarsit in cadrul perioadei de 3 ani din care sa rezulte ca au prestat servicii similare de scanare si/sau indexare documente. Prin sintagma activitati/servicii duse la bun sfarsit se intelege:
(a) servicii receptionate partial, cu conditia ca specificul contractului/activitatilor ce reprezinta experienta similara sa permit elaborarea unui livrabil care sa poata fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent,
(b) servicii receptionate la sfarsitul prestarii; sfarsitul prestarii nu presupune expirarea perioadei de garantie. Ofertantul va detine cel putin urmatoarele echipamente:
— scaner de mare viteza,
— echipament flatbed,
— echipament de scanare a documentelor de format A3-A0,
— echipament de scanare a documentelor de format mai mare decat A0,
— echipamente de scanare foto, non contact, cu lumina rece.
Proportia de subcontractare. Informatii privind subcontractantii (daca este cazul). Ofertantul are obligatia de a preciza partea/partile din contract pe care urmeaza sa le subcontracteze si datele de recunoastere ale subcontractantilor propusi.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa DUAE. Operatorul economic (lider, asociat, tert sustinator) va completa cerinta corespunzatoare in formularul DUAE din documentatia de atribuire, dupa autentificare in sistem. DUAE se va completa cu urmatoarele informatii: numarul si data contractului invocat drept experienta similara, valoare, beneficiarul, obiectul detaliat, perioada de prestare, data si numarul documentului de receptie/certificatului constatator, calitatea ofertantului in contract, ponderea si/sau activitatile pentru care a fost responsabil, modul de indeplinire a obligatiilor contractuale si, daca este cazul, eventualele prejudicii. Indeplinirea cerintei va fi probata prin prezentarea de documente/certificate edificatoare, aferente fiecarui contract invocate ca experienta similara (recomandari, procese-verbale de receptie, documente constatatoare, altele echivalente), emise sau contrasemnate de beneficiarul public ori de catre clientul privat beneficiar, din care să rezulte prestarea în ultimele 36 de luni, în cadrul a unuia sau mai multor contracte. Documentele justificative solicitate in sustinerea cerintei, se vor prezenta de catre operatorul economic clasat pe primul loc in clasamentul intermediar (în cazul asocierii de către fiecare operator economic care face parte din asociere), la solicitarea autoritatii contractante. Documentele probante vor fi emise sau contrasemnate de beneficiar si vor contine informatii privind partile contractante, valori, cantitati, obiectul detaliat al contractului, perioada de prestare, calitatea ofertantului in contract, modul de indeplinire a obligatiilor contractuale si, daca este cazul, eventualele prejudicii. Persoanele juridice straine vor prezenta documentele sub forma unei traduceri autorizate prezentata in copie semnata pentru conformitatea cu originalul. Operatorul economic (lider, asociat, tert sustina va prezenta o declaratie pe propria raspundere referitoare la echipamentele tehnice, de care poate dispune operatorul economic pentru derularea corespunzatoare a contractului de servicii. Operatorul economic va completa informatiile corespunzatoare din documentul DUAE. Operatorul economic clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile face dovada indeplinirii cerintei privind dotarea tehnica prin prezentarea unei liste de echipamente tehnice la dispozitia acestuia pe durata executarii contractului de servicii.
Atentie: pentru a demonstra experienta similara este obligatorie prezentarea unor recomandari din care sa rezulte ca scanarea si arhivarea electronica a fost realizata in conformitate cu obligatiile contractuale. Autoritatea contractanta are dreptul de a verifica informatiile prezentate.
Notă: în cazul depunerii unei oferte comune, DUAE va fi completat de către fiecare operator economic în parte si prezentat alaturi de acordul de asociere (model formulare). Operatorii economici se pot baza pe capacitățile altor entități (terți susținători). Terțul susținător pentru demonstrarea capacității tehnice și/sau profesionale va completa un angajament ferm (model formulare). Prin angajamentul ferm, terțul/terții confirmă, prezentând documente justificative, după caz, faptul că va/vor sprijini ofertantul în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale, fie prin precizarea modului în care va interveni concret, pentru a duce la îndeplinire respectivele activități pentru care a acordat susținerea, fie prin identificarea resurselor tehnice și profesionale pe care le va pune la dispoziție ofertantului (descriind modul concret în care va realiza acest lucru). Totodată, conform prevederilor art. 184 din Legea nr. 98/2016, prin angajamentul ferm, terțul/terții se va/vor angaja că va/vor răspunde în mod solidar cu ofertantul pentru executarea contractului de achiziție publică. Răspunderea solidară a terțului/terților susținător/susținători se va angaja sub condiția neîndeplinirii de către acesta/aceștia a obligațiilor de susținere asumate prin angajament.
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Se va depune, și acordul de subcontractare (model formular). La solicitarea autorității contractante, ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor va prezenta documente justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE.

1) Capacitatea tehnică și/sau profesională a operatorului economic poate fi susținută în conformitate cu art. 182 din Legea nr. 98/2016.
In DUAE completat de ofertant se vor include și informatii cu privire la existența unei susțineri de terță parte, precum și celelalte aspecte solicitate prin DUAE si va fi prezentat alaturi de angajamentul ferm al terțului susținător/angajamentele ferme ale terților susținători prin care se dovedește că ofertantul va avea acces în orice moment la susținerea terțului (Formular 5).
Terțul/terții susținători vor completa DUAE cu informații privind nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător susținerii acordate.
Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței vor fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor:
— documente justificative ale terțului susținător/terților susținători.
Prin angajamentul ferm, terțul/terții confirmă, prezentând documente justificative, după caz, faptul că va/vor sprijini ofertantul în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale, fie prin precizarea modului în care va interveni concret, pentru a duce la îndeplinire respectivele activități pentru care a acordat susținerea, fie prin identificarea resurselor tehnice și profesionale pe care le va pune la dispoziție
Ofertantului (descriind modul concret în care va realiza acest lucru).
Totodată, conform prevederilor art. 184 din Legea nr. 98/2016, prin angajamentul ferm, terțul/terții se va/vor angaja că va/vor răspunde în mod solidar cu ofertantul pentru executarea contractului de achiziție publică. Răspunderea solidară a terțului/terților susținător/susținători se va angaja sub condiția neîndeplinirii de către acesta/aceștia a obligațiilor de susținere asumate prin angajament.
1) Departajarea ofertelor cu punctaj egal, situate pe primul loc: autoritatea contractanta va departaja oferta castigatoare dupa punctajul cel mai mare obtinut la P1 – Pretul ofertei. In cazul in care persista egalitatea AC va solicita operatorilor economici in cauza, noi propuneri financiare, iar contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are prețul cel mai scăzut;
2) Potrivit prevederilor art. 193 din Legea 98/2016, este obligatorie completarea DUAE pentru toti participantii la procedura (ofertanti, ofertanti asociati, terti sustinatori, subcontractanti), urmand ca documentele de confirmare sa fie prezentate numai de ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. In procesul de evaluare a ofertelor se va avea in vedere respingerea unei oferte in situatia in care ofertantul nu depune DUAE – art. 60/HG 395/2016 si art. 137 alin. (2) lit. b) din HG 395/2016;
3) Ofertanții au obligația de a respecta prevederile Regulamentului nr. 679 din 27.4.2016 privind protecția persoanelor fizice in ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulație a acestor date, precum si prevederile Directivei 2002/58/CE privind prelucrarea datelor personale si protejarea confidentialitatii in sectorul comunicațiilor publice, transpusa in legislația naționala
Prin Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal si protecția vieții private in sectorul comunicațiilor electronice, cu modificările si completările ulterioare.
In acest sens, ofertanții, prin depunerea ofertelor consimt atât asupra propriului acord de prelucrare a datelor cu caracter personal, cat si asupra permisiunii de a furniza datele personale ale partenerilor in vederea prelucrării atât in aplicațiile electronice SMIS/MySMIS, cat si in toate fazele de evaluare/contractare/implementare/sustenabilitate a proiectului, cu respectarea dispozițiilor legale menționate anterior.