Servicii de retrodigitalizare pentru proiectul „ADEPT – Administrație digitală eficientă pentru cetățenii din Turda”, finanțat în cadrul Programului Operaţional Capac [...] detalii pe www.e-licitatie.ro

Titlu

Servicii de retrodigitalizare pentru proiectul „ADEPT – Administrație digitală eficientă pentru cetățenii din Turda”, finanțat în cadrul Programului Operaţional Capac [...] detalii pe www.e-licitatie.ro
4378930-2019-5

Scurtă descriere

Serviciile ce vor fi achiziționate vor include următoarele activități specifice:
— Pregătirea documentelor pentru scanare,
— Retrodigitalizare/scanare documente din arhiva primariei cu prelucrare electronică,
— Atribuirea de metadescriptori (indecsi) fiecarui document (indexare),
— Reconditionarea/refacerea documentelor in forma initiala (dupa retrodigitalizare/scanare).

Descrierea achiziției publice

Serviciile ce vor fi achiziționate vor include următoarele activități specifice:
— Pregătirea documentelor pentru scanare,
— Retrodigitalizare/scanare documente din arhiva primariei cu prelucrare electronică,
— Atribuirea de metadescriptori (indecsi) fiecarui document (indexare),
— Reconditionarea/refacerea documentelor in forma initiala (dupa retrodigitalizare/scanare).
Totalul volumelor estimate de circa 2 245 000 pagini/imagini sunt organizate in unitati arhivistice (bibliorafturi sau copertate in coperti de carton). Circa 1 245 000 sunt organizate in unitati arhivistice și sunt arhivate (legate in coperti de carton cu sfoara) și circa 1 000 000 sunt documente nearhivate, organizate in bibliorafturi. Se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent.
Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și al identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluția informatică de arhiva electronica dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor –DocManager, existent si operațional în cadrul Primariei Municipiului Turda și administrate prin interfața acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor nu face obiectul prezentului contract.
Locația pentru desfășurarea activităților proiectului, respectiv locul de prestare al serviciilor de retrodigitalizare, este Piața 1 Decembrie 1918 nr. 28, Municipiul Turda, cod postal 401184, județul Cluj, România.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerinta 1. Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca în situatiile prevazute la art. 164, art. 165 si art.167 din Legea nr. 98/2016.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata îndeplinirea cerintei: se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, vor putea fi, in masura in care furnizeaza toate informatiile solicitate in DUAE, oricare din urmatoarele:
(a) Certificat privind plata obligatiilor la bugetul general consolidat (bugetul local si bugetul de stat) care sa confirme faptul ca ofertantul si-a indeplinit obligatiile restante de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor de asigurari sociale la sediul social, sediile secundare, precum si punctul/punctele de lucru „pentru care exista obligatii de plata" la momentul depunerii acestora. Dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice,
(b) Cazier fiscal pentru operatorul economic,
(c) Cazier judiciar pentru operatorul economic,
(d) Cazier judiciar pentru orice persoana care este membru al organismului de administrare, de conducere sau de supraveghere al acestuia sau care are putere de reprezentare, de decizie sau de control,
(e) Certificat constatator emis de ONRC sau echivalent,
(f) Alte documente edificatoare, dupa caz.
Pentru persoanele juridice/fizice straine sunt aplicabile prevederile art. 168 din Legea nr. 98/2016. Documentele doveditoare vor fi însotite de o traducere în limba româna efectuata de un traducator autorizat.
Încadrarea in situatiile prevazute la art. 164, art. 165 si art. 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice atrage excluderea ofertantului din procedura aplicata pentru atribuirea contractului de achizitie publica.
Precizare. Odata cu depunerea DUAE, se va prezenta angajamentul tertului sustinator (acolo unde este cazul), din care rezulta modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia/acestora, acordul de asociere si acordul de subcontractare. Documentele justificative care probeaza cele asumate in angajamente/acorduri vor fi solicitate doar ofertantului declarat castigator la solicitarea autoritatii contractante.
Cerinta nr. 2. Conflictul de interese.
Ofertantul, ofertantul asociat, subcontractantul cât si tertul sustinator nu trebuie sa se gaseasca in situatiile prevazute la art. 60 din Legea nr. 98/2016. În aplicarea art. 58, 59, 60, 61, 62 si 63 din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractanta precizeaza numele persoanelor din cadrul autorității contractante, care detin functii de decizie, în ceea ce priveste organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire, fata de care este posibila aparitia unui conflict de interese.
Persoane cu functii de decizie din cadrul autoritatii contractante, in ceea ce priveste organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire, sunt:
— Matei Cristian Octavian – primar,
— Nemes Lucian Bogdan – viceprimar,
— Mic Paula Letitia – secretar,
— Apahidean Dorin – administrator public,
— Adace Daniela Ani – director executiv,
— Muresan Sorin Ioan – inspector de specialitate,
— Ioana Iftime – sef serviciu,
— Vonica Liliana – consilier,
— Salajean Ilinca Maria – consilier,
— Crisan Andreea Ildiko – consilier juridic,
— Roman Crisan Ioana Cristina – inspector de specialitate.
Ofertantul, ofertantul asociat, subcontractantul cât si tertul sustinator nu trebuie sa se gaseasca in situatiile prevazute la art. 60 din Legea nr. 98/2016. In acest sens, la data prezentarii DUAE se va completa si se va atasa in SEAP alaturi de DUAE declaratia pe proprie rasp [...] detalii pe www.e-licitatie.ro

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat. Pentru a fi considerat calificat, ofertantul trebuie sa faca dovada serviciilor prestate în ultimii 3 (trei) ani din care sa rezulte ca a prestat servicii similare de scanare si/sau indexare documente. Experienta similara poate fi dovedita cu maxim 5 (cinci) contracte a caror valoare cumulata pentru aceste servicii a fost de minim 450 000,00 RON, fara TVA. Pentru echivalenta se va tine cont de cursul mediu anual lei/valuta comunicat de BNR. Prin „servicii duse la bun sfârșit” se înțeleg serviciile recepționate sau receptionate parțial, cu condiția ca specificul contractului/activităților ce reprezintă experiența similară să permită eliberarea unui livrabil care să poată fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent.
Utilaje, instalatii si echipament tehnic. Se va prezenta o declaratie pe propria raspundere referitoare la echipamentele tehnice, de care poate dispune operatorul economic pentru derularea corespunzatoare a contractului de servicii.
Proportia de subcontractare. În cazul în care ofertantul intentioneaza sa subcontracteze o parte din contract, acesta va include informatiile cu privire la procentul de subcontractare, respectiv la subcontractanti în DUAE, va declara identitatea subcontractantilor, precum si partea lor de implicare in contract.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Informatiile din DUAE se vor referi obligatoriu la cel putin urmatoarele: numarul si data contractului, obiectul, durata si beneficiarul contractului, precum si valoarea contractului.
Notă nr. 1. Până la termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor, operatorii economici participanti vor prezenta D.U.A.E. (Documentul Unic de Achizitie European) atasat documentatiei de atribuire, conform art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, completat în mod corespunzător de fiecare entitate participantă în parte (după caz, ofertant, ofertant asociat, tert sustinator), în scopul de a face dovada preliminară a îndeplinirii cerintelor mentionate anterior. Înainte de atribuirea contractului, autoritatea contractantă va solicita ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte documentele justificative prin care confirmă îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare, în conformitate cu cerintele stabilite prin DUAE si prin documentatia de atribuire.
Aceste documente pot fi: certificate/documente/recomandari/procese-verbale de receptie partiale/finale (datate, semnate si parafate de catre beneficiar) prin care se confirmă prestarea serviciilor similare si din continutul cărora să rezulte cel putin informatii referitoare la: beneficiarul contractului, natura serviciilor prestate si cantitătile aferente, perioada în care au fost prestate serviciile similare, valoare, modul de îndeplinire a obligatiilor contractuale.
Nota nr. 2: Serviciile indicate în scopul dovedirii experientei similare trebuie sa reprezinte servicii efectiv prestate în perioada mentionata, sens în care se vor prezenta dovezi corespunzatoare privind efectuarea acestora (documente din cadrul carora sa rezulte natura, complexitatea si volumul acestora), dupa caz, autoritatea contractanta, prin comisia de evaluare nominalizata rezervandu-si dreptul de a solicita referinte oficiale cu privire la respectivele servicii de la beneficiar si/sau autoritatile competente.
Nota nr. 3. Pentru calculul pretului contractelor exprimat în euro sau în alte monede se va folosi cursul stabilit de catre parti în respectivele contracte (daca este cazul) sau în absenta acestuia, cursul mediu comunicat de catre Banca Nationala a României pentru anii în care au fost derulate contractele în cauza respective.
Modalitatea de indeplinire si aplicabilitatea in cadrul procedurii: operatorul economic va completa informatiile corespunzatoare din documentul DUAE. Operatorul economic clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile face dovada indeplinirii cerintei privind dotarea tehnica prin prezentarea unei liste de echipamente tehnice la dispozitia acestuia pe durata executarii contractului de servicii.
In cazul în care ofertantul utilizeaza capacitatile subcontractantului/subcontractantilor pentru a îndeplini criteriile de calificare, se va prezenta cate un formular DUAE separat pentru fiecare dintre respectivii subcontractanti, completat si semnat în mod corespunzator de catre fiecare dintre acestia. Subcontractantii precizeaza în DUAE informatiile aferente criteriilor de calificare pe care le îndeplinesc, mentionand numarul si data contractului/acordului de subcontractare pentru partea propusa pentru subcontractare. Daca prin subcontractant nu se indeplineste o cerinta de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrarii neîncadrarii in motivele de excludere

1) Modalitatea de departajare a ofertelor cu acelasi pret clasate pe primul loc: in cazul in care se constata ca ofertele clasate pe primul loc au preturi egale, autoritatea contractanta va solicita clarificari prin intermediul SEAP, in vederea incarcarii electronice de catre operatorii economici de documente care contin noi propuneri de pret imbunatatite, pana cand departajarea va fi posibila;
2) Autoritatea contractanta va raspunde solicitarilor de clarificari la documentatia de atribuire cel mai tarziu in a 10-a zi dinainte de termenul limita de depunere a ofertelor.
3) Clauzele contractuale obligatorii si cele specifice se regasesc in modelul de contract anexat. Daca un operator economic considera ca anumite clauze ii sunt defavorabile, poate solicita autoritatii contractante clarificari, inclusiv modificarea lor, cu cel putin 12 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor (termenul de solicitare a clarificarilor);
4) Autoritatea contractanta poate accepta modificari ale clauzelor contractuale prezentate în proiectul de contract in urma solicitarilor motivate ale operatorilor economici, pe care le va aduce la conostinta tuturor celor interesati in termenul stabilit pentru clarificari la documentatia de atribuire, care este a 10-a zi dinainte de termenul limita de depunere a ofertelor;
5) Pentru deschiderea si vizualizarea documentelor semnate electronic postate sau transmise prin intermediul SEAP este necesara utilizarea aplicatiilor speciale de validare oferite de furnizorii de servicii de certificare acreditati, in mod gratuit;
6) Operatorul economic câstigator are obligatia ca pâna la data semnarii contractului sa aiba sau sa-si deschida cont la trezoreria statului, in conformitate cu O.M.F. nr. 2254/2006;
7) Operatorii economici pot solicita clarificari privind documentatia de atribuire, online prin intermediul SEAP, dupa ce se inscriu in procedura, prin rubrica „Intrebari”;
8) Raspunsurile la clarificarile solicitate de operatorii economici, notificari/instiintari referitoare la procedura de achizitie vor fi publicate in SEAP, atasat anuntului de participare. Operatorii economici care intentioneaza sa depuna oferta, au obligatia de a urmari/accesa website-ul www.e-licitatie.ro pe toata perioada de desfasurare a prezentei proceduri.