Servicii integrate de arhivare și depozitare a documentelor create și deținute de Sectorul 1 al Municipiului București și Direcția Publică de Evidență a Persoanei și Stare Civilă Sector 1

Titlu

Servicii integrate de arhivare și depozitare a documentelor create și deținute de Sectorul 1 al Municipiului București și Direcția Publică de Evidență a Persoanei și Stare Civilă Sector 1
4505359_2020_PAAPD1135109

Scurtă descriere

Obiectul acordului-cadru ce urmează a fi încheiat îl constituie prestarea următoarelor servicii de:
— arhivare a documentelor create și deținute de către Primăria Sector 1 a Municipiului București, Direcția Generală de Evidență Persoanei și Starea Civilă Sector 1, în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare și ale Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217/1996 privind evidența documentelor, gruparea documentelor în dosare, ordonarea și efectuarea de operațiuni arhivistice la documentele neconstituite în dosare, însemnând constituirea şi ordonarea unităţilor arhivistice, întocmirea inventarelor de arhivă pentru documentele create de compartimentele ministerului şi selecţionarea documentelor cu termen de păstrare expirat;
— depozitare a arhivei achizitorului în spaţii special amenajate şi dotate, în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare şi a Normativului privind caracteristicile tehnico-funcționale ale spațiilor și echipamentelor de depozitare și conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici și privați de arhivă, aprobat de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 235/1996.
Autoritatea contractantă va răspunde solicitarilor de clarificari in a 11-a zi inaintea datei-limita de depunere a ofertelor. Operatorii economici pot solicita clarificari inainte de data-limita de depunere a ofertelor cu 18 zile.

Descrierea achiziției publice

Obiectul acordului-cadru îl constituie prestarea serviciilor de arhivare și depozitare a documentelor create și deținute de către Primăria Sector 1 a Municipiului București, Direcția Generală de Evidență Persoanei și Starea Civilă Sector ,1 în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Cantitatile minime si maxime estimate pe durata intregului acord-cadru, cat si cantitatile minime si maxime ce pot face obiectul unui singur contract subsecvent, se regasesc in caietul de sarcini.
(a) Serviciile de arhivare a documentelor ce se doresc a fi achiziționate constau succint în prestarea următoarelor activități:
— constituire
;
— numerotare
;
— inventariere
;
— selecționare
;
— restaurare
;
— gestionare curentă fond arhivistic, curieratul documentelor solicitate fizic de beneficiar
;
— preluare în gestiune
;
— gestionare curentă fond arhivistic
;
— curieratul documentelor solicitate fizic de beneficiar
;
— digitizarea documentelor
;
— pregătirea documentelor pentru digitizare
;
— scanare documente format A4
;
— scanare documente format nestandard sau cu sigilii, inserții metalice, legături etc
.;
— indexare informație
;
— salvare în baza de date;
(b) Serviciile de depozitare a arhivei ce se doresc a fi achiziționate constau în depozitarea fondului arhivistic al autorităţii contractante în cutii speciale, pe rafturi, în spații special amenajate, respectând condițiile impuse de legislația în vigoare, astfel încât dosarele să fie menținute în bună stare. Menționăm că fondul arhivistic al PS1, DGEPSC S1 ce urmează a fi depozitat va fi alcătuit din:
— documentele prelucrate arhivistic care se află depozitate în București;
— documentele care vor rezulta din prelucrarea arhivistică ce face obiectul acordului-cadru ce urmează a fi încheiat.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Ofertanţii, terţii susţinători şi subcontractanţii nu trebuie să se regăsească în situaţiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare. În acest sens, se va completa DUAE de către operatorii economici participanţi la procedura de atribuire cu informaţiile aferente situaţiei lor.
Se va prezenta DUAE, completându-se secţiunile aferente cerinţelor solicitate.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE care urmează a fi prezentate doar de către operatorul economic clasat pe primul loc, în urma clasamentului intermediar, la solicitarea autorității contractante, în condițiile stipulate la art. 196 din Legea nr. 98/2006 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. sunt:
1. se va prezenta cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau al celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv; dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice; alte documente edificatoare, dupa caz;
2. pentru persoane juridice/fizice române se vor prezenta documente justificative, respectiv certificatele fiscale care confirma plata taxelor si impozitelor la bugetul general consolidat si bugetul local, iar pentru persoane juridice/fizice straine, se vor prezenta documente edificatoare eliberate de autoritati competente din tara de rezidenta, prin care sa dovedeasca îndeplinirea obligatiilor restante de plata a impozitelor catre bugetul de stat si bugetul local, respectiv lipsa datoriilor restante la momentul prezentarii, în conformitate cu legislatia din tara de rezidenta.
În scopul evitării aparitiei vreunui conflict de interese, orice operator economic care va depune oferta în mod individual sau în asociere, subcontractant sau terţ nu trebuie să se afle în niciuna dintre situaţiile prevăzute de art. 59 şi 60 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare.
Persoanele cu funcţie de decizie din cadrul autoritatii contractante, în ceea ce priveşte organizarea, derularea şi finalizarea procedurii de atribuire, sunt:
— Tudorache Daniel – primar;
— Popa Daniela – viceprimar;
— Eftimie Maria Magdalena – director executiv, Directia management economic;
— Bucur Daniela Mihaela – director executiv adjunct, Directia management economic;
— Cosmin Marius Fodoroiu – director executiv Directia investitii;
— Elena Simona Moisescu – director executiv Direcția publică de evidență a persoanei și Starea Civilă Sector 1;
— Feclistov Iuliana – sef Serviciu achiziţii publice;
— Beatrice Florentina Moja – sef serviciu, Serviciul legislație și avizare contracte;
— Georgeta Raportaru – sef serviciu, Serviciul tehnică legislativă, secretariat și arhivă;
— Valentin Marin – consilier achiziții publice, Serviciul achizitii publice.
Ofertantii vor depune în acest sens o declaratie pe proprie raspundere (Formular 1 – „Declaratie privind inexistenta conflictelor de interese in sensul art. 59-60 din Legea nr. 98/2016”). Formularul se va depune odată cu DUAE.
1. Operatorii economici care depun oferte trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea de îndeplinire:
— Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației acestora;
— Documentele justificative care probează îndeplinirea celor declarate, respectiv certificatul constatator emis de ONRC sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante doar de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor;
— Informațiile din certificatul constatator să fie reale/valide la data prezentării acestuia;
2. Ofertanții trebuie să facă dovada autorizării în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată cu modificările şi completările ulterioare pentru prestarea următoarelor servicii arhivistice:
— legătorie;
— păstrare și conservare;
— prelucrare arhivistică;
— utilizare a documentelor detinute;
— restaurare documente.
Modalitatea de indeplinire: ofertantii vor prezenta copii ale autorizațiilor valabile la momentul solicitării, care atestă că operatorul economic este autorizat în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare pentru prestarea serviciilor enumerate in cadrul cerintei. Autoritatea contractanta are in vedere respectarea principiului recunoasterii reciproce prin permiterea prezentarii de catre operatorii economici nerezidenti a certificarilor/autorizatiilor corespunzătoare emise in tara de rezidenta care confirma posibilitatea prestarii activitatii contractului;
3. Ofertanții trebuie să facă dovada deținerii autorizaţiei de securitate la incendiu pentru spațiile în care va presta serviciile de arhivare și depozitare
Modalitatea de indeplinire: ofertantii vor prezenta copie a autorizațiilor de securitate la incendiu, valabile la momentul solicitării pentru spațiile în care va presta serviciile de arhivare și depozitare, eliberate de către IGSU.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cifra de afaceri anuala generala. Cifra de afaceri minimă anuala pe ultimele trei exerciții financiare încheiate, trebuie să fie egală sau mai mare decât 6 700 000 RON fără TVA, raportată la valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent care se anticipează că va fi atribuit, cu indicarea valorilor, datelor și a beneficiarilor publici sau privați. În conditiile unei asocieri de firme, sumele se vor lua in considerare prin cumul. În cazul în care operatorul economic îşi demonstrează situaţia economică şi financiară invocând şi susţinerea acordată, în conformitate cu prevederile art. 182 din Legea 98/2016, de către unul sau mai mulţi terţi, atunci operatorul economic are obligaţia de a dovedi autorităţii contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terţului/terţilor – Formular 8.

Se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv bilanturi contabile aferente anilor respectivi sau orice alte documente doveditoare ale situatiei financiare anuale a ofertantului, rapoarte anuale emise de auditori financiari sau societăți specializate, scrisori de bonitate din partea băncilor sau alte documente edificatoare, cu condiţia ca acestea să conţină informaţiile relevante prin care ofertantul probează capacitatea economico-financiară, urmeaza sa fie prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, dupa aplicarea criteriului de atribuire. Data de referinta pentru care se determina cifra de afaceri, precum si data de echivalenta a RON/alta valuta la cursul BNR este 31.12. a fiecarui an declarat.
Notă: in cazul în care oferta este depusă de o asociere sau un consorțiu, se va prezenta o fișa centralizatoare pentru asociere/consorțiu in ansamblu, semnată de către reprezentantul legal al asociației sau consorțiului desemnat ca lider, precum și fișe individuale pentru fiecare membru al consorțiului/asocierii, semnate de reprezentanții legali ai fiecăruia, inclusiv liderul. În cazul în care oferta va fi depusă de o asociere sau un consorțiu, cerința va fi îndeplinită prin cumularea resurselor tuturor membrilor asocierii.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat. Lista principalelor prestări de servicii similare cu cele care fac obiectul acordului-cadru, prestate în ultimii trei ani, calculați prin raportare la data-limită de depunere a ofertelor (cu indicarea valorilor, datelor și a beneficiarilor publici sau privați), la nivelul a cel putin 6 700 000 RON din unul, maximum trei contracte. Prestările de servicii se confirmă prin prezentarea unor certificate/documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori de către clientul privat beneficiar. Prin servicii similare celor ce fac obiectul prezentului acord-cadru se înțelege orice contract/proiect/program ce a presupus prestarea de servicii de arhivare și de depozitare a arhivei. În cazul în care operatorul economic îşi demonstrează capacitatea tehnică şi/sau profesională invocând şi susţinerea acordată, în conformitate cu prevederile art. 182 din Legea 98/2016, de către unul sau mai mulţi terţi, atunci operatorul economic are obligaţia de a dovedi autorităţii contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terţului/terţilor – Formular 7. Conform prevederilor art. 185 din Legea 98/2016, în cazul în care mai mulţi operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnică şi profesională, precum şi cea privind situaţia economică şi financiară, se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului, iar autoritatea contractantă solicită ca aceştia să răspundă în mod solidar pentru executarea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru.
Proportia de subcontractare. Ofertantul are obligatia de a preciza partea/partile din contract pe care urmeaza sa o/le subcontracteze si datele de recunoastere ale subcontractantilor propusi.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa DUAE de către operatorii economici participanţi la procedura de atribuire cu informaţiile aferente situaţiei lor. Documentele justificative care probeaza cele asumate în angajamente urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către operatorul economic clasat pe primul loc, în condițiile stipulate la art. 196 din Legea nr. 98/2006 privind achizițiile publice.
In DUAE completat de ofertant se vor include si informatiile solicitate cu privire la subcontractanti. In cazul in care ofertantul utilizeaza capacitatile subcontractantului/subcontractantilor pentru a indeplini criteriile de calificare, se va prezenta cate un formular DUAE separat, pentru fiecare dintre respectivii subcontractanti, completat si semnat in mod corespunzator de catre fiecare dintre acestia. Acordul de subcontractare se va prezenta odata cu documentul DUAE si va fi completat in baza Formularului 4.
Nota 1: resursele privind capacitatea tehnica si profesionala a subcontractantilor declarati se vor lua în considerare pentru partea lor de implicare în contractual care urmeaza sa fie îndeplinit, daca sunt prezentate documente relevante în acest sens de catre ofertantul care invoca sustinerea din partea subcontractantilor, potrivit prevederilor art. 48 din HG 395/2016 cu modificările si completările ulterioare.

1. Pentru vizualizarea documentatiei de atribuire incarcate in SEAP, operatorii economici trebuie sa aiba un program necesar vizualizarii fisierelor semnate electronic;
2. Reguli de comunicare si transmitere a datelor: solicitarile de clarificari referitoare la prezenta documentatie de atribuire, se vor adresa in mod exclusiv in SEAP la sectiunea Intrebari din cadrul procedurii iar autoritatea contractanta va publica in SEAP raspunsul la solicitarile de clarificari fara a dezvalui indentitatea solicitantilor, prin accesarea sectiunii „Intrebari”. Pentru asigurarea principiului transparentei, cat si a trasabilitatii informatiilor in cadrul sistemului, autoritatea contractanta va publica atat raspunsurile, cat si intrebarile aferente in sectiunea „Documentatie, clarificari, decizii” din cuprinsul anuntului de participare simplificat. Autoritatea nu va da curs altor solicitari adresate prin alta metoda de comunicare decat cea stabilita in conformitate cu art. 62 alin. (1) din Legea 98/2016 privind achizitiile publice. Pentru comunicarile ulterioare depunerii ofertelor, comisia de evaluare va transmite solicitarile de clarificare in legatura cu oferta prin utilizarea facilitatilor tehnice disponibile in SEAP. Operatorii economici vor transmite raspunsurile la clarificari si eventualele documente solicitate pe parcusrul evaluarii ofertelor prin intermediul SEAP, in format electronic, semnate cu semnatura electronica, conform Legii 455/2001;
3. Autoritatea contractantă va răspunde la solicitările de clarificări adresate de operatorii economici cu 11 zile înainte de termenul-limită stabilit pentru depunerea ofertelor, urmând ca răspunsurile să fie încărcate și publicate în mod consolidat în Sistemul Electronic de Achiziții Publice într-o zi (un singur termen-limită);
4. Clasamentul ofertelor se stabileste prin ordonarea descrescatoare a punctajelor respective, oferta câstigatoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare punctaj maxim total rezultat in urma aplicarii criteriului de atribuire cel mai bun raport calitate-pret. Departajarea ofertelor cu punctaj egal, situate pe primul loc: in cazul in care vor exista punctaje egale, autoritatea contractanta va departaja oferta castigatoare dupa punctajul cel mai mare obtinut la criteriul – pretul ofertei. In cazul in care persista egalitatea, pentru departajare, autoritatea contractanta va solicita ofertantilor in cauza, noi propuneri financiare.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Orice persoană care se consideră vătămată într-un drept al său ori într-un interes legitim printr-un act al unei autorități contractante sau prin nesoluționarea în termenul legal a unei cereri poate solicita anularea actului, obligarea autorității contractante la emiterea unui act sau la adoptarea de măsuri de remediere, recunoașterea dreptului pretins sau a interesului legitim, pe cale administrativ-jurisdicțională sau judiciară, potrivit prevederilor Legii 101/2016.

Se elimină mențiunea „Raza de competență teritorială a Primăriei Sectorului 1 al Municipiului București” din anunțul de participare CN 1023520/11.8.2020 Secțiunea II.2) „Descriere” – II.2.3) „Locul principal de executare”, potrivit măsurilor de remediere adoptate de autoritatea contractantă în baza prevederilor art. 9 alin. (1) din Legea 101/2016, ca urmare depunerii contestației FN/21.8.2020 de către Telekom Romania Communications S.A.