Furnizarea unui sistem de automatizare fluxuri de lucru digitale si interfatare cu ghiseu unic virtual de formulare pentru Primaria Municipiului Timisoara

Titlu

Furnizarea unui sistem de automatizare fluxuri de lucru digitale si interfatare cu ghiseu unic virtual de formulare pentru Primaria Municipiului Timisoara
14756536-2021-PAAPD1320862

Scurtă descriere

Primăria Municipiului Timișoara este interesată să achiziționeze un sistem de automatizare fluxuri de lucru digitale, denumit generic BPM (Business Proces Management - în traducere: Sistem de Management al proceselor de Lucru), împreună cu serviciile de instalare, configurare, dezvoltare și suport aferente. Suplimentar se vor achiziționa și licențele de tip Microsoft 365 sau echivalent necesare funcționării sistemului.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in a 12-a zi înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, in conditiile in care solicitarile se vor adresa cu cel putin 22 zile înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor. Clarificarile depuse dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare.

Descrierea achiziției publice

Auditul de digitalizare realizat recent in Primaria Municipiului Timisoara demonstreaza ca instituția nu poate trece la un mod de lucru exclusiv digital fara a asigura o îmbunătățire a 3 elemente: instrumentele actuale de lucru, pregătirea personalului și actualizarea/completarea procedurile de lucru interne PMT. Soluțiile informatice utilizate sunt îmbătrânite tehnologic și nu pot acoperi proceduri și fluxuri de lucru digitale. Fluxurile de lucru se desfășoară în mod offline, pe hârtie, datorită lipsei unor instrumente informatice de lucru moderne care să permită atât lucrul online cât și flexibilitatea modificărilor legislative sau a procedurilor interne de lucru. In aceasta penurie de solutii, personalul Primariei Municipiului Timisoara este lasat fara o formare adecvata pe solutiile de informatica, care sunt fragmentate si incomplete.
Avand in vedere cele de mai sus, s-a luat hotararea sa se implementeze o noua soluție software de tip „Low Code”. Low-code (cod redus) este o abordare vizuală similara unei scheme logice in dezvoltarea de software. Cu cod redus se poate abstractiza și automatiza fiecare pas al ciclului de viață al aplicației pentru a se simplifica livrarea de solutii variate. Prin descompunerea silozurilor tradiționale din organizatii si promovarea colaborării continue, organizația care adopta tehnologia low-code poate dezvolta soluții care să răspundă mult mai rapid nevoilor organizatiei intr-o abordare in care procedurile se imbunatatesc continuu sau se pot plia foarte agil pe schimbarile normative/legislative.
Solutia ofertata in aceasta procedura de achizitii va fi furnizata cu toate licențele necesare, respectiv Microsoft Exchange Online si Microsoft 365. De asemenea vor fi prestate servicii de instalare, configurare și suport, precum si formarea angajatilor, toate necesare funcționării sistemului pentru urmatoarea configuratie:
NME – Numar total de utilizatori care vor beneficia de Pachetul Microsoft Exchange – 300
NO365 – Numar total de utilizatori care vor beneficia de Pachetul Microsoft 365 – 250
NPLC – Numar total de proceduri pentru modelat in low-code – 50
NULC – Numar total de utilizatori ai platformei low-code - 250
NA – Numar de administratori instruiti sa asigure suport local / tip helpdesk pentru procedurile modelate low-code – 2
NBMKU – Numar de utilizatori formati ca si „key users” de procese de business model – 12
NM365KU – Numar de utilizatori formati ca si „key users” de Microsoft 365 (M365) – 40.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in a 12-a zi înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, in conditiile in care solicitarile se vor adresa cu cel putin 22 zile înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor. Clarificarile depuse dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Municipiul Timisoara va exclude în orice moment al procedurii de atribuire, orice operator economic care se afla în una din situatiile prevazute la art. 60, 164, 165 şi 167 din Legea 98/2016 privind achizitiile publice.
Motivele de excludere vor fi aplicate şi în cazul asociaţilor/subcontractanţilor/terţilor susţinători, după caz.
Modalitatea de indeplinire:
Sub sanctiunea respingerii ofertei ca inacceptabila, fiecare operator economic participant la procedura de atribuire, (ofertant, ofertant asociat, subcontractant, tert sustinator, dupa caz), va prezenta odata cu oferta, DUAE completat cu informatiile aferente situatiei lor.
Se vor prezenta atat Declaratia pe propria raspundere privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016 cat si, daca este cazul, Angajamentul ferm al tertului sustinator insotit de documente din care sa rezulte modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia, acordul de subcontractare si/sau acordul de asociere.
Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, doar la solicitarea autoritatii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Documentele justificative pot fi:
1.certificate constatatoare privind lipsa datoriilor cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) la momentul prezentarii;
2.cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv;
3.dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute la art.166 alin.(2), art.167 alin.(2), art.171 din Legea 98/2016 privind achizitiile publice;
4.alte documente edificatoare, dupa caz.
Nota: Autoritatea contractantă, conform prevederilor Legii 98/2016, va accepta ca fiind suficient şi relevant pentru demonstrarea faptului că ofertantul nu se încadrează în una dintre situaţiile prevăzute la art. 164, 165 şi 167, orice document considerat edificator, din acest punct de vedere, în ţara de origine sau în ţara în care ofertantul este stabilit, cum ar fi certificate, caziere judiciare sau orice alte documente echivalente emise de autorităţi competente din ţara respectivă.
Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/limba în care au fost emise însotite de traducerea in limba romana, dupa caz.
Autoritatea contractanta publica următoarele informații in temeiul art. 63 alin.(1) din Legea 98/2016:
- persoane cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante sunt:
Dominic Samuel Fritz - Primar;
Ruben Latcau - Viceprimar;
Cosmin Gabriel Tabara Amanar - Viceprimar;
Matei Cristian Creiveanu - Administrator Public;
Steliana Stanciu - Director Directia Economica;
Caius Sorin Suli - Pt. Secretar;
Victoria Slavita Dubles - Sef Evidenta Mijloace Fixe;
Alina Ramona Rosenblum - Sef Birou Finanțari Buget Local;
Melinda Eniko Jurca - Consilier Biroul Evidenta Mijloace Fixe;
Liviu Andron - Consilier Biroul Contabilitate;
Eliza Angela Costa - Consilier Serviciul Locuințe si Preemtiune;
Nicoleta Ramona Dolha - Consilier Biroul Administrare Spatii Utilitare, Servicii Conexe si Contracte Garaje;
Lucretia Schipor - Pt. Sef Birou Achizitii Publice;
Mihaela Maria Dumitru - Sef Birou Contencios;
Alin Stoica - Consilier Juridic;
Cristina Lucia Bozan - Consilier Juridic;
Adriana Mariana Seitan - Consilier Juridic;
Paul Dutescu - Sef Biroul Servicii Suport;
Consilieri locali: Raul Ambrus; Lorenzo Flavius Barabas; Vlad Andrei Boldura; Lucian Caldararu; Marius Lucian Craina; Emanuel David; Dan Aurel Diaconu; Jorge Gonzalez Garrido; Cornel Florin Ilca; Roxana Teodora Iliescu; Andra Anca Lapadatu; Adrian Razvan Lulciuc; Daniela Mirela Maris; Ovidiu Merean; Andrei Mester; Elena Rodica Militaru; Simion Mosiu; Ana Maria Munteanu; Razvan Gabriel Negriseanu; Paula Ana Romocean; Constantin Stefan Sandu;
Razvan Ion Stana; Ioan Stefan Szatmari; Aida Sorina Szilagyi; Radu Daniel Toanca;
- persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante, în ceea ce privește organizarea, derularea și finalizarea procedurii de atribuire:
Comisia de evaluare:
TITULARI:
Presedinte:
PETRICESCU CALIN BOGDAN - Consilier Achizitii Publice
Membrii:
DUTESCU PAUL - Sef Birou Servicii Suport
NITUSCA RADU - Consilier Biroul Finantari Buget Local
BOZAN CRISTINA LUCIA - Consilier Juridic
MEMBRII DE REZERVA:
Presedinte:
COROIAN CORINA DIANA – Consilier Achizitii Publice
Membrii:
MARASCU IONEL - Consilier Biroul Servicii Suport
GOIA ELENA - Consilier Biroul Venituri
SEITAN ADRIANA MARIANA – Consilier Juridic
Operatorii economici care depun oferta (ofertant si, dupa caz, ofertant asociat, subcontractant), trebuie sa dovedească o forma de înregistrare în condiţiile legii din tara de rezidenta, din care să reiasă ca sunt legal constituiti, ca nu se afla in niciuna din situaţiile de anulare a constituirii precum si faptul ca au capacitatea profesionala de a realiza activităţile care fac obiectul contractului. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in domeniile de activitate principale/secundare ale ofertantului, justificate conform legislatiei in vigoare.
Modalitate de îndeplinire:
Se va prezenta DUAE completat in conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Certificatul O.N.R.C./document echivalent emis in tara de rezidenta in care ofertantul este stabilit, urmează sa fie prezentat DOAR la solicitarea autorităţii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Informaţiile cuprinse in certificat/documentul echivalent, trebuie sa fie reale, valabile la data prezentarii acestuia. În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere/acordului de subcontractare/angajament tert sustinator, pentru partea de contract pe care o realizează.
Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/ limba în care au fost emise, însoţite de traducerea autorizata in limba romana, după caz.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Proportia de subcontractareIn cazul în care ofertantul intenţioneaza să subcontracteze o parte din contract, DUAE include informatiile solicitate cu privire la subcontractanti cu procentul aferent activitatilor pe care le vor realiza, raportat la valoarea contractului. Subcontractantul/subcontractantii nominalizat/nominalizati de catre ofertant, are/au obligatia de a completa DUAE cu datele proprii în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. Neprezentarea acestuia odata cu oferta atrage dupa sine respingerea ofertei ca inacceptabila (temei art. 137, alin.(2), litera k) din HG 395/2016). Se vor prezenta acordul de subcontractare si declaratia pe propria raspundere privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va prezenta DUAE completat de fiecare subcontractant, dupa caz, in conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. Neprezentarea acestuia odata cu oferta atrage dupa sine respingerea ofertei ca inacceptabila (temei legal: art.137, alin.(2), litera k) din HG 395/2016). Se vor prezenta acordul de subcontractare si declaratia pe propria raspundere privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016. Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmeaza a fi prezentate, doar la solicitarea autoritatii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. De asemenea, la incheierea contractului de achizitie publica, se va prezenta contractul/contractele incheiat/incheiate între ofertant şi subcontractant/subcontractanţii nominalizaţi în ofertă, in concordanta cu oferta. Contractul/contractele de subcontractare se vor constitui in anexe ale contractului.

1. In cadrul documentelor atasate anuntului de participare publicat in SEAP, DUAE este configurat direct in SEAP si pus la dispozitia operatorilor economici interesati. Operatorii economici participanti vor completa in SEAP in mod direct, in acest document informatiile/ raspunsurile aferente incadrarii/neincadrarii in motivele de excludere, respectiv indeplinirii criteriilor de calificare solicitate de catre autoritatea contractanta, tanand cont de calitatea in care acestia participa la procedura de atribuire, respectiv ofertant, ofertant asociat, subcontractant, tert sustinator, dupa caz.
2. Pentru vizualizarea documentelor atasate, operatorii economici trebuie sa detina un program necesar vizualizarii fisierelor semnate electronic.
3. Operatorii economici au dreptul de a transmite oferta (DUAE completat, declaratia privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016, Propunerea tehnica, Propunerea financiara, documentul doveditor privind constituirea garantiei de participare si, daca este cazul, Angajamentul de sustinere al tertului sustinator, acordurile de asociere si/sau subcontractare), numai în format electronic, semnate cu semnatura electronica extinsa si numai pana la data si ora limita stabilita pentru depunerea ofertelor in anuntul de participare.
4. Solicitarile de clarificari referitoare la prezenta documentatie de atribuire, se vor adresa în mod exclusiv în SEAP in cadrul procedurii de atribuire derulate prin mijloace electronice, autoritatea contractanta urmând sa nu dea curs solicitarilor adresate prin alta modalitate de comunicare decat cea stabilita. Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari, sau informatii suplimentare în legatura cu documentaţia de atribuire, cu respectarea termenului limita precizat de autoritatea contractanta la sectiunea II.1.4 a prezentului document, respectiv nu mai tarziu de 22 zile inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor. Clarificarile depuse dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare. Conform art.160-161 din Legea 98/2016, autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in a 12-a zi înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, in masura in care acestea vor fi adresate in termenul prevazut in anuntul de participare. Raspunsul consolidat la clarificarile solicitate, va fi publicat în SEAP in cadrul anuntului de participare.
5. În cazul în care autoritatea contractanta solicita prezentarea anumitor clarificari/completari în scopul verificarii conformitatii ofertei cu cerintele impuse, atat solicitarea, cat si raspunsul ofertantului se transmit în SEAP doar în format electronic, semnate cu semnatura electronica extinsa. In situatia in care raspunsul ofertantului este postat in SEAP fara semnatura electronica extinsa, oferta sa va fi asimilata prevederilor art.137 alin.(2) lit.j din HG 395/2016, fiind respinsa ca inacceptabila.
6. Daca în urma aplicarii criteriului atribuire „pretul cel mai scazut” se constata ca doua sau mai multe oferte clasate pe primul loc, contin preturi egale, fara TVA, se vor solicita noi propuneri financiare prin intermediul SEAP. Daca aceasta nu este realizabila din motive imputabile operatorului SEAP, se va solicita ofertantilor, o noua propunere financiara off-line. Oferta desemnata câştigătoare va fi cea care va prezenta preţul cel mai scazut.