Servicii de retrodigitizare a arhivei în cadrul proiectului „Viziune şi performanţă prin implementarea unor instrumente de planificare strategică, sisteme de managementul calităţii/performanţei şi a unor sisteme informatice inovative la nivelul municipiului Focşani”

Titlu

Servicii de retrodigitizare a arhivei în cadrul proiectului „Viziune şi performanţă prin implementarea unor instrumente de planificare strategică, sisteme de managementul calităţii/performanţei şi a unor sisteme informatice inovative la nivelul municipiului Focşani”
PAAP POCA 2019 - 9 - 4350645

Scurtă descriere

Se vor fi realizate următoarele activități:
— servicii de retro-digitalizare pentru un număr estimat 2,4 milioane pagini A4 (arhiva nu cuprinde doar documente A4, ci și documente mai mici de A4 sau mai mari de A4 până la A0) din documentele existente în arhiva Primăriei Focșani – activitate la sediul autorității contractante, cu resursele prestatorului(echipamente și personal);
— servicii de instruire a trei persoane – pentru gestionarea nomenclatorului arhivistic(NA) și fondului arhivistic(FA) electronic;
— servicii de indexare a unui număr de 5-10 metadate pentru fiecare dosar, respectiv document electronic – activitate la sediul prestatorului, pentru îndeplinirea condițiilor de securitate.
Numarul de zile pana la care ofertantii pot solicita clarificari inainte de data-limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 13.
Autoritatea contractanta va raspunde la solicitarile de clarificari inainte de data-limita de depunere a ofertelor cu opt zile.
Valoarea estimată, conform bugetului proiectului (ofertă prealabilă), pentru atribuirea contractului: 504 000 RON exclusiv TVA.
Durata prestării serviciilor este de nouă luni și este stabilită de autoritatea contractantă pentru etapele necesare îndeplinirii contractului.

Descrierea achiziției publice

Se vor fi realizate următoarele activități:
— servicii de retro-digitalizare pentru un număr estimat 2,4 milioane pagini A4(arhiva nu cuprinde doar documente A4, ci și documente mai mici de A4 sau mai mari de A4 până la A0) din documentele existente în arhiva Primăriei Focșani – activitate la sediul autorității contractante, cu resursele prestatorului(echipamente și personal),
— servicii de instruire a 3 persoane – pentru gestionarea nomenclatorului arhivistic(NA) și fondului arhivistic(FA) electronic,
— Servicii de indexare a unui număr de 5-10 metadate pentru fiecare dosar, respectiv document electronic - activitate la sediul prestatorului, pentru îndeplinirea condițiilor de securitate.
Valoarea estimată, conform bugetului proiectului(ofertă prealabilă), pentru atribuirea contractului: 504.000 RON exclusiv T.V.A.

Informații despre fondurile Uniunii Europene

Program Operațional Capacitate Administrativa - „Viziune şi performanţă prin implementarea unor instrumente de planificare strategică, sisteme de managementul calităţii/performanţei şi a unor sisteme informatice inovative la nivelul Municipiului Focşani”

Informații suplimentare

In conformitate cu prevederile Contractului de finantare, sursa de finantare este asigurata astfel:
— fonduri europene - 85 %,
— buget de stat – 13 %,
— buget local - 2 %.
Cod SIPOCA 557
Cod MySMIS2014: 125665

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Ofertanţii, terţii susţinători şi subcontractanţii nu trebuie să se regăsească în situaţiile prevăzute la art. 60 - 61, art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările și completările ulterioare.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinţei: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanţi la procedura de atribuire cu informaţiile aferente situaţiei lor.
La solicitarea Autoritatii Contractante, ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar, intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, va prezenta urmatoarele documente justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE: Certificate constatatoare privind lipsa datoriilor cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat(buget local, buget de stat) la momentul prezentarii, cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC/Actul constitutiv; dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute de lege(art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizitiile publice); documente care justifica neincadrarea in prevederile art. 60-61 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, alte documente edificatoare, dupa caz.
În cazul în care în ţara de origine sau în ţara în care este stabilit ofertantul/candidatul nu se emit documente de natura celor prevăzute mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situaţiile prevăzute la art. 164, 165 şi 167, autoritatea contractantă are obligaţia de a accepta o declaraţie pe propria răspundere sau, dacă în ţara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declaraţia pe propria răspundere, o declaraţie autentică dată în faţa unui notar, a unei autorităţi administrative sau judiciare sau a unei asociaţii profesionale care are competenţe în acest sens.
Mentiune: Persoanele care detin functii de decizie in cadrul institutiei sunt:
Misăilă Cristi Valentin – Primar, Dimitriu Ana-Maria – Viceprimar, Tataru Alexandra – Veceprimar, Bîrsan Costel - Consilier local, Costea Ionel - Consilier local, Drumea Alina Ramona- Consilier local, Dumitru Victor - Consilier local, Gheoca Corneliu Dumitru - Consilier local, Gongu Emanuel - Consilier local, Iorga Marius-Eusebiu - Consilier local, Macovei Liviu George - Consilier local, Marcu Livia Silvia - Consilier local, Mocanu Georgian Cristinel - Consilier local, Nedelcu Cristina Mirela - Consilier local, Nedelcu Mihai - Consilier local, Nistoroiu Alexandru - Consilier local, Radu Nițu - Consilier local, Răduță Nicolae - Consilier local, Stoie Mirela - Consilier local, Șelaru Aurel - Consilier local, Ungureanu Daniel - Consilier local, Zirna Cristian - Consilier local, Grosu Carmen Daniela - Director executiv, Direcția economică, Ghiuță Marta Carmen - Secretarul General al Municipiului Focsani, Lola Mihaela - Șef Serviciu Juridic, Contencios, Mațișan Marlena - Consilier juridic, Serviciul juridic, contencios, Poieana Liliana Simona - Sef Serviciu, Serviciul Buget, Contabilitate, Vatră Felicia - Inspector, Serviciul Buget, Contabilitate, Dispinoiu Elena Ramona - Inspector, Serviciul Buget, Contabilitate, Epure Ana – Maria Denise - Inspector, Serviciul Buget, Contabilitate, Adafinei-Buruiană Alina-Elena - Inspector, Serviciul Buget, Contabilitate, Bratu Bogdan - Director executiv Directia Managementul Proiectelor și Investițiilor, Măgdălin Adrian Cosmin - Sef Serviciu, Serviciul Investiții, Imireanu Adrian - Sef Serviciu, Serviciul Proiecte, Grosu Danut - Inspector, Serviciul Investiții
În conformitate cu prevederile art. 173 alin (1) din Legea nr. 98/2016, cu completarile si modificarile ulterioare, operatorii economici (ofertantul, asociatul, subcontractantul si/sau tertul sustinator) care depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii, din tara de rezidenta, din care sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii, precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului.
Modalitate de indeplinire a cerintei: initial, se va completa DUAE, urmand ca, la solicitarea autoritatii contractante, ofertantul (asociat, subcontractantul si/sau tertul sustinator) clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluarii ofertelor va prezenta Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertului din care sa rezulte obiectul de activitate principal/secundar al respectivului operator economic. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codurile CAEN din Certificatul constatator. Pentru ofertantii straini document echivalent emis in conformitate cu legislatia in tara de rezidenta.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat Ofertantul declară, conform DUAE, având în vedere art. 179 lit. b) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, că va face dovada îndeplinirii cerinței privind experiența similară, prin prezentarea principalelor servicii prestate în ultimii 3 ani (calculați de la data limită de depunere a ofertelor), cu prezentarea dovezii finalizării acestora, cu indicarea obiectului serviciilor, valorilor, perioadelor, beneficiarilor publici sau privați, din care să reiasă că a prestat servicii similare din punct de vedere al complexității și/sau utilității(efectuate în integralitate, în conformitate cu normele profesionale în domeniu), respectiv servicii de retro-digitizare pentru analiza proceselor de lucru și documentarea cerințelor funcționale pentru serviciile electronice, în valoare cumulată de minim: 500.000 RON exclusiv T.V.A.(la nivelul a minim un contract sau mai multor contracte).

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa DUAE, urmând ca documentele justificative, respectiv: contracte/ recomandări/certificate de predare-primire/procese-verbale de recepție/documente constatatoare sau orice alte documente care demonstrează îndeplinirea cerinței (din care să rezulte valoarea serviciilor similare din punct de vedere al complexității si/sau utilitati, fără T.V.A., prestate în perioada de referință, în conformitate cu normele profesionale în domeniu) să fie prezentate – original/copie legalizata/copie lizibilă cu mențiunea „conform cu originalul” - la solicitarea autorităţii contractante, ofertantului clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Persoanele juridice străine vor prezenta documentele justificative însotite de traducerea autorizată în limba romana. Pentru o evaluare unitară a modului de indeplinire a cerinței se va aplica cursul mediu anual lei/valută comunicat de BNR pentru fiecare an, pentru anul 2021 se va lua în considerare cursul valutar din data publicarii Anuntului de participare.

Informații privind subcontractanții:
În cazul subcontractării unor părți din contract, ofertantul are obligația de a cuprinde în oferta sa denumirea subcontractanților și datele de contact ale acestora, partea/părțile din contract care urmează a fi îndeplinite de către aceștia, valoarea la care se ridică partea/părțile respective, precum și acordul subcontractanților cu privire la aceste aspecte.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata îndeplinirea cerinţei: Se va completa DUAE, urmând ca documentele justificative să fie prezentate la solicitarea autorităţii contractante, ofertantului clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Informații privind asocierea:
Orice operator economic are dreptul de a participa la procedura de atribuire în calitate de ofertant, individual sau în comun cu alți operatori economici, inclusiv în forme de asociere temporară, constituite în scopul participării la procedura de atribuire. În cazul în care mai mulți operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnică și profesională se demonstrează prin luarea în considerație a resurselor tuturor membrilor grupului, iar autoritatea contractantă va solicta acestora să răspundă în mod solidar pentru executarea contractului de achiziție publică.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinţei: Se va completa DUAE, urmând ca documentele justificative să fie prezentate la solicitarea autorităţii contractante, ofertantului clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Informații privind terțul/terții susținători:
În cazul în care ofertantul își demonstrează capacitatea tehnică și profesională invocând susținerea unui/unor terți atunci acesta are obligația de a dovedi susținerea de care beneficiază prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective, prin care se confirmă că acesta va pune la dispoziția ofertantului resursele invocate (art. 48 din H.G. nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare). Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinţei: Se va completa DUAE, urmând ca documentele justificative să fie prezentate, la solicitarea autorităţii contractante, ofertantului clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Având în vedere particularitătile prestării serviciilor, autoritatea contractantă consideră, în raport cu natura și anvergura contractului ce urmează să fie atribuit, relevanta și necesară asigurarea unui anumit nivel al capacității economice si financiare, al capacității tehnice și/sau profesionale, respectiv al experienței în prestarea serviciilor similare, eliminând în acest fel riscul ca unui operator economic ofertant care nu îndeplineste nivelul de complexitate asociat fiecarei cerinte, să i se atribuie contractul, deși nu are capacitatea de a realiza activitățile care fac obiectul acestuia/acestora sau capabilitătile necesare pentru a duce la bun sfârsit contractul ce urmează să fie atribuit.