Achiziția serviciilor de realizare arhivă digitală aferentă proiectului Smart CT cod SIPOCA 551/cod SMIS 126409

Scurtă descriere

Presupune achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea a 567 metri liniari de arhivă fizică în arhivă electronică.
Numărul de documente a fost estimat volumetric la 567 metri liniari.
Se estimează că întreaga cantitate este compusă din documente neprelucrate arhivistic.
In conformitate cu prev. art.I pct.20 alin (2) si pct.21 din OUG nr.107/2017, Autoritatea contractanta stabileste prin anuntul de participare/simplificat/de concurs unul sau doua termene-limita in care va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare, conform prevederilor normelor metodologice la prezenta lege. Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 20 zile. Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare in a 11 a zi inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format hârtie în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora, cu scopul de a crea o colecţie de indecşi pentru căutarea şi consultarea documentelor din arhivă, prin asocierea acestora cu unităţile arhivistice şi versiunea digitală a acestora. Pentru regăsirea/consultarea facilă, se vor asocia acestora metadescriptori/indecşi.
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată:
A) Pregătirea unităţilor arhivistice/arhivei, recepţia unităţilor arhivistice/arhivei şi transportul către sistemul de arhivare
B) Arhivarea fizică a documentelor
C) Arhivarea electronică a documentelor

Criteriul de calitate (denumire)

Componentă tehnică 2 – Experiența specifică a responsabilului tehnic prelucrare arhivistică şi digitizare/indexare – ponderea criteriului este de 15 % - punctaj maxim acordat 15 puncte.

Informații despre fondurile Uniunii Europene

Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014 -2020, conform contract de finanțare nr. 284/05.12.2018,Act aditional nr. 1/ 16.10.2020 si Act aditional nr. 2/ 21.12.2021 la contractul de finanțare menționat.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerinta 1) Neîncadrarea ofertanților si/sau asociaților si/sau terților susținători și/sau subcontractanților în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Modalitatea de îndeplinire: obligația completării și prezentării DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii terți susținători si/sau subcontractanți si/sau asociați) cu informațiile aferente situației lor în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, ca prima dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere si a îndeplinirii cerințelor de capacitate. In DUAE se vor cuprinde informații privind terții susținători, asociați si/sau subcontractanți, conform prev. art. 183, 170 alin.(3) si 193-195 din Legea nr. 98/2016.
La solicitarea autorității contractante, ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire, va face dovada neîncadrării în situațiile de excludere, prin prezentarea, a următoarelor informații și documente:
a) certificatele fiscale prin care operatorul economic își îndeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget de stat) și bugetul local (cerința se consideră îndeplinită dacă operatorul economic își indeplinește obligațiile prin plata impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat si bugetul local datorate ori prin alte modalitati de stingere a acestora sau beneficiază, în condițiile legii, de eșalonarea acestora ori de alte facilități în cederea plății acestora, inclusiv, a eventualelor dobânzi acumulate sau a amenzilor. Certificatul/certificatele prezentat/e trebuie să fie valabile la momentul prezentării lor și trebuie să ateste faptul că ofertantul nu are datorii restante la momentul prezentării lor;
b) cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv
c) după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice
d) alte documente edificatoare, după caz.
In cazul in care mai mulți operatori economici participa in comun la procedura de atribuire, îndeplinirea cerinței se demonstrează de fiecare operator economic in parte.
Pentru persoane juridice straine - operatorul economic va prezenta documente edificatoare – eliberate de autoritati ale tarii de origine (certificate, caziere judiciare, alte documente echivalente) pentru a rezulta apartenenta/inregistrarea la organe din tara respectiva prin care sa dovedeasca ca si-a indeplinit obligatiile de plata a impozitelor, taxelor si contributiilor catre buget. Documentele vor fi traduse de un traducator autorizat, limba de redactare a ofertei fiind limba romana. In cazul in care in tara de origine sau in tara in care este stabilit ofertantul nu exista prevederi legale referitoare la declaratia pe proprie raspundere, se accepta o declaratie autentica data in fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare sau a unei asociatii profesionale care are competente in acest sens.
Cerința 2)Neîncadrarea în dispozițiile art. 59 si art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Modalitate de îndeplinire: Se va completa și prezenta Declarație privind neîncadrarea în dispozițiile art. 59 si art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.
Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante sunt:
-Vergil Chițac, primar al municipiului Constanța;
- Felicia-Nadina Ovanesian, administrator public;
- Ionuț Rusu, viceprimar al municipiului Constanța;
- Florin-Daniel Cocargeanu, viceprimar al municipiului Constanța;
- Viorela Mirabela Călin, Secretar municipiu-Consiliul local Constanța;
- Andreea Drăgan, Director executiv adjunct Direcția Logistică;
- Nilghiun Manea, Șef serviciu Serviciul Achiziții Publice;
- Viorica Ani Merlă, director executiv Direcția dezvoltare și fonduri europene;
- Mihaela Stan, director executiv adjunct Direcția dezvoltare și fonduri europene;
- Carmina Ionela Popescu, șef serviciul pregătire și implementare proiecte POR;
- Octavia Bardasu, șef serviciu proiecte cu finantare internationala;
- Niculae-Stanga Noni Adrian, șef serviciu dezvoltare și management proiecte
- Adriana Stamat, director executive Direcția digitalizare și tehnologia informației;
- Cristina Laura Toma, șef serviciu informatizare;
- Georgeta Gheorghe, director executiv adjunct Direcția financiară;
- Oana Dobre, șef serviciu Financiar buget;
- Lenuța Petcu, șef serviciu contabilitate;
- Daniela Ilie, inspector Serviciul Contabilitate.
Atenție: Declarația se solicită tuturor participanților la procedura de atribuire: Ofertant și/sau asociat și/sau subcontractant și/sau terț sustinător. Declarația se va prezenta odată cu DUAE.
Note: Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat si/sau subcontractant si/sau terț susținător) atrage respingerea acesteia ca inacceptabilă. Odată cu oferta se va depune DUAE, angajamentul ferm al terțului sustinător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, sau după caz a acordului de subcontractare și/sau a acordului de asociere. Documentele ce demonstreaza situația personală a ofertantului se vor prezenta în copie lizibilă semnată de ofertant cu mențiunea “conform cu originalul” la solicitarea autorității contractante, după aplicarea criteriului de atribuire, doar de către ofertantul clasat pe locul I.
Cerința 1: Certificat constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului. Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condiţiile legii din ţara de rezidenţă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situaţiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activităţile care fac obiectul contractului. Cerința se aplică inclusiv pentru asociati si/sau subcontractanti care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.
Modalitate de indeplinire: Completare DUAE în conformitate cu prev. art. 193 alin. 1 din Legea nr. 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare. Documentul justificativ este certificatul constatator (original/copie lizibila ce poartă mențiunea conform cu originalul/forma electronică) emis de Registrul Național al Registrului Comerțului sau, pentru persoanele juridice străine, documente echivalente, emise în conformitate cu legislatia aplicabilă in țara de rezidență, prin care se dovedește forma de înregistrare ca persoana fizică/juridică. Certificatul ONRC/documentele echivalente emise în țara de rezidență, vor fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile; certificatul/certificatele trebuie sa fie reale/valabile la momentul prezentării. Operatorul economic trebuie sa aibă în obiectul de activitate autorizat, principal sau secundar, corespondent al obiectului prezentului contract. Informațiile cuprinse în certificatul constatator trebuie sa fie reale/ valabile la momentul prezentarii acestuia. În cazul unei asocieri de operatori economici, fiecare dintre membrii asocierii trebuie sa prezinte acest document pentru partea de contract pe care o va implementa.
Cerința 2: Operatorii economici ce depun oferta trebuie să facă dovada că dețin autorizație/autorizații de funcționare emise de Arhivele Naționale pentru activitățile de: prelucrare arhivistică, legătorie, păstrare și conservare a documentelor, conform art. 19 alin. (1) din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996.
Modalitate de îndeplinire: Completare DUAE in conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice. Autorizația/Autorizațiile vor fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, de către ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile; Autorizația/Autorizațiile trebuie să fie valabile la momentul depunerii ofertei. Dacă autorizațiile expiră ca valabilitate în perioada contractului de servicii, ofertanții vor depune o declarație prin care se angajează să își reînnoiască autorizațiile, astfel încât serviciile de arhivistică sa fie prestate în condiţiile legii, în vederea îndeplinirii contractului de achizitie publică.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertantii trebuie să facă dovada că au prestat în ultimii 3 ani (împliniți la data limită stabilită pentru depunerea ofertelor), la nivelul unuia sau mai multor contracte, servicii similare cu obiectul contractului, respectiv servicii de realizare arhivă, a căror valoare cumulată este de 800.000 lei fără TVA, cu indicarea valorilor, datelor și a beneficiarilor publici sau privați.
Proportia de subcontractare1. În cazul în care mai mulți operatori economici participă în comun la procedura de atribuire, îndeplinirea criteriilor privind capacitatea economică și financiară și/sau capacitatea tehnică și profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului, iar autoritatea contractantă solicită ca aceștia să răspundă în mod solidar pentru executarea contractului de achiziție publică.2. Ofertantul are obligatia de a preciza partea / partile din contract pe care urmeaza sa le subcontracteze si datele de recunoastere ale subcontractantilor propusi, daca se cunosc la momentul depunerii ofertei. Subcontractanții pe a căror capacități se bazează ofertantul vor completa la rândul lor un DUAE separat, incluzând informațiile referitoare la situațiile de excludere astfel cum acestea sunt menționate la art.164, 165 și 167 din Legea nr.98/2016 precum și cele care prezintă relevanță din perspectiva capacităților pe care se bazează ofertantul. Dacă prin subcontractant nu se îndeplinește o cerință de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrării neîncadrării în motivele de excludere. Autoritatea contractantă poate respinge subcontractantul propus dacă acesta nu îndeplinește cerințele de calificare privind capacitatea sau se încadrează printre motive de excludere și solicita candidatului/ ofertantului o singură dată – înlocuirea acestuia și prezentarea unui alt subcontractant. 3. În cazul în care operatorul economic își demonstrează capacitatea tehnică și profesională invocând susținerea acordată în conformitate cu prevederile art. 182 alin (1) si (2) din Legea 98/2016 privind achizițiile publice, de către unul sau mai mulți terți, atunci operatorul economic are obligația de a dovedi autorității contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament de susținere în acest sens din partea terțului/terților. Terțul/terții susținător/susținători răspunde/răspund împreună cu operatorul economic, în mod solidar, pentru prestarea contractului.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Pentru îndeplinirea cerinței ofertantul va prezenta, ca dovadă preliminară, DUAE completat în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. La nivelul DUAE, trebuie precizate informații: numărul și data contractului, beneficiarul acestuia, data și numărul documentului de recepție/proces verbal de predare-primire/recomandări/certificate constatatoare/ orice tip de document emis sau contrasemnat de o autoritate sau de clientul beneficiar privat, precum și ponderea și/sau activitățile pentru care a fost responsabil, împreună cu valoarea acestora, fără TVA. Doar ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile, va face dovada îndeplinirii cerinței, la solicitarea autorității contractante, prin prezentarea documentelor justificative, cum ar fi: copii ale contractelor sau ale unor părți relevante ale acestora pe care le-au îndeplinit însoțite de proces verbal de predare-primire/ recomandări /procese-verbale de recepție/ certificate constatatoare/ orice tip de document emis sau contrasemnat de o autoritate sau de clientul beneficiar privat.
1. În cazul depunerii unei oferte comune, se va completa și prezenta DUAE inclusiv de către asociați, în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Odată cu DUAE se va depune și acordul de asociere. Pentru demonstrarea îndeplinirii cerinței doar ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire, va prezenta propriile documente de calificare deoarece criteriile de calificare referitoare la situația personală a ofertantului, trebuie respectate de fiecare asociat în parte, iar criteriile de calificare referitoare la capacitatea de exercitate a activității profesionale trebuie respectate de fiecare asociat în parte pentru partea din contract pe care o realizează. Documentele justificative care probează cele asumate prin acord vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile. Capacitatea tehnică și profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor asocierii.2. Ofertantul va completa DUAE în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Odată cu DUAE se va prezenta și acordul/acordurile de subcontractare. Documentele justificative care probează cele asumate în acord vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile.3. Terțul/terții va/vor completa DUAE în conformitate cu prev. art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, la care se atașează și angajamentul de susținere ferm al terțului susținător/angajamente ferme ale terților susținători din care trebuie să rezulte modul efectiv în care terțul/terții susținători va/vor asigura îndeplinirea angajamentului. Prin semnarea angajamentului de susținere terțul/terții susținător/susținători răspunde/răspund pentru prejudiciile cauzate autorității contractante ca urmare a nerespectării obligațiilor prevăzute în angajament, autoritatea contractantă având posibilitatea de acțiune directă împotriva terțului/terților susținător/susținători. Documentele justificative care probează cele asumate prin angajament vor fi solicitate doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile.

Garantia de participare emisa in alta limba decat lb.romana va fi insotita de traducerea autorizata. 2: Vizualizare documente semnate electronic: Pentru deschiderea fisierelor semnate electronic puteti utiliza gratuit aplicatia EasySign pusa la dispozitie de Trans Sped. Puteti descarca aceasta aplicatie de la urmatoarea adresa: http://www.easysign.ro/files/applications/easysign_2_setup.zip. Urmati apoi instructiunile: Instalarea aplicatiei software: a.Se dezarhiveaza si se instaleaza aplicatia EasySign. b. Este necesar ca actiunea sa fie realizata de un administrator al sistemului. c. Pentru instalarea si functionarea corecta este necesar a se fi instalat anterior pe sistemul informatic in cauza, pachetul .NET Framework versiune 2.0.II. Verificarea validitatii semnaturii electronice si deschiderea / salvarea documentului original: d.Se apasa “Enter” sau se da “dublu click” pe fisierul semnat electronic, pentru a-l deschide cu aplicatia EasySign sau e.Se deschide aplicatia EasySign, se alege din rubrica “Semnare & Criptare” optiunea “Verifica semnatura” si se selecteaza documentul care se doreste a fi deschis/verificat la rubrica “D. semnat” din fereastra care se va deschide. f.In fereastra aparuta se poate verifica validitatea semnaturii electronice si se poate apasa butonul “Salveaza” pentru a salva local documentul original. g. Dupa salvarea documentului original,acesta se poate vizualiza pe statia de lucru.Daca nu doriti sa mai realizati alta activitate privind fisierul deschis, se poate inchide aplicatia EasySign.3.Intreaga documentatie de atribuire este disponibila in SEAP (www.e-licitatie.ro). Pentru a putea participa la prezenta procedura,operatorii economici interesati vor fi inregistrati in SEAP si vor achita, dupa caz, taxele necesare stipulate pe www.elicitatie.ro. Operatorii economici care descarca prezenta documentatie de atribuire direct din atasamentul la anuntul de participare publicat in SEAP au obligatia de a urmari, in SEAP, răspunsul consolidat publicat de autoritatea contractantă ca urmare a unor solicitari de clarificari cerute de operatorii economici interesați de anunțul de participare. Ofertantii nerezidenti vor prezenta traduceri autorizate in limba romana ale tuturor documentelor solicitate in prezenta documentatie de atribuire .FISIERELE CARE VOR FI INCARCATE IN SEAP DE CATRE OFERTANTI, VOR FI SEMNATE CU SEMNATURA ELECTRONICA EXTINSA A REPREZENTANTULUI LEGAL/IMPUTERNICIT (se va prezenta imputernicirea) AL OPERATORULUI ECONOMIC, IN FUNCTIE DE CALITATEA ACESTUIA ASOCIAT/ TERT/SUBCONTRACTANT.NEDEPUNEREA DUAE ODATA CU OFERTA (INCLUSIV PENTRU ASOCIAT/TERT SUSTINATOR) ATRAGE RESPINGEREA ACESTEIA CA INACCEPTABILA CONFORM ART. 137 ALIN. (2), LIT. B) DIN HG NR/395/2016. ODATA CU OFERTA, se va depune DUAE,ANGAJAMENTUL FERM AL TERTULUI SUSTINATOR DIN CARE REZULTA MODUL EVEFCTIV IN CARE SE VA MATERIALIZA SUSTINEREA ACESTUIA, SAU DUPA CAZ A ACORDUL DE SUBCONTRACTARE SI/SAU A ACORDULUI DE ASOCIERE.
Autoritatea contractanta are dreptul de a se adresa inclusiv beneficiarului final al serviciilor care fac obiectul contractului prezentat drept experienta similara, pentru confirmarea celor prezentate de ofertant. RISCUL ELABORARII SI DEPUNERII OFERTELOR IN SEAP APARTINE OFERTANTILOR.