Scanarea documentelor și introducerea de metadate

Scurtă descriere

Scanarea documentelor și introducerea de metadate în cadrul proiectului „Accesul direct al cetățeanului la serviciile socio-medicale ale Municipiului Baia Mare”, cod SIPOCA 838/ cod MySMIS 136164: Servicii de scanare a documentelor din arhiva fizică și introducerea de metadate pentru acestea, echipamente de scanare si stocare date si soluție informatică pentru managementul arhivei
Valoarea totală estimată 1.349.400,00 lei fără TVA, din care:
A Servicii retrodigitizare arhiva: 1.080.000,00 lei fără TVA;
B Soluție informatică pentru managmentul arhivei: 216.000,00 lei fără TVA;
C Echipamente pentru retrodigitizarea arhivei: 53.400,00 lei fără TVA.
Se vor putea solicita clarificări cu cel mult 20 zile anterior datei limita de depunere oferte.
Autoritatea contractantă va răspunde solicitărilor la clarificări în a 11-a zi înaintea datei limită de depunere oferte.

Descrierea achiziției publice

Servicii de retrodigitizare pentru proiectul "Accesul direct al cetățeanului la serviciile socio-medicale ale Municipiului Baia Mare " cod SMIS 136164.
Achiziția acestor servicii presupune Servicii de scanare a documentelor din arhiva fizică și introducerea de metadate pentru acestea, echipamente de scanare și stocare date și soluție informatică pentru managementul arhivei.
Vor fi achiziționate servicii de scanare a arhivei fizice, pentru documente cu o vechime de maxim 10 ani, aflate în termenul de păstrare și care au termen de păstrare de peste 4 ani. Vor fi retrodigitizate 1.800.000 pagini. Copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și a identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte. Metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi importate în soluția informatică și administrate prin interfața acesteia. Va fi furnizat un sistem informatic pentru managementul arhivei, cu licența perpetua sau open-source, care funcționează conform legislației naționale în domeniul arhivării, respectiv Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 - Republicată.
Soluția informatică va asigura desfășurarea proceselor de administrare arhivistică a documentelor. Soluția va trebui să fie integrată cu sistemul informatic de management de documente utilizat în cadrul Primăriei Municipiului Baia Mare.
Echipamentul de scanare achiziționat va permite continuarea digitizării arhivei. Documentele noi produse în cadrul instituției vor fi scanate cu ajutorul acestor echipamente și vor fi adăugate în arhiva electronică, alături de cele 1.800.000 de pagini scanate în cadrul proiectului. Astfel se asigură continuitatea efortului de digitizare și utilizare a serviciilor electronice și după încheierea proiectului, fără a regresa la utilizarea permanentă a arhivei fizice și a serviciilor la ghișeu.
Valoarea totală estimată: 1.349.400,00 lei fără TVA, astfel:
A Servicii retrodigitizare arhiva: 1.080.000,00 lei fără TVA;
B Soluție informatica pentru managmentul arhivei: 216.000,00 lei fără TVA;
C Echipamente pentru retrodigitizarea arhivei: 53.400,00 lei fără TVA.
Specificațiile tehnice și cerințele minime sunt conform prevederilor caietului de sarcini.

Informații despre fondurile Uniunii Europene

Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Axa prioritară 2: Incluziunea socială și combaterea sărăciei, Apelul de proiecte: Cod apel: POCA/661/2/1/Introducerea de sisteme si standarde comune în administratia publica locala ce optimizeaza procesele orientate catre beneficiari în concordanță cu SCAP

Informații suplimentare

Se vor putea solicita clarificari cu cel mult 20 zile anterior datei limita de depunere oferte.
Autoritatea contractantă va răspunde solicitărilor la clarificări în a 11-a zi înaintea datei limită de depunere oferte.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerința nr. 1
Ofertanții, ofertanții asociați, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative actualizate la momentul depunerii acestora, care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I după aplicarea criteriului de atribuire.
Aceste documente vor fi:
1. certificate constatatoare pentru sediul principal privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declaraţie pe propria răspundere privind îndeplinirea obligaţiilor de plată a impozitelor, taxelor sau contribuţiilor la bugetul general consolidat datorate;
2. cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC / actul constitutiv;
3. după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice.
Persoanele juridice străine, vor prezenta documente echivalente, emise în conformitate cu legislația aplicabilă în țara de rezidență. Documentele vor fi prezentate în traducere în limba română. Traducerile vor fi semnate și ștampilate pe fiecare pagină de către traducătorul autorizat.
Cerința nr. 2
Ofertanții, ofertanții asociați, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 60 din Legea nr. 98/2016.
Se va completa declarația privind neîncadrarea în situațiile prevăzute la art. 60 alin. (1) din Legea nr. 98/2006 privind achizițiile publice: Formularul nr. 1 se va completa de ofertant, de ofertanții asociați, de terți susținători și de subcontractanți.
Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante implicate în procedura de achiziție publică sunt:
1. Cătălin Cherecheș - Primarul Municipiului Baia Mare;
2. Ioan Doru Dăncuș - Viceprimar;
3. Istvan Zsolt Pap – Viceprimar;
4. Lia Augustina Mureşan - Secretar General;
5. Carmen Ecaterina Pop - Director executiv Direcţia Economică;
6. Ioana Băban - Director executiv adjunct, Direcţia Gestiune Bugetară;
7. Angela Amalia Vasc – Șef Serviciul Financiar Contabil;
8. Rodica Bozga - Șef Serviciul Buget Public;
9. Raluca Solomon - Șef Serviciul Monitorizare Bugete și Execuție Bugetară;
10. Cameliu Gligan - Director General, Direcţia Generală Administrație Publică;
11. Mircea Niculae - Director executiv Direcţia Juridică;
12. Nicoleta Mitre - Șef Serviciul Juridic;
13. Cornelia Luca - Director General, Direcţia Generală Dezvoltare Publică;
14. Ramona Bodzer - Director executiv Direcţia Achiziţii;
15. Radu Bolchiș - Director executiv Direcția Proiecte;
16. Oana Ilieș - Şef Serviciul Managementul Proiectelor;
17. Andrada Opriș – Manager proiect - Șef Serviciul Achiziții Publice;
18. Andrei Brezoszki - Expert digitizare – Inspector principal Biroul Implementare Proiecte;
19. Marcel Cionte - Expert IT – Inspector superior Biroul Tehnologia Informației;
20. Anamaria Porumb – Responsabil financiar – Inspector superior Serviciul Buget Public;
21. Mirela Pop - Asistent manager – Consilier superior DAS;
22. Maria Pop - Expert digitizare – Consilier juridic superior DAS.
Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului, respectiv partea din contract pe care urmează să o realizeze (asociat/subcontractant/terț, după caz).
Modalitate prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative actualizate, care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I după aplicarea criteriului de atribuire. Informațiile cuprinse în Certificatul constatator trebuie să fie reale/actuale la momentul depunerii acestuia. Pentru persoane juridice/fizice străine se vor prezenta documente echivalente emise în țara de rezidență; documentele vor fi prezentate în traducere în limba română. Traducerile vor fi semnate și ștampilate pe fiecare pagină de către traducătorul autorizat.
Precizări:
În cazul unei oferte depuse în asociere, fiecare asociat trebuie să depună documentele necesare pentru demonstrarea faptului că este autorizat să desfășoare partea sa din contract.
Cerința se aplică inclusiv pentru subcontractanți care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertantul trebuie să demostreze că a prestat în ultimii 3 ani, servicii similare la nivelul unui contract – mai multor contracte, în valoare cumulată de cel puţin 500.000,00 lei, fără TVA.Prin servicii similare se înțelege servicii de aceeași natură și complexitate sau superioare din punctul de vedere al complexității și scopului contractului, astfel: servicii de arhivare electronică și/sau computerizată.Serviciile trebuie să fi fost prestate, în ultimii 3 ani, calculaţi prin raportarea la data limită de depunere a ofertelor. Limita inferioară a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerinţa pentru toţi operatorii care au prezentat dovada finalizării contractului de experienţă similară în intervalul de timp nou rezultat. Astfel, dacă se decalează termenul de depunere al ofertelor, se va extinde corespunzător (cu zilele de decalare) și perioada aferentă experienței similare.În cazul în care Ofertantul este o asociere de Operatori Economici, cerința minimă privind experiența similară poate fi îndeplinită de toți membrii asocierii, respectiv îndeplinirea cerinței se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului. În acest caz, toți membrii asocierii răspund în mod solidar pentru executarea contractului.
Proportia de subcontractareÎn cazul în care ofertantul intenţionează să subcontracteze o parte din contract, acesta va include informațiile cu privire la subcontractanți în DUAE, va declara identitatea subcontractanţilor, partea lor de implicare în contract, ponderea, activitățile de care vor fi responsabili, numărul și data acordului de subcontractare.
Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calitatiiOfertantul trebuie să facă dovada implementării unui sistem de management al calităţii în conformitate cu SR EN ISO 9001 sau echivalent, pentru activitatea principală care face obiectul contractului de achiziție publică.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Completare DUAE.La nivelul DUAE trebuie precizate următoarele informații: numărul şi data contractului invocat drept experienţă similară, beneficiarul acestuia şi datele sale de contact, data şi numărul documentului de recepţie, precum şi ponderea şi/sau activităţile pentru care a fost responsabil, împreună cu valoarea acestora, fără TVA.Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE sunt certificate/ documente, emise sau contrasemnate de o autoritate sau de clientul privat beneficiar (ex.: PV de recepţie/ certificate constatatoare/ recomandări, etc. care vor conţine valori ale serviciilor prestate, perioada şi locul serviciilor accesorii prestate, modul de îndeplinire a obligaţiilor, beneficiari, indiferent dacă aceştia sunt autorităţi contractante sau clienţi privaţi).Documentele prin care se confirmă prestarea de servicii similare, respectiv certificate/ documente emise sau contrasemnate de către clientul beneficiar public său privat care să conțină informații din care să rezulte faptul că au fost efectuate în conformitate cu obligaţiile contractuale, urmează să fie prezentate obligatoriu, la solicitarea autorităţii contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I după aplicarea criteriului de atribuire.Pentru evaluarea îndeplinirii criteriilor referitoare la experienţa similară se va utiliza cursul de referinţă dintre leu şi monedă ţării de origine a ofertantului stabilit de Banca Naţională a României. Conversia leu-valută se va face prin raportare la cursul mediu anual comunicat de BNR aferent fiecărui an în parte (2019-2021).
Completare DUAE cu următoarele informații: identitatea subcontractanţilor, partea lor de implicare în contract, ponderea, activitățile de care vor fi responsabili, numărul și data acordului de subcontractare.În cazul în care ofertantul utilizează capacitățile subcontractantului/ subcontractanților pentru a îndeplini criteriile de calificare, se va prezenta câte un formular DUAE separat pentru fiecare dintre respectivii subcontractanți, completat și semnat în mod corespunzător de către fiecare dintre aceștia. Subcontractanții precizează în DUAE informațiile aferente criteriilor de calificare pe care le îndeplinesc menționând numărul și data contractului/acordului de subcontractare pentru partea propusă pentru subcontractare/ partea lor de implicare în contract, ponderea, activitatile de care vor fi responsabili. Dacă prin subcontractant nu se îndeplinește o cerință de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrării neîncadrării în motivele de excludere. Documentele justificative actualizate, care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmeaza sa fie prezentate obligatoriu, la solicitarea autoritatii contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I după aplicarea criteriului de atribuire. Odată cu depunerea DUAE se va prezenta și acordul de subcontractare – Formularul nr. 3, asumat de ambele părți, înregistrat și datat.Informaţii suplimentare:1. Asociatul/asociaţii vor prezenta aceleași documente solicitate la cap III.1.1-3 ca și liderul de asociere, cu mențiunea că cerințele privind capacitatea tehnică și profesională vor fi îndeplinite prin cumul de grupul de asociați. Totodată, se va prezenta acordul de asociere - Formularul nr. 2 din care să rezulte cine este liderul asocierii precum și detalierea obligațiilor fiecărui membru al asocierii, inclusiv cele legate de semnarea documentelor ofertei și procentul care revine fiecăruia, precum și precizarea clară că toți membri grupului vor răspunde în mod solidar pentru executarea contractului.2. Tertul sustinator poate să susțină capacitatea tehnică și/sau profesională a ofertantului. În acest caz, ofertantul trebuie să dovedească susţinerea de care beneficiază prin prezentarea unui "angajament ferm" al persoanei respective prin care confirmă că pune la dispoziţia ofertantului resursele tehnice şi profesionale invocate. Persoana care asigura susţinerea tehnică şi sau profesională (terţul susţinător) nu trebuie să se afle în situaţia care determină excluderea din procedura de atribuire.Se va prezenta DUAE în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. Odată cu depunerea DUAE se va prezenta și angajamentul ferm al terțului susținător (împreună cu documentele anexe la angajament, transmise ofertanților de către terț/terții susținători, din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia/ acestora).Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate în DUAE urmează a fi prezentate obligatoriu, la solicitarea autorităţii contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I după aplicarea criteriului de atribuire.Precizare:Completarea și prezentarea inițială a DUAE este obligatorie, atât de către ofertanți, cât și de către asociați/subcontractanți/terți susținători (dacă este cazul).
Completare DUAE. La nivelul DUAE se vor completa informații privind documentul/documentele justificative care probează îndeplinirea cerinței. Documentele justificative actualizate care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE sunt: un certificat emis de un organism de certificare sau alte documente care probează în mod concludent îndeplinirea cerinţei, spre exemplu: raport de audit privind certificarea, proceduri/ manuale de calitate, activitate procedurală, etc., similare cu cele prevăzute drept condiţie pentru obţinerea unei certificări SR EN ISO 9001. Documentele justificative actualizate care probează îndeplinirea celor asumate în DUAE urmează a fi prezentate obligatoriu, la solicitarea autorităţii contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I după aplicarea criteriului de atribuire. În cazul unei asocieri, fiecare dintre asociaţi va prezenta un astfel de certificat sau alte documente doveditoare pentru partea sa de implicare în contract. Documentele vor fi prezentate în copie lizibilă "conform cu originalul", valabile la data prezentării acestora.Ofertanții străini vor prezenta documentul în traducere autorizată în limba română.Cerința privind certificarea ISO 9001 sau echivalent nu poate fi îndeplinită prin intermediul unei alte persoane (terțul susținător).

Operatorii economici vor accesa DUAE în vederea completării, prin intermediul SEAP/SICAP, în format.xml din cadrul licitatiei deschise.
Criteriul de atribuire a contractului este “cel mai bun raport calitate-preţ”.
Precizări suplimentare cu privire la determinarea ofertei câștigătoare:
1. Clasamentul pe baza căruia se stabilește oferta câștigătoare se întocmește în ordinea descrescătoare a punctajelor, oferta câștigătoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare punctaj în urma aplicării criteriului de atribuire.
2. În situația în care, după aplicarea algoritmului de calcul, punctajul rezultat al ofertelor (clasate pe primul loc) este egal, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora.
3. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractanta va solicita ofertanților respectivi o nouă propunere financiară, caz în care contractul de servicii va fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are prețul cel mai scăzut.
Pentru vizualizarea documentației de atribuire încărcate în SEAP, este necesar ca operatorii economici să dețină/instaleze pe stația de lucru, aplicația care permite verificarea semnăturii electronice și vizualizarea documentelor semnate electronic (disponibile pe site-urile furnizorilor de semnătură electronică).
Pentru transmiterea solicitărilor de clarificări privind documentația de atribuire, operatorii economici se vor înregistra în SEAP (www.e-licitatie.ro) ca operator economic conform prevederilor art.5 alin.(1) din H.G. nr.395/2016 și vor transmite solicitările prin intermediul aplicației având în vedere termenele de răspuns ale autorității contractante prevăzute în documentația de atribuire.
Deoarece procedura este online, corespondența cu ofertanții va avea loc prin intermediul S.E.A.P., atasat la anunțul de participare atât eventualele solicitări de clarificări, cât și răspunsul ofertantului.
Toate documentele ofertei vor fi semnate electronic de reprezentantul legal/imputernicitul acestuia cu conditia prezentarii actului de imputernicire cu privire la acest lucru.
In cazul documentelor depuse de un eventual subcontractant la oferta, acestea vor fi semnate electronic sau de reprezentantul legal al subcontractantului declarat sau de un imputernicit desemnat de subcontractant prin actul de imputernicire cu privire la semnarea electronică a acestora.
In cazul unei oferte depuse in asociere, documentele vor fi semnate electronic fie de reprezentanții legali ai fiecărui operator economic care face parte din asociere, fie de împuternicitul unuia dintre operatorii economici participanți la asociere cu condiția ca acesta să dețină împuternicire în acest sens.
Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.
Referitor la Documentele însoțitoare ofertei, autoritatea contractantă face următoarea observație: potrivit prevederilor art. 123 alin. (4) din HG 395/2016 “prin excepţie de la prevederile alin. (2), autoritatea contractantă are dreptul să solicite în original orice document cu regim special a cărui valabilitate este condiţionată de prezentarea în această formă”.
! Se va avea în vedere încărcarea tuturor documentelor aferente documentației transmise, semnate cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Conform art. 4 din Legea nr. 101/2016. Termen depunere contestație 10 zile, conform art. 8 alin. (1) lit a) din Legea nr. 101/2016, cu modificările și completările ulterioare.

Titlu

Scanarea documentelor și introducerea de metadate în cadrul proiectului „Accesul direct al cetățeanului la serviciile socio-medicale ale Municipiului Baia Mare"