SERVICII DE ARHIVARE ELECTRONICA SI RETRO-DIGITALIZARE (REALIZARE ARHIVA DIGITALA)

Scurtă descriere

Achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea dosarelor beneficiarilor Legii nr. 341/2004 cu
modificările și completările ulterioare (OUG. nr.95/2014) și Legii nr.42/1990 din arhivă fizică, în arhivă electronică. Astfel, se va crea o
arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.
Descriere Generală
-Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a
documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în
cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va
duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi
va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care
mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retrodigitalizate
in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu
prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor
Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.
-Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în
format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a
documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică
de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul
SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a
arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract.
Descrierea serviciilor pe etape
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare
computerizată:
Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori)
pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante;
Etapa 2. pregătirea documentelor pentru scanare;
Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în
aplicaţia beneficiarului;
Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii,
etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;
Etapa 5.livrarea datelor electronice (materiale-rezultat);
Etapa 6. instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date creată.
Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 18
SSRML va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 11-a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor.

Locul principal sau locul de desfășurare

SERVICII DE ARHIVARE ELECTRONICA SI RETRO-DIGITALIZARE (REALIZARE ARHIVA DIGITALA) SE VOR REALIZA LA SEDIUL
INSTITUTIEI- Secretariatul de Stat pentru Recunoaşterea Meritelor Luptătorilor Împotriva Regimului Comunist Instaurat în România
în perioada 1945-1989, CONFORM CAIETULUI DE SARCINI

Descrierea achiziției publice

Descriere Generală
-Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a
documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în
cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va
duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi
va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care
mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retrodigitalizate
in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu
prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor
Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.
-Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în
format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a
documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică
de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul
SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a
arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract. Descrierea serviciilor pe etape
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare
computerizată:
Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori)
pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante;
Etapa 2. pregătirea documentelor pentru scanare;
Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în
aplicaţia beneficiarului;
Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii,
etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;
Etapa 5.livrarea datelor electronice (materiale-rezultat);
Etapa 6. instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date creată.
Numărul dosarelor ce urmează a fi digitalizate a fost estimat volumetric la 370 metri liniari dosare, acestea fiind organizate în unităţi
arhivistice (legate în coperţi de carton).
Se estimează că :
-arhiva într-un procent de 80% este compusă din documente prelucrate arhivistic (documente legate în dosare de carton de
către o firma specializată) și un procent de 20% este compusă din documente care nu sunt prelucrate arhivistic (documentele fiind
puse în dosare plic / cu șină).
-un procent de aproximativ 15% din dosare conțin și alte tipuri de documente atașate (cărți, cd/uri, casete audio/video, ziare, etc).
-din totalul dosarelor, o mică parte sunt documente vechi cu un grad mare de uzură (o pondere de până 15% din volumul total
estimat), iar restul sunt documente în stare bună.
Nu se poate aprecia cu exactitate numărul de file inscripţionate faţă verso sau numărul de file diferite de A4, dar s-a estimat că un
procent de aproximativ 18%, sunt file mai mici de A4, (copii carti de identitate, adeverințe, fotografii, etc) și aproximativ 2%, sunt
mai mari de A4

Informații suplimentare

Finanţarea sericiilor se va face de la bugetul de stat, prin bugetul anual al SSRML aprobat cu această destinație conform art.4 alin.(3)
şi (6) din Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările şi completările ulterioare:“(3) Angajarea cheltuielilor din
bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) se face numai în limita creditelor de angajament și în scopurile pentru care au fost aprobate.
(6) În vederea realizării acțiunilor anuale și multianuale, ordonatorii de credite încheie angajamente legale, în limita creditelor de
angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv.”
Procentul minim de lucrari/servicii care urmeaza sa fie atribuite de concesionar unor terti (dupa caz)

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Motive de excludere a ofertantului
-Ofertantul NU trebuie să se incadreze în situaţiile prevazute la art.164 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu
modificările şi completările ulterioare;
-Ofertantul NU trebuie să se incadreze în situaţiile prevazute la art.165 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice , cu
modificările şi completările ulterioare;
-Ofertantul NU trebuie să se încadreze în situaţiile prevazute la art.167 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu
modificările şi completările ulterioare;
-Ofertantul NU trebuie să se încadreze în situaţiile prevazute la art.60 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările
şi completările ulterioare;
Atenționări speciale:
-Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/terț susținător/ subcontractant) atrage respingerea acesteia ca
inacceptabilă.
-Se vor depune, odata cu DUAE, următoarele documente :
-acordul de subcontractare, după caz;
-acordul de asociere, după caz;
-declarația pe proprie răspundere privind neîncadrarea în situațiile potențial generatoare de conflict de interese prevăzute la
art.58–63 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
-Valoarea totală a ofertei nu trebuie să depășească valoarea estimată a contractului, în caz contrar oferta va fi considerată
inacceptabilă.
-Lipsa tuturor informaţiilor solicitate prin caietul de sarcini/documentaţia de atribuire duce la descalificarea ofertelor tehnice ca
neconforme.
-certificat de atestare fiscala eliberat de ANAF privind plata sumelor datorate bugetului de Stat si bugetelor Sociale, din care sa
ateste lipsa datoriilor restante la momentul depunerii acestuia;
-certificat fiscal privind plata taxelor si impozitelor la bugetul de Stat, din care sa ateste lipsa datoriilor restante la momentul
depunerii acestuia;
-cazierul judiciar al operatorului economic.
Persoanele din cadrul Autorităţii contractante - SECRETARIATUL DE STAT PENTRU RECUNOAŞTEREA MERITELOR LUPTĂTORILOR
ÎMPOTRIVA REGIMULUI COMUNIST INSTAURAT ÎN ROMÂNIA ÎN PERIOADA 1945-1989 – (SSRML) cu funcţie de decizie referitoare
la organizarea, derularea şi finalizarea prezentei proceduri de atribuire, conform prevederilor art. 58-63, din Legea nr. 98/2016, sunt:
1.LEULESCU IRINA – Secretar de stat – ordonator principal de credite;
2.PICEAVA ATHENA STERIANA – Secretar general – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022 privind
întocmirea caietului de sarcini;
3.DRĂGHICI SORINA OPRICA – Sef Serviciu Economic – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022 privind
întocmirea caietului de sarcini;
4.TUDOR MONICA – Şef Serviciu Juridic;
5.CONSTANTINESCU IONUŢ – coordonator Serviciul pentru Revoluţionari – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului
nr. 25/2022 privind întocmirea caietului de sarcini;
6.POPOAIA IOAN – Inspector de specialitate I – responsabil achiziţii publice;
7.MARANDA DAN OCTAVIAN – Inspector de specialitate IA – coordonator grup de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022
privind întocmirea caietului de sarcini;
8.DINCU COSMIN – Inspector de specialitate IA – membru comisia de recepţie a ofertelor;
9.SARGHE EUGENIA – Inspector de specialitate IA – membru comisia de recepţie a ofertelor;
In conformitate cu Art.173 din Legea 98/2016 operatorii economici care depun oferta trebuie sa demonstreze ca detin capacitatea
de exercitare a activitatii profesionale respectiv o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta din care sa reiasa ca
operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla intr-o situatie de anulare a cosnstituirii si ca are capacitatea profesionala de a
realiza activitatile care fac obiectul contractului.
Modalitatea de indeplinire a cerintei: Se va completa DUAE de catre operatorii participanti la procedura de atribuire pana la
termenul limita de depunere a ofertelor,vor prezenta DUAE atasat documentatiei de atribuire completat de fiecare entitate
participanta in parte (ofertant, asociat, tert, sustinator, subcontractant).

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatPentru a-și demonstra capacitatea tehnică și/sau profesională în funcție de experiență și pentru a evita riscul de neîndeplinire acontractului din cauza lipsei capacității tehnice și profesionale, se solicită din partea ofertantului demonstrarea faptului că dispunede experiență similară în domeniu, respectiv prestarea unor servicii similare în ultimii 3 ani.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Ofertanții vor prezenta o lista a principalelor servicii prestate in ultimii 3 ani, calculați prin raportare la data limita de depunere aofertelor din care să rezulte că prestatorul are experiență în prestarea de servicii de arhivare computerizată.

Ofertantul va elabora oferta in conformitate cu prevederile din documentatia de atribuire.Oferta are caracter obligatoriu, din punctul de vedere al continutului, pe toata perioada de valabilitate stabilita de catre autoritatea contractanta si asumata de ofertant. Comisia de evaluare are obligatia de a stabili oferta câstigatoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicarii criteriului pentru atribuirea contractului de achizitie publica. Înainte de atribuirea contractului, autoritatea contractanta solicita ofertantului clasat pe primul loc, dupa aplicarea criteriului de atribuire, sa prezinte documente justificative actualizate prin care sa demonstreze indeplinirea tuturor criteriilor de calificare, in conformitate cu informatiile cuprinse în DUAE. Orice comunicare, solicitare, informare si altele asemenea vor fi încarcate în SEAP si vor fi semnate cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în conditiile legii. Contractul va fi valabil de la data semnării pe o perioadă de 6 luni, dar nu mai mult decât 31.12.2022 . În condițiile în care perioada de implementare a proiectului se va prelungi pe baza de act adițional la contractul de finanțare, prezentul contract se poate prelungi, fără modificarea valorii acestuia. Autoritatea contractantă a depus eforturi pentru stabilirea cu acuratețe a cantităților de material-rezultat și a caracteristicilor fizice și de conținut ale materialelor sursă pentru fiecare structură beneficiară. Totuși, se va lua în considerare existența unor diferențe, existând posibilitatea de compensare a cantităților între structurile beneficiare. Prețurile unitare ofertate sunt ferme și nu pot fi ajustate. Plata se va face pentru cantitățile real executate. si receptionate fara obiectiuni. Orice drepturi legate de acestea, inclusiv drepturile de autor şi/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală obţinute în executarea sau ca urmare a prestării serviciilor, ce fac obiectul prezentului caiet de sarcini, vor fi exclusive proprietatea SSRML, care le poate utiliza, publica sau transfera, după cum consideră necesar, fără nici un fel de limitare din partea Prestatorului.Este exclusă și intră sub incidența legii penale păstrarea de copii sub orice format ale documentelor manipulate, accesate, scanate,indexate, legate, a inventarelor sau a oricărui tip de date/documente în format letric sau electronic, ce fac obiectul contractului.Caietul de sarcini este parte integrantă a documentaţiei de atribuire a contractului şi cuprinde cerinţele minimale si obligatorii pe baza cărora se elaborează, decătre fiecare operator economic, propunerea tehnică şi cea financiară. Totodată, caietul de sarcini conţine specificaţiile tehnice şi regulile de bază care trebuie respectate, astfel încât potenţialii operatori economici să elaboreze propunerea tehnică și financiară în conformitate cu necesităţile autorităţii contractante. Garanţia serviciilor, intră în prețul contractului și va fi de 12 luni de la recepţia serviciilor prin semnarea procesului verbal de receptie final, timp în care vor fi remediate toate erorile cauzate de procesul de retro-digitalizare ca rezultat al prestării serviciilor prevăzute la pct.III.2. Având în vedere numărul mare de documente ce vor fi digitalizate, există riscul ca din cauza unor erori materiale sau umane apărute în procesul de scanare, rezultatul retro-digitalizării să prezinte elemente de neconformitate ce pot fi identificate doar pe parcursul utilizării. Acestea erori se pot referi la (fără a fi excluse și alte tipuri de erori):-metadate şi indecşi atribuiţi greşit;-lipsa de imagini în documentele scanate sau imagini ilizibile;-ordine inversată a paginilor în documentele mai voluminoase;-existenţa unor pagini albe/ goale în interiorul documentelor;-fișiere inaccesibile sau corupte;-fișiere salvate greșit;-dosare legate greșit;-dosare/cutii etichetate greșit;-dosare puse în cutii greșit; În perioada de garantie, ofertantul printr-un specialist de date cu competente, va trebui să intervină pentru remedierea erorilor constatate si sesizate de beneficiar ca urmare a utilizării rezultatelor retro-digitalizării livrate de prestator, ocazie cu care se va semna câte un proces verbal de remediere a erorilor.Corectarea neconformităţilor va fi realizată în termen de 5 zile lucrătoare, dacă prin adresă nu se comunică altfel. În cazul în care Prestatorul nu va răspunde solicitărilor SSRML în perioada de garanţie, în document constatator se va face menţiunea de neîndeplinire a contractului și se vor aplica penalitatile corespunzatoare stabilite conform contractului.Lunar se vor emite facturi de plată a serviciilor prestate, iar plata acestora se va face lunar, în lei, în termen de 30 de zile de la emiterea facturii, pe baza proceselor-verbale de recepţie cantitativă şi calitativă parțiale (lunare) semnate de către ambele părţi fără obiecţiuni pentru serviciile prestate conform prezentului caiet de sarcini, în contul prestatorului deschis la unitatea Trezoreriei Statului din cadrul organului fiscal competent, prin ordin de plată.În factură se vor trece obligatoriu: tariful unitar lei/ml (metru liniar) de dosare (care include efectuarea tuturor serviciilor prevăzute la pct.III.2), numărul de ml (metru liniar) de dosare pentru care s-au efectuat servicii și numărul de înregistrare al procesului verbal de recepţie cantitativă şi calitativă parțial.Plata se va face pentru cantitățile real executate, conform preţului unitar ofertat.
Orice drepturi legate de acestea, inclusiv drepturile de autor şi/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală obţinute în executarea sau ca urmare a prestării serviciilor, ce fac obiectul prezentului caiet de sarcini, vor fi exclusive proprietatea SSRML, care le poate utiliza, publica sau transfera, după cum consideră necesar, fără nici un fel de limitare din partea Prestatorului. Este exclusă și intră sub incidența legii penale păstrarea de copii sub orice format ale documentelor manipulate, accesate, scanate,indexate, legate, a inventarelor sau a oricărui tip de date/documente în format letric sau electronic, ce fac obiectul contractului. ”Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.
Cerinţe ofertanţi: Cerința nr. 1 - Documente relevante care să dovedească forma de înregistrare Persoane juridice/fizice române; Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum şi faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Informatiile cuprinse in certificatul constatator trebuie sa fie reale/actuale la data prezentării documentului. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de ofertantului clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor Inițial se va completa şi prezenta DUAE, urmand ca documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC să fie prezentat, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Persoane juridice /fizice, străine Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum şi faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Documentele care dovedesc o formă de înregistrare vor fi prezentate în traducere autorizată în limba româna. Inițial se va completa şi prezenta DUAE, urmând ca documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv documente care dovedesc o formă de înregistrare să fie prezentată, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile. În cazul unei asocieri, fiecare asociat este obligat să prezinte aceste documente pentru partea din contract pe care o realizează. Prezenta cerință va fi indeplinită și de către terțul sustinător sau subcontractant, dacă este cazul. Cerința nr. 2 - Pentru contractele de achiziție de servicii: este necesar o anumită autorizație; Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dețină Autorizația de funcționare pentru prestarea de servicii arhivistice conform art. 19 alin. 1 din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Cerința nr. 3 - Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calităţii: operatorilor economici li se solicită prezentarea de certificări specifice care atestă respectarea de către aceștia a standardelor de asigurare a calității: Certificare ISO 9001 (sau echivalent) pe domeniul de activitate al prezentei documentatii. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire, respectiv copie a Certificării ISO 9001 (sau echivalent).