SERVICII DE ARHIVARE ELECTRONICA SI RETRO-DIGITALIZARE (REALIZARE ARHIVA DIGITALA)

SSRMLIRCR 1945-1989

Achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea dosarelor beneficiarilor Legii nr. 341/2004 cu
modificările și completările ulterioare (OUG. nr.95/2014) și Legii nr.42/1990 din arhivă fizică, în arhivă electronică. Astfel, se va crea o
arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.
Descriere Generală
-Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a
documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în
cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va
duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi
va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care
mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retrodigitalizate
in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu
prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor
Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.
-Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în
format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a
documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică
de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul
SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a
arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract.
Descrierea serviciilor pe etape
Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare
computerizată:
Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori)
pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante;
Etapa 2. pregătirea documentelor pentru scanare;
Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în
aplicaţia beneficiarului;
Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii,
etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;
Etapa 5.livrarea datelor electronice (materiale-rezultat);
Etapa 6. instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date creată.
Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 18
SSRML va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 11-a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor.

Termen limită

Termenul de primire a ofertelor a fost de 2022-07-29. Achiziția publică a fost publicată pe 2022-06-21.

Furnizori

Următorii furnizori sunt menționați în deciziile de atribuire sau în alte documente de achiziții publice:

• Digital Archiving Solutions

Cine?

• SSRMLIRCR 1945-1989

Ce?

Unde?

• Bucureşti-Ilfov › Bucureşti

Istoricul achizițiilor

Data	Document
2022-06-21	Anunţ de participare
2022-07-22	Informaţii suplimentare
2022-11-18	Anunt de atribuire

Anunţ de participare (2022-06-21)
Obiect
Domeniul de aplicare al achiziției
Titlu: Servicii de arhivare computerizată
Număr de referință: 18/3108/2022
Scurtă descriere:

Achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea dosarelor beneficiarilor Legii nr. 341/2004 cu modificările și completările ulterioare (OUG. nr.95/2014) și Legii nr.42/1990 din arhivă fizică, în arhivă electronică. Astfel, se va crea o arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent. Descriere Generală -Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retrodigitalizate in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996. -Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract. Descrierea serviciilor pe etape Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare computerizată: Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori) pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante; Etapa 2. pregătirea documentelor pentru scanare; Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în aplicaţia beneficiarului; Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii, etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic; Etapa 5.livrarea datelor electronice (materiale-rezultat); Etapa 6. instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date creată. Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 18 SSRML va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 11-a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor.

Scurtă descriere

Achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea dosarelor beneficiarilor Legii nr. 341/2004 cu

modificările și completările ulterioare (OUG. nr.95/2014) și Legii nr.42/1990 din arhivă fizică, în arhivă electronică. Astfel, se va crea o

arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.

Descriere Generală

-Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a

documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în

cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va

duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi

va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care

mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retrodigitalizate

in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu

prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor

Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.

-Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în

format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a

documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică

de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul

SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a

arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract.

Descrierea serviciilor pe etape

Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare

computerizată:

Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori)

pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante;

Etapa 2. pregătirea documentelor pentru scanare;

Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în

aplicaţia beneficiarului;

Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii,

etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;

Etapa 5.livrarea datelor electronice (materiale-rezultat);

Etapa 6. instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date creată.

Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 18

SSRML va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 11-a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor.

Metadate ale anunțului
Limba originală: română 🗣️
Tip de document: Anunţ de participare
Natura contractului: Servicii
Reglementare: Uniunea Europeană
Vocabular comun privind achizițiile publice (CPV)
Cod: Servicii de arhivare computerizată 📦
Cod CPV suplimentar: Servicii de arhivare 📦
Locul de desfășurare
Regiunea NUTS: Bucureşti 🏙️

Procedura
Tip de procedură: licitaţie deschisă
Tip de ofertă: Prezentare ofertă pentru toate loturile
Criterii de atribuire
Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic

Autoritatea contractantă
Identitate
Țara: România 🇷🇴
Tip de autoritate contractantă: Minister sau orice altă autoritate naţională sau federală
Numele autorității contractante: SSRMLIRCR 1945-1989
Adresa poștală: Strada: Piata Presei Libere, nr. 1
Cod poștal: 7000
Orașul poștal: Bucuresti
Contact
Adresă internet: http://www.sspr.gov.ro 🌏
E-mail: ionut.popoaia@gmail.com 📧
Telefon: +40 3198626/ +40 746999095 📞
Fax: +40 3198628 📠
URL al documentelor: https://e-licitatie.ro/pub/notices/c-notice/v2/view/100148878 🌏

Referință
Date
Data trimiterii: 2022-06-21 📅
Termen-limită de depunere: 2022-07-29 📅
Data publicării: 2022-06-24 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2022/S 120-340490
Număr JO-S: 120
Informații suplimentare

Finanţarea sericiilor se va face de la bugetul de stat, prin bugetul anual al SSRML aprobat cu această destinație conform art.4 alin.(3) şi (6) din Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările şi completările ulterioare:“(3) Angajarea cheltuielilor din bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) se face numai în limita creditelor de angajament și în scopurile pentru care au fost aprobate. (6) În vederea realizării acțiunilor anuale și multianuale, ordonatorii de credite încheie angajamente legale, în limita creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv.” Procentul minim de lucrari/servicii care urmeaza sa fie atribuite de concesionar unor terti (dupa caz)

Obiect
Domeniul de aplicare al achiziției
Scurtă descriere:

Achiziţia de servicii specializate de digitalizare arhivă pentru transferarea dosarelor beneficiarilor Legii nr. 341/2004 cu

modificările și completările ulterioare (OUG. nr.95/2014) și Legii nr.42/1990 din arhivă fizică, în arhivă electronică. Astfel, se va crea o

arhivă de copii digitale ale documentelor existente în arhiva instituţiei, care prezintă valoare operaţională în prezent.

Descriere Generală

-Serviciile solicitate în Caietul de sarcini sunt destinate desfăşurării în bune condiţii a activităţii de retro-digitalizare şi pregătire a

documentelor pentru preluarea în arhiva electronică, care va fi implementată ulterior, ca parte a proiectului menţionat mai sus, în

cadrul căruia autoritatea contractantă implementează activitatea de retro¬digitalizare a documentelor din arhiva proprie, ceea ce va

duce la scăderea considerabilă a timpului de aşteptare al cetăţeanului pentru furnizarea unui serviciu public eficient și de calitate şi

va elimina erorile generate de gestionarea unui număr mare de documente înregistrate exclusiv pe suport de hârtie, situaţie în care

mecanismele de verificare se bazează exclusiv pe atenţia umană. În acest context, documentele din depozitul de arhivă vor fi retrodigitalizate

in acord cu respectarea prevederilor din Legea Arhivelor Naţionale nr.16 din 2 aprilie 1996, republicată, precum şi cu

prevederile din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor

Naţionale prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996.

-Serviciul de realizare arhivă digitală a documentelor reprezintă procesul de transpunere a acestora, din format letric (hârtie) în

format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conţinutului acestora. Pentru digitalizarea proceselor de administrare a

documentelor, metadatele rezultate din indexare şi cele referitoare la copiile digitale vor fi importate ulterior în soluţia informatică

de arhivă electronică dezvoltată în cadrul Sistemul de Management al Documentelor - Documenta, existent şi operaţional în cadrul

SSRML şi administrate prin interfaţa acesteia. Extinderea sistemului de management al documentelor cu partea de integrare a

arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract.

Descrierea serviciilor pe etape

Activitatea de digitalizare a arhivei presupune parcurgerea următoarelor etape, în ordinea apariţiei lor în procesul de arhivare

computerizată:

Etapa 1. inventarierea dosarelor, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate, prin culegerea de metadate* (metadescriptori)

pentru fiecare dosar (indexare) și printarea metadatelor pe etichete autocolante;

Etapa 2. pregătirea documentelor pentru scanare;

Etapa 3. retro-digitalizare/scanare dosare din arhiva cu prelucrare electronică şi suportul privind importul datelor rezultate în

aplicaţia beneficiarului;

Etapa 4.refacerea documentelor în forma iniţială (după retro-digitalizare/scanare), etichetarea dosarelor, așezarea dosarelor în cutii,

etichetarea cutiilor şi predarea acestora în format fizic;

Etapa 5.livrarea datelor electronice (materiale-rezultat);

Etapa 6. instruire pentru aproximativ 3 persoane, cu privire la baza de date creată.

Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 18

SSRML va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare în a 11-a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor.

Valoarea totală estimată: 756302.52 RON 💰
Scurtă descriere:

arhivei electronice creată face obiectul prezentului contract. Descrierea serviciilor pe etape

Numărul dosarelor ce urmează a fi digitalizate a fost estimat volumetric la 370 metri liniari dosare, acestea fiind organizate în unităţi

arhivistice (legate în coperţi de carton).

Se estimează că :

-arhiva într-un procent de 80% este compusă din documente prelucrate arhivistic (documente legate în dosare de carton de

către o firma specializată) și un procent de 20% este compusă din documente care nu sunt prelucrate arhivistic (documentele fiind

puse în dosare plic / cu șină).

-un procent de aproximativ 15% din dosare conțin și alte tipuri de documente atașate (cărți, cd/uri, casete audio/video, ziare, etc).

-din totalul dosarelor, o mică parte sunt documente vechi cu un grad mare de uzură (o pondere de până 15% din volumul total

estimat), iar restul sunt documente în stare bună.

Nu se poate aprecia cu exactitate numărul de file inscripţionate faţă verso sau numărul de file diferite de A4, dar s-a estimat că un

procent de aproximativ 18%, sunt file mai mici de A4, (copii carti de identitate, adeverințe, fotografii, etc) și aproximativ 2%, sunt

mai mari de A4

Durata: 6 luni
Informații suplimentare:

Finanţarea sericiilor se va face de la bugetul de stat, prin bugetul anual al SSRML aprobat cu această destinație conform art.4 alin.(3)

şi (6) din Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, cu modificările şi completările ulterioare:“(3) Angajarea cheltuielilor din

bugetele prevăzute la art. 1 alin. (2) se face numai în limita creditelor de angajament și în scopurile pentru care au fost aprobate.

(6) În vederea realizării acțiunilor anuale și multianuale, ordonatorii de credite încheie angajamente legale, în limita creditelor de

angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv.”

Procentul minim de lucrari/servicii care urmeaza sa fie atribuite de concesionar unor terti (dupa caz)

Locul de desfășurare
Locul principal sau locul de desfășurare:

SERVICII DE ARHIVARE ELECTRONICA SI RETRO-DIGITALIZARE (REALIZARE ARHIVA DIGITALA) SE VOR REALIZA LA SEDIUL

INSTITUTIEI- Secretariatul de Stat pentru Recunoaşterea Meritelor Luptătorilor Împotriva Regimului Comunist Instaurat în România

în perioada 1945-1989, CONFORM CAIETULUI DE SARCINI

Informații juridice, economice, financiare și tehnice
Condiții de participare
Capacitatea de exercitare a activității profesionale:

Motive de excludere a ofertantului

-Ofertantul NU trebuie să se incadreze în situaţiile prevazute la art.164 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu

modificările şi completările ulterioare;

-Ofertantul NU trebuie să se incadreze în situaţiile prevazute la art.165 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice , cu

-Ofertantul NU trebuie să se încadreze în situaţiile prevazute la…

… art.167 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu

… art.60 din Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările

şi completările ulterioare;

Atenționări speciale:

-Nedepunerea DUAE odată cu oferta (inclusiv pentru asociat/terț susținător/ subcontractant) atrage respingerea acesteia ca

inacceptabilă.

-Se vor depune, odata cu DUAE, următoarele documente :

-acordul de subcontractare, după caz;

-acordul de asociere, după caz;

-declarația pe proprie răspundere privind neîncadrarea în situațiile potențial generatoare de conflict de interese prevăzute la

art.58–63 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.

-Valoarea totală a ofertei nu trebuie să depășească valoarea estimată a contractului, în caz contrar oferta va fi considerată

-Lipsa tuturor informaţiilor solicitate prin caietul de sarcini/documentaţia de atribuire duce la descalificarea ofertelor tehnice ca

neconforme.

-certificat de atestare fiscala eliberat de ANAF privind plata sumelor datorate bugetului de Stat si bugetelor Sociale, din care sa

ateste lipsa datoriilor restante la momentul depunerii acestuia;

-certificat fiscal privind plata taxelor si impozitelor la bugetul de Stat, din care sa ateste lipsa datoriilor restante la momentul

depunerii acestuia;

-cazierul judiciar al operatorului economic.

Persoanele din cadrul Autorităţii contractante - SECRETARIATUL DE STAT PENTRU RECUNOAŞTEREA MERITELOR LUPTĂTORILOR

ÎMPOTRIVA REGIMULUI COMUNIST INSTAURAT ÎN ROMÂNIA ÎN PERIOADA 1945-1989 – (SSRML) cu funcţie de decizie referitoare

la organizarea, derularea şi finalizarea prezentei proceduri de atribuire, conform prevederilor art. 58-63, din Legea nr. 98/2016, sunt:

1.LEULESCU IRINA – Secretar de stat – ordonator principal de credite;

2.PICEAVA ATHENA STERIANA – Secretar general – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022 privind

întocmirea caietului de sarcini;

3.DRĂGHICI SORINA OPRICA – Sef Serviciu Economic – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022 privind

4.TUDOR MONICA – Şef Serviciu Juridic;

5.CONSTANTINESCU IONUŢ – coordonator Serviciul pentru Revoluţionari – membru în grupul de lucru constituit în baza ordinului

nr. 25/2022 privind întocmirea caietului de sarcini;

6.POPOAIA IOAN – Inspector de specialitate I – responsabil achiziţii publice;

7.MARANDA DAN OCTAVIAN – Inspector de specialitate IA – coordonator grup de lucru constituit în baza ordinului nr. 25/2022

privind întocmirea caietului de sarcini;

8.DINCU COSMIN – Inspector de specialitate IA – membru comisia de recepţie a ofertelor;

9.SARGHE EUGENIA – Inspector de specialitate IA – membru comisia de recepţie a ofertelor;

In conformitate cu Art.173 din Legea 98/2016 operatorii economici care depun oferta trebuie sa demonstreze ca detin capacitatea

de exercitare a activitatii profesionale respectiv o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta din care sa reiasa ca

operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla intr-o situatie de anulare a cosnstituirii si ca are capacitatea profesionala de a

realiza activitatile care fac obiectul contractului.

Modalitatea de indeplinire a cerintei: Se va completa DUAE de catre operatorii participanti la procedura de atribuire pana la

termenul limita de depunere a ofertelor,vor prezenta DUAE atasat documentatiei de atribuire completat de fiecare entitate

participanta in parte (ofertant, asociat, tert, sustinator, subcontractant).

Capacitatea tehnică și profesională:

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatPentru a-și demonstra capacitatea tehnică și/sau profesională în funcție de experiență și pentru a evita riscul de neîndeplinire acontractului din cauza lipsei capacității tehnice și profesionale, se solicită din partea ofertantului demonstrarea faptului că dispunede experiență similară în domeniu, respectiv prestarea unor servicii similare în ultimii 3 ani.

Nivel(uri) minim(e) al(e) standardelor:

Ofertanții vor prezenta o lista a principalelor servicii prestate in ultimii 3 ani, calculați prin raportare la data limita de depunere aofertelor din care să rezulte că prestatorul are experiență în prestarea de servicii de arhivare computerizată.

Procedura
Temeiul juridic: 32014L0024
Ora de primire a ofertelor: 15:00
Limbile în care pot fi prezentate ofertele sau cererile de participare: română 🗣️
Perioadă de valabilitate a ofertei: 2022-10-29 📅
Data deschiderii ofertelor: 2022-07-29 📅
Ora deschiderii ofertelor: 15:00
Locul: In SEAP
Informații suplimentare: POPOAIA IOAN, SARGHE EUGENIA, DINCU COSMIN, UDEANU FLORENTINA
Criterii de atribuire
Criteriul de calitate (denumire): Denumire factor evaluare: Propunerea tehnică – Specificatii tehnice minimale ale serviciilor de arhivare electronică și retrodigitalizare
Criteriul de calitate (pondere): 36
Criteriul de calitate (denumire): Experiența specifică a experților cheie – Specificatii tehnice minimale ale echipei de implementare
Criteriul de calitate (pondere): 24
Preț (pondere): 40

Autoritatea contractantă
Identitate
Numărul național de înregistrare: RO 4266499
Contact
Punct de contact: Ioan Popoaia
Adresă internet: www.sspr.gov.ro 🌏
Adresa profilului de cumpărător: www.e-licitatie.ro 🌏
Documente URL: https://e-licitatie.ro/pub/notices/c-notice/v2/view/100148878 🌏

Referință
Informații suplimentare

Ofertantul va elabora oferta in conformitate cu prevederile din documentatia de atribuire.Oferta are caracter obligatoriu, din punctul de vedere al continutului, pe toata perioada de valabilitate stabilita de catre autoritatea contractanta si asumata de ofertant. Comisia de evaluare are obligatia de a stabili oferta câstigatoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicarii criteriului pentru atribuirea contractului de achizitie publica. Înainte de atribuirea contractului, autoritatea contractanta solicita ofertantului clasat pe primul loc, dupa aplicarea criteriului de atribuire, sa prezinte documente justificative actualizate prin care sa demonstreze indeplinirea tuturor criteriilor de calificare, in conformitate cu informatiile cuprinse în DUAE. Orice comunicare, solicitare, informare si altele asemenea vor fi încarcate în SEAP si vor fi semnate cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în conditiile legii. Contractul va fi valabil de la data semnării pe o perioadă de 6 luni, dar nu mai mult decât 31.12.2022 . În condițiile în care perioada de implementare a proiectului se va prelungi pe baza de act adițional la contractul de finanțare, prezentul contract se poate prelungi, fără modificarea valorii acestuia. Autoritatea contractantă a depus eforturi pentru stabilirea cu acuratețe a cantităților de material-rezultat și a caracteristicilor fizice și de conținut ale materialelor sursă pentru fiecare structură beneficiară. Totuși, se va lua în considerare existența unor diferențe, existând posibilitatea de compensare a cantităților între structurile beneficiare. Prețurile unitare ofertate sunt ferme și nu pot fi ajustate. Plata se va face pentru cantitățile real executate. si receptionate fara obiectiuni. Orice drepturi legate de acestea, inclusiv drepturile de autor şi/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală obţinute în executarea sau ca urmare a prestării serviciilor, ce fac obiectul prezentului caiet de sarcini, vor fi exclusive proprietatea SSRML, care le poate utiliza, publica sau transfera, după cum consideră necesar, fără nici un fel de limitare din partea Prestatorului.Este exclusă și intră sub incidența legii penale păstrarea de copii sub orice format ale documentelor manipulate, accesate, scanate,indexate, legate, a inventarelor sau a oricărui tip de date/documente în format letric sau electronic, ce fac obiectul contractului.Caietul de sarcini este parte integrantă a documentaţiei de atribuire a contractului şi cuprinde cerinţele minimale si obligatorii pe baza cărora se elaborează, decătre fiecare operator economic, propunerea tehnică şi cea financiară. Totodată, caietul de sarcini conţine specificaţiile tehnice şi regulile de bază care trebuie respectate, astfel încât potenţialii operatori economici să elaboreze propunerea tehnică și financiară în conformitate cu necesităţile autorităţii contractante. Garanţia serviciilor, intră în prețul contractului și va fi de 12 luni de la recepţia serviciilor prin semnarea procesului verbal de receptie final, timp în care vor fi remediate toate erorile cauzate de procesul de retro-digitalizare ca rezultat al prestării serviciilor prevăzute la pct.III.2. Având în vedere numărul mare de documente ce vor fi digitalizate, există riscul ca din cauza unor erori materiale sau umane apărute în procesul de scanare, rezultatul retro-digitalizării să prezinte elemente de neconformitate ce pot fi identificate doar pe parcursul utilizării. Acestea erori se pot referi la (fără a fi excluse și alte tipuri de erori):-metadate şi indecşi atribuiţi greşit;-lipsa de imagini în documentele scanate sau imagini ilizibile;-ordine inversată a paginilor în documentele mai voluminoase;-existenţa unor pagini albe/ goale în interiorul documentelor;-fișiere inaccesibile sau corupte;-fișiere salvate greșit;-dosare legate greșit;-dosare/cutii etichetate greșit;-dosare puse în cutii greșit; În perioada de garantie, ofertantul printr-un specialist de date cu competente, va trebui să intervină pentru remedierea erorilor constatate si sesizate de beneficiar ca urmare a utilizării rezultatelor retro-digitalizării livrate de prestator, ocazie cu care se va semna câte un proces verbal de remediere a erorilor.Corectarea neconformităţilor va fi realizată în termen de 5 zile lucrătoare, dacă prin adresă nu se comunică altfel. În cazul în care Prestatorul nu va răspunde solicitărilor SSRML în perioada de garanţie, în document constatator se va face menţiunea de neîndeplinire a contractului și se vor aplica penalitatile corespunzatoare stabilite conform contractului.Lunar se vor emite facturi de plată a serviciilor prestate, iar plata acestora se va face lunar, în lei, în termen de 30 de zile de la emiterea facturii, pe baza proceselor-verbale de recepţie cantitativă şi calitativă parțiale (lunare) semnate de către ambele părţi fără obiecţiuni pentru serviciile prestate conform prezentului caiet de sarcini, în contul prestatorului deschis la unitatea Trezoreriei Statului din cadrul organului fiscal competent, prin ordin de plată.În factură se vor trece obligatoriu: tariful unitar lei/ml (metru liniar) de dosare (care include efectuarea tuturor serviciilor prevăzute la pct.III.2), numărul de ml (metru liniar) de dosare pentru care s-au efectuat servicii și numărul de înregistrare al procesului verbal de recepţie cantitativă şi calitativă parțial.Plata se va face pentru cantitățile real executate, conform preţului unitar ofertat.

Informații suplimentare

Orice drepturi legate de acestea, inclusiv drepturile de autor şi/sau orice alte drepturi de proprietate intelectuală obţinute în executarea sau ca urmare a prestării serviciilor, ce fac obiectul prezentului caiet de sarcini, vor fi exclusive proprietatea SSRML, care le poate utiliza, publica sau transfera, după cum consideră necesar, fără nici un fel de limitare din partea Prestatorului. Este exclusă și intră sub incidența legii penale păstrarea de copii sub orice format ale documentelor manipulate, accesate, scanate,indexate, legate, a inventarelor sau a oricărui tip de date/documente în format letric sau electronic, ce fac obiectul contractului. ”Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.

Cerinţe ofertanţi: Cerința nr. 1 - Documente relevante care să dovedească forma de înregistrare Persoane juridice/fizice române; Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum şi faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Informatiile cuprinse in certificatul constatator trebuie sa fie reale/actuale la data prezentării documentului. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de ofertantului clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor Inițial se va completa şi prezenta DUAE, urmand ca documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC să fie prezentat, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Persoane juridice /fizice, străine Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum şi faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului. Documentele care dovedesc o formă de înregistrare vor fi prezentate în traducere autorizată în limba româna. Inițial se va completa şi prezenta DUAE, urmând ca documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv documente care dovedesc o formă de înregistrare să fie prezentată, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit după aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile. În cazul unei asocieri, fiecare asociat este obligat să prezinte aceste documente pentru partea din contract pe care o realizează. Prezenta cerință va fi indeplinită și de către terțul sustinător sau subcontractant, dacă este cazul. Cerința nr. 2 - Pentru contractele de achiziție de servicii: este necesar o anumită autorizație; Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dețină Autorizația de funcționare pentru prestarea de servicii arhivistice conform art. 19 alin. 1 din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. Cerința nr. 3 - Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calităţii: operatorilor economici li se solicită prezentarea de certificări specifice care atestă respectarea de către aceștia a standardelor de asigurare a calității: Certificare ISO 9001 (sau echivalent) pe domeniul de activitate al prezentei documentatii. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire, respectiv copie a Certificării ISO 9001 (sau echivalent).

Informații suplimentare

Informații complementare
Revizuirea organismului
Nume: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor
Adresa poștală: Str. Stavropoleos nr. 6, sector 3
Orașul poștal: Bucuresti
Cod poștal: 030084
Țara: România 🇷🇴
Telefon: +40 213104641 📞
E-mail: office@cnsc.ro 📧
Fax: +40 213104642 / +40 218900745 📠
Adresă internet: http://www.cnsc.ro 🌏
Informații privind termenele de introducere a căilor de atac: Conform Legii nr.101/2016
Serviciul de la care se pot obține informații privind procedura de reexaminare
Nume: SSRML-Serviciul Juridic
Adresa poștală: Piața Presei Libere, nr.1, Corp B, etaj 3
Cod poștal: 0133701
Telefon: +40 213198626 📞
E-mail: relatiicupublicul@sspr.gov.ro 📧
Fax: +40 213198628 📠
Adresă internet: www.sspr.gov.ro 🌏
Sursa: OJS 2022/S 120-340490 (2022-06-21)

Informaţii suplimentare (2022-07-22)
Obiect
Metadate ale anunțului
Tip de document: Informaţii suplimentare
Vocabular comun privind achizițiile publice (CPV)
Cod: Servicii de arhivare 📦

Referință
Date
Data trimiterii: 2022-07-22 📅
Termen-limită de depunere: 2022-08-09 📅
Data publicării: 2022-07-27 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2022/S 143-410278
Se referă la anunț: 2022/S 120-340490
Număr JO-S: 143
Sursa: OJS 2022/S 143-410278 (2022-07-22)

Anunt de atribuire (2022-11-18)
Obiect
Domeniul de aplicare al achiziției
Valoarea totală a achiziției: 454 656 RON 💰
Metadate ale anunțului
Tip de document: Anunt de atribuire

Procedura
Tip de ofertă: Nu se aplică

Referință
Date
Data trimiterii: 2022-11-18 📅
Data publicării: 2022-11-23 📅
Identificatori
Numărul anunțului: 2022/S 226-650228
Număr JO-S: 226

Atribuirea contractului
Data încheierii contractului: 2022-11-16 📅
Nume: Digital Archiving Solutions
Numărul național de înregistrare: RO 26163532
Adresa poștală: Strada Aleea Martina, A1 Business Park, km 13,5 A1, Nr. M2
Orașul poștal: Dragomiresti-Deal
Țara: România 🇷🇴
Telefon: +40 213128594 📞
E-mail: office@arhivam.ro 📧
Țara: 🏙️
Adresă internet: www.arhivam.ro 🌏
Valoarea totală a achiziției: 454 656 RON 💰
Informații despre licitații
Numărul de oferte primite: 4
Sursa: OJS 2022/S 226-650228 (2022-11-18)

Achiziții noi în categorii conexe 🆕

Servicii IT: consultanţă, dezvoltare de software, internet şi asistenţă (>20 noi achiziții publice)

Servicii de programare şi de consultanţă software (20)

Servicii pentru sisteme şi asistenţă (1)