Servicii de consultanță pentru implementarea instrumentelor de management al calității CAF si ISO 9001:2015 în vederea certificarii ulterioare, respectiv analiza în proiectarea platformei integrate necesare implementarii acestor instrumente

Titlu

Servicii de consultanță pentru implementarea instrumentelor de management al calității CAF si ISO 9001:2015 în vederea certificarii ulterioare, respectiv analiza în proiectarea platformei integrate necesare implementarii acestor instrumente
38918422/2020/-POCA

Scurtă descriere

1.Servicii de consultanță pentru realizarea analizei diagnostic
Activitatea 3.1. Realizarea analizei diagnostic interne
Livrabile:
- 1 set de documente și proceduri privind implementarea/derularea procesului de auto-evaluare;
- 1 metodologie de instruire/evaluare a tuturor membrilor grupului de evaluatori;
- 1 sesiune de formare a grupului de evaluatori;
- 1 raport de implementare CAF pentru instituție;
- Seturi de probleme identificate și acțiuni de îmbunătățire identificate.
2.Servicii de consultanță pentru realizarea planului de acțiuni de îmbunătățire a instituției si diseminarea acestuia
Activitatea 3.2. Realizarea planului de acțiuni de îmbunătățire a activității instituției și diseminarea acestuia, către toți angajații MIPE
Livrabile:
- Plan de acțiuni de îmbunătățire a activității MIPE
- Set propuneri pentru integrarea procedurilor CAF în cadrul modulelor informatice dezvoltate în cadrul proiectului
3.Servicii de consultanță pentru realizarea unui audit extern in vederea identificării si dezvoltării de mecanisme si instrumente de optimizare a activităților funcționale desfășurate si a proceselor decizionale in cadrul MIPE, precum si examinarea organizării funcționale si a strategiilor MIPE
Activitatea 3.3. Realizarea unui audit extern în vederea identificării și dezvoltării de mecanisme și instrumente de optimizare a activităților funcționale desfășurate și a proceselor decizionale în cadrul MIPE, precum și examinarea organizării funcționale și a strategiilor MIPE
Livrabile: Raport de audit
4.Servicii de consultanță pentru dezvoltarea documentației obligatorii si necesare conform Standardului ISO 9001:2015
Activitatea 3.4. Dezvoltarea documentației obligatorii și necesare conform Standardului ISO 9001:2015 și asistența la auditul de certificare
Livrabile:
- Manualul calității și a tuturor documentelor specifice conform standardului SR EN ISO 9001:2015 – realizarea planului de implementare
-Proceduri de sistem și operaționale pentru standardul SR EN ISO 9001:2015
- Plan de implementare a standardului de management al calității SR EN ISO 9001:2015 la nivelul structurilor MIPE
- Acordarea asistenței la realizarea auditului de certificare a standardului ISO 9001:2015, prin remedierea deficiențelor constatate de către echipa de auditori a Furnizorului contractat pentru certificare, în cadrul proiectului, printr-un contract distinct, derulat separat de activitatea de consultanță care face obiectul prezentei proceduri de achiziție.
5. Analiza si proiectarea arhitecturii hardware si software pentru platforma informatica integrata pentru managementul documentelor si a unor module suport pentru evaluarea si managementul calității
Activitatea 3.5. Analiza pentru proiectarea arhitecturii hardware si software necesare dezvoltării platformei ce va integra procesele si mecanismele aferente instrumentului CAF si standardului de calitate ISO 9001:2015
Livrabile:
- Raport de analiză;
- Document descriptiv al soluției cu capabilități de scalabilitate, precum și interoperabilitate cu celelalte sisteme IT interne sau externe, astfel încât platforma informatică ce se va dezvolta prin proiect să poată să devină un instrument utilizat la scară largă în MIPE și care să rezolve probleme reale existente pe fluxurile de lucru și să aducă performanță în actul de management.
- Pachet de documente ce conține atât cerințele tehnice, și anume caietul de sarcini, cât și documente suport ce țin de avizarea acestuia.

Descrierea achiziției publice

Valoarea estimată a achizitiei a rezultat prin raportare la valorile prevăzute în Bugetul proiectului din Cererea de finanțare aprobată,
pentru activitatile A.3.1, A.3.2, A.4.1, A.4.2, A.5.1. Aceste valori estimate au fost stabilite în conformitate cu ofertele primite în urma
prospectării pieței, din etapa de pregătire a Cererii de finanțare.
Valorile estimate sunt:
Servicii de consultanta pentru realizarea analizei diagnostic – 270.000 lei, fără tva;
Servicii de consultanta pentru realizarea planului de acțiuni de îmbunătățire a instituției si diseminarea acestuia – 570.000 lei, fără
tva;
Servicii de consultanta pentru realizarea unui audit extern in vederea identificării si dezvoltării de mecanisme si instrumente de
optimizare a activităților funcționale desfășurate si a proceselor decizionale in cadrul MFE si examinarea organizării funcționale si a
strategiilor MFE – 270.000 lei, fără tva;
Servicii de consultanta pentru dezvoltarea documentației obligatorii si necesare conform Standardului ISO 9001:2015 – 570.000
lei, fără tva;
Analiza si proiectarea arhitecturii hardware si software pentru platforma informatica integrata pentru managementul
documentelor si a unor module suport pentru evaluarea si managementul calității – 130.000 lei, fără tva.
Numar zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor 20.
Autoritatea contractanta va raspunde tuturor clarificarilor in a 11-a zi inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Informații despre fondurile Uniunii Europene

Prezenta achiziție urmează a fi realizată în cadrul proiectului: „Dezvoltarea capacității instituționale a Ministerului Fondurilor Europene printr-un sistem integrat de management al calității” - cod SIPOCA 717/SMIS 129934, în vederea implementării acestuia, constituind componenta de achiziții publice inițială a proiectului menționat.

Informații suplimentare

Proiectul este finanțat din Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Axa prioritară 1, Administrație publică și
sistem judiciar eficient;
Obiectivul specific 1.1. Dezvoltarea și introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică ce optimizează
procesele decizionale orientate către cetățeni și mediul de afaceri în concordanță cu SCAP;
TITLUL din buget: Titlul X „Proiecte cu finantare din fonduri externe nerambursabile aferente cadrului financiar 2014-2020” - POCA
2014-2020; COD : 58.02
(FSE 83,983863 % și cofinanțare de la bugetul de stat 16,016137%).

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

În conformitate cu prevederile art. 163 din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă solicită următoarele criterii de calificare:
Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art.164, 165 si 167 din Legea
nr.98/2016. Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintei: se va completa DUAE de catre operatorii economici
participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor
asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar ofertantului clasat pe primul loc
in clasamentul intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor. Aceste documente pot fi:
1. Certificate Constatatoare privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul
general consolidat (buget local, buget de stat etc) la momentul prezentarii;
2. Cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al
operatorului economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, asa cum rezulta din
certificatul constatator emis de ONRC/ actul constitutiv;
3. Dupa caz, documentele prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute la art
166 alin (2), art.167 alin (2), art.171 din Legea 98/2016.
4. Alte documente edificatoare, dupa caz.
Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art. 58-63 din Legea nr. 98/2016.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintei: se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la
procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin
completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc.
Aceste documente pot fi:
-Declaratie pe propria raspundere a ofertantului/ subcontractantului/ tertului sustinator privind evitarea conflictului de interese,
conform Formularului pus la dispozitie de catre autoritatea contractanta. Formularul se va prezenta odata cu DUAE.
Ofertantul nu are voie sa aiba drept membri in cadrul consiliului de administratie/organ de conducere sau de supervizare si/sau
actionari ori asociati persoane care sunt sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al doilea inclusiv, sa nu se afle in relatii comerciale cu
persoanele ce detin functii de decizie in cadrul autoritatii contractante. Declaratia pe proprie raspundere privind inexistenta
conflictului de interese, completata in conformitate cu documentația de atribuire se va depune de catre toti ofertantii odata cu
DUAE.
Persoanele cu functii de decizie sunt:
1 Ioan Marcel BOLOȘ Ministru
2 Alina-Ioana Burlă Secretar General
3 Cecilia Văduva Secretar General Adjunct
4 Vasile-Cristian Roman Secretar de Stat
5 Mariana Cristea Secretar General Adjunct
6 Loredana Hristodorescu Director General
7 Constantin Saragea Director General
8 Ivona Batali Director
9 Paula Nicolescu Director General
10 Mioara Șerbu Director General
11 Simona Uglea Manager Public
12 Sorin Bolchiș Șef Serviciu
13 Adrian Mihai Simion Director
14 Cristinel Cerbu Consilier
15 Bogdan Oneață Consilier
16 Eugen Lungoci Director
Nota: : In cazul in care oferta este depusa de o asociere, fiecare asociat (inclusiv liderul) va prezenta declaratia privind conflictul de
interese. În cazul în care vor exista subcontractanti/terti sustinatori, declaratia privind conflictul de interese va fi prezentata de
fiecare subcontractant/tert sustinator în parte. Daca exista incertitudini cu privire la situatia personala a unui operator economic,
Autoritatea Contractanta isi rezerva dreptul de a solicita informatii direct de la autoritatile competente.
Operatorii economici care depun oferta trebuie sa dovedeasca o forma de inregistrare in conditiile legii din tara de rezidenta,
precum si faptul ca sunt legal constituiti, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii si au capacitatea
profesionala de a presta serviciile care fac obiectul contractului. Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței:
se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor.
Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea
autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor.
Aceste documente pot fi:
- certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Teritorial, din care sa rezulte
domeniul de activitate principal/secundar, codurile CAEN aferente acestora. Certificatului Constatator trebuie să conţină informaţii
reale/actuale la data prezentarii documentului. In cazul unei oferte depusa de catre o asociere, codul CAEN din certificatul
constatator emis de ONRC prezentat de fiecare membru al asocierii trebuie sa aiba corespondent pentru partea de contract pe care
o va realiza. Din documentul de inregistrare trebuie sa reiasa ca ofertantii detin cod CAEN aferent procedurii de atribuire. Codurile
CAEN ale tuturor membrilor asocierii trebuie sa acopere întreg obiectul contractului.
- În cazul unui ONG / Persoane juridice non-profit, se vor depune următoarele documente care să ateste că persoana semnatară
este autorizată: Statutul cu modificările la zi (incluzând şi încheierile de şedinţă).
- Persoane juridice/fizice străine: Pentru a-şi demonstra capacitatea de exercitare a activităţii profesionale, operatorul economic va
prezenta documente care dovedesc forma de înregistrare/atestare ori apartenenţa din punct de vedere profesional, conforme legii
tarii de rezidenta a operatorului economic.
In cazul în care oferta este depusa de o asociere, fiecare asociat (inclusiv liderul) va prezenta aceste documente pentru partea de
contract pe care o va realiza.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Cifra de afaceri anuala generalaMedia anuală a cifrei de afaceri pe ultimii 3 ani (2018, 2019, 2020) să fie cel puțin egală sau mai mare cu valoarea de 1.000.000,00 lei.În cazul organizațiilor non-profit (ex. universități, institute de cercetare, ONG-uri etc.) prin cifră de afaceri se înțeleg veniturile totale.

Se va completa DUAE de către operatorii economici participanţi la procedura de atribuire cu informaţiile aferente situaţiei lor.Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorităţii contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc.Documentele justificative pot fi: bilanțurile contabile aferente ultimilor trei ani fiscali/extrase de bilanț/ rapoarte de audit sau orice alte documente edificatoare în susținerea cifrei de afaceri.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatConsiderăm necesară aceasta cerință pentru demonstrarea faptului că operatorul economic are experiență în prestarea de servicii similare, fapt care contribuie la demonstrarea potențialului său de a îndeplini contractul de achiziție publică și de a rezolva eventualele dificultăți legate de îndeplinirea acestuia, în cazul în care oferta sa va fi declarată câștigătoare.Astfel, se solicită ca cerință de calificare “Experiența similară”, iar Ofertantul (operator economic sau membrii asocierii împreună) va demonstra că a prestat și dus la bun sfârșit*, în ultimii 3 ani împliniţi la data termenului limită pentru depunerea ofertei, în cadrul a maximum 3 contracte, servicii similare ca și complexitate/anvergură pentru implementarea unor instrumente de management al calității, în valoare cumulată de cel puțin 700.000 de lei.Prin servicii similare pentru implementarea unor instrumente de management al calității înțelegem servicii care au inclus următoarele categorii ex.: - Servicii de consultanță pentru implementarea instrumentului CAF;- Servicii de consultanță pentru implementarea standardului de management al calității ISO 9001 sau a unor instrumente de management al calității raportate la un standard ISO sau a unor instrumente de management al calității echivalente unui standard ISO. Notă*: prin “au prestat și dus la bun sfârșit” se înțelege: “servicii recepționate parțial, cu condiția ca specificul contractului/activităților ce reprezintă experiența similară să permită elaborarea unui livrabil care să poată fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent”.
Proportia de subcontractareInformatii privind asociatii/sub-contractantii/ tertii sustinatori (daca este cazul).

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa DUAE. Pentru calculul pretului contractelor exprimate în alta moneda decât Lei se va folosi cursul stabilit de catre parti în respectivele contracte (daca este cazul) sau, în absenta acestuia, cursul mediu comunicat de catre Banca Nationala a României pentru anii în care au fost derulate contractele în cauza, respectiv ultimii 3 ani (2018, 2019, 2020). Documentele care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE (certificate/procese verbale de recepție/documente constatatoare/recomandări etc) urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de ofertantul clasat pe primul loc, la finalizarea evaluarii ofertelor.
Ofertantii vor declara subcontractantii la momentul depunerii ofertei si vor completa un DUAE distinct in acest sens (cerinta valabila si pentru tertul sustinator,daca exista). Ofertantii vor prezenta odata cu depunerea DUAE angajamentului tertului sustinator (impreuna cu documente anexe la angajament, transmiseacestora de catre tert/tertii sustinatori, din care rezulta modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia/acestora), acordul de asociere si acordul desubcontractare. Documentele justificative care probeaza cele asumate in angajamente/acorduri vor fi solicitate doar ofertantului declarat castigator la solicitarea autoritatii contractante.

Pentru indeplinirea cerintelor de calificare, operatorii economici
vor depune in SEAP, DUAE, urmand ca autoritatea contractanta sa solicite documentele de calificare ofertantului clasat pe primul loc in
urma aplicarii criteriului de atribuire sau oricand in perioada de derulare a procedurii potrivit prevederilor art.196 alin.1 din Legea
98/2016. În cazul în care, după aplicarea criteriilor de evaluare, două oferte prezintă punctaj egal, în vederea departajării acestora,
Autoritatea Contractantă va alege oferta cu cel mai mare punctaj obținut la factorul de evaluare „Prețul ofertei”, având in vedere că, acesta
are ponderea cea mai mare dintre cei cinci factori de evaluare prezentați anexa nr. 2-Factori de evaluare.
IMPORTANT:
Ofertanții au obligația de a respecta prevederile Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice in ceea ce
privește prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulație a acestor date (Regulamentul general privind protecția datelor),
precum si prevederile Directivei 2002/58/CE privind prelucrarea datelor personale si protejarea confidentialitatii in sectorul comunicațiilor
publice (Directiva asupra confidentialitatii si comunicațiilor electronice), transpusa in legislația naționala prin Legea nr. 506/2004 privind
prelucrarea datelor cu caracter personal si protecția vieții private in sectorul comunicațiilor electronice, cu modificările si completările
ulterioare. In acest sens, ofertanții, prin depunerea ofertelor consimt atât asupra propriului acord de prelucrare a datelor cu caracter
personal, cat si asupra permisiunii de a furniza datele personale ale partenerilor in vederea prelucrării atât in aplicațiile electronice
SMIS/MySMIS, cat si in toate fazele de evaluare/contractare/ implementare/sustenabilitate a proiectului, cu respectarea dispozițiilor legale
menționate anterior.
Avand in vedere prevederile Ordonantei de Urgenta nr. 114/09.07.2020, privind modificarea și completarea unor acte normative cu
impact în domeniul achizițiilor publice, prin care articolul 214, alineatul (3) din Legea nr. 98/2016, a fost modificat și are următorul conținut:
„(3) Autoritatea contractantă întocmește raportul procedurii într-un termen care să nu depășească
a) 60 zile lucrătoare pentru procedurile prevăzute la art. 68 alin. (1) lit. a), b), e), g) și h);”,
astfel Autoritatea Contractanta, precizeaza ca, termenele la raspunsurile privind eventualele solicitari de clarificari, vor fi de regula, de o (1)
zi lucratoare pentru transmiterea/incarcarea raspunsurilor prin intermediul SEAP, în funcţie de volumul şi complexitatea clarificărilor şi
completărilor formale sau de confirmare necesare pentru evaluarea fiecărei solicitări de participare/oferte in conformitate cu prevederile
art. 134 alin. (1) și alin. (3) din H.G. nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare:
(1) Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili care sunt clarificările şi completările formale sau de confirmare, necesare pentru
evaluarea fiecărei solicitări de participare/oferte, precum şi perioada de timp acordată pentru transmiterea acestora, termenul-limită
neputând fi stabilit decât la nivel de zile lucrătoare, fără a fi precizată o oră anume în cadrul acestuia........
(3) Comisia de evaluare va stabili termenul-limită în funcţie de volumul şi complexitatea clarificărilor şi completărilor formale sau de
confirmare necesare pentru evaluarea fiecărei solicitări de participare/oferte. Termenul astfel stabilit va fi, de regulă, de minimum 1 zi
lucrătoare.”

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Conform prevederilor Legii nr. 101/2016 privind remediile şi căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a
contractelor sectoriale şi a contractelor de concesiune de lucrări şi concesiune de servicii, precum şi pentru organizarea şi
funcţionarea Consiliului Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, cu modificarile si completarile ulterioare.