Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică (Lot 1) și Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare (L2), în cadrul proiectului „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni” cod SIPOCA 56, finanțat din fonduri externe nerambursabile și cofinanțare națională, de către Autoritatea de Management pentru POCA

Titlu

Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică (Lot 1) și Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare (L2), în cadrul proiectului „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni” cod SIPOCA 56, finanțat din fonduri externe nerambursabile și cofinanțare națională, de către Autoritatea de Management pentru POCA
36461480/4/2021 36461480/5/2021

Scurtă descriere

Obiectul contractului de achiziție: Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică și Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare, pentru implementarea proiectului „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni”, cod SIPOCA 56, Cod SMIS 120082, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă.
Achiziția se va efectua pe două loturi, după cum urmează:
Lotul 1 - Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică:
presupune furnizarea unui sistem electronic de arhivare a documentelor aflate pe suport hârtie, în arhiva Agenției, dar și prestarea serviciilor de arhivare electronică. Serviciul de arhivare electronică reprezintă procesul de transpunere a documentelor, de pe hârtie, într-o formă electronică fidelă, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, în scopul de a crea o arhivă de copii electronice care sunt reprezentări fidele ale înscrisurilor existente la nivelul Agenției.
Modulul de arhivare electronică a documentelor va asigura: stocarea electronică a documentelor într-un spațiu centralizat și organizat și posibilitatea de a asocia metadate pentru fiecare document în parte; integrare nativă cu aplicații Office (în vederea asigurării compatibilizării cu sistemele utilizate în prezent de ANABI). Sistemul electronic de arhivare va include servicii de dezvoltare, actualizare aplicații, configurare baze de date, migrare structuri de date, precum și alte servicii a căror necesitate ar rezulta pe parcursul procesului de instalare/configurare.
Se va asigura mentenanță pentru sistemul electronic de arhivare pentru o perioadă de minimum 3 ani.
Lotul 2 - Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare:
presupune furnizarea unui sistem care să permită scanarea codurilor de bare în cadrul activității de inventariere, respectiv a unui sistem integrat pentru inventarierea bunurilor pe baza codurilor de bare pentru o mai buna gestiune si administrare a acestora, de la care se așteapă următoarele rezultate:
- Stocarea electronică a documentelor într-un spațiu centralizat și organizat la sediul beneficiarului și posibilitatea de a asocia metadate pentru fiecare document în parte;
- Scanarea codurilor de bare în cadrul activității de inventariere;
- Facilitarea activității de inventariere, cu ajutorul sistemului de inventariere bazat pe scanarea codurilor de bare.
Serviciile/produsele ce urmează a fi prestate/furnizate și livrabilele ce urmează a fi furnizate sunt descrise detaliat în caietul de sarcini.
Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legătură cu documentația de atribuire, cu respectarea termenului limită stabilit de autoritatea contractanta în anunțul de participare și fișa de date a achiziției la secțiunea I.3 Comunicare din Fișa de date a achiziției, respectiv, cu cel târziu 21 de zile înainte de data limită de depunere a ofertelor.
Termenul limită exprimat în care autoritatea contractantă va răspunde în mod clar și complet la toate solicitările de clarificări, conform obligației prevăzute la art.160, alin. (2) și art.161, alin. (1) din Legea nr.98/2016, este cu cel puțin 10 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor.
Răspunsurile la solicitările de clarificări se vor publica în SEAP la adresa www.e-licitatie.ro, fără a se dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările.

Descrierea achiziției publice

Achiziționarea unui sistem electronic de arhivare, precum și de servicii de arhivare electronică care să sprijine activitatea curentă a agenției.
Potrivit art. 18 din Legea 318/2015, corespondența se transmite Agenției, de regulă, în format electronic, la adresa oficială de e-mail a acesteia. În vederea primirii și păstrării întregii corespondențe, Agenția organizează propriul sistem electronic de arhivare, conform prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronică, republicată.
În acest sens se urmărește achiziționarea unui sistem electronic de arhivare, precum și a serviciilor de arhivare electronică a documentelor aflate pe suport hârtie, în arhiva agenției.
Serviciul de arhivare electronica reprezintă procesul de transpunere a documentelor, de pe hârtie, într-o forma electronică fidelă, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, în scopul de a crea o arhivă de copii electronice care sunt reprezentări fidele ale înscrisurilor existente la nivelul instituției.
Astfel, potrivit art. 3 lit. b) si g) din Legea nr. 135 din 2007 privind arhivarea electronică, sistemul electronic de arhivare este definit a fi sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării și catalogării documentelor în forma electronică în scopul conservării, consultării și redării acestora. De asemenea, prin arhiva electronică se înțelege sistemul electronic de arhivare, împreuna cu totalitatea documentelor în forma electronică arhivate.
Serviciile de arhivare electronică pentru arhiva de documente care se vor achiziționa, trebuie să respecte următoarele cerințe minime obligatorii:
- Procesului de transpunere a documentelor, din format hârtie în format electronic (digital), cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea o colecție de copii digitale pentru consultare și recuperare în caz de distrugere a originalului; pentru regăsirea / consultarea facilă, i se vor asocia acestora acele elemente (metadate, indecsi) care constituie index-ul colecției;
- Serviciul de arhivare digitala se va realiza de către un operator economic autorizat și specializat în prestarea de astfel de servicii.
- Serviciul de arhivare electronică implica efectuarea următoarelor activități principale:
a) Arhivarea electronică se va realiza cu personalul specializat al Prestatorului precum și cu echipamente specializate, de producție ale Prestatorului, automat sau manual, în funcție de starea fizica a documentelor;
b) Indexarea / asocierea unor informații / metadate copiilor electronice ale documentelor, in scopul regăsirii, se va realiza prin extragerea de către Prestator a elementelor de indexare necesare regăsirii arhivei digitale și atașarea acestora la imaginile rezultate în urma procesului de arhivare;
c) Identificarea metadatelor se va face ulterior printr-un proces de analiză a arhivei, ce implica definirea tuturor elementelor de catalogare, relatiile logice dintre ele, modalitatea de grupare a informațiilor, scheme de indexare si validare a datelor. Procesul de analiză va fi efectuat de către Prestator, asistat de un responsabil al Autorității Contractante;
d) Soluția trebuie să permită extragerea datelor utilizând OCR full-text sau OCR pe zone speciale ale documentelor sau în zone din document;
e) Arhiva electronică formată din imagini și metadata se va face și pe medii electronice de stocare (server);
f) Soluția trebuie să dispună de funcționalitatea de anulare (Undo) a următoarelor acțiuni efectuate în interfață asupra dosarelor și/sau documentelor: mutare dosar/document, ștergere dosar/document, utilizare ca referință dosar/ document, editarea metadatelor la nivel de dosar/folder.
- Serviciul de arhivare electronică a documentelor se va desfășura la sediul prestatorului, caz în care acesta va prelua documentele supuse arhivării pe bază de proces verbal de predare-primire.
- Pe durata prestării serviciilor, Prestatorul este responsabil de implementarea unor proceduri stricte pentru toate procesele tipice activității de scanare a documentelor (pregătirea documentelor, scanarea documentelor, procesarea imaginilor, indexarea şi verificarea imaginilor şi criteriilor de căutare, reconstituirea documentelor) astfel încât să se asigure menţinerea integrităţii documentelor și prin care să nu se permită pierderea sau rătăcirea documentelor fizice şi electronice. Oferta va include toate procedurile de lucru ce vor fi implementate de Prestator pentru realizarea serviciului.

Descrierea opțiunilor

1. CLAUZĂ SUSPENSIVĂ:
Finalizarea procedurii de atribuire prin încheierea contractului de achiziție publică este supusă următoarei condiții:
Încheierea contractului de achiziție publică este condiționată de prelungirea Contractului nr. 38/28.09.2017 încheiat între Autoritatea contractantă și Ministerul Dezvoltării regionale, Administrației Publice și Fonduri Europene - Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitatea Administrativă pentru achiziționarea de servicii și bunuri din fondurile europene nerambursabile, semnarea contractului fiind posibilă doar în situația în care se respectă dispozițiile referitoare la angajarea cheltuielilor din bugetele care intră sub incidența legislației privind finanțele publice.
În cazul în care, indiferent de motive, prelungirea perioadei de finanțare pentru achiziționarea de servicii și bunuri din fondurile europene nerambursabile prevăzute de Contractului nr. 38/28.09.2017 nu se realizează până la data de 28.07.2022, Autoritatea Contractantă va aplica prevederile (art.212, alin. (1), lit. c) teza a II-a din Legea nr.98/2016 / art.225, alin. (1), lit. c) teza a II-a din Legea nr. 99/2016), fiind imposibilă încheierea contractului de achiziție publică.
Ofertanții din cadrul acestei proceduri acceptă utilizarea condiției suspensive de mai sus, asumându-și întreaga răspundere în raport cu eventualele pierderi pe care le-ar putea suferi în situația descrisă.
2. Perioada de derulare a contractului cu contractantul (consultantul) poate fi prelungită față de durata estimată inițial, prin act adițional la contract, fără costuri suplimentare pentru Beneficiar, doar în cazul extinderii duratei de implementare a proiectului „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni” cod SIPOCA 56, finanțat din fonduri externe nerambursabile și cofinanțare națională, de către Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitate Administrativă (AM POCA)”, în conformitate cu regulile de finanțare stabilite de Autoritatea de Management a Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020.
Durata prelungirii contractului prin act adițional, nu va depăși durata extinderii aprobată de AM POCA.

Informații suplimentare

Valoarea estimată totală a acestui lot este de 348.490,59 lei fără TVA și este compusă din suma valorilor estimate pentru servicii de arhivare 262.500,00 lei fără TVA + 85.990,59 lei fără TVA sistem electronic de arhivare.
Valoarea estimată a echipamentelor hardware (Server, NAS Storage, UPS, Rack, Scaner, Switch, etc), ce compun întreg sistemul electronic de arhivare, este de 85.990,59 lei fără TVA, reprezentând cheltuieli de tip FEDR, fiind recomandat ca distribuția costurilor să fie făcută, astfel încât, să nu fie depășită în momentul ofertării).
Proiectul „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni” (cod SIPOCA 56, Cod SMIS 120082), finanțat din fonduri externe nerambursabile si cofinantare nationala, de către Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitate Administrativă (AM POCA).
CLAUZĂ SUSPENSIVĂ:
Finalizarea procedurii de atribuire prin încheierea contractului de achiziție publică este supusă următoarei condiții:
Încheierea contractului de achiziție publică este condiționată de prelungirea Contractului nr. 38/28.09.2017 încheiat între Autoritatea contractantă și Ministerul Dezvoltării regionale, Administrației Publice și Fonduri Europene - Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitatea Administrativă pentru achiziționarea de servicii și bunuri din fondurile europene nerambursabile, semnarea contractului fiind posibilă doar în situația în care se respectă dispozițiile referitoare la angajarea cheltuielilor din bugetele care intră sub incidența legislației privind finanțele publice.
În cazul în care, indiferent de motive, prelungirea perioadei de finanțare pentru achiziționarea de servicii și bunuri din fondurile europene nerambursabile prevăzute de Contractului nr. 38/28.09.2017 nu se realizează până la data de 28.07.2022, Autoritatea Contractantă va aplica prevederile (art.212, alin. (1), lit. c) teza a II-a din Legea nr.98/2016 / art.225, alin. (1), lit. c) teza a II-a din Legea nr. 99/2016), fiind imposibilă încheierea contractului de achiziție publică.
Ofertanții din cadrul acestei proceduri acceptă utilizarea condiției suspensive de mai sus, asumându-și întreaga răspundere în raport cu eventualele pierderi pe care le-ar putea suferi în situația descrisă.

Descrierea achiziției publice

Sistemul de inventariere bazat pe coduri de bare care se va achiziționa, trebuie să respecte următoarele cerințe minime obligatorii impuse prin caietul de sarcini

Informații suplimentare

Proiectul „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni” (cod SIPOCA 56, Cod SMIS 120082), finanțat din fonduri externe nerambursabile si cofinantare nationala, de către Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitate Administrativă (AM POCA).
CLAUZĂ SUSPENSIVĂ:
Finalizarea procedurii de atribuire prin încheierea contractului de achiziție publică este supusă următoarei condiții:
Încheierea contractului de achiziție publică este condiționată de prelungirea Contractului nr. 38/28.09.2017 încheiat între Autoritatea contractantă și Ministerul Dezvoltării regionale, Administrației Publice și Fonduri Europene - Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitatea Administrativă pentru achiziționarea de servicii și bunuri din fondurile europene nerambursabile, semnarea contractului fiind posibilă doar în situația în care se respectă dispozițiile referitoare la angajarea cheltuielilor din bugetele care intră sub incidența legislației privind finanțele publice.
În cazul în care, indiferent de motive, prelungirea perioadei de finanțare pentru achiziționarea de servicii și bunuri din fondurile europene nerambursabile prevăzute de Contractului nr. 38/28.09.2017 nu se realizează până la data de 28.07.2022, Autoritatea Contractantă va aplica prevederile (art.212, alin. (1), lit. c) teza a II-a din Legea nr.98/2016 / art.225, alin. (1), lit. c) teza a II-a din Legea nr. 99/2016), fiind imposibilă încheierea contractului de achiziție publică.
Ofertanții din cadrul acestei proceduri acceptă utilizarea condiției suspensive de mai sus, asumându-și întreaga răspundere în raport cu eventualele pierderi pe care le-ar putea suferi în situația descrisă.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerința nr. 1
Operatorul economic ofertant (ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, susținător de terță parte) sau orice persoană care este membru al consiliului/organului de administrare, de conducere sau de supervizare al acestuia sau care are putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia nu trebuie să se regăsească în niciuna dintre situațiile menționate la art. 164, art. 165 și art. 167 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare.
Modalitatea de îndeplinire:
Ofertanții vor demonstra îndeplinirea cerinței, în conformitate cu art. 193, alin. (1) din Legea nr.98/2016, prin completarea Documentului Unic de Achiziții European (DUAE), în formă actualizată, cu informațiile aferente situației lor și vor completa şi depune în SEAP, împreună cu Oferta, pentru fiecare operator economic (inclusiv eventualii asociați, terți și subcontractanți) participant la procedură, Declarația privind conflictul de interese/eligibilitate și neîncadrarea în art.164, 165 și 167 din Legea nr. 98/2016 (Formularul nr. 4).
Ca primă dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere și a îndeplinirii cerințelor de capacitate, Asociaţii, terţii susţinători şi subcontractanţii vor completa, fiecare în parte, Documentul Unic de Achiziții European (DUAE), prin care vor demonstra faptul că nu se încadrează în situațiile prevăzute de dispozițiile art. 164, art. 165 și art. 167 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare. Asociaţii, terţii susţinători şi subcontractanţii vor depune, odată cu DUAE, acordul de asociere, angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susţinerea ofertantului, acordul de subcontractare, după caz. Documentele justificative/suport, care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează să fie prezentate, în formă actualizată la zi, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire (și, dacă este cazul, pentru terții susținători/subcontractanții/asociații acestuia), până la finalizarea evaluării, conform art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare. În cazul procedurilor desfășurate electronic, DUAE trebuie semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante doar ofertantului clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, sunt:
- certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.). Operatorii economici trebuie să prezinte certificate valabile la momentul prezentării;
- cazierul judiciar al operatorilor economici și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivilor operatori economici, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv;
- după caz, documente prin care se demonstrează faptul ca operatorii economici pot beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
- alte documente edificatoare, după caz.
Din lista documentelor solicitate din dosarul companiei, se vor depune de către toți operatorii economici participanți (asociat, subcontractant, terț susținător), odată cu oferta, în cadrul Secțiunii Documente de Calificare, doar:
- Declarație privind eligibilitatea/conflictul de interese și
- Fișa Informații Generale,
urmând ca toate documentele solicitate din dosarul companiei (actualizate la zi - valabile la momentul prezentării/depunerii/transmiterii), să se depună de toți operatorii economici participanți la procedura de atribuire (asociat, subcontractant, terț susținător), la solicitarea autorității contractante, doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire și întocmirea clasamentului.
În cazul ofertanţilor care sunt persoane juridice străine, clasați pe primul loc, se vor prezenta certificate/documente edificatoare echivalente, care să fie valabile la momentul prezentării. Documente edificatoare eliberate de autorităţi competente din ţara în care aceştia sunt rezidenţi, prin care să dovedească faptul că nu au datorii restante de plată a impozitelor către bugetul de stat şi bugetul local, în conformitate cu legislaţia din ţara rezidentă, la momentul prezentării documentelor, precum şi documente care dovedesc o formă de înregistrare/atestare ori apartenenţă din punct de vedere profesional în conformitate cu prevederile legale din ţara în care ofertantul este rezident, care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE. Documentelor prezentate li se vor alătura traducerile autorizate ale acestora în limba română.
În cazul în care în ţara de origine sau în ţara în care este stabilit ofertantul (ofertantul/ asociatul/ terțul susținător/ subcontractantul) nu se emit documente de natura celor prevăzute mai sus, sau respectivele documente nu vizează toate situaţiile prevăzute la art. 164, art. 165 şi art. 167 din Legea nr. 98/2016, cu modificările și completările ulterioare, se va accepta o declaraţie pe propria răspundere sau, dacă în ţara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declaraţia pe propria răspundere, o declaraţie autentică dată în faţa unui notar, a unei autorităţi administrative sau judiciare sau a unei asociaţii profesionale care are competenţe în acest sens.
Cerința nr. 2
Ofertantii, tertii sustinatori si subcontractantii nu trebuie sa se regaseasca in situatiile prevazute la art. 59-60 (privind conflictul de interese), din Legea nr.98/2016.
Modalitatea de îndeplinire:
Declarația pe proprie răspundere privind conflictual de interese se va întocmi de către fiecare ofertant/asociat, inclusiv de către terț susținător / subcontractant, după caz, și va fi prezentată de toți participanții odată cu depunerea DUAE și a ofertei in SEAP. Declarația va conține informații aferente situației lor (Formularul nr. 4).
Se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Toţi participanții (ofertant cu oferta individuală, ofertant asociat, subcontractant, terț susținător) vor prezenta, odată cu DUAE, o declarație conform art.59- 60 din Legea 98/2016.
Potrivit prevederilor art.193 din Legea 98/2016, autoritatea contractanta va accepta în cadrul ofertelor DUAE (Documentul Unic de Achizitie European) în locul documentelor solicitate în vederea demonstrarii cerintelor de calificare, inclusiv a capacitatii de exercitare, ca dovada preliminară.
Persoanele ce deţin funcţii de decizie în cadrul autorităţii contractante, în ceea ce priveşte organizarea, derularea şi finalizarea procedurii de atribuire sunt:
- Cornel Virgiliu CĂLINESCU, director general - ANABI;
- Constantin BUZERA, director general adjunct - ANABI;
- Ioana Smaranda DOBRE, șef serviciu - SSO;
- Adina Tabita TUDOR, șef serviciu - SJCR;
- Andreea Elena ȚÎRLEA, șef birou - BIUB;
- Anca Luminița STROE, șef serviciu - SAVB;
- Alice Valentina ZAHARESCU, inspector urmărire și administrare bunuri - SAVB;
- Laura Cristina CONSTANTIN, consilier superior - SSO;
- Gabriela NĂSTASE, consilier superior - SSO;
- Ovidiu Tudor CRISTEA, consilier superior - SJCR;
- Marian TEODORESCU, consilier achiziții publice - SSO;
- Laviniu-Mădălin SIMION, consilier achiziții publice - SSO.
Ca primă dovadă a neîncadrării în situaţiile de excludere și a îndeplinirii cerințelor de capacitate, Ofertantul completează şi depune în SEAP, împreună cu Oferta, DUAE pentru fiecare operator economic (inclusiv eventualii asociați, terți și subcontractanți) participant la procedură, precum și Declarația privind conflictul de interese/eligibilitate și neîncadrarea în art.164, 165 și 167 din Legea nr. 98/2016 (Formularul nr. 4), de către toți participanții la procedura de atribuire (ofertant, asociat, terți și subcontractanți). În cazul procedurilor desfășurate electronic, DUAE trebuie semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
După aplicarea criteriului de atribuire, Ofertantul a cărui ofertă admisibilă a fost clasată pe primul loc, la solicitarea autorităţii contractante demonstrează inexistenţa situaţiilor de excludere prin prezentarea documentelor justificative indicate în DUAE de către operatorul economic la rubricile aferente.
Operatorii economici care depun ofertă (indiferent dacă sunt ofertanți individuali, membrii ai unei asocieri, subcontractanți sau terți susținători), trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă sau să se confirme că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii sale, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza/ exercita activitățile care fac obiectul contractului de achiziție publică.
Cerința se aplică inclusiv pentru documentația care trebuie prezentată de subcontractanți și/sau terți susținători care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.
Modalitatea de îndeplinire:
Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire a contractului de achiziție publică cu informațiile solicitate de către autoritatea contractantă – informații referitoare la îndeplinirea cerințelor privind capacitatea de exercitare a activității profesionale.
Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor ... detalii pe www.e-licitatie.ro

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Loturile: 1,2Cifra de afaceri anuala generalaPentru lotul 1 - Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică:Ofertanților li se impune/solicită să îndeplinească cel puțin una din cele două condiții de mai jos:- să aibă un nivel al cifrei de afaceri anuale generale de minimum 50.000,00 lei (RON) pentru fiecare din ultimele 3 exerciții financiare: 2019, 2020, 2021, sau;- să aibă o medie a cifrei de afaceri generale de minimum 75.000,00 lei (RON) pentru ultimele 3 exerciții financiare: 2019, 2020, 2021.Pentru lotul 2 - Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare:Ofertanților li se impune/solicită să îndeplinească cel puțin una din cele două condiții de mai jos:- să aibă un nivel al cifrei de afaceri anuale generale de minimum 25.000,00 lei (RON) pentru fiecare din ultimele 3 exerciții financiare: 2019, 2020, 2021, sau;- să aibă o medie a cifrei de afaceri generale de minimum 50.000,00 lei (RON) pentru ultimele 3 exerciții financiare: 2019, 2020, 2021.În cazul organizațiilor nonprofit (ex. universități, institute de cercetare, ONG-uri etc.), prin cifra de afaceri se înțeleg veniturile totale.

Se va completa DUAE de către operatorii economici (ofertanți/ofertanți asociați/terți susținători) participanți la procedura de atribuire cu informațiile solicitate de către autoritatea/ entitatea contractantă.Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței vor fi prezentate doar de către ofertantul clasat pe primul loc, în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor: bilanțuri contabile sau extrase de bilanț sau rapoarte de audit financiar sau alte documente emise de organisme specializate care confirmă nivelul cifrei de afaceri înscris în DUAE.Dacă un grup de operatori economici depune o ofertă comună, atunci capacitatea economică și financiară se demonstrează prin cumularea resurselor tuturor membrilor grupului.În cazul in care ofertantul își demonstrează capacitatea economică și financiară prin prezentarea unui ANGAJAMENT FERM DE SUSȚINERE din partea unui/unor terț/terți, atunci acesta ARE OBLIGAȚIA să prezinte documentele transmise acestuia de către terțul/terții susținător/susținători, DIN CARE SĂ REZULTE MODUL EFECTIV prin care terțul/terții susținător/susținători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susținere, documente care se vor constitui ca ANEXE la respectivul angajament.Ca primă dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere și a îndeplinirii cerințelor de capacitate, se vor depune odată cu DUAE următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, acordul de subcontractare și/sau a acordul de asociere, după caz. Necesitatea prezentării de documente -suport actualizate/la zi, revine doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire (și, dacă este cazul, pentru terții susținători/subcontractorii acestuia). În cazul procedurilor desfășurate electronic, DUAE nu este semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.Pentru calculul echivalenței euro/altă valută, se va avea în vedere cursul mediu anual comunicat de Banca Națională a României (BNR), pentru fiecare an în parte.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Loturile: 1,2
Proportia de subcontractare
Ofertantul are obligația de a preciza partea/părțile din contract pe care intenționează să o/le subcontracteze, în vederea îndeplinirii acestora de către subcontractanți, precum și datele de recunoaștere ale subcontractanților propuși, dacă este cazul.

Înainte de semnarea contractului, ofertantul câștigător va prezenta contractul/contractele încheiate cu subcontractantul/subcontractanții nominalizați în ofertă. Pe parcursul derulării contractului, ofertantul nu are dreptul de a înlocui subcontractanții nominalizați în ofertă fără acceptul autorității contractante, iar eventuala înlocuire a subcontractanților nu trebuie să ducă la modificarea propunerii tehnice sau financiare.
Loturile: 1,2
Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat
Ofertantul trebuie să demonstreze că are potenţial tehnic, financiar şi organizatoric corespunzător, care reflectă posibilitatea concretă a acestuia de a îndeplini contractul conform nevoilor autorității contractante.

Pentru lotul 1 - Sistem electronic de arhivare și servicii de arhivare electronică:
Ofertanților li se impune/ solicită să demonstreze prestarea de servicii similare, efectuate în cel mult ultimii 3 ani până la data limită de depunere a ofertei, în valoare cumulată de minim 80.000,00 lei RON, calculată la nivelul a maxim 3 contracte.
Prin servicii similare se înțelege: servicii de arhivare computerizată/ servicii de digitizare (scanare), indexare, arhivare electronică, copiere și salvare documente/ informații, restaurare documente vechi.

Pentru lotul 2 - Sistem de inventariere bazat pe coduri de bare:
Ofertanților li se impune/ solicită să demonstreze furnizarea de produse similare, efectuate în cel mult ultimii 3 ani până la data limită de depunere a ofertei, în valoare cumulată de minim 40.000,00 lei RON, calculată la nivelul a maxim 3 contracte.
Prin produse similare se înțelege: echipamente de comunicații, echipamente electronice sau softuri de gestionare a inventarelor, cititor mobil de cod de bare, imprimantă cod de bare, etc.

Ultimii 3 ani vor fi calculați prin raportare la data-limită de depunere a ofertelor stabilită de autoritatea contractantă în anunţul de participare (dacă se decalează termenul-limită stabilit pentru depunerea ofertelor, publicându-se în acest sens o erată, limita inferioară a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată îndeplinită cerinţa pentru toţi operatorii care au prezentat dovada finalizării contractului de experienţă similară în intervalul de timp nou rezultat).

În acest sens se va depune lista principalelor contracte (de tipul celor specificate), realizate în ultimii trei ani de la data limită de depunere a ofertelor, conţinând valori, perioade de prestare și beneficiari, indiferent dacă aceştia din urmă sunt autorităţi contractante sau clienţi privaţi.

Prin servicii/produse duse la bun sfârşit în cadrul perioadei menționate înţelegându-se:
-servicii/produse recepționate la sfârșitul prestării (sfârșitul prestării/furnizării nu presupune expirarea perioadei de garanție);
-servicii/produse recepționate parțial cu condiția ca specificul contractului/activităților ce reprezintă experiență similară să permită elaborarea unui livrabil care să poată fi utilizat ca rezultat independent.

Dacă se vor prezenta contracte care au ca obiect prestarea mai multor tipuri de servicii/produse, ofertantul are obligația să evidențieze și să dovedească în mod clar în documentele prezentate care sunt serviciile/produsele de natura a îndeplini solicitările autorității contractante. Pentru contractele exprimate în alte monede calculul echivalenței in RON se va face prin utilizarea cursului mediu anual în RON comunicat de BNR pentru fiecare an în parte.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Ofertantul are obligația de a preciza partea/părțile din contract pe care urmează să le subcontracteze și datele de recunoaștere ale subcontractanților propuși, dacă aceștia sunt cunoscuți la momentul depunerii ofertei. DUAE completat de ofertant în care va include și informații privind partea din contract care urmează a fi subcontractată și va avea anexat acordul de subcontractare.
Subcontractanții pe a căror capacități se bazează ofertantul vor completa la rândul lor un DUAE separat, incluzând informațiile referitoare la situațiile de excludere astfel cum acestea sunt menționate la art.164, 165 și 167 din Legea 98/2016 precum și cele care prezintă relevanță din perspectiva capacităților pe care se bazează ofertantul.
Dacă prin subcontractant nu se îndeplinește o cerință de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrării neîncadrării în motivele de excludere.
Operatorul economic clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va face dovada îndeplinirii cerințelor de calificare prin subcontractanți prin prezentarea de documente justificative ale acestora, la solicitarea AC. Autoritatea contractantă poate respinge subcontractantul propus dacă acesta nu îndeplinește cerințele de calificare privind capacitatea sau se încadrează printre motivele de excludere și solicită ofertantului o singură dată – înlocuirea acestuia și prezentarea unui alt subcontractant.

Capacitatea tehnică și/sau profesională a operatorului economic susținută în conformitate cu art.182 din Legea 98/2016.
Cerințe specifice:
DUAE completat de ofertant în care va include și informațiile cu privire la existența unei susțineri de terță parte, precum și celelalte aspecte solicitate prin formatul standard al DUAE.
Terțul/terții susținători vor completa DUAE cu informații privind nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător susținerii acordate.
Odată cu depunerea DUAE se prezintă angajamentul terțului susținător împreună cu documentele anexe la angajament, transmise acestora de către terții susținători, din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestora.
Prin angajamentul ferm, terțul confirmă, faptul că va sprijini ofertantul în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale, fie prin precizarea modului în care va interveni concret, pentru a duce la îndeplinire respectivele activități pentru care a acordat susținerea, fie prin identificarea resurselor tehnice și profesionale pe care le va pune la dispoziție ofertantului (descriind modul concret în care va realiza acest lucru).
Totodată, prin angajamentul ferm, terții se vor angaja că vor răspunde în mod solidar cu ofertantul pentru executarea contractului de achiziţie publică. Răspunderea solidară a terților susținători se va angaja sub condiția neîndeplinirii de către aceștia a obligațiilor de susținere asumate prin angajament.
După caz, odată cu depunerea DUAE, se prezintă pe lângă angajamentul terțului susținator (impreună cu documente anexe la angajament, transmise acestora de către terții susținători, din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestora) și acordul de asociere.
Subcontractanţii pe a căror capacităţi ofertantul se bazează pentru demonstrarea îndeplinirii anumitor criterii de calificare şi selecţie sunt consideraţi şi terţi susţinători, caz în care acordul de subcontractare reprezintă, în acelaşi timp, şi angajamentul ferm.
Autoritatea contractantă va lua în considerare această susţinere, ca probă a îndeplinirii criteriilor minime impuse în cadrul documentaţiei de atribuire dacă sunt îndeplinite în mod cumulativ următoarele condiţii:
- terţii susţinători pot dovedi că deţin resursele invocate ca element de susţinere a ofertantului;
- ofertantul poate demonstra că va dispune efectiv de resursele entităţilor ce acordă susţinerea, necesare pentru realizarea contractului, în cazul în care terţul susţinător nu este declarat subcontractant
Ofertantul participant la procedura de atribuire va completa DUAE în mod corespunzător, conform art. 193 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice, cu modificările și completările ulterioare, cu informaţiile aferente ce descriu nivelul său de experienţă similară cu obiectul contractului de achiziție publică.

Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile ce descriu nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător cerințelor autorității/entității contractante. Asociatul/asociații nominalizați va/vor prezenta distinct DUAE în care se vor cuprinde informațiile solicitate.

La nivelul DUAE trebuie precizate informații cum ar fi: numărul și data contractului/achizitiei invocat/invocate drept experiență similară, tipul/categoriile de servicii/produse, valoarea, beneficiarul, perioada de prestare, data și numărul documentului de recepție.

Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței vor fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, ofertantului clasat pe primul loc, în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor: contracte, certificate constatatoare sau recomandări și/sau documente emise sau contrasemnate de autorități contractante sau clienți beneficiari, procese verbale de receptie/parti relevante ale contractului/achizitiei, din care sa reiasă toate elementele necesare pentru confirmarea indeplinirii cerintei privind experienta similara.

Daca un grup de operatori economici depune o Ofertă comună, atunci capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza prin cumularea resurselor tuturor membrilor grupului. Capacitatea tehnica si/sau profesionala a Ofertantului poate fi sustinuta, pentru indeplinirea Contractului si de o alta persoana, indiferent de natura relatiilor juridice existente intre Ofertant si persoana respectiva.

În cazul in care Ofertantul isi demonstreaza capacitatea tehnica si/sau profesionala prin prezentarea unui ANGAJAMENT FERM de sustinere, prin care confirma faptul ca va pune la dispozitie Ofertantului resursele tehnice si profesionale invocate din partea unui/unor tert/terti, atunci acesta ARE OBLIGATIA să prezinte documentele transmise acestuia de către terţul/terţii susţinător/susţinători, din care SĂ REZULTE MODUL EFECTIV prin care terţul/terţii susţinător/susţinători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susţinere, documente care se vor constitui ANEXE la respectivul angajament.

Ca primă dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere și a îndeplinirii cerințelor de capacitate, se vor depune odată cu DUAE următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, acordul de subcontractare și/sau a acordul de asociere, după caz. Necesitatea prezentării de documente -suport actualizate/la zi, revine doar ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire (și, dacă este cazul, pentru terții susținători/subcontractorii acestuia). În cazul procedurilor desfășurate electronic, DUAE nu este semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.

Persoana care asigură susţinerea capacității tehnice nu trebuie să se afle în situaţia care determină excluderea din procedura de atribuire conform prevederilor art. 164, art. 165 și art. 167 din Legea nr. 98/2016, în acest sens se va completa un DUAE distinct.

Documentele vor fi prezentate în copie lizibilă cu mențiunea ”conform cu originalul”.
Persoanele juridice străine vor prezenta certificate/documente constatatoare însoțite de traducere autorizată în limba română.

CLAUZĂ SUSPENSIVĂ:
Finalizarea procedurii de atribuire prin încheierea contractului de achiziție publică este supusă următoarei condiții:
Încheierea contractului de achiziție publică este condiționată de prelungirea Contractului nr. 38/28.09.2017 încheiat între Autoritatea contractantă și Ministerul Dezvoltării regionale, Administrației Publice și Fonduri Europene - Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Capacitatea Administrativă pentru achiziționarea de servicii și bunuri din fondurile europene nerambursabile, semnarea contractului fiind posibilă doar în situația în care se respectă dispozițiile referitoare la angajarea cheltuielilor din bugetele care intră sub incidența legislației privind finanțele publice.
În cazul în care, indiferent de motive, prelungirea perioadei de finanțare pentru achiziționarea de servicii și bunuri din fondurile europene nerambursabile prevăzute de Contractului nr. 38/28.09.2017 nu se realizează până la data de 28.07.2022, Autoritatea Contractantă va aplica prevederile (art.212, alin. (1), lit. c) teza a II-a din Legea nr.98/2016 / art.225, alin. (1), lit. c) teza a II-a din Legea nr. 99/2016), fiind imposibilă încheierea contractului de achiziție publică.
Ofertanții din cadrul acestei proceduri acceptă utilizarea condiției suspensive de mai sus, asumându-și întreaga răspundere în raport cu eventualele pierderi pe care le-ar putea suferi în situația descrisă.
Cerințele tehnice definite la nivelul anunțului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producător, la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producție/metodă specifică de fabricație/prestare/execuție, vor fi înțelese ca fiind însoțite de mențiunea ”sau echivalent”.
Potențiali Ofertanți, rezidenți în țările Comunității Europene și țările Spațiului Economic European (EEA), pot consulta site-ul web al Comisiei Europene - DG Creștere economică disponibile la următoarea adresă: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/searchDocument.do pentru a identifica și compara documentele echivalente (dacă sunt disponibile) solicitate de către Autoritatea Contractantă în FDA.
DUAE va fi configurat de către autoritatea/entitatea contractantă direct în SEAP la definirea documentației de atribuire. Operatorii economici care participă la procedură vor completa direct în SEAP, în secțiunea dedicată a procedurii de interes, DUAE-ul deja configurat de autoritatea/entitatea contractantă. Detalii cu privire la întocmirea DUAE se vor regăsi, după autentificarea în sistem, în secțiunea „Informații DUAE” – Ghid de completare DUAE.
Operatorii economici participanți la procedurile de atribuire vor completa direct în SEAP, în secțiunea dedicată a procedurii de interes, DUAE-ul deja configurat de autoritatea contractantă. Pentru cazurile în care ofertantul este o asociere de operatori economici sau pentru cazurile în care ofertantul are subcontractanți sau terți susținători, fiecare operator economic se va autentifica în sistem și va accesa procedura de atribuire de interes în vederea completării DUAE în calitatea în care a fost inclus în respectiva procedură (asociat, subcontractant, terț susținător). Este necesar ca toți cei care trebuie să răspundă la DUAE să fie înregistrați ca utilizatori ai sistemului.
La procedura de atribuire se înscrie și depune ofertă unul dintre membrii asocierii sau operatorul economic care participă cu ofertă individuală iar ceilalți participanți completează direct în sistem doar DUAE și nu pot modifica oferta. Deoarece procedura aleasă este licitație deschisă organizată integral prin mijloace electronice, eventualele clarificări se vor posta/publica numai în SEAP la sectiunea "Întrebări", iar răspunsurile la clarificările solicitate vor fi transmise de Autoritatea Contractanta numai prin intermediul SEAP. Riscurile neaccesării clarificărilor postate, revin operatorului economic.
În cazul procedurilor desfășurate electronic, DUAE trebuie semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Toți operatorii economici ofertanți vor prezenta DUAE împreuna cu angajamentul ferm, acordul de subcontractare si acordul de asociere ca primă dovadă a neîncadrării în situațiile de excludere și a îndeplinirii cerințelor de capacitate. Prezentarea documentelor-suport actualizate/la zi, se va face doar de către ofertantului clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire (și, dacă este cazul, de terții susținători/ subcontractorii/ asociații acestuia).
Număr zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor: 21 zile. Răspunsul autorităţii contractante la aceste solicitări se va publica în SEAP cu cel puțin 10 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor candidaturilor/ofertelor, fără a se dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările. Oferta are caracter ferm si obligatoriu pe toata perioada de valabilitate a ofertei sau durata contractului și trebuie să fie semnată, pe propria răspundere, de către ofertant sau de către persoana împuternicită legal de către acesta.
Durata contractului este 45 de zile (Lotul 1), respectiv 30 de zile (Lotul 2), de la semnarea contractului. Termenele contractuale se calculează de la data încheierii contractului, respectiv de la data constituirii garanției de bună execuție aferentă contractului semnat de părți. Durata estimată de implementare a activităților, se poate modifica în funcție de finalizarea procedurii de achiziție publică și de eventuale prelungiri ale perioadei de implementare a proiectului „Consolidarea și eficientizarea sistemului național de recuperare a creanțelor provenite din infracțiuni” cod SIPOCA 56, Cod SMIS 120082.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Conform prevederilor Legii 101/2016, orice persoană care consideră că a fost vătămată de o eroare sau de o neregulă printr-un act al AC, care încalcă legile privind achizițiile publice, poate depune o plângere în termen de 7/10 zile începând cu ziua următoare luării la cunoștință despre actul AC considerat nelegal
- fie pe cale administrativ-jurisdicțională la CNSC
- fie pe cale judiciară la instanța de judecată
Indiferent de procedura aleasă, contestația va fi transmisă în același timp și AC