Servicii de arhivare documente aferente POSDRU 2007-2013

Scurtă descriere

Obiectul contractului constă în achiziționarea de „Servicii de realizare arhivare documente aferente POSDRU 2007-2013”. În cadrul proiectului se dorește realizarea arhivei fizice și digitale a documentelor menționate. Această activitate presupune achiziția de servicii specializate de arhivare fizica, prelucrare electronică și depozitare documente.
Valoarea estimată a Contractului este în sumă totală de 754.075,00 lei fără TVA, la care se adaugă TVA în valoare de 143.274,25 lei, respectiv 897.349,25 lei cu TVA din care:
- arhivare fizică - cu o valoare maximă de 376.200 lei fără TVA, la care se adaugă TVA în valoare de 71.478,00 lei;
- arhivare electronică - cu o valoare maximă de 294.000 lei fără TVA, la care se adaugă TVA în valoare de 55.860,00 lei;
- depozitare și conservare documente - cu o valoare maximă 83.875 lei fără TVA, la care se adaugă TVA în valoare de 15.936,25 lei.

Descrierea achiziției publice

Obiectul contractului constă în achiziționarea de „Servicii de realizare arhivare documente aferente POSDRU 2007-2013” pentru desfășurarea activității în condiții optime.
Achiziţia se va desfăşura în cadrul proiectului cu titlul „Sprijin pentru OIR POSDRU Regiunea Bucureşti-Ilfov în scopul îmbunătăţirii capacităţii de a gestiona şi implementa în mod eficient şi eficace activităţile sale” , cu ID SMIS 117513

Informații despre fondurile Uniunii Europene

Contract de finanţare nr. 143/AT/OI BUCUREŞTI-ILFOV, cu titlul „Sprijin pentru OIR POSDRU Regiunea Bucureşti-Ilfov în scopul îmbunătăţirii capacităţii de a gestiona şi implementa în mod eficient şi eficace activităţile sale”

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165 si 167 din Legea 98/2016 cu completările și modificările ulterioare.
Declarație privind neîncadrarea în prevederile art. 164, 165 si 167 din Legea privind achizitiile nr 98/2016 pentru ofertant/subcontractant/asociați
Modalități de îndeplinire: Se va completa DUAE.
Operatorii economici participanți la procedura de atribuire (inclusiv eventualii subcontractanți/ asociați) vor completa cerința corespunzătoare în formularul DUAE din documentația de atribuire.
Încadrarea în situația prevăzută la art. 164 din Legea nr. 98/2018 atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
Încadrarea în situaţia prevăzută la art. 165 din Legea nr. 98/2018 atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
Încadrarea în situaţia prevăzută la art. 167 din Legea nr. 98/2018 atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței de neîncadrare în art. 164, 165, 167
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate la solicitarea autorității contractante de către ofertantul clasat pe primul loc în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării:
1. Certificat constatator privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat și bugetul local. Lipsa datoriilor se va dovedi în momentul prezentării documentului, in condițiile art. 166, alin. (2).
2. Cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor care au putere de reprezentare, de decizie sau control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul O.N.R.C./actul constitutiv;
3. După caz, documentele prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166, alin. (2), art. 167, alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016;
Operatorii economici nerezidenți (străini) au dreptul de a prezenta orice documente edificatoare, eliberate de autoritățile din țara în care aceștia sunt rezidenți prin care să dovedească îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor către bugetul de stat, în conformitate cu legislația din țara de rezidență. Documentele trebuie să ateste lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor și a asigurărilor sociale, la momentul prezentării acestora. Documentele se vor prezenta însoțite de traducerea autorizată a acestora în limba română.
Justificare:
Autoritatea contractantă a stabilit prezentarea acestor documente în scopul de a exclude din procedura de achiziţie publică a acelor candidaţi/ofertanţi care intra sub incidenta art. 164, art. 165 si art. 167 din Legea 98/2016 privind achizitiile publice. Operatorii economici nerezidenți (străini) au dreptul de a prezenta orice documente edificatoare, eliberate de autoritățile din țara în care aceștia sunt rezidenți prin care să dovedească îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor către bugetul de stat, în conformitate cu legislația din țara de rezidență. Documentele trebuie să ateste lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor şi a asigurărilor sociale, la momentul prezentării acestora. Documentele se vor prezenta însoțite de traducerea autorizată a acestora în limba română.
4. Alte documente edificatoare, după caz:
Declarație privind neîncadrarea în prevederile art. 59 și art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice
Operatorul economic va completa Formularul 4 și îl va depune odata cu DUAE. Încadrarea în șituația prevăzută la art. 59 și art. 60 atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului.
Declarație privind neîncadrarea în prevederile art. 59 şi art. 60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice Operatorul economic va completa cerința corespunzătoare în formularul DUAE din documentația de atribuire. Încadrarea în situația prevăzută la art. 59 şi art. 60 atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului. Ofertanţii, membrii asocierii, terţii susţinători şi subcontractanţii vor depune declaraţia privind conflictul de interese (conform modelului din Secţiunea IV - Formulare şi modele documente aferentă documentaţiei de atribuire) - se va depune odată cu DUAE. Autoritatea contractantă va avea dreptul de a solicita clarificări și/sau completări referitoare la această declaraţie oricând pe parcursul procedurii de atribuire, în cazul în care intervin modificări în lista cu persoanele cu funcţie de decizie din cadrul autorităţii contractante cu privire la organizarea, derularea şi finalizarea procedurii de atribuire.
Capacitatea de exercitare a activității profesionale, în conformitate cu art. 173 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice
Operatorii economici care depun oferta trebuie să dovedească o formă de înregistrare, în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum şi faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea de îndeplinire: completarea DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (ofertant/candidat/asociat/subcontractant), cu informațiile aferente situației lor, conform notificărilor ANAP din 08.04.2019 si 02.07.2019, urmând ca documentul justificativ, respectiv certificat ONRC sau pentru ofertanții străini documente echivalente emise în țara de rezidență, să fie prezentate doar la solicitarea autorității contractante la finalizarea evaluării ofertelor, de către ofertantul aflat în clasament pe primul loc. Documentele trebuie să fie în termen de valabilitate la data prezentării. Documentele emise în altă limbă decât româna trebuie să fie însoțite de traducerea autorizată în limba română.
Ofertanții vor prezenta documente care dovedesc forma de înregistrare a operatorului economic, respectiv Certificatul constatator emis de Oficiul Registrului Comerțului în raza căruia este situat sediul ofertantului din care să rezulte cel puțin informațiile legate de structura acționarilor, reprezentanților legali, obiectul de activitate, modul de organizare și funcționare al operatorului economic. Certificatul constatator trebuie să conțină date actuale/reale la momentul prezentării.
Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din Certificatul Constatator emis de O.N.R.C. Solicitarea aceasta rezidă din obligațiile autorității contractante de a verifica respectarea de către operatorii economici a cerințelor privind stabilirea condițiilor, termenelor și procedurilor de acordare, suspendare și retragere a autorizațiilor de funcționare sau alte documente echivalente din care să rezulte competența acestora de a realiza activitățile care fac obiectul prezentului contract.
Totodată, un astfel de document oferă autorității contractante informații cu privire la sediul social al ofertantului, sediile/punctele de lucru secundare, persoane împuternicite, structura acționarilor, obiectul de activitate, modul de organizare și funcționare al operatorului economic în vederea așigurării îndeplinirii cerințelor documentației de atribuire.
Justificare:
Autoritatea contractantă a stabilit prezentarea acestor documente pentru a putea fi dovedită forma de înregistrare ca persoană juridică/fizică şi după caz, de înregistrare/atestare sau apartenenţă din punct de vedere profesional, în conformitate cu prevederile din ţara în care ofertantul/ candidatul este stabilit.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertanții vor deține Autorizația eliberată de Arhivele Naționale în conformitate cu prevederile art.19 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata și ale art. 81-108 din instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.Experiență similară în conformitate cu art. 179 lit. b) – Legea 98/2016. Solicitarea se face în baza art. 179, lit. b din Legea 98/2016 privind achizițiile publice întrucât produsele care fac obiectul viitorului contract de achiziție publică privesc necesitatea unei bune funcționări a autorității contractante. Lista principalelor prestări de servicii efectuate în cursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 3 ani, cu indicarea valorilor, datelor și a beneficiarilor publici sau privați; Pentru conversia lei/alta valută, se va lua în considerare cursul mediu anual comunicat de BNR pentru fiecare an.Cerința minimă- Lista principalelor prestări de servicii în ultimii 3 ani*, cu indicarea valorilor, datelor și a beneficiarilor publici sau privați.Ofertantul trebuie să facă dovada că în ultimii 3 ani, a prestat servicii similare de arhivare fizică și/sau prelucrare electronică și/sau depozitare documente în valoarea cumulată de 754.075,00 lei fără TVA, realizată la nivelul a unu sau mai multe contracte.Ofertantul va prezenta principalele prestări de servicii efectuate în ultimii 3 ani (numărul de ani solicitați în vederea demonstrării experienței similare se vor calcula prin raportare la data publicării anunțului de participare în SEAP). Pentru fiecare din contractele prin care se demonstrează experiența similară se vor prezenta certificate/documente emise sau contrasemnate de către o autoritate sau de către beneficiar, din care să rezulte: • - denumirea produselor similare • - valoare (în lei), inclusiv pentru perioada de referința de 3 ani • - perioada de livrare • - beneficiari publici sau privați Dacă un grup de operatori depun ofertă comună, atunci capacitatea tehnică și/sau profesională se demonstrează prin luarea în considerare a resurselor tuturor membrilor grupului.
Proportia de subcontractareOfertantul are obligatia de a preciza partea/partile din contract pe care urmeaza sa le subcontracteze si datele de recunoastere alesubcontractantilor propusi

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Completarea DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire, urmând ca documentul justificativ, respectiv Autorizația eliberată de Arhivele Naționale sau pentru ofertanții străini documente echivalente care dovedesc îndeplinirea condiților de autorizare în conformitate cu Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996.Documentele doveditoare vor fi prezentate doar la solicitarea autorității contractante la finalizarea evaluării ofertelor, de către ofertantul aflat în clasament pe primul loc. Documentele trebuie să fie în termen de valabilitate la data prezentării. Documentele emise în altă limbă decât româna trebuie să fie însoțite de traducerea autorizată în limba română.Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor, în care se vor indica valorile, datele și beneficiarii publici sau privați. Autoritatea contractantă va solicita ofertantului clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor certificate /documente, care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE.
Ofertantii vor completa DUAE si vor include si informatiile solicitate cu privire la subcontractanți. In cazul in care ofertantul utilizeazăcapacitățile subcontractantului/subcontractanților pentru a îndeplini criteriile de calificare, se va prezenta cate un formular DUAE separatpentru fiecare dintre respectivii subcontractanți, completat în mod corespunzător de către fiecare dintre aceștia. Subcontractanțiiprecizează in DUAE informațiile aferente criteriilor de calificare pe care le îndeplinește, menționând numărul si data contractului pentrupartea propusa pentru subcontractare. Daca prin subcontractant nu se îndeplinește o cerința de calificare, atunci aceasta va prezentaDUAE doar in scopul demonstrării neîncadrării in motivele de excludere.

Condiții de executare a contractului

Operațiile executate asupra fondului arhivistic se vor efectua cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996 - Legea Arhivelor Naționale, cu actualizările și completările ulterioare și ale Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, cât și a altor norme sau cadru legal cu privire la arhivarea documentelor

Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”
Departajare oferte
In cazul în care două sau mai multe oferte sunt echivalente, autoritatea contractantă va aplica un criteriu suplimentar, ce va fi menționat explicit în Anunțul de Participare, respectiv: Termenul de execuție arhivare fizică.
- Autoritatea a solicitat în caietul de sarcini un termen de execuție de 4 luni. În cazul în care un operator economic execută serviciile într-un termen mai mic decât cel specificat (având ca valoare minimă termenul de 1 lună) acesta este considerat un termen nerealist având în vedere cantitatea documentelor ce trebuie arhivate. Termenul de execuție constituie un avantaj pentru autoritatea contractantă, deoarece la momentul actual documentele ocupă un spațiu ce trebuie folosit pentru arhivarea altor documente specifice activității OIR BI. Astfel, executarea serviciului într-un termen mai scurt, ar creste eficiența din cadrul Autorității Contractante prin eliberarea spațiului în care sunt depozitate, spațiu necesar desfășurării altei activității. În conformitate cu prevederile art. 187, alin. 3, lit. a din Legea 98/2016, coroborat cu art. 187, alin. (10).
- În eventualitatea în care nici prin aplicarea acestui sistem nu se va ajunge la o departajare a ofertelor pe poziții distincte în clasament, entitatea contractantă va recurge la solicitarea transmiterii de către operatorii economici de documente care conțin noi prețuri (reofertare de preț).
- Ulterior, în cazul în care vor continua să subziste situații de natura celor anterior menționate se va reaplica sistemul explicitat în cadrul prezentei note asigurându-se parcurgerea tuturor pașilor stabiliți, până la momentul în care se va realiza o departajare a ofertelor pe poziții distincte în clasament.
Termenul limita exprimat în număr de zile în care Autoritatea contractantă va răspunde în mod clar și complet la solicitările de clarificări conform obligației prevăzute la art.160 alin. 2 din Legea 98/2016 cu modificările și completările ulterioare, este cu 10 zile înainte de depunerea ofertelor.
Numărul de zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limita de depunere a ofertelor: 15 zile.
Procedura se va derula într-o singură etapă obligatorie.
Toate documentele vor fi depuse in SICAP, atat de catre autoritatea contractanta, cat si de catre operatorii economici (documentatii, solicitari / raspunsuri de / la clarificari, intrebari, etc.) vor fi incarcate sub forma de fisiere semnate electronic cu semnatura electronica extinsa (conform definitiei date in Legea 455 / 2001 privind semnatura electronica), bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat conform legislatiei in vigoare. Evaluarea ofertelor, atribuirea și încheierea contractului, se vor realiza respectând termenele legale, conform Legii nr.98/2016, privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. Documentele emise în altă limbă decât româna trebuie să fie însoțite de traducerea autorizată în limba română. În cazul în care există discrepanțe între informațiile prevăzute în DUAE şi cele prevăzute în fişa de date, prevalează informațiile din fişa de date, DUAE urmând a fi revizuit corespunzător.