Achiziționarea unui sistem care continuă și extinde actualul sistem de automatizare fluxuri de lucru digitale aflat în dezvoltare, interfațare cu Ghișeul Unic virtual de formulare online împreună cu serviciile de instalare, configurare, dezvoltare și suport aferente pentru Primaria Timisoara

Scurtă descriere

În baza contractului vor fi prestate servicii privind achiziționarea unui sistem care continuă și extinde actualul sistem de automatizare fluxuri de lucru digitale aflat în dezvoltare, interfațare cu Ghișeul Unic virtual de formulare online împreună cu serviciile de instalare, configurare, dezvoltare și suport aferente pentru Primaria Timisoara, in conformitate cu cerintele documentatiei de atribuire.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet, tuturor solicitarilor de clarificare/informatii suplimentare, in a 12-a zi înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, in conditiile in care solicitarile se vor adresa cu cel putin 22 zile înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor. Clarificarile depuse dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare.

Descrierea achiziției publice

În baza contractului vor fi prestate servicii privind extinderea și dezvoltarea sistemului de automatizare a fluxurilor de lucru digitale pentru Primăria Municipiului Timișoara, integrat cu Ghișeul Unic virtual pentru formulare online și proceduri administrative automatizate. Această achiziție include:
• Furnizarea de subscripții software necesare extinderii soluției actuale bazate pe tehnologiile M365/Exchange și Webcon.
• Servicii de instalare și configurare a sistemului pentru a permite implementarea optimă a noilor fluxuri informatice.
• Automatizarea și actualizarea procedurilor administrative existente, pentru a sprijini desfășurarea acestora în format digital, inclusiv semnătura electronică, generarea automată de documente și expedierea acestora prin email.
• Servicii de suport și mentenanță pentru asigurarea funcționării continue și eficiente a soluției implementate.
Prin intermediul acestei achiziții, Municipiul Timișoara urmărește optimizarea proceselor interne și creșterea accesibilității serviciilor pentru cetățeni, reducând timpul de procesare și sporind eficiența operațională.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

III.1.1.a) Situatia personala a candidatului sau ofertantului: Operatorul economic participant la procedura indiferent de calitate (ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, terț susținător, după caz) nu trebuie sa se regăsesc în situațiile prevăzute la art. 60, 164, 165 și 167 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice.
Modalitatea de îndeplinire:
Sub sancțiunea respingerii ofertei ca inacceptabilă, fiecare operator economic participant la procedura de atribuire (ofertant individual, ofertant asociat, subcontractant, terț susținător, după caz), va prezenta odată cu oferta, DUAE distinct, completat in SEAP în conformitate cu art. 193 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, cu informațiile aferente situației lui.
Se vor prezenta:
a) Declarația privind neîncadrarea în situațiile potențial generatoare de conflict de interese, așa cum sunt acestea definite la art. 60 din Legea nr. 98/2016 - de către toți participanții la procedura si
b) daca este cazul, angajamentul ferm al terțului susținător însoțit de documente din care sa rezulte modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, acordul de subcontractare si/sau asociere.
Documentele justificative trebuie sa fie valabile la data prezentării, acestea putând fi:
1.certificate constatatoare privind plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.) valabile la momentul prezentării, pentru sediul principal, iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate;
2.cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC /actul constitutiv sau orice alte documente considerate edificatoare din acest punct de vedere (în țara de origine sau în țara în care ofertantul este stabilit);
3.după caz, documente prin care se demonstrează faptul că operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art.166 alin.(2), art.167 alin.(2), art.171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
4.alte documente edificatoare, după caz.
Note: Autoritatea contractantă, conform prevederilor Legii 98/2016, va accepta ca fiind suficient și relevant pentru demonstrarea faptului că ofertantul nu se încadrează în una dintre situațiile prevăzute la art.164, 165 și 167, orice document considerat edificator, din acest punct de vedere, în tara de origine sau în ţara în care ofertantul este stabilit, cum ar fi certificate, caziere judiciare sau orice alte documente echivalente emise de autorități competente din tara respectivă.
Documentele justificative actualizate prin care sa demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare si selecție, in conformitate cu informațiile cuprinse in DUAE urmează a fi prezentate la solicitarea autorității contractante, doar de ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, in urma aplicării criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile.
Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/limba în care au fost emise însoțite de traducerea autorizata in limba romana, după caz.
Informatii in temeiul art.63 alin. (1) din Legea 98/2016: persoanele cu functie de decizie din cadrul autoritatii contractante si respectiv persoanele cu functie de decizie din cadrul autoritatii contractante, in ceea ce priveste organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire (comisia de evaluare), se regasesc mentionate la punctul 8 din Cap. " VI.3 Informatii suplimentare".

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale: Operatorii economici care depun oferta, trebuie sa facă dovada unei forme de înregistrare în condiţiile legii din tara de rezidenta, din care să reiasă ca operatorul economic (ofertant si, dupa caz, ofertant asociat), este legal constituit, ca nu se afla in niciuna din situaţiile de anulare a constituirii precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activităţile care fac obiectul contractului.
Modalitate de îndeplinire:
Se va prezenta DUAE completat in conformitate cu prev. art.193 din Legea 98/2016. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Certificatul constatator ONRC/documente echivalente emise in tara de rezidenta, urmează a fi prezentate, doar la solicitarea autorităţii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Informaţiile cuprinse in certificat/documentul echivalent, trebuie sa fie reale, valabile la data prezentării acestuia.
În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere, pentru partea de contract pe care o realizează. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/limba în care au fost emise însoţite de traducere in limba romana, după caz.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Proporția de subcontractare: B. Subcontractare
In cazul în care ofertantul intenţioneaza să subcontracteze parţial contractul, DUAE include informatiile solicitate cu privire la subcontractanti cu procentul aferent activitatilor pe care le vor realiza, raportat la valoarea contractului. Subcontractantul/subcontractantii nominalizat/i de catre ofertant, are/au obligatia de a completa DUAE cu datele proprii în conformitate cu prevederile art.193 din Legea 98/2016. Neprezentarea acestuia odata cu oferta atrage dupa sine respingerea ofertei ca inacceptabila (temei art.137, alin.(2), litera k) din HG 395/2016). Se vor prezenta acordul de subcontractare si declaratia pe propria raspundere privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016.
Modalitate de indeplinire:
Se va completa DUAE , in conformitate cu prev. art. 193 din Legea 98/2016 atat de catre ofertant cat si de fiecare subcontractant nominalizat, cu informatiile aferente situatiei lor. Neprezentarea acestuia odata cu oferta atrage dupa sine respingerea ofertei ca inacceptabila (temei art. 137, alin.(2), litera k) din HG 395/2016). Se vor prezenta acordul de subcontractare si declaratia pe propria raspundere privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016.
Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmeaza a fi prezentate, doar la solicitarea autoritatii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. De asemenea, la incheierea contractului de achizitie publica, se va prezenta contractul/contractele incheiat/e între ofertant şi subcontractant/subcontractanţii nominalizaţi în ofertă, in concordanta cu oferta. Contractul/contractele de subcontractare se vor constitui in anexe ale contractului. Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/ limba în care au fost emise însoţite de traducerea autorizata in limba romana, după caz.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achiziție de servicii: executarea de servicii de tipul specificat: A.Experiența similară
Ofertantul va prezenta lista serviciilor similare prestate(duse la bun sfârșit) în cursul unei perioade care acoperă cel mult ultimii 3 ani (perioadă raportată la data limită de depunere a ofertelor), din care să reiasă că a prestat (dus la bun sfârșit) servicii similare cu o valoare totală mai mare sau cel puțin egală cu suma de 2.300.000 lei fără TVA la nivelul unuia sau maxim 3 contracte indiferent dacă aceștia sunt autorități contractante sau clienți privați.Prin servicii similare se înțeleg serviciile următoare:• Implementarea, configurarea și administrarea soluțiilor Microsoft 365 Business Premium/Standard/• Migrarea către cloud Microsoft 365, inclusiv pentru Exchange Online/• Implementarea soluțiilor de securitate Microsoft Enterprise Mobility + Security (E3)/• Asigurarea suportului tehnic pentru licențe Microsoft 365 și administrarea conturilor de utilizatori/Implementarea soluțiilor de monitorizare și audit pentru Active Directory (Netwrix)/• Monitorizare și audit al schimbărilor din sistemele File Server (Citrix)/• Configurare și implementare de Application Delivery Controllers (load balancers)/• Furnizarea și suportul tehnic pentru sisteme Citrix, inclusiv administrare și optimizare/• Implementarea soluțiilor Webcon BPS și configurarea acestora pentru fluxuri de lucru digitale/• Dezvoltarea de procese digitale și automatizări pe baza platformelor Webcon/• Asigurarea software assurance pentru licențele Webcon (actualizări, suport)/• Implementarea modulelor Webcon pentru Advanced Analytics și Designer Studio/• Configurare și mentenanță pentru subscripțiile serverelor Webcon/• Dezvoltarea și implementarea de procese automate utilizând roboți software (RPA – Robotic Process Automation)/• Implementarea și administrarea platformelor RPA/• Configurarea subscripțiilor și a utilizatorilor suplimentari pentru soluțiile RPA/• Furnizarea de suport administrativ și tehnic pentru soluții Microsoft 365, Citrix și Webcon/• Gestionarea licențelor și subscripțiilor pentru diverse soluții software/• Oferirea de training și documentație pentru utilizatorii finali ai acestor sisteme/• Implementarea soluțiilor Microsoft 365, inclusiv migrare către cloud și suport tehnic/• Dezvoltarea și administrarea de procese digitale utilizând platforme de automatizare, cum ar fi Webcon BPS/• Implementarea și monitorizarea soluțiilor de audit și securitate pentru Active Directory și File Server/• Dezvoltarea și implementarea de roboți software pentru automatizarea proceselor operaționale.Contractele a căror valoare este exprimată în altă valută decât lei echivalentul în lei va fi determinat pe baza cursurilor medii anuale comunicate de B.N.R. pentru anii 2022,2023,2024.Prin sintagma „servicii duse la bun sfârşit”, înţelegându-se:
a) servicii recepţionate parţial, cu condiţia ca specificul contractului/activităţilor ce reprezintă experiență similară să permită elaborarea unui livrabil care să poată fi utilizat de beneficiar ca rezultat independent.
b) servicii recepţionate la sfârşitul prestării;
Modalitate de îndeplinire: Se va prezenta DUAE completat în conformitate cu prevederile art. 193 din Legea 98/2016. La nivelul DUAE trebuie precizate următoarele informații:
-numărul și data contractului invocat drept experiență similară,
-beneficiarul acestuia și datele sale de contact,
-data și numărul documentului de recepție/document emis sau contrasemnat de beneficiarul contractului menționat/recomandare din partea beneficiarului/ certificat constatator/ orice document care probează prestarea serviciilor, precum și ponderea și/sau activitățile pentru care a fost responsabil, împreuna cu valoarea acestora, fără TVA.In cazul unei oferte comune, experienta similara se demonstreaza prin luarea in considerare a resurselor tuturor membrilor grupului, caz in care in formularul DUAE completat de ofertant se vordatele proprii, la care se va atasa Acordul de asociere si declaratia asociatului/asociatilor, privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016.In cazul in care ofertantul beneficiaza de sustinerea unuia, sau mai multor terti sustinatori, capacitatea acestuia/acestora va fi cumulata, dupa caz, cu cea a ofertantului pentru indeplinirea cerintei, caz in care in formularul DUAE completat de ofertant se vor include informatii concrete cu privire la existenta unei sustineri de terta parte, inclusiv masurile avute in vedere de acesta, pentru a accesa in orice moment resursele necesare. Se ataseaza DUAE completat de catre fiecare tert sustinator (dupa caz), angajamentul ferm al tertului sustinator/angajamentele ferme ale tertilor sustinatori din care trebuie sa rezulte modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia/acestora si declaratia/declaratiile tertului/tertilor sustinatori, privind neincadrarea in prevederile art.60 din L. nr.98/2016.Odata cu angajamentul de sustinere, ofertantul are obligatia sa prezinte documente transmise acestuia de catre tertul/tertii sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv prin care tertul/tertii sustinatori va/vor asigura indeplinirea propriului angajament de sustinere, elemente care se vor constitui anexe la respectivul angajament.Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, în care să se regăsească toate informațiile din cuprinsul DUAE, (PV de recepție/recomandări/certificate constatatoare, documente emise sau contrasemnate de beneficiarul contractului /contractelor menționate, recomandări ale beneficiarilor sau orice documente care probează prestarea serviciilor pe care ofertantul consideră că Autoritatea contractantă trebuie să le ia în considerare pentru evaluarea îndeplinirii cerinței privind experiența similară și din care să reiasă îndeplinirea corespunzătoare a contractului,certificate constatatoare), trebuie să fie prezentate DOAR la solicitarea Autorității contractante, de către ofertantul aflat pe primul loc ca urmare a aplicării criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea în registrul comerțului: Operatorii economici care depun oferta, trebuie sa facă dovada unei forme de înregistrare în condiţiile legii din tara de rezidenta, din care să reiasă ca operatorul economic (ofertant si, dupa caz, ofertant asociat), este legal constituit, ca nu se afla in niciuna din situaţiile de anulare a constituirii precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activităţile care fac obiectul contractului.
Modalitate de îndeplinire:
Se va prezenta DUAE completat in conformitate cu prev. art.193 din Legea 98/2016. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv Certificatul constatator ONRC/documente echivalente emise in tara de rezidenta, urmează a fi prezentate, doar la solicitarea autorităţii contractante, de catre ofertantul aflat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile. Informaţiile cuprinse in certificat/documentul echivalent, trebuie sa fie reale, valabile la data prezentării acestuia.
În cazul unei oferte comune depusa de mai mulţi operatori economici, documentele solicitate se vor prezenta de către fiecare operator economic semnatar al acordului de asociere, pentru partea de contract pe care o realizează. In situația în care vor fi executate părți din contract de către subcontractanți, dovada înregistrării și corespondența activităților principale/secundare din cadrul acestuia cu obiectul achiziției se va prezenta obligatoriu și de către subcontractanți, pentru partea din contract pe care o vor realiza.Documentele solicitate se vor prezenta în limba romana/limba în care au fost emise însoţite de traducere in limba romana, după caz.

Informații suplimentare

1.In cadrul documentelor atasate anuntului de participare publicat in SEAP, DUAE este configurat direct in SEAP si pus la dispozitia operatorilor economici interesati. Operatorii economici participanti vor completa in SEAP in mod direct, in acest document informatiile/ raspunsurile aferente incadrarii/neincadrarii in motivele de excludere, respectiv indeplinirii criteriilor de calificare solicitate de catre autoritatea contractanta, tinand cont de calitatea in care acestia participa la procedura de atribuire, respectiv ofertant, ofertant asociat, subcontractant, tert sustinator, dupa caz.
2.Pentru vizualizarea documentelor atasate, operatorii economici trebuie sa detina un program necesar vizualizarii fisierelor semnate electronic.
3.Operatorii economici au dreptul de a transmite oferta (DUAE completat, declaratia privind neincadrarea in prevederile art.60 din Legea nr.98/2016, Propunerea tehnica, Propunerea financiara, documentul doveditor privind constituirea garantiei de participare si, daca este cazul, Angajamentul de sustinere al tertului sustinator, acordurile de asociere si/sau subcontractare ), numai în format electronic, semnate cu semnatura electronica extinsa si numai pana la data si ora limita stabilita pentru depunerea ofertelor in anuntul de participare.
4.Solicitarile de clarificari referitoare la prezenta documentatie de atribuire, se vor adresa în mod exclusiv în SEAP in cadrul procedurii de atribuire derulate prin mijloace electronice, autoritatea contractanta urmând sa nu dea curs solicitarilor adresate prin alta modalitate de comunicare decat cea stabilita. Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari, sau informatii suplimentare în legatura cu documentaţia de atribuire, cu respectarea termenului limita precizat de autoritatea contractanta la sectiunea II.1.4 a prezentului document. Conform art.160-161 din Legea 98/2016, autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in masura in care acestea vor fi adresate in termenul prevazut in anuntul de participare. Raspunsul consolidat la clarificarile solicitate, va fi publicat în SEAP in cadrul anuntului de participare
5.Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.
6.În cazul în care autoritatea contractanta solicita prezentarea anumitor clarificari/completari în scopul verificarii conformitatii ofertei cu cerintele impuse, atat solicitarea, cat si raspunsul ofertantului se transmit în SEAP doar în format electronic, semnate cu semnatura electronica extinsa. In situatia in care raspunsul ofertantului este postat in SEAP fara semnatura electronica extinsa, oferta sa va fi asimilata prevederilor art.137 alin.(2) lit.j din HG 395/2016, fiind respinsa ca inacceptabila.
7. Daca în urma aplicarii criteriului de atribuire “cel mai bun raport calitate – preț” două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare, în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situaţia în care egalitatea se menţine, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, iar oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.
8.Autoritatea contractanta publica urmatoarele informatii in temeiul art. 63 alin. (1) din Legea 98/2016: -persoanele cu functie de decizie din cadrul autoritatii contractante sunt:
-Dominic Samuel Fritz -Primar; Ruben Latcau -Viceprimar; Matei Cristian Creiveanu-Administrator Public; Adina Pokker -Secretar General; Steliana Stanciu-Director Directia Economica; Nicoleta Ramona Dolha-Consilier Compartiment Spatii Utilitare,Serv.Conexe; Eliza-Angela Cristiu -Consilier Compartiment Fond Locativ; Liviu Andron -Sef Serviciul Contabilitate Publica; Ana Monica Pfeifer-Director Directia Management Intern; Adriana Mariana Seitan-Consilier Juridic:
Consilieri locali: Lorenzo Flavius Barabas; Alin-Călin Bătrîn; Stefan Corban; Silvia-Gabriela Chițac; Roberto-Sebastian David; Dan Aurel Diaconu; Imre Farkas; Roxana – Teodora Iliescu; Sorin Gabriel Ionescu; Andra Anca Lapadatu; Adrian Razvan Lulciuc; Andreea Medisanu; Ovidiu Merean; Larissa Mihala; Elena – Rodica Militaru; Simion Mosiu; Nicoleta-Adriana Neculiță; Razvan-Gabriel Negrisanu; Sorin-Marius Povară; Silvia-Elisabeta Radoicovici; Paula – Ana Romocean; Mihaela-Paula Rusu; Ilie-Vasile Sîrbu; Ioan Alexandru Szatmari; Cosmin -Gabriel Tabara -Amanar; Sorin-Ion Zavelița .
Persoanele cu functie de decizie din cadrul autoritatii contractante, in ceea ce priveste organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire: -Comisia de evaluare: Titulari: Preşedinte:Corina Diana Coroian- Consilier Achizitii Publice;Membrii: Anca Maria Baderca Sef Serviciu Inovare si Digitalizare;Vesna Struta-Ciolacovici - Consilier Serviciu Inovare si Digitalizare; Elena Goia - Consilier Serviciul Contabilitate Publica; Mihaela Maria Trandafir- Consilier Juridic; REZERVE: Preşedinte: Lucretia Schipor- Sef Serviciul Achiziții Publice; Membrii:Paul Dutescu - Serviciu Inovare si Digitalizare; Viorel Florea -Serviciu Inovare si Digitalizare; Monica Coaca- Consilier Serviciul Contabilitate Publica; Caius Suli -Sef Serviciul Juridic.