Servicii de arhivare

Scurtă descriere

Servicii de arhivare:
- Decontaminare arhiva ,
- Prelucrare fond arhivistic existent\ nou constituit(inventariere,selectionare,transport),
- Depozitare arhiva existenta\nou constituita,
- Accesare documente in format fizic,
- Accesare documente in format electronic
Termene pentru depunerea/răspunsul la solicitările de clarificări/informații suplimentare:
În conformitate cu prevederile art. 160 din Legea nr. 98/2016, termenul limită până la care orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificări sau informații suplimentare în legatură cu documentația de atribuire este de 20 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor.
În conformitate cu prevederile art. 161 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 autoritatea contractantă va răspunde în mod clar și complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare în termen de 11 zile înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, în masura în care sunt transmise în termenul precizat.

Descrierea achiziției publice

Servicii de arhivare:
- Decontaminare arhiva ,
- Prelucrare fond arhivistic existent\ nou constituit(inventariere,selectionare,transport),
- Depozitare arhiva existenta\nou constituita,
- Accesare documente in format fizic,
- Accesare documente in format electronic
Cantitatile minime/maxime pentru contractele subsecvente/acordul cadru sunt mentionate in caietul de sarcini.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

III.1.1.a) Situatia personala a candidatului sau ofertantului: Cerința nr.1.
Ofertantii, terții sustinători și subcontractantii nu trebuie sa se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr 98/ 2016 privind achizițiile publice.
Modalitatea prin care poate fi demonstrate îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către toți operatorii economici participanți la procedura de atribuire, cu informațiile aferente situației lor.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de catre ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluarii ofertelor.
Aceste documente pot fi:
a) Certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor sau a contribuțiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc) la momentul prezentării; iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate.
b) cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv;
c) dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogarile prevazute la art. 166 alin. (2),art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
d) alte documente edificatoare, dupa caz.
In cazul în care în țara de origine sau în țara în care este stabilit operatorul economic nu se emit documente de tipul celor solicitate sau acestea nu vizează toate situațiile cuprinse la art. 164, art. 166 alin. (2), art. 165, art 167 alin. (2) si art. 171 din Legea 98/2016, se accepta orice document considerat edificator emis de autorități competente din țara respectivă.

Cerința nr. 2. Ofertanții, terții susținători și subcontractanții trebuie să respecte Regulile de evitare a conflictului de interese prevăzute la art. 59-60 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice.
Se va prezenta Declarația privind absența conflictului de interese , de către toți participanții la procedura de atribuire (ofertant, asociat, subcontractant și terț susținător). În cazul în care ofertantul se încadrează în oricare din situațiile prevăzute la art. 59 din Legea nr. 98/ 2016, oferta acestuia va fi respinsă ca inacceptabilă.

Persoanele ce dețin funcții de decizie în ceea ce privește organizarea, derularea și finalizarea acestei proceduri de atribuire, în sensul art. 167 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 98/2016, coroborat cu prevederile art.21 alin. (3) lit.a) din HG nr. 395/2016 sunt următoarele:
- Daniel-Ciprian-Dumitru BUZATU – Manager
- Ruxanda BÎȚĂ – Director Finaciar-Contabil
- Razvan MESINA – Responsabil achizitii
- Radu-Iulian Spataru - Director Medical
- Maria-Marinela ILIE – Expert achizitii publice

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

III.1.1.b) Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale: CERINTA 1: Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedeasca o forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului, respectiv COD CAEN autorizat.
In vederea demonstrării îndeplinirii criteriului de capacitate de exercitare a activității profesionale, Ofertantul unic/Ofertantul asociat/Tertul sustinator/ Subcontractantul va completa DUAE- subsecțiunea "Înscrierea în Registrul Comerțului".
Ofertantul clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile va prezenta, anterior atribuirii contractului, la solicitarea Autorității Contractante, Certificatul Constatator emis de ONRC de pe lângă Tribunalul Teritorial în integralitate. Informațiile cuprinse în Certificatul constatator să fie reale/actuale la data prezentării certificatului, din care să rezulte obiectul de activitate al operatorului economic, denumirea completa, sediul social, persoanele autorizate /administratori, sedii secundare, puncte de lucru, filiale, sucursale, subunități, domeniul principal de activitate, domenii de activitate secundare.
Nota 1: Pentru persoanele juridice străine, se vor prezenta documente edificatoare care dovedesc o forma de înregistrare în conformitate cu prevederile legale din țara în care ofertantul este stabilit, din care să reiasa informațiile solicitate de către Autoritatea Contractantă, traduse în limba romană.
Nota 2: În cazul unei asocieri, se vor prezenta documente pentru fiecare dintre membrii asocierii. Pentru îndeplinirea cerinței este suficient ca obiectul de activitate al fiecărui membru să fie în concordanța cu partea din contract pe care o va realiza.
Nota 3. In situația în care ofertantul beneficiază de susținere din partea unor terți sau în situația în care subcontractează părți din contract, acesta va prezenta Certificatul Constatator și pentru terții sustinători/subcontractanții declarați în DUAE după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile.

Cerinta nr. 2
Autorizația de funcționare pentru serviciul arhivistic de păstrare și conservare, emisă de Arhivele Naționale ale României, în baza art. 19 alin (1) și (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată,
Autorizația de funcționare pentru prestarea serviciului arhivistic de utilizare a documentelor deținute emisă de Arhivele Naționale ale României, în baza art. 19 alin (1) și (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată,
Autorizația de funcționare pentru prestarea de servicii arhivistice de legătorie emisă de către Arhivele Naționale ale României, în baza art. 19 alin. (1) și (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată,
Autorizația de funcționare pentru prestarea de servicii arhivistice de prelucrare arhivistică emisă de Arhivele Naționale ale României, în baza art. 19 alin (1) și (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc.

Cerinta nr.3
În ceea ce privește depozitul de arhivă, operatorii economici participanți la procedură vor prezenta următoarele documente:
Autorizația eliberată de Arhivele Naționale în conformitate prevederile art. 12 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată și ale art. 81-108 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996;
Autorizație de securitate la incendiu eliberată de Ministerul Administrației și Internelor conform art. 11 din HG nr. 1492/2004 privind principiile de organizare, funcționare și atribuțiile serviciilor de urgență profesioniste, ale Legii nr. 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor și ale HGR nr. 1739/2006.

Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe primul loc.

In cazul în care oferta este depusa de o asociere, fiecare asociat (inclusiv liderul) va prezenta aceste documente pentru partea de contract pe care o va realiza.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calității: Ofertantul va prezenta dovezi ale implementării sistemului de management al calităţii în conformitate cu SR EN ISO 9001 – în domeniul specific acordului-cadru, fie printr-un certificat emis de un organism de certificare acreditat fie prin alte mijloace de probă privind sistemul de management al calităţii ce pot fi furnizate.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Certificate emise de organisme independente cu privire la sistemele sau standardele de management de mediu: Ofertantul va prezenta măsurile de management de mediu pe care le va aplica în executarea contractului sau dovezi ale implementării și menţinerii de proceduri documentate potrivit SR EN ISO 14001/EMAS, fie printr-un certificat emis de un organism de certificare acreditat, fie prin alte mijloace de probă privind sistemul de management de mediu, ce pot fi furnizate

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Proporția de subcontractare: Ofertantul are obligația de a preciza partea/părțile din contract pe care urmează să le subcontracteze și datele de recunoaștere ale subcontractanților propuși, dacă aceștia sunt cunoscuți la momentul depunerii ofertei.
Subcontractantii nominalizati nu trebuie sa se regasesca in situatiile de excludere prevazute la art. 164, 165 si 167 in legatura cu subcontractantii propusi.
Autoritatea contractanta nu stabileste cerinte de participare pentru subcontractantii propusi de ofertant/ti in oferta, dar ia in considerare capacitatea tehnica si profesionala a subcontractantilor propusi pentru partea lor de implicare in contractul care urmeaza sa fie indeplinit, daca documentele prezentate sunt relevante in acest sens. In cazul in care operatorul economic intentioneaza sa subcontracteze o parte/parti din contract, DUAE include si informatiile solicitate cu privire la subcontractanti.
Modalitatea de indeplinire:
DUAE completat de ofertant va include și informații privind partea din contract care urmează a fi subcontractată și va avea anexat acordul de subcontractare.
Documentele justificative, care probeaza indeplinirea celor asumate prin acordul de subcontractare urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor dupa aplicarea criteriului de atribuire. Autoritatea contractantă poate respinge subcontractantul propus dacă acesta nu îndeplinește cerințele de calificare privind capacitatea sau se încadrează printre motivede excludere și solicita candidatului/ ofertantului o singură dată - înlocuirea acestuia și prezentarea unui alt subcontractant.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achiziție de servicii: executarea de servicii de tipul specificat: Lista principalelor servicii prestate in cursul unei perioade care acopera cel mult ultimii 3 ani in valoare de 318.960,00 lei fara TVA ( valoarea celui mai mare contract subsecvent) printr-un numar de minim 1 contract maxim 10 contracte (modul de calcul al ultimilor în cazul în care autoritatea contractantă decalează termenului-limită stabilit pentru depunerea ofertelor, publicând în acest sens o erată, limita inferioară a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada de timp aferentă decalării, urmând a fi considerată) cu indicarea valorilor, datelor si a beneficiarilor publici sau privati, insotita de certificari/documente constatatoare sau echivalent din care sa rezulte faptul ca au fost prestate in conformitate cu normele profesionale in domeniu si duse la bun sfarsit servicii de arhivare sau similare.

„servicii de arhivare sau similare”, autoritatea contractantă are în vedere atât experiența directă în arhivarea documentelor (fizice sau electronice), cât și activități relevante sau comparabile, cum ar fi gestionarea documentelor, digitizarea sau stocarea pe termen lung. Important este ca aceste activități să fie de o complexitate și natură asemănătoare cu cerințele contractului, oferind ofertantului posibilitatea de a demonstra capacitatea sa de a executa contractul solicitat.


In cazul in care este depusa o oferta de catre operatori economici care participa in comun la procedura de atribuire, indeplinirea criteriilor referitoare la experienta similara se realizeaza prin cumul.

Modalitatea de indeplinire:
Operatorii vor completa DUAE , Doc. justificative care probeaza indeplinirea celor asumate in DUAE urmeaza a fi prezentate la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc in clas intermediar intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor dupa aplicarea criteriului de atribuire.
Dovada indeplinirii cerintei privind experienta similara se face prin inscrisuri rep certificari/ documente constatatoare pentru acele lucrari pe care ofertantul considera ca autoritatea contractanta trebuie sa le ia in considerare pentru evaluarea indeplinirii cerintei privind experienta similara.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Înscrierea în registrul comerțului: Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedeasca o forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului, respectiv COD CAEN autorizat. In vederea demonstrării îndeplinirii criteriului de capacitate de exercitare a activității profesionale, Ofertantul unic/Ofertantul asociat/Tertul sustinator/ Subcontractantul va completa DUAE- subsecțiunea "Înscrierea în Registrul Comerțului".

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Pentru contractele de achiziție de servicii: este necesară o anumită autorizație: □ Autorizația de funcționare pentru serviciul arhivistic de păstrare și conservare, emisă de Arhivele Naționale ale României, în baza art. 19 alin (1) și (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată;
□ Autorizația de funcționare pentru prestarea serviciului arhivistic de utilizare a documentelor deținute emisă de Arhivele Naționale ale României, în baza art. 19 alin (1) și (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată;
□ Autorizația de funcționare pentru prestarea de servicii arhivistice de legătorie emisă de către Arhivele Naționale ale României, în baza art. 19 alin. (1) și (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată;
□ Autorizația de funcționare pentru prestarea de servicii arhivistice de prelucrare arhivistică emisă de Arhivele Naționale ale României, în baza art. 19 alin (1) și (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”. În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea
descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea/entitatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, şi oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai avantajoasă. Instrucțiuni privind notificarea rezultatului procedurii Autoritatea/entitatea contractantă va informa operatorii economici implicați în procedura de atribuire despre deciziile referitoare la rezultatul selecției, la rezultatul procedurii de atribuire a contractului de achiziție publică/sectorială, ori după caz, la anularea procedurii de atribuire și eventuala inițiere ulterioară a unei noi proceduri, în scris și cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la emiterea acestora. În cadrul comunicării, autoritatea/entitatea contractantă va informa ofertantul/ofertanții câștigător/câștigători cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate. Autoritatea/entitatea contractantă va informa ofertanții/candidații care au fost respinși sau a căror ofertă nu a fost declarată câștigătoare asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează:
i. fiecărui candidat respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a candidaturii sale;
ii. pentru fiecare ofertă respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere, detaliindu-se argumentele în temeiul cărora oferta a fost considerată inacceptabilă, neadecvată şi/sau neconformă, îndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerințelor de funcționare și performanță prevăzute în caietul de sarcini;
iii. fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă și conformă, prin urmare admisibilă, dar care nu a fost declarată câștigătoare, caracteristicile și avantajele relative ale ofertei/ofertelor câștigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se atribuie contractul de achiziție publică/sectorială sau, după caz, ale ofertanților cu care urmează să se încheie un acord-cadru; iv. fiecărui operator economic dintre cei prevăzuți la pct. i) - iii), data-limită până la care au dreptul de a depune contestație. Autoritatea/entitatea contractantă are dreptul de a nu comunica anumite informații numai în situația în care divulgarea acestora: - ar conduce la neaplicarea unei prevederi legale, ar constitui un obstacol în aplicarea unei prevederi legale sau ar fi contrară interesului public; - ar prejudicia interesele comerciale legitime ale operatorilor economici, publici sau privați, sau ar prejudicia concurență loială dintre aceștia. Instrucțiuni privind anularea procedurii de atribuire Autoritatea/entitatea contractantă are obligația de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziție publică/sectorială, dacă ia această decizie, de regulă, înainte de data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire și, oricum, înainte de data încheierii contractului, numai în următoarele cazuri: - au fost depuse numai oferte inacceptabile, inadmisibile și/sau neconforme; - nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse oferte care, deși pot fi luate în considerare, nu pot fi comparate datorită modului neuniform de abordare a soluțiilor tehnice și/sau financiare; - abateri grave de la prevederile legislative afectează procedura de atribuire sau este imposibilă încheierea contractului. În sensul prevederilor de mai sus, prin abateri grave de la prevederile legislative se înțelege: - criteriile de calificare și selecție, precum și criteriul de atribuire sau factorii de evaluare prevăzuți în cadrul anunțului de participare, precum și în documentația de atribuire au fost modificați având ca efect restrângerea participării; - pe parcursul analizei, evaluării și/sau finalizării procedurii de atribuire seconstată erori sau omisiuni, iar Autoritatea/entitatea contractantă se află în imposibilitatea de a adopta măsuri corective fără ca acestea să conducă, la încălcarea principiilor. Prin excepție, autoritatea/entitatea contractantă are dreptul de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziție publică/sectorială, dacă ia această decizie, de regulă, înainte de data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire și, oricum, înainte de data încheierii contractului, numai în următoarele cazuri: - ca urmare a deciziei pronunțate de Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor prin care dispune eliminarea oricăror specificații tehnice, economice sau financiare din anunțul de participare, din documentația de atribuire ori din alte documente emise în legătură cu procedura de atribuire; - autoritatea/entitatea contractantă nu mai are asigurate fondurile necesare realizării achiziției sau nu mai există necesitatea ce urma a fi acoperită; cele două situații nedatorându-se unei acțiuni sau inacțiuni a Autorității/entității contractante.
Autoritatea/entitatea contractantă are obligația de a comunica în scris tuturor participanților la procedura de atribuire, în cel mult 3 zile lucrătoare de la data anulării, atât încetarea obligațiilor pe care aceștia și le-au creat prin depunerea de oferte, cât și motivul concret care a determinat decizia de anulare.] Instrucțiuni privind semnarea contractului de achiziție Autoritatea/entitatea contractantă va încheia contractul de achiziție cu ofertantul/ofertanții desemnat(i) câștigător(i), în perioada de valabilitate a ofertelor, dar nu mai devreme de 11 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii de atribuire pentru a acorda termenul legal de 10 zile pentru formularea eventualelor contestații administrative.
Ofertantul desemnat câștigător are obligația de a se prezenta în termen de 11 zile de la primirea invitației pentru semnarea contractului/acordului-caru, transmisă de autoritatea/entitatea contractantă. Dacă termenului de 11 zile a expirat iar ofertantul desemnat câștigător nu s-a prezentat pentru semnarea contractului, situația va fi asimilată refuzului de a semna contractul. În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit contractul este un consorțiu, acesta are obligația de a prezenta la semnarea contractului următoarele documente: - documente prin care se autorizează persoana care urmează să semneze contractul; - acordul de asociere din care să rezulte
cota de participare a fiecărui membru al asocierii, reprezentantul legal al asocierii, liderul desemnat (informații care nu trebuie să fie diferite față de cele precizate în documentele care au însoțit oferta); În cazul în care ofertantul căruia i s-a atribuit contractul a nominalizat in cadrul ofertei subcontractanți, acesta are obligația de a prezenta la semnarea contractului contractul/contractele încheiate cu subcontractanții nominalizați in oferta. In cazul în care autoritatea/entitatea contractantă nu poate încheia contractul cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind câștigătoare, din cauza faptului că ofertantul se află într-o situație de forță majoră sau în imposibilitatea fortuită de a executa contractul, atunci aceasta are dreptul să declare câștigătoare oferta clasată pe locul următor, în condițiile în care aceasta există și este admisibilă. În caz contrar, procedura de atribuire se anulează.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Precizari privind termenul (termenele) pentru procedurile de contestare:Eventualele contestatii se pot depune la Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor/instanta competenta si vor fi solutionate potrivit Legii nr. 101/2016 cu modificarile si completarile ulterioare. Termenele de contestare sunt cele prevazute la art. 8 din Legea nr 101/2016.