Achiziția de informare, publicitate și organizare evenimente în cadrul proiectului: „Competențe și Educație Superioară prin Șah - C.E.S.S.”, cod SMIS 341645

Scurtă descriere

Obiectul contractului ce urmează a fi încheiat constă în prestarea unor servicii de informare, publicitate și organizare de evenimente conform caietului de sarcini.
Îndeplinirea obligațiilor de informare și publicitate ale proiectului se va realiza cu respectarea prevederilor Ghidului de Identitate Vizuală 2021-2027, adoptat prin Ordinul ministrului investițiilor și proiectelor europene nr. 5744/2023 pentru aprobarea Ghidului de identitate vizuală „Vizibilitate, Transparență și Comunicare în perioada de programare 2021-2027” și publicat în Monitorul Oficial nr. 1171/2023, accesibil pe site-ul: https://mfe.gov.ro/pocidif/identitate-vizuala-program-pocidif/
Durata estimată de implementare a contractului este de 28 de luni de la data semnării acestuia de către ambele părți, dar nu mai târziu de 31.05.2028, cu posibilitatea de prelungire în condițiile modificării prealabile a clauzelor aferente contractului de finanțare.
Numar zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 18
Autoritatea Contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare/informatiilor suplimentare in a 12-a zi inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Autoritatea contractantă intenționează să achiziționeze următoarele servicii și produse, conform caietului de sarcini:

1 Organizare de evenimente (lansare/finalizare proiect)
1.1 Închiriere sală + echipamente tehnice pentru 2 evenimente
1.2. Servicii de catering (coffee break + prânz) pentru 200 participanți

2 Producție și livrare materiale de informare și publicitate
2.1. Redactarea a două comunicate de presă la începutul și la finalul proiectului: 2 buc
2.2 Panou permanent: 1 buc
2.3 Etichete: 440 buc
2.4 Banner: 2 buc
2.5 Roll-up: 2 buc
2.6 Obiecte promoționale: Pliante informative: 200 buc
2.7 Obiecte promoționale: Pixuri: 200 buc
2.8 Obiecte promoționale: Sacoșa: 200 buc
2.9 Obiecte promoționale: Mouse optic wireless: 200 buc

3 Campanie de promovare online (creație, planificare și rulare campanie de promovare): 1 buc

Contractul cuprinde activități variate, ce presupun competențe distincte:
• Servicii de organizare evenimente (logistică, echipamente, catering);
• Servicii de producție materiale publicitare (design, tipărire, livrare);
• Servicii de promovare online (strategie digitală, copywriting, raportare).
Această diversitate implică un grad ridicat de complexitate operațională și necesită capacitate de coordonare integrată din partea prestatorului.
Serviciile solicitate nu sunt standardizate, ci trebuie adaptate specificului proiectului:
• Evenimentele vor fi organizate în funcție de calendarul și obiectivele proiectului;
• Materialele promoționale trebuie să respecte identitatea vizuală și cerințele de vizibilitate impuse de finanțator;
• Campania online trebuie să fie personalizată în funcție de publicul țintă și obiectivele de comunicare.

Activitățile sunt interdependente și trebuie livrate într-o succesiune logică:
• Materialele promoționale trebuie livrate anterior evenimentului de lansare;
• Campania online trebuie corelată cu evenimentele și comunicarea prin presă;
• Obiectele promoționale trebuie distribuite în cadrul evenimentelor sau în paralel cu promovarea online.

Complexitatea contractului generează riscuri precum:
• Întârzieri în livrarea materialelor sau organizarea evenimentelor;
• Neconformitatea materialelor cu cerințele de vizibilitate;
• Nerealizarea indicatorilor de promovare online.
Pentru diminuarea acestor riscuri, se impune monitorizarea atentă a livrabilelor și includerea unor clauze contractuale privind penalitățile pentru nerespectarea termenelor și cerințelor tehnice.
Îndeplinirea obligațiilor de informare și publicitate ale proiectului se va realiza cu respectarea prevederilor Ghidului de Identitate Vizuală 2021-2027, adoptat prin Ordinul ministrului investițiilor și proiectelor europene nr. 5744/2023 pentru aprobarea Ghidului de identitate vizuală „Vizibilitate, Transparență și Comunicare în perioada de programare 2021-2027” și publicat în Monitorul Oficial nr. 1171/2023, accesibil pe site-ul: https://mfe.gov.ro/pocidif/identitate-vizuala-program-pocidif/

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului de achiziție sectorială. Cerința se aplică inclusive pentru subcontractanți și/sau terți susținători care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.
Modalitatea de îndeplinire:
Se va completa direct în SEAP, Documentul Unic de Achiziţii European (DUAE).
DUAE se va completa, obligatoriu, și de fiecare ofertant asociat/ subcontractant/ terț susținător - dacă este cazul.
Documentul justificativ, respectiv certificatul ONRC sau, pentru ofertantii straini, documentul echivalent emis în tara de rezidenta, urmeaza a fi prezentat, la solicitarea entitatii contractante, numai de ofertantul clasat pe locul intai în clasamentul intermediar rezultat in urma finalizarii evaluarii ofertelor.
Documentul justificativ se va depune in SEAP semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în condiţiile legii si va contine
informatii reale si valide la momentul prezentarii acestuia, din care să rezulte cel putin informatii legate de structura actionarilor, reprezentantilor legali, domeniul de activitate principal/ secundar, codurile CAEN aferente acestora. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificat.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Pentru demonstrarea capacității economice și financiare, ofertantul trebuie să facă dovada unei medii a cifrei de afaceri anuale aferente exercițiilor financiare 2022, 2023 și 2024 de minimum 300.000,00 lei, sau echivalentul acestei sume într-o altă valută. În cazul în care cifra de afaceri este exprimată într-o altă monedă decât leul, echivalența se va calcula utilizând cursul mediu anual leu/valută comunicat de Banca Națională a României pentru fiecare an în parte.
Modalitate de îndeplinire:
• Fiecare operator economic (ofertant individual, membru al unei asocieri sau terț susținător) va completa în DUAE informațiile referitoare la situația sa economică și financiară.
• În cazul ofertelor depuse în asociere, cerința se consideră îndeplinită prin cumulare: se însumează media cifrei de afaceri globale anuale a tuturor membrilor asocierii pentru cei trei ani menționați.
• Ofertanții trebuie să prezinte DUAE completat cu valorile cifrei de afaceri generale pentru anii 2022, 2023 și 2024.
• Dacă ofertantul își demonstrează capacitatea economică prin susținerea unui terț, autoritatea contractantă va solicita ca ofertantul și terțul/terții susținători să răspundă solidar pentru executarea contractului și va transmite împreuna cu oferta Angajamentul de susținere conform formularelor disponibile.
• Răspunderea solidară a terțului/terților se activează în cazul în care aceștia nu își îndeplinesc obligațiile asumate prin angajamentul de susținere.
Autoritatea contractantă va lua în considerare doar cifrele de afaceri aferente celor trei exerciții financiare indicate. Îndeplinirea cerinței se va proba conform art. 196 alin. (1) sau alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.
Documente justificative acceptate:
• Bilanțuri contabile sau extrase de bilanț
• Rapoarte de audit financiar
• Documente emise de organisme specializate care confirmă cifra de afaceri declarată în DUAE
• Extrase din situațiile financiare aferente anilor 2022, 2023 și 2024, înregistrate la autoritățile competente
• Documente echivalente, valabile în țara de origine a ofertantului
În situații justificate, în care operatorul economic nu poate furniza documentele menționate, acesta poate prezenta alte documente relevante, cu condiția ca autoritatea contractantă să le considere adecvate pentru demonstrarea capacității economice.
Notă: Ofertantul poate recurge la susținerea unuia sau mai multor terți pentru îndeplinirea cerinței privind capacitatea economică.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorul economic va fi considerat calificat dacă face dovada că a prestat servicii similare în ultimii 3 ani, raportați la data-limită de depunere a ofertelor, în cadrul a minim 1 contract/proiect similare.
Prin contract/proiect similar se înțelege contract/proiect care a avut ca obiect:
- organizarea a minimum 1 eveniment cu minimum 80 de participanți, sau
- furnizarea de materiale promoționale, sau
- campanii de promovare.

În cazul contractelor/proiectelor care au presupus organizarea unui număr multiplu de evenimente cu minimum 80 de participanți, pentru cuantificarea dimensiunii experienței similare, raportarea se va face la numărul de evenimente similare.

Pentru o evaluare unitară a modului de îndeplinire a cerinţei privind plafonul valoric, cursul de referinţă care va fi avut în vedere pentru calculul echivalenţei pentru contractele a căror valoare este exprimată în altă valută decât în lei este cursul mediu anual în lei/valută comunicat de Banca Naţională a României pentru fiecare an în parte. A. În cazul în care ofertantul intenționează să subcontracteze o parte/părți din contract, DUAE include şi informații privind partea din contract care urmează a fi eventual subcontractată şi va avea anexat acordul de subcontractare și datele de identificare ale subcontractanților propuși dacă aceștia din urmă sunt cunoscuți la data depunerii ofertei. B. Subcontractanții pe ale căror capacități se bazează ofertantul trebuie să completeze, la rândul lor, DUAE separat incluzând informațiile menționate la art. 193 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. C. În cazul subcontractanților pe ale căror capacități ofertantul nu se bazează, DUAE va conține numai informațiile menționate la art. 193 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, precum și cele de alin (1) lit. b) și c) care prezintă relevanță din perspectiva capacității subcontractanților pe care se bazează ofertantul în cadrul procedurii de atribuire respective. Subcontractanții pe ale căror capacități ofertantul se bazează pentru demonstrarea îndeplinirii anumitor criterii de calificare şi selecție sunt considerați şi terți susținători, caz în care acordul de subcontractare reprezintă, în același timp, şi angajamentul ferm. Autoritatea contractantă are obligația de a lua în considerare această susținere, ca probă a îndeplinirii criteriilor minime impuse în cadrul documentației de atribuire, dacă sunt îndeplinite în mod cumulativ următoarele condiții: a) terțul/terții susținător(i) pot dovedi că dețin resursele invocate ca element de susținere a ofertantului; b) ofertantul poate demonstra că va dispune efectiv de resursele entităților care îi acordă susținerea, necesare pentru realizarea contractului, în cazul în care terțul susținător nu este declarat subcontractant. NOTE:
1. Subcontractanții propuși trebuie să respecte aceleași obligații ca ofertanții, în domeniul mediului, social și al relațiilor de muncă, stabilite prin legislația adoptată la nivelul Uniunii Europene, legislația națională, prin acorduri colective sau prin tratatele și acordurile internaționale în aceste domenii, prevăzute în documentația de atribuire.
2. În cazul în care din informațiile și documentele prezentate la art. 219 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, nu rezultă că subcontractantul propus are capacitatea tehnică și profesională necesară pentru partea/părțile din contract pe care acesta urmează să o/le îndeplinească efectiv, autoritatea contractantă respinge subcontractantul propus și solicită ofertantului o singură dată înlocuirea acestuia și prezentarea unui alt subcontractant care să aibă capacitatea tehnică și profesională necesară pentru partea/părțile din contract pe care acesta urmează să o/le îndeplinească efectiv, contractantul rămânând singurul responsabil de îndeplinirea la timp și la calitatea promisă a contractului. A. Capacitatea tehnică și/sau profesională a operatorului economic poate fi susținută în conformitate cu art. 182 din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, de către unul sau mai mulți terți susținători. B. În cazul în care ofertantul demonstrează îndeplinirea criteriilor referitoare la capacitatea tehnică şi profesională, bazându-se pe capacitățile altor entități, invocând susținerea unui terţ, DUAE, împreună cu angajamentul de susținere, trebuie să fie completat separat şi de către terţul/terţii susținător(i) pe a căror capacitate se bazează ofertantul DUAE prezentat de terțul/terţii susținător(i) va include toate informațiile menționate la art. 193 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare, precum și informațiile de la alin (1) lit. b) și c) care prezintă relevanță pentru susținerea acordată în cadrul procedurii de atribuire respective. Terțul/terții susținător(i) va/vor completa DUAE cu informații privind nivelul lui/lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător susținerii acordate.

NOTE:
1. Prin angajamentul ferm, terțul/terții confirmă faptul că va/vor pune la dispoziția ofertantului resursele invocate în sprijinul ofertantului în vederea îndeplinirii obligațiilor contractuale, fie prin precizarea modului în care va/vor interveni concret, pentru a duce la îndeplinire respectivele activități pentru care a/au acordat susținerea, fie prin indicarea resurselor tehnice și profesionale pe care le va/vor pune la dispoziție ofertantului (descriind modul concret în care se va realiza acest lucru).
2. În scopul verificării îndeplinirii criteriilor de calificare şi selecţie de către terţul/terţii care acordă susţinere, în condiţiile art. 183 alin. (1) din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractantă poate solicita terţului/terţilor susţinător(i), oricând pe parcursul

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Autoritatea contractantă permite subcontractarea, în conformitate cu prevederile art. 218-220 din Legea 98/2016, cu scopul de a nu îngrădi dreptul legal de a subcontracta părţi din contract.
Ofertantul trebuie sa prezinte informatii privind partea din contract pe care operatorul economic are, eventual, intentia sa o subcontracteze. In cazul in care operatorul economic intentioneaza sa subcontracteze o parte din contract, acesta va preciza în ofertă categoriile de servicii din contract pe care intenţionează să le subcontracteze, precum şi procentul aferent activităţilor indicate în ofertă ca fiind realizate de către subcontractanţi şi datele de identificare ale subcontractanţilor propuşi, dacă aceştia din urmă sunt cunoscuţi la momentul depunerii ofertei.
Modalitatea de indeplinire:
Ca dovadă preliminară pentru demonstrarea îndeplinirii acestei cerințe minime de calificare, Ofertantul (Operatorul Economic individual sau Asocierea de Operatori Economici) trebuie să prezinte o declarație pe propria răspundere completată.
Declarația pe proprie răspundere este reprezentată de DUAE (răspuns). Se va completa DUAE.
Ofertantii vor incarca in mod obligatoriu in SEAP, impreuna cu DUAE si cu oferta, acordul/ acordurile de subcontractare incheiate intre contractant si subcontractantul/subcontractantii nominalizat / nominalizati in oferta. Acordul/acordurile de subcontractare va/vor fi semnat/e cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in conditiile legii. Acestea trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente: numele, datele de contact, reprezentantii legali ai subcontractantului; activitatile ce urmeaza a fi subcontractate; procentul la care se ridica partea/partile subcontractate. In conformitate cu prevederile art. 218, alin (4) din Legea 98/2016, Autoritatea contractanta are obligatia de a solicita, la încheierea contractului, prezentarea contractului/ contractelor încheiate între contractant si
subcontractantul/subcontractantii nominalizat/ nominalizati in oferta. Contractul/Contractele de subcontractare prezentate la incheierea contractului de achizitie publica vor contine cel putin informatiile din acordul/acordurile de subcontractare prezentate in cadrul ofertelor, vor fi in concordanta cu oferta si se vor constitui in anexa la contractul de achizitie publica

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorii economici care depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului de achiziție sectorială. Cerința se aplică inclusive pentru subcontractanți și/sau terți susținători care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.
Se va completa direct în SEAP, Documentul Unic de Achiziţii European (DUAE).
DUAE se va completa, obligatoriu, și de fiecare ofertant asociat/ subcontractant/ terț susținător - dacă este cazul.
Documentul justificativ, respectiv certificatul ONRC sau, pentru ofertantii straini, documentul echivalent emis în tara de rezidenta, urmeaza a fi prezentat, la solicitarea entitatii contractante, numai de ofertantul clasat pe locul intai în clasamentul intermediar rezultat in urma finalizarii evaluarii ofertelor.
Documentul justificativ se va depune in SEAP semnat cu semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în condiţiile legii si va contine
informatii reale si valide la momentul prezentarii acestuia, din care să rezulte cel putin informatii legate de structura actionarilor, reprezentantilor legali, domeniul de activitate principal/ secundar, codurile CAEN aferente acestora. Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificat.

Principalele condiții de finanțare și modalități de plată și/sau trimitere la dispozițiile relevante care le reglementează

Plățile în favoarea Contractantului se vor efectua în lei, in mai multe transe într-un termen cuprins între 30 de zile și 60 de zile calendaristice de la data înregistrării facturii fiscale de către Autoritatea Contractantă însoțită de toate documentele justificative, în conformitate cu prevederile art. 7 alin. (1) - Termenul contractual de plată din Legea nr. 72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligațiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesioniști și între aceștia și Autorități Contractante.

Interacțiunea cu ofertanții, respectiv procesul de evaluare a ofertelor se va desfășura după următoarele reguli: Pentru vizualizarea documentației de atribuire încarcate în SEAP, operatorii economici trebuie sa aibă un program necesar vizualizarii fișierelor semnate electronic (site-urile furnizorilor de semnatură electronică). Reguli de comunicare și transmitere a datelor: solicitările de clarificări referitorare la prezenta documentație de atribuire se vor adresa în mod exclusiv în SEAP la Secțiunea ”Întrebari” din cadrul procedurii de atribuire derulate prin mijloace electronice, iar raspunsurile la acestea vor fi publicate în SEAP la Sectiunea ”Documentatie, clarificări și decizii” din cadrul anunțului de participare. Pentru transmiterea solicitarilor de clarificări privind documentația de atribuire, operatorii economici se vor înregistra în SEAP (www.elicitatie.ro) ca operator economic conform prevederilor art.5 alin. (1) din H.G. 395/2016 și vor transmite solicitările avand în vedere termenele de răspuns ale autorității contractante prevăzute la art. 160-161 din Legea 98/2016 precum și cele de la art. 103 (2) din HG 395/2016. Pentru comunicările ulterioare depunerii ofertelor: comisia de evaluare va transmite solicitările de clarificare în legatura cu oferta prin utilizarea facilităților tehnice disponibile în SEAP (Secțiunea “Întrebari”). Având în vedere integrarea Documentului Unic de Achiziții European (DUAE) în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP) și ținând cont de îndrumările tehnice primite de la Agenția pentru Agenda Digitală a României, Autoritatea Nationala pentru Achizitii Publice pune la dispozitie notificarea disponibila prin accesarea link-ului: http://anap.gov.ro/web/notificare-privind-utilizarea-duae-inproceduriledesfasurate-exclusiv-prin-mijloace-electronice/. Instructiuni privind completarea DUAE sunt disponibile la adresa www.e-licitatie.ro. In cuprinsul DUAE operatorii economici vor mentiona succint, dar precis, modul concret de îndeplinire a respectivelor cerinte - inclusiv, daca au fost solicitate, diverse valori. Comisia de evaluare va analiza DUAE în corelație cu cerințele stabilite prin fișa de date a achiziției. Comisia de evaluare va analiza și verifica fiecare ofertă din punct de vedere al elementelor tehnice propuse, iar ulterior din punct de vedere al aspectelor financiare pe care le implică. Operatorii economici vor transmite răspunsurile la clarificari și eventualele documente solicitate pe parcursul evaluării ofertelor prin intermediul SEAP (Sectiunea “Întrebari”), în format electronic, semnate cu semnatură electronică, conform Legii nr. 455/2001. Operatorii economici vor respecta modelul de contract. Autoritatea contractantă informează fiecare ofertant cu privire la deciziile luate în ceea ce priveşte rezultatul procedurii, respective atribuirea/încheierea contractului de achiziţie publică, inclusiv cu privire la motivele care stau la baza oricărei decizii de a nu atribui contractul, ori de a relua procedura de atribuire, cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 3 zile de la emiterea deciziilor respective. Nota: 1. Modalitatea de departajare a ofertelor clasate pe primul loc in urma aplicarii criteriilor de atribuire: În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, şi oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică. 2. In cazul unei contestatii, contestatorul are obligatia de a respecta prevederile Legii 101/2016. Ofertantul desemnat castigator are obligatia de a mentine garantia de participare valabila in vigoare, pana la semnarea contractului.
Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.