Achiziționarea de servicii de Organizare a 10 Seminarii AD HOC

Scurtă descriere

Potrivit art. 123 din Regulamentul (UE) 2021/2115 al Parlamentului European și al Consiliului din 2 decembrie 2021 de stabilire a normelor privind sprijinul pentru planurile strategice care urmează a fi elaborate de statele membre în cadrul politicii agricole comune și finanțate de Fondul european de garantare agricolă (FEGA) și de Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală (FEADR) și de abrogare a Regulamentelor (UE) nr. 1305/2013 și (UE) nr. 1307/2013, fiecare stat membru desemnează o autoritate națională de management pentru planul său strategic PAC.
Autoritatea de Management pentru PS este structura din cadrul Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale responsabilă de gestionarea și punerea în aplicare a PS PAC 2023-2027 în mod eficient, eficace și corect. Prin atribuirea contractului ce are ca obiect „Organizarea a 10 Seminarii Ad Hoc” autoritatea contractantă asigură interconectarea actorilor locali, diseminarea cunostintelor și noilor metode inovative, precum și animarea actorilor comunitatilor locale, lucruri esentiale pentru un spațiu rural activ, inclusiv din perspectiva problematicilor legate de protecția mediului, managementul resurselor naturale și schimbărilor climatice, facilitând astfel creșterea gradului de accesare al măsurilor de mediu și climă, dar și îmbunătătirea calității implementării acestora, pentru sporirea implicării tuturor părților interesate relevante în punerea în aplicare a planurilor strategice PAC.
Număr zile până la care se pot solicita clarificări înainte de data limită de depunere a ofertelor/candidaturilor: 18 zile înainte de termenul limită de depunere a ofertelor. Clarificările solicitate după acest termen nu vor mai fi luate în considerare.
Autoritatea contractantă va răspune în mod clar și complet tuturor solicitărilor de clarificare în a 11 a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor, prin publicarea unui răspuns consolidat care va fi postat în SEAP. Orice solicitare de clarificare trebuie transmisă numai în format electronic în SEAP pe calea: (https://e-licitatie.ro/pub).

Descrierea achiziției publice

Organizarea a 10 Seminarii Ad Hoc, precum și asigurarea suportului logistic pentru buna desfășurare a acestor evenimente, cu o durată de 3 zile, la care să participe maximum 50 de persoane.
Locaţiile de desfăşurare a activităţilor proiectului se vor propune de către Autoritatea Contractantă și se vor agrea pe baza verificării disponibilității de către prestator. Echipamentele personalizate pentru amenajarea sălii (spider, roll-up-uri și călăreți) se vor folosi pentru toate evenimentele din cadrul contractului.

Locul principal sau locul de desfășurare

Seminariile se vor desfășura în 10 orașe de pe teritoriul României, precum Alba Iulia, Arad, Bacău, București, Brașov, Buzău, Cluj- Napoca, Constanța, Craiova, Galați, Oradea, Piatra Neamț, Ploiești, Râmnicu Vâlcea, Sibiu, Iași și Timișoara. Locațiile evenimentelor au titlu orientativ și se pot modifica în funcție de nevoile Autorității Contractante, cu condiția încadrării în bugetul ofertat, fără a fi necesară modificarea contractului de achiziţie publică.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Este înscris în registrele comerciale în statul membru de stabilire, astfel cum este descris în anexa XI la Directiva 2014/24/UE.
Operatorii Economici (Ofertant individual, membru al Asocierii, Subcontractant și Terț Susținător) trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului (să fie înscriși într-un registru profesional sau comercial din țara în care sunt stabiliți). Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC sau de instituțiile abilitate (în cazul ofertanților străini). Pentru persoane juridice/fizice străine: În cazul ofertanților de altă naționalitate decât cea română, documentele menționate vor fi transmise în limba de origine, însoțite de o traducere autorizată a acestora în limba română.
Ca dovadă preliminară pentru verificarea capacității de exercitare a activității profesionale, Operatorii Economici (Ofertant individual, membru al Asocierii, Subcontractant, Terț Susținător) trebuie să prezinte o declarație pe propria răspundere completată și semnată.
Declarația pe proprie răspundere este reprezentată de DUAE (răspuns).
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul întâi în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Document justificativ: Certificat constatator emis de ONRC, sau orice alt document echivalent care să dovedească forma de înregistrare, în cazul ofertanților străini, documente solicitate de autoritatea contractantă doar ofertantului clasat pe locul întâi în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Din certificatul depus trebuie să rezulte faptul că ofertantul are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului respectiv, că domeniul de activitate înregistrat corespunde cu obiectul viitorului contract de achiziție publică.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

1. Ofertantul trebuie să facă dovada că a prestat servicii de organizare evenimente, similare prezentei proceduri, prin prezentarea unui contract de organizare de evenimente cu cel puțin 50 de participanți, din care să reiasă că serviciile au fost prestate în mod corespunzător cu indicarea datelor și a beneficiarilor publici sau privați pentru care au fost prestate serviciile.
Prin prezentarea unui contract similar autoritatea contractantă se asigură ca operatorul economic să deține experientă în organizarea unor evenimente similare.
Ca dovadă preliminară pentru verificarea capacității tehnice și/sau profesionale, Operatorii Economici (Ofertant individual, membru al Asocierii, Subcontractant, Terț Susținător) trebuie să prezinte o declarație pe propria răspundere completată și semnată.
Declarația pe proprie răspundere este reprezentată de DUAE (răspuns). Totodată ofertantul va completa și depune formularul nr. 5 a).
Ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire a ofertelor admisibile, anterior atribuirii contractului, va prezenta la solicitarea Autorității Contractante, documentele justificative care atestă îndeplinirea cerinței, și anume: copii ale părților relevante ale contractelor, orice înscrisuri semnate de beneficiarul contractului, care să confirme prestarea serviciilor pentru fiecare contract menționat în DUAE, din care să reiasă toate elementele necesare pentru confirmarea îndeplinirii cerinței.
Se vor prezenta de către ofertant/asociat/subcontractant/terț susținător ca documente justificative, procese verbale de recepție a serviciilor, recomandări sau orice alte documente echivalente din care să reiasă următoarele informații: beneficiarul, cantitatea/valoarea, perioada și locul prestării. Se vor prezenta certificări de bună execuție/recomandări sau orice alte documente de bună execuție emise sau contrasemnate de o autoritate/entitate publică sau de clientul beneficiar privat, prin care se confirmă că serviciile au fost prestate în conformitate cu standardele din domeniu și au fost duse la bun sfârșit.
Contractele care nu vor fi însoțite de certificări de bună execuție/recomandări sau orice alte documente de bună execuție emise sau contrasemnate de o autoritate/entitate publică sau de clientul beneficiar privat, prin care se confirmă că serviciile au fost prestate în conformitate cu standardele din domeniu și au fost duse la bun sfârșit nu vor fi luate în considerare.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

2. Ofertantul trebuie să asigure o echipă de experți ce dețin competențe profesionale și mai ales experiența necesară pentru a îndeplini sarcinile din cadrul contractului compusă din:
• 1 manager de proiect
• 1 specialist în relații publice
• 1 organizator de evenimente
• 2 persoane suport - personal administrativ/tehnic
a) - Manager de proiect (expert cheie 1).
Calificări și abilități:
• Deținerea de Diplomă de studii superioare sau echivalent.
• Deținerea de competențe aferente poziției pentru care este propus (dovedite prin prezentarea unei diplome/certificat de absolvire, obținut pe parcursul profesional cu referire la managementul de proiect, recunoscută cel puțin la nivel național, cum ar fi de exemplu cea de „Manager de proiect” – cod C.O.R. 241919/242101).
• Experiență specifică demonstrată prin implicarea în derularea a cel puțin un contract de organizare de evenimente, cu cel puțin 50 de participanți, la nivel județean/național/ internațional, în cadrul căruia să fi deținut poziția de manager de proiect/coordonator/ director de proiect.
Managerul de proiect trebuie să fie o persoană cu experiență relevantă atât în activitatea de manageriat, cât și în cea de organizare de evenimente. Acest lucru presupune ca managerul de proiect să poată demonstra, pe baza experienței acumulate, că are capacitatea necesară organizării, coordonării, monitorizării și evaluării periodice a tuturor activităților planificate în proiect.
Rol general: Coordonează, planifică și monitorizează implementarea integrală a contractului, asigurând respectarea cerințelor AC, a obligațiilor operatorului economic și a termenelor contractuale.
b) – Specialist în relații publice (expert cheie 2)
Calificări și abilități:
• Deținerea de Diplomă de studii superioare sau echivalent.
• Deținerea de competențe aferente poziției pentru care este propus (dovedite prin prezentarea unei diplome/certificat de absolvire, obținut pe parcursul profesional în domeniul relațiilor publice și comunicării, recunoscut cel puțin la nivel național, cum ar fi de exemplu cea de „Specialist în relații publice” – cod C.O.R. 243201).
• Experiență specifică demonstrată prin implicarea în derularea a cel puțin un contract de organizare de evenimente, cu cel puțin 50 de participanți, la nivel județean/național/ internațional, în cadrul căruia să fi deținut poziția de specialist în relații publice.
Rol general: Gestionează comunicarea cu participanții și imaginea evenimentului, asigurând informarea corectă, coerentă și completă a tuturor părților implicate.
c) – Organizator evenimente (expert cheie 3).
Calificări și abilități:
• Deținerea de Diplomă de studii superioare sau echivalent.
• Deținerea de competențe aferente poziției pentru care este propus (dovedite prin prezentarea unei diplome/certificat de absolvire, obținut pe parcursul profesional cu referire la organizarea de evenimente (conferințe, seminarii, expoziții), recunoscută cel puțin la nivel național, cum ar fi de exemplu cea de „Organizator de evenimente” – cod C.O.R. 333201/511314).
• Experiență specifică demonstrată prin implicarea în derularea a cel puțin un contract de organizare de evenimente, cu cel puțin 50 de participanți, la nivel județean/național/ internațional, în cadrul căruia să fi deținut poziția de organizator de evenimente.
Rol general: Asigură organizarea logistică și operațională a evenimentului, înainte, în timpul și după desfășurare.
d) – Personal administrativ / tehnic
Pentru desfășurarea activităților administrative și logistice din cadrul contractului, prestatorul va aloca personal cu atribuții tehnice și/sau administrative, minimum 2 persoane, pe care le va nominaliza în cadrul propunerii tehnice. Aceste persoane nu sunt considerate experți-cheie, nu fac obiectul evaluării prin punctaj și nu influențează evaluarea ofertei tehnice.
Prestatorul poate înlocui personalul cu atribuții tehnice și/sau administrative doar cu notificarea prealabilă și aprobarea acesteia de către Autoritatea Contractantă.
Ținuta vestimentară a personalului
Personalul implicat în desfășurarea evenimentului are obligația de a purta o ținută vestimentară adecvată evenimentului, curată, îngrijită și decentă, asigurându-se o imagine profesională pe toată durata evenimentului.
NOTĂ:
Pentru demonstrarea experienței specifice se vor prezenta documente relevante pentru poziția precizată în cadrul acestei proceduri de atribuire. Acestea vor conține informații referitoare la contractele la care cei 3 experți cheie propuși au participat, indicând domeniul de activitate, titlul/denumirea contractului, anul/anii de implementare al/ai contractului, etc. De asemenea vor detalia poziția deținută de cei 3 experți cheie propuși, contribuția personală efectivă şi rezultatele activității desfășurate, recomandări, copii ale proceselor verbale ale evenimentelor, ale rapoartelor de eveniment emise de angajatori sau referințe care să probeze experiența solicitată și durata de lucru, etc. Totodată ofertanții vor prezenta hotărâri, decizii, note de numire emise de conducătorul/angajatorul persoanei propuse ca expert cheie în poziția deținută în cadrul respectivului contract.
Pentru demonstrarea experienței specifice în organizarea evenimentelor, se vor lua în considerare doar evenimentele, cu cel puțin 50 de participanți, în cadrul cărora s-au prestat minim 3 activități similare cu cele solicitate în prezentul caiet de sarcini, enumerate în ordinea importanței: asigurarea activităților aferente desfășurării evenimentului în sală (amenajare, secretariat, supervizare, remedierea eventualelor probleme tehnice etc.), asigurarea serviciilor de cazare, catering, coffee break, decont transport etc. Se vor lua în considerare doar documentele care demonstrează organizarea de evenimente în format fizic (exclus evenimente online).
În demonstrarea îndeplinirii cerințelor, nu vor fi luate în considerare declarațiile pe propria răspundere ale managerului de proiect/experților.

Informații suplimentare

Cerințele tehnice definite la nivelul anunțului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producător, la mărci, brevete, tipuri, la o origine sau la o producție/metoda specifică de fabricație/prestare/execuție, vor fi înțelese ca fiind însoțite de mențiunea „sau echivalent”.
În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, și oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai avantajoasă.
Prezumția de legalitate și autenticitate a documentelor prezentate: ofertantul își asumă răspunderea exclusivă pentru legalitatea și autenticitatea tuturor documentelor prezentate în original, copie și/sau copie „conformă cu originalul”, în vederea participării la procedură. În acest scop, analizarea de către comisia de evaluare a documentelor prezentate de ofertanți nu angajează din partea acesteia nicio răspundere sau obligație fată de acceptarea respectivelor documente ca fiind autentice sau legale și nu înlătură răspunderea exclusivă a ofertantului sub acest aspect. În acest sens, operatorii economici care, fie nu prezintă sau prezintă informații parțiale cu privire la propria lor situație privind incidenta motivelor de excludere sau îndeplinirea criteriilor de calificare si selecție sau care se fac vinovați de declarații false în conținutul informațiilor transmise la solicitarea autorității contractante vor fi respinși, cu aplicarea în mod corespunzător a dispozițiilor/consecințelor penale incidente.
Autoritatea contractantă va exclude din procedură orice ofertant/ofertant asociat/terț susținător/subcontractant care se încadrează în situațiile prevăzute la art. 58-63, art. 164, art. 165 si art. 167 din Legea nr. 98/2016. Se va completa DUAE, conform art. 193 din Legea nr. 98/2016. Dacă este cazul, ofertanții vor prezenta odată cu DUAE o listă cu datele de identificare ale terților susținători/subcontractanților, în vederea respectării prevederilor art. 63 alin (2) din Legea 98/2016. Se vor depune, odată cu DUAE, următoarele documente: angajamentul ferm al terțului susținător din care rezultă modul efectiv în care se va materializa susținerea acestuia, acordul de subcontractare si/sau acordul de asociere, după caz. Toate documentele solicitate de autoritatea contractantă vor fi depuse de ofertant prin mijloace electronice în SEAP, semnate cu semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat, conform Legii nr.455/2001, republicată, privind semnătura electronică. Documentele emise în altă limbă decât Limba Română vor fi prezentate în limba în care au fost emise, însoțite de o traducere autorizată a acestora în Limba Română.
Localitățile prezentate la capitolul 3.1. paragraful 1 din caietul de sarcini au titlu orientativ, acestea se pot modifica în funcție de necesitățile autorității contractante, cu condiția încadrării în bugetul ofertat, fără a fi necesară modificarea contractului.
Înlocuirea experților-cheie pe parcursul derulării contractului se va realiza numai cu experți care îndeplinesc cel puțin aceleași cerințe minime de calificare și experiență profesională și care asigură un nivel de experiență și competență cel puțin echivalent cu cel al expertului înlocuit, inclusiv din perspectiva punctajului obținut în etapa de evaluare.
Înlocuirea se va face pe baza unei notificări transmise de prestator și aprobate în prealabil de Autoritatea Contractantă și nu implică încheierea unui act adițional la contractul de servicii.
Informații pentru persoanele juridice străine: Persoanele juridice străine vor prezenta orice documente edificatoare privind dovedirea eligibilității. Pentru ofertanții nerezidenți se vor aplica prevederile art. 168 din Legea 98/2016. Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a solicita în mod direct informații de la autoritățile competente străine, în cazul în care are incertitudini în ceea ce privește existența sau inexistența unei situații de excludere dintre cele descrise mai sus.
În cazul unei oferte comune fiecare participant la asociere trebuie să prezinte documentele justificative solicitate conform art. 196 din Legea nr. 98/2016 din care să rezulte îndeplinirea criteriilor de calificare privind capacitatea de exercitare a activității profesionale pentru partea din contract pe care o realizează.
Dovada constituirii garanției de participare (scrisoare de garanție bancară, poliță de asigurare, etc) care se depune în SEAP la secțiunea documente de calificare semnată electronic, va fi însoțită obligatoriu de documentul care dovedește achitarea contravalorii constituirii acesteia.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Conform prevederilor art. 8, alin (1), lit. a) din Legea 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului National de Soluționare a Contestațiilor