„Servicii mentenanță preventivă și corectivă (mentenanță și administrare soft și bază de date, întreținere şi rezolvarea incidentelor care pot apărea) pentru aplicația IPA-ONLINE”

Scurtă descriere

APIA lansează o procedură de achiziție pentru atribuirea unui acord cadru pentru 36 luni de „Servicii mentenanță preventivă și corectivă (mentenanță și administrare soft și bază de date, întreținere şi rezolvarea incidentelor care pot apărea) pentru aplicația IPA-ONLINE”.
Aplicația IPA Online reprezintă un element informatic esențial în cadrul sistemului de colectare, digitizare și verificare a datelor depuse de fermieri în Campaniile de plată derulate de APIA până în anul 2025. Deși aplicația nu mai este utilizată pentru procese operaționale aferente campaniilor curente, aceasta rămâne indispensabilă pentru consultarea, analiza și exploatarea istoricului de date aferent perioadelor anterioare anului 2025.
În acest context, menținerea funcționalității aplicației IPA Online este necesară pentru respectarea obligațiilor instituționale privind accesul la datele istorice, efectuarea verificărilor administrative asupra campaniilor trecute, furnizarea informațiilor către structurile interne ale APIA, precum și pentru asigurarea trasabilității și auditabilității datelor gestionate în sistem.
Întrucât aplicația rămâne operațională și accesibilă personalului APIA, este obligatorie asigurarea unui nivel minim de suport tehnic pentru:
• mentenanță corectivă, necesară pentru remedierea erorilor apărute în funcționarea componentelor aplicației, inclusiv cele GIS și cele care implică accesul la date istorice;
• mentenanță preventivă, necesară pentru menținerea stabilității tehnice a aplicației, prevenirea degradării performanței, monitorizarea serviciilor software și evitarea incidentelor care ar putea afecta integritatea sau accesibilitatea informațiilor istorice;
Se va încheia un acord-cadru de servicii pentru o perioadă de 36 luni, cu un singur operator economic.
În baza acordului-cadru se vor atribui CS uri care vor constitui temei legal pentru plată, în funcție de necesitățile autorității contractante. CS urile se vor încheia cu respectarea tarifelor unitare pentru categoria de servicii prevăzute în AC şi cu încadrarea în fondurile bugetare alocate.
Tarifele unitare prevăzute în AC, actualizate, după caz, vor guverna toate contractele subsecvente care urmează a fi atribuite pe parcursul derulării acordului cadru.
În aceste condiţii, AC ul va fi guvernat de tarife unitare specifice pentru categoria de servicii, care vor fi prestate în interiorul acestui acord cadru, respectiv:
tarife unitare lunare pentru categoria de servicii de mentenanță preventivă si corectivă, tarife care vor sta la baza atribuirii tuturor CS urilor care vor fi încheiate pe parcursul derulării AC ului.
Dacă autoritatea contractantă va transmite o solicitare pentru încheierea unui contract subsecvent către operatorul economic care a semnat acordul cadru şi acesta va răspunde că nu are capacitatea de a soluționa acestă cerință din propria culpă, atunci acesta va suferi consecinţele prevăzute în acordul-cadru pentru neîndeplinirea obligaţiilor în sarcina sa.
Durata acordului-cadru: Durata în luni: 36 luni.
AC ul se va încheia cu un singur operator economic.
Calendarul estimativ de aplicare a procedurii de atribuire a AC ului:
Se estimeaza ca AC ul se va aplica în perioada: 2026 –2029.
• Se estimează ca se vor atribui minim 1 și maxim 3 CS uri, în funcție de necesitățile APIA, ori de câte ori apare această necesitate.
Pentru mententanța preventivă se va asigura suport lunar, pe toate mediile de lucru, pe toata durata Acordului Cadru.
Pe perioada AC lui, în funcție de necesitățile identificate de beneficiar, vor fi încheiate CS uri de prestări servicii pentru mentenanță preventivă și corectivă.
Operatorii economici pot solicita clarificări cu un număr de 18 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor. Autoritatea contractantă va elabora şi posta în SICAP răspunsul la toate solicitările de clarificări depuse în termenul de mai sus, în a 11 a zi a zi înainte de data limită de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Cantitățile maxime și minime estimate de servicii care se preconizează că vor fi în realizate pe durata acordului cadru, respectiv pe durata unui contract subsecvent, în conformitate cu cerințele caietului de sarcini sunt :
• Cantitatea maxima estimata de servicii care urmează a fi achiziționate pe toata durata acordului-cadru se regasește în tabelul de mai jos
• Cantitatea minima estimata de servicii care urmeaza a fi achiziționate pe toata durata acordului-cadru se regasește în tabelul de mai jos
Cantitate minima Acord cadru, luni Cantitate maximă Acord cadru, luni
Mentenanță preventivă și corectiva 1 36
• Cantitatea maxima de servicii care se preconizează a fi achiziționate pe durata celui mai mare contract subsecvent care va fi atribuit pe durata acordului-cadru, se regasește în tabelul de mai jos,
• Cantitatea minima de servicii care se preconizează a fi achiziționate pe durata unui contract subsecvent care va fi atribuit pe durata acordului-cadru, se regasește în tabelul de mai jos,
Nr. luni Cantitati maxime Nr. luni Cantitati maxime, nr. luni
Cel mai mic contract subsecvent Cel mai mare contract subsecvent
Mentenanță preventivă și corectiva 1 1 12
Valori maxime si minime estimate ale acordului cadru și ale unui contract subsecvent:
Valoarea maximă estimată a acordului cadru pentru serviciile de mentenanță preventiva si corectivă este de 736.560 lei fara TVA şi corespunde cantităţilor maxime de servicii de acest tip care urmează a fi achiziţionate pentru o perioadă de 36 luni, conform celor detaliate mai sus.
Valoarea minimă estimată a acordului cadru pentru serviciile de mentenanță corectivă a acordului cadru este de 20.460 lei fără TVA şi corespunde cantităţilor minime de servicii de acest tip care urmează a fi achiziţionate pentru o perioadă de 1 lună, conform celor detaliate mai sus.
Valoarea maximă estimată a celui mai mare contract subsecvent pentru serviciile de mentenanță preventiva și corectivă este de 245.520 lei fără TVA şi corespunde cantităţilor maxime de servicii care urmează a fi achiziţionate pe durata celui mai mare contract subsecvent,pentru o perioada de 12 luni, conform celor detaliate mai sus.
Valoarea minimă estimată a unui contract subsecvent pentru serviciile de mentenanță preventivă și corectivă este de 20.460 lei fara TVA şi corespunde cantităţilor minime de servicii care urmează a fi achiziţionate pe durata unui contract subsecvent, pentru o perioadă de 1 lună, conform celor detaliate mai sus.

- Nota : Autoritatea contractantă nu este obligată să realizeze servicii pentru întreaga valoare estimată a acordului-cadru.

Informații suplimentare

Durata acordului-cadru: Durata în luni: 36 luni.
Acordul cadru se va încheia cu un singur operator economic.
Calendarul estimativ de aplicare a procedurii de atribuire a acordului-cadru:
Se estimeaza ca Acordul-cadru se va aplica în perioada: 2026 –2029.
Se estimează ca se vor atribui minim 1 și maxim 3 contracte subsecvente, în funcție de necesitățile APIA, ori de câte ori apare această necesitate.
Pentru mententanța preventivă se va asigura suport lunar, pe toate mediile de lucru, pe toata durata Acordului Cadru.
Pe perioada Acordului Cadru, în funcție de necesitățile identificate de beneficiar, vor fi încheiate contracte subsecvente de prestări servicii pentru mentenanță preventivă și corectivă.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii în țara de rezidență, să reiasă că aceștia sunt legal constituiți, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că au capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului, sens în care trebuie să existe o corespondenţă între capacitatea de exercitare profesională și obiectul principal al contractului.
Modalitatea de îndeplinire: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire a contractului de achiziție publică cu informațiile solicitate de către autoritatea informații referitoare la îndeplinirea cerințelor privind capacitatea de exercitare a activității profesionale.Documentul justificativ care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE respectiv certificat ONRC sau, pentru ofertanții persoane juridice/fizice străine, documente echivalente emise în țara de rezidență traduse în limba română, urmează să fie prezentate doar la solicitarea autorității contractante la finalizarea evaluării ofertelor ofertantului aflat pe primul loc, după intocmirea clasamentului, după aplicarea criteriului de atribuire, în condiţiile în care acestea nu vor putea fi accesate de către autoritatea contractantă de pe site-urile de specialitate ale autorităţilor emitente.
Cerința se aplică inclusiv subcontractanților care completează informațiile aferente situației lor la nivelul unui DUAE distinct.
Nota: Pentru persoanele juridice straine: Persoanele juridice straine vor prezenta documente echivalente, emise în conformitate cu legislația aplicabilă în ţara în care ofertantul este rezident.
Modalitatea de îndeplinire: completarea DUAE, urmând ca documentul justificativ, respectiv certificat ONRC sau pentru ofertanții străini, document echivalent emis în țara de rezidență, să fie prezentat doar la solicitarea autorității contractante la finalizarea evaluării ofertelor ofertantului aflat pe primul loc, în condiţiile în care acestea nu vor putea fi accesate de către autoritatea contractantă de pe site-urile de specialitate ale autorităţilor emitente.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

a) Experienta similara: Lista principalelor servicii similare cu cele care fac obiectul contractului, prestate în ultimii trei ani, duse la bun sfârșit , calculați prin raportare la data limita de depunere a ofertelor (cu indicarea valorilor, datelor și a beneficiarilor publici sau privați). Din lista trebuie să rezulte că ofertantul a fost implicat în cel puțin un proiect similar (exemplu: implementarea sau administrarea de sisteme informatice, efectuarea de analize de business ce vizează prestarea de servicii de mentenanță și suport pentru sisteme informatice), la nivelul unui contract sau a maxim cinci contracte în valoare cumulată de cel puțin 246.000 lei fără TVA, în care serviciile au fost duse la bun sfârșit. Se cumuleaza valoarea serviciilor prestate si nu valoarea contractelor. Ofertantul trebuie să prezinte dovada că produsele și serviciile au fost finalizate și recepționate. Dovada se va face prin depunerea documentelor justificative, cum ar fi: documente constatatoare, procese-verbale de recepție, recomandări din partea beneficiarilor
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile ce descriu nivelul lor de experiență, prin raportare la contractele executate în trecut, corespunzător cerințelor autorității contractante.
Asociatul/asociații nominalizați va/vor prezenta distinct DUAE în care se vor cuprinde informațiile solicitate.
La nivelul DUAE trebuie precizate informații cum ar fi: numărul și data contractului invocat drept experiență similară, tipul/categoriile de servicii,produse, beneficiarul, data și numărul documentului de recepție.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul 1 după aplicarea criteriului de atribuire. Demonstrarea celor declarate în DUAE se face prin prezentarea oricărui document din care să rezulte făra echivoc prestarea de servicii similare de tipul şi nivelul valoric solicitat cum ar fi:
- copii ale unor părți relevante ale contractelor prin care se probează experiența similară solicitată, prin care să se facă dovada că au fost prestate activități de prestări servicii în domeniul sistemelor informatice, cum ar fi: implementarea sau administrarea de sisteme informatice, efectuarea de analize de business ce vizează prestarea de servicii de mentenanță și suport pentru sisteme informatice . Din contractele prezentate trebuie să reiasă identitatea părților, obiectul contractului şi al serviciilor prestate, valoarea serviciilor similare prestate, perioada de desfăşurare.
- pentru contractele care probează experiență similară, documente constatatoare/recomandări/ procese verbale de recepţie emise de beneficiarul serviciilor prestate din care să reiasă fără echivoc prestarea de servicii similare de tipul şi nivelul valoric solicitat, precum şi modul de îndeplinire a obligaţiilor contractuale/alte documente care probează cele asumate prin DUAE.
Precizăm că factura fiscala nu reprezinta document care probează livrarea produselor/prestarea serviciilor. Aceasta poate fi luată în considerare doar daca este insotita de documente de recepție care să ateste livrarea produselor/prestarea serviciilor
Notă: autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a se adresa inclusiv beneficiarului final al serviciilor care fac obiectul contractului/contractelor prezentat/e drept experiență similară, pentru confirmarea celor prezentate de ofertant.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente acestei cerinte.
Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul după intocmirea clasamentului, după aplicarea criteriului de atribuire.
b) Asociaţi /subcontractanţi
Dacă este cazul, se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente acestei cerințe.
i) Pentru asociati: odată cu depunerea DUAE se va prezenta si acordul de asociere.
ii) Pentru subcontractanti: odata cu depunerea DUAE se va prezenta si acordul de subcontractare.
Acordul de asociere si acordul de subcontractare vor contine informatii privind partea de contract care se realizeaza sau subcontracteaza, leaderul asocierii, precum si conditiile de participare si de plata pentru fiecare ofertant/subcontractant, în functie de calitatea în care participa la asociere,
NOTĂ:
Autoritatea contractantă va accepta la momentul depunerii solicitărilor de participare sau ofertelor formularul DUAE, constând într-o declaraţie pe propria răspundere actualizată, ca dovadă preliminară în locul certificatelor eliberate de către autorităţile publice sau de către terţi care confirmă că operatorul economic în cauză îndeplineşte următoarele condiţii:
a) nu se află în niciuna din situaţiile de excludere menţionate la art. 164, 165 şi 167;
b) îndeplineşte criteriile privind capacitatea, astfel cum au fost solicitate de autoritatea contractantă;
c) dacă este cazul, îndeplineşte criteriile de selecţie stabilite de autoritatea contractantă în conformitate cu prevederile prezentei legi.
Înainte de atribuirea contractului de achiziţie publică, autoritatea contractantă va solicita ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte documente justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea tuturor criteriilor de calificare şi selecţie, în conformitate cu informaţiile cuprinse în DUAE. Autoritatea contractantă poate invita ofertanţii să completeze sau să clarifice documentele de calificare solicitate.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cerinţa nr.1.
Ofertanții vor face dovada implementării sistemului de management al calității conform SR EN ISO 9001:2015 sau echivalent, prin prezentarea unor certificate valabile emise de organisme de certificare acreditate sau alte probe/dovezi care confirmă asigurarea unui nivel corespunzător al calității pentru cazurile în care operatorul economic nu a avut acces la un certificat de calitate astfel cum a fost solicitat ori nu a avut posibilitatea de a-l obține în termenul stabilit.Nu se acceptă operatori economici în curs de certificare, cu excepţia celor care au raportul de audit finalizat şi urmează doar a primi documentul de certificare.
Documentul solicitat trebuie să fie prezentat de către fiecare ofertant/ofertant asociat în parte, pentru partea de contract pe care o realizează.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata îndeplinirea cerintei: se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente acestei cerinte. La nivelul DUAE trebuie precizate informații referitoare la numarul şi data certificatului, organismul emitent, durata de valabilitate a acestuia.
“Documentele justificative (certificate emise de organisme de certificare acreditate SAU ALTE PROBE/DOVEZI care confirma asigurarea unui nivel corespunzator al calitatii) care probeaza indeplinirea celor asumate prin completare DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante de catre ofertantul clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire.”

Cerinţa nr. 2.
Ofertanții vor face Dovada implementarii unui sistem de management al calității in conformitate cu SR EN ISO 27001/2023 sau echivalent, pentru implementarea şi menţinerea în prezent a unui Sistem de Management al Securităţii Informaţiei", pentru activitatea principala a contractului, prin prezentarea unor certificate valabile la momentul prezentării emise de organisme de certificare acreditate sau alte probe/dovezi care confirmă asigurarea unui nivel corespunzator al calității pentru cazurile în care operatorul economic nu a avut acces la un certificat de calitate astfel cum a fost solicitat ori nu a avut posibilitatea de a-l obtine în termenul stabilit. Nu se acceptă operatori economici în curs de certificare, cu excepția celor care au raportul de audit finalizat si urmeaza doar a primi documentul de certificare. Nu se acceptă operatori economici în curs de certificare, cu excepţia celor care au raportul de audit finalizat şi urmează doar a primi documentul de certificare.
Documentul solicitat trebuie să fie prezentat de către fiecare ofertant/ofertant asociat în parte, pentru partea de contract pe care o realizează
Modalitatea prin care poate fi demonstrata îndeplinirea cerintei: se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente acestei cerinte. La nivelul DUAE trebuie precizate informații referitoare la numarul şi data certificatului, organismul emitent, durata de valabilitate a acestuia.
“Documentele justificative (certificate emise de organisme de certificare acreditate SAU ALTE PROBE/DOVEZI care confirma asigurarea unui nivel corespunzator al calitatii) care probeaza indeplinirea celor asumate prin completare DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante de catre ofertantul clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire.”

Informații suplimentare

1. Oferta care va fi declarată câștigătoare este oferta care va obține cel mai mare punctaj total din clasamentul ofertelor întocmit prin ordonarea descrescătoare a punctajelor respective, oferta câștigătoare fiind cea de pe primul loc, respectiv cea cu cel mai mare punctaj. În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obținut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situația în care egalitatea se menține, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare și oferta câștigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.
2. Pentru vizualizarea documentaţiei de atribuire încărcate în SICAP operatorii economici trebuie să aibă un program necesar vizualizării fişierelor semnate electronic (acest program este disponibil gratuit pe site-urile furnizorilor de semnătură electronică).
3. Operatorii economici indică și dovedesc în cuprinsul ofertei care informații din propunerea tehnică, elemente din propunerea financiară și/sau fundamentări/justificări de preț/cost sunt confidențiale întrucât sunt: date cu caracter personal, secrete tehnice sau comerciale sau sunt protejate de un drept de proprietate intelectuală. Informațiile indicate de operatorii economici din propunerea tehnică, elemente din propunerea financiară și/sau fundamentări/justificări de preț/cost ca fiind confidențiale trebuie să fie însoțite de dovada care le conferă caracterul de confidențialitate, dovadă ce devine anexă la ofertă, în caz contrar acestea nu vor fi considerate confidentiale.
Informațiile indicate de ofertanți/operatori economici ca fiind confidențiale, pot fi doar cele care se încadrează în sfera datelor cu caracter personal, secretelor tehnice sau comerciale sau cele care sunt protejate de un drept de proprietate intelectuală.
Motivarea caracterului confidențial al informațiilor/elementelor din cadrul propunerii tehnice și/sau financiare și/sau fundamentărilor/justificărilor de preț/cost declarate, NU IMPLICĂ DOAR O SIMPLĂ DECLARAȚIE DATĂ ÎN ACEST SENS, CI O ARGUMENTARE TEMEINICĂ ȘI PLAUZIBILĂ ȘI/SAU PROBE ÎN SUSȚINERE.
Caracterul confidențial nu se aplică față de autoritatea contractantă.
4. În vederea completării DUAE operatorii economici vor utiliza prevederile din Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2016/7 al Comisiei din 5 ianuarie 2016 conform HG 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice cu modificările și completările ulterioare.
DUAE se va completa direct în SICAP, decătre ofertant/ofertant asociat, subcontractant/tert sustinator, având în vedere integrarea Documentului Unic de Achiziții European (DUAE) în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP). Tineti cont de NOTIFICAREA privind utilizarea DUAE în procedurile desfășurate exclusiv prin mijloace electronice, notificare ce poate fi regasita pe site-ul ANAP;
5. Operatorii economici pot solicita clarificări cu un număr de 18 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor. Autoritatea contractantă va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarficari/informatiilor suplimentare în a 11–a zi înainte de termenul limită stabilit pentru depunerea ofertelor”.
6. Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

În conf cu L. 101/2016, cu modifi şi complet ulterioare, orice persoană care consideră că a fost vătămată de o eroare sau de o neregulă printr-un act al autorităţii contractante, care încalcă legile privind achiziţiile publice, poate depune o plângere în termen de 10 zile începând cu ziua următoare luării la cunoştinţă despre actul autorităţii contractante considerat nelegal.
i. fie pe cale administrativ-jurisdicțională la CNS a Contestațiilor
ii. fie pe cale judiciară la instanța de judecată