Servicii de consultanță în management pentru proiectul “Consolidare și reabilitare Palat Administrativ – Corp A”

Scurtă descriere

Prin achiziția serviciilor de consultanță specializată pentru managementul proiectului se va asigura cadrul necesar implementării eficiente a proiectului „Consolidare și reabilitare Palat Administrativ – Corp A”, cu respectarea obligațiilor asumate prin contractul de finanțare, a cerințelor finanțatorului și a legislației aplicabile. Serviciile de consultanță vor avea ca scop sprijinirea beneficiarului în coordonarea generală a proiectului, monitorizarea progresului fizic și financiar, urmărirea respectării termenelor asumate, gestionarea documentelor aferente implementării, sprijinirea procesului de achiziții, monitorizarea contractelor, verificarea încadrării cheltuielilor în bugetul aprobat, precum și elaborarea documentațiilor și rapoartelor solicitate de finanțator. Implementarea corespunzătoare a proiectului presupune o monitorizare permanentă a gradului de realizare a activităților, a indicatorilor asumați și a rezultatelor propuse, precum și identificarea și gestionarea eventualelor riscuri care pot apărea pe parcursul derulării proiectului. În acest context, experiența și competențele unui operator economic specializat în managementul proiectelor cu finanțare nerambursabilă reprezintă un element important pentru asigurarea unei implementări eficiente și conforme.

Astfel, pentru realizarea acestui obiectiv, ofertantul declarat câştigător al procedurii de atribuire va asigura cel puțin următoarele categorii de servicii:
- Asistență și suport pentru monitorizarea contractului de finanțare și a documentelor anexate, pentru respectarea termenelor și condițiilor asumate;
- Asistență în monitorizarea contractelor de achiziție publică încheiate în cadrul proiectului;
- Gestionarea platformei MySMIS2021 dedicată implementării proiectului;
- Asistență în realizarea și monitorizarea cash-flow-ului pe întreaga perioadă de implementare a proiectului;
- Elaborarea și documentarea cererilor de prefinanțare/plată/rambursare;
- Asistență în relația dintre autoritatea contractantă și AGENȚIA PENTRU DEZVOLTARE REGIONALĂ A REGIUNII DE DEZVOLTARE SUD – EST (ADR SE), în calitate de Autoritate de management pentru Programul Regional Sud-Est 2021-2027, pe parcursul implementării proiectului;
- asistență în monitorizarea respectării regulilor privind vizibilitatea Uniunii Europene, în conformitate cu manualul de identitate vizuală aplicabil Programului Regional Sud-Est 2021-2027;
- elaborarea rapoartelor de activitate, precum și a celor stabilite prin cererea și contractul de finanțare.

Detalii suplimentare se regăsesc în Caietul de sarcini.

Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor este de 20 zile. Autoritatea Contractanta va raspunde o singura data solicitarilor de clarificari in a 11-a zi inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Obiectul contractului ce va fi atribuit prin prezenta procedură de achiziţie publică constă in achiziționarea serviciilor de consultanță pentru implementarea proiectului “Consolidare și reabilitare Palat Administrativ – Corp A”. Serviciile de consultanță vor avea ca scop sprijinirea beneficiarului în coordonarea generală a proiectului, monitorizarea progresului fizic și financiar, urmărirea respectării termenelor asumate, gestionarea documentelor aferente implementării, sprijinirea procesului de achiziții, monitorizarea contractelor, verificarea încadrării cheltuielilor în bugetul aprobat, precum și elaborarea documentațiilor și rapoartelor solicitate de finanțator.
Implementarea corespunzătoare a proiectului presupune o monitorizare permanentă a gradului de realizare a activităților, a indicatorilor asumați și a rezultatelor propuse, precum și identificarea și gestionarea eventualelor riscuri care pot apărea pe parcursul derulării proiectului. În acest context, experiența și competențele unui operator economic specializat în managementul proiectelor cu finanțare nerambursabilă reprezintă un element important pentru asigurarea unei implementări eficiente și conforme.
Astfel, pentru realizarea acestui obiectiv, ofertantul declarat câştigător al procedurii de atribuire va asigura cel puțin următoarele categorii de servicii:
- Asistență și suport pentru monitorizarea contractului de finanțare și a documentelor anexate, pentru respectarea termenelor și condițiilor asumate;
- Asistență în monitorizarea contractelor de achiziție publică încheiate în cadrul proiectului;
- Gestionarea platformei MySMIS2021 dedicată implementării proiectului;
- Asistență în realizarea și monitorizarea cash-flow-ului pe întreaga perioadă de implementare a proiectului;
- Elaborarea și documentarea cererilor de prefinanțare/plată/rambursare;
- Asistență în relația dintre autoritatea contractantă și AGENȚIA PENTRU DEZVOLTARE REGIONALĂ A REGIUNII DE DEZVOLTARE SUD – EST (ADR SE), în calitate de Autoritate de management pentru Programul Regional Sud-Est 2021-2027, pe parcursul implementării proiectului;
- asistență în monitorizarea respectării regulilor privind vizibilitatea Uniunii Europene, în conformitate cu manualul de identitate vizuală aplicabil Programului Regional Sud-Est 2021-2027;
- elaborarea rapoartelor de activitate, precum și a celor stabilite prin cererea și contractul de finanțare.
Principalele beneficii rezultate în urma satisfacerii necesității sunt:
• asigurarea unei coordonări eficiente a tuturor activităților proiectului și a unei implementări integrate a componentelor tehnice, financiare și administrative;
• creșterea capacității autorității contractante de a gestiona investiția prin sprijinirea echipei de implementare cu expertiză de specialitate;
• monitorizarea permanentă a progresului proiectului și identificarea din timp a eventualelor riscuri, întârzieri sau neconformități;
• asigurarea încadrării activităților în graficul de implementare și în bugetul aprobat;
• sprijinirea beneficiarului în realizarea procedurilor, documentațiilor și raportărilor solicitate de finanțator;
• reducerea riscului de apariție a unor corecții financiare sau cheltuieli neeligibile ca urmare a nerespectării regulilor de implementare a proiectelor finanțate din fonduri europene;
• asigurarea unei bune gestionări a relațiilor contractuale cu antreprenorii, furnizorii și ceilalți participanți implicați în realizarea investiției;
• contribuția la atingerea obiectivelor specifice ale proiectului, respectiv consolidarea și reabilitarea clădirilor spitalului, creșterea siguranței utilizatorilor, îmbunătățirea eficienței energetice și reducerea impactului asupra mediului.
Prin realizarea acestor obiective se vor remedia deficiențele existente ale infrastructurii spitalicești, se va îmbunătăți condiția tehnică a clădirilor și se vor crea condiții adecvate pentru desfășurarea activităților medicale în condiții de siguranță, confort și eficiență.
Satisfacerea necesității identificate contribuie astfel la finalizarea cu succes a investiției, utilizarea eficientă a fondurilor alocate și atingerea rezultatelor asumate prin Cererea de finanțare.

Informații suplimentare

Consiliul Județean Vrancea implementează proiectul „Consolidare și reabilitare Palat Administrativ - Corp A” finanțat în cadrul Programului Regional Sud -Est 2021-2027, Obiectiv de politica 2 – O Europă mai verde, rezilientă cu emisii reduse de carbon, care se îndreaptă către o economie cu zero emisii de dioxid de carbon, prin promovarea tranziției către o energie curată și echitabilă, a investițiilor verzi și albastre, a economiei circulare, a atenuării schimbărilor climatice și a adaptării la acestea, a prevenirii și gestionării riscurilor precum și a unei mobilități urbane durabile, Prioritatea 2 – O regiune cu comunități prietenoase cu mediul, Obiectiv specific 2.4.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Ofertantul (asociații în cazul ofertelor comune, subcontractanții în cazul subcontractării, tertul/tertii sustinatori), trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidentă, din care să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna din situațiile de anulare a constituirii, precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile ce fac obiectul contractului. Astfel, ofertantul (asociatii in cazul ofertelor comune) trebuie sa faca dovada faptului ca obiectul contractului are corespondent in obiectul sau de activitate (in cazul asociatilor doar pentru partea din contract pe care o vor realiza). Nu se solicita ca obiectul contractului sa aiba echivalent in obiectul principal de activitate al ofertantului, ci poate sa se regaseasca si in activitatile secundare. Ofertantul (asociații în cazul ofertelor comune, subcontractanții în cazul subcontractării), va/vor confirma îndeplinirea cerinţei, prin bifarea corespunzătoare Da sau Nu in Partea IV: Criterii de selectie, a Sectiunii a: “Indicatie globala pentru toate criteriile de selectie” din DUAE.
Conform prevederilor art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice cu modificările ulterioare, înainte de atribuirea contractului, achizitorul va solicita ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte documente justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea cerinței. Astfel, se vor depune documente justificative actualizate precum:
- Certificatul constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului/Statutul emis de Registrul Asociațiilor și Fundațiilor;
- Orice alte documente echivalente edificatoare în acest sens.
- Pentru ofertanții străini se depun documente echivalente emise în conformitate cu legislatia aplicabilă în țara de rezidență, însoțite de traducerea autorizată în limba română.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

Cifra de afaceri generale – pentru ultimii 3 ani.
Modalitate de indeplinire:
Ofertanților li se impune/solicită să aibă o medie a cifrei de afaceri generale de minimum 500.000 lei pentru ultimele 3 exerciţii financiare disponibile (respectiv 2025, 2024 și 2023). Ofertantul (asociații în cazul ofertelor comune, subcontractanții în cazul subcontractării), va/vor confirma îndeplinirea cerinţei, prin bifarea corespunzătoare Da sau Nu in Partea IV: Criterii de selectie, a Sectiunii a: “Indicatie globala pentru toate criteriile de selectie” din DUAE. Conform prevederilor art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, înainte de atribuirea contractului autoritatea contractantă va solicita ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte documente justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea cerinţei.
De asemenea, la alin (1) al aceluiaşi articol se precizează că autoritatea contractantă poate solicita candidaţilor/ofertanţilor să depună toate sau o parte dintre documentele justificative ca dovadă a informaţiilor cuprinse în DUAE, în orice moment pe durata desfăşurării unei proceduri de atribuire, dacă acest lucru este necesar pentru a asigura desfăşurarea corespunzătoare a procedurii.
Având în vedere cele menţionate anterior, înainte de atribuirea contractului, autoritatea contractantă va solicita ofertantului aflat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte documente justificative actualizate prin care să demonstreze îndeplinirea cerinţei (de exemplu: bilanţuri contabile, balanţe de verificare, etc. Pentru ofertanții străini se depun documente echivalente emise în conformitate cu legislatia aplicabilă în țara de rezidență, însoțite de traducerea autorizată în limba română).
Conform prevederilor art. 182 alin (3) şi (4) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice în cazul în care operatorul economic îşi demonstrează situaţia economică şi financiară invocând susţinerea acordată de către unul sau mai mulţi terţi, atunci operatorul economic are obligaţia de a dovedi că a luat toate măsurile pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare. În acest sens, ofertantul va prezenta odată cu DUAE şi angajamentul terţului susţinător (împreună cu documentele anexă la angajament, transmise acestuia de către terţul susţinător, din care să rezulte modul efectiv în care se materializează susţinerea acordată de acesta).
Documentele justificative (de exemplu: bilanţuri contabile, balanţe de verificare etc.) care probează cele asumate în angajament vor fi solicitate doar ofertantului declarat câştigător, la cererea autorităţii contractante.

Lista și o scurtă descriere a normelor și criteriilor

În cazul subcontractarii unor parti din contract, ofertantul are obligatia de a cuprinde in oferta sa denumirea subcontractantilor si datele de contact ale acestora, partea/partile din contract care urmeaza a fi indeplinite de catre acestia, procentul la care se ridica partea/partile respective, precum si acordul subcontractantilor cu privire la aceste aspecte
Ofertantul (asociații în cazul ofertelor comune), va/vor confirma îndeplinirea cerinţei, prin bifarea corespunzătoare Da sau Nu in Partea IV: Criterii de selectie, a Sectiunii a: “Indicatie globala pentru toate criteriile de selectie” din DUAE.
In cazul in care ofertantul intetioneaza sa subcontracteze o parte/parti din contract, DUAE include si informatii privind partea din contract care urmeaza a fi eventual subcontractanta si va avea anexat acordul de subcontractare. Subcontractantii pe a caror capacitați se bazeaza ofertantul trebuie sa completeze, la randul lor, DUAE separat, incluzand informațiile menționate la art. 193 alin. (1) lit. a)din Legea nr. 98/2016.

Se considera subcontractare orice tip de raport juridic intre ofertantul care prezinta o oferta individuala sau comuna, pe de o parte, si un alt operator economic ori un profesionist, in intelesul Codului Civil, pe de alta parte, prin care acesta din urma realizeaza pentru primul orice activitate (servicii sau lucrari) legate de indeplinirea contractului de executie care va fi incheiat prin finalizarea procedurii de atribuire.
Daca prin subcontractare nu se îndeplineste o cerinta de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrarii neincadrarii în motivele de excludere prevazute la art. 164, 165 si 167 în legătură cu subcontractantii propusi.
Operatorul economic clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile va face dovada îndeplinirii cerințelor de calificare prin subcontractanti, prin prezentarea de documente justificative ale acestora, la solicitarea autoritatii contractante. Acordul de subcontractare va fi depus prin mijloace electronice impreuna cu oferta si DUAE, fiind semnat cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in conditiile legii.
Nedepunerea acestuia odata cu DUAE, constituie temei pentru solicitarea de clarificari pentru eventualele inadvertente de forma ale informatiilor cuprinse in sectiunile DUAE atat ale ofertantului, cat si ale subcontractantului.

Informații suplimentare

1.Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de
fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.
2. În cazul în care două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face având în vedere punctajul obţinut la factorii de evaluare în ordinea descrescătoare a ponderilor acestora. În situaţia în care egalitatea se menţine, autoritatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare, şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică. Termenul limită de răspuns stabilit va fi același pentru toți ofertanții. Ofertanții vor răspunde prin postarea pe S.E.A.P. a noilor propuneri financiare semnate electronic.
3. Fără a aduce atingere prev Legii nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate, ofertantii vor preciza acele INFORMAȚII/ELEMENTE cuprinse în prop tehnică şi în prop financiară considerate a fi confidenţiale, clasificate, protejate de un drept de proprietate intelectuală în măsura în care, în mod obiectiv, dezvăluirea acestor informaţii ar prejudicia interesele legitime ale op ec în special în ceea ce priveşte secretul comercial şi proprietatea intelectuală. ATENTIE! PROPUNEREA TEHNICĂ ȘI FINANCIARĂ NU POT FI DECLARATE IN INTEGRALITATE CA FIIND CONFIDENȚIALE.
4. Informatii privind asocierea:
In cazul in care mai multi operatori economici participa in comun la procedura , indeplinirea criteriilor privind capacitatea tehnica si profesionala se demonstreaza prin luarea in consideratie a resurselor tuturor membrilor grupului, iar AC va solicta acestora sa raspunda in mod solidar pentru executarea contractului de achizitie publica. Toti membrii asocierii au obligatia de a completa DUAE cu toate informatiile solicitate de AC in Documentatia de Atribuire. Ofertantii vor prezenta Formularul „Acordul de Asociere” in conformitate cu modelul prezentat in Sectiunea „Formulare” . Acordul de asociere va fi depus prin mijloace electronice impreuna cu oferta si DUAE, fiind semnat cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in conditiile legii. Nedepunerea la data limită de depunere a ofertelor a acordului de asociere, odată cu DUAE nu poate constitui obiectul unor solicitări de clarificări.
5. Informatii privind subcontractarea
În cazul subcontractarii unor parti din contract, ofertantul are obligatia de a cuprinde in oferta sa denumirea subcontractantilor si datele de contact ale acestora, partea/partile din contract care urmeaza a fi indeplinite de catre acestia, procentul la care se ridica partea/partile respective, precum si acordul subcontractantilor cu privire la aceste aspecte. Se considera subcontractare orice tip de raport juridic intre ofertantul care prezinta o oferta individuala sau comuna, pe de o parte, si un alt operator economic ori un profesionist, in intelesul Codului Civil, pe de alta parte, prin care acesta din urma realizeaza pentru primul orice activitate (servicii sau lucrari) legate de indeplinirea contractului de executie care va fi incheiat prin finalizarea procedurii de atribuire. Daca prin subcontractare nu se indeplineste o cerinta de calificare, atunci acesta va prezenta DUAE doar in scopul demonstrarii neincadrarii in motivele de excludere. Ofertantul clasat pe primul loc dupa aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile va face dovada indeplinirii cerintelor de calificare prin subcontractanti, prin prezentarea de documente justificative ale acestora, la solicitarea AC. Acordul de subcontractare va fi depus prin mijloace electronice impreuna cu oferta si DUAE, fiind semnat cu semnatura electronica extinsa. În cazul în care ofertantul intenţionează să subcontracteze o parte/părţi din contract, DUAE include şi informaţii privind partea din contract care urmează a fi eventual subcontractată şi va avea anexat acordul de subcontractare. Subcontractanţii pe a căror capacităţi se bazează ofertantul trebuie să completeze, la rândul lor, DUAE separat, incluzând informaţiile menţionate la art. 193 alin. (1) lit. a) din Legea 98/2016. În cazul subcontractanţilor pe a căror capacităţi ofertantul/candidatul nu se bazează, DUAE va conţine numai informaţiile menţionate la art. 193, alin. (1), lit. a) Legea 98/2016. Nedepunerea la data limită de depunere a ofertelor a acordului de subcontractare impreuna cu DUAE nu poate constitui obiectul unor solicitări de clarificări.
6. Informatii privind susținerea
În cazul in care ofertantul isi demonstreaza capacitatea tehnica si profesionala și sau cap economică și financiara, invocand sustinerea unui/unor terti atunci acesta are obligatia de a dovedi sustinerea de care beneficiaza prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective, prin care se confirma ca acesta va pune la dispozitia ofertantului resursele invocate (art 48 din Hotararea nr. 395/2016). Tertul/tertii sustinatori va completa DUAE cu informatiile menţionate la art. 193, alin. (1), lit. a) Legea 98/2016. Ofertantii vor prezenta Formularul „Angajament ferm” impreuna cu oferta si DUAE, fiind semnat cu semnatura electronica extinsa, Odată cu angajamentul de susţinere, ofertantul are obligaţia să prezinte documente transmise acestuia de către terţul/terţii susţinător/susţinători, din care să rezulte modul efectiv prin care terţul/terţii susţinător/susţinători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susţinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. Autoritatea contractantă va solicita ofertantului clasat pe primul loc după aplicarea criteriului de atribuire să prezinte, pentru tertul sustinator, Certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului sau documente echivalente emise în tara de rezidentă pentru operatorii economici straini, in vederea verificarii motivelor de excludere.
Acolo unde în documentația de atribuire au fost solicitate documente emise de autorități/instituții din România, pentru ofertanții străini vor fi depuse documente echivalente emise în conformitate cu legislatia aplicabilă în țara de rezidență însoțite de traducerea autorizată în limba română. Nedepunerea la data limită de depunere a ofertelor a angajamentului terțului susținător, odată cu DUAE nu poate constitui obiectul unor solicitări de clarificări.
7. Contractul de servicii de consultanta in managementul proiectului va trebui să acopere perioada cuprinsă între data semnării contractului de către ambele părți și pe întreaga perioadă de implementare a proiectului, respectiv până la 30.12.2029, dar nu mai devreme de finalizarea tuturor activităților aferente proiectului, inclusiv a celor necesare pentru închiderea acestuia și îndeplinirea obligațiilor asumate prin contractul de finanțare (de exemplu perioada de maxim 60 de zile calendaristice din Contractul de finanțare pentru elaborarea, depunerea și avizarea Cererii de rambursare finale și a Raportului de progres final).

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Conform dispozițiilor art. 8 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică cu modificările și completările ulterioare, persoana care se consideră vătămată de un act al autorității contractante poate formula contestație în termen de 10 zile, începând cu ziua următoare luării la cunoștință despre actul autorității contractante considerat nelegal.