SERVICII DE DIGITALIZARE ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ ȘI FIZICĂ

Scurtă descriere

Obiectul Acordului Cadru:
• Servicii de arhivare fizică și electronică (preluarea, transportul, manipularea, pregătirea fondului arhivistic, prelucrarea arhivistică, scanare și indexare) a documentelor, la sediul Beneficiarului — pentru toate documentele de școlaritate precum și pentru documentele Direcției Resurse Umane si Directiei Economice;
• Arhivarea electronică a documentelor prin intermediul unei soluții software de arhivare electronică, furnizată dintr-un centru de date autorizat conform legii 135/2007;
• Furnizarea infrastructurii specifice de stocare a datelor respectând cerințele tehnice impuse prin legea 135/2007;
• Suport pentru instalarea și configurarea soluției software de arhivare electronică pe infrastructura pusă la dispoziție de Beneficiar;
• Suport pentru autorizarea Beneficiarului ca furnizor autorizat de servicii de arhivare electronică (in conformitate cu legea 135/2007);
• Pregătirea fondului arhivistic și prelucrarea arhivistică a documentelor, conform prevederilor legii 16/1996 și Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217/ 23.05.1996.
Obiectivul principal este de a achiziționa serviciile de arhivare fizică și digitizare pentru obținerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice istorice cât și informatiilor de identificare aferente acestora pentru regăsirea ulterioară (denumite in cadrul prezentului document ,,metadate’’). Serviciul de arhivare fizică a documentelor va trebui să acopere următoarele obiective:
• Constituirea de unități arhivistice conform legii, acolo unde este cazul prin gruparea documentelor pe problematici potrivit nomenclatorului arhivistic al ASE, ordonarea cronologică si numerotarea filelor, certificarea unității arhivistice, imprimarea și aplicarea unor etichete autoadezive pe coperta și pe cotorul unitaților arhivistice conținând informațiile obligatorii conform legislației aplicabile și generarea anexelor 2 și 3 din Legea nr. 16/1996 (inventar de arhivă și proces verbal de predare-primire a documentelor).
Serviciul de digitizare a documentelor va trebui să acopere urmatoarele obiective:
• realizarea unei copii electronice fidele a documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului documentelor, prin căutarea / regăsirea / consultarea acestora;
• realizarea unei copii electronice a documentelor, conformă cu originalul, care să fie încărcată și păstrată într-o aplicație software pentru păstrarea și regasirea documentelor în formă electronică;
• asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea consultării directe a contactului fizic cu exemplarul original;
• asigurarea securității și a accesului concurent. În timp ce un document pe suport hârtie poate fi accesat în original, la un moment dat, de către o singură persoană, arhiva digitală oferă posibilitatea accesului concurent pentru un număr (teoretic) nelimitat de utilizatori, cu respectarea politicilor de acces și a nivelelor de autorizare;
• monitorizarea continuă a accesului la documente, a gradului de utilizare al documentelor și al operațiilor efectuate de către utilizatori;
• distribuția facilă a informațiilor din documentele din arhivă către persoanele și instituțiile autorizate;
• eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare, prin faptul că o copie electronică fidelă a originalului va putea fi consultată din orice locație, fără costuri de copiere;
• pregătirea și prelucrarea arhivistică a documentelor digitalizate astfel încât să se respecte cerințele impuse de Arhivele Naționale prin Legea 16/1996 și Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente.
CONTINUAREA SE REGASESTE IN ANEXA INFORMATII SUPLIMENTARE - SERVICII DE DIGITALIZARE ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ ȘI FIZICĂ

Descrierea achiziției publice

Obiectul acordului-cadru:
• Servicii de arhivare fizică și electronică (preluarea, transportul, manipularea, pregătirea fondului arhivistic, prelucrarea arhivistică, scanare și indexare) a documentelor, la sediul Beneficiarului — pentru toate documentele de școlaritate precum și pentru documentele Direcției Resurse Umane si Directiei Economice;
• Arhivarea electronică a documentelor prin intermediul unei soluții software de arhivare electronică, furnizată dintr-un centru de date autorizat conform legii 135/2007;
• Furnizarea infrastructurii specifice de stocare a datelor respectând cerințele tehnice impuse prin legea 135/2007;
• Suport pentru instalarea și configurarea soluției software de arhivare electronică pe infrastructura pusă la dispoziție de Beneficiar;
• Suport pentru autorizarea Beneficiarului ca furnizor autorizat de servicii de arhivare electronică (in conformitate cu legea 135/2007);
• Pregătirea fondului arhivistic și prelucrarea arhivistică a documentelor, conform prevederilor legii 16/1996 și Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217/ 23.05.1996.
Cantitatea minimă și maximă estimată a acordului-cadru este specificată în caietului de sarcini.
Valoarea minimă estimată a acordului-cadru = 5.038.700,00 lei fără TVA.
Valoare maximă estimată a acordului-cadru = 7.841.030,00 lei fără TVA.
Cantitatea minimă și maximă estimată a unui singur contract subsecvent ce se intenționează a fi atribuit este specificată în caietul de sarcini
Valoarea estimată a celui mai mic contract subsecvent ce se intenționează a fi atribuit = 2.450,00 lei fără TVA.
Valoarea estimată a celui mai mare contract subsecvent ce se intenționează a fi atribuit = 2.572.000,00 lei fără TVA
Prestarea serviciilor se va finaliza prin încheierea unui acord-cadru cu un singur operator economic, pe o perioada de 48 luni.
Număr zile pana la care se pot solicita clarificări înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 15
Număr de zile pana la care se pot furniza clarificări solicitărilor de clarificări, înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor: 10

Criteriul de calitate (denumire)

2.3 Propunerea tehnică – Subcriteriul 3 Ofertanții vor preciza in cadrul propunerii tehnice, durata de timp necesara pentru operaționalizarea serviciilor de retrodigitalizare (instalarea intregii infrastructuri de conversie a documentelor in spatiul pus la dispozitie de Autoritatea Contractanta) si inceperea prestarii serviciilor. Aceasta durata nu va depasi 90 de zile de la punerea la dispozitie a spatiului fizic pentru prestarea acestiu serviciu. Ofertantii ce vor asuma in cadrul propunerii tehnice operationalizarea serviciului intr-un termen mai scurt vor fi punctați.

Criteriul de calitate (denumire)

2.4 Propunerea tehnică – Subcriteriul 4 Ca urmare a fazei demonstrative, se va acorda punctaj ofertanților care fac dovada faptului ca pot scana in intervalul de timp dat un volum de documente superior celui minim impus de Autoritatea Contractanta. Astfel, Ofertanții care pot procesa un volum de documente mai mare decât minimul impus de 5000 documente în cadrul procedurii demonstrative, vor primi punctaj.

Criteriul de calitate (denumire)

2.2 Propunerea tehnică – Subcriteriul 2 Se va analiza daca Sistemul de arhivare electronica permite utilizarea de nomenclatoare multiple prin mecanisme specifice de versionare. Ofertele care includ aceasta functionalitate prin care să se permită adaugarea mai multor versiuni de nomenclator precum si stabilirea datei la care o noua versiune a nomenclatorului arhivistic aprobat intra in vigoare vor fi punctate.

Criteriul de calitate (denumire)

2.1 Propunerea tehnică – Subcriteriul 1 Se va analiza daca sistemul de arhivare de documente dispune de un Modul - Portal prin intermediul caruia se va putea realiza schimb de documente cu utilizatori din afara universitatii, in special cu actualii si fostii studenti pentru inlesnirea accesului la documente in cazul solicitarilor punctuale. Portalul va fi licentiat pentru un minimum de cel putin 1000 utilizatori si cel mult 20.000 utilizatori.

Informații suplimentare

Venituri proprii ale Academiei de Studii Economice din București, altele decât proiectele de cercetare dezvoltare si proiecte finanțate din fonduri structurale .

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Cerinta nr. 1 Neincadrarea in situatiile de excludere cf. prevederilor art. 164, 165, 167 din Legea nr.98/2016
Operatorii economici ce depun oferta, indiferent de calitatea acestora (ofertant, ofertant asociat, subcontractant, tert sustinator), nu trebuie sa se afle sub incidenta prevederilor art. 164, 165 sau 167 din Legea nr. 98/2016 care determina excluderea din procedura de atribuire. Daca un grup de operatori economici depune oferta comuna, aceste cerinte trebuie indeplinite de fiecare membru al asocierii.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintelor:
In conformitate cu art. 193 din Legea nr. 98/2016, se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. DUAE va fi completat in mod distinct si furnizat exclusiv in format electronic, de catre operatorul economic (ofertant unic) / fiecare membru al asocierii / subcontractanti / tert sustinator (daca este cazul). Odata cu depunerea DUAE, daca este cazul, se va prezenta in mod obligatoriu angajamentul tertului sustinator (impreuna cu documente anexe la angajament, transmise acestora de catre tert/tertii sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia/acestora), acordul de asociere si acordurile de subcontractare. Documentele justificative care probeaza cele asumate in angajamente/acorduri vor fi solicitate doar ofertantului de pe primul loc in cadrul clasamentului intermediar in urma aplicarii criteriului de atribuire ofertelor admisibile, la solicitarea comisiei de evaluare. Nedepunerea DUAE odata cu oferta (inclusiv pentru asociat/subcontractant/tert sustinator) atrage respingerea acesteia ca inacceptabila.
Nota: Daca exista incertitudini referitoare la situatia a unui operator economic, autoritatea contractanta poate solicita informatii direct de la autoritatile competente.
Documentele justificative, care probeaza indeplinirea cerintelor asumate de ofertant prin completarea initiala a formularului DUAE, vor fi depuse, la solicitarea autoritatii contractante doar de ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar (intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor) dupa aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile) si se vor prezenta in forma actualizata, conform prev. art. 196, alin (2) din Legea nr. 98/2016.
Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE sunt:
1. Certificate constatatoare privind lipsa datoriilor restante cu privire la plata impozitelor, taxelor si a contributiilor la bugetul general consolidat (buget local, buget de stat etc.), valabile la momentul prezentarii;
2. Cazierul judiciar al operatorului economic, respectiv cazierul judiciar pentru fiecare dintre persoanele membre ale organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, respectiv persoane care au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de Ministerul Justitiei - Oficiul Registrului Comertului/Actul constitutiv al operatorului economic;
3. Dupa caz, alte documente prin care operatorul economic demonstreaza ca se incadreaza in situatiile de exceptie care nu determina excluderea din procedura, prevazute la art. 165 alin. (3), art. 166, art. 167 alin. (2), respectiv art. 171 din Legea 98/2016;
4. Dupa caz, orice alte documente echivalente edificatoare, conform prevederilor art. 168 alin. (1) din Legea nr. 98/2016. In conformitate cu prevederile art. 168 alin. (3) din Legea nr. 98/2016, in cazul in care in tara de origine sau in tara in care este stabilit operatorul economic nu se emit documente de natura celor de mai sus sau respectivele documente nu vizeaza toate situatiile prevazute la art. 164, 165 si 167 din Legea nr. 98/2016, se va accepta o declaratie pe propria raspundere sau, daca in tara respectiva nu exista prevederi legale referitoare la declaratia pe propria raspundere, o declaratie autentica data in fata unui notar, a unei autoritati administrative sau judiciare sau a unei asociatii profesionale care are competente in acest sens.
Cerinta nr. 2 Inexistenta conflictului de interese cf. prevederilor art. 60 din Legea nr. 98/2016
Orice operator economic care a depus oferta in mod individual sau in asociere/subcontractant/ tert sustinator, nu trebuie sa se afle in niciuna dintre situatiile prevazute de art. 60 din Legea nr. 98/2016;
Persoanele ce detin functii de decizie in cadrul autoritatii contractante sunt:
1. Prof. univ. dr. Nicolae ISTUDOR, Rector
2. Prof. univ. dr. Razvan Catalin DOBREA, Prorector - Managementul economico-financiar
3. Prof. univ. dr. Dorel Mihai PARASCHIV, Prorector - Relații cu mediul economico-social si viată studențeasca
4. Prof. univ. dr. Ion SMEUREANU, Prorector - Dezvoltarea infrastructurii informaționale si logistica
5. Prof. univ. dr. Constantin Marius PROFIROIU, Prorector Relații Internaționale
6. Prof. univ. dr. Roxana SARBU, Prorector Activitate didactica
7. Prof. univ. dr. Mihaela-Alina DIMA, Prorector Cercetare științifică, dezvoltare si inovare
8. Conf. dr. Dan-Gabriel DUMITRESCU-Prorector Managementul Resurselor Umane si Fondurilor Europene
9. Lector prof. univ dr. Florin DOBRE- Director General Administrativ
10. Dragoș Victor GLONȚESCU- Director General Administrativ Adjunct
11. Ec. dr. Loredana Gabriela DINULESCU, Director Economic
12. Elena GĂMAN, Director - Direcția Juridică si Contencios Administrativ
13. Elena BUCUR, Consilier Juridic- Direcția Juridică si Contencios Administrativ
14. Ing. Ec. Constantin BEJINARIU- Director, Direcția Achiziții Publice
15. Ec. Mircea Stefan POP – Șef Serviciu Achiziții Publice
16. Carmen Nicoleta VIȘAN – Șef Birou Monitorizare și Contractare, Direcția Achiziții Publice
17. Georgiana-Critina PAPA- Administrator financiar Direcția Achiziții Publice
18. Andreea Țancu - economist Direcția Achiziții Publice
19. Mariana MINCULEȚ - economist Direcția Achiziții Publice
20. Aurelia Teodora TUREAC - economist Direcția Achiziții Publice
21. Elena MIHAILA- Sef Birou Arhiva
22. Luiza MATEUCA-Administrator financiar, Birou Arhiva
23. Gabriel ȘUTAC- Director Directia TIC
24. Sorin CHIRILĂ- Șef Serviciu Retele,Directia TIC
25. Florin BOACĂ- Analist,Serviciul Retele,Directia TIC
Orice operator economic care a depus oferta in mod individual sau in asociere/subcontractant/ tert sustinator, nu trebuie sa se afle in niciuna dintre situatiile prevazute de art. 60 din Legea nr. 98/2016. Daca un grup de operatori economici depune oferta comuna, aceste cerinte trebuie indeplinite de fiecare membru al asocierii.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintelor:
In conformitate cu art. 193 din Legea nr. 98/2016, se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor, insotit de Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea 98/2016 (Formularul nr. 4 din fisierul “Modele de formulare”). DUAE va fi completat in mod distinct si furnizat exclusiv in format electronic, de catre operatorul economic (ofertant unic) / fiecare membru al asocierii / subcontractanti / tert sustinator (daca este cazul). Odata cu depunerea DUAE, daca este cazul, se va prezenta in mod obligatoriu angajamentul tertului sustinator (impreuna cu documente anexe la angajament, transmise acestora de catre tert/tertii sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia/acestora), acordul de asociere si acordurile de subcontractare. Documentele justificative care probeaza cele asumate in angajamente/acorduri vor fi solicitate doar ofertantului de pe primul loc in cadrul clasamentului intermediar in urma aplicarii criteriului de atribuire ofertelor admisibile, la solicitarea comisiei de evaluare. Nedepunerea DUAE odata cu oferta (inclusiv pentru asociat/subcontractant/tert sustinator) atrage respingerea acesteia ca inacceptabila.
Nota: Daca exista incertitudini referitoare la situatia a unui operator economic, autoritatea contractanta poate solicita informatii direct de la autoritatile competente.
Documentele justificative, care probeaza indeplinirea cerintelor asumate de ofertant prin completarea initiala a formularului DUAE, vor fi depuse, la solicitarea autoritatii contractante doar de ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intermediar (intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor) dupa aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile, si se vor prezenta in forma actualizata, conform prev. art. 196, alin (2) din Legea nr. 98/2016. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv sa prezinte o noua Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016 (Formular nr. 4 din fisierul “Modele de formulare”) actualizata, valabila la data prezentarii, cf. art. 196, alin (2) din legea98/2016, prin care sa demonstreze indeplinirea criteriilor de calificare, in conformitate cu informatiile cuprinse in DUAE. In cazul in care exista asociati/subcontractanti/tert sustinator, Declaratia privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016 (Formular nr. 4 din fisierul “Modele de formulare”) se va depune de fiecare dintre acestia, actualizata, valabila la data prezentarii, cf. art. 196, alin 2) din Legea nr. 98/2016, prin care sa demonstreze indeplinirea criteriilor de calificare, in conformitate cu informatiile cuprinse in DUAE.
Informatiile se regasesc in ANEXA INFORMATII SUPLIMENTARE LICITATIE DESCHISA SERVICII DE DIGITALIZARE SI ARHIVARE ELECTGRONICA SI FIZICA

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Asigurarea riscului profesionalOperatorii economici ce depun ofertă trebuie să detina o scrisoare de garantie din partea unei institutii financiare de specialitate sau o polita de asigurare specifica in valoare de minim 300.000,00 Euro/an pentru desfasurarea de operatiuni de arhivare electronica in conditiile Legii 135/2007, prin care sa acopere prejudiciile pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfasurarii activitatilor de arhivare electronica.

Conform art. 193 din Legea 98/2016, se va completa și prezenta DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor, corespunzător cerintelor autoritătii contractante, conform prev. art. 177 alin. 1 lit. a) din Legea 98/2016. DUAE va fi completat în mod distinct și furnizat exclusiv în format electronic, de către operatorul economic (ofertant unic) / fiecare membru al asocierii/ subcontractanți/ terț susținător (dacă este cazul). În cazul în care ofertantul este o asociere de operatori economici, cerința privind nivelul minim al sumei asigurate prin polita de asigurare trebuie îndeplinită de fiecare membru al asocierii.
Capacitatea economică și financiară poate fi dovedită prin susținere, în conformitate cu prevederile art. 182 din Legea 98/2016, respectiv: alin. 1) Operatorul economic are dreptul, dacă este cazul şi în legătură cu un anumit contract de achiziţie publică/acord-cadru, să invoce susţinerea unui/unor terţ/terţi în ceea ce priveşte îndeplinirea criteriilor referitoare la situaţia economică şi financiară şi/sau a criteriilor privind capacitatea tehnică şi profesională, indiferent de natura relaţiilor juridice existente între operatorul economic şi terţul/terţii respectiv/respective; alin. 3) În cazul în care operatorul economic îşi demonstrează situaţia economică şi financiară şi/sau capacitatea tehnică şi/sau profesională invocând şi susţinerea acordată, în conformitate cu prevederile alin. (1) şi (2), de către unul sau mai mulţi terţi, atunci operatorul economic are obligaţia de a dovedi autorităţii contractante că a luat toate măsurile necesare pentru a avea acces în orice moment la resursele necesare, prezentând un angajament în acest sens din partea terţului/terţilor; alin. 4) Odată cu angajamentul de susţinere, ofertantul/candidatul are obligaţia să prezinte documente transmise acestuia de către terţul/terţii susţinător/susţinători, din care să rezulte modul efectiv prin care terţul/terţii susţinător/susţinători va/vor asigura îndeplinirea propriului angajament de susţinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. Angajamentul ferm prezentat de ofertant trebuie să prevadă care sunt resursele care sunt aduse în susținere și să evidențieze faptul că disponibilizarea acestora se va realiza necondiționat în funcție de necesitățile care apar pe parcursul îndeplinirii acordului-cadru în cauză, în condițiile și în termenele acestuia.
DUAE va fi completat in mod distinct si furnizat exclusiv in format electronic, de catre operatorul economic (ofertant unic) / fiecare membru al asocierii / subcontractanti / tert sustinator (daca este cazul). Odata cu depunerea DUAE, daca este cazul, se va prezenta in mod obligatoriu angajamentul tertului sustinator (impreuna cu documente anexe la angajament, transmise acestora de catre tert/tertii sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia/acestora), acordul de asociere si acordurile de subcontractare.
Documentele justificative care probeaza cele asumate in angajamente/acorduri vor fi solicitate doar ofertantului de pe primul loc in cadrul clasamentului intermediar in urma aplicarii criteriului de atribuire ofertelor admisibile, la solicitarea comisiei de evaluare. Nedepunerea DUAE odata cu oferta (inclusiv pentru asociat/subcontractant/tert sustinator) atrage respingerea acesteia ca inacceptabila.
Justificare: Solicitarea este în conformitate cu art. 175 alin. (1) și art. 175 alin. (2), lit c) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificări și completări.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificat
Cerința nr. 1 – Experiența similară
Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa indeplineasca criteriul privind existenta unui nivel corespunzator de experienta necesara prin raportare la contracte executate in trecut, respectiv sa prezinte informatiile principalelor prestari de servicii in ultimii 3 ani din care sa rezulte ca au fost prestate in conformitate cu normele in domeniu, servicii similare cu cele care fac obiectul achizitiei publice, cu o valoarea cumulata de minim 2.500.000,00 lei fara TVA, la nivelul unuia sau mai multor contracte dar nu mai mult de 5 contractre.
Notă: Cel puțin unul din contracte va conține și componenta de furnizare SOFT.
Diplome de studii si calificari profesionale
Cerinta nr. 2- Calificari profesionale
Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa detina resursele umane, ce au urmat cursuri de specializare, necesare derularii in bune conditii a serviciilor solicitate si sa faca dovada competentelor si experientei expertilor propusi prin prezentarea CV-ului, certificari/diplome, recomandari sau orice alte documente doveditoare, conform mentiunilor din caietul de sarcini Cap. V-Cerinte Obligatorii pentru furnizorul de servicii.

Cerința nr. 3 –Autorizații
1. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa prezinte Autorizatie emisa de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale, pentru desfasurarea de operatiuni de arhivare electronica in conditiile Legii 135/2007, in centrul de date propriu.
2. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa prezinte Autorizatie emisa de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale, pentru desfasurarea de activitatii de management al arhivelor electronice, in conditiile Legii 135/2007.
3. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa prezinte autorizatiile de functionare pentru prestarea serviciului de prelucrare arhivistica,legatorie si restaurare a documentelor, emise de arhivele Nationale ale Romaniei.
Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calitatii
Cerinta nr. 1- Standarde de asigurare a calitatii si de protectie a mediului
1. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa prezinte o Certificare profesionala emisa de o institutie recunoscuta la nivel national sau international sau certificare echivalenta in domeniul auditarii securitatii informatiei in conformitate cu standardul ISO 27001, sau echivalent pentru Sistemele de Management ale Securitatii Informatiei, valabila la data limita de depunere a ofertelor;
2. Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa prezinte Certificat ISO 27001:2013 , din care sa reiasa ca unul din domeniile de activitate au legatura cu domeniul de servicii de arhivare a documentelor si sa fie mentionate adresele sediilor centrului de conversie eclectronica si depozitare a documentelor, propuse pentru derularea serviciilor, valabile la data limita de depunere a ofertelor.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

In conformitate cu art. 193 din Legea nr. 98/2016, se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile ce descriu nivelul lor de experienta, prin raportare la valorile serviciilor prestate, corespunzator cerintelor autoritatii contractante. La nivelul DUAE trebuie precizate cel putin urmatoarele informatii: numarul, data si obiectul contractului invocat drept experienta similara, valoarea, date, beneficiarul.
DUAE va fi completat in mod distinct si furnizat exclusiv in format electronic, de catre operatorul economic(ofertant unic) / fiecare membru al asocierii / subcontractanti / tert sustinator (daca este cazul). Odata cu depunerea DUAE, daca este cazul, se va prezenta in mod obligatoriu angajamentul tertului sustinator (impreuna cu documente anexe la angajament, transmise acestora de catre tert/tertii sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv in care se va materializa sustinerea acestuia/acestora), acordul de asociere si acordurile de subcontractare.
Nota: Daca exista incertitudini referitoare la situatia unui operator economic, autoritatea contractanta poate solicita informatii direct de la autoritatile competente.
Documentele justificative, care probeaza indeplinirea cerintelor asumate de ofertant prin completarea initiala a formularului DUAE, vor fi depuse, la solicitarea autoritatii contractante doar de ofertantii declarati castigatori in clasamentul intermediar (intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor) dupa aplicarea criteriului de atribuire ofertelor admisibile) si se vor prezenta in forma actualizata, conform prev. art. 196, alin (2) din Legea nr. 98/2016. Nedepunerea DUAE odata cu oferta (inclusiv pentru asociat/subcontractant/tert sustinator) atrage respingerea acesteia ca inacceptabila. Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv: - procesul-verbal de receptie si/sau alte documente contrasemnate de beneficiar din care sa reiasa urmatoarele informatii: beneficiarul, valoarea corespunzatoare a serviciilor prestate in perioada de referinta (ultimii 3 ani).
Se vor lua in calcul contractele executate in calitate de contractant unic, asociat sau subcontractant.
In cazul in care autoritatea contractanta este nevoita, indiferent de motive, sa procedeze la decalarea termenului-limita stabilit pentru depunerea ofertelor, publicand in acest sens o erata, limita inferioara a perioadei de 3 ani se extinde cu perioada de timp aferenta decalarii, urmand a fi considerata indeplinita cerinta pentru toti operatorii care au prezentat dovada experientei in intervalul de timp nou-rezultat.
Decalarea termenului-limita stabilit pentru depunerea ofertelor si stabilirea astfel a unei noi date nu pot conduce in mod automat la respingerea unui ofertant pe motiv ca experienta este situata in afara perioadei de 3 ani raportate la noua data-limita de depunere a ofertelor, atata timp cat acesta, la data initiala stabilita in anuntul de participare, indeplinea cerinta astfel cum a fost aceasta solicitata.
In situatia in care ofertantul a fost infiintat sau si-a inceput activitatea economica de mai putin de 3 ani, se va lua in considerare prezentarea informatiilor corespunzatoare perioadei efective de activitate.
Pentru o evaluare unitara a modului de indeplinire a cerintei, eventuala conversie leu alta valuta se face prin raportare la cursul mediu anual comunicat de Banca Nationala a Romaniei.
Informatii si/sau nivel(uri)minim(e) necesare pentru evaluarea respectarii cerintelor mentionate:
Precizare
Modalitatea de indeplinire:
Capacitatea tehnica si/sau profesionala poate fi dovedita prin sustinere, in conformitate cu prevederile art. 182 alin. (1) din Legea 98/2016. In cazul in care ofertantul isi demonstreaza capacitatea tehnica si profesionala invocand si sustinerea acordata de catre o alta persoana, atunci acesta are obligatia de a dovedi sustinerea de care beneficiaza prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective. Angajamentul trebuie sa fie explicit, scris si neconditionat, precizand fara echivoc cerinta pentru care tertul intelege sa acorde sustinerea, precum si modalitatea concreta de acordare a sustinerii, in conditiile legii. Odata cu angajamentul de sustinere, ofertantul are obligatia sa prezinte documente transmise acestuia de catre tertul/tertii sustinator/sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv prin care tertul/tertii sustinator/sustinatori va/vor asigura indeplinirea propriului angajament de sustinere, documente care se vor constitui ca anexe la respectivul angajament. Angajamentul ferm prezentat de ofertant trebuie sa prevada care sunt resursele care sunt aduse in sustinere si sa evidentieze faptul ca disponibilizarea acestora se va realiza neconditionat in functie de necesitatile care apar pe parcursul indeplinirii acordului-cadru in cauza, in conditiile si in termenele acestuia. Atunci cand ofertantul demonstreaza indeplinirea cerintei de calificare legata de capacitatea tehnica si /sau profesionala prin invocarea sustinerii acordate de unul sau mai multi terti, capacitatea acestuia/acestora se va cumula cu cea a ofertantului in ceea ce priveste respectiva/ respectivele cerinte.
Angajamentul ferm va fi incarcat in mod obligatoriu in SEAP impreuna cu DUAE si cu oferta si va fi semnat cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat in conditiile legii.

Informatii si/sau nivel(uri) minim(e) necesare pentru evaluarea respectarii cerintelor mentionate:
Continuarea se regaseste in ANEXA INFORMATII SUPLIMENTARE LICITATIE DESCHISA SERVICII DE DIGITALIZARE SI ARHIVARE ELECTGRONICA SI FIZICA
Modalitatea de indeplinire Cerinta nr. 2- Calificari profesionale:
Nota: Documentele trebuie sa fie valabile, prezentate in copie certificate pentru conformitate cu originalul, semnate si stampilate de persoanele autorizate.
Modalitatea de indeplinire Cerința nr. 3 –Autorizații:
Nota: Documentele trebuie sa fie valabile, prezentate in copie certificate pentru conformitate cu originalul, semnate si stampilate de persoanele autorizate.
Conform art. 193 din Legea nr. 98/2016, se va completa si prezenta DUAE (documentul unic de achizitie european) pentru fiecare operator economic participant la procedura (nominalizat la nivelul unei oferte) cu informatiile specifice situatiei sale. Se va completa si prezenta un formular DUAE separat pentru fiecare subcontractant nominalizat la nivelul ofertei. Subcontractantul/subcontractantii va/ vor completa DUAE cu informatiile aferente situatiei lor, in conditiile art. 193, alin (3) din legea 98/2016 cu modificari si completari. Odata cu depunerea DUAE, daca este cazul, se va prezenta in mod obligatoriu acordul de subcontractare - Formularul nr. 7 din Modele de formulare.
Documentele justificative, valabile la data prezentarii, care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, in conformitate cu art 196 alin (2) din legea 98/2016, de catre oferantii declarati castigatori in clasamentul intermediar in urma aplicarii criteriului de atribuire ofertelor declarate admisibile.

1.Solicitarile de clarificari referitoare la prezenta documentatie de atribuire se vor adresa in mod exclusiv in SEAP la sectiunea "Solicitari de clarificare/Intrebari/Comunicari" din cadrul procedurii de atribuire derulate prin mijloace electronice, iar raspunsurile la acestea vor fi publicate in SEAP la sectiunea "Clarificari" din cadrul anuntului de participare, autoritatea contractanta urmand sa nu dea curs solicitarilor adresate prin alta modalitate de comunicare decat cea stabilita. Operatorii economici au dreptul de a transmite oferta numai in format electronic si numai pana la data-limita stabilita pentru depunerea ofertelor.
2.Eventualele raspunsuri la clarificari se vor atasa la anuntul de participare. Aceste raspunsuri vor face parte din documentatia de atribuire si este obligatoriu ca la elaborarea ofertei sa fie avute in vedere.
3.DUAE este pus la dispozitia operatorilor economici interesati atasat anuntului de participare la sectiunea “Documentatia de atribuire”. Operatorii economici participanti vor completa informatiile/raspunsurile aferente incadrarii/neincadrarii in motivele de excludere, respectiv indeplinirii criteriilor de calificare solicitate de catre autoritatea contractanta care au corespondent la nivelul fisei de date a achizitiei si nu vor avea dreptul sa intervina asupra formatului DUAE, respectiv asupra cerintelor bifate de autoritatea contractanta. Dupa completarea DUAE, documentul va fi semnat electronic si incarcat in SEAP la procedura de atribuire in mod similar celorlate documente, parti componente ale ofertei. Operatorii economici au obligativitatea depunerii DUAE odata cu oferta, sub sanctiunea respingerii ofertei ca inacceptabila conf. art. 137 alin. (2) lit. b) din HG nr. 395/2016. Modul in care se poate accesa DUAE in vederea completarii de catre operatorii economici interesati prin accesarea urmatorului link: https://ec.europa.eu/growth/tools- databases/espd/filter.
4.In ceea ce priveste modificarea contractului de achizitie publica, autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a aplica prevederile art. 221 din Legea 98/2016. Modificarea contractului in cursul perioadei sale de valabilitate, altfel decat in cazurile si conditiile prevazute la art. 221 din Legea nr. 98/2016, se realizeaza prin organizarea unei noi proceduri de atribuire, in conformitate cu dispozitiile legii.
5.Comunicarea privind rezultatul procedurii va fi transmis atat prin intermediul SEAP.
6.Autoritatea contractanta solicita ofertantului sa precizeze in oferta in conformitate cu art. 150 alin. 2 din HG nr. 395/2016 si ale art. 219 coroborat cu art. 220 din Legea nr. 98/2016, numele, datele de contact si reprezentantii legali pentru:
– subcontractantii sai implicati in prestarea contractului de achizitie publica,
- subcontractantii subcontractantilor contractantului sau subcontractantii aflati pe niveluri subsecvente ale lantului de subcontractare.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Eventualele contestatii se pot depune la CNSC si vor fi solutionate potrivit Legii 101/2016 cu modificari si completari Termenul de depunere al contestatiei: in conformitate cu prevederile art. 8 din Legea 101/2016, cu modificari si completari.

Adresa poștală

Adresa: Piata Romana nr. 6, sectorul 1 - Imobilul ”Pavilion Administrativ” al Academiei de Studii Economice din Bucuresti – str. Stanislas Cihoschi nr. 5, sectorul 1 - etajul 1, camera 5104