Servicii de reprografie și de expediere facturi

Scurtă descriere

Obiectul contractului îl reprezintă activitatea de imprimare, împlicuire și distribuire a facturilor de apă si canal pe raza judetului Olt.
Activități specifice :
-Transmiterea de către Autoritatea contractantă a fisierelor cu facturi si notificări, in format .pdf
-Tipărirea facturilor, notificărilor şi împlicuirea acestora pe client, de către Prestator
-Pregătirea plicurilor pentru distribuire către clienţi
-Distribuirea plicurilor cu facturi şi/sau notificări la clienţi
-Restituirea plicurilor nedistribuite
-Analiza şi soluţionarea reclamaţiilor privind tipărirea facturilor și distribuirea lor, de catre Prestator.
-Transmiterea raportului privind investigarea reclamațiilor catre Autoritatea contractanta.
Termenul limita pentru primirea solicitarilor de clarificari este cu 19 zile inainte de data depunerii ofertelor iar Entitatea contractanta va raspunde tuturor solicitarilor de clarificari cu 11 zile inainte de termenul limita de depunere a ofertelor.

Descrierea achiziției publice

Numărul estimat al facturilor pentru aria de operare a SC COMPANIA DE APA OLT SA este de 48000 facturi emise lunar si 2000 de somatii transmise lunar. Acest număr este influențat de mai mulți factori și se poate modifica odată cu aria de operare a societății noastre actuală și viitoare.
Executarea serviciilor de imprimare, împlicuire și distribuire a facturilor/ somatiilor de apă de către același Prestator, va asigura un control total și o monitorizare bună a procesului de la momentul transmiterii documentelor pentru listare documente și până la distribuirea acestora la clienti.
Integrarea proceselor de imprimare, împlicuire și distribuirea facturilor va conduce la un flux de lucru centralizat și va genera eficienșă. Timpii de proces vor fi scurtați întrucât va exista un singur integrator al acestor servicii.
Detalierea acestor servicii sunt prevăzute în Caietul de sarcini

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Informatii si formalitati necesare pentru evaluarea respectarii cerintelor mentionate
Cerința 1: Neîncadrarea ofertanților, terților susținători și subcontractanților în prevederile art.177, 178, 180 din Legea 99/2016. .
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: Se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea entității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Aceste documente vor fi :
a) Cazierul judiciar al operatorului economic (și dacă există, terțului/terților susținător/susținători și/sau subcontractantului/subcontractanților) și al persoanelor care, potrivit Certificatului constatator emis de Oficiul National Registrul Comerțului, figureazã la nivelul formularului drept persoane fizice si/sau juridice împuternicite. În cazul operatorilor economici nerezidenți, se solicita documente similare cu cele de mai sus, pe baza datelor înscrise în documentele suport depuse de aceștia, insotite de traducerea autorizata in limba romana. Documentele trebuie sa fie valabile la data depunerii acestora.
b) Certificate constatatoare privind plata impozitelor, taxelor sau a contributiilor la bugetul general consolidat (bugetul de stat și bugetul local) din care să rezulte că nu are datorii restanțe la data prezentării atât pentru sediul social cât și pentru toate sediile secundare/punctele de lucru mentionate in Certificatul constatator emis de Oficiul National Registrul Comerțului, in conformitate cu prevederile legale in vigoare in Romania sau in tara in care este stabilit - se vor prezenta de catre operatorul economic (si daca exista, terti/terti sustinator/sustinatori si/sau subcontractant/subcontractanti).
c) Dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic (si daca exista, tertul/tertii sustinator/sustinatori si/sau subcontractantul/subcontractantii) poate/pot beneficia de derogarile prevazute la art. 179 alin. 2, art. 180 alin. 2, art. 184 din Legea privind achizitiile sectoriale nr. 99/2016.
d) Alte documente edificatoare, dupa caz.
Notă:
1. Din certificatele depuse trebuie să reiasă lipsa obligațiilor de plată restante la momentul prezentării acestora.
2. Certificatele se vor prezenta în copie lizibilă cu mențiunea “conform cu originalul”.
3. În cazul unei asocieri, fiecare asociat este obligat să prezinte aceste documente.
4. Cerințele referitoare la obligațiile de plată sunt considerate ca fiind îndeplinite în măsura în care ofertantul (după caz, toți membrii asocierii) prezintă înlesniri la plată de genul eșalonărilor/ compensărilor aprobate de către organele competente în domeniu (instituțiile autorizate ale țării de origine) în măsura în care s-au respectat condițiile impuse la acordarea acestora.
Documentele în original/ copie legalizată/ copie lizibilă cu mențiunea “conform cu originalul”
Conform art. 179 alin. (2) din Legea nr. 99/2016, un operator economic nu este exclus din procedura de atribuire atunci când cuantumul impozitelor, taxelor și contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate și restante, îndeplinește una din următoarele condiții:
a) este mai mic de 4.000 lei;
b) este mai mare de 4.000 lei și mai mic de 5% din totalul impozitelor, taxelor și contribuțiilor datorate de operatorul economic la cea mai recentă dată scadentă a acestora.
5. Persoanele juridice străine vor prezenta orice documente edificatoare pentru dovedirea îndeplinirii obligațiilor exigibile de plată, eliberate de autorități ale țării de origine (certificate, caziere fiscale, alte documente echivalente) prin care să dovedească că și-au îndeplinit, în conformitate cu prevederile legale din statul de rezidență, obligațiile de plată a impozitelor, taxelor și contribuțiilor către bugetul de stat și bugetul local în conformitate cu cerințele solicitate de autoritatea contractantă.
Documentele vor fi prezentate în copie lizibilă cu mențiunea “conform cu originalul” însoțite de traducerea autorizată în limba română.
Cerința 2: Neincadrarea operatorilor economici si daca exista, tertului/tertilor sustinator/sustinatori si/sau subcontractantului/subcontractantilor, in prevederile art. 73 din Legea privind achizitiile sectoriale nr. 99/2016.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintei: completarea DUAE si Declaratia privind neîncadrarea în situatiile prevazute la art. 73 din Legea nr. 99/2016 (Formular conflict interese) - se va prezenta odata cu depunerea DUAE
Persoanele ce dețin funcții de decizie în cadrul autorității contractante:
-USURELU Catalin - Director General;
-Covaciu Vasile Marian - Director Adjunct;
-IACOB George Sebastian - Director economic;
-Mircea DOGARU - Sef Compartiment Avizare
Precizare:
Autoritatea contractantă va exclude din procedura de atribuire a contractului orice ofertant care se află în oricare din situațiile prevazute la art.72 art.73 din Legea nr. 99/2016.
Operatorii economici ce depun oferta trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidență, să reiasă că operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței:
Se va complet DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE, respectiv certificat constatator emis de ONRC sau în cazul ofertanților străini, documente echivalente emise în țara de rezidență, urmează să fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatPrestatorul are cel putin un contract similar, cu activitate de distribuție facturi de utilități.Ofertantul trebuie să furnizeze dovada că în ultimii 3 ani impliniți la data termenului limita de depunere a ofertelor a prestat servicii de tipărire și de distribuire facturi si/sau somatii de utilități prin prezentarea a maximum 3 contracte a caror valoare cumulata sa fie de minim 3.000.000 lei fara TVA.Numarul de ani solicitati in vederea demonstrarii experientei similare se vor calcula prin raportare la data limita de depunere a ofertelor. Modul de calcul al perioadei indicate mai sus (ultimii 3 ani, impliniti la data termenului limita pentru depunerea ofertelor) nu va fi afectat de eventuale decalari ale termenului de depunere a ofertelor.Pentru conversia in Lei, daca contractul si situatiile sunt intocmite in alta moneda, se va lua in considerare cursul mediu anual de referinta publicat de BNR pentru anul respectiv

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile ce descriu nivelul lor de experiență prin raportare la contractele realizate în trecut astfel incat operatorul economic în cauză demonstreaza ca a avut capacitatea de a gestiona contracte de servicii de tipărire și de distribuire facturi si/sau somatii de utilități pentru care a fost răspunzător de îndeplinirea indicatorilor de performanţă şi calitate cu cei solicitati de entitatea contractanta.La nivelul DUAE trebuie precizate de către candidaţi/ofertanţi informaţii cum ar fi: numărul şi data contractului invocat drept experienţă similară, beneficiarul acestuia şi datele sale de contact, data şi numărul documentului de recepţie, precum şi ponderea şi/sau activităţile pentru care a fost responsabil, împreună cu valoarea acestora, fără TVA.Nivelul minim valoric s-a stabilit in raport cu valoarea estimata a contractului ce se estimeaza ca va fi incheiat.Numarul maxim de contracte, pentru s-a stabilit in raport cu complexitatea contractului de referinta si pentru realizarea unei evaluari unitare. Următoarele documente justificative care probează îndeplinirea cerinței vor fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.- procesul-verbal de recepție care să ateste faptul că serviciile au fost prestate în conformitate cu normele legale în domeniu și/sau alte documente de buna executie / recomandari / orice tip de certificat.

Depozite și garanții solicitate

Ofertantul va constitui GP în cuantum de 170.000,00 lei. Perioada de valabilitate a garantiei pentru participare: 120 zile de la termenul limita de primire a ofertelor. GP se constituie in conformitate cu prevederile art. 164 alin. 4 din Legea 99/2016. In cazul in care ofertantul opteaza pentru constituirea garantiei de participare prin virament bancar, suma aferenta garantiei trebuie virata in contul RO28RNCB0200074442340001 deschis la BCR. Instrumentul de garantare trebuie sa fie irevocabil si sa prevada ca plata garantiei de participare se va executa neconditionat. In cazul depunerii de oferte în asociere, GP trebuie constituita in numele asocierii si sa mentioneze ca acopera in mod solidar toti membrii grupului de operatori economici.
Dovada constituirii garanției de participare se transmite în SEAP împreună cu oferta Pentru o evaluare si raportare unitare ale cuantumului aferent GP, echivalenta pentru o GP depusa in alta valuta se va face la cursul BNR de la data publicării anunțului de participare.
Cuantumul GBE este de 10% din valoarea fara TVA a contractului si se poate constitui conf. art 164 din Legea 99/2016, printr-un instrument de garantare emis în condițiile legii de o societate bancară sau de o societate
de asigurări iar daca părțile convin, prin rețineri succesive din sumele datorate pentru Certificatele de Plată In situaţia in care SGBE este emisa de către o societate de asigurări, aceasta trebuie prezentata Beneficiarului însoţita de o adresa din partea emitentului prin care aceasta confirma faptul ca SGBE este valabila si in vigoare indiferent de prevederile unei poliţe de asigurare si ca angajamentul societăţii de asigurare fata de Beneficiar va fi exclusiv in baza SGBE emisa In cazul unei asocieri, GBE va fi constituita in numele asocierii si va mentiona ca acopera in mod solidar toti membrii grupului de operatori economici.

Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”.
Orice referire din cuprinsul prezentei documentatii de atribuire, (inclusiv a prezentului caiet de sarcini), prin care se indica o anume origine, sursa, productie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comert, un brevet de inventie si/sau o licenta de fabricatie, o autorizatie/certificare/atestare, se va citi si interpreta ca fiind insotita de mentiunea „sau echivalent”.
1. Operatorii economici au obligatia de a transmite oferta si DUAE numai in format electronic pana la data si ora limita de depunere a ofertelor.
2. Eventuale propuneri de modificare a clauzelor contractuale specifice, vor fi formulate de catre operatorii economici, cu respectarea conditiilor legale in acest sens si a termenelor precizate la punctele I.3 si II.1.4 din Fisa de date a achizitiei.
- Orice alte propuneri de modificare ale clauzelor contractuale specifice formulate odata cu depunerea ofertei sau dupa termenul limita de depunere al ofertelor, nu vor fi acceptate.
3. Solicitarile de clarificari si raspunsurile la solicitari se transmit in SEAP cu semnatura electronica.
- Solicitarile de clarificari ale potentialilor ofertanti se vor adresa in mod exclusiv in SEAP la Sectiunea ”Intrebari” din cadrul procedurii de atribuire derulate prin mijloace electronice iar raspunsurile la acestea vor fi publicate in SEAP, la Sectiunea ”Documentatie si Clarificari” din cadrul anuntului de participare, entitatea contractanta urmand sa nu dea curs solicitarilor adresate prin alta modalitate de comunicare decat cea stabilita in conformitate cu prevederile art. 78 alin. (1) din Legea nr. 99/2016 pentru comunicarile ulterioare depunerii ofertelor.
- Comisia de evaluare va transmite solicitarile de clarificare privind ofertele depuse, in SEAP la Sectiunea “Intrebari”. Operatorii economici vor transmite raspunsurile la clarificari si eventualele documente solicitate pe parcursul evaluarii ofertelor prin intermediul SEAP (Sectiunea “Intrebari”), integral in sectiunea corespunzatoare respectivei solicitari, sub forma unuia sau a mai multor documente/fisiere distincte semnate cu semnatura electronica. Solicitarile de clarificari vor viza doar confirmarea/detalierea informatiilor prezentate in oferta, nefiind permisa completarea acesteia cu alte informatii si / sau documente fata de cele prezentate initial.
4. Dacă două sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu preturi egale, entitatea contractantă are dreptul să solicite noi propuneri financiare şi oferta câştigătoare va fi desemnată cea cu propunerea financiară cea mai mică.

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

Eventualele contestatii se pot depune la Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor si vor fi solutionate potrivit Legii 101/2016. Termenul de depunere al contestatiei: in conformitate cu art. 8 din legea 101/2016.