Servicii de retro-digitalizare a documentelor cu valoare operațională în prezent, pentru serviciile gestionate partajat din cadrul Primăriei Municipiului Galați în cadrul proiectului „Soluții digitale pentru serviciile furnizate partajat de către Municipiul Galați, inclusiv retro-digitalizare arhivă”, cod SMIS 154130 - Etapa 2

Titlu

Servicii de retro-digitalizare a documentelor cu valoare operațională în prezent, pentru serviciile gestionate partajat din cadrul Primăriei Municipiului Galați în cadrul proiectului „Soluții digitale pentru serviciile furnizate partajat de către Municipiul Galați, inclusiv retro-digitalizare arhivă”, cod SMIS 154130 - Etapa 2
3814810202399

Scurtă descriere

Municipiul Galați implementează proiectul „Soluții digitale pentru serviciile furnizate partajat de către Municipiul Galați, inclusiv retro-digitalizare arhivă” finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 - 2020 (POCA), Axa prioritară 2 Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente, Obiectivul Specific 2.1. Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP, Cererea de proiecte POCA/972/2/1, (CP 16/2021 pentru regiunile mai puțin dezvoltate), cod SMIS 154130.
Obiectivul general al proiectului constă în consolidarea capacității instituționale și eficientizarea activității la nivelul Municipiului Galați prin continuarea simplificării procedurilor administrative și reducerea birocrației pentru cetățeni, implementând măsuri din perspectiva back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivei) și front-office și măsuri pentru îmbunătățirea planificării strategice pentru serviciile publice furnizate aferente competențelor partajate ale administrației publice locale.
Obiectivele specifice ale proiectului vizează:
1. Implementarea unor măsuri de simplificare pentru cetățeni, în corespondență cu Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor din perspectiva front-office și back-office prin implementarea unei platforme integrate, în scopul digitalizării fluxurilor de lucru, reducerii timpului de procesare a cererilor cetățenilor și asigurării accesului online la serviciile publice gestionate partajat de Municipiul Galați din domeniul urbanismului. În subsidiar, se urmărește dezvoltarea cunoștințelor și abilităților personalului din cadrul Municipiului Galați în vederea sprijinirii măsurilor/acțiunilor vizate în proiect (15 persoane din cadrul grupului țintă).
2. Retro-digitalizarea arhivei fizice cu valoare operațională în prezent pentru serviciile serviciile gestionate partajat.
Proiectul propune o abordare nouă de soluționare a problemelor identificate prin stimularea unei abordări integrate de acțiune, prin responsabilizarea pe bază de mecanisme instituționale a factorilor de decizie și a funcționarilor publici, de a acționa în vederea asigurării acestor deziderate, coroborat cu organizarea de cursuri pentru îmbunătățirea de cunoștințe și abilități a grupului țintă asumat în cadrul proiectului. Caracterul inovator al proiectului constă în faptul că la nivel local implementarea proiectului duce la îmbunătățirea serviciilor publice, aduce plus valoare prin integrarea serviciilor publice din instituție și reduce consumul de timp si hârtie.
Prestarea serviciilor este de 2 luni de la data semnării și inregistrarii contractului de către ambele parți. Contractul de servicii se va finaliza cel târziu la data de 30.11.2023.
Numarul de zile pâna la care se pot solicita clarificari înainte de data limita de depunere a ofertelor: 18. In conformitate cu prevederile art. 160 și art. 161 din Legea nr. 98/2016, autoritatea contractanta va raspunde în mod clar si complet solicitarilor de clarificare/ informatiilor suplimentare in legatura cu documentatia de atribuire in doua termene, după cum urmează:
- primul termen în care autoritatea contractantă va răspunde la clarificări este - a 23 - a zi inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor;
- cel de-al doilea termen în care autoritatea contractantă va răspunde la clarificări este - a 11-a zi înainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor in anunțul de participare.

Descrierea achiziției publice

Autoritatea contractantă dorește atribuirea contractului de Servicii de retro-digitalizare a documentelor cu valoare operațională în prezent, pentru serviciile gestionate partajat din cadrul Primăriei Municipiului Galați

Informații despre fondurile Uniunii Europene

UAT Galati implementeaza proiectul „Soluții digitale pentru serviciile furnizate partajat de către Municipiul Galați, inclusiv retro-digitalizare arhivă” - SMIS 154130/SIPOCA1250.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie sa se regăsească în situațiile prevăzute la art. 60 din Legea nr. 98/2016.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire (ofertanți, terți susținători, subcontractanți) cu informațiile aferente situației lor si se va prezenta Declarație privind neîncadrarea în situațiile prevăzute în art. 60 Legea nr. 98/2016.
Ofertanții, terții susținători și subcontractanții nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea nr. 98/2016.
Modalitatea prin care poate fi demonstrată îndeplinirea cerinței: se va completa DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire cu informațiile aferente situației lor. Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor.
Aceste documente pot fi:
1. certificate privind plata impozitelor, taxelor și a contribuțiilor la bugetul general consolidat și la bugetul local, valabile la momentul depunerii acestora, pentru sediul principal, iar pentru sediile secundare/punctele de lucru, o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea obligațiilor de plată a impozitelor, taxelor sau contribuțiilor la bugetul general consolidat datorate;
2. cazierul judiciar al operatorului economic si al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic, sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control in cadrul acestuia, asa cum rezulta din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv;
3. după caz, documente prin care se demonstrează faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogările prevăzute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice;
4. alte documente edificatoare, după caz.
Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante in ceea ce privește organizarea, derularea si finalizarea procedurii de atribuire sunt: Pucheanu Ionut-Florin - primar, Enache Cristian-Sorin - viceprimar, Andrei Lucian – Valeriu - viceprimar, Bichescu Cezar Ionut– administrator public, Câmpeanu Rodica - director, Stadoleanu Daniel-Ioan - director, Manea Bogdan- consilier, Baldovin Adriana – sef serviciu, Consilieri achizitii publice: Ilie Dragoș-Mircea, Macovei Ecaterina, Niculae Crina-Mirela, Rapotan Alina Gabriela, Sindile Mihai Angelo, Tanasov Liliana, Torica Romeo Costinel, Ioana Ene, Ștefan Carmen; Consilier juridic: Ștefan Aurelian, Costache Nicolae; Consilieri locali: Atanasiu Silvia Elena, Axente Dragoș George, Bezman Gheorghe; Bogatu Hristache; Bogatu Iorgu Viorel; Ciucă Rodica; Ciupercă Silviana; Gafton Costel; Poalelungi Dumitru; Dorian Dumitru; Potîrniche Gheorghe; Tuluș Arthur Viorel; Vasile Claudiu – Ionuț; Ciulei Eduard Dănuț; Hărăbor Anamaria; Lupu Vasile; Onose Valeriu Laurențiu; Silion Adriana; Chitaru Cristian; Șarpe Daniela Ancuta; Zinica Daniel; Susnoschi Luca Flavia; Căstăian Doru Valentin, Teodorescu Alexandru Gregor.
În cazul în care în țara de origine sau țara în care este stabilit ofertantul/terțul susținător/subcontractantul nu se emit documente de natura celor prevăzute mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art.164, 165 și 167, autoritatea/entitatea contractantă are obligația de a accepta o declarație pe proprie răspundere sau, dacă în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică dată în fața unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens.
Operatorii economici ce depun ofertă trebuie să dovedească o formă de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidenta, să prezinte documente din care să reiasă ca operatorul economic este legal constituit, că nu se află în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum și faptul că are capacitatea profesională de a realiza activitățile care fac obiectul contractului.
Modalitatea de îndeplinire si aplicabilitatea in cadrul procedurii: Se va completa DUAE de către ofertant (lider si asociat – după caz) și, respectiv, separat de subcontractanti/tert sustinator cu informațiile aferente situației lor.
Documentele justificative care probează îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE care urmează a fi prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor sunt următoarele:
1. Persoane juridice române: Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comerțului. Informațiile cuprinse în certificatul constatator trebuie sa fie reale/valide la data prezentării acestuia.
Obiectul contractului trebuie sa aibă corespondent in codul CAEN din Certificatul Constatator emis de ONRC/ORC.
In cazul persoanelor fizice autorizate se va prezenta autorizația de funcționare sau alte documente echivalente din care sa rezulte competenta acestora de a realiza activitatile care fac obiectul prezentului contract.
In cazul operatorilor economici ce participa în comun la procedura de atribuire, fiecare membru al asocierii trebuie sa facă dovada ca pentru partea din contract pe care o realizeaza are corespondent în codul CAEN din certificatul constatator emis de ONRC/ORC.
2. Persoane juridice/fizice străine: documente relevante, emise de autoritățile competente din tara in care isi are sediul operatorul economic, care sa dovedească o forma de înregistrare si, dupa caz, de atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional, în conformitate cu cerintele legale din tara în care este stabilit operatorul economic, în original /copie legalizata/copie lizibila cu mentiunea "conform cu originalul”, însotite de o traducere autorizata a acestora în limba româna. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent în domeniile de activitate înscrise în documentele prezentate. Informațiile cuprinse în aceste documente trebuie sa fie reale/valide la data prezentării acestuia.
3. În cazul unei asocieri, fiecare asociat este obligat sa prezinte documentele solicitate la acest capitol pentru partea din contract pe care o realizează.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertanții trebuie să facă dovada că au prestat în ultimii 3 ani, calculați până la data limită de depunere a ofertelor, servicii similare cu cele ale prezentei proceduri, calculați până la data limita de depunere a ofertelor, cu indicarea valorilor, perioadelor de prestare a serviciilor si beneficiarilor, indiferent daca aceștia din urmă sunt autorități contractante sau clienți privați. Prin servicii similare din punct de vedere al complexității cu cele care fac obiectul achiziției, se înțelege: prestarea de servicii de realizare arhivă.Nota: Perioada de 3 ani, se va raporta la data limita de depunere a ofertelor stabilita inițial (prin anunțul de participare). Dacă autoritatea contractanta va decala termenul de depunere al ofertelor, se va extinde corespunzător (cu zilele de decalare) și perioada aferentă experienței similare.
Proportia de subcontractareOfertantul are obligatia de a preciza categoriile de servicii din contract pe care intenţionează să le subcontracteze, precum şi procentul sau valoarea aferentă activităţilor indicate în ofertă ca fiind realizate de către subcontractanţi si datele de identificare ale subcontractantilor propusi, daca acestia din urma sunt cunoscuti la momentul depunerii ofertei. Subcontractantul nu trebuie sa se afle în situatia care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art. 164, art.165 si art. 167 din Legea 98/2016.
Certificate emise de organisme independente cu privire la standardele de asigurare a calitatiiCertificare ISO 27001 sau echivalentăOfertantul va demonstra ca respecta standardele privind securitatea informației in conformitate cu standardele europene relevante care atesta certificarea sistemului propriu de management al securității informației ofertantului pentru domeniile în care se încadrează activitățile principale ce fac obiectul contractului (ISO 27001 sau echivalent).

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Modalitatea de îndeplinire: Completare DUAE.Documentele justificative care demonstrează solicitarea cerinței se vor prezenta numai de ofertantul clasat pe primul loc locul I in clasamentul intermediar întocmit la finalizarea evaluării ofertelor, pot fi:Certificate/documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori de către clientul privat beneficiar, din care să rezulte informații privind denumirea serviciilor prestate, valoarea, beneficiar, perioada si locul prestării serviciilor şi dacă au fost duse la bun sfârșit (servicii recepționate parțial; servicii recepționate la sfârșitul prestării). În situația în care operatorul economic, ce prezintă respectiva experiență, a realizat activități în calitate de subcontractant în contractul prezentat drept experiență similară pentru un antreprenor general, activitățile vor fi confirmate de antreprenorul general, iar beneficiarul final atestă faptul că operatorul economic a avut calitatea de subcontractor.Autoritatea contractantă are dreptul de a se adresa inclusiv beneficiarului final al serviciilor care fac obiectul contractului prezentat drept experiență similară, pentru confirmarea celor prezentate de ofertant.Documentele vor fi prezentate în copie, însoțite, după caz, de traducerea autorizată a acestora în limba română.
Modalitatea de indeplinire:Completare DUAE de catre ofertant si separat de subcontractanti;Odata cu DUAE se va prezenta Acordul de subcontractare.Din DUAE trebuie sa rezulte categoriile de servicii din contract pe care intenţionează să le subcontracteze, precum şi procentul sau valoarea aferentă activităţilor indicate în ofertă ca fiind realizate de către subcontractanţi si datele de identificare ale subcontractantilor propusi, daca acestia din urma sunt cunoscuti la momentul depunerii ofertei. Documentele justificative care probeaza cele asumate in acord/acorduri vor fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante, doar de ofertantul clasat pe primul loc in urma aplicarii criteriului de atribuire. Inainte de semnarea contractului trebuie sa fie prezentate contractele încheiate între contractant si subcontractant.III.1.3
Modalitatea prin care poate fi demonstrata îndeplinirea cerinței: completare DUAE.Documentele justificative care demonstrează solicitarea cerinței se vor prezenta numai de ofertantul clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire, conform art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. Aceste documente pot fi: certificat/e emise de organisme independente naționale sau internaționale care atesta respectarea standardelor de management al securității informațiilor, respectiv ISO 27001.Se va permite prezentarea oricărui document prin care se susține cerința, de exemplu: un certificat emis de un organism de certificare sau alte documente care probează în mod concludent îndeplinirea cerinței: spre exemplu, proceduri, activitate procedurală, etc. similare cu cele prevăzute drept condiție pentru obținerea unei certificări SR EN ISO 27001.În conformitate cu principiul recunoașterii reciproce, vor fi acceptate certificate echivalente emise de organisme stabilite în alte state ale UE.În cazul unei asocieri, cerințele trebuie îndeplinite individual de fiecare membru al asocierii pentru partea din contract pe care o realizează.

1.Pentru îndeplinirea obligației referitoare la modul de transmitere a DUAE de către operatorii economici participanți la procedura de atribuire, aceștia vor completa direct în SEAP, în secțiunea dedicată a procedurii de interes, DUAE-ul deja configurat de autoritatea contractantă.
Răspunsurile la DUAE ale operatorilor economici care participă la procedură vor fi completate în SEAP în mod direct, după autentificare, de către fiecare participant.
Pentru cazurile în care ofertantul este o asociere de operatori economici sau pentru cazurile în care ofertantul are subcontractanți sau terți susținători, fiecare operator economic se va autentifica în sistem și va accesa procedura de atribuire de interes în vederea completării DUAE în calitatea în care a fost inclus în respectiva procedură (asociat, subcontractant, terț susținător).
Este necesar ca toți cei care trebuie să răspundă la DUAE să fie înregistrați ca utilizatori ai sistemului.
La procedura de atribuire se înscrie și depune ofertă unul dintre membrii asocierii (recomandat – liderul asocierii) sau operatorul economic care participă cu ofertă individuală iar ceilalți participanți completează direct în sistem doar DUAE și nu pot modifica oferta.
2. Pentru deschiderea fisierelor postate in SEAP cu semnatura electronica, utilizati programul shell SAFE Verify - Utilitar gratuit cu care se poate verifica semnatura electronica si permite vizualizarea documentelor semnate electronic.
3. In cazul in care doua sau mai multe oferte sunt clasate pe primul loc, cu punctaje egale, departajarea se va face avand in vedere punctajul obtinut la factorii de evaluare in ordinea descrescatoare a ponderilor acestora. In situatia in care egalitatea se mentine, autoritatea contractanta are dreptul sa solicite noi propuneri financiare, si oferta castigatoare va fi desemnata cea cu propunerea financiara cea mai mica.
4. Prezumtia de legalitate si autenticitate a documentelor prezentate. Ofertantul isi asuma raspunderea exclusiva pentru legalitatea si autenticitatea tuturor documentelor prezentate in original si/sau copie in vederea participarii la procedura. Analizarea documentelor prezentate de ofertanti de catre comisia de evaluare nu angajeaza din partea acesteia nici o raspundere sau obligatie fata de acceptarea acestora ca fiind autentice sau legale si nu inlatura raspunderea exclusiva a ofertantului sub acest aspect.
5. Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare simplificat, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”