Servicii în vederea retro-digitizării arhivei instituționale a Sectorului 6 al Municipiului București, parte integrantă a proiectului „SMART 6 - Planificare Strategică pentru Transformare Digitală și Energie Verde”, Cod SMIS: 155741

Sectorul 6 al Municipiului Bucuresti

Achiziționarea de servicii de arhivare digitală și a unei soluții informatice pentru obținerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice istorice/existente cât și a metadatelor (informațiile de identificare) aferente acestora pentru regăsirea ulterioară.
Serviciul de digitizare a documentelor va acoperi următoarele obiective:
• realizarea unei copii electronice fidelă a documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului documentelor, prin căutarea/regăsirea/ consultarea acestora;
• realizarea unei copii electronice a documentelor, conformă cu originalul, care să fie ulterior păstrată într-o aplicație software pusă la dispoziție de Prestator;
• asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea și/sau reducerea la minim a consultării directe, a contactului fizic cu exemplarul original;
• Prestatorul va asigura securitatea și accesul concurent pe perioada derulării contractului si în perioada garanției, per serverele gestionate de acesta. Arhiva digitală oferă posibilitatea accesului concurent pentru un număr 15 utilizatori, cu respectarea politicilor de acces și a nivelelor de autorizare definite de Beneficiar;
• Pe perioada derulării contractului și în perioada garanției, stocarea în format digital a documentelor retrodigitizate într-un mediu securizat și accesibil pentru Beneficiar, va fi în sarcina Prestatorului ;
• monitorizarea permanentă a accesului la documente, a gradului de utilizare a documentelor și a operațiilor efectuate de către utilizatori;
• comunicarea facilă între Beneficiar și instituțiile autorizate;
• eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare. O copie electronică fidelă a originalului va putea fi consultată din orice locație, fără costuri de copiere, cu respectarea normelor de securitate informatică;
• Organizarea de sesiuni de instruire in domeniul retro-digitizării documentelor instituției, destinată personalului din cadrul Primăriei Sector 6.
Principalele activități
Serviciile de arhivare electronică, vor presupune, pe scurt, următoarele activități:
• Preluarea, transportul, manipularea, scanarea, indexarea și introducerea datelor într-un sistem informatic de arhivă electronică a documentelor – pentru toate documentele aflate, în prezent, în arhiva Beneficiarului;
• Arhivarea documentelor în cadrul unei soluții software de arhivare electronică pusă la dispoziție de Prestator, Beneficiarul având drept de utilizare a soluției acceptată, nelimitat în timp;
• Suport pentru instalarea și configurarea soluției software de arhivare electronică pe infrastructura pusă la dispoziție de Beneficiar, compatibile cu soluțiile software disponibile în prezent;
• Servicii de analiză și identificare riscuri operaționale generate de implementarea
contractului, teste periodice de penetrare și identificare vulnerabilități ale sistemului informatic de arhivare electronică, post-implementare (conform pct. 3.2);
• Oferirea unei perioade de garanție de 18 luni după finalizarea contractului pentru soluția software de arhivare electronică;
• Reconstituirea tuturor cutiilor / dosarelor care au fost predate spre arhivare și returnarea acestora Beneficiarului în locațiile de unde au fost preluate.
Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor: 15 zile. Clarificarile solicitate dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in cea de-a 11-a zi inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.

Termen limită
Termenul de primire a ofertelor a fost de 2023-05-02. Achiziția publică a fost publicată pe 2023-03-28.

Furnizori
Următorii furnizori sunt menționați în deciziile de atribuire sau în alte documente de achiziții publice:
Cine?

Ce?

Unde?

Istoricul achizițiilor
Data Document
2023-03-28 Anunţ de participare
2023-04-26 Informaţii suplimentare
2023-08-21 Anunt de atribuire
Anunţ de participare (2023-03-28)
Autoritatea contractantă
Nume și adrese
Nume: SECTORUL 6 AL MUNICIPIULUI BUCURESTI
Numărul național de înregistrare: 4340730
Adresa poștală: Strada: Plevnei, nr. 147 - 149
Orașul poștal: Bucuresti
Cod poștal: 060013
Țara: România 🇷🇴
Persoana de contact: Florica Balan
Telefon: +40 376204319 📞
E-mail: achizitii@primarie6.ro 📧
Fax: +40 376204446 📠
Regiune: Bucureşti 🏙️
URL: www.primarie6.ro 🌏
Adresa profilului de cumpărător: www.e-licitatie.ro 🌏
Comunicare
Documente URL: https://e-licitatie.ro/pub/notices/c-notice/v2/view/100164287 🌏

Obiect
Domeniul de aplicare al achiziției
Titlu:
“Servicii în vederea retro-digitizării arhivei instituționale a Sectorului 6 al Municipiului București, parte integrantă a proiectului „SMART 6 - Planificare...”    Arată mai mult
Produse/servicii: Servicii de arhivare computerizată 📦
Scurtă descriere:
“Achiziționarea de servicii de arhivare digitală și a unei soluții informatice pentru obținerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice...”    Arată mai mult
Valoarea estimată fără TVA: RON 1 985 600 💰

1️⃣
Produse/servicii suplimentare: Servicii de arhivare 📦
Produse/servicii suplimentare: Servicii de scanare 📦
Locul de desfășurare: Bucureşti 🏙️
Locul principal sau locul de desfășurare: Sectorul 6 al Municipiului București
Descrierea achiziției publice:
“Autoritatea contractantă intenționează să achiziționeze servicii de digitalizare a arhivei instituționale, inclusiv soluție informatică și instruire...”    Arată mai mult
Criterii de atribuire
Criteriul de calitate (denumire): Experiența profesională specifică a expertului Responsabil formare profesională
Criteriul de calitate (pondere): 5
Criteriul de calitate (denumire):
“Experiența profesională specifică a expertului Responsabil securitate informatică”
Criteriul de calitate (denumire):
“Experiența profesională specifică a expertului Responsabil pentru sistemul de arhivare electronică”
Criteriul de calitate (denumire): Experiența profesională specifică a expertului Responsabil indexare&scanare
Criteriul de calitate (denumire): Experiența profesională specifică a expertului Manager de proiect
Criteriul de calitate (pondere): 10
Preț (pondere): 70
Durata contractului, a acordului-cadru sau a sistemului dinamic de achiziție
Perioada de timp de mai jos este exprimată în număr de luni.
Descriere
Durata: 4
Domeniul de aplicare al achiziției
Informații despre fondurile Uniunii Europene:
“„SMART 6 - Planificare Strategica pentru Transformare Digitală și Energie Verde” Cod SMIS: 155741 - Proiect finanțat din Fondul Social European prin...”    Arată mai mult
Descriere
Informații suplimentare:
“Finanțarea se face astfel: - bugetul local 2% - AM POCA 98% (FSE 80% + buget național 18%)”

Informații juridice, economice, financiare și tehnice
Condiții de participare
Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor:
“Cerința nr. 1 Operatorul economic (ofertant individual, membru al unei asocieri, subcontractant, susținător de terță parte) NU trebuie să se regăsească în...”    Arată mai mult
Situația economică și financiară
Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție:
“Specificati cifra de afaceri medie anualaOfertanții trebuie să dovedească o medie a cifrei de afaceri anuale pentru ultimele 3 exerciții financiare...”    Arată mai mult
Condiții de participare

“În vederea îndeplinirii cerinței, ofertantul/ofertantul asociat/ terțul susținător va completa DUAE - Partea IV "Criteriile de selecție" - Sectiunea B...”    Arată mai mult
Capacitatea tehnică și profesională
Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție:
“Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatLista principalelor servicii prestate în cursul unei perioade care...”    Arată mai mult
Condiții de participare
Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională):
“Operatorii economici vor completa DUAE. În ceea ce priveste completarea formularului DUAE, cu privire la informatiile aferente experientei similare, va...”    Arată mai mult

Procedura
Tipul de procedură
Procedura deschisă
Informații administrative
Termenul de primire a ofertelor sau a cererilor de participare: 2023-05-02 15:00 📅
Limbile în care pot fi prezentate ofertele sau cererile de participare: română 🗣️
Oferta trebuie să fie valabilă până la: 2023-09-02 📅
Condiții de deschidere a ofertelor: 2023-05-02 15:00 📅
Condiții de deschidere a ofertelor (locul): In SEAP

Informații complementare
Informații suplimentare

“Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un...”    Arată mai mult
Revizuirea organismului
Nume: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor
Adresa poștală: Str. Stavropoleos nr. 6, sector 3
Orașul poștal: Bucuresti
Cod poștal: 030084
Țara: România 🇷🇴
Telefon: +40 213104641 📞
E-mail: office@cnsc.ro 📧
Fax: +40 213104642 / +40 218900745 📠
URL: http://www.cnsc.ro 🌏
Procedura de revizuire
Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare:
“Termenele de exercitare a căii de atac sunt cele prevăzute la art.8 litera a) în Legea nr. 101/2016 cu ultimele completari si modificari.”
Serviciul de la care se pot obține informații privind procedura de reexaminare
Nume: SECTORUL 6 AL MUNICIPIULUI BUCURESTI
Adresa poștală: Calea Plevnei nr. 147 - 149
Orașul poștal: Bucuresti
Cod poștal: 060013
Țara: România 🇷🇴
Telefon: +40 376204319 📞
E-mail: achizitii@primarie6.ro 📧
Fax: +40 376204446 📠
URL: www.primarie6.ro 🌏
Sursa: OJS 2023/S 065-192786 (2023-03-28)
Informaţii suplimentare (2023-04-26)

Informații complementare
Referința inițială a anunțului
Numărul comunicării în JO S: 2023/S 065-192786

Modificări
Textul care trebuie corectat în anunțul inițial
Numărul secțiunii: IV.2.2
Valoarea veche
Data: 2023-05-02 📅
Valoare nouă
Data: 2023-05-09 📅
Textul care trebuie corectat în anunțul inițial
Numărul secțiunii: IV.2.7
Valoarea veche
Data: 2023-05-02 📅
Valoare nouă
Data: 2023-05-09 📅
Textul care trebuie corectat în anunțul inițial
Numărul secțiunii: IV.2.6
Valoarea veche
Data: 2023-09-02 📅
Valoare nouă
Data: 2023-09-08 📅
Sursa: OJS 2023/S 084-258373 (2023-04-26)
Anunt de atribuire (2023-08-21)
Obiect
Domeniul de aplicare al achiziției
Valoarea totală a achiziției (fără TVA): RON 1 389 920 💰

Procedura
Informații administrative
Publicație anterioară referitoare la această procedură: 2023/S 065-192786

Atribuirea contractului

1️⃣
Numărul contractului: 159
Titlu:
“Servicii în vederea retro-digitizării arhivei instituționale a Sectorului 6 al Municipiului București pentru 462 metri liniari, inclusiv soluție informatică...”    Arată mai mult
Data încheierii contractului: 2023-07-28 📅
Informații despre licitații
Numărul de oferte primite: 4
Numărul de oferte primite de la IMM-uri: 4
Numărul de oferte primite de la ofertanți din alte state membre ale UE: 0
Numărul de oferte primite de la ofertanți din state care nu sunt membre ale UE: 0
Numărul de oferte primite prin mijloace electronice: 4
Contractul a fost atribuit unui grup de operatori economici
Numele și adresa contractantului
Nume: Next docs ecm expert
Numărul național de înregistrare: RO24758585
Adresa poștală: Strada Bd. Bucurestii Noi, Nr. 25A
Orașul poștal: Bucuresti
Cod poștal: 012352
Țara: România 🇷🇴
Telefon: +40 219633 📞
E-mail: vicentiu.zorzolan@nextdocs.ro 📧
Regiune: Bucureşti 🏙️
Contractantul este un IMM
Nume: Stefadina Comserv
Numărul național de înregistrare: RO 9058944
Adresa poștală: Strada Baicului, Nr. 82, Sector: 2
Cod poștal: 021784
Telefon: +40 212522880 📞
E-mail: office@stefadina.ro 📧
Fax: +40 212522880 📠
URL: www.stefadina.ro 🌏
Informații privind valoarea contractului/lotului (fără TVA)
Valoarea totală estimată a contractului/lotului: RON 1 985 600 💰
Valoarea totală a contractului/lotului: RON 1 389 920 💰
Informații despre subcontractare
Contractul este susceptibil de a fi subcontractat
Valoare fără TVA susceptibilă de a fi subcontractată unor terți: RON 542068.80 💰
Scurtă descriere a părții din contract care urmează să fie subcontractată:
“Servicii de digitizare a arhivei fizice a documentelor conform obiectivelor contractului reprezentând 27,30% din valoarea totală a ofertei.”
Sursa: OJS 2023/S 163-512020 (2023-08-21)