Servicii în vederea retro-digitizării arhivei instituționale a Sectorului 6 al Municipiului București, parte integrantă a proiectului „SMART 6 - Planificare Strategică pentru Transformare Digitală și Energie Verde”, Cod SMIS: 155741

Sectorul 6 al Municipiului Bucuresti

Achiziționarea de servicii de arhivare digitală și a unei soluții informatice pentru obținerea reproducerii fidele a documentelor arhivei fizice istorice/existente cât și a metadatelor (informațiile de identificare) aferente acestora pentru regăsirea ulterioară.
Serviciul de digitizare a documentelor va acoperi următoarele obiective:
• realizarea unei copii electronice fidelă a documentelor, care să faciliteze regăsirea și valorificarea conținutului documentelor, prin căutarea/regăsirea/ consultarea acestora;
• realizarea unei copii electronice a documentelor, conformă cu originalul, care să fie ulterior păstrată într-o aplicație software pusă la dispoziție de Prestator;
• asigurarea protecției documentelor originale prin eliminarea și/sau reducerea la minim a consultării directe, a contactului fizic cu exemplarul original;
• Prestatorul va asigura securitatea și accesul concurent pe perioada derulării contractului si în perioada garanției, per serverele gestionate de acesta. Arhiva digitală oferă posibilitatea accesului concurent pentru un număr 15 utilizatori, cu respectarea politicilor de acces și a nivelelor de autorizare definite de Beneficiar;
• Pe perioada derulării contractului și în perioada garanției, stocarea în format digital a documentelor retrodigitizate într-un mediu securizat și accesibil pentru Beneficiar, va fi în sarcina Prestatorului ;
• monitorizarea permanentă a accesului la documente, a gradului de utilizare a documentelor și a operațiilor efectuate de către utilizatori;
• comunicarea facilă între Beneficiar și instituțiile autorizate;
• eliminarea costului de copiere a documentelor în procesul de consultare. O copie electronică fidelă a originalului va putea fi consultată din orice locație, fără costuri de copiere, cu respectarea normelor de securitate informatică;
• Organizarea de sesiuni de instruire in domeniul retro-digitizării documentelor instituției, destinată personalului din cadrul Primăriei Sector 6.
Principalele activități
Serviciile de arhivare electronică, vor presupune, pe scurt, următoarele activități:
• Preluarea, transportul, manipularea, scanarea, indexarea și introducerea datelor într-un sistem informatic de arhivă electronică a documentelor – pentru toate documentele aflate, în prezent, în arhiva Beneficiarului;
• Arhivarea documentelor în cadrul unei soluții software de arhivare electronică pusă la dispoziție de Prestator, Beneficiarul având drept de utilizare a soluției acceptată, nelimitat în timp;
• Suport pentru instalarea și configurarea soluției software de arhivare electronică pe infrastructura pusă la dispoziție de Beneficiar, compatibile cu soluțiile software disponibile în prezent;
• Servicii de analiză și identificare riscuri operaționale generate de implementarea
contractului, teste periodice de penetrare și identificare vulnerabilități ale sistemului informatic de arhivare electronică, post-implementare (conform pct. 3.2);
• Oferirea unei perioade de garanție de 18 luni după finalizarea contractului pentru soluția software de arhivare electronică;
• Reconstituirea tuturor cutiilor / dosarelor care au fost predate spre arhivare și returnarea acestora Beneficiarului în locațiile de unde au fost preluate.
Numarul de zile pana la care se pot solicita clarificari inainte de data limita de depunere a ofertelor: 15 zile. Clarificarile solicitate dupa acest termen nu vor mai fi luate in considerare.
Autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificare /informatii suplimentare, in cea de-a 11-a zi inainte de termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor.

Termen limită
Termenul de primire a ofertelor a fost de 2023-05-02. Achiziția publică a fost publicată pe 2023-03-28.

Furnizori
Următorii furnizori sunt menționați în deciziile de atribuire sau în alte documente de achiziții publice:

• • NEXT DOCS ECM EXPERT
• • Stefadina Comserv

Cine?

• • Sectorul 6 al Municipiului Bucuresti

Ce?

• • Servicii pentru sisteme şi asistenţă › Servicii de arhivare computerizată
• • Servicii de gestionare a bibliotecilor › Servicii de arhivare
• • Servicii de scanare şi facturare › Servicii de scanare

Unde?

• • Bucureşti-Ilfov › Bucureşti