Servicii de consultanță pentru elaborarea planului de acțiune pentru creșterea calității serviciilor la sediile Arhivelor Naționale în cadrul proiectului „Consolidarea capacitații Arhivelor Naționale de furnizare a serviciilor publice (eVITALA)” cod SMIS 127024 cofinanțat din Fondul Social European, prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020

Titlu

Servicii de consultanță pentru elaborarea planului de acțiune pentru creșterea calității serviciilor la sediile Arhivelor Naționale în cadrul proiectului „Consolidarea capacitații Arhivelor Naționale de furnizare a serviciilor publice (eVITALA)” cod SMIS 127024 cofinanțat din Fondul Social European, prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020
6563755/2019/2LD

Scurtă descriere

Contractul va fi valabil de la data semnării pe o perioadă de 10 luni, dar nu mai mult decât durata de implementare a contractului de finanțare la momentul semnării prezentului contract .
Operatorul economic va putea solicita clarificări cu 15 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor, autoritatea contractantă răspunzând in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificare/informațiilor suplimentare cu 10 zile înainte de termenul stabilit pentru depunerea ofertelor.

Descrierea achiziției publice

În scopul creșterii calității serviciilor publice furnizate de Arhivele Naționale prin structurile sale și a sprijini dezvoltarea la nivel local, în acord cu obiectivele stabilite în Strategia Arhivelor Naționale 2015 - 2021 și cu recomandările cuprinse în raportul de audit de performanta al Curtii de Conturi de la sfarsitul anului 2017, se va apela la servicii pentru elaborarea Planului de acțiune pentru cresterea calitații serviciilor de conservare, depozitare si acces la sediile ANR. In cadrul activitatii se va realiza o evaluare tehnica si economica a cheltuielilor de operare si mentenanta pentru patrimoniul imobiliar aflat in administrarea sau folosinta Arhivelor Nationale in Bucuresti si la nivel judetean, se vor analiza situatiile de inscriere in evidentele cadastrale care se vor aduce la zi pentru imobilele care nu au situatiile actualizate si se afla in proprietatea statului si folosinta arhivelor. De asemenea, va fi analizata situatia eficientei energetice a fiecarui imobil, stadiul de adaptare si echipare a infrastructurii imobiliare pentru accesul persoanelor cu dizabilitati. De asemenea, va fi realizata o lista a prioritatilor de investitii prin incadrare in regimul de urgenta al interventiilor, respectiv prioritate 0, 1 si 2, iar pentru 7 dintre cele aflate in prioritate 0, ca anexa la lista de prioritate zero vor fi intocmite, ca documente pregatitoare demararii investitiilor si suport pentru determinarea costurilor aferente demararii investitiilor, expertizele/studiile geotehnice, expertizele tehnice. De asemenea, pentru minim 3 dintre cele aflate in nivel de prioritate zero se vor elabora auditul energetic si documentatiile de avizare a lucrarilor de interventii.
Planul de actiuni va cuprinde si analize cost-beneficiu/cost-eficienta a scenariilor de actiune, impactul estimat din punct de vedere economic, social si de mediu - componente ale dezvoltarii durabile, recomandari punctuale pentru adaptarea infrastructurii imobiliare pentru facilitarea persoanelor cu dizabilitati. De asemenea, va contine un calendar de implementare si identificarea posibilelor surse de finantare.
Avand in vedere ca structurile teritoriale ale Arhivelor Nationale deservesc in principal comunitatile locale, Planul va constitui un instrument dezvoltat de structura centrala care va contribui direct la dezvoltarea la nivel local si la imbunatatirea calitatii serviciului public oferit.

Lista și o scurtă descriere a afecțiunilor

Ofertantul/ asociatul/ terțul susținător/ subcontractantul nu trebuie să se regăsească în situațiile prevăzute la art. 164, 165, 167 din Legea 98/2016 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările ulterioare.
Pentru probarea îndeplinirii cerințelor se va completa DUAE urmând ca la solicitarea autorității contractante, să fie depuse documentele justificative aferente celor asumate prin completarea DUAE, doar de către ofertantul clasat pe locul 1 în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. Aceste documente sunt:
• certificat de atestare fiscală eliberat de ANAF privind plata sumelor datorate bugetului de stat și bugetelor sociale (certificat care sa ateste lipsa datoriilor restante la momentul depunerii acestuia)
• certificatul fiscal privind plata taxelor și impozitelor la bugetul (certificat care sa ateste lipsa datoriilor restante la momentul depunerii acestuia); se va prezenta certificatul eliberat pentru sediul social, iar pentru sediile secundare/puncte de lucru, se va prezenta o declaratie pe propria raspundere privind indeplinirea obligatiilor de plata.
• dupa caz, documente prin care se demonstreaza faptul ca operatorul economic poate beneficia de derogari prevazute la art. 166 alin. (2), art. 167 alin. (2), art. 171 din Legea 98/2016 privind achizițiile publice.
• cazierul judiciar al operatorului economic și al membrilor organului de administrare, de conducere sau de supraveghere al respectivului operator economic sau a celor ce au putere de reprezentare, de decizie sau de control în cadrul acestuia, așa cum rezultă din certificatul constatator emis de ONRC/actul constitutiv;
• Declarații privind neîncadrarea în prevederile art. 58-63, art.164, art.165 și art.167 din Legea 98/2018 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare.
Autoritatea Contractantă va avea dreptul de a solicita clarificări și/sau completări referitoare la această declarații oricand pe parcursul procedurii de atribuire.
În conformitate cu art. 168 alin. (3) din Legea 98/2016 cu modificările și completările ulterioare, în cazul în care în țara de origine sau în țara în care este stabilit operatorul economic nu se emit documente de natura celor de mai sus sau respectivele documente nu vizează toate situațiile prevăzute la art. 164, 165 și 167 din Legea 98/2016, se va accepta o declarație pe propria raspundere, sau daca în țara respectivă nu există prevederi legale referitoare la declarația pe propria răspundere, o declarație autentică data în fața unui notar, a unei autorități administrative sau judiciare sau a unei asociații profesionale care are competențe în acest sens.
• După caz, orice alte documente echivalente edificatoare, conform prevederilor art. 168 alin.(1) din Legea 98/2016 cu modificările și completările ulterioare.
Persoanele cu funcție de decizie din cadrul autorității contractante implicate în procedura de achiziție publică sunt :
1. Cristian ANIȚA - Director
2. Alina PAVELESCU - Director Adjunct
3. Mihaela POPA - Şef Biroul Financiar Contabilitate
4. Gabriela Mihailescu - Responsabil viză CFPP Birou Financiar Contabilitate
5. Gabriela DUMITRACHE - Împ. Șef S.L.C.M.R.D
6. Bogdan Florin POPOVICI – manager proiect
7. Issabela Ioana DUMITRESCU- Consilier juridic
8. Mihaela Nicoleta ILIESCU - Consilier juridic
9. Carmen Maria VLAD - Biroul Financiar Contabilitate
10. Marinela MANEA - Biroul Financiar Contabilitate
11. Cătălin Mihai ZARZĂRĂ - Șef Biroul Județean al Arhivelor Naționale Teleorman
12. Adrian POHRIB - Șef Biroul Județean al Arhivelor Naționale Galați
13. Giani OLTIANU - Șef Biroul Județean al Arhivelor Naționale Brăila
14. Aurelia FLORESCU - Compartiment Achiziții Publice
15. Dragoș Ionuț IRIMIA - Compartiment Achiziții Publice
Autoritatea Contractantă va avea dreptul de a solicita clarificări și/sau completări referitoare la această declarație oricand pe parcursul procedurii de atribuire, în cazul în care intervin modificari.
Toate documentele solicitate de autoritatea contractantă vor fi depuse de ofertant prin mijloace electronice în SICAP, în secțiunea dedicată, semnate cu semnatură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat, conform Legii nr.455/2001, republicată, privind semnatura electronică.
Documentele emise în alta limba decat limba română vor fi prezentate în limba în care au fost emise, însotite de o traducere autorizată a acestora în limba română.
În conformitate cu dispozițiile art. 173 din Legea nr. 98/2016, Operatorii economici care depun ofertă trebuie să demonstreze că dețin capacitatea de exercitare a activității profesionale, respectiv o forma de înregistrare în condițiile legii din țara de rezidenta, din care sa reiasa ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla in niciuna dintre situatiile de anulare a constituirii precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului.
Modalitatea prin care poate fi demonstrata indeplinirea cerintei:
Se va completa DUAE de catre operatorii economici participanti la procedura de atribuire cu informatiile aferente situatiei lor. Pâna la termenul limita stabilit pentru depunerea ofertelor, operatorii economici participanti vor prezenta DUAE atasat documentatiei de atribuire completat în mod corespunzator de fiecare entitate participanta în parte (dupa caz, ofertant, ofertant asociat, tert sustinator, subcontractant declarat), în scopul de a face dovada preliminara a îndeplinirii cerintelor mentionate anterior.
Documentele justificative care probeaza indeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza a fi prezentate, la solicitarea autoritatii contractante doar de catre ofertantul clasat pe locul I după finalizarea evaluarii ofertelor.
Documentul doveditor este Certificatul constatator emis de ONRC, sau în cazul ofertantilor straini, documente echivalente emise în tara de rezidenta.
Notă:
1. In cazul unei asocieri, fiecare dintre asociati este obligat sa prezinte documentele solicitate la acest capitol, pentru partea de contract pe care o va realiza. Cerința se aplică și pentru subcontractanții și/sau terții susținători care completează informațiile aferente situației lor la nivelul DUAE distinct;
1. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul CAEN din Certificatul Constatator emis de ONRC.
2. Operatorii economici nerezidenti (straini): vor prezenta documente care dovedesc o forma de inregistrare/atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional, din care sa rezulte abilitarea persoanei juridice/fizice straine de a presta serviciile care fac obiectul prezentului contract, in conformitate cu tara de origine/tara in care operatorul economic este stabilit. Documentele se
vor prezenta insotite de traducerea autorizata a acestora in limba romana.

Lista și o scurtă descriere a criteriilor de selecție

Pentru contractele de achizitie de servicii: executarea de servicii de tipul specificatOfertanților li se solicită să demonstreze prestări de servicii similare efectuate în cel mult ultimii 3 ani până la data limită de depunere a ofertelor. Se solicită Lista principalelor servicii prestate în cel mult ultimii 3 ani, cu indicarea valorilor, datelor şi a beneficiarilor publici sau privaţi;Ofertantul trebuie sa faca dovada ca a prestat in ultimii 3 ani (calculati anterior datei limita de depunere a ofertelor), in cadrul unuia sau a maxim 5 contracte, servicii similare celor ce fac obiectul prezentului contract, in valoare cumulata de minim 740 000,00 lei fara TVA.Prin servicii similare se intelege: Servicii de proiectare prestate în mod corespunzator privind elaborarea de documentaţii tehnice pentru oricare dintre fazele SF/DALI/PT/PT+DE, în contractele de servicii şi/sau contractele de lucrări care au în componenţă servicii de proiectare pentru: constructii noi/lucrari de reabilitare/modernizare/extindere aferente unor constructii cladiri civile.Ultimii trei ani vor fi calculati pana la data limita de depunere a ofertei, cu mentiunea ca modul de calcul al perioadei nu va fi afectat de eventualele decalari ale termenului limita prevazut in anuntul de participare.Pentru îndeplinirea acestei cerințe ofertantul poate beneficia de susținerea prin angajament ferm de către o altă persoană conform art. 182 din Legea nr. 98/2016 si ale art. 48 din HG nr. 395/2016.Ofertanții vor dovedi experiența similară prin prezentarea oricăror documente (certificate/ documente emise sau contrasemnate de o autoritate ori de catre clientul beneficiar, in copie lizibila cu mentiunea ”conform cu originalul”, de natura sa ateste prestarea de servicii similare efectuate.Ofertanții vor dovedi experiența similară prin prezentarea celor precizate in DUAE. Documentele probante vor fi emise sau contrasemnate de beneficiarii serviciilor si pot fi procese verbale de acceptanta, documente constatatoare etc. si se prezintă la solicitarea Autorității contractante, doar de către ofertantul clasat pe locul I în clasamentul întocmit la finalizarea evaluării ofertelor. In situatia in care ofertantul deruleaza un astfel de contract fara sa il finalizeze pana la momentul depunerii ofertelor, acesta poate invoca pentru dovedirea experientei similare partea de contract executata pana la momentul solicitarii, cu conditia ca serviciile sa fie prestate și să indeplinească cerința minimă impusă. Dovada prestarii serviciilor se va face prin depunere de procese verbale sau alte documente similare. În cazul asocierilor, conditia se va considera a fi îndeplinita în mod cumulativ.Autoritatea contractanta are dreptul de a se adresa inclusiv beneficiarului final al serviciilor ce fac obiectul contractului prezentat drept experienta, pentru confirmarea celor prezentate de ofertant.Documentele probante se vor prezenta corelat cu contractele mentionate in lista principalelor prestari de servicii efectuate descrisa in DUAE.Operatorul economic are dreptul să invoce susținerea unui/unor terț/terți în ceea ce privește îndeplinirea cerintei privind experienta similara. In acest caz, odata cu angajamentul de sustinere, ofertantul/candidatul are obligatia sa prezinte documente transmise acestuia de catre tertul/tertii sustinator/sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv prin care tertul/tertii sustinator/sustinatori va/vor asigura indeplinirea propriului angajament de sustinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. – art. 182 din Legea nr.98/2016 privind achizitiile publice.Nota: In situatia în care ofertantul a fost infiintat sau si-a început activitatea economica de mai putin de 3 ani, se va lua în considerare prezentarea informatiilor corespunzatoare perioadei efective de activitate. Pentru calculul pretului contractului exprimat in alta moneda decât Lei se va folosi cursul mediu comunicat de catre Banca Nationala a Romaniei pentru ultimii 3 ani. Daca documentele sunt inscrise in alta moneda, pentru conversie se va lua in considerare cursul mediu anual lei/valuta comunicat de Banca Nationala a Romaniei/Banca Central Europeana pentru fiecare an in parte. Nu vor fi luate in considerare prestari servicii relevante cu mai mult de 3 ani anteriori datei limita de depunere a ofertelor. Numarul de ani aferentei experientei similare se calculeaza prin raportare la data limita de depunere a ofertelor stabilita de autoritatea contractanta in anuntul de participare.
Proportia de subcontractareIn cazul în care ofertantul intentioneaza sa subcontracteze, DUAE va include informatiile solicitate cu privire la denumirea subcontractantilor si datele de contact ale acestora, partea/partile din contract care urmeaza a fi îndeplinite de catre acestia, valoarea la care se ridica partea/partile respective, precum si acordul subcontractantilor cu privire la acest aspect .Subcontractantii nu trebuie sa se afle in situatia care determina excluderea din procedura de atribuire, conform prevederilor art. 164, art. 165, art. 167 din Legea 98/2016 privind achizitiile publice.Subcontractanții precizează în DUAE informațiile aferente criteriilor de calificare pe care le îndeplinesc menționând numărul și data acordului/contractului de subcontractare pentru partea propusă pentru subcontractare.Autoritatea contractantă ia în considerare capacitatea tehnică a subcontractantilor propuşi pentru partea lor de implicare în contractele subs. care urmează să fie îndeplinite, dacă documentele prezentate sunt relevante în acest sens.Daca prin subcontractant nu se îndeplineste o cerinta minima, atunci acesta va prezenta DUAE doar în scopul demonstrarii neîncadrarii în motivele de excludere.Raspunderea contractantului in ceea ce priveste modul de îndeplinire a contractului de achizitie publica nu este diminuata în cazul în care o parte/parti din contract sunt indeplinite de subcontractanti.

Condiții de participare (capacitate tehnică și profesională)

Se va completa Documentul Unic de Achizitii European (DUAE) de catre ofertanti si, daca este cazul, de catre terți sustinatori și subcontractanți. Ofertantii vor depune, odata cu DUAE, daca este cazul urmatoarele documente: angajamentul ferm de susţinere tehnica si profesională a ofertantului/grupului de operatori economici din care rezulta modul efectiv în care se va materializa sustinerea acestuia si/sau acordul de subcontractare si/sau acordul de asociere, dupa caz. Operatorii economici nerezidenți (străini) vor prezenta documentele respective însotite de traducerea autorizata a acestora în limba româna.Se va completa DUAE de catre operatorii economici cu informatii aferente situatiei lor. La nivelul DUAE trebuie precizate informații referitoare la: numărul și data contractului invocat drept experiență similară, valoarea, beneficiarul, data și numărul documentului de recepție, precum și ponderea și/sau activitățile pentru care operatorul economic a fost responsabil. Nedepunerea acestora odata cu DUAE, constituie temei pentru solicitarea de clarificari pentru eventualele inadvertente de forma ale informatiilor cuprinse în sectunile DUAE, atât ale ofertantului/candidatului, cât si ale subcontractantului/ tertului sustinator, acest lucru fiind necesar pentru a asigura desfasurarea corespunzatoare a procedurii de atribuire.Documentele justificative care probeaza îndeplinirea celor asumate prin completarea DUAE urmeaza sa fie prezentate, la solicitarea autorității contractante, doar de catre ofertantul clasat pe primul loc in clasamentul intocmit la finalizarea evaluarii ofertelor, după aplicarea criteriului de atribuire.
Se va prezenta câte un formular DUAE separat pentru fiecare dintre subcontractanți, completat și semnat în mod corespunzător de către fiecare dintre aceștia si se va depune impreuna cu acordul de subcontractare. In cazul in care ofertantul se bazeaza pe capacitatea subcontractantilor pentru demonstrarea indeplinirii anumitor criterii de calificare, subcontractantii sunt considerati siterti sustinatori, conform art. 48 din HG nr 395/2016. In acest caz acordul de subcontractare reprezinta si angajamentul ferm.Operatorul economic clasat pe primul loc, după aplicarea criteriului de atribuire asupra ofertelor admisibile, va face dovada îndeplinirii cerințelor de calificare prin subcontractanți prin prezentarea de documente justificative ale acestora Informatii si/sau nivel(uri) minim(e) necesare pentru evaluarea respectarii cerintelor mentionate:Capacitatea tehnica si/sau profesionala poate fi dovedita prin sustinere, in conformitate cu prevederile art. 182 alin (1) din Legea 98/2016.In cazul în care ofertantul isi demonstreaza capacitatea tehnica si profesionala invocând si sustinerea acordata de catre o alta persoana, atunci acesta are obligatia de a dovedi sustinerea de care beneficiaza prin prezentarea unui angajament ferm al persoanei respective (vezi Formular). Prin angajamentul ferm, tertul/tertii confirma faptul ca va/vor sprijini ofertantul în vederea îndeplinirii obligatiilor contractuale, fie prin precizarea concreta a modului în care se va interveni pentru a duce la îndeplinire respectivele activitati pentru care se acorda sustinerea, fie prin indicarea resurselor tehnice si profesionale pe care le va pune la dispozitie ofertantului (descriind modul concret în care va realiza acest lucru).Odata cu angajamentul de sustinere, ofertantul/candidatul are obligatia sa prezinte documente transmise acestuia de catre tertul/tertii sustinator/sustinatori, din care sa rezulte modul efectiv prin care tertul/tertii sustinator/sustinatori va/vor asigura indeplinirea propriului angajament de sustinere, documente care se vor constitui anexe la respectivul angajament. – art. 182 din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice. Nedepunerea acestora odata cu DUAE, constituie temei pentru solicitarea de clarificari pentru eventualele inadvertente de forma ale informatiilor cuprinse în sectunile DUAE, atât ale ofertantului/candidatului, cât si ale subcontractantului/tertului sustinator, acest lucru fiind necesar pentru a asigura desfasurarea corespunzatoare a procedurii de atribuire.

Ofertantul va elabora oferta in conformitate cu prevederile din documentatia de atribuire.
Oferta are caracter obligatoriu, din punctul de vedere al continutului, pe toata perioada de valabilitate stabilita de catre autoritatea contractanta si asumata de ofertant. Comisia de evaluare are obligatia de a stabili oferta câstigatoare, dintre ofertele admisibile, pe baza aplicarii criteriului pentru atribuirea contractului de achizitie publica. Autoritatea contractanta poate solicita ofertantilor sa depuna toate sau o parte dintre documentele justificative ca dovada a informatiilor cuprinse în DUAE, în orice moment pe durata desfasurarii unei proceduri de atribuire, daca acest lucru este necesar pentru a asigura desfasurarea corespunzatoare a procedurii. Înainte de atribuirea contractului, autoritatea contractanta solicita ofertantului clasat pe primul loc, dupa aplicarea criteriului de atribuire, sa prezinte documente justificative actualizate prin care sa demonstreze indeplinirea tuturor criteriilor de calificare, in conformitate cu informatiile cuprinse în DUAE.
Orice comunicare, solicitare, informare si altele asemenea vor fi încarcate în SEAP si vor fi semnate cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat în conditiile legii.
Autoritatea contractantă poate cere oricărui ofertant, în orice moment în cursul procedurii, să depună toate sau o parte dintre certificatele și documentele justificative solicitate atunci când acest lucru este necesar pentru a asigura desfășurarea corespunzătoare a procedurii.
Contractul va fi valabil de la data semnării pe o perioadă de 10 luni, dar nu mai mult decât durata de implementare a contractului de finanțare la momentul semnării prezentului contract .
Toate documentele depuse in cadrul ofertei (inclusiv anexele) vor fi semnate cu semnătură electronică extinsă.
Cerintele tehnice definite la nivelul anuntului de participare, caietului de sarcini sau altor documente complementare, prin trimiterea standardelor, la un anumit producator, la marci, brevete, tipuri, la o origine sau la o productie/metoda specifica de fabricatie/prestare/executie, vor fi intelese ca fiind insotite de mentiunea ”sau echivalent”

Informații precise cu privire la termenul (termenele) limită pentru procedurile de reexaminare

In conformitate cu prevederile art. 8 din Legea nr. 101/2016 privind remediile și căile de atac în materie de atribuire a contractelor de achiziție publică, a contractelor sectoriale și a contractelor de concesiune de lucrări și concesiune de servicii, precum și pentru organizarea și funcționarea Consiliului Național de Soluționare a Contestațiilor.